|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006 № 337РЕСПУБЛИКА ХАКАСИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВО ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Правительства Республики Хакасия от 11.11.2011 г. N 761 Об утверждении инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия от 4 декабря 2006 г. г. Абакан N 337 В соответствии с Постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 N 304 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти" и в целях совершенствования порядка работы с документами в Аппарате Правительства Республики Хакасия, использования при обработке служебной корреспонденции и внутренних документов Правительства Республики Хакасия современных технологий в части регистрации и осуществления контроля за исполнением документов Правительство Республики Хакасия П О С Т А Н О В Л Я Е Т : 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия. 2. Признать утратившим силу Постановление Правительства Республики Хакасия от 16.12.1999 N 185 "Об утверждении Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия". 3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на Руководителя Аппарата Правительства - заместителя Председателя Правительства Республики Хакасия Л.П. Часовникова. Исполняющая обязанности Председателя Правительства Республики Хакасия, первый заместитель Председателя Правительства Республики Хакасия Н. ПИЛЮГИНА Утверждена Постановлением Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006 N 337 Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия (далее - Инструкция) определяет порядок работы с документами и ведения контроля по их исполнению в Аппарате Правительства Республики Хакасия (далее - Аппарат Правительства). 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата Правительства, осуществление контроля за исполнением документов возлагается на заведующих общим отделом, организационно-контрольным отделом, других отделов Аппарата Правительства. 1.3. Работать с документами Правительства Республики Хакасия (далее - Правительство) вне служебных помещений не разрешается, с содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 1.4. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку государственные служащие обязаны передать находящиеся у них на исполнении документы исполняющим их обязанности по распоряжению Руководителя Аппарата Правительства - заместителя Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Руководитель Аппарата Правительства) через канцелярию общего отдела Аппарата Правительства. 1.5. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий должен сдать документы в канцелярию или передать по акту вновь назначенному работнику. 1.6. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.7. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебной информации или копий документов для опубликования осуществляется через информационно-аналитический отдел Аппарата Правительства, в отдельных случаях по поручению Руководителя Аппарата Правительства. 1.8. Сотрудники Аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.9. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией. 1.10. При работе с документами, поступившими в Аппарат Правительства и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них исправления, делать любые пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.11. Об утрате документа немедленно докладывается заведующему отделом, в канцелярию общего отдела Аппарата Правительства. По факту утери документа проводится проверка, о результатах которой информируется Руководитель Аппарата Правительства и заместитель Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - заместитель Председателя Правительства), курирующий данную сферу деятельности. 1.12. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Аппарате Правительства, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.13. Документы оформляются на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Wind версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов). 2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Поступающая в Правительство Республики Хакасия (далее - Правительство) корреспонденция, кроме адресованной непосредственно отделам Аппарата Правительства, общественным организациям, принимается и регистрируется канцелярией общего отдела Аппарата Правительства в день поступления. Прием и регистрация писем, телеграмм, устных обращений граждан осуществляется в приемной по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства Республики Хакасия. 2.2. Конверты с корреспонденцией вскрываются, кроме конвертов с надписью "лично", проверяется правильность доставки, наличие вложенных в конверты документов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается исполнителю или пересылается по принадлежности. Конверты от вложенных документов уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить отправителя. Конверты с пометкой "заказное" передаются адресату под роспись. 2.3. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним недостающие документы запрашиваются по телефону, а при необходимости составляется акт в 2-х экземплярах (приложение 1), один из которых приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне листа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде". 2.4. Все поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 2). Предварительное рассмотрение и распределение документов осуществляется заведующим канцелярией общего отдела Аппарата Правительства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Председателя Правительства. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление с его содержанием руководителя органа государственной власти Республики Хакасия, в компетенции которого находится решение данного вопроса, до рассмотрения документа Председателем Правительства или его заместителем, о чем делается отметка "ознакомлен" с указанием фамилии должностного лица и даты ознакомления. Отметка проставляется специалистом канцелярии. Документы регистрируются в Аппарате Правительства один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Документу - ответу на инициативный документ присваивается самостоятельный входящий номер. 2.5. На первом листе поступившего документа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, который содержит номер документа, дату поступления (при необходимости часы и минуты) (приложение 3). Регистрация корреспонденции осуществляется в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота (САДД) "Дело" в соответствии с требованиями, предъявляемыми системой. 2.6. В исключительных случаях документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения их руководством Правительства. Все этапы работы с документом: текст резолюции, контрольные сроки исполнения, отметки о направлении документа исполнителю, промежуточные ответы - вносятся в электронную базу САДД "Дело". К исключительным случаям можно отнести ситуации, когда: документ попадает на рассмотрение руководителя при личной встрече с инициатором документа; поступивший документ содержит пометку "доложить немедленно" и ознакомление с ним руководителя производится до регистрации документа. Специалисты Аппарата Правительства несут ответственность за своевременность исполнения документов и отражение соответствующей информации в базе данных автоматизированной системы. 2.7. Прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленным. Зарегистрированные документы передаются по назначению в течение одного дня. 2.8. Документы, поступившие в адрес Правительства и зарегистрированные в канцелярии, заведующий общим отделом, в день их поступления, передает Председателю Правительства Республики Хакасия (далее - Председатель Правительства). Если в документе имеется ссылка на другие, поступившие ранее документы, они прилагаются к этому документу. Если поступивший ранее документ находится на исполнении, то прилагается его регистрационная карточка с резолюцией и отметками о ходе исполнения документа. 2.9. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, республиканские законы и постановления Верховного Совета Республики Хакасия, после их рассмотрения руководством, передаются в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства. Ознакомление членов Правительства с данной категорией документов по карточке ознакомления (приложение 4) производится только в соответствии с резолюцией Председателя Правительства либо его заместителей. Для Председателя Правительства дважды в месяц заведующим общим отделом готовится реестр поступивших федеральных актов. По соответствующему запросу на ознакомление представляются требуемые документы. Ознакомление заместителей Председателя Правительства с выписками из протоколов производится по реестрам, по мере регистрации документов. Выписки из протоколов вместе с реестрами после ознакомления заместителей Председателя Правительства Республики Хакасия передаются в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства для передачи в министерства и ведомства республики по направлениям деятельности. 2.10. Рассмотрение служебной корреспонденции руководством Правительства производится в день ее поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции, в которой указываются исполнитель, срок, порядок и характер исполнения. Документы, по которым резолюция руководителя предполагает исполнение сразу несколькими лицами, передаются поочередно каждому под роспись либо делаются фотокопии документов. Порядок оформления резолюции и направление в соответствии с ней документов исполнителям изложены в п. 4.7.5 настоящей Инструкции. 2.11. Специальные поступления: телеграммы, телефонограммы, документы с отметками о срочном вручении - подлежат регистрации в первую очередь и незамедлительно передаются руководителю, на данных документах проставляются часы и минуты поступления. 2.12. Сотрудниками канцелярии производится сканирование документов и прикрепление к регистрационным карточкам электронных образов текстов документов в САДД "Дело". Сканированию подлежат документы, по которым установлен контрольный срок исполнения, а также наиболее важные, социально значимые документы. Выделение документов для сканирования осуществляет заведующий канцелярией. 2.13. Исполненные документы передаются в канцелярию для приобщения к делу и дальнейшему хранению. Каждый документ должен иметь отметку об исполнении: "В дело". Документ списывается в дело руководителем, давшим поручение. При этом сотрудники канцелярии проверяют правильность отнесения документа в то или иное дело, устанавливают последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе, изымают лишние дубликаты и черновики документов, удаляют скрепки и булавки. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается. Каждое дело должно иметь не более 250 листов. 3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН 3.1. Все предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в адрес Правительства, передаются из канцелярии в приемную по работе с обращениями граждан общего отдела Аппарата Правительства, где их регистрируют и после предварительного просмотра в тот же день передают на рассмотрение Председателя Правительства, его заместителей по направлениям деятельности через помощников. 3.2. При регистрации на первой странице заявления, письма, жалобы в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (приложение 3), в котором отражается дата поступления и входящий номер регистрации. 3.3. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, например: И - 124, кол - 185 (в случае коллективного обращения). 3.4. Регистрация письменных и устных обращений граждан осуществляется в электронной базе САДД "Дело". 3.5. На каждое предложение, жалобу, заявление оформляется дело. При повторных обращениях вся переписка одного и того же лица накапливается и подшивается в одном деле. 3.6. Рассмотрение заявлений, жалоб и предложений ставится на контроль в соответствии с резолюцией должностного лица, рассмотревшего обращение. Руководство Правительства может давать поручения руководителям министерств, госкомитетов, комитетов, а также направлять в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, главам муниципальных образований Республики Хакасия. В этом случае исполнителю направляются копии обращения и контрольной карточки с резолюцией должностного лица. В некоторых случаях обращение направляется исполнителю с сопроводительным письмом, которое готовится специалистами приемной по работе с обращениями граждан или помощником заместителя Председателя Правительства, автора резолюции. Гражданину, обратившемуся в Правительство с заявлением, жалобой либо предложением, в соответствии с законодательством республики направляется уведомление о том, куда по подведомственности на исполнение направлено обращение. 3.7. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным, если решены все поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в базе данных САДД "Дело". 3.8. Снятие с контроля и списание в дело исполненных обращений производится руководителем, давшим поручение. Обращение считается списанным в дело, если на ответе исполнителя есть отметка "В дело" и подпись руководителя. Законченные исполнением письма граждан формируются в дела в установленном порядке. 3.9. При подготовке ответов на предложения, заявления и жалобы граждан исходящим номером является входящий номер полученного письма, жалобы, заявления. 3.10. Все предложения, жалобы и заявления, поступившие в Правительство, должны рассматриваться в течение месяца с момента регистрации обращения. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки решения, в порядке исключения, могут быть продлены Председателем Правительства, его заместителями, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Исполнение подобных обращений ставится на дополнительный контроль, о чем сообщается заявителю. 3.11. Личный прием граждан руководством Правительства Республики Хакасия осуществляется согласно графику приема, который ежемесячно разрабатывается заведующим приемной по работе с обращениями граждан и утверждается Председателем Правительства. График личного приема граждан размещается на доступном для обозрения месте в холле 1 этажа здания Правительства. Регистрация и порядок работы с обращениями граждан, поступившими на личном приеме, осуществляется аналогично работе с письменными и устными обращениями граждан. 3.12. Специалисты приемной по работе с обращениями граждан проводят анализ и обобщение поступающих писем и устных обращений, ежемесячно представляют Руководителю Аппарата Правительства статистическую информацию об итогах работы с обращениями граждан в Аппарате Правительства, ведут справочную работу по законченным делопроизводством письмам и жалобам граждан. 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ПИСЕМ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА, АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. При подготовке и оформлении документов специалисты Аппарата Правительства руководствуются требованием о том, что все документы, которые готовятся на основании законов, указов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них. 4.2. Ответственность за подготовку проекта исходящего документа (докладной записки, справки, письма и т.д.) возлагается на специалистов Аппарата Правительства, если документ готовится в структурном подразделении Аппарата Правительства. При подготовке исходящих документов Правительства в министерствах, госкомитетах и комитетах персональную ответственность за их качество несут руководители министерств, госкомитетов и комитетов, помощники Председателя Правительства и его заместителей, в соответствии с направлениями деятельности. До передачи документа на согласование или подпись он должен быть проверен и отредактирован корректором общего отдела Аппарата Правительства. К распечатыванию на бланках Правительства допускаются экземпляры документов, полностью отредактированные и откорректированные исполнителями совместно с заинтересованными лицами. Распечатка окончательных текстов документов производится в корректорско-множительном бюро Аппарата Правительства с дискет исполнителей или других электронных носителей информации на нумерованных бланках. Подготовка писем 4.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы (приложение 5; 6; 7; 8) в 2-х экземплярах (второй экземпляр допускается выполнять не на бланке, этот экземпляр, подлинно подписанный, подшивается в дело после регистрации письма). Текст письма должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации (как правило, не превышать 2-х страниц). В том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложение, размер письма не должен превышать 5 - 6 страниц. 4.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата. Если письмо направляется в дополнение к ранее направленному, то в нем следует указать номер и дату этого письма. На втором экземпляре письма ставятся визы исполнителей и ответственных лиц, с которыми согласован проект письма. Подпись визирующего должна быть написана разборчиво с расшифровкой должности, фамилии и указанием даты. Порядок визирования документа определен в п. 4.7.10 настоящего раздела Инструкции. 4.5. При необходимости передачи срочной информации адресату готовится телеграмма. Текст телеграммы должен излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание, без переноса слов, поправок и исправлений. Подпись оформляется с новой строки от начала поля документа. Телеграмма готовится в одном экземпляре. 4.6. Все исходящие документы: служебные письма, телеграммы - регистрируются в день их подписания в канцелярии общего отдела Аппарата Правительства. Срок исполнения контролируемых документов отмечается в регистрационной карточке САДД "Дело", о чем уведомляется исполнитель. 4.7. При оформлении документов используются следующие реквизиты: 4.7.1. Дата документа Датой документа, как правило, является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. В документах дату оформляют цифровым способом, тремя парами арабских цифр, в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 24.06.2001; допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 июня 2003 года. В документах, содержащих сведения финансового характера, как правило, применяется словесно-цифровой способ оформления даты. Дата на документе проставляется лицом, его подписавшим. Если должностным лицом, подписавшим документ, дата не проставлена, то она указывается специалистом Аппарата Правительства, ответственным за регистрацию, в соответствии с фактической датой поступления документа на регистрацию. 4.7.2. Регистрационный номер Регистрационный номер документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Входящий регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа и индекса, указывающего, откуда поступил документ, например: 4152/М; 2121/С или 344/Х. Индексы: М, С, Х - означают регион, откуда поступил документ (Москва, субъекты, Хакасия соответственно). При присвоении регистрационного номера исходящему документу (служебному письму) независимо от бланка, на котором он выполнен, используется буквенно-цифровой способ, при котором буквы являются инициалом имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, а цифры означают порядковый номер исходящего документа, например: АЛ-М-244, ЛЧ-682. Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ. 4.7.3. Адресат Реквизит "адресат" является обязательным и располагается на первой странице в правом верхнем углу. Состав реквизита "адресат" может быть полным или кратким в зависимости от конкретного документа. Полный адрес максимально может состоять из следующих составных частей: - наименование учреждения, организации (в именительном падеже); - наименование структурного подразделения (в именительном падеже); - наименование должности руководителя структурного подразделения (в дательном падеже); - инициалы и фамилия в дательном падеже (инициалы указываются перед фамилией); - почтовый адрес. Составные части почтового адреса указываются в последовательности, определенной правилами почтовой связи. Полный почтовый адрес указывается исполнителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, например: Редакция журнала "Делопроизводство", отдел доставки, заместителю начальника отдела И.О. Фамилия ул. Полянка, д. 2/1, Москва, 117036 Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. При направлении документа руководителю организации или его заместителю допускается в реквизите "адресат" не указывать наименование организации или структурного подразделения, если оно входит в наименование должности адресата, например: Министру здравоохранения Республики Хакасия Л.А. Бурнаковой При направлении документов в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ, при этом он не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишут. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, при этом на каждом экземпляре подготовленного на бланке документа указывается только один адресат, на экземпляре канцелярии (без бланка) в реквизите "адресат" указывают "(по списку)". Список на рассылку должен содержать точные наименования организаций, их почтовые адреса и подписываться исполнителем с указанием даты. Составные части реквизита "адресат" разделяются 1,5 - 2 межстрочными интервалами. 4.7.4. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель Правительства Республики Хакасия ______________ А.И. Лебедь "__" _____________ 200_ г. Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Республики Хакасия от "__" _______ 200_ г. N __ Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования того документа, который утверждается. Например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, перечень УТВЕРЖДЕН. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких документов (например, состав координационного совета, положение о нем), утверждаемых одним актом (постановлением, распоряжением), допускается определение их в составе документа в качестве приложений. Отметка "приложение" проставляется выше грифа "УТВЕРЖДЕНО" (через интервал) в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Например: Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Республики Хакасия от "__" ______ 200__ г. N __ ПОЛОЖЕНИЕ о координационном совете при Правительстве Республики Хакасия... (далее текст) или: Приложение 2 УТВЕРЖДЕН Постановлением Правительства Республики Хакасия от "__" ______ 200__ г. N __ СОСТАВ координационного совета при Правительстве Республики Хакасия... (далее текст) 4.7.5. Резолюция Поручения по исполнению документов оформляются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция оформляется на свободном поле документа. В случае, если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 (карточке) утвержденной формы (приложение 9). В этом случае на карточке резолюции в правом нижнем углу проставляется дата входящего документа и его регистрационный номер. Карточка с резолюцией скрепляется с основным документом и подлежит оформлению в архив. 4.7.6. Заголовок к тексту Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок составляется к документу, оформляемому на бумаге формата А4, независимо от его назначения. Заголовок - это обязательный реквизит документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Он должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например: постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии, акт (чего?) передачи материальных ценностей. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок не указывается на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (184 x 210 мм). 4.7.7. Текст документа Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой. 4.7.8. Отметка о наличии приложений Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Приложения к документу могут быть трех видов: - утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом, например, приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение; - поясняющие или дополняющие содержание основного документа; - являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом. Приложения к документам должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи или визы лиц, ответственных за содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Сведения о наличии приложений к служебным письмам, документам информационного характера оформляются в следующем порядке: - слово "приложение" печатается ниже основного текста письма от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "приложение" ставится двоеточие; - если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 10 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении, например: Приложения: 1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту государственного стандарта на 4 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от 21 мая 2005 г. N 1-102 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 2 экз. Приложения к постановлениям, распоряжениям оформляются в соответствии с требованиями раздела 7 (п. 7.12) настоящей Инструкции. 4.7.9. Подпись Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями: - направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации и в другие органы государственной власти Российской Федерации - Председателем Правительства Республики Хакасия, в случае его отсутствия - Первым заместителем либо заместителем, на которого возложено исполнение обязанностей Председателя Правительства, либо курирующим заместителем; - направленные главам муниципальных образований Республики Хакасия и в другие организации - Председателем Правительства либо его заместителями, в зависимости от содержания вопросов, поднимаемых в письмах. Сопроводительные письма по законодательным инициативам в соответствии с Конституцией Республики Хакасия подписываются только Председателем Правительства. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, наименование учреждения - автора, если документ оформляется не на бланке, личная подпись, инициал имени и фамилия. При оформлении реквизита "подпись", если письмо подготовлено на бланке должностного лица (приложения 6, 7, 8), допускается не указывать наименование должности лица, подписавшего документ. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности в разных органах власти (организациях), их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей, например: Председатель Правительства Председатель Верховного Совета Республики Хакасия Республики Хакасия ________________ А. Лебедь __________________ В. Штыгашев личная подпись личная подпись Такого рода письма готовятся без использования бланков. При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Руководитель Аппарата Правительства - заместитель Председателя Правительства Республики Хакасия личная подпись И. Фамилия Главный бухгалтер личная подпись И. Фамилия В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии: личная подпись И. Фамилия Члены комиссии: личная подпись И. Фамилия личная подпись И. Фамилия личная подпись И. Фамилия Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту. Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, с указанием своей фактической должности и фамилии. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего не допускается. 4.7.10. Согласование (визирование) документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия нормативным правовым актам проводится согласование документа. Согласование документа может быть как внутренним (с подразделениями и должностными лицами), так и внешним (со сторонними заинтересованными органами и организациями). Перечень согласующих органов и организаций определяется составителем документа исходя из его содержания, вида адресата или предусматривается нормативными правовыми актами. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входит слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И.О. Фамилия "__" ____________ 200__ г. Если согласование осуществляется письмом, протоколом, постановлением и др., гриф согласования оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Постановлением Правительства Республики Хакасия от "__" __________ 200__ г. N __ Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" и занимает левое поле документа. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза). Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего, например: Заведующий юридическим отделом Личная подпись В. Сидоров 25.03.2006 Виза подтверждает, что должностное лицо ознакомилось с документом. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Личная подпись А. Орлов 25.08.2006 Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка: С проектом не согласен, замечания прилагаются Заведующий юридическим отделом Личная подпись С. Новиков 05.06.2006 Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. Визы проставляются на нижнем поле последнего листа второго экземпляра подготовленного письма. При согласовании проектов постановлений, распоряжений заполняется лист согласования установленной формы (приложения 10, 11, 12, 13). Однако, если виз не более четырех, допускается их оформлять на нижнем поле последнего листа подлинника документа. Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования при согласовании проектов постановлений, распоряжений установлены Регламентом Правительства, пунктами 7.8 - 7.9 настоящей Инструкции. Служебные письма, как правило, визируются руководителем органа, ответственного за подготовку документа. 4.7.11. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется на последней странице документа, на лицевой или оборотной его стороне, и состоит из фамилии или фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его телефона, например: Куликов 29-92-26 или Куликов Иван Петрович 29-92-26 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Допускается отметку об исполнителе выполнять шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа. 4.7.12. Идентификатор электронной копии документа В левом углу нижнего поля последней страницы документа размером шрифта не менее N 6 печатается идентификатор электронной копии документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату или другие поисковые данные. 4.8. Служебные документы, подготовленные для печатания в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, должны быть написаны ясно, разборчиво и обязательно чернилами. В верхнем левом углу первой страницы рукописи указывается количество экземпляров, фамилия исполнителя и дата сдачи материала. 4.9. В корректорско-множительном бюро поступивший материал для печатания записывается в журнал, в котором указывается дата печатания документа, количество листов, экземпляров и повторность печатания. 4.10. Ответственность за своевременное и качественное печатание документов в корректорско-множительном бюро возлагается на заведующего бюро. 4.11. Все исходящие документы (письма) после подписания рассылаются канцелярией адресатам в день их регистрации, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно после регистрации. Отправка исходящих документов в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации, прокуратуры, судебных органов осуществляется Аппаратом Правительства. В остальных случаях отправка корреспонденции осуществляется через министерства и ведомства республики, ответственные за подготовку документов. Направление исходящей корреспонденции с использованием фельдъегерской связи осуществляется по распоряжению Председателя Правительства или его заместителей. 4.12. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагаются другие подлинные документы: письма организации, заявления, жалобы конкретных лиц - в регистрационной карточке прилагаемого документа отмечается дата отправки и наименование адресата. При направлении исполнителю подлинника документа, подлежащего возврату, на первой его странице ставится штамп "Подлежит возврату". 4.13. Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт. 4.14. Для отправки документов постоянным адресатам могут использоваться конверты с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом. Оформление протоколов 4.15. Для оформления записи хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Правительства, его Президиума, комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, совещаниях, проводимых в Правительстве и Аппарате Правительства, составляется протокол. 4.15.1. Протоколы заседаний Правительства, его Президиума составляются сотрудниками протокольного сектора общего отдела Аппарата Правительства и оформляются вместе с распорядительными документами, принятыми на этих заседаниях, в единый протокол. 4.15.2. Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, созданных постановлениями Правительства и его Президиума, распоряжениями, составляются и оформляются секретарем либо лицом из числа членов комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета. Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Председателем Правительства, его заместителями, руководителями структурных подразделений Правительства, осуществляется специалистами, назначаемыми председательствующим на совещании. 4.15.3. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman (размер N 13, через один интервал). Форма оформления протокола может быть полной или краткой. Для оформления протоколов заседаний Правительства, его Президиума принята краткая форма протокола, при которой не включаются тексты докладов, обсуждений, не излагаются подробно мнения выступающих. Однако в случае высказывания особого мнения кого-либо из членов Правительства по обсуждаемому вопросу данное мнение отражается и в краткой форме протокола. Для оформления протоколов заседаний, совещаний комиссий, советов, рабочих групп принято использовать полную форму оформления протокола. В данной форме отражается информация по каждому вопросу с записью краткого содержания докладов, приложения их текстов (при наличии), высказанных мнений. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "Текст доклада прилагается". 4.15.4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование формы документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи. 4.15.5. Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется буквенно-цифровым методом: например, 15 ноября 2006 года. Если протоколируемое мероприятие заняло более одного дня, то указываются начальная и конечная даты. Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания (совещания) в течение календарного года или в течение срока действия комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета раздельно для каждого вида протокола. Регистрация протоколов заседаний Правительства, его Президиума осуществляется в протокольном секторе Аппарата Правительства. Протоколы заседаний (совещаний) комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов регистрируются в составе документов данных органов. 4.15.6. Заголовок к тексту протокола должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа. Например: Протокол заседания Правительства Республики Хакасия. 4.15.7. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Во вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании, фамилии или общее количество участников заседания (совещания) и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствовавших на заседании записываются в протокол, если их количество не более 15, в алфавитном порядке с указанием места и должности; если их больше, то составляется отдельный список, о чем делается отметка: "Список прилагается". При оформлении протоколов заседаний Правительства, его Президиума все участники заседания включаются в протокол, при этом во вводной части указываются: председатель заседания - Председатель Правительства или лицо, исполняющее его обязанности в период отсутствия; секретарь заседания - Руководитель Аппарата Правительства или лицо, исполняющее его обязанности в период отсутствия, заместители Председателя Правительства, члены Правительства и лица, приглашенные на заседание, перечисленные по алфавиту, с указанием должности. 4.15.8. В повестке дня заседания, совещания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должности и фамилии докладчиков. Допускается не указывать докладчиков при оформлении повестки дня в протоколе заседания, если эта повестка прикладывается к протоколу. 4.15.9. Основная часть текста протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ (для полной формы протокола)...ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... Эти слова печатаются прописными буквами. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся: наименование обсуждаемого вопроса, фамилия и инициалы докладчика, краткое содержание его доклада, информации, отчета (для полной формы протокола). В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе фиксируются вопросы, заданные докладчику. При оформлении краткого протокола заседаний Правительства, Президиума Правительства данный раздел входит в состав раздела "СЛУШАЛИ" и оформляется следующим образом: "СЛУШАЛИ: ...(наименование вопроса по повестке) Выступили: ...(перечисляются фамилии лиц, выступивших по конкретному вопросу)" В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, таким образом, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "утвердить...", "предусмотреть...", "внести изменения...". По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. Наряду с решением в полном протоколе указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшиеся", а также список лиц, не участвующих в голосовании. В краткой форме протокола заседания Правительства, его Президиума количество голосов указывается только в случае, если по конкретному вопросу председательствующим было организовано поименное голосование, в случае, если в процессе обсуждения возникли разногласия. 4.15.10. Участник заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после принятия соответствующего решения. 4.15.11. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Правительства, его Президиума заверяются гербовой печатью Правительства, копии, выписки из протоколов - печатью протокольного сектора. При необходимости осуществляется рассылка копий протоколов и выписок из них по решению председателя заседания, совещания или, если это определено в положении о комиссии, совете, оргкомитете. Копии протоколов заседаний Правительства, его Президиума, выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам по решению Руководителя Аппарата Правительства. 4.15.12. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Правительства, Президиума Правительства хранятся в составе документов, принятых на заседаниях, оформляются вместе с ними в дела и хранятся в протокольном секторе Аппарата Правительства до передачи на государственное хранение. Форма протокола заседаний Правительства, его Президиума представлена в приложении 14, 15 к Инструкции. Подлинные экземпляры протоколов заседаний комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов по конкретному виду вместе с имеющейся служебной перепиской формируются в дела по мере возрастания их порядковых номеров секретарем или лицом, ответственным за хранение документации в данной комиссии, совете, рабочей группе, оргкомитете. По окончании срока действия комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета дела передаются в организационно-контрольный отдел. Оформление актов 4.16. Для оформления результатов приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации и т.д. составляются акты. 4.16.1. Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (размер N 13, через один интервал). Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа (АКТ), дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. 4.16.2. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт списания материальных ценностей. 4.16.3. Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования, экспертизы и т.п.). 4.16.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта. В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются). 4.16.5. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. 4.16.6. В Аппарате Правительства акты утверждаются Руководителем Аппарата Правительства, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. По решению Руководителя Аппарата Правительства акты могут быть зарегистрированы в канцелярии Аппарата Правительства. В этом случае подлинные экземпляры актов хранятся в канцелярии, для работы в отделы передаются копии актов. Хранение актов осуществляется в подразделениях Аппарата Правительства, участвовавших в его составлении. Типовые формы актов представлены в приложениях 16, 17 к настоящей Инструкции. 5. ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ И ОБНАРОДОВАНИЯ ЗАКОНОВ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ 5.1. Республиканские законы, принятые сессией Верховного Совета Республики Хакасия (далее - Верховный Совет), поступают в канцелярию Аппарата Правительства в двух экземплярах вместе с соответствующим постановлением Верховного Совета о принятии данного закона и сопроводительным письмом Председателя Верховного Совета Республики Хакасия (далее - Председатель Верховного Совета). 5.2. Сопроводительное письмо регистрируется в канцелярии Аппарата Правительства для осуществления контроля за сроками подписания и обнародования представленных законов. 5.3. Законы вместе с сопроводительным письмом передаются Председателю Правительства для оформления резолюции и дальнейшего направления в Государственный правовой комитет Республики Хакасия (далее - правовой комитет) для подготовки заключений. В случае отсутствия Председателя Правительства документы передаются в правовой комитет без резолюции. До получения заключения подлинные экземпляры законов хранятся в общем отделе Аппарата Правительства, в правовой комитет с сопроводительным письмом передаются копии законов. 5.4. Правовой комитет в течение 7 дней с момента поступления закона в Правительство дает заключение на его соответствие действующему законодательству. На подпись Председателю Правительства законы передаются с заключением правового комитета. В случае отклонения Председателем Правительства закона, принятого сессией Верховного Совета, подлинные экземпляры законов возвращаются в Верховный Совет с соответствующим письмом, подписанным Председателем Правительства и завизированным председателем правового комитета. 5.5. После подписания законы направляются в протокольный сектор общего отдела Аппарата Правительства, где регистрируются, размножаются к рассылке и для опубликования и оформляются для государственного хранения в установленном порядке. Второй экземпляр закона со всеми документами после регистрации возвращается в Верховный Совет. При необходимости осуществляется подписание дополнительных экземпляров законов для направления их в органы государственной власти Российской Федерации по соответствующим запросам. Регистрация законов осуществляется в день их подписания. 5.6. Сроки, установленные для подписания и обнародования законов Республики Хакасия в соответствии с законодательством республики, не должны превышать 14 календарных дней. 5.7. Размножение и рассылка подписанных и зарегистрированных законов Республики Хакасия производится всем заинтересованным лицам в соответствии с перечнем рассылки, утвержденным Руководителем Аппарата Правительства Республики Хакасия. 5.8. Экземпляр копии закона в обязательном порядке направляется на опубликование в средствах массовой информации через информационно-аналитический отдел Аппарата Правительства, специалисты которого осуществляют контроль сроков опубликования в соответствии с законодательством. 5.9. Ответственность за правильностью регистрации, хранения и сдачи в архив законов Республики Хакасия возлагается на специалистов протокольного сектора общего отдела, заведующего общим отделом Аппарата Правительства. 6. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ, СОГЛАШЕНИЙ О ВЗАИМОДЕЙСТВИИ И СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОМ СОТРУДНИЧЕСТВЕ С ДРУГИМИ РЕГИОНАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, О РАЗГРАНИЧЕНИИ ПРЕДМЕТОВ ВЕДЕНИЯ И ПОЛНОМОЧИЙ С ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ДОГОВОРОВ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА 6.1. Регистрация подписанных договоров, соглашений Правительства Республики Хакасия с субъектами Российской Федерации, федеральными органами государственной власти, учреждениями и организациями Республики Хакасия производится в протокольном секторе общего отдела Аппарата Правительства, где им присваивается порядковый номер с индексом "д" или "дх" (если договор носит хозяйственный характер). Регистрация подписанных договоров осуществляется в порядке, определенном настоящей Инструкцией, в течение календарного года. 6.2. Подлинные экземпляры подписанных соглашений и договоров оформляются в дело и хранятся в протокольном секторе в установленном порядке. Вторые экземпляры соглашений и договоров направляются с сопроводительным письмом другой стороне договора. 6.3. Копии подписанных договоров (соглашений) рассылаются протокольным сектором всем заинтересованным лицам согласно перечню, представленному исполнителем. В обязательном порядке копии договоров (соглашений) о взаимодействии и сотрудничестве с регионами Российской Федерации, о разграничении полномочий и предметов ведения с федеральными органами государственной власти направляются в отдел Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по организации учета регионального и муниципального законодательства и взаимодействию с органами власти субъектов Российской Федерации в Республике Хакасия (далее - отдел Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ), организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства Республики Хакасия. Договоры (соглашения) о взаимодействии и сотрудничестве, разграничении предметов ведения и полномочий, иные договоры, подписанные Председателем Правительства, должны быть согласованы с правовым комитетом. Договоры по вопросам обеспечения хозяйственной деятельности, подписанные Руководителем Аппарата Правительства - с юридическим отделом Аппарата Правительства, главным бухгалтером, в случае оплаты расходов по договору за счет средств республиканского бюджета через бухгалтерию Аппарата Правительства. 6.4. Договоры (соглашения) о взаимодействии и социально-экономическом сотрудничестве с другими регионами, о разграничении полномочий и предметов ведения с федеральными органами государственной власти проходят обязательное опубликование в средствах массовой информации. 6.5. Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности принимаются в протокольный сектор на регистрацию и хранение с одновременным представлением пакета документов по проведенным конкурсам, включая протоколы заседаний конкурсных комиссий. Эти документы сдаются в протокольный сектор по соответствующему реестру, подписанному специалистом юридического отдела Аппарата Правительства, отвечающим в соответствии с должностным регламентом за полноту оформления конкурсной документации в соответствии с законодательством. В дальнейшем документы по проведенным конкурсам, прилагаемые к договорам и контрактам, представляются на ознакомление только по письменному разрешению Руководителя Аппарата Правительства. 6.6. Оформление соглашений и договоров на архивное хранение осуществляется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в Аппарате Правительства. 7. ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ НА ЗАСЕДАНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ, ПРЕЗИДИУМА ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЙ 7.1. Подготовка проектов постановлений Правительства, его Президиума, постановлений Председателя Правительства и распоряжений организуется: во исполнение или в соответствии с нормативными правовыми документами органов государственной власти Российской Федерации, Республики Хакасия; в соответствии с планом заседаний и планом действий Правительства Республики Хакасия; по инициативе Председателя Правительства, членов Правительства, руководителей территориальных и республиканских органов исполнительной власти, глав муниципальных образований Республики Хакасия. 7.2. Одновременно с разработкой проекта постановления, распоряжения должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей. Положение об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включается в текст разрабатываемого проекта. Если при подготовке проекта предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) нормативные правовые документы или по одному и тому же вопросу имеется несколько действующих решений, целесообразно подготовить новый документ, объединяющий все решения по данной проблеме, новые и принятые ранее, которые должны сохранить свою силу. 7.3. В проекте постановления, распоряжения должны быть четко сформулированы цели и определены задачи, которые будут при этом решаться. Текст такого документа должен состоять из двух частей: преамбулы и постановляющей части. В преамбуле излагаются цели, задачи предписываемых действий и основания, послужившие причиной подготовки проекта решения. Если основанием является нормативный правовой документ органа государственной власти Российской Федерации или Республики Хакасия, то в преамбуле указываются дата, номер и наименование этого документа. В постановляющей части в повелительной форме должно указываться, кому, какие действия необходимо выполнить и в какие сроки. Основное внимание при подготовке проекта нормативного правового документа должно обращаться на конкретность и реальность постановляющей части, четкое определение исполнителей, наличие ресурсов и обоснованных сроков исполнения. 7.4. В зависимости от объема и содержания проект нормативного документа может подразделяться на разделы и пункты. Нумерация разделов и пунктов должна быть сквозной и выполняться арабскими цифрами. 7.5. Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме (Министерству финансов и экономики Республики Хакасия обеспечить), либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя (рекомендовать главам муниципальных образований Республики Хакасия). 7.6. Постановления нормативного правового характера могут содержать положение о сроках и порядке вступления их в законную силу. По умолчанию акт нормативного правового характера вступает в силу в соответствии с нормами действующего законодательства. 7.7. Постановления Правительства, его Президиума, постановления Председателя Правительства, распоряжения готовятся на специальных бланках. Формы бланков представлены в приложениях 18, 19, 20, 21, 22 к настоящей Инструкции. 7.8. Согласование проектов постановлений Правительства и его Президиума производится на отдельном листе согласования (приложения 10, 11), в котором кроме обязательного согласования с указанными в нем лицами должны быть визы должностных лиц, от которых зависит практическое выполнение данного документа, руководителя подразделения, готовящего проект документа, курирующего заместителя Председателя Правительства, его помощника. Проекты постановлений Правительства, его Президиума нормативного правового характера обязательно проходят согласование с отделом Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ в порядке и сроки, установленные Регламентом Правительства. Для проектов постановлений Правительства и его Президиума обязательным является согласование, кроме курирующего заместителя, с правовым комитетом, который на проекты постановлений Правительства готовит заключения о соответствии их действующему законодательству, возможности рассмотрения на заседании Правительства, необходимости опубликования в средствах массовой информации. Для проектов постановлений Президиума Правительства аналогичное заключение готовится только в случае нормативного правового характера постановления. Не требуют подготовки заключений проекты постановлений Правительства о присвоении почетных званий и звания "Ветеран труда", о награждении Почетной грамотой Республики Хакасия и другими наградами. 7.9. Если в процессе согласования проекта постановления возникают разногласия, то сторона, визирующая проект и имеющая замечания, указывает их в листе согласования или готовит заключение с обоснованием возражений. Как правило, все замечания по проекту постановления должны быть устранены в процессе его подготовки. При наличии существенных замечаний необходимо вторичное согласование с лицом, вынесшим замечания. Проект постановления в исключительных случаях может быть вынесен на рассмотрение Правительства, его Президиума с замечаниями. В этом случае к проекту прилагается справка с изложением имеющихся по проекту возражений. Решение по такому проекту принимается большинством голосов непосредственно на заседании Правительства. В особых случаях, по поручению Председателя Правительства, постановление Правительства или его Президиума может быть принято в рабочем порядке. При этом в листе согласования должны быть визы большинства членов Правительства, если принимается постановление Правительства, или большинства членов Президиума, если принимается постановление Президиума Правительства. 7.10. Обязательным является заполнение оборотной стороны листа согласования, которая содержит перечень организаций и учреждений, куда должны быть направлены копии подписанного документа (оборотная сторона приложений 10, 11, 12, 13). Перечень рассылки заполняется и подписывается исполнителем проекта постановления, распоряжения с указанием номера телефона. 7.11. Проекты постановлений, не соответствующие законодательству, подготовленные в нарушение настоящей Инструкции или имеющие отрицательное заключение правового комитета, к рассмотрению на заседания Правительства или Президиума не допускаются. 7.12. Текст проекта постановления, распоряжения должен быть четким, кратким, изложенным понятным языком, не допускающим различных толкований и сокращений. Объем постановления, распоряжения не должен превышать 1-3 страницы, по крупным вопросам 5-6 страниц. Если проект постановления, распоряжения содержит приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение к Постановлению Правительства Республики Хакасия от "__" ________ 200_ г. N __ Если документ содержит две и более страницы, обязательной является их нумерация (первая страница не нумеруется). В многостраничных документах, имеющих несколько приложений, предпочтительной является сквозная нумерация страниц. Если постановлением, распоряжением утверждается другой документ, например, положение, перечень мероприятий, смета расходов, состав комиссии и т.д., то оформление прилагаемых документов осуществляется в соответствии с п. 4.7.4 настоящей Инструкции. Справки и пояснительные записки к проектам постановлений не должны превышать 4 страниц. В тех случаях, когда в проекте содержится ходатайство перед Правительством Российской Федерации и федеральными министерствами, к проекту должен быть приложен проект докладной записки с кратким, но исчерпывающим изложением существа просьбы, предложения. 7.13. Названия предприятий и организаций, используемые в тексте документа, должны указываться в точном соответствии с их официальным наименованием. 7.14. Отредактированные и согласованные проекты постановлений Правительства и его Президиума, имеющие положительное заключение правового комитета, представляются в общий отдел Аппарата Правительства не позднее чем за 5 дней до заседания Правительства и за 2 дня до заседания Президиума. Документы, представленные на заседание Правительства, оформляются на бумажных носителях в 3 экземплярах (в том числе подлинник с листом согласования, пояснительной запиской, заключением и справочными материалами) и в электронном виде, на дискете. Лист согласования, справочный материал, пояснительные записки, как правило, не размножаются. В электронном виде постановление представляется с пояснительной запиской отдельными файлами (постановление, приложение (если есть), пояснительная записка). 7.15. Повестка дня и материалы к заседаниям Правительства формируются и рассылаются общим отделом Аппарата Правительства членам Правительства, полномочному представителю Президента Российской Федерации по Республике Хакасия, прокурору, председателю Арбитражного суда Республики Хакасия, в Верховный Совет Республики Хакасия, отдел Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ не позднее чем за 5 дней до заседания Правительства. Документы на заседание Правительства направляются заинтересованным лицам по электронной почте. На Президиум Правительства пакет документов формируется на бумажных носителях и представляется членам Президиума не позднее чем за 2 дня до заседания. 7.16. Заседания Правительства и его Президиума проводятся в соответствии с Регламентом и планом заседаний. 7.17. После заседания Правительства, его Президиума рассмотренные проекты постановлений дорабатываются исполнителями с учетом высказанных замечаний в течение 3 дней, если более продолжительный срок не оговорен при обсуждении, распечатываются на номерных бланках в корректорско-множительном бюро и представляются в протокольный сектор общего отдела Аппарата Правительства. 7.18. Постановления Правительства, его Президиума, распоряжения визируются Руководителем Аппарата Правительства и подписываются Председателем Правительства. Все приложения к актам должны быть завизированы руководителями подразделений, где они готовились. 7.19. Согласование проектов постановлений Председателя Правительства, распоряжений производится аналогично согласованию проектов постановлений Правительства, Президиума Правительства. Допускается согласование проектов постановлений Председателя Правительства, распоряжений без использования листа согласования, если количество визирующих не превышает четырех человек. Визы в этом случае располагают на свободном нижнем поле документа. Все проекты постановлений Председателя Правительства визируются в правовом комитете, распоряжения обязательно визируются специалистами юридического отдела Аппарата Правительства. 7.20. Подписанные постановления и распоряжения передаются в протокольный сектор общего отдела Аппарата Правительства, где в тот же день регистрируются в САДД "Дело". Нумерация постановлений Правительства, его Президиума и распоряжений ведется в течение календарного года. По каждому зарегистрированному акту распечатывается регистрационная карточка и реестр рассылки, в соответствии с которым осуществляется направление копий заинтересованным лицам и исполнителям. Регистрационные карточки накапливаются в течение года, формируя картотеку. Постановлениям Правительства присваивается порядковый номер без дополнительной индексации, например: 32, Президиума Правительства - порядковый номер и индекс "п", например: 17-п, постановлениям Председателя Правительства - порядковый номер и индекс "ПП", например: 25-ПП. Распоряжения Председателя Правительства имеют индексы "рп" - по основной деятельности и "рп/к" - по личному составу, например: 123-рп, 25-рп/к. Распоряжения Руководителя Аппарата Правительства - индекс "а", например: 25-а, договоры и соглашения - индекс "д", если соглашение о сотрудничестве и взаимодействии или разграничении полномочий и предметов ведения, или "дх", если договор по хозяйственной деятельности, например: 25-д; 45-дх. 7.21. Размножение и рассылка постановлений Правительства, его Президиума, постановлений Председателя Правительства, распоряжений и договоров осуществляется протокольным сектором общего отдела Аппарата Правительства в соответствии с реестром рассылки в трехдневный срок после подписания и регистрации документов. Документы рассылаются через канцелярию общего отдела Аппарата Правительства в установленные для этого часы. В случае необходимости срочной доставки документа адресату его копия передается сотрудниками протокольного сектора под роспись. Принятые нормативные правовые акты Правительства Республики Хакасия в обязательном порядке направляются в информационно-аналитический отдел Аппарата Правительства Республики Хакасия для опубликования в средствах массовой информации, в десятидневный срок в отдел Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ. 7.22. В случае несоответствия принятых постановлений или распоряжений действующему законодательству и поступления в Правительство Республики Хакасия соответствующего представления прокурора Республики Хакасия, экспертного заключения отдела Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ подготовку документов об их отмене или изменении осуществляют министерства и ведомства в соответствии с резолюцией руководства. 8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОВ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ИНИЦИАТИВЫ ОТ ИМЕНИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА 8.1. Подготовка проектов законов Республики Хакасия в Аппарате Правительства осуществляется по поручению Председателя Правительства. 8.2. По решению Председателя Правительства законодательная инициатива может быть направлена в Верховный Совет Республики Хакасия (далее - Верховный Совет) непосредственно либо после рассмотрения на заседании Правительства. Все законопроекты, касающиеся принятия и исполнения бюджета Республики Хакасия на очередной финансовый год, рассматриваются на заседаниях Правительства. 8.3. Если Председателем Правительства принято решение о направлении законопроекта в Верховный Совет без предварительного рассмотрения на заседании Правительства, законодательная инициатива, оформленная в соответствии с требованиями Регламента Верховного Совета, с сопроводительным письмом за подписью Председателя Правительства передается в Верховный Совет в установленном порядке. Сопроводительное письмо с законодательной инициативой Председателя Правительства регистрируется в канцелярии Аппарата Правительства в составе исходящих документов. Второй экземпляр сопроводительного письма (экземпляр канцелярии) должен быть завизирован исполнителем, председателем правового комитета. К нему должны быть приложены все документы, составляющие законодательную инициативу для оформления в дело. 8.4. Если Председателем Правительства принято решение о рассмотрении законопроекта на заседании Правительства, то осуществляется подготовка проекта постановления Правительства о проекте закона Республики Хакасия. Проект закона в данном случае оформляется как приложение к проекту постановления Правительства. 8.5. Подготовка и представление на заседание Правительства проекта постановления о проекте закона Республики Хакасия осуществляется в порядке и сроки, установленные в разделе 7 настоящей Инструкции. 8.6. Текст проекта постановления Правительства о проекте закона должен содержать пункты: об одобрении законодательной инициативы Председателя Правительства по законопроекту; о представлении данного законопроекта в Верховный Совет Республики Хакасия; о согласовании назначения официального представителя Председателя Правительства при рассмотрении данного проекта закона на сессии Верховного Совета. 8.7. Регистрация принятого постановления Правительства о проекте закона Республики Хакасия осуществляется в установленном порядке (п. 7.20 Инструкции). 8.8. Рассылка копий постановлений Правительства о проекте закона Республики Хакасия осуществляется: в Верховный Совет для сведения, в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства, правовой комитет, разработчику. Опубликование постановлений Правительства о проектах законов Республики Хакасия не осуществляется. 8.9. Далее оформление законодательной инициативы по проекту закона Республики Хакасия, одобренной на заседании Правительства, осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в п. 8.3 настоящего раздела Инструкции. Копия постановления Правительства о проекте закона в этом случае направляется в составе документов данной законодательной инициативы. 8.10. Ответственность за своевременное и правильное представление законодательной инициативы Председателя Правительства в Верховный Совет несут разработчики проекта закона, Аппарат Правительства. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ В ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ИЗ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ, АДМИНИСТРАЦИЙ ГОРОДОВ И РАЙОНОВ, ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ 9.1. Организация контроля и проверки исполнения всех документов, поступающих в Правительство из органов государственной власти Российской Федерации и Республики Хакасия, содержащихся в них поручений, возлагается руководством Правительства в соответствии с направлением деятельности на министров, председателей госкомитетов и комитетов, начальников управлений и заведующих отделами. 9.2. Специалисты Аппарата Правительства, которым поручено осуществление контроля, запрашивают отчеты, справки и другие материалы, проверяют исполнение документов на местах, готовят предложения по выполнению поручений в министерствах, комитетах, отделах и представляют информацию для снятия с контроля руководству Правительства. 9.3. Документ, поступивший из органа государственной власти Российской Федерации или Республики Хакасия, должен быть исполнен в соответствии со сроком, указанным в нем, если срок не указан, то исполнение документа ставится на контроль на срок до 30-ти дней. Если документ не может быть выполнен в срок, то в соответствующий государственный орган готовится письмо за подписью Председателя Правительства или его заместителя с указанием объективных причин неисполнения документа и указывается реальный срок, в течение которого документ может быть исполнен. 9.4. Контроль за своевременностью исполнения документов, поступивших в Правительство из администраций городов и районов республики, предприятий, организаций и учреждений, организуется в соответствии с резолюцией руководства Правительства и осуществляется помощниками и специалистами Аппарата Правительства. 9.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты их поступления. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководством Правительства и указываются в резолюции. При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и возможности по решению конкретного вопроса. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока (30 дней), то временем исполнения считается индивидуальный срок. Изменение срока исполнения осуществляется, как правило, по указанию руководителя. Допускается в отдельных случаях продление срока исполнения документа помощником руководителя. Срок исполнения может быть продлен только руководителем, которым он установлен. Продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа, о чем делается соответствующая отметка на документе и в электронной регистрационной карточке. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 9.6. В случае, если контроль за исполнением документа возлагается на нескольких должностных лиц, то работу координирует должностное лицо, указанное в резолюции первым, которое и представляет в Правительство материалы, согласованные с соисполнителями. Передача контрольных документов исполнителям осуществляется по реестру под роспись с указанием даты передачи документа. 9.7. При передаче документов, находящихся на контроле, от одного исполнителя другому, при получении дополнительных указаний руководства, продлении сроков или других изменений в контроле помощники или специалисты Аппарата Правительства, работающие в САДД "Дело", должны сделать соответствующую запись в электронной регистрационной карточке. Осуществить продление документа при указании индивидуальных сроков исполнения может только руководитель, давший поручение, по письменной информации, подготовленной исполнителем документа с указанием причин неисполнения документа в срок. Руководитель Аппарата Правительства ежемесячно докладывает Председателю Правительства о состоянии контрольной работы в Аппарате Правительства. 9.8. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может тот руководитель, который поставил его на контроль, в отдельных случаях - его помощник, если исполнение документа не вызывает сомнений. 9.9. Специалисты Аппарата Правительства (приемных, помощники, канцелярии), работающие в САДД "Дело", осуществляют еженедельный текущий контроль за ходом работы с документами, а по результатам работы за месяц сотрудники канцелярии готовят справку по документам, не исполненным в срок, и информацию по документообороту для доклада Руководителю Аппарата Правительства. 10. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ЗАКОНОВ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ, ПОСТУПИВШИХ ИЗ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОРУЧЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ И ЕГО ПРЕЗИДИУМА 10.1. Все нормативные правовые документы органов государственной власти Российской Федерации, Республики Хакасия: федеральные законы, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, республиканские законы, постановления и распоряжения Верховного Совета Республики Хакасия и его Президиума, зарегистрированные канцелярией и прошедшие ознакомление заместителей Председателя Правительства, - поступают в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства. Заведующий отделом осуществляет сортировку поступивших документов на контрольные и не подлежащие контролю за исполнением. Документы, требующие исполнения и контроля, передаются Председателю Правительства или лицу, его замещающему, для ознакомления и подготовки резолюции. Эти документы возвращаются с резолюцией в организационно-контрольный отдел. В электронных регистрационных карточках таких документов проставляется отметка о контроле специалистами отдела с указанием сроков исполнения в соответствии с резолюцией или поручением, указанным в документе. Документы информационного характера возвращаются в канцелярию, где после соответствующей отметки в электронной карточке САДД "Дело" накапливаются и хранятся. Ознакомление членов Правительства с данной категорией документов производится только в соответствии с резолюцией Председателя Правительства. Поручения Правительства Российской Федерации, касающиеся исполнения поручений Президента Российской Федерации, прошедшие регистрацию в канцелярии общего отдела Аппарата Правительства и рассмотренные Председателем Правительства или его заместителями, передаются в организационно-контрольный отдел для организации контроля за сроком исполнения. 10.2. Специалисты организационно-контрольного отдела документы, требующие осуществления контроля в соответствии с резолюцией Председателя Правительства, доводят до сведения заместителей Председателя Правительства, руководителей министерств, комитетов и управлений и организуют их исполнение. 10.3. Документ считается исполненным после представления исчерпывающей информации о его выполнении, подписанной заместителем Председателя Правительства, министром, председателем комитета или заведующим отделом, исполняющим документ, и заключения об этом заведующего организационно-контрольным отделом. Списание исполненного документа в дело осуществляется Председателем Правительства или лицом, его замещающим. После снятия с контроля и списания документов в дело контрольные дела по исполнению федеральных законов, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, Верховного Совета Республики Хакасия, Президиума Верховного Совета Республики Хакасия хранятся в организационно-контрольном отделе в соответствии с номенклатурой дел Аппарата Правительства. Поручения Правительства Российской Федерации с итоговыми информациями передаются в канцелярию общего отдела Аппарата Правительства для хранения и оформления на государственное хранение. 10.4. Организационно-контрольный отдел еженедельно и ежемесячно по состоянию на 1-е число каждого месяца анализирует ход исполнения документов, находящихся на контроле, и готовит информацию Руководителю Аппарата Правительства. Кроме того, на 1-е и 15-е число каждого месяца организационно-контрольным отделом готовится информация-напоминание о состоянии исполнения документов и доводится до сведения специалистов Аппарата Правительства, ответственных за исполнение документов по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ УКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ, ПОРУЧЕНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 11.1. Работа по контролю за исполнением указов Президента Российской Федерации организуется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.11.1996 N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации" (с измен. от 28.06.2005 N 736) и в соответствии с настоящим разделом Инструкции. 11.2. Руководители министерств и ведомств, которым поручено исполнение указа, разрабатывают и осуществляют комплекс мероприятий, обеспечивающих выполнение содержащихся в указе поручений Президента Российской Федерации, о чем письменно сообщают в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства для направления соответствующей информации в Контрольное управление Президента Российской Федерации. Представленная информация должна содержать подробные сведения о ходе выполнения указа Президента Российской Федерации. 11.3. Срок исполнения указов Президента Российской Федерации, если он не определен в тексте, устанавливается 30 дней. 11.4. Сроки исполнения поручений Президента Российской Федерации, содержащиеся в указах и распоряжениях главы государства, исчисляются в календарных днях от даты вступления их в силу. Сроки исполнения прямых поручений Президента Российской Федерации исчисляются в календарных днях от даты их подписания. Сроки исполнения прямых поручений Президента Российской Федерации, содержащие в тексте указание "срочно" или "оперативно", исчисляются в календарных днях от даты их поступления в Правительство Республики Хакасия. Конкретные сроки исполнения указов, поручений Президента Российской Федерации, федеральных и республиканских законов, постановлений Правительства Российской Федерации установлены в разделе 13 настоящей Инструкции. 11.5. При необходимости продления срока исполнения поручения Президента Российской Федерации должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства письмо с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. 11.6. Итоговые информации о проделанной работе по выполнению указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации представляются за 10 дней до установленного срока в организационно-контрольный отдел Аппарата Правительства. 11.7. После снятия с контроля и списания документов в дело контрольные дела по исполнению указов, поручений Президента Российской Федерации хранятся в организационно-контрольном отделе в соответствии с номенклатурой дел Аппарата Правительства. 12. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ, ЕГО ПРЕЗИДИУМА, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА 12.1. Для организации контроля за исполнением документов Правительства, Аппарата Правительства копии зарегистрированных в протокольном секторе постановлений Правительства, его Президиума, постановлений и распоряжений Председателя Правительства, распоряжений Руководителя Аппарата (за исключением распоряжений по личному составу) в течение 3-х дней передаются в организационно-контрольный отдел. Заведующий отделом осуществляет подборку документов, требующих осуществления контроля по исполнению. Специалист отдела вносит сведения о контроле сроков исполнения поручений, содержащихся в вышеуказанных документах, в регистрационные карточки САДД "Дело". 12.2. Специалисты Аппарата Правительства, работающие с постановлением, распоряжением, оформляют контрольное дело на каждый документ, требующий осуществления контроля по исполнению. 12.3. Специалисты организационно-контрольного отдела еженедельно анализируют сроки исполнения документов, находящихся на контроле, и готовят справку Руководителю Аппарата Правительства и работникам Аппарата Правительства, осуществляющим контроль за исполнением документов, по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям. 12.4. Итоговая информация для снятия с контроля постановления Правительства, его Президиума готовится тем министерством и ведомством, которое было ответственным за его подготовку на заседание Правительства, Президиума. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения документа, то помощник заместителя Председателя Правительства или главный специалист готовит справку, в которой излагается аргументированная просьба по этому вопросу и предложение о новом сроке, за своей подписью не позднее чем за 3 дня до исполнения установленного срока. 12.5. Контрольные дела исполненных документов передаются в организационно-контрольный отдел. Контрольное дело включает в себя копию документа, информацию от непосредственных исполнителей, завизированную заместителем Председателя Правительства, курирующим данный вопрос, или справку о его выполнении за подписью заместителя Председателя Правительства с просьбой о снятии документа с контроля. Постановления Правительства и его Президиума снимаются с контроля соответственно на заседаниях Правительства либо Президиума Правительства после заключения организационно-контрольного отдела. Постановления, распоряжения Председателя Правительства снимаются с контроля Председателем Правительства, заместителем Председателя Правительства, на которого был возложен контроль, после представления исполнителями исчерпывающей информации о выполнении. Распоряжение Руководителя Аппарата Правительства снимается с контроля Руководителем Аппарата Правительства. Если исполнение постановления Председателя Правительства, распоряжения не вызывает сомнений, снять с контроля его может помощник Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства, на которого был возложен контроль. 12.6. После снятия с контроля контрольные дела документов хранятся в организационно-контрольном отделе в соответствии с номенклатурой дел Аппарата Правительства. 13. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ 13.1. Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, федеральные законы, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации исполняются согласно указанному в них сроку. Если срок не указан, он исчисляется от даты написания резолюции руководством Правительства Республики Хакасия, но не более 30 дней. Поручения Президента Российской Федерации с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней; с пометкой "оперативно" - в течение 10 дней; остальные - 1 месяц. 13.2. Постановления, распоряжения законодательных органов Российской Федерации исполняются согласно указанному в них сроку. 13.3. Указания и письма Правительства Российской Федерации - в течение 10 дней или согласно указанному в них сроку, 5 - 7 дней - при условии подготовки по ним постановлений. 13.4. Постановления и распоряжения Верховного Совета, постановления Правительства, его Президиума - согласно указанному в них сроку. 13.5. Просьбы, заявления и письма депутатов законодательных, представительных органов власти по их депутатской деятельности безотлагательно, а по письмам, требующим дополнительного изучения и проверки: до 20 дней - по письмам и запросам депутатов Верховного Совета; до 5 дней - по письмам депутатов представительных органов местного самоуправления; предложения, заявления и жалобы граждан - до 1 месяца; деловые письма - до 1 месяца; критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати и материалов сессий Верховного Совета, - до 1 месяца; телеграммы - безотлагательно или от 2 до 3 дней. 13.6. Сроки исполнения документов, поступивших из прокуратуры, отдела Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ, устанавливаются следующие: - по протестам прокуратуры - в соответствии с указанным в тексте сроком. Если срок не указан, то не позднее 10 дней; - по представлениям прокуратуры, экспертным заключениям отдела Главного управления Минюста РФ по СФО в РХ - в течение месяца с момента получения. 13.7. Руководством Правительства могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения для наиболее важных документов, не включенных в настоящий перечень, при этом следует учитывать, что если резолюция руководителя имеет пометки: - "немедленно, весьма срочно" - срок исполнения устанавливается 1 день; - "срочно" - 3 дня; - "оперативно" - в течение 10 дней; - "доложить, проинформировать" - информацию необходимо представить в течение 10 дней. Срок исполнения других резолюций устанавливается 1 месяц. 14. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ" 14.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготовленных в подразделениях Аппарата Правительства документах (в необходимых случаях и на их проектах), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 14.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению). К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне; описания структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренные в установленном порядке; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 14.3. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем подразделения Аппарата Правительства или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. 14.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками служб делопроизводства, которым поручен прием и учет несекретных документов. При смене работника службы делопроизводства, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов, утверждаемый Руководителем Аппарата Правительства. 14.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования": учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП"; печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилия специалиста, печатавшего документ; передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику службы делопроизводства. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; копируются (тиражируются) с письменного разрешения Руководителя Аппарата Правительства. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью; обрабатываются в информационных сетях, сетях связи и автономных персональных компьютерах, включение которых в состав средств международного информационного обмена, включая сеть "Интернет", запрещается (Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года N 611); рассылаются адресатам согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения Аппарата Правительства, в котором подготовлен документ; хранятся в сейфах или металлических шкафах. 14.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения Аппарата Правительства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования". 14.7. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в подразделениях Аппарата Правительства по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
