|
Расширенный поиск
Постановление Главы администрации Новосибирской области от 03.02.2003 № 61Место составления - печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Слова Председатель, Секретарь, Присутствовали оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом. Реквизит Секретарь не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой документационного обеспечения или ответственным за ведение протокола. Реквизит Присутствовали состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то список присутствующих прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников. В списке указываются фамилии, инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке, фамилии, инициалы и должности приглашенных в алфавитном порядке. Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки приглашенных по каждому вопросу. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами О | или Об |. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом Разное. Реквизит Повестка дня можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса. В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом. В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов вопрос, ответ указываются фамилии и инициалы. В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Реквизит Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии только председателем. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов. Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 12. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 13. 5.9. Служебное письмо Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения, поздравительные, благодарственные письма и др. Первая страница письма, как правило, печатается на бланках, остальные - на листах бумаги формата А4. При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля: верхнее поле - 2 см; нижнее поле - 2 см. левое поле - 2,5 см; правое поле - 1 см; Обязательные реквизиты письма: наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложений (при необходимости); подпись; визы согласования документа; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа. Письмо печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, идентификатор -8, расстановка страниц - 12. Текст печатается через 1 межстрочный интервал. Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц. В письмах указывается точное наименование адресата. На письмах, отправляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и другие федеральные органы государственной власти почтовый адрес не указывается. Заголовок располагается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от реквизита регистрационный номер документа. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Текст письма составляется от третьего лица множественного числа просим..., направляем..., или третьего лица единственного числа - администрация считает..., администрация рассмотрела... Если письмо оформлено на бланке главы администрации области, то текст, как правило, излагается от 1-го лица единственного числа: предлагаю..., прошу... Текст письма может начинаться с обращения, которое печатается центрированным способом и заканчивается восклицательным знаком, например: Уважаемый Михаил Петрович! Госпожа Петрова! Уважаемый господин Смирнов! Господин Президент! Уважаемые коллеги! Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке. Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Перед реквизитом подпись может располагаться формула вежливости, которая печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например: С уважением, заместитель главы администрации Личная подпись А.А.Беспаликов Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левой части документа. Количество экземпляров письма зависит от количества адресатов. После подписания служебное письмо регистрируется. Регистрация производится с помощью автоматизированной системы регистрации документов (АСРД). Служебные письма главы администрации области и заместителя главы администрации области, координирующего вопросы документационного обеспечения и контроля, регистрируются в канцелярии. При регистрации письма главы администрации области в установленных местах бланка проставляется регистрационный номер документа, который дополняется буквенным обозначением. Например: Т/254. Служебные письма заместителей главы администрации области, руководителей структурных подразделений регистрируются этими подразделениями самостоятельно, при этом регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре дел, индексом структурного подразделения: 1285-03/11 Регистрация писем-ответов осуществляется в регистрационных карточках инициативных писем. Письму присваивается этот же номер, который дополняется номером поступившего ответа, проставляется дата: Т/254-1; Т/254-2. Ответы на поступившие факс-сообщения регистрируются как инициативные письма. Датой письма является дата его подписания. Порядок подготовки и оформления проекта служебного письма главы администрации области приведен в приложении N 14. Образцы оформления различных видов писем приведены в приложении N 15. 5.10. Справка Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают деятельность организации или подтверждают сведения биографического (места работы, трудового стажа, заработной платы и т.п.) или служебного характера. Справки бывают двух видов: для представления руководству (внутренние); для представления в другую организацию (внешние). Справка оформляется на общем бланке администрации области (структурного подразделения) или листе бумаги формата А4, или А5 и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для внешних справок); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; подпись; печать (при необходимости). Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта -14. В тексте могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы. Внешняя справка подписывается руководителем, внутренняя - исполнителем. Справка, направляемая главе администрации области, заместителю главы администрации области, в сторонние организации, подписывается руководителем структурного подразделения, составляется в двух экземплярах и регистрируется в установленном порядке. Дата составления внутренней справки, оформленной не на бланке, указывается ниже подписи цифровым способом. Например: 13.09.2002. Образец оформления справки приведен в приложении N 16. 5.11. Телеграмма Телеграмма - документ, создаваемый в связи с особым способом передачи краткого текстового сообщения по каналам телеграфной связи. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату. Подготовка и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108 и инструкциями Минсвязи России. Телеграмма печатается на бумаге формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: категория срочности телеграммы; вид телеграммы; адресат; текст документа; регистрационный номер документа; дата документа; подпись отправителя. Дополнительными реквизитами являются: наименование организации; справочные данные об организации; виза исполнителя; печать. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта -14. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. В зависимости от сроков прохождения указывается категория телеграммы (правительственная, срочная, обыкновенная, телеграмма - письмо). Для обыкновенных телеграмм отметка о категории не указывается. В зависимости от вида доставки телеграммы указывается вид (с уведомлением, с доставкой в указанный срок, на художественном бланке "ЛЮКС" и т.д.) В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации: МОСКВА 102 ул.КОРОЛЕНКО д. 12 КОРПОРАЦИЯ "ЮНИКС" или САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 "ВОСХОД" КУЛИКОВУ В телеграммах в реквизите Адресат перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" - "д", "строение" - "стр", "квартира" - "кв". В случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова. Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: БАРНАУЛ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ИСКИТИМ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например: УКРАИНА КИЕВ-18 Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 2 межстрочными интервалами: КЕМЕРОВО 85 ПРОСПЕКТ СОВЕТСКИЙ 62 АДМИНИСТРАЦИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (фамилия, имя, отчество или фамилия и инициалы) получателя печатаются в дательном падеже, например: ГУБЕРНАТОРУ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует писать обобщенно, например: РУКОВОДИТЕЛЯМ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Б/237 от 25 марта 2002. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без исправлений и сокращений слов. С сокращением могут писаться следующие знаки: точка - тчк; запятая - зпт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобка - скб; номер - НР. Полными словами в телеграмме пишутся следующие знаки: минус, плюс, процент, деление, восклицательный знак. Цифры могут указываться полными словами. Даты обозначаются арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк. После текста ставится регистрационный номер и дата. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Текст от адресата и подпись от текста отделяются тремя межстрочными интервалами. Телеграмма администрации области подписывается главой администрации области или его заместителями. Телеграмма структурного подразделения администрации области подписывается руководителем структурного подразделения. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных сплошной чертой. Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Телеграмма визируется исполнителем или руководителем того подразделения администрации области, в котором была составлена. Наименование и адрес отправителя, подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля. Телеграмма, отправляемая канцелярией, составляется в одном экземпляре, при необходимости, прикладывается список на отправку с указанием фамилий, имен, отчеств адресатов и их телеграфных адресов. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 17. 5.12. Телефонограмма Телефонограмма - документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записываемой получателем. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат; текст документа; регистрационный номер документа; дата документа; подпись отправителя; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (прием) телефонограммы. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, специальные бланки или печатаются на листах бумаги формата А4 или А5 и передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю. Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 18. 5.13. Факсограмма Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры. Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил: объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4; текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа; не допускается волнистость и деформация листов бумаги. 5.14. Электронное сообщение Электронное сообщение - документ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанный на принтере, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ или с помощью дискеты. Электронное сообщение состоит из адреса "электронной почты", заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений; в верхней части документа должно быть указание "Передано по электронной почте"; название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество символов в названии не должно превышать восьми с расширением rtf (для Word) и с расширением xls (для Excel). Для отправки документов за подписью главы администрации области или его заместителей электронной почтой файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему "почтовых каталогов" или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список для рассылки. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ 6.1. Способы доставки корреспонденции 6.1.1. Доставка корреспонденции в администрацию области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. 6.1.2. Корреспонденция, поступающая в администрацию области на бумажных носителях, проходит первичную обработку, распределение, регистрацию, рассмотрение руководителем и рассылку исполнителям. 6.2. Прием и обработка корреспонденции 6.2.1. В канцелярии производится прием и первичная обработка следующей корреспонденции: корреспонденция на имя главы администрации области или его заместителей; корреспонденция в адрес администрации области без указания конкретного лица или структурного подразделения; корреспонденция в адрес структурных подразделений администрации области, приведенных в приложении N 19. Остальная корреспонденция поступает непосредственно в службы документационного обеспечения или руководителям структурных подразделений администрации области. Вся корреспонденция на имя главы администрации области, независимо от способа доставки, должна быть передана в канцелярию. 6.2.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф лично. При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, первый экземпляр приобщается к поступившему материалу, второй экземпляр направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату документа, а также если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф лично. 6.2.3. При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и при необходимости печать. 6.2.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. 6.2.5. Электронное сообщение считается поступившим после проверки подлинности и возможности его воспроизведения. 6.2.6. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. 6.2.7. Порядок приема срочной корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни устанавливается начальником управления контроля и документационного обеспечения администрации области. 6.3. Распределение корреспонденции 6.3.1. Для оперативного рассмотрения по существу вопроса поступившая корреспонденция на имя главы администрации области распределяется: на требующую обязательного рассмотрения главой администрации области; на требующую обязательного рассмотрения заместителями главы администрации области; на направляемую непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям. 6.3.2. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется руководителем канцелярии, начальником управления контроля и документационного обеспечения, руководителем аппарата главы администрации области, в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации области, утвержденным главой администрации области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности подразделений администрации области. 6.3.3. Главе администрации области обязательно направляются следующие документы: федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, иная корреспонденция, подписанная Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, руководителями аппаратов Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе и его заместителями, руководителями министерств Российской Федерации, федеральных и региональных органов государственной власти, жалобы на действия заместителей главы, руководителей структурных подразделений администрации области. 6.4. Регистрация документов 6.4.1. Регистрация документов в администрации области производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. 6.4.2. В канцелярии регистрируются: федеральные законы; указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; постановления Совета Федерации и Государственной Думы; иные документы, принятые канцелярией в соответствии с пунктом 6.2.1., за исключением: корреспонденции, которая передается на регистрацию в управление общественных связей - общественную приемную главы администрации области (далее - общественная приемная); корреспонденции, которая относится к нерегистрируемой, в соответствии с перечнем, утвержденным начальником управления контроля и документационного обеспечения администрации области. 6.4.3. В общественной приемной регистрируются: письменные обращения граждан; письма депутатов всех уровней по обращениям граждан; обращения членов общественных объединений; обращения (заявления) сотрудников администрации области. 6.4.4. В структурных подразделениях администрации области (кроме, указанных в приложении N 19) регистрируются все поступившие документы. 6.4.5. При регистрации документа оформляется реквизит Отметка о поступлении документа в организацию в соответствии с п.2.1.3 Инструкции. 6.4.6. Поступившие документы в администрации области регистрируются с помощью АСРД. При регистрации документов для создания поисковых систем устанавливается следующий состав реквизитов контрольно-регистрационных форм: наименование организации (автора документа); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; заголовок к тексту; срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами. 6.4.7. Регистрация документов производится в день поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. 6.5. Рассмотрение документов руководителем 6.5.1. Зарегистрированные документы, в соответствии с проведенным распределением, направляются на рассмотрение соответствующему руководителю в день регистрации. Документы, поступившие с пометкой срочно или весьма срочно, вручаются немедленно после регистрации. 6.5.2. Документы для главы администрации области передаются начальником управления контроля и документационного обеспечения руководителю аппарата главы администрации области. 6.5.3. Руководитель аппарата главы администрации области представляет на рассмотрение документы главе администрации области не позднее суток с момента передачи ему документов. 6.5.4. Документы, не зарегистрированные в канцелярии, главе администрации не передаются. 6.5.5. Рассмотренные главой администрации документы возвращаются в канцелярию. 6.5.6. Документы для заместителей главы, руководителей структурных подразделений администрации области получают в канцелярии, работники, ответственные за документационное обеспечение, не реже, чем 2 раза в день. 6.5.7. Рассмотрение документов руководителями администрации области производится в день их поступления. 6.5.8. На рассмотренных руководителем документах должен быть реквизит Резолюция, оформленный в соответствии с п. 2.1.12 Инструкции. 6.6. Направление документов исполнителям 6.6.1. Рассмотренный руководителем документ после внесения в контрольно-регистрационные формы резолюции передается исполнителю. 6.6.2. При наличии в резолюции нескольких фамилий ознакомление исполнителей производится, как правило, с подлинником документа, при этом в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется отметка подлежит возврату|. Срок ознакомления с документом не может превышать трех дней. Допускается направление исполнителям копии документа с резолюцией, при этом: тиражирование правительственных документов с резолюцией главы администрации области осуществляет канцелярия; тиражирование срочных документов с резолюцией главы администрации области осуществляет канцелярия; тиражирование иных документов и передачу этих документов для исполнения другим лицам осуществляет ответственный исполнитель. Если документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, ответственный исполнитель направляет им копии контрольно-регистрационной формы документа для предварительного извещения о полученном поручении. 6.6.3. Передача документов на всех этапах их прохождения осуществляется работниками, ответственными за работу с документами, с соответствующей отметкой в контрольно-регистрационной форме. 6.7. Исполнение документов 6.7.1. Заместители главы, руководители структурных подразделений администрации области организуют исполнение поступивших к ним документов, обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения главе администрации области или его заместителям. 6.7.2. Исполнитель знакомится с документами в день их получения. 6.7.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей. 6.7.4. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов. 6.7.5. В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в соответствующую контрольно-регистрационную форму. 6.7.6. Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции. 6.7.7. На исполненном документе оформляется реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с п.2.1.23. Инструкции. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Виды отправки документов 7.1.1. Отправка документов в администрации области осуществляется почтовой (простой и заказной), фельдъегерской, электрической связью и нарочным. 7.1.2. Канцелярия производит отправку документов, подписанных главой администрации области, заместителями главы администрации области, руководителями структурных подразделений, указанных в приложении N 20. Остальные структурные подразделения администрации области отправляют свои документы самостоятельно. 7.1.3. Исполнитель, подготовивший документ, определяет вид отправки документа и представляет список на его рассылку. 7.1.4. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера возвращаются исполнителю. 7.1.5. Количество экземпляров документа, предъявляемого к отправке, должно обеспечивать подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. 7.1.6. При приеме на отправку документа - ответа, возвращается и инициативный документ, если он должен храниться в канцелярии или у работника, ответственного за работу с документами. 7.1.7. При отправке документов производится учет всех отправляемых документов. 7.1.8. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 7.2. Отправка документов почтовой связью 7.2.1. Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлениями Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239. 7.2.2. Все документы отправляются не позднее следующего рабочего дня. 7.2.3. При отправке документов заказной почтой составляется реестр в двух экземплярах, проставляется печать отправителя. Документы, отправляемые канцелярией, передаются в канцелярию законвертованными, с указанием адресата. 7.3. Отправка документов фельдьегерской связью 7.3.1. Оформление и отправка документов фельдьегерской связью осуществляется в соответствии с Инструкцией N 212 ГФС России. 7.3.2. Документы, отправляемые канцелярией, предоставляются незаконвертованными. 7.3.3. Отправляемые документы формируются в конверты, на них составляется реестр в двух экземплярах, проставляется печать канцелярии. 7.3.4. Срочные документы, документы в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, полномочному представителю Президента в Сибирском федеральном округе отправляются ежедневно. В другие организации корреспонденция формируется в канцелярии и отправляется два раза в неделю. 7.4. Отправка документов электрической связью 7.4.1. С помощью средств электрической связи осуществляется передача оперативной информации в виде телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений. 7.4.2. Отправка телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108. Телеграмма должна быть оформлена в соответствии с п. 5.11 Инструкции. Телеграмма отправляется немедленно. 7.4.3. Телефонограмма, подготовленная в соответствии с п.5.12 Инструкции, передается соответствующими исполнителями, уполномоченными главой администрации области, заместителями главы, руководителями структурных подразделений администрации области. 7.4.4. Факсограмма, подготовленная в соответствии с п.5.13 Инструкции, передается в случае срочного доведения информации. Запрещается передавать по телефаксу документы с пометкой "Для служебного пользования". Переданный по телефаксу документ после передачи возвращается исполнителям с протоколом о его отправке. Контроль за работой и использованием факсимильной техники осуществляют лица, назначенные руководителями структурных подразделений. 7.4.5. Электронное сообщение, подготовленное в соответствии с п.5.14 Инструкции, представляется к отправке через систему "почтовых каталогов" или на дискете. Электронное сообщение от имени главы администрации области или его заместителя должно быть подтверждено подписанным оригиналом документа. Запрещается передавать электронной почтой документы с пометкой "Для служебного пользования". В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. В случае, если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах ZIP или ARJ. Документ, объемом более 45 кБайт, архивируется. Архивы не должны быть самораспаковывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. При отправке электронных сообщений на дискете, она должна быть надежно упакована во избежание повреждений и иметь сопроводительное письмо. Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов. Документы, подлежащие отправке по электронной почте, обрабатываются и отправляются в день их поступления. 7.5. Доставка документов через нарочных 7.5.1. Документы, направляемые заместителям главы администрации, в структурные подразделения администрации области, передаются в канцелярии работникам, ответственным за документационное обеспечение заместителей главы администрации области, структурных подразделений администрации области не реже чем 2 раза в день. 7.5.2. Документы, направляемые в другие организации, передаются под расписку в журнале учета. 7.5.3. Письмо главы администрации области передается нарочному вместе с карточкой доставки корреспонденции под подпись на копии письма. После доставки письма адресату карточка возвращается в канцелярию. 8. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Основными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию документов, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 8.1. Составление номенклатур дел 8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 8.1.2. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 21) и сводная номенклатура дел администрации области (приложение N 22). 8.1.3. Структурные подразделения администрации области, имеющие статус юридического лица, являются самостоятельными фондообразователями ОГУ "Государственный архив Новосибирской области". 8.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Следует изучить документы, образующиеся в деятельности структурного подразделения, их виды, состав и содержание. 8.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за документационное обеспечение, согласовывается с управлением контроля и документационного обеспечения администрации области, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в канцелярию. 8.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения администрации области, в том числе справочные и контрольные картотеки, журналы учета документов. 8.1.7. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе Индекс дела проставляется индекс подразделения администрации области, состоящий из цифрового обозначения подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов или секторов) в том числе, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу. В графу Заголовок дела включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок дела включает в себя термин документы и материалы, то в скобках дается их расшифровка: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется, например: Переписка с Правительством Российской Федерации по вопросам основной деятельности Переписка с главами администраций районов и городов области по вопросам переписи населения Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем составляются заголовки каждого тома, уточняющие части заголовка. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Графа 3 номенклатуры дел Количество дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 Срок хранения дела указывается срок хранения дела и номер(а) статьи(ей) по перечню. Для дел временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, срок хранения дополняется пометкой "ЭК" (экспертная комиссия) или "ЭПК" (экспертная проверочная комиссия). В графе 5 Приложение приводятся дополнительные сведения о делах (об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение администрации для продолжения и др.). 8.1.8. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера дел. 8.1.9. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи ОГУ "Государственный архив Новосибирской области". 8.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации области. 8.1.11. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления контроля и документационного обеспечения администрации области, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) администрации области, с экспертной проверочной комиссией комитета государственной архивной службы администрации области (далее - ЭПК) и утверждается главой администрации области. 8.1.12. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 8.1.13. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел канцелярии. 8.1.14. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Согласование сводной номенклатуры дел с комитетом государственной архивной службы администрации области производится не реже одного раза в 5 лет. 8.1.15. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений структуры и функций подразделений администрации области. 8.2. Формирование дел 8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 8.2.2. Дела формируются в администрации области, как правило, в структурных подразделениях. В канцелярии в дела формируются исполненные документы, поставленные на контроль главой администрации области, а также переписка заместителя главы администрации области, координирующего вопросы организационно-кадровой, контрольной работы и документационного обеспечения. 8.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работнику, ответственному за документационное обеспечение в структурном подразделении администрации области. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 8.2.4. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре, имеющие отметку о направлении в дело. все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; не помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1","т. 2" и т.д; дело не должно превышать 250 листов. 8.2.5. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет управление контроля и документационного обеспечения администрации области. 8.2.6. Систематизация документов внутри дела: документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании: нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются по их видам и хронологии; протоколы и материалы к ним формируются в деле по хронологии и номерам; дела с перепиской формируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года; в дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому. 8.3. Оформление дел 8.3.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, документы хранятся в папках, внутренняя опись не составляется. 8.3.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (администрация Новосибирской области), наименование структурного подразделения администрации области, индекс дела (том N), заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения и номер статьи по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М. 2001). 8.3.3. По окончании года в записи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, распоряжений, протоколов, их даты и т.д.). 8.3.4. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 8.3.5. Даты на обложке дела соответствуют году заведения и его окончания, и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения. 8.3.6. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). 8.3.7. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью. 8.4. Экспертиза ценности документов 8.4.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 8.4.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на государственное хранение. 8.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области и в структурных подразделениях, имеющих подведомственные организации, создаются постоянно действующие ЦЭК. При необходимости могут создаваться экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях. 8.4.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются главой администрации области и руководителем структурного подразделения. Положение о ЦЭК должно быть согласовано с ЭПК администрации области. 8.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации области непосредственно лицами, ответственными за документационное обеспечение совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством ОГУ "Государственный архив Новосибирской области". 8.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; с временными сроками хранения и с пометкой До минования надобности (ДМН); для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; для уничтожения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения. 8.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу. Опись дел постоянного срока хранения согласовывается с ЦЭК (ЭК) и утверждается ЭПК администрации области и заместителем главы администрации области, координирующим вопросы документационного обеспечения, или руководителями структурных подразделений, указанных в п.8.1.3. Инструкции. 8.4.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составлению акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период. Акт о выделении документов к уничтожению в структурных подразделениях составляется лицом, ответственным за документационное обеспечение, согласуется с ЦЭК (ЭК) и утверждается руководителем подразделения. Структурные подразделения, включенные в сводную номенклатуру дел администрации области, передают акты в канцелярию. На основании представленных актов канцелярия составляет общий акт о выделении документов к уничтожению, который согласуется с ЦЭК, подписывается начальником управления контроля и документационного обеспечения администрации области, утверждается заместителем главы администрации области, координирующим вопросы документационного обеспечения. Образец оформления акта приведен в приложении N 23. 8.5. Хранение документов и дел в подразделениях администрации области 8.5.1. С момента заведения и до передачи в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" дела хранятся по месту их формирования - в подразделениях администрации области. 8.5.2. Руководители подразделений администрации области и работники службы документационного обеспечения ответственны за сохранность документов и дел. 8.5.3. Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях. 8.5.4. В целях обеспечения поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел (неописанные) или в соответствии с описью дел, утвержденной ЭПК администрации области. 8.5.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения администрации области с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника. Изъятие документов из дел, внесенных в опись, утвержденную ЭПК администрации области, допускается только по решению судебных органов. При изъятии подлинника в дело помещается заверенная копия, о чем делается отметка в заверительной надписи к делу. 9. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ 9.1. Архивные документы постоянного срока хранения хранятся в администрации области 10 лет и передаются на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" в соответствии с Законом Новосибирской области "Об Архивном фонде Новосибирской области и архивах" от 23 декабря 1994 г. N ОЗ 15-ОЗД и "Основными правилами работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. 9.2. Досрочная передача документов на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" может быть осуществлена по просьбе руководителя структурного подразделения администрации области, передающего документы на хранение. 9.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области документы передаются правопреемникам, а при их отсутствии в структурное подразделение, являющееся самостоятельным фондообразователем ОГУ "Государственный архив Новосибирской области", которое в течение двух месяцев формирует и передает дела в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области". Остальные структурные подразделения передают дела в канцелярию. 9.4. Передача документов на государственное хранение производится по графику, составленному ОГУ "Государственный архив Новосибирской области", согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем главы администрации области, координирующим документационное обеспечение администрации области. 9.5. Документы передаются в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" по описям дел, составленным в трех экземплярах. 9.6. Факт приема-передачи дел оформляется актом. 10. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ 10.1. Копирование (тиражирование) документов в администрации области производится средствами оперативной полиграфии в управлении контроля и документационного обеспечения и структурных подразделениях, имеющих копировальную технику. Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом. 10.2. В управлении контроля и документационного обеспечения производится копирование следующих документов: правовых актов главы администрации области; правовых актов администрации области; писем главы администрации области; документов, утвержденных или подписанных главой администрации области; законов Российской Федерации; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; документов для президиума администрации области. Копирование иных документов в управлении контроля и документационного обеспечения производится с разрешения начальника управления. 10.3. Основанием для выполнения копировальных работ в управлении контроля и документационного обеспечения является заказ на копирование документов, оформленный на бланке по форме, приведенной в приложении N24. Заказ подписывается руководителем структурного подразделения - заказчика и вместе с документами передается в отдел подготовки документов. 10.4. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными на листах бумаги, размер которой не превышает формат А3. Копии изготавливаются, как правило, с подлинников документов. 10.5. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Решение о внеочередном копировании принимает начальник управления контроля и документационного обеспечения. 10.6. Работники отдела подготовки документов, выполняющие копирование документов, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись. 10.7. Отдел подготовки документов ведет учет выполненных копировальных работ на основании заказов на копирование документов. 10.8. Порядок использования имеющейся копировальной техники в структурных подразделениях администрации области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в Инструкции. 11. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11.1. Общие требования 11.1.1. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов администрации области подлинникам применяются следующие печати: печать администрации области; печати структурных подразделений администрации области. 11.1.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 11.1.3. Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) главы администрации области или его заместителей, а также порядок их применения, определяются главой администрации области или его заместителями соответственно. 11.1.4. Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений. 11.2. Порядок изготовления и хранения печатей и штампов 11.2.1. Печати с наименованиями структурных подразделений администрации области, если они предусмотрены положениями об этих подразделениях, изготавливаются в одном экземпляре. 11.2.2. Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов в управление контроля и документационного обеспечения администрации области представляются следующие документы: заявление на имя заместителя главы администрации области, координирующего вопросы документационного обеспечения, по форме, приведенной в приложении N 25; эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью руководителя; копия положения о структурном подразделении администрации области. 11.2.3. После согласования образцов печатей и штампов с начальником управления контроля и документационного обеспечения оформляется разрешение на изготовление печатей и штампов, которое подписывается заместителем главы администрации области, координирующим вопросы документационного обеспечения. После подписания разрешение регистрируется в специальном журнале. 11.2.4. На основании разрешения на изготовление печатей и штампов структурные подразделения, являющиеся юридическими лицами, самостоятельно заказывают печати и штампы. Остальные структурные подразделения заказывают печати и штампы через управление делами администрации области. 11.2.5. Печать администрации области хранится в канцелярии. Начальник канцелярии является ответственным лицом за хранение, использование печати и заверяет ею документы. Во время отсутствия начальника канцелярии печать администрации области находится у начальника управления контроля и документационного обеспечения администрации области или у ответственного лица, которое назначается распоряжением главы администрации области. В выходные и праздничные дни печать администрации области находится в приемной главы администрации области у лица, на которого главой администрации области возложена ответственность за хранение и использование печати в эти дни. Печать передается указанным лицам под расписку в специальном журнале, с указанием даты и времени передачи. Печать администрации области хранится в несгораемом и опечатанном сейфе. 11.2.6. Печати и штампы структурных подразделений администрации области хранятся у руководителей подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под расписку работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность. 11.2.7. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати сдаются в управление контроля и документационного обеспечения администрации области на уничтожение, о чем выдается квитанция. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. 11.2.8. При смене руководителя структурного подразделения администрации области или лица, ответственного за их применение и хранение, печати и штампы передаются по акту. 11.3. Порядок применения печати администрации области 11.3.1. Печатью администрации области заверяются следующие документы: Почетные грамоты администрации Новосибирской области, Благодарности главы администрации Новосибирской области; наградные листы; лицензии, свидетельства о регистрации, уставы, выдача которых в соответствии с законодательством отнесена к компетенции администрации области; договоры, контракты, заключаемые администрацией области с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним; платежные и иные поручения, другие финансовые документы на получение денежных средств; характеристики, командировочные и другие служебные удостоверения работников администрации области; образцы оттисков печатей структурных подразделений и подписей работников администрации области, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; совместные документы администрации области и других органов государственной власти и местного самоуправления, а также договоры, в которых одной из сторон является администрация области; доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности администрации области; акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным администрацией области. Перечень документов, заверяемых печатью администрации области, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает начальник управления контроля и документационного обеспечения администрации области. 11.3.2. Документы для заверения печатью администрации области представляются руководителями структурных подразделений администрации области или по их поручению работниками, отвечающими за документационное обеспечение данного структурного подразделения. 11.3.3. Все документы заверяются печатью администрации области только при наличии подписей главы администрации области или его заместителей, а также виз руководителей структурных подразделений и ответственных исполнителей согласно установленному в администрации области порядку подписания и визирования документов. 11.3.4. Документы, подготовленные с отклонением от установленного Инструкцией порядка оформления документов, печатью администрации области не заверяются. 11.4. Порядок применения печатей и штампов структурных подразделений администрации области 11.4.1. На документах администрации области проставляются печати и штампы в следующих структурных подразделениях: на копиях правовых актов администрации области - в отделе подготовки документов; на командировочных удостоверениях, телеграммах, письмах, полученных по электронной почте, в журналах доставки документов нарочными, на описях корреспонденции, полученной от фельдсвязи, реестрах отправляемых и получаемых документов, пакетах с документами, направляемых фельдсвязью, - в канцелярии; на справках, характеристиках, документах личного состава администрации области - в отделе государственной службы и наград управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работе администрации области. 11.4.2. Порядок проставления печатей и штампов структурных подразделений на документах структурных подразделений определяется руководителями этих подразделений. 12. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 12.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации области осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе. 12.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 12.4. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, руководителем структурного подразделения, заместителем главы администрации области или главой администрации области. Оформление грифа производится в соответствии с п. 2.1.9. Инструкции. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. 12.5. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под подпись. 12.6. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи. 12.7. Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации области с разрешения руководителей подразделений. 12.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией и подразделениями администрации области. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ. 12.9. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации области. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования". Документы "Для служебного пользования" группируются в дела отдельно в случае, если объем этих документов, а также других документов по этому же вопросу, большой. 12.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в канцелярию. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 12.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими гриф "Для служебного пользования" и находящимися в управлении контроля и документационного обеспечения администрации области, осуществляется по согласованию с начальником управления контроля и документационного обеспечения, находящимися в структурных подразделениях - с руководителями этих подразделений. 12.12. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения заместителя главы администрации области, координирующего вопросы документационного обеспечения. 12.13. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает заместителю главы администрации области, координирующего вопросы документационного обеспечения. На утраченные документы с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. 12.14. Снятие грифа "Для служебного пользования" на документе производится по решению руководителя структурного подразделения, заместителя главы администрации области или главы администрации области, по принадлежности документов. При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. ____________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к п.2.1.15.Инструкции Написание отдельных названий, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа 1. Президент Российской Федерации 1.1. Названия совещательных и консультативных органов при Президенте Российской Федерации и органов, образованных главой государства: Совет Безопасности Российской Федерации Совет по вопросам государственной службы при Президенте Российской Федерации Геральдический совет при Президенте Российской Федерации Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации Комиссия по вопросам помилования при Президенте Российской Федерации 1.2. Названия самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации: Главное государственно-правовое управление Президента Российской Федерации Главное контрольное управление Президента Российской Федерации Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации Экспертное управление Президента Российской Федерации 1.3. Названия должностей: Руководитель Администрации Президента Российской Федерации заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - начальник Главного контрольного управления Президента Российской Федерации полномочный представитель Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе 1.4. Наименование актов Президента Российской Федерации: Указ Президента Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 679 "О включении нового наименования субъекта Российской Федерации в Конституцию Российской Федерации" но: указы Президента Российской Федерации от 8 мая 2001 года N 528 "О некоторых мерах по укреплению юридических служб государственных органов" и от 26 июня 2001 года N 767 " О мерах по улучшению материального положения отдельных категорий граждан" распоряжение Президента Российской Федерации от 12 апреля 2001года N 200 - рп (наименование в кавычках) проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках) Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию "Государство Россия. Путь к эффективному государству (О положении в стране и основных направлениях внутренней и внешней политики)". 2. Федеральное Собрание Российской Федерации Федеральное Собрание Российской Федерации состоит из двух палат: Совета Федерации и Государственной Думы. 2.1. Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации 2.1.1. С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в полных названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, структурных подразделений Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания: Комитет Совета Федерации по конституционному законодательству и судебно-правовым вопросам Временная комиссия по вопросам государственного строительства Комиссия по делам женщин при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Управление международных связей Аппарата Совета Федерации Правовое управление Аппарата Совета Федерации. 2.1.2. При отсутствии полного названия слова комитет, комиссия, управление пишутся со строчной буквы. Со строчной буквы пишутся названия согласительных и иных комиссий, образованных Советом Федерации (в том числе совместно с другими федеральными органами государственной власти). 2.1.3. Названия должностей пишутся: с прописной буквы: Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации со строчной буквы: заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации председатель Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и судебно-правовым вопросам начальник отдела межпарламентского сотрудничества Управления международных связей Аппарата Совета Федерации 2.2. Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации 2.2.1.С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации: Совет Государственной Думы Комитет Государственной Думы по законодательству Комитет Государственной Думы по энергетике, транспорту и связи Комиссия Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по борьбе с коррупцией Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации но: аппарат Комитета Государственной Думы по обороне 2.2.2. При отсутствии полного названия слова комитет, комиссия, управление пишутся со строчной буквы 2.2.3. Названия должностей пишутся: с прописной буквы: Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации со строчной буквы: заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации первый заместитель Руководителя Аппарата - управляющий делами Государственной Думы заместитель председателя Комитета Государственной Думы по культуре и туризму 2.2.4. Названия депутатских объединений в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации: фракция "Единство" Агропромышленная депутатская группа депутатская группа "Регионы России (Союз независимых депутатов)" 3. Правительство Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти. Органы при Правительстве Российской Федерации В качестве постоянного органа Правительства Российской Федерации действует Президиум Правительства Российской Федерации. 3.1. В названиях федеральных органов исполнительной власти с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Министерство внутренних дел Российской Федерации Государственный комитет Российской Федерации по статистике Федеральная энергетическая комиссия Российской Федерации Федеральная архивная служба России Федеральная служба земельного кадастра России Федеральная служба России по финансовому оздоровлению и банкротству Российское агентство по патентам и товарным знакам 3.2. В названиях органов, образованных Правительством Российской Федерации, пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные: Совет по аграрной политике при Правительстве Российской Федерации Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности Федеральная комиссия при Правительстве Российской Федерации по обеспечению формирования доходов федерального бюджета за счет средств от приватизации Государственная инспекция безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации. 3.3. Слова министерство, государственный комитет, агентство, федеральная служба, комиссия во множественном числе или при употреблении не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. 3.4. Названия департаментов, главных управлений Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти пишутся с прописной буквы, названия отделов со строчной: Департамент государственной службы и кадров Аппарата Правительства Российской Федерации Главное управление федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации отдел международных отношений Департамента международного сотрудничества Аппарата Правительства Российской Федерации При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление пишутся со строчной буквы. 3.5. Названия должностей пишутся: с прописной буквы: Председатель Правительства Российской Федерации Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации - Министр финансов Российской Федерации Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации - Министр Российской Федерации со строчной буквы: первый заместитель Министра образования Российской Федерации председатель Государственного комитета Российской Федерации по статистике руководитель Федеральной архивной службы России директор Федеральной службы налоговой полиции Российской Федерации 3.6. Наименование актов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы: постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2001 года N 5 (наименование в кавычках) распоряжение Правительства Российской Федерации от 4 апреля 2001 года N 17-р ( наименование в кавычках) 4. Субъекты Российской Федерации Субъекты Российской Федерации - республики, края, области, города федерального значения, автономная область и автономные округа. 4.1. Названия субъектов Российской Федерации и их столиц (административных центров) пишутся: Республика Алтай, город Горно- Алтайск Чувашская Республика - Чувашия, город Чебоксары Красноярский край, город Красноярск Новосибирская область, город Новосибирск город Москва город Санкт - Петербург Ненецкий автономный округ, город Нарьян- Мар 4.2. Названия исполнительных органов государственной власти республик пишутся: Правительство Республики Алтай Кабинет Министров Республики Башкортостан Правительство Республики Саха (Якутия) Правительство Республики Тыва Правительство Республики Хакасия Кабинет Министров - Правительство Чувашской Республики 4.3. В краях, областях, городах федерального значения и автономных образованиях в качестве исполнительных органов государственной власти функционируют администрации (правительства): администрация Алтайского края администрация Новосибирской области правительство Свердловской области мэрия Москвы 4.4. Названия должностей в субъектах Российской Федерации пишутся: с прописной буквы: Президент Республики Татарстан Глава Правительства Республики Тыва со строчной буквы: глава администрации Новосибирской области губернатор Тверской области мэр Москвы 4.5. Названия межрегиональных ассоциаций экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации пишутся: Межрегиональная Ассоциация "Сибирское соглашение" Ассоциация экономического взаимодействия областей и республик Уральского региона. 5. Общественные объединения 5.1. В названиях общественных движений, политических партий, профсоюзов, фондов, творческих союзов и других общественных объединений с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Всероссийская конфедерация труда Российское общество Красного Креста Союз журналистов России Всероссийский союз "Обновление" 5.2. Первое слово в названиях центральных органов общественных организаций пишется со строчной буквы: правление Союза кинематографистов России совет Конфедерации журналистов союзов Российской Федерации 5.3. Названия должностей руководителей общественных объединений пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профсоюзов Российской Федерации президент Российского союза промышленников и предпринимателей (работодателей) 6. Акционерные общества, объединения, предприятия 6.1. С прописной буквы пишется первое слово в названиях предприятий, объединений, акционерных обществ: Орловский нефтеперерабатывающий завод Российская агрохимическая компания (Росагрохим) Государственная инвестиционная корпорация Иркутское открытое акционерное общество энергетики и электрификации 6.2. В названиях предприятий, объединений, акционерных обществ, финансово-промышленных групп, выделяемых кавычками, первое слово и имена собственные пишутся с прописной буквы: экспериментальный опытный завод "Квант" открытое акционерное общество "Аэрофлот - российские авиалинии" закрытое акционерное общество "Акционерная компания "Алмазы России - Саха" государственное унитарное предприятие "Издательство "Искусство" сибирская агропромышленная корпорация "Агросиб" государственное унитарное предприятие "Новосибирская продовольственная корпорация" 6.3. Слова государственный, российский в названиях предприятий, объединений, акционерных обществ могут писаться с прописной буквы: Государственная авиационная корпорация "Туполев" Российская корпорация "Алмаззолото" 7. Учреждения, организации и фонды единичного характера В названиях учреждений, организаций и фондов единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Центральный банк Российской Федерации (Банк России) Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк России) Всероссийский банк развития регионов Пенсионный фонд Российской Федерации Федеральный дорожный фонд Российской Федерации Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Фонд социального страхования Российской Федерации но: фонд "Бюро экономического анализа" фонд "Юные дарования" 8. Образовательные учреждения неединичного характера 8.1. Названия образовательного учреждения неединичного характера (школ, техникумов, училищ) пишутся со строчной буквы: медицинское училище N 1 новосибирская средняя школа N 22 8.2. Если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы: Московский химический лицей Новосибирская государственная консерватория имени М.И. Глинки Новосибирский машиностроительный колледж 8.3. Название отделов и других подразделений научных и образовательных учреждений, а также слова типа коллегия, президиум, совет, ученый совет пишутся со строчной буквы: президиум Российской академии наук коллегия при управлении фармацевтической деятельности администрации Новосибирской области 9. Сокращенные названия организаций 9.1. Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичного характера ( т.е. словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Российская агрохимическая компания (Росагрохим) Российская государственная страховая компания (Росгосстрах) госкомитет. 9.2. Сокращенные названия предприятий, объединений, акционерных обществ, выделяемых кавычками, пишутся с прописной буквы и не склоняются, если им предшествуют слова: открытое акционерное общество, государственное унитарное предприятие и т.п.: открытому акционерному обществу "Газпром" (ОАО "Газпром") государственного унитарного предприятия "Новосибирская продовольственная корпорация" (ГУП "НПК"). При отсутствии слов: открытое акционерное общество, государственное унитарное предприятие, муниципальное унитарное предприятие и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются. 9.3. Сокращенные смешанные названия организаций единичного характера (сложносокращенные слова с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного названия: НИИхиммаш (Научно-исследовательский институт химического машиностроения), ВНИИстройдормаш (Всесоюзный научно-исследовательский институт дорожного машиностроения). 9.4. В проектах постановлений главы администрации области употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений их сокращенные официальные наименования. 10 . Должности руководителей предприятий, учреждений, организаций Названия должностей руководителей предприятий, учреждений, организаций, средств массовой информации пишутся: Председатель Центрального банка Российской Федерации президент группы компаний "Информационные бизнес - системы" генеральный директор открытого акционерного общества "Росагролизинг" председатель совета директоров открытого акционерного общества "Газпром" президент Российской академии наук. 11 . Звания 11.1. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы: присвоить почетное звание "Народный артист Российской Федерации" но: наградить народного артиста Российской Федерации. 11.2. Воинские звания, ученые степени и звания, иные звания пишутся со строчной буквы: генерал армии, но: Маршал Российской Федерации адмирал член-корреспондент Российской академии наук лауреат Государственной премии Российской Федерации 12 . Праздники и памятные даты Названия праздников и памятных дат пишутся: Новый год Рождество Христово День защитника Отечества День России годовщина Великой Октябрьской социалистической революции: День согласия и примирения День Конституции Российской Федерации Международный женский день Праздник Весны и Труда День Победы День славянской письменности и культуры День милиции. 13. Склонение некоторых имен и фамилий 13.1. Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам: студенту Рекемчуку - студентке Рекемчук. 13.2. Не склоняются фамилии на - аго, -яго, -ых, -их, -ово: Дубяго, Седых, Доровских, Дурново. 13.3. Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную-а,-я, склоняются: Головня-Головни, Лобода-Лободы. 13.4. Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя. 14 . Рекомендуемые обозначения чисел и дат в 2000 - 2001 годах с 1999 по 2001 год в зимний период 2000/01 года 2001/02 учебный год второе полугодие первый квартал 100 процентов, 66, 5 процента, 60- процентное 241 млн. рублей 387 тыс. рублей 12 тыс. кв. метров 40 центнеров с гектара Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть: однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), но не 5- ый, 5-ой двухбуквенными, если последней букве предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-ми, но не 5-ому. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3- этажный дом. ____________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к п. 2.2.4. Инструкции РЕКОМЕНДАЦИИ по изготовлению образцов бланков структурных подразделений администрации области 1. Бланки рекомендуется изготавливать в формате А4 или А5 по ГОСТ 9327-60. Поля бланков: верхнее - 2 см нижнее - 2 см левое - 2,5 см правое - 1 см 2. Бланк письма структурного подразделения рекомендуется выполнять с угловым расположением реквизитов: |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| | Наименование | Слова и отметки, | Шрифт | Размер | Примечание | | реквизита | составляющие | | шрифта | | | | реквизит | | | | |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| |Наименование | АДМИНИСТРАЦИЯ |Times New| 14 |Наименование | |организации | НОВОСИБИРСКОЙ | Roman | |структурного | | | ОБЛАСТИ |Прописные| |подразделения| | | + | буквы | | выделяется | | | Наименование | | | полужирным | | | структурного | | | шрифтом | | | подразделения | | | | |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| |Справочные данные об|Улица, дом, город, |Times New| 11 | | |организации | почтовый индекс | Roman | | | |(почтовый адрес,| Тел. + номера | | | | |номера телефонов,| телефонов | | | | |факсов, адрес| Факс + номера | | | | |электронной почты) | факсов | | | | | | E-mail: + | | | | | | электронной адрес | | | | |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| |Дата документа | Ограничительные |Times New| 14 | | | | отметки для | Roman | | | | | реквизита | | | | |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| |Регистрационный |N + ограничительные|Times New| 14 |Располагается| |номер документа |отметки для номера | Roman | | на одном | | | | | | уровне с | | | | | | датой | | | | | | документа | |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| |Ссылка на | На N + |Times New| 14 |Располагаются| |регистрационный | ограничительные | Roman | | на одном | |номер и дату|отметки для номера | | | уровне | |документа | От + | | | | | | ограничительные | | | | | | отметки для даты | | | | |————————————————————|———————————————————|—————————|————————|—————————————| Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля. Все реквизиты центрируются относительно слова Администрация. Образец оформления бланка структурного подразделения: АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Красный проспект, 18, г.Новосибирск, 630011 Тел. 23-78-49, 22-25-15, факс 23-69-72 E-mail: kvg @obladm.nso.ru ________________ N __________ На N _________ от ____________ 3. Бланк приказа структурного подразделения рекомендуется выполнять с продольным расположением реквизитов: |———————————————|———————————————|—————————|————————|—————————————| | Наименование | Слова и | Шрифт | Размер | Примечание | | реквизита | отметки, | | шрифта | | | | составляющие | | | | | | реквизит | | | | |———————————————|———————————————|—————————|————————|—————————————| |Наименование | АДМИНИСТРАЦИЯ |Times New| 14 |Наименование | |организации | НОВОСИБИРСКОЙ | Roman | |структурного | | | ОБЛАСТИ |Прописные| |подразделения| | | + | буквы | | выделяется | | | Наименование | | | полужирным | | | структурного | | | шрифтом | | | подразделения | | | | |———————————————|———————————————|—————————|————————|—————————————| |Наименование | ПРИКАЗ |Times New| 18 | Выделяется | |вида документа | | Roman | | полужирным | | | |Прописные| | шрифтом | | | | буквы | | | |———————————————|———————————————|—————————|————————|—————————————| |Дата документа |ограничительные|Times New| 14 | | | | отметки для | Roman | | | | | реквизита | | | | |———————————————|———————————————|—————————|————————|—————————————| |Регистрационный| N + |Times New| 14 |Располагается| |номер документа|ограничительные| Roman | | на одном | | | отметки для | | | уровне с | | | номера | | | датой | | | | | | документа | |———————————————|———————————————|—————————|————————|—————————————| Реквизиты отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Зона расположения реквизитов ограничена 4 см от верхнего поля по всей ширине бланка. Все реквизиты центрируются относительно слов Администрация Новосибирской области. Образец оформления бланка приказа структурного подразделения: АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ ПРИКАЗ _____________ N _________ ____________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к п.3.1.2 Инструкции РЕКОМЕНДАЦИИ по оформлению законопроектов Новосибирской области с использованием редактора WORD-7 1. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Новосибирский областной Совет депутатов, печатается шрифтом Times New Roman на листах бумаги формата А4. Устанавливаются следующие границы текстового поля: левое поле -2,5 см правое поле - 2,0 см верхнее поле - 2,0 см нижнее поле - 2,0 см. В правом углу от верхнего поля шрифтом 14 проставляется отметка "Вносится главой администрации Новосибирской области" в 2 строки через 1 межстрочный интервал и выравнивается по правому краю. На расстоянии 2 межстрочных интервалов шрифтом 14 печатается слово "Проект" и выравнивается по правому краю. 2. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование субъекта - НОВОСИБИРСКАЯ ОБЛАСТЬ - печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от слова "Проект" шрифтом 14 прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Наименование вида акта - З А К О Н - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом 20 и выравнивается по центру. Заголовок законопроекта отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом 14 и выравнивается по центру. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например: О внесении изменений в Устав Новосибирской области или О внесении изменений в пункт 26 статьи 10 Закона Новосибирской области "О ветеранах". Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала шрифтом 14. Отступ для красной строки от левого поля - 1,25 см. Выравнивание текста устанавливается "по ширине". Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи. Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, размером шрифта 14, выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами, номера глав - арабскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с красной строки с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Текст статьи печатается с красной строки. При отсутствии заголовка слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку со словом "статья". Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации Новосибирской области". Слова "Глава администрации" и "Новосибирской области" печатаются шрифтом 14 в 2 строки через один межстрочный интервал от левого поля. Инициалы и фамилия главы администрации печатается от правового поля. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
