Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 № 113

Губернатора Омской области, Правительства Омской области, до истечения
срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату  в
отдел учета и обработки документов.
     50. Служебные письма готовятся:
     - как  ответы  о выполнении поручений Губернатора Омской области,
первого  заместителя  Председателя   Правительства   Омской   области,
заместителя  Председателя  Правительства  Омской области, руководителя
Аппарата;    (В    редакции    Указа    Губернатора   Омской   области
от 05.05.2017 № 64)
     - как сопроводительные письма;
     - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
     - как инициативные письма.
     Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
     Тексты ответных  служебных  писем  должны  точно  соответствовать
поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

     Служебные письма оформляются на бумажном носителе в двух экземплярах или в форме электронных документов в соответствии с пунктом 11 Инструкции. Первый экземпляр документа (оригинал) отправляется адресату. Второй экземпляр документа, согласованный в порядке, предусмотренном настоящим пунктом, помещается в дело в соответствии с Номенклатурой. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Служебная переписка  между  Губернатором  Омской области,  первым
заместителем Председателя Правительства Омской  области,  заместителем
Председателя  Правительства  Омской  области,  руководителем  Аппарата
осуществляется   без   использования   бланков.   (В   редакции  Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     Служебные письма,  подписываемые несколькими должностными лицами,
оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь  одну  (единую)
дату.
     При оформлении служебного  письма  не  допускается  использование
оборотной стороны листа.
     Текст служебного письма,  как  правило,  должен  касаться  одного
вопроса или нескольких вопросов,  если они взаимосвязаны. Письмо может
иметь краткое наименование,  которое раскрывает его содержание. Если в
письме  отражено  несколько  вопросов,  то его наименование может быть
сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.
     Если письмо  оформлено на бланке должностного лица,  то его текст
излагается   от   1-го   лица   единственного    числа:    "прошу...",
"направляю...".
     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается  причина,  основание  или  обоснование  составления письма,
приводятся  ссылки  на  документы,  являющиеся  основанием  подготовки
письма.  Во  второй части,  начинающейся с абзаца,  помещаются выводы,
предложения,  просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или
без нее.

     Проекты служебных писем, адресованных Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, руководителю Аппарата, должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений органов исполнительной власти, в которых подготовлены вышеуказанные проекты служебных писем. Согласование оформляется визой. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Виза проставляется  на  последнем листе второго экземпляра письма
ниже подписи.
     Визирование и  подписание  служебных  писем  в  форме электронных
документов осуществляется с использованием ЭП визирующего и подписанта
соответственно.
     Все подготовленные  служебные  письма  должны  быть  оформлены  и
направлены на регистрацию в СЭДО Правительства Омской области.

               Раздел III. Организация документооборота

               Подраздел 4. Прием и первичная обработка
                        поступающих документов

     51. Прием и первичная обработка поступающих в Правительство Омской области документов осуществляются в отделе документооборота. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     При обнаружении некомплектности или повреждении документов на бумажном носителе составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержащие обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     В СЭДО   Правительства   Омской   области   обработке    подлежат
электронные    документы,    которые    подписаны    ЭП,    признанной
действительной.  При получении электронных документов, подписанных ЭП,
отдел    учета    и    обработки    документов   производит   проверку
действительности  ЭП.  (В  редакции  Указа  Губернатора Омской области
от 05.05.2017 № 64)

     При получении электронной копии документа, подписанной ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному ЭП. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных копий документов, отсутствии или признании ЭП недействительной отдел документооборота направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП сотрудника, признавшего ЭП недействительной. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     52. Доставка документов в Правительство Омской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные копии документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     53. Служебные документы, которые поступили, минуя отдел документооборота, должны быть сданы для регистрации в тот же день. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

         Подраздел 5. Предварительное рассмотрение документов

     54. Предварительное рассмотрение документов  проводится  в  целях
выделения  из  всего  массива  поступившей корреспонденции документов,
требующих обязательного рассмотрения Губернатором  Омской  области,  а
также перенаправления поступивших документов должностным лицам.
     На рассмотрение Губернатора Омской области передаются  документы,
полученные    от    вышестоящих   органов,   касающиеся   деятельности
Правительства Омской  области,  иных  органов  исполнительной  власти,
содержащие   информацию   по   принципиальным  вопросам  деятельности,
требующим решения.
     Основанием для   принятия   решения   в   ходе   предварительного
рассмотрения  является  содержание  документа,  а  не  адресация   его
соответствующему должностному лицу.

     55. Документы, адресованные Губернатору Омской области, предварительно рассматриваются в Секретариате Губернатора и Правительства Омской области, а затем направляются в отдел документооборота для регистрации. Документы, адресованные первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата, а также без указания конкретного должностного лица или органа исполнительной власти предварительно рассматриваются и регистрируются в отделе документооборота. Без предварительного рассмотрения и регистрации в отделе документооборота передаются: (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, - в управление по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации - в Контрольное управление Губернатора и Правительства Омской области для организации контроля вышеуказанных документов в соответствии с Регламентом Правительства Омской области; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

судебные повестки, касающиеся восстановления прав реабилитированных жертв политических репрессий, - в Главное управление региональной безопасности Омской области, судебные повестки, касающиеся присвоения звания "Ветеран труда", - в Министерство труда и социального развития Омской области, остальные судебные повестки (без прилагаемых к ним процессуальных документов) - в Главное государственно-правовое управление Омской области; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     документы с  пометкой "Для служебного пользования" - в управление
Губернатора Омской области по защите государственной тайны.
     56. Телеграммы  принимаются  под  расписку с проставлением даты и
времени приема.

     57. Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих по электронной почте, электронных документов и электронных копий документов, поступающих в СЭДО Правительства Омской области, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     58. В  первую очередь осуществляется предварительное рассмотрение
документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения,
или с пометкой о срочности их доставки.

           Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

     59. Регистрации   подлежат   все   документы,   требующие  учета,
исполнения и использования.  Документы  регистрируются  независимо  от
способа их доставки.
     Документы регистрируются  один  раз:   поступающие   -   в   день
поступления,  создаваемые - в день подписания или утверждения либо при
поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.  Не  подлежат
регистрации     в     Правительстве     Омской    области    материалы
справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к
Инструкции.

     60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе документооборота регистрируются и учитываются: (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     2) переписка  за  подписью  Губернатора  Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора Омской области;
     3) докладные  записки на имя Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора Омской области.

     61. Документы регистрируются и учитываются отделом документооборота в СЭДО Правительства Омской области путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных копий документов и заполнением следующих полей: (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - входящий номер;
     - индекс дела;
     - дата регистрации;
     - корреспондент;
     - адрес корреспондента;
     - номер документа;
     - дата документа;
     - автор документа;
     - заголовок (краткое содержание);
     - вид документа;
     - вид доставки;
     - отметка срочности;
     - пришло из;
     - тематика;
     - кому (на рассмотрение);
     - у кого находится подлинник;
     - сопроводительная информация (примечание);
     - вложения;
     - текст документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений.
Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Правительства Омской области после создания электронной копии документа. Включение электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области возможно только после ее сравнения с подлинником документа. После включения электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области он заверяется ЭП сотрудника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе. Электронные копии документа не создаются в отношении:
- сброшюрованных документов и других текстовых материалов;
- книг, буклетов, карт, диаграмм, материалов форматом более А4, а также состоящих из листов разного формата;
- материалов с малоразборчивым текстом;
- писем граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, приложенных к документам.
Абзацы 24-28.(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     Электронные документы    и    электронные копии    документов
регистрируются  в  СЭДО  Правительства  Омской  области после проверки
действительности ЭП,  не прошедшие проверку действительности  -  после
получения подлинника документа на бумажном носителе. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской  области
документа   в   СЭДО   Правительства   Омской  области  осуществляется
присвоение  регистрационного  номера  документу   с   указанием   даты
регистрации, например:

     ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,

     где:
     ВХ - вид документа (входящий);
     13 - год;
     ПР - Правительство Омской области;
     10540 - порядковый номер;
     20.05.2013 - дата регистрации.

     На документах,  оформленных на  бумажном  носителе  и  подлежащих
регистрации,  на  лицевой  стороне  первого листа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления
и регистрационный номер.

62.1. В РКК документов Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области указывается отметка "КУ". (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     63. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом документооборота как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а
затем передаются на исполнение.

     65. После регистрации документы передаются на рассмотрение Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата. Срочные документы передаются незамедлительно через помощников (советников) соответствующих руководителей. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     66. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела документооборота подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их в СЭДО Правительства Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются
"в  дело"  руководителем,  давшим  поручение  и  установившим срок его
исполнения,  или  уполномоченным  лицом.  Информация   об   исполнении
документа  заносится  в  СЭДО Правительства Омской области с внесением
номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.

     68. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел документооборота, при этом документы вторично не регистрируются. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

             Подраздел 7. Порядок рассмотрения документов
                и доведение документов до исполнителей

     69. На рассмотрение Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата документы передаются после их регистрации (в случае, когда они подлежат регистрации) в соответствии с распределением обязанностей. При передаче на рассмотрение электронных документов вместе с ними передаются их регистрационные данные. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     По результатам рассмотрения документов Губернатор Омской области, первый заместитель Председателя Правительства Омской области, заместитель Председателя Правительства Омской области, министр Омской области, руководитель Аппарата дают поручения в форме резолюции. Исполнителями поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата являются органы исполнительной власти в лице их руководителей, а также иные должностные лица, указанные в поручении. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Резолюции оформляются в соответствии с пунктом 37 Инструкции. Все
резолюции подлежат занесению в СЭДО Правительства Омской области путем
создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней  следующих
полей:
     - автор;
     - исполнители;
     - текст;
     - дата выдачи;
     - срок исполнения;
     - отметка срочности;
     Резолюциям, требующим отчета об исполнении,  присваивается статус
"Контроль"  или  "Особый  контроль"  с  обязательным  указанием  срока
исполнения.  В поле  "Исполнители"  первым  указывается  ответственный
исполнитель.
     Резолюции заносятся   в   СЭДО   Правительства   Омской   области
помощниками (советниками) или иными лицами, на которых в установленном
порядке возложена указанная обязанность,  могут  быть  подготовлены  в
виде проектов и направлены автору резолюции для подписания. Резолюции,
созданные в СЭДО Правительства  Омской  области  в  форме  электронных
документов, подписываются ЭП автора резолюции.
     Документы тиражируются в соответствии с резолюциями  и  рассылкой
на  исполнение.  Если  в  резолюции  указано  несколько  исполнителей,
подлинник документа  вместе  с  резолюцией  направляется  исполнителю,
указанному  в  резолюции  первым,  либо исполнителю,  напротив фамилии
которого стоит отметка "созыв",  "обобщение",  "отв.",  "свод" и  т.п.
(ответственному исполнителю).  Остальным исполнителям (соисполнителям)
направляются копии.  Все последующие резолюции на документе не  должны
искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

При обеспечении возможности доступа соисполнителя к электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области подлинник документа остается в отделе документооборота. (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Основной исполнитель и соисполнители вправе  давать  поручения  в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

     70. Документы и резолюции на бумажном носителе доводятся до исполнителей через отдел документооборота документов путем их вложения в именную папку исполнителя с последующей выемкой курьером. В случае отсутствия у исполнителя именной папки в отделе документооборота документы доводятся средствами почтовой или иной связи. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Электронные документы и резолюции в форме электронных  документов
доводятся до исполнителей путем пересылки из СЭДО Правительства Омской
области в СЭДО исполнителя при наличии  у  него  таковой.  Электронные
документы  направляются исполнителю вместе с регистрационными данными.
В  случае  отсутствия  у  исполнителя  СЭДО  ему  направляются   копии
электронных  документов  и  резолюций,  заверенные  в  соответствии  с
пунктом 35 Инструкции.
     Резолюции доводятся  до сведения исполнителей в день рассмотрения
документа  руководителем  или  на  следующий  рабочий  день.   Срочные
документы передаются исполнителю незамедлительно.
     Оповещение исполнителей,  зарегистрированных в СЭДО Правительства
Омской области, о наличии резолюции производится автоматически.
     Исполнители или лица,  наделенные соответствующими  полномочиями,
вносят  информацию  о  ходе  исполнения резолюции в СЭДО Правительства
Омской области.
     71. По  результатам аппаратных совещаний,  рабочих поездок и т.д.
оформляется  систематизированное  перечисление  поручений  Губернатора
Омской  области  в  виде  перечня поручений Губернатора Омской области
(далее - перечень).
     Образец оформления   перечня   приведен   в  приложении  N  15  к
Инструкции.

     Регистрация перечней осуществляется в отделе документооборота с внесением в СЭДО Правительства Омской области. Процесс работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

             Подраздел 8. Контроль исполнения документов

     72. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию) исходя из срока, установленного должностным лицом или организацией, направившими документ, или сроков, установленных законодательством. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     73. Контроль  исполнения документов включает постановку документа
на контроль,  координацию и анализ хода исполнения,  учет и  обобщение
результатов,   информирование  руководителей  о  состоянии  исполнения
документов,  снятие исполненного  документа  с  контроля,  направление
исполненного документа в дело. Сроки исполнения документов заносятся в
СЭДО Правительства Омской области.
     74. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
     На особый контроль ставятся:
     - поручения Президента Российской Федерации;
     - поручения Правительства Российской Федерации;
     - запросы правоохранительных органов и прокуратуры;
     - запросы контролирующих органов.

     75. Осуществление делопроизводственного учета находящихся на контроле правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, ведение электронной базы данных контролируемых документов обеспечивает Контрольное управление Губернатора и Правительства Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     76. Ежемесячно по состоянию на 1-е число каждого месяца Аппарат информирует Губернатора Омской области о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     77. Контроль  исполнения  документов  осуществляется  помощниками
(советниками) или должностными лицами, уполномоченными руководителем.
     78. Все снятые с  контроля  документы  должны  иметь  отметку  об
исполнении.
     79. Контроль исполнения поручений в Правительстве Омской  области
осуществляется с помощью СЭДО Правительства Омской области.
     80. Иные  вопросы  контроля  и  сроки  исполнения  документов   и
поручений  в  Правительстве  Омской  области  определяются Регламентом
Правительства Омской области.

            Подраздел 9. Работа исполнителей с документами

     81. Организация работы исполнителей с документами  осуществляется
на   основании   резолюций  вышестоящих  должностных  лиц.  Исполнение
документа предусматривает сбор  и  обработку  необходимой  информации,
подготовку   проекта   документа,   согласование  с  заинтересованными
должностными лицами,  доработку и представление проекта  документа  на
подпись руководителю.
     Проекты документов подлежат обязательному занесению в  СЭДО.  При
создании  проектов  документов  в  СЭДО  Правительства  Омской области
исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:

- отметка "Документ Контрольного управления" (по документам Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области); (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - подписант документа;

     - отметка срочности (в отношении всех документов, относящихся к компетенции Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области, по остальным документам - при необходимости); (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - наименование типа папки (письмо, служебная записка);
     - наименование типа  электронного  документа  (письмо,  служебная
записка и т.д.);
     - заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и
отвечающее на вопрос "О чем?");
     - поле "Вложения" (содержит прикрепленные файлы);
     - поле  "Текст  документа" (помещается текстовая часть документа,
за исключением бланка,  на котором оформлен документ,  и приложений  к
нему).
     Необходимость наличия  проекта  документа  на  бумажном  носителе
(одновременно   с   проектом   электронного   документа)  определяется
исполнителем исходя из вида документа и его адресата.
     Проекты электронных   документов  направляются  руководителю  для
подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе
передаются на подпись в установленном порядке.
     При подготовке   проектов   документов   на   бумажном   носителе
исполнитель  определяет  необходимое количество экземпляров документа,
передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем
в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
     82. Подлинник  подлежащего  исполнению  документа  с   поручением
(резолюцией) руководителя направляется ответственному исполнителю.
     Другие исполнители,   указанные    в    поручении    (резолюции),
осуществляют  подготовку соответствующих материалов по копии документа
с поручением (резолюцией) руководителя.
     83. Ответственный  исполнитель координирует работу соисполнителей
поручения,  в том числе определяет сроки представления соисполнителями
необходимых  документов  и  материалов  в соответствии с федеральным и
областным законодательством.
     84. В  случае если лицом,  ответственным за исполнение документа,
специально  не  определены  сроки  представления  иными  исполнителями
необходимых  документов и материалов,  то данные документы и материалы
представляются  в  сроки,  предусмотренные  Регламентом  Правительства
Омской области.

     85. В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнение поручения, представляет на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения срока исполнения поручения. В отношении поручений Губернатора Омской области, данных в связи с исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, предложения по корректировке срока исполнения поручения представляются в порядке, установленном Регламентом Правительства Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     86. Соисполнители имеют право:
     - докладывать  об  исполнении  поручения  руководителю,   давшему
поручение,    только   по   поручению   (предложению)   ответственного
исполнителя;
     - вносить  ответственному  исполнителю  предложения  об изменении
сроков   исполнения   документов   с  соответствующим  обоснованием  в
соответствии  с  Регламентом Правительства Омской области. (В редакции
Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     87. Ответственный  исполнитель  персонально  отвечает за качество
исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и
соблюдение сроков его выполнения.
     88. Документ (поручение) считается  исполненным,  если  проведены
предусмотренные  в  документе  мероприятия,  рассмотрены  по  существу
поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные  (устные)
ответы  или  поставленные  в  документе  вопросы  решены в оперативном
порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (если это
требуется исходя из содержания документа или резолюции).
     89. После  исполнения  документа  в  СЭДО  Правительства   Омской
области  проставляется  отметка  об исполнении документа и направлении
его в дело.

                   Подраздел 10. Организация работы
                     с отправляемыми документами

     90. Документы,  направляемые на подпись руководителю, должны быть
завизированы ответственным исполнителем в соответствии  с  пунктом  33
Инструкции.   Подписанные   документы  передаются  для  регистрации  и
отправки  в  отдел  документооборота.  (В  редакции  Указа Губернатора
Омской области от 05.05.2017 № 64)
     Перед регистрацией  отправляемого документа производится проверка
правильности   оформления    документа,    комплектности    документа,
соответствия  количества  экземпляров  документа  указателю  рассылки,
соответствия  текстов  подписанного   и   завизированного   экземпляра
документа,  производится  сортировка  документов по способу исполнения
(простая и заказная почта), проверяется наличие:
     - подписи;
     - виз;
     - приложений;
     - отметки об исполнителе;
     - правильности написания адресата;
     - номера и даты документа, на который делается ссылка.
     Перед регистрацией  электронных  документов производится проверка
аутентичности и действительности ЭП  должностного  лица,  подписавшего
документ.
     Неправильно оформленные  документы  возвращаются   ответственному
исполнителю.

     Регистрация и дальнейшая отправка документов на бумажном носителе осуществляется только при наличии проекта документа, занесенного в СЭДО Правительства Омской области. При отсутствии рабочего места в СЭДО Правительства Омской области электронная копия документа передается в отдел документооборота с использованием электронных носителей информации. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

          Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов

     91. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделе документооборота путем создания РКК исходящего документа с включением в них электронных документов или электронных копий документов и заполнением следующих полей: (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - исходящий номер;
     - индекс дела;
     - дата;
     - корреспондент;
     - адрес корреспондента;
     - адресат;
     - должность;
     - заголовок;
     - вид документа;
     - отметка срочности;
     - ФИО;
     - вид отправки;
     - адресаты;
     - у кого находится подлинник;
     - сопроводительная информация (примечание);
     - исполнитель документа из ОИВ;
     - вложения;
     - текст документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений.
     92. При создании РКК исходящего  документа  Правительства  Омской
области  в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение
регистрационного  номера  документу  с  указанием  даты   регистрации.
Регистрационный   номер   состоит   из   вида  документа,  года,  кода
подразделения,  порядкового номера документа,  кода должностного лица,
подписавшего документ, например:

     N ИСХ-13/ГБ(ПР)-689/01 от 22.05.2013,

     где:
     ИСХ - вид документа (исходящий);
     13 - год;
     ГБ -  Губернатор  Омской  области  (ПР  -  Правительство   Омской
области);
     689 - порядковый номер документа;
     01 - код должностного лица, подписавшего документ;
     22.05.2013 - дата регистрации.

     93. Для документов, оформленных на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре документа с визами ответственного исполнителя, остающемся в деле. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     94. Документ,  отправленный по факсу, электронной почте, подлежит
регистрации в соответствии с пунктом 92 Инструкции.
     Ответственный исполнитель  принимает  решение   о   необходимости
досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

                  Подраздел 12. Отправка документов

     95. Исходящие  документы  передаются  с  помощью СЭДО,  почтовой,
фельдъегерской,  электронной  связи.  Решение   о   способе   доставки
принимает руководитель, подписавший документ.
     Исходящие документы в форме электронных  документов,  подписанных
ЭП,   отправляются   в   органы  исполнительной  власти,  иные  органы
государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки
из  СЭДО  Правительства  Омской  области в СЭДО адресата при наличии у
него таковой.  При  отправке  электронных  документов  вместе  с  ними
передаются их регистрационные данные.
При наличии письменного запроса от организации, в адрес которой направляются документы, об обмене информацией в форме электронных документов, подписанных ЭП, исходящие документы в адрес указанной организации оформляются в формате PDF с использованием ЭП должностного лица и направляются на указанный в запросе официальный адрес электронной почты организации.
В случае если после подписания электронного документа ЭП требуется внесение в электронный документ регистрационных данных, перед направлением документа адресату электронный документ дополнительно подписывается ЭП Аппарата.
При наличии во входящем документе организации или должностного лица запроса о направлении ответа, в том числе посредством электронной связи, по поручению должностного лица, рассмотревшего указанный входящий документ, копия ответа направляется ответственным исполнителем по указанному во входящем документе адресу электронной почты с досылкой оригинала ответа почтовой связью в адрес организации или должностного лица.

(Абзацы дополнены - Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     96. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом документооборота в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

97. Документы отправляются отделом документооборота в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания.
Документы по результатам рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, регистрируются управлением по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     98. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
     Документы, отправляемые почтовой связью,  но в один адрес,  могут
быть    вложены   в   один   конверт.   На   конвертах   проставляются
регистрационные индексы отправляемых документов.
     99. Досылка    или    замена    разосланного    ранее   документа
осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
     100. Вопросы  срочной доставки документов решаются руководителем,
подписавшим документ.  Срочная корреспонденция отправляется  в  первую
очередь.

     101. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в отделе документооборота в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается почтовому работнику или фельдъегерю, второй - подшивается в дело. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Реестры в течение  года  хранятся  в  отделе  учета  и  обработки
документов,  а  по  истечении  указанного  срока  сдаются  в Архив. (В
редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     102. При  передаче  текстов  документов  по  каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
     - передаваемый документ (текст,  схема,  графическое изображение)
должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
     - ответственность    за    содержание   передаваемой   информации
возлагается на исполнителя,  подготовившего  документ  к  передаче,  и
руководителя соответствующего структурного подразделения;
     - запрещается  передавать  текст  документов  с   пометкой   "Для
служебного пользования".
     103. Персональная  ответственность   за   правильность   передачи
документов  по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов,
ответственных за использование факсимильных аппаратов.

         Подраздел 13. Учет и анализ объема документооборота

     104. Все входящие и исходящие документы  за  определенный  период
времени  (месяц,  год)  подлежат количественному учету для определения
объема документооборота.
     Учет документов   ведется   раздельно  по  входящим  и  исходящим
документам,  по   корреспондентам   (адресатам)   и   по   структурным
подразделениям.
     Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
     За единицу  подсчета  принимается экземпляр документа,  без учета
копий,  создаваемых  при  печатании  и  размножении  (за   исключением
случаев,   когда   копия  представляет  собой  единственный  экземпляр
документа).
     Единицей подсчета  электронного  документа  является  электронный
документ, зарегистрированный в СЭДО.
     При учете   исходящих   документов   сопроводительное   письмо  и
прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

     105. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих документов в Правительстве Омской области составляются отделом документооборота для анализа различных аспектов управленческой деятельности. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Раздел IV. Документальный фонд Правительства Омской области

Подраздел 14. Разработка и ведение Номенклатуры

106. Номенклатура - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Правительства Омской области, с указанием сроков хранения, оформленный в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.
107. Номенклатура состоит из следующих самостоятельных разделов: номенклатура дел Губернатора Омской области, Правительства Омской области, номенклатуры дел структурных подразделений Аппарата.
Номенклатура закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Правительства Омской области.
108. Номенклатура (приложение N 19 к Инструкции) составляется работником отдела документооборота, согласовывается с экспертной комиссией Аппарата, после чего направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Омской области в области архивного дела (далее - ЭПК). Номенклатура подлежит согласованию один раз в 5 лет с экспертной комиссией Аппарата с последующим представлением ее на согласование ЭПК.
Согласованная с ЭПК Номенклатура утверждается руководителем Аппарата.
В случае изменения структуры Аппарата Номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в соответствии с настоящим подразделом.
109. Номенклатура составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений Аппарата.
Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата составляется работником, ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с отделом документооборота и подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата.
Реорганизованное, вновь созданное структурное подразделение Аппарата в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в отдел документооборота.
Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Аппарата работой по разработке, изменению Номенклатуры осуществляет работник отдела документооборота.
109.1. В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.
110. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Аппарата.

(Подраздел в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

         Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение

     111. Исполненные документы группируются в дела в  соответствии  с
Номенклатурой    в   зависимости   от   сроков   хранения   документов
(постоянного,  временного (до 10 лет включительно и свыше 10  лет))  и
систематизацией документов внутри дела.
     Электронные документы после их  исполнения  подлежат  хранению  в
установленном   порядке   в   течение   сроков,   предусмотренных  для
аналогичных документов на бумажном носителе.
     112. Законченный     делопроизводством     документ    передается
исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.

113. Дела формируются в структурных подразделениях Аппарата. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Аппарата. Указанные лица и руководители структурных подразделений Аппарата обеспечивают сохранность документов и дел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела документооборота. Электронные документы индексируются в порядке, установленном для аналогичных документов на бумажном носителе. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     115. Информация   о   сформированных   делах   заносится  в  СЭДО
Правительства  Омской  области  работником отдела документооборота. (В
редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     116. При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие
правила:
     - помещать в дело только исполненные  документы,  соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
     - помещать вместе все документы,  относящиеся к разрешению одного
вопроса;
     - помещать приложения вместе с основными документами;
     - группировать  в  дело  документы  одного календарного года,  за
исключением переходящих дел;
     - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
     - помещать  в  дела  факсограммы,  телеграммы,  телефонограммы на
общих основаниях;
     - в  дело  не  должны помещаться документы,  подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
     - документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие
реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
     - по  объему  дело  не должно превышать 250 листов при толщине не
более 4 см (толщина дел со  сроками  хранения  до  10  лет  не  должна
превышать 10 см).  При превышении данного объема заводится второй том.
При  наличии  в  деле  нескольких  томов  (частей)  номер  (индекс)  и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.  1", "Т.
2" и т.д.;
     - документы    внутри    дела   располагаются   сверху   вниз   в
хронологической,   вопросно-логической   последовательности   или   их
сочетании;
     - распорядительные документы  группируются  в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями;
     - в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов
формируются  копии  принятых  федеральных  и областных законов,  актов
Президента  Российской  Федерации,  актов   Правительства   Российской
Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации;
     - все  документы  отчетного  и   информационного   характера   по
исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации,
Правительства  Российской  Федерации,  Губернатора   Омской   области,
Правительства Омской области,  находящихся на контроле,  подшиваются в
заведенные на эти правовые акты и поручения  дела.  Если  на  правовые
акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются
в дела переписки постоянного  срока  хранения  за  текущий  год.  Если
имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в
разные дела,  то следует подшить необходимое  количество  копий  этого
документа  в  соответствующие дела с указанием номера дела,  в котором
подшит подлинник этого документа;
     - документы   коллегиальных  органов  группируются  в  два  дела:
протоколы и решения  коллегиальных  органов,  документы  к  заседаниям
коллегиальных органов;
     - протоколы в деле располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.  Документы  к протоколам,  если они сгруппированы в отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
     - правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от
правовых актов по личному составу;
     - при  формировании  правовых  актов  по личному составу правовые
акты по личному составу формируются  в  отдельные  дела  по  различным
вопросам в соответствии со сроками хранения;
     - утвержденные планы,  отчеты  и  другие  документы  группируются
отдельно от их проектов;
     - документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

     - обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - переписка  группируется,  как  правило,  за период календарного
года  и  систематизируется   в   хронологической   последовательности:
документ-ответ  помещается  за документом-запросом.  При возобновлении
переписки по определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,
документы  включаются  в  дело  текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года;
     - законченные делопроизводством электронные документы формируются
в дела (папки,  директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от
документов  на  бумажных  носителях  на  электронных  носителях  или в
системах   хранения   данных.   При   составлении   номенклатуры   дел
указывается, что дело ведется в электронной форме.

     117. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение являются структурные подразделения Аппарата, в которых были сформированы соответствующие дела. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     118. После исполнения документов и окончания работы  с  ними  они
помещаются  (подшиваются)  для  обеспечения  физической  сохранности в
твердые обложки или папки-регистраторы.
     119. Для  обеспечения  сохранности  и  учета  документов  и  дел,
доступа к ним проводится комплекс работ:
     - создание  оптимальных технических (физических) условий хранения
документов и дел;
     - размещение дел;
     - проверка наличия и состояния документов и дел;
     - соблюдение порядка выдачи дел.
     120. Дела размещают в рабочих комнатах или специально  отведенных
для  этой  цели помещениях в запирающиеся шкафы,  сейфы и т.п.,  чтобы
обеспечить их сохранность и защиту от воздействия  пыли  и  солнечного
света.
     Дела в шкафах  для  их  учета  и  быстрого  поиска  располагаются
вертикально,  корешками  наружу  и в соответствии с Номенклатурой.  На
корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.

     121. Дела документального фонда Правительства Омской области, находящиеся на текущем хранении в Аппарате, подлежат учету. Перед передачей в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     122. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении  дел,  при возврате дел, при изменении структуры Аппарата.
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     Проверка наличия проводится путем сверки  статей  Номенклатуры  с
описанием дел на обложке,  физическое состояние дел определяется путем
их визуального просмотра.  Все обнаруженные недостатки  фиксируются  в
акте проверки наличия и состояния дел.
     В случае утраты документов и дел проводится  служебная  проверка,
по результатам которой лицо,  виновное в утрате, несет ответственность
в соответствии с законодательством.

123. Выдача дел производится с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя. Выдача дел работникам Аппарата осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Дела выдаются во временное пользование на срок  не  более  одного
месяца и после его истечения подлежат возврату.

     Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя по актам. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     124. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на  текущем  хранении,  временно требуются для работы,  они могут быть
выданы из дела лицом,  ответственным за формирование и хранение дел, а
на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и
на какой срок выдан документ.

     Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     125. Контроль за правильным формированием дел,  проверкой наличия
и  состояния  дел,  выдачей  дел  во  временное пользование,  изъятием
документов  из  дел  осуществляет  отдел документооборота. (В редакции
Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

              Подраздел 16. Подготовка документов и дел
                   к передаче на архивное хранение

     126. Подготовка  документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:
     - экспертизу   ценности   документов,  в  том  числе  электронных
документов;
     - оформление дел;
     - составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
     - составление  актов  на уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения.
     127. Экспертиза    ценности   документов   проводится   в   целях
определения сроков хранения документов и отбора  их  для  включения  в
состав Архивного фонда Российской Федерации.
     Экспертиза ценности    документов    проводится     на     стадии
делопроизводства:
     - при составлении номенклатуры дел;
     - в  процессе  формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам;
     - при  подготовке  дел  к  передаче  в бюджетное учреждение Омской
области "Исторический архив  Омской  области"  (далее  -  Исторический
архив).    (В    редакции    Указа    Губернатора    Омской    области
от 05.05.2017 № 64)

     128. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Аппарата, положение о которой утверждается приказом Управления делами после согласования с Министерством культуры Омской области. (В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162; от 05.05.2017 № 64)

     В состав экспертной комиссии Аппарата, утверждаемый правовым актом Управления делами, включается представитель Исторического архива (по согласованию). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     129. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Аппарата, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Аппарата, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Экспертиза ценности   документов   проводится  в  соответствии  с
нормативными  правовыми   актами   Российской   Федерации,   перечнями
документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
130. По результатам экспертизы ценности документов составляются годовые разделы описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Формы указанных документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Аппарате (далее - Инструкция Аппарата), утверждаемой приказом Аппарата.
Описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании экспертной комиссии Аппарата одновременно.
Согласованные экспертной комиссией Аппарата описи дел (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК.
После утверждения и согласования ЭПК описей дел описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Аппарата.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     131. По завершении делопроизводственного года  и  по  результатам
экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии
с правилами оформления дел и подготовки дел  к  передаче  на  архивное
хранение.

     Оформление дел проводится работниками отдела документооборота и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение Архива. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Полное оформление  дела  предусматривает  оформление   реквизитов
обложки  дела,  нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя
дела,  составление в необходимых случаях внутренней  описи  документов
дела,  подшивку  и  переплет  дела,  внесение  необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
     Формы обложки   дела,  листа-заверителя  дела,  внутренней  описи
документов  дела  утверждаются Инструкцией Аппарата. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
     132. Завершенные  делопроизводством дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение  2
лет.

     133. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в Архив составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     134. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата, министра Омской области, (далее - лица, замещающие государственные должности): (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - экспертиза ценности личных дел лиц,  замещающих государственные
должности, не проводится;

     - опись личных дел лиц, замещающих государственные должности, прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется отделом государственной службы и кадров Аппарата по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы и кадров Аппарата не позднее чем через 3 года после прекращения исполнения полномочий лиц, замещающих государственные должности; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     - в   отделе   государственной  службы  и  кадров  обеспечивается
сейфовое  хранение  личных   дел   лиц,   замещающих   государственные
должности,  до  передачи  их  в  Архив.  (В редакции Указа Губернатора
Омской области от 05.05.2017 № 64)

              Подраздел 17. Уничтожение документов и дел
                      с истекшим сроком хранения

     135. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее - акт) производится в структурных подразделениях Аппарата после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Аппарата одновременно. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     136. Дела включаются в  акт,  если  установленный  для  них  срок
хранения  истек  к  1 января года,  в котором составлен акт (например,
законченные делопроизводством в  2006  году  дела  с  3-летним  сроком
хранения  могут  быть  включены в акт,  составленный не ранее 1 января
2010 года).

     137. Согласованные экспертной комиссией Аппарата акты утверждаются руководителем Аппарата только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области описей дел постоянного хранения. (В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162; от 05.05.2017 № 64)

     138. После утверждения акта руководителем Аппарата дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения в Номенклатуре проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

           Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение

     139. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Аппарата, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Управления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     140. Передача дел в Архив производится по утвержденным описям дел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     141. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение Архива, и согласованному с руководителями структурных подразделений Аппарата и отделом документооборота. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     142. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение Архива, в присутствии работника структурного подразделения Аппарата с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника, ответственного за ведение Архива, и лица, передавшего дела). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     143. Дела и описи дел доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений Аппарата с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в Архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в Архив несет структурное подразделение Аппарата, передающее документы). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     144. Лицом, ответственным за ведение Архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Аппарата. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     145. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     146. В случае изменения структуры Аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства структурного подразделения, в период проведения соответствующих мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

     147. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяются печатью Аппарата. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении надлежаще оформленной доверенности. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)

      Подраздел 19. Поисковая система по электронным документам

     148. Для обеспечения эффективного  использования  информации  при
принятии решений в Правительстве Омской области используется поисковая
система по документам.  Поисковая  система  может  создаваться  как  в
традиционном,  так  и  в  электронном виде в СЭДО Правительства Омской
области.
149. В целях учета и поиска документов в СЭДО Правительства Омской области используются следующие обязательные сведения о документах:
- адресант (автор);
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- дата поступления документа;