9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах
документов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности"
(далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного
пользования" и о снятии с документа отметки "Для служебного
пользования" осуществляется руководителем.
Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также
на первой страницы сопроводительного письма к таким документам.
9.4. Прием, регистрация, отправка документов с отметкой "Для
служебного пользования" осуществляются структурными подразделениями
УДО, а также мобилизационным управлением Губернатора края.
9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние
документы с отметкой "Для служебного пользования".
Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования"
ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в
электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП".
9.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется
при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с
требованиями пунктов 5.1.22 Инструкции, с указанием напротив каждого
адресата номера направляемого экземпляра.
Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения
руководителя.
9.7. Исполненные документы с отметкой "Для служебного
пользования" могут быть сгруппированы в отдельные дела в соответствии
с номенклатурой дел. При включении документа с отметкой "Для
служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими
аналогичной отметки, данное дело получает отметку "Для служебного
пользования" и хранится в деле с документами, имеющими отметку "ДСП".
9.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для
служебного пользования" и находящимися на текущем хранении,
осуществляется с разрешения руководителя.
10. Печатание, копирование документов и стенографирование
10.1. Печатание документов
10.1.1. Печатание документов осуществляется в отделе по работе с
актами УДО, в приемных руководителей, непосредственно исполнителями.
10.1.2. В отделе по работе с актами к печатанию принимаются
документы и материалы, образующиеся в деятельности руководителей.
Печатание производится в порядке очередности поступления документов и
материалов. Документы, имеющие срочный характер, печатаются вне
очереди.
10.1.3. В зависимости от вида документа печатание производится на
бланках установленной формы или на бумаге формата А4 на одной стороне
листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
10.2. Копирование документов
10.2.1. Выполнение копировальных работ производится в отделе по
работе с актами УДО, а также на копировальных аппаратах, установленных
в приемных руководителей.
10.2.2. В отделе по работе с актами УДО для копирования
принимаются только документы и материалы, образующиеся в деятельности
руководителей. Копирование выполняется в порядке очередности
поступления материалов. Документы, имеющие срочный характер,
копируются вне очереди.
Копирование материалов, сданных после 17.30, производится на
следующий рабочий день.
10.2.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры -
подлинники) передаются на копирование в несброшюрованном виде.
Изготовленные копии выдаются вместе с подлинником документа под личную
подпись в журнале учета.
10.3. Стенографирование
10.3.1. Стенографирование осуществляется отделом по работе с
актами УДО. Стенографирование заседаний, проводимых Губернатором края,
в Правительстве края, Администрации Губернатора края осуществляется на
основании предварительных заявок. Заявка о проведении
стенографирования должна включать в себя:
наименование заседания;
перечень вопросов, предполагаемых для рассмотрения на заседании;
место проведения заседания;
дата и время проведения заседания;
список участников заседания.
10.3.2. Расшифровка стенографических записей заседаний
производится в порядке очередности их проведения.
Расшифровка и печатание стенографических записей, записей на
магнитных носителях, имеющих срочный характер, производится вне
очереди.
10.3.3. Стенограммы заседаний печатаются либо передаются в
электронном виде лицу, оформившему заявку на ведение стенограммы, для
оформления их в виде приложений к протоколам заседаний.
Стенограммы заседаний, которые не предполагают оформление
соответствующих протоколов, печатаются, как правило, в двух
экземплярах, один - передается лицу, оформившему заявку на ведение
стенограммы, второй - оформляется в дело в соответствии с
номенклатурой дел.
11. Документальный фонд
11.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
11.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет
собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в краевое государственное учреждение в
сфере архивного дела (далее - краевое учреждение).
11.1.2. В целях установления единой системы формирования дел
ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел,
представляющая собой систематизированный перечень наименований дел,
образующихся в деятельности Губернатора края, Правительства края, в
том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края
с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документированные участки, и вопросы деятельности Губернатора края,
Правительства края, в том числе аппарата Правительства края,
Администрации Губернатора края.
11.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме
(приложение N 28 к Инструкции).
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера (индекса),
присваиваемого структурному подразделению, обеспечивающему хранение
дел, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела - основная информационная характеристика,
обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке
употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая
переписка" и тому подобных.
Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов
являются обязательными, и располагаются они в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и так далее) или
разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);
название адресата (для исходящей корреспонденции) или адресанта
(для входящей корреспонденции);
краткое содержание документов дела.
При составлении заголовков также следует учитывать следующие
требования:
в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать с
кем и по какому вопросу она ведется;
в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце
заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки,
доклады и так далее);
в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты).
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она
заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню (типовому, ведомственному).
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих
делах, выделении дел к уничтожению и другое.
11.1.4. Согласованная уполномоченным органом исполнительной
власти края в области архивного дела номенклатура дел в последнем
квартале текущего года утверждается руководителем аппарата
Правительства края и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за
исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и/или
структуры аппарата Правительства края и Администрации Губернатора
края.
11.2. Формирование дел
11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
Формирование исполненных документов в дела осуществляется
структурными подразделениями УДО и Администрации Губернатора края.
11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
помещать в дело документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела;
раздельно группировать документы постоянного и временного срока
хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело только исполненные документы вместе с
приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений
исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
запрещается включать в дела черновые, неисполненные,
неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие
возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
11.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они
по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
При этом документы располагаются в хронологическом порядке.
11.2.4. Правовые акты группируются в дела по видам актов, в
хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним
приложениями.
Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми
актами, и документы к ним формируются в дела секретарем совещательного
органа или иным должностным лицом по поручению председателя
совещательного органа, и хранятся в том органе исполнительной власти
края, в котором секретарь (председатель) совещательного органа состоит
на государственной гражданской службе (замещает государственную
должность края). Передача протоколов совещательного органа на хранение
в краевое учреждение осуществляется тем же органом исполнительной
власти края, в котором секретарь (председатель) совещательного органа
состоит на государственной гражданской службе (замещает
государственную должность края).
Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми
актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по
номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа
протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к
протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на
заседании.
Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они
относятся, независимо от даты их получения или составления.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие
документы группируются отдельно от проектов.
При наличии служебных документов нескольких организаций,
поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены
одним документом (например, правовым актом), обращения сначала
группируются по авторам, а затем внутри группы - в хронологическом
порядке.
Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению
группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с
учетом места жительства обратившегося гражданина.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке
по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные
дела и располагаются в них по алфавиту.
Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и
рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело.
При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в
дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных
регистрационных карточках.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и
систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ
помещается за документом-запросом.
Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в УДО и структурных
подразделениях Администрации Губернатора края, а затем должны быть
подготовлены к передаче на постоянное хранение в краевое учреждение.
Подготовка документов к передаче предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей на оформленные дела.
11.3. Оформление и учет дел
11.3.1. В зависимости от сроков хранения документов проводится
полное или частичное оформление дел.
11.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) срока хранения.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку и переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов
дела;
составление листа-заверителя дела;
внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.
11.3.2.1. Подшивка и переплет дела
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или
переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех
документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю
листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он
подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и
сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке
документы, имеющие особую историческую и (или) художественную
ценность, а также документы, в результате подшивки которых
затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт,
который затем подшивается в это дело.
Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием
металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические
скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае
использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует
учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.
Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками,
перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции.
Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.
11.3.2.2. Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются
арабскими цифрами единой нумерацией. Листы нумеруются простым
карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не
задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов
запрещается.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист (формат A3, А2) разворачивается и нумеруется в
правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,
подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками и тому подобным) нумеруется, как один лист. Если к документу
подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы,
вырезки и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.
11.3.2.3. Внутренняя опись документов дела
Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, необходимость учета которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные,
распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и
так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение
N 29 к Инструкции).
Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые
не могут быть подшиты.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе
по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне
лицевой обложки дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении
документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в
графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие
акты и при необходимости составляются новая итоговая запись к
внутренней описи и лист-заверитель дела.
11.3.2.4. Заверительная надпись дела
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение
N 30 к Инструкции). Выносить заверительную надпись на обложку дела или
чистый оборот последнего листа документа запрещается.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество
листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности
формирования и физического состояния дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и
прочее;
номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и
прочее;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и
прочее) и количество вложенных в них листов;
номера поврежденных листов и тому подобное.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых
документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой
на соответствующий акт.
11.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения
составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки
приведена в приложении N 31 к Инструкции.
На обложке дела указываются: наименование органа государственной
власти края (Губернатор края, Правительство края, Администрация
Губернатора края), наименование структурного подразделения,
обеспечивающего хранение дел, индекс дела, заголовок дела, дата дела
(тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
наименование органа государственной власти края (Губернатор края,
Правительство края, Администрация Губернатора края) указывается
полностью в именительном падеже;
наименование структурного подразделения, обеспечивающего хранение
дел;
индекс дела - проставляется по номенклатуре дел;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел (в необходимых
случаях в заголовок вносятся уточнения (номера указов, протоколов и
другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на
обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и
заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу,
сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку
помещенного в этот том документа.
Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы
заведения и окончания дела.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел,
состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты
документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных
в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное),
даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой
строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год
(ы)".
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в
соответствии с заверительной надписью.
Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,
является дата регистрации основного документа, приложение к которому
помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты
резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив УДО.
На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения
пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 75
лет".
11.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет
включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не
проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
11.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале
регистрации дел структурными подразделениями, обеспечивающими хранение
дел, либо в электронной базе системы автоматизированного
делопроизводства.
11.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного
года на основании номенклатуры дел. Возможно ведение журнала
регистрации дел по форме в приложении N 32 к Инструкции.
11.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава
многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.
Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в
пределах календарного года.
11.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в
деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки
хранения дела.
Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.
11.3.9. Составление описей дел
Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и
содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
единой (порядковой) нумерацией.
Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 33 к
Инструкции) и представляются в краевое учреждение через два года после
завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в
четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).
В опись дел постоянного хранения включаются также дела,
сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная
комиссия).
Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на
обложке дела;
дата дела (тома);
количество листов в деле (томе);
срок хранения дела (для описи по личному составу).
При составлении описи соблюдаются следующие требования:
систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует
их систематизации в номенклатуре дел;
систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется
по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом
следующей последовательности: распорядительные акты по личному
составу, списки личного состава, личные карточки государственных
(муниципальных) служащих, личные дела, лицевые счета по заработной
плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если
дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под
самостоятельным номером);
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются
словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;
в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится
полностью;
для дел, состоящих из нескольких томов, к каждому тому
составляется уточняющий заголовок.
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются
в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы
делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за... год,
дело N...", которая помещается после интервала за последней
описательной статьей каждого последующего года.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается
(цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи,
первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости
оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись
подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты
составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном
листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте
последнего листа описи.
УДО и структурные подразделения Администрации Губернатора края
осуществляют временное хранение документов постоянного срока хранения
в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются
в краевое учреждение. Документы передаются по описям, утвержденным в
установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-
передачи, составляемым в двух экземплярах.
11.4. Уничтожение документов и дел
с истекшими сроками хранения
11.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки
хранения которых истекли, за соответствующий период времени
оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее также -
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению)
(приложение N 34 к Инструкции). (В редакции Указа Губернатора
Красноярского края от 31.12.2013 г. N 256-уг)
11.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок
хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например,
законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть
включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года).
11.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о
выделении документов к уничтожению производится после составления
описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты
рассматриваются на заседании комиссии по экспертизе ценности
документов одновременно). (В редакции Указа Губернатора Красноярского
края от 31.12.2013 г. N 256-уг)
11.4.4. Рассмотренные комиссией по экспертизе ценности документов
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
утверждаются руководителем аппарата Правительства края.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в
перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от
25.08.2010 N 558, до утверждения руководителем аппарата Правительства
края утверждаются экспертно-проверочной комиссией уполномоченного
органа исполнительной власти края в области архивного дела.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Красноярского края от
31.12.2013 г. N 256-уг)
11.4.5. После утверждения руководителем аппарата Правительства
края актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на
переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой
указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной
макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется
отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности,
фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение,
и даты).
11.5. Хранение и использование архивных документов
11.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности
Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата
Правительства края, Администрации Губернатора края, после проведения
экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим
законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной
передаче на хранение в краевое учреждение.
Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и
уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется
законодательством Российской Федерации и края в области архивного
дела.
Передача документов на постоянное хранение в краевое учреждение
оформляется актом приема-передачи дел.
11.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и
исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во
временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.
Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность
полученных документов. При работе с архивными документами не
разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне
служебных помещений.
11.5.3. Подлинники правовых актов для работы вне помещения их
хранения не выдаются.
11.5.4. Ознакомление государственных гражданских служащих с
архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности
"Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.
11.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются
по письменным запросам.
11.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных
случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
Приложение N 1
к инструкции по делопроизводству
Расписка о принятии документов от физического лица
Настоящим подтверждается, что "___" _____________ 20__года
от____________________________________________________________________
(ФИО физического лица полностью)
в Правительство Красноярского края предъявлено извещение о намерении
продать земельный участок из земель сельскохозяйственного назначения с
кадастровым номером _________________________________________________,
расположенный_________________________________________________________
_____________________________________________________________________,
на ____ листах, приложение на ____ листах.
Наименование должности
государственного
гражданского служащего
отдела служебных писем
УДО, принявшего
документы Подпись И.О. Фамилия
Контактный телефон: 249-30-24
(Приложение в редакции Указа Губернатора Красноярского края от
10.04.2013 г. N 64-уг)
Приложение N 2
к инструкции по делопроизводству
Список
не подлежащих регистрации документов (корреспонденции)
1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы,
открытки.
2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без
сопроводительных писем).
3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические
периодические сборники и другие издания.
4. Рекламные материалы, проспекты.
5. Судебные повестки.
6. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы
статистической отчетности, информационные и справочные материалы.
7. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных
писем).
8. Прогнозы погоды.
9. Документы, поступившие от гражданина либо от государственного
гражданского служащего края, изъявившего желание участвовать в
конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской
службы Красноярского края или в кадровый резерв для замещения
должностей государственной гражданской службы Красноярского края.
Приложение N 3
к инструкции по делопроизводству
Формы регистрационных штампов
---------------------------------
| Правительство |
| Красноярского края |
|_______________________________|
| " " 20 года |
| N ___________________________ |
---------------------------------
---------------------------------
| Администрация Губернатора |
| Красноярского края |
| " " 20 года |
| |
| N ___________________________ |
---------------------------------
Приложение N 4
к инструкции по делопроизводству
Форма реестра отправляемой корреспонденции
-----------------------------------------------------------------
| N | Дата | Регистрационный | Наименование | Почтовый |
| п/п | отправления | номер | адресата | адрес |
|-----+-------------+-----------------+--------------+----------|
| | | | | |
|-----+-------------+-----------------+--------------+----------|
| | | | | |
-----------------------------------------------------------------
Приложение N 5 - 15 к инструкции по делопроизводству не
приводятся.
Приложение N 16
к инструкции по делопроизводству
Форма отчета об использовании бланков
(В редакции Распоряжения Правительства Красноярского края
от 04.05.2016 № 78-уг)
Отчет об использовании бланков
писем _____________________________________________________
(Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского
края, заместителя Губернатора Красноярского края,
полномочного представителя Губернатора Красноярского края в
Законодательном Собрании Красноярского края, Администрации
Губернатора Красноярского края, аппарата Правительства
Красноярского края) (В редакции Распоряжения Правительства
Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
по приемной ______________________________________________________
(указывается ФИО руководителя или наименование структурного
подразделения аппарата Правительства Красноярского края, Администрации
Губернатора Красноярского края)
------------------------------------------------------------------------------
| N | Номер | Наименование адресата | Регистра- | ФИО лица, | ФИО |
| п/п | бланка | | ционный | подписавшего | исполни- |
| | | | номер | документ | теля |
| | | | документа | | |
|-----+--------+-----------------------+-----------+--------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----+--------+-----------------------+-----------+--------------+----------|
| | | | | | |
|-----+--------+-----------------------+-----------+--------------+----------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 17 к инструкции по делопроизводству не приводится.
Приложение N 18
к инструкции по делопроизводству
Образцы бланков резолюций
(В редакции Распоряжения Правительства Красноярского края
от 04.05.2016 № 78-уг)
---------------------------------- ----------------------------------
| Губернатор | | Правительство |
| Красноярского края | | Красноярского края |
|_______________________________ | |________________________________|
| | | |
| И.О. Фамилия | | И.О. Фамилия |
| | | И.О. Фамилия |
| | | |
| Содержание резолюции. | | Содержание резолюции. |
| | | |
| | | |
| | | |
| Подпись И.О. Фамилия | | Подпись И.О. Фамилия |
| | | |
| дата | | дата |
| Регистрационный номер | | Регистрационный номер |
|________________________________| |________________________________|
| Вид документа, наименование | | Вид документа, наименование |
| организации (должности), дата, | | организации (должности), дата, |
| регистрационный номер | | регистрационный номер |
---------------------------------- ----------------------------------
(Формат А4 либо А6) (Формат А4 либо А6)
---------------------------------- ----------------------------------
| | | |
| Заместитель Губернатора | | Полномочный представитель |
| Красноярского края | | Губернатора Красноярского края |
| | | в Законодательном Собрании |
| | | Красноярского края |
(В редакции Распоряжения Правительства Красноярского края
от 04.05.2016 № 78-уг)
|________________________________| |________________________________|
| | | |
| И.О. Фамилия | | И.О. Фамилия |
| | | И.О. Фамилия |
| | | |
| Содержание резолюции. | | Содержание резолюции. |
| | | |
| | | |
| | | |
| Подпись И.О. Фамилия | | Подпись И.О. Фамилия |
| | | |
| дата | | дата |
| Регистрационный номер | | Регистрационный номер |
|________________________________| |________________________________|
| Вид документа, наименование | | Вид документа, наименование |
| организации (должности), дата, | | организации (должности), дата, |
| регистрационный номер | | регистрационный номер |
---------------------------------- ----------------------------------
---------------------------------- ----------------------------------
| | | |
| Администрация Губернатора | | Аппарат Правительства |
| Красноярского края | | Красноярского края |
_________________________________| |________________________________|
| | | |
| И.О. Фамилия | | И.О. Фамилия |
| | | И.О. Фамилия |
| | | |
| Содержание резолюции. | | Содержание резолюции. |
| | | |
| | | |
| | | |
| Подпись И.О. Фамилия | | Подпись И.О. Фамилия |
| | | |
| дата | | дата |
| Регистрационный номер | | Регистрационный номер |
|________________________________| |________________________________|
| Вид документа, наименование | | Вид документа, наименование |
| организации (должности), дата, | | организации (должности), дата, |
| регистрационный номер | | регистрационный номер |
---------------------------------- ----------------------------------
Приложение N 19 к инструкции по делопроизводству не приводится.
Приложение N 20
к инструкции по делопроизводству
Образец листа согласования
Лицевая сторона
СОГЛАСОВАНИЕ
______________________________________________________________________
(наименование вида правового акта)
______________________________________________________________________
(наименование правового акта)
Разработчик проекта __________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, занимаемая должность)
______________________________________________________________________
---------------------------------------------------------------------------------
| Фамилия, инициалы | | Дата | Замечания*, |
| визирующего проект | Наименование должности | поступления на | подпись и дата |
| | | согласование | согласования |
|--------------------+------------------------+----------------+----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
|--------------------+------------------------+----------------+----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
|--------------------+------------------------+----------------+----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
|--------------------+------------------------+----------------+----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
|--------------------+------------------------+----------------+----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
|--------------------+------------------------+----------------+----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
---------------------------------------------------------------------------------
Сведения о направлении проекта правового акта
-----------------------------------------------------------------------------------
| Адресат направления | Дата направления | Наименование должности, | Личная |
| проекта | | Ф.И. О. | подпись |
| | | | |
|--------------------------+------------------+-------------------------+---------|
| Прокуратура края | | | |
| | | | |
|--------------------------+------------------+-------------------------+---------|
| Западно-Сибирская | | | |
| транспортная прокуратура | | | |
|--------------------------+------------------+-------------------------+---------|
| Официальный сайт | | | |
| Красноярского края - | | | |
| единый краевой портал | | | |
| "Красноярский край" ** | | | |
(В редакции Указа Губернатора Красноярского края
от 10.04.2013 г. N 64-уг)
-----------------------------------------------------------------------------------
____________________
*Замечания, объемные по содержанию, следует оформлять на отдельном
листе.
** При размещении в целях проведения независимой антикоррупционной
экспертизы указываются сроки приема заключений.
Приложение N 21
к инструкции по делопроизводству
Форма протокола (таблицы) разногласий
Протокол разногласий
по проекту ________________________________________________
(указывается вид правового акта, заголовок (краткое содержание)
----------------------------------------------------------------------------------------------
| Замечания ____________________ | Возражения ____________________ |
| _______________________________ | _______________________________ |
| (указывается наименование структурного | (указывается наименование структурного |
| подразделения аппарата Правительства края, | подразделения аппарата Правительства края, |
| Администрации Губернатора края, органа | Администрации Губернатора края, органа |
| исполнительной власти края) | исполнительной власти края, ответственного за |
| | подготовку правового акта) |
|--------------------------------------------+-----------------------------------------------|
| 1. | 1. |
| | |
|--------------------------------------------+-----------------------------------------------|
| 2. | 2. |
| | |
|--------------------------------------------+-----------------------------------------------|
| .... | .... |
----------------------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности Наименование должности
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
Фамилия Имя Отчество
Телефон исполнителя
Приложение N 22
к инструкции по делопроизводству
Образец оформления списка рассылки
Список
рассылки документа (письма, телеграммы, протокола)
от "____" ___________20__ года N ______
------------------------------------------------------------------------
| Наименование органа, | Наименование должности, | Почтовый адрес |
| учреждения, организации | ФИО | |
|-------------------------+---------------------------+----------------|
| Администрация | Главе администрации | |
| г. Ачинска | г. Ачинска | |
| | Фамилия И.О. | |
|-------------------------+---------------------------+----------------|
| Администрация | Главе администрации | |
| г. Норильска | г. Норильска | |
| | Фамилия И.О. | |
|-------------------------+---------------------------+----------------|
| Администрация Северо- | Главе администрации | |
| Енисейского района | Северо-Енисейского района | |
| | Фамилия И.О. | |
|-------------------------+---------------------------+----------------|
| Администрация | Главе администрации | |
| Туруханского района | Туруханского района | |
| | Фамилия И.О. | |
| | | |
|-------------------------+---------------------------+----------------|
| ЗАО "Ванкорнефть" | Исполняющему | Мира пр., 19 |
| | обязанности генерального | 660049 |
| | директора | |
| | Фамилия И.О. | |
------------------------------------------------------------------------
Наименование
должности исполнителя Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложения к инструкции по делопроизводству N 23 - 27 не
приводятся.
Приложение N 28
к инструкции по делопроизводству
Форма номенклатуры дел
Правительство Красноярского края
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
__________N _________ Руководитель аппарата
_____________________ Правительства Красноярского края
(место составления) подпись И.О. Фамилия
На _______________ год Дата
--------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела | Примечание |
| дела | (тома, частей) | (томов, | (тома, части) и | |
| | | частей) | N статей по | |
| | | | перечню | |
|--------+----------------+------------+--------------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------+----------------+------------+--------------------+------------|
| | | | | |
|--------+----------------+------------+--------------------+------------|
| | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Начальник УДО Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного
агентства Красноярского края
от... N...
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году
в Правительстве Красноярского края.
--------------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | | |
| | |--------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|-------------------------------------+-------+-------------+------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-------------------------------------+-------+-------------+------------------|
| Постоянного | | | |
|-------------------------------------+-------+-------------+------------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|-------------------------------------+-------+-------------+------------------|
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|-------------------------------------+-------+-------------+------------------|
| ИТОГО | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
Начальник УДО Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 29
к инструкции по делопроизводству
Форма внутренней описи
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
--------------------------------------------------------------------------
| N п/п | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание |
| | документа | документа | документа | листов дела | |
|-------+-----------+-----------+-------------+-------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-------+-----------+-----------+-------------+-------------+------------|
| | | | | | |
|-------+-----------+-----------+-------------+-------------+------------|
| | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Итого _________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 30
к инструкции по делопроизводству
Форма листа заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________лист (ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
-------------------------------------------------------
| Особенности физического состояния и | Номера листов |
| формирования дела | |
|-------------------------------------+---------------|
| 1 | 2 |
|-------------------------------------+---------------|
| | |
|-------------------------------------+---------------|
| | |
-------------------------------------------------------
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 31
к инструкции по делопроизводству
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения
Наименование краевого архивного учреждения
Правительство Красноярского края
Дело N ___ Том N ___
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(заголовок дела)
_______________________________________________________________________
(крайние даты)
За ___________ год
На ________ листах
Хранить __________
Приложение N 32
к инструкции по делопроизводству
Форма журнала регистрации дел
Журнал регистрации дел
-------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Номер дела | Заголовок дела | Сдано в архив |
| заведения |----------------------------+----------------+-------------------------|
| дела | индекс | порядковый | | номер тома | количество |
| | подразделения | номер дела | | | листов |
|-----------+---------------+------------+----------------+------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----------+---------------+------------+----------------+------------+------------|
| | | | | | |
|-----------+---------------+------------+----------------+------------+------------|
| | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 33
к инструкции по делопроизводству
Форма описи дел
ОПИСЬ ДЕЛ
Правительство Красноярского края УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Правительства Красноярского края
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Фонд N Р-...
Опись N...
дел постоянного срока хранения
за... год
-----------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Заголовок дела | Крайние | Кол-во | Примечание |
| п/п | дела | | даты | листов | |
|-----+--------+----------------+---------+--------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----+--------+----------------+---------+--------+------------|
| | | | | | |
|-----+--------+----------------+---------+--------+------------|
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено... (...) дел с N... по N... в том
числе:
литерные -
пропущенные -
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Правительство Красноярского края УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Правительства Красноярского края
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Фонд N Р-...
Опись N...
дел по личному составу
за... год
----------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Заголовок дела | Крайние | Срок | Кол-во | Примечание |
| п/п | дела | | даты | хранения | листов | |
|-----+--------+----------------+---------+----------+--------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----+--------+----------------+---------+----------+--------+------------|
| | | | | | | |
|-----+--------+----------------+---------+----------+--------+------------|
| | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено... (...) дел с N... по N... в том
числе:
литерные -
пропущенные -
Опись составил:
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Начальник отдела кадров Подпись И.О. Фамилия
Приложение N 34
к инструкции по делопроизводству
Форма акта о выделении документов к уничтожению
Правительство Красноярского края УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
АКТ Правительства Красноярского края
Подпись И.О. Фамилия
______________ N ___________ Дата
____________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
__________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Кол-во | Сроки | Примечание |
| п/п | дела или | дела или | описей | по | дел | хранения | |
| | групповой | крайние | | номенклатуре | | дела | |
| | заголовок | даты дел | | или | | и номера | |
| | дел | | | N дела по | | статей по | |
| | | | | описи | | перечню | |
|-----+------------+-----------+---------+---------------+---------+------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----+------------+-----------+---------+---------------+---------+------------+------------|
| | | | | | | | |
|-----+------------+-----------+---------+---------------+---------+------------+------------|
| | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------------
Итого ______________________________ дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________________ N ___________________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от... N...
Документы в количестве ____________________________________дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________ кг сданы в ____________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________N ___________
Наименование должности лица,
сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
