|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.12.2007 № 616-ААДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 25.12.2007 г. N 616-А г.Салехард Об утверждении Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа В целях реализации мероприятий окружной целевой программы "Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2006 - 2008 годы", утвержденной постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 июля 2006 года N 321-А, по разработке новых типовых управленческих технологий, применяемых в административно-управленческих процессах, основанных на широкомасштабном использовании информационных технологий, модернизации системы информационного обеспечения исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет: 1. Утвердить Временную инструкцию по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Временная инструкция) согласно приложению к настоящему постановлению. 2. Исполнительным органам государственной власти Ямало- Ненецкого автономного округа при подключении к системе электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа принять Временную инструкцию к обязательному исполнению. 3. Установить, что аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа (Волкова Л.Д.) и департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа (Гмызин С.В.) являются уполномоченными органами, ответственными за администрирование системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа. 4. Уполномоченным органам до 31 января 2008 года разработать и утвердить требуемые регламентирующие документы по вопросу совместного ведения системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа. 5. Аппарату Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа (Волкова Л.Д.) обеспечить своевременное внесение необходимых изменений во Временную инструкцию по мере развития системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа. 6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Кима А.М. Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа Ю.В.Неелов Приложение Утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 25 декабря 2007 г. N 616-А ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА I. Общие положения 1.1. Настоящая Временная инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) и сложившейся практикой делопроизводства в исполнительных органах государственной власти автономного округа (далее - органы власти) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов - системой электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД). 1.2. Положения Инструкции соответствуют этапу внедрения СЭДД в деятельность органов власти и характеризуются: - временно ограниченной зоной внедрения - часть органов власти не использует СЭДД в процессе делопроизводства; - временно ограниченной областью применения - в эксплуатацию введены системы делопроизводства, работы с обращениями граждан, учета договорных обязательств и ряд других; - временно ограниченным предметом применения - отображением этапов движения документов на бумажном носителе, частично с совмещением электронных копий; - временно ограниченной юридической значимостью документов - частичное использование электронной цифровой подписи. 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД. 1.4. В органах власти в соответствии и на основании настоящей Инструкции могут быть сформированы ведомственные инструкции по электронному документообороту. 1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника его непосредственный руководитель или руководитель/сотрудник структурного подразделения, ответственного за учет кадров, обязан проинформировать структуру, ответственную за документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) органа власти, о необходимости внесения изменений в СЭДД. 1.6. Сотрудники органов власти персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции. II. Принципы организации единого пространства электронного документооборота органов власти 2.1. Основные принципы построения СЭДД 2.1.1. СЭДД имеет следующие архитектурные особенности: Основной режим работы при передаче документов между органами власти и доставке документов на рабочие места в рамках СЭДД - репликация баз данных (далее - БД) между серверами. Использование почтовых механизмов при передаче и доставке документов не предусмотрено. Вся передача выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes/Domino и разграничения прав доступа к документам. Автоматическое поддержание целостности данных - реквизитов органов власти, данных о работниках, реквизитов документов. Разграничение функций по администрированию, сочетание централизованного и децентрализованного способа управления системой. Модульность построения - единый комплекс взаимодополняющих модулей с общими справочными и сервисными информационными ресурсами. Единство и универсальность - работа с документами в стандартизованных приложениях всех органов власти. Масштабируемость - сохранение основных проектных решений при увеличении объемов хранимой информации или при увеличении числа подключаемых структурных подразделений или числа пользователей. Распределенность - обеспечение взаимодействия территориально- распределенных площадок органов власти. 2.2. Порядок построения СЭДД 2.2.1. В целях обеспечения единого пространства электронного документооборота органов власти функциональная структура СЭДД имеет один уровень иерархии. Каждый орган власти автономного округа представлен в СЭДД как отдельное "самостоятельное подразделение" в рамках одной "системной" организации - Администрации автономного округа. 2.2.2. Все БД в полном объеме присутствуют в виде реплик на серверах органов власти, доступ к данным предоставляется работникам в соответствии с их функциональными обязанностями в СЭДД. 2.3. Порядок подключения сотрудников к СЭДД 2.3.1. Операция подключения сотрудника к СЭДД выполняется при возможности выделения сотруднику лицензии на работу в СЭДД, то есть предоставлении ему рабочего места в СЭДД. Ответственность за соблюдение лицензионной чистоты подключаемых рабочих мест несет Администратор CM. 2.3.2. Для подключения к СЭДД необходимо, чтобы: - автоматизированное рабочее место сотрудника было подключено в локальную вычислительную сеть органа власти; - между локальными вычислительными сетями органа власти и СЭДД была настроена межсетевая маршрутизация; - сотрудник был зарегистрирован в СЭДД и имел Lotus-имя; - на автоматизированное рабочее место сотрудника было установлено программное обеспечение клиента Lotus. 2.3.3. Первоочередное подключение к СЭДД предусматривается для следующих категорий персонала: - руководители органов власти автономного округа и их заместители; - руководители структурных подразделений и их заместители; - делопроизводители. Подключение к СЭДД остальных категорий персонала осуществляется на основании решения руководителей подразделений, наличия свободных лицензий работы в СЭДД. 2.3.4. Подключение к СЭДД производит Администратор CM на основании заявки на подключение в СЭДД, созданной и зарегистрированной в БД HelpDesk (далее - заявка на подключение). 2.3.5. При заполнении заявки на подключение указываются соответствующие категория "Ведение СО" и название задачи "Изменение записи в СО". 2.3.6. В "Описании задачи" необходимо указать полные инициалы сотрудника, его Lotus-имя. Для сотрудников категорий руководители и заместители при наличии и необходимости указываются замещающие сотрудники. Для делопроизводителей указываются: - базы данных СЭДД, работу в которых он будет осуществлять; - перечень мест регистрации; - наименование должности руководителя, чьим замещающим он будет являться. 2.3.7. Администратор CM может запросить дополнительную информацию, требуемую для подключения сотрудника в СЭДД. 2.4. Порядок отключения сотрудника от СЭДД при увольнении или перемещении на другую должность 2.4.1. При увольнении сотрудников, подключенных к СЭДД, Администратор CM по умолчанию передает ведение дел: от руководителя - его (первому) заместителю; от заместителей руководителей любого ранга - их непосредственным руководителям; от делопроизводителей структурных подразделений - руководителям структурных подразделений либо лицу, назначенному руководителем структурного подразделения из числа подчиненных; от сотрудников прочих категорий - делопроизводителям структурных подразделений. После передачи дел от уволенного сотрудника другому лицу Администратор CM отключает сотрудника от СЭДД. 2.4.2. При перемещении сотрудника на другую должность Администратор CM на основании уведомления о кадровых изменениях из подсистемы "CM-Управление персоналом" блокирует учетную запись данного сотрудника до получения дополнительных указаний о дальнейших действиях. 2.4.3. Если в течение одного календарного месяца никаких заявок и изменений по перемещенному сотруднику не поступило, Администратор CM удаляет запись о сотруднике из СЭДД с выполнением передачи дел руководителю структурного подразделения, где числился данный сотрудник. 2.5. Порядок подключения сотрудника к СЭДД при временном замещении отсутствующего сотрудника 2.5.1. Причинами временного подключения замещающего сотрудника к СЭДД являются: - отпуск замещаемого сотрудника; - длительный больничный лист замещаемого сотрудника; - командировка замещаемого сотрудника; - обучение или повышение квалификации с полным отрывом от производства замещаемого сотрудника. Основанием для временного подключения сотрудника к системе на период замещения является заявка на изменение настроек СЭДД в БД Help-Desk. 2.5.2. Заявка на изменение настроек СЭДД необходима Администратору CM для оформления переадресации всех документов замещающему сотруднику вместо временно отсутствующего сотрудника. 2.5.3. Заинтересованным лицом может являться замещаемый сотрудник или непосредственный руководитель. 2.5.4. При возвращении временно отсутствующего сотрудника на рабочее место Администратор CM подключает его к СЭДД без оформления дополнительных документов. 2.6. Порядок внесения изменений в организационную структуру органа власти в СЭДД 2.6.1. При изменении организационной структуры органа власти (реструктуризации подразделений) информация об этом направляется Администратору CM посредством заявки или пакета заявок на регистрацию в СЭДД. 2.6.2. На основании полученной информации Администратор CM вносит изменения в иерархическую структуру органа власти автономного округа. 2.7. Технические указания для Администратора CM 2.7.1. Завершение изменения настроек в СЭДД вступает в силу на следующий день, так как ночью в СЭДД отрабатываются соответствующие административные процессы. 2.7.2. В отношении лица, которому передаются дела при увольнении или переводе сотрудника, в СЭДД выполняются все настройки, которые раньше были выполнены в отношении увольняющегося (или переходящего на другую должность) сотрудника, если иное не указано в карточке увольнения сотрудника (или карточке перевода сотрудника). III. Организация делопроизводства в органах власти с использованием СЭДД 3.1. Движение документов в органе власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот органа власти. 3.2. СЭДД позволяет выполнять следующие функции: - прием и учет поступивших документов; - учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку; - контроль за прохождением документов в структурных подразделениях органов власти; - ввод информации о ходе и результатах исполнения документов; - справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов; - подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; - разработка номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, подготовка и своевременная передача дел на государственное хранение; - ознакомление сотрудников органов власти с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства. 3.3. При использовании СЭДД выделяются следующие категории (роли) пользователей СЭДД: - руководители (принимают управленческие решения - рассматривают, визируют, подписывают, знакомятся с ходом исполнения документов в СЭДД); - делопроизводители руководителей (уполномочены замещать своих руководителей при работе в СЭДД в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД); - делопроизводители (отправляют, получают, регистрируют документы, контролируют ход и результаты исполнения); - исполнители (готовят проекты документов, исполняют направленные им поручения и резолюции). 3.4. Базовые функциональные обязанности руководителя в СЭДД: - ознакомление с корреспонденцией; - формирование резолюций и поручений; - исполнение резолюций вышестоящего руководства; - направление документов на ознакомление и согласование; - визирование документов (при согласовании); - подписание документов. 3.5. Базовые функциональные обязанности делопроизводителя СЭДД: - регистрация входящей корреспонденции; - контроль правильности оформления документов, направляемых на подписание или согласование; - регистрация внутренних документов, в том числе организационно-распорядительных документов; - регистрация исходящей корреспонденции; - ввод резолюций и поручений руководителя в СЭДД (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД); - контроль исполнения резолюций и поручений руководителя; - подписание и согласование документов в СЭДД от имени руководителя (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД); - ведение номенклатуры дел органа власти. 3.6. Базовые функциональные обязанности исполнителя в СЭДД: - ознакомление с корреспонденцией; - исполнение направленных поручений и резолюций; - подготовка проектов документов; - передача проектов документов на согласование и подписание; - доработка документов в соответствии с замечаниями. Все сотрудники, являющиеся исполнителями, обязаны работать с регистрационно-контрольной карточкой (далее - РКК) документов в СЭДД. 3.7. Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя. Вход пользователя в систему осуществляется посредством проверки содержимого конфигурации системы, id-файла и введенного пароля пользователя. Выполнение всех операций в системе сопровождается проверкой прав доступа данного пользователя к базам и документам системы. 3.8. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое СЭДД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его обработке: - руководители, получающие или подписывающие документ; - авторы резолюций; - исполнители резолюций по документу; - исполнители, подготовившие текст документа (авторы документов); - пользователи, согласующие документ (только на этапе согласования к содержательной части документа); - пользователи, которым документ направлен на ознакомление (только на этапе ознакомления к содержательной части документа); - делопроизводители, задействованные в обработке документа. 3.9. Права доступа на создание, чтение и редактирование документов баз данных предоставляются пользователю СЭДД в соответствии с его функциональной ролью и приведены в приложении N 2 к настоящей Инструкции. 3.10. Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливает администратор Company Media (далее - CM) в соответствии с функциональными обязанностями пользователей. Пользователи СЭДД, не участвующие в обработке документа, не имеют доступа к документу. 3.11. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭДД, может использоваться механизм встроенной электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) IBM Lotus Notes. ЭЦП формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД. 3.12. ЭЦП пользователя вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя. Для проверки ЭЦП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых администратором СЭДД для каждого пользователя в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭЦП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование и пр.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы бумажной подписи. Регламент работы пользователей с личной ЭЦП оформляется отдельным документом. IV. Входящие документы (прием, учет, обработка и распределение) 4.1. Устанавливается следующий порядок обработки входящих документов с применением СЭДД: 4.1.1. При поступлении входящего документа делопроизводителем в СЭДД создается РКК документа и заполняются следующие реквизиты согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции: - Ф.И.О. адресата; - корреспондент (отправитель документа); - регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует); - дата регистрации документа корреспондентом; - заголовок (кратко отражающий содержание документа). В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т.д.), получатель добавляется в список адресатов. 4.1.2. Если входящий документ получен в ответ на исходящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в РКК документа. 4.1.3. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭДД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически. 4.1.4. После присвоения документу номера делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации. 4.1.5. В РКК может быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК. Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма. 4.1.6. В случае необходимости делопроизводители могут направить зарегистрированный документ на ознакомление сотрудникам структурных подразделений органа власти. Делопроизводители, инициировавшие процесс ознакомления, могут проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭДД. 4.1.7. Документы после рассмотрения и наложения резолюции возвращаются делопроизводителю для внесения в РКК СЭДД реквизитов резолюции. 4.1.8. После рассмотрения документа и наложения резолюции по нему документ может быть поставлен делопроизводителем на контроль в СЭДД. 4.1.9. Исполнитель, который является руководителем структурного подразделения, получает уведомление о направлении ему входящего документа или резолюции по нему на исполнение, рассматривает документ и вносит резолюцию по нему в СЭДД с указанием исполнителя из числа сотрудников подчиненного структурного подразделения. В случае необходимости документ с резолюцией может быть поставлен на контроль исполнения в СЭДД. 4.1.10. Исполнитель получает уведомление о направлении ему документа на исполнение в СЭДД. По завершении работы с входящим документом исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции. 4.1.11. Автор резолюции (руководитель структурного подразделения) получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и принимает либо не принимает отчет об исполнении резолюции. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом в СЭДД. 4.1.12. Если по документу была внесена резолюция вышестоящего руководителя органа власти, то руководитель подразделения (исполнитель по резолюции вышестоящего руководителя) формирует отчет об исполнении такой резолюции. Вышестоящий руководитель или замещающий его делопроизводитель получает соответствующее уведомление в СЭДД, знакомится с результатами, принимает либо отклоняет отчет исполнения. 4.1.13. При необходимости исполненный документ может быть отнесен делопроизводителем в дело на уровне подразделения, исполнившего документ с использованием СЭДД. Средствами СЭДД документ может быть отнесен одновременно к нескольким делам. V. Исходящие документы (создание, обработка, согласование и отправка) 5.1. Создание, обработка, согласование и направление на подписание проектов исходящих документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях органа власти. Регистрация исходящей корреспонденции производится с использованием СЭДД. 5.2. Устанавливается следующий порядок обработки исходящих документов средствами СЭДД: 5.2.1. Исполнитель готовит проект исходящего документа по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке. 5.2.2. Исполнитель создает в СЭДД проект РКК исходящего документа, при этом возможно использование типового шаблона документа. Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа. 5.2.3. Исполнитель согласует проект документа на предмет соответствия Инструкции по делопроизводству органа власти с делопроизводителем подразделения с помощью операции согласования в СЭДД. 5.2.4. Для документов, требующих обязательного согласования, перед подписанием (в соответствии с требованиями раздела "X. Согласование исходящих, внутренних и организационно- распорядительных документов"), исполнитель формирует лист согласования, определяет участников и тип согласования (параллельное, последовательное или комбинированное), срок согласования и инициирует процесс электронного согласования документа. 5.2.5. При положительном завершении процесса согласования исполнитель средствами СЭДД передает проект исходящего документа на регистрацию. 5.2.6. Делопроизводитель получает уведомление о направлении документа на регистрацию в СЭДД, проверяет правильность оформления, распечатывает документ и передает бумажный оригинал на подпись. 5.2.7. Руководитель рассматривает проект исходящего документа в бумажном виде и подписывает его или отказывает в подписи. 5.2.8. После подписания документ возвращается на регистрацию. 5.2.9. Делопроизводитель осуществляет регистрацию исходящего документа в СЭДД, после чего проставляет регистрационный номер и дату регистрации из РКК на бумажном экземпляре документа. Документ относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел, т.е. по месту регистрации документа. 5.2.10. При оформлении исходящего документа на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа внесению в РКК подлежат вид бланка и его номер. 5.2.11. В РКК может быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК. Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма. 5.2.12. Осуществляется отправка документа адресату или адресатам. По результатам отправки и контроля доставки ставится соответствующая отметка в РКК документа. VI. Внутренние документы (создание, обработка, согласование и отправка) 6.1. Устанавливается следующий порядок обработки внутренних документов средствами СЭДД: 6.1.1. Исполнитель создает в СЭДД проект РКК внутреннего документа на основании поручения непосредственного руководителя либо в инициативном порядке. При этом возможно использование типового шаблона документа. 6.1.2. Если внутренний документ логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа. 6.1.3. В РКК проекта внутреннего документа заполняется список адресатов, по которому производится рассылка документа после регистрации. 6.1.4. Исполнитель согласует проект документа на предмет соответствия оформления Инструкции по делопроизводству органа власти с делопроизводителем подразделения с помощью операции согласования в СЭДД. 6.1.5. При необходимости согласования документа с должностными лицами органа государственной власти исполнитель формирует лист согласования, определяет срок согласования, тип (параллельное, последовательное или комбинированное) и инициирует процесс в СЭДД. 6.1.6. Согласование проекта внутреннего документа осуществляется в соответствии с требованиями раздела "X. Согласование исходящих, внутренних и организационно- распорядительных документов" настоящей Инструкции. 6.1.7. Исполнитель передает согласованный проект внутреннего документа на подпись непосредственному руководителю в СЭДД. 6.1.8. Руководитель рассматривает проект внутреннего документа и осуществляет электронное подписание документа или отказывается от подписи. В случае отказа документ автоматически возвращается исполнителю, о чем последний получает уведомление в СЭДД. 6.1.9. Регистрации подлежат только подписанные внутренние документы. 6.1.10. Делопроизводитель осуществляет регистрацию РКК внутреннего документа в СЭДД, при этом документу автоматически присваивается регистрационный номер. Делопроизводитель заполняет поля на закладке "Отношение к делу" РКК внутреннего документа. В СЭДД документ может быть отнесен одновременно к нескольким делам. При использовании в формате номера внутреннего документа номера дела сначала заполняется отношение к делу и только потом документ регистрируется в СЭДД. 6.1.11. При оформлении внутреннего документа на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа внесению в РКК подлежат вид бланка и его номер. 6.1.12. Адресат (например, руководитель структурного подразделения), получивший внутренний документ, может передать его исполнителю на обработку с помощью резолюции в СЭДД. 6.1.13. Порядок обработки внутренних документов в подразделении-адресате аналогичен порядку обработки входящих документов, указанному в подпункте 4.1.7 настоящей Инструкции. Автор документа имеет возможность средствами СЭДД ознакомиться с ходом работы над документом. 6.2. Обмен документами между органами государственной власти с применением СЭДД составляет внутренний документооборот исполнительных органов государственной власти. 6.2.1. Процесс передачи внутреннего документа как инициативного, так и ответного из одного исполнительного органа государственной власти в другой по рассылке и дальнейшая работа с ним производится в БД "Внутренние документы" в СЭДД. 6.2.2. При получении внутреннего документа из органа власти, не подключенного к СЭДД, регистрация документа производится в БД "Внутренние документы" с присвоением номера "вручную". В качестве регистрационного номера документу присваивается номер, под которым он был зарегистрирован в исполнительном органе исполнительной власти, не подключенном к СЭДД. 6.2.3. В исполнительном органе государственной власти, не подключенном к СЭДД, вся пришедшая корреспонденция как от внешних организаций, так и от исполнительных органов государственной власти учитывается как входящая корреспонденция. 6.2.4. При создании в исполнительном органе государственной власти, не подключенном к СЭДД, документа, адресованного в другой орган власти, он регистрируется и относится к делу как исходящий документ. VII. Организационно-распорядительные документы (создание, обработка, согласование и отправка) 7.1. К организационно-распорядительным документам (далее - ОРД) относятся правовые акты и протоколы, подписанные руководителем исполнительного органа государственной власти или лицом, его замещающим. 7.2. Устанавливается следующий порядок обработки ОРД средствами СЭДД: 7.2.1. Автор создает в СЭДД проект ОРД, заполняет список рассылки в РКК и при необходимости определяет связи ОРД с уже существующими в СЭДД документами. 7.2.2. Согласование ОРД осуществляется средствами СЭДД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органе власти и требованиями раздела "X. Согласование исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов" настоящей Инструкции. 7.2.3. Автор передает РКК согласованного проекта ОРД на регистрацию средствами СЭДД. 7.2.4. Делопроизводитель уполномоченного подразделения получает уведомление о направлении документа на регистрацию в СЭДД, проверяет правильность оформления, распечатывает документ и передает бумажный оригинал на подпись руководителю. 7.2.5. Руководитель рассматривает проект ОРД и подписывает документ на бумажном носителе или отказывается от подписи. 7.2.6. Подписанный ОРД возвращается на регистрацию в уполномоченное структурное подразделение на бумажном носителе. 7.2.7. Делопроизводитель уполномоченного подразделения осуществляет регистрацию ОРД в СЭДД, после чего на бумажном экземпляре документа проставляет регистрационный номер, присвоенный ОРД, и дату регистрации. Выполняется сканирование подписанного и зарегистрированного ОРД. Электронный образ вкладывается в РКК ОРД в СЭДД и автоматически рассылается адресатам. 7.2.8. При оформлении ОРД на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа внесению в РКК подлежат вид бланка и его номер. 7.2.9. Автоматическая рассылка ОРД средствами СЭДД на ознакомление осуществляется в соответствии со списком рассылки РКК ОРД, подготовленным автором ОРД. Делопроизводитель уполномоченного подразделения (ответственного за работу с определенным видом ОРД) определяет срок ознакомления и инициирует процесс ознакомления. При этом СЭДД автоматически выполняет рассылку уведомлений участникам. 7.2.10. Участник ознакомления, получивший документ, рассматривает ОРД и подтверждает факт ознакомления путем выбора команды "Ознакомиться" в СЭДД. Делопроизводитель уполномоченного подразделения и автор документа имеют возможность контролировать ход ознакомления с документом средствами СЭДД. 7.2.11. Если ОРД рассылается сторонним организациям, не подключенным к СЭДД, информация о доставке проставляется делопроизводителем уполномоченного подразделения в соответствующем поле РКК ОРД в СЭДД. 7.2.12. Работники уполномоченного подразделения, ответственного за работу с определенным видом ОРД, заносят поручения по ОРД в СЭДД и ставят их на контроль. Исполнители автоматически получают уведомления о направлении им поручений по ОРД на исполнение. В случае переноса срока исполнения указывается новый срок и причина переноса. 7.2.13. Исполнитель (руководитель структурного подразделения), получивший поручение по ОРД, может создавать поручения для нижестоящих исполнителей и ставить их на личный контроль. В момент сохранения поручения по ОРД исполнитель получает уведомление средствами СЭДД о направлении ему на исполнение поручения. 7.2.14. Исполнитель создает отчет об исполнении поручения в СЭДД. В момент сохранения карточки отчета автор поручения получает уведомление об исполнении поручения в СЭДД. 7.2.15. Автор поручения принимает или отклоняет отчет об исполнении в СЭДД. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом. 7.2.16. Сотрудники уполномоченного подразделения снимают поручение с контроля на основании полученного отчета об исполнении. 7.2.17. РКК документа относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел по месту регистрации. VIII. Организация работы с обращениями граждан в СЭДД 8.1. Устанавливается следующий порядок обработки обращений граждан с применением СЭДД: 8.1.2. На каждое обращение делопроизводитель оформляет РКК в СЭДД. 8.1.3. Делопроизводитель регистрирует РКК документа. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически. 8.1.4. При получении повторных обращений документам присваивается тот же регистрационный номер, что и первоначально поступившему обращению, в РКК обязательно проставляется отметка о том, что обращение является повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание" указывают, кому направлялось на решение предыдущее обращение. 8.1.5. Обращение может быть поставлено на контроль исполнения средствами СЭДД. 8.2. Порядок обработки обращений аналогичен порядку обработки входящих документов, указанному в подпункте 3.1.7 настоящей Инструкции. Письменные обращения граждан, а также все документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела по месту регистрации обращения. IX. Регистрация документов 9.1. Регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета контроля исполнения и поиска документов. При использовании СЭДД происходит заполнение полей "Номер документа" и "Дата регистрации" РКК документа. 9.2. Для обеспечения информационной совместимости и создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в СЭДД и правила их заполнения. 9.3. Регистрация входящей корреспонденции: 9.3.1. В состав регистрационного номера входящего документа обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел. 9.3.2. В СЭДД входящие документы регистрируются в БД "Входящие". 9.4. Регистрация исходящей корреспонденции: 9.4.1. В состав регистрационного номера исходящего документа обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел. 9.4.2. В СЭДД исходящие документы регистрируются в БД "Исходящие". 9.5. Регистрация внутренних документов исполнительного органа государственной власти: 9.5.1. Служебные письма, а также другие внутренние документы, подписанные руководителем органа власти, регистрирует структура ДОУ исполнительного органа государственной власти. 9.5.2. Служебные письма (записки), а также другие внутренние документы, подписанные руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти, регистрируют делопроизводители структурных подразделений. 9.5.3. В состав регистрационного номера внутреннего документа обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел. В состав номера могут также входить инициалы имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ. 9.5.4. В СЭДД внутренние документы регистрируются в БД "Внутренние". 9.6. Регистрация правовых актов: 9.6.1. Регистрационным номером правового акта является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года. К порядковому номеру через дефис может быть добавлен буквенный индекс, уникальный для каждого вида правового акта, например: N -ПГ, где "ПГ" - постановления Губернатора автономного округа. 9.6.2. В СЭДД правовые акты регистрируются в БД "ОРД". 9.6.3. В СЭДД организационно-распорядительные документы регистрируются в БД "ОРД". 9.7. Регистрация протоколов: 9.7.1. Протоколы заседаний (совещаний) регистрируются подразделением или коллегиальным органом, ответственным за проведение совещания. 9.7.2. Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива каждой отдельной группы протоколов в течение календарного года. 9.7.3. В СЭДД протоколы регистрируются в БД "ОРД". 9.8. Регистрация положений, правил, инструкций: 9.8.1. Положения, правила, инструкции и другие документы, содержащие предписания нормативного характера, а также программы, методические указания (рекомендации) инструктивного характера вводятся в действие правовыми актами и регистрируются структурой органа власти, ответственной за работу с правовыми актами. 9.8.2. Положения, правила, инструкции и другие внутренние документы органа власти, содержащие предписания нормативного характера, а также программы, методические указания (рекомендации) инструктивного характера, утвержденные руководителями структурных подразделений органа власти, регистрируются делопроизводителями структурных подразделений по правилам, установленным для внутренних документов, указанным в подпункте 9.5 настоящей Инструкции. 9.8.3. В СЭДД положения, правила, инструкции регистрируются в БД "Внутренние". 9.9. Регистрация обращений граждан (далее - ОГ): 9.9.1. В состав регистрационного номера ОГ обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года. 9.9.2. В СЭДД регистрация личных и коллективных писем граждан (ОГ), адресованных на имя руководителя органа власти, в адрес органа власти, осуществляется структурой ДОУ органа власти автономного округа в БД "Обращения граждан". 9.10. Регистрация договоров: 9.10.1. Договоры, соглашения, заключенные от имени руководителя органа власти или органа власти, подписанные руководителем органа власти или другими уполномоченными должностными лицами, регистрируются уполномоченным структурным подразделением органа власти, ответственным за договорные отношения. 9.10.2. В состав регистрационного номера договора обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года. 9.10.3. Договоры, соглашения в СЭДД регистрируются в БД "Договоры". 9.11. Регистрация доверенностей: 9.11.1. Доверенности от имени руководителя органа власти или органа власти, подписанные руководителем органа власти или уполномоченным должностным лицом органа власти, регистрирует уполномоченный делопроизводитель структуры договорных отношений органа власти. 9.11.2. В состав регистрационного номера доверенности обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года. 9.11.3. Доверенности в СЭДД регистрируются в БД "Внутренние". X. Согласование исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов 10.1. Для согласования проектов исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов может использоваться СЭДД. Исключение составляют подразделения, временно не охваченные СЭДД. 10.2. Согласование в СЭДД осуществляется в соответствии со следующими принципами: 10.2.1. На согласование может быть направлен только неподписанный проект РКК документа. 10.2.2. Проекты документов в обязательном порядке визируются руководителем подразделения, где готовился проект документа в СЭДД. 10.2.3. Сроки согласования и состав участников согласования определяются для каждого вида документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству органа власти. 10.2.4. Участники согласования могут накладывать средствами СЭДД визы трех видов: - согласен; - не согласен; - особое мнение. 10.2.5. В случае наложения виз "не согласен" и "особое мнение" участник обязан привести мотивированный отказ (или замечание) в карточке согласования документа в СЭДД. 10.2.6. Инициатор создания нового проекта РКК документа может направить документ на совместную подготовку одному или нескольким лицам - работникам одного или нескольких органов власти, используя механизм согласования документов при работе в корпоративном режиме. 10.2.7. Инициатором отправки документа на согласование и его участниками могут быть любые пользователи СЭДД. 10.2.8. В СЭДД согласование может быть параллельным, последовательным или комбинированным. При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают соответствующие уведомления. Согласование проводится в сроки, установленные инициатором. Если по истечении срока согласования кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования документа завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно прекращается инициатором процесса. При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). При комбинированном согласовании часть процесса может идти по последовательной схеме, а часть - по параллельной в произвольном порядке. Последовательное согласование в СЭДД осуществляется по следующему сценарию: - если время согласования превышено данным участником, то документ остается на согласовании у данного лица, при этом будет послано уведомление визирующему и инициатору согласования; - если поставлена отрицательная виза, то будет послано уведомление инициатору и продолжен процесс согласования. Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, или досрочно - инициатором процесса либо по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено). 10.2.9. В процессе согласования участники могут в свою очередь создавать лист согласования и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам, осуществляя так называемое петлевое согласование в СЭДД. 10.2.10. Совместная подготовка и согласование документов с органами власти, не подключенными к СЭДД, производится на уровне подготовки и регистрации внутренней корреспонденции: сопроводительного письма с приложением проекта согласуемого документа. XI. Внесение резолюций и выдача поручений по документам 11.1. На входящие, внутренние и организационно- распорядительные документы может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся в СЭДД руководителями и/или делопроизводителями руководителей, в адрес которых поступил документ. 11.2. При внесении резолюций в СЭДД определяется автор резолюции, вводится текст резолюции, определяются исполнители и срок исполнения резолюции. Исполнителям по резолюции, стоящей на контроле, посылаются уведомления о необходимости исполнения. Уведомления-напоминания исполнителям по контрольной резолюции о приближающемся сроке исполнения рассылаются в СЭДД автоматически. 11.3. Ответственным исполнителем является первый из указанных в резолюции (поручении) исполнителей. Другие исполнители, указанные в резолюции (поручении), являются соисполнителями по документу. 11.4. Исполнители средствами СЭДД могут вносить собственные резолюции в порядке, указанном в подпункте 11.2 настоящей Инструкции. 11.5. При необходимости резолюции могут быть поставлены на контроль исполнения (раздел "XII. Организация и контроль исполнения документов и резолюций (поручений)"). 11.6. Внесение резолюций по входящим и внутренним документам с указанием исполнителя из другого органа власти, подключенного к СЭДД: 11.6.1. При создании по входящему или внутреннему документу органа власти резолюции (поручения), адресованной исполнителю из другого органа власти, подключенного к СЭДД, автоматически будет создана карточка резолюции (поручения), о чем исполнителю стандартными средствами СЭДД будет направлено уведомление о поступлении документа на исполнение. 11.6.2. В качестве отчета об исполнении должна быть создана карточка исполнения в СЭДД, которая отобразится в ходе исполнения в карточке задания. 11.6.3. Правила работы с контрольными документами устанавливаются согласно правилам, указанным в подпунктах 4.1.13, 6.1.11 - 6.1.13 настоящей Инструкции. 11.7. Внесение резолюций по входящим и внутренним документам, с указанием исполнителя из другого исполнительного органа государственной власти автономного округа, не подключенного к СЭДД: 11.7.1. При создании по входящему или внутреннему документу (в том числе и по организационно-распорядительному документу) резолюции (поручения), адресованной исполнителю из органа власти, не подключенного к СЭДД, поручение направляется исполнителю с сопроводительным письмом, зарегистрированным в БД "Внутренние документы". 11.7.2. Зарегистрированный сопроводительный документ и поручение (резолюция) будут доставлены адресату-исполнителю на бумажном носителе. 11.7.3. В качестве отчета об исполнении должен быть создан исходящий документ-ответ, который будет отправлен исполнителем автору на бумажном носителе. 11.7.4. Документ-ответ, зарегистрированный делопроизводителем органа власти - автора резолюции в СЭДД в БД "Внутренние документы" под номером, присвоенном ему при отправлении, должен быть связан с инициирующим документом стандартными средствами СЭДД. XII. Организация и контроль исполнения документов и резолюций (поручений) 12.1. Контролю подлежат зарегистрированные входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы, требующие исполнения. 12.2. Контроль за исполнением документов осуществляется с применением СЭДД: 12.2.1. Данные о поставленных на контроль документах вводят в СЭДД уполномоченные работники органа власти. 12.2.2. СЭДД систематизирует информацию по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов. 12.2.3. Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов, об изменении сроков и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов ежедневно вводится в СЭДД уполномоченными работниками органа власти или лицом, поставившим документ на контроль. 12.2.4. Исполненный документ подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа с контроля является решение должностного лица - автора резолюции (поручения). На исполненном документе делопроизводитель или должностное лицо, поставившее документ на контроль, проставляют отметку об исполнении документа и направлении его в дело. 12.2.5. Данные об исполнении документа заносятся в СЭДД. 12.2.6. Для комплексного контроля исполнительской дисциплины в органах власти должна использоваться база данных СЭДД "Контроль заданий" (далее - КЗ). 12.2.7. В БД "КЗ" по документу (резолюции, поручению), поставленному на контроль, будет создан специальный документ - контрольная карточка задания, отражающая состояние поставленного на контроль документа с указанием исполнителя из числа работников любого органа власти. 12.2.8. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются в органах власти на основании информации в БД "Контроль заданий" с использованием стандартных отчетных форм, представленных в БД "Центр отчетов" (ЦО). XIII. Формирование дел 13.1. Любой документ может быть добавлен (отнесен) в дело средствами СЭДД. Информация о принадлежности документа к делу отражается в РКК документа в СЭДД. 13.2. Номенклатура дел органа власти и локальные номенклатуры дел структурных подразделений ведутся с применением СЭДД с отражением иерархии подчиненности. 13.3. В СЭДД один документ может быть отнесен одновременно к нескольким делам. 13.4. Отнесение документа в дело происходит по месту регистрации или исполнения в зависимости от вида документа. 13.5. Средствами СЭДД предусмотрена возможность формирования дел по вопросному (предметному) принципу. По умолчанию в качестве вопроса (предмета) используется краткое содержание регистрируемого документа. 13.6. Просмотр сформированных дел возможен в БД "Формирование дел". XIV. Построение информационно-поисковой системы в СЭДД 14.1. Эффективность поиска документа в СЭДД достигается путем формирования и применения: - номенклатуры дел; - классификатора видов документов; - классификатора корреспондентов; - классификатора авторов и исполнителей; - классификатора типовых заголовков; - классификатора тематики документа, а также установкой взаимных связей и ссылок между документами. 14.2. В СЭДД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭДД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм. Средствами СЭДД возможно осуществлять экспорт результатов поиска или подборки в формат офисных приложений для последующего использования. 14.3. Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в РКК, так и содержанию (приложению) к РКК в случае использования файлов совместимого формата. 14.4. Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка, т.е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Для расширения области поиска используются замещающие символы: |———————————————|——————————————————————————————————————————————————————| |Строка поиска |Результат поиска | |———————————————|——————————————————————————————————————————————————————| |автономный |документы, содержащие слово "автономный" | |———————————————|——————————————————————————————————————————————————————| |автономн <*> |документы, содержащие слова "автономный", | | |"автономные", "автономного", "автономных" и т.д. | |———————————————|——————————————————————————————————————————————————————| -------------------------------- <*> - замена любого количества символов, например: 14.5. Базы регистрационных данных в СЭДД, журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно- поисковую систему документов. XV. Работа со справочниками в корпоративном режиме Данный раздел Инструкции о порядке ведения справочников БД "Структура организации" (далее - СО) и БД "Справочник внешних организаций" (далее - СпО) разработан в соответствии с инструкциями администратора по работе с CompanyMedia (CM). Инструкция регламентирует работу Администратора CM и пользователей, участвующих в работе СЭДД в органах власти автономного округа. Ответственным за управление СЭДД является Администратор CM. 15.1. Порядок работы со справочниками "Структура организации" 15.1.1. БД "Структура организации" является корпоративной базой данных. Работа со справочником - централизованная. 15.1.2. Регистрацию и/или подключение сотрудника в БД "СО" СЭДД, а также изменение настроек СЭДД производит Администратор CM на основании заявок. 15.1.3. Для отслеживания кадровых изменений в органах власти Администратор CM получает уведомления обо всех кадровых и структурных изменениях (прием, увольнение, перемещение сотрудников, изменения в структуре) от сотрудников структуры ДОУ или кадровой работы органа власти. 15.1.4. Требования, изложенные в данном разделе Инструкции, подлежат исполнению всеми сотрудниками органов власти автономного округа, зарегистрированными и/или подключенными к СЭДД. 15.2. Порядок регистрации сотрудников в БД "Структура организации" (БД "СО") в СЭДД. 15.2.1. Справочник "Структура организации" является неотъемлемой частью СЭДД и предназначен для организации движения электронных документов между участниками документооборота. Ответственным за полноту представленной в справочнике информации и ее актуальность является Администратор CM. 15.2.2. Сотрудники могут работать с электронными документами, полученными или переданными по СЭДД, только при условии их регистрации в БД "Структура организации" СЭДД. 15.2.3. Регистрация сотрудника в БД "СО" СЭДД не влечет за собой обязательную установку рабочего места СЭДД. 15.2.4. Обязательная регистрация в БД "СО" предусматривается для следующих категорий персонала: - руководители органов власти автономного округа и их заместители; - руководители структурных подразделений и их заместители; - делопроизводители. 15.2.5. Остальные сотрудники регистрируются Администратором CM на основании заявки на регистрацию в СЭДД, созданной и зарегистрированной в БД Help Desk (далее - заявка на регистрацию). 15.2.6. При заполнении заявки на регистрацию указываются соответствующие категория "Ведение СО" и название задачи ("Добавление записи в СО", "Изменение записи в СО", "Удаление записи в СО"). 15.2.7. В "Описании задачи" необходимо указать полные инициалы сотрудника, а также занимаемую должность с полным перечнем иерархии подчинения до руководителя органа власти. 15.3. Порядок работы со справочником "Справочник внешних организаций" (далее - БД "СпО") 15.3.1. БД "СпО" используется исполнителями при заполнении РКК входящих и исходящих документов. Исполнителями являются сотрудники и делопроизводители подразделений органов власти, готовящие проекты исходящих документов. 15.3.2. Функции исполнителей при работе с БД "СпО": - поиск организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову; - выбор организации из предложенного перечня введенных в справочник организаций; - заполнение заявки на добавление сторонней организации в справочник; - заполнение заявки на объединение разных названий одной и той же организации в одну. 15.3.3. Все перечисленные действия производит исполнитель, заполняющий РКК документа. Ведение справочника организаций в СЭДД по заявкам исполнителей осуществляет Администратор CM. 15.3.4. Ответственность за ведение (внесение, изменение, удаление) системных организаций в базе данных "СпО" возложена на Администратора CM. 15.3.5. Организация исполнения и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы со справочником внешних организаций в структурных подразделениях органов власти автономного округа возлагается на руководителей структурных подразделений. 15.4. Добавление организации в БД "СпО" 15.4.1. Добавление внешней организации в БД "СпО" можно провести двумя способами: - при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя кнопку "Новая" поля "Адресат"; - непосредственно в БД "СпО" и далее используя кнопку "Создание". В обоих случаях откроется карточка для ввода информации о новой организации. 15.4.2. При вводе наименования организации следует соблюдать следующие общие правила: - в начало краткого наименования выносится наиболее уникальная часть наименования, например: для коммерческих организаций - название организации (кавычки опускаются): |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| |Полное наименование |Краткое наименование | |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| |ООО "ВИТЯЗЬ" |ВИТЯЗЬ ООО | |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| |ОАО ГАЗПРОМ |ГАЗПРОМ ОАО | |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| для органов власти и высших должностных лиц регионов Российской Федерации и муниципальных образований - географическое наименование: |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| |Полное наименование |Краткое наименование | |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| |ГУБЕРНАТОР СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ |СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ ГУБЕРНАТОР | |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| |АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО |КРАСНОСЕЛЬКУПСКИЙ МО | |ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОСЕЛЬКУПСКИЙ |АДМИНИСТРАЦИЯ | |РАЙОН | | |———————————————————————————————————|———————————————————————————————————| - инициалы адресата указываются полностью в следующем порядке: фамилия, имя, отчество. 15.4.3. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод. 15.4.4. Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в БД "СпО". 15.4.5. Каждая поступившая заявка должна быть обработана Администратором CM в БД "СпО", а именно: - утверждена и преобразована в учетную запись БД "СпО"; - отклонена и с данной карточкой выполнена операция объединения с другой организацией; - ликвидирована. 15.4.6. Безусловной ликвидации подлежат записи, в которых в качестве организации указаны исполнительные органы власти автономного округа или физические лица. 15.4.7. Администратор CM для принятия решения о необходимости отклонения или утверждения заявки на создание новой карточки организации должен проверить наличие карточки данной организации в справочнике. Если карточка этой организации уже существует, производится отклонение. Если карточка данной организации отсутствует, производится утверждение заявки. Проверка наличия производится поиском по подстроке наименования организации из заявки. В случае частичного совпадения наименований в заявке и существующей карточке должно производиться сравнение остальных реквизитов организации-адреса, банковских реквизитов, контактной информации и др. и принятие окончательного решения о приеме заявки или объединении карточек. 15.4.8. Для утверждения заявки Администратор CM должен открыть соответствующую карточку заявки и нажать на кнопку "Утвердить". 15.4.9. При отклонении заявки Администратор CM должен указать организацию, с которой будет выполнено объединение данной заявки. При объединении в качестве организации, с которой производится объединение, указывается уже созданная карточка этой организации, найденная в справочнике. При отклонении заявки на создание организации все документы, использующие в качестве корреспондента данную организацию, будут содержать ссылку на организацию, с которой выполнено объединение. 15.4.10. Администратор CM обязан рассматривать все поступающие заявки на создание новой организации ежедневно и принимать решение относительно ее утверждения или объединения с уже созданной организацией в течение одного рабочего дня. 15.5. Объединение организаций в БД "СпО" 15.5.1. Объединение организаций в БД "СпО" проводит Администратор CM. 15.5.2. Исполнители и делопроизводители могут самостоятельно формировать заявки на объединение двух организаций в одну. 15.5.3. Формирование заявки на объединение производится с использованием БД "СпО". Для этого необходимо перейти в представление "Заявки на объединение" и выбрать действие "Заявка на объединение". 15.5.4. Администратор CM обязан ежедневно рассматривать все поступающие заявки на объединение и по каждой из них принимать решение относительно ее утверждения или отклонения в течение одного рабочего дня. Приложение N 1 к Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РКК В СЭДД Основные реквизиты РКК в СЭДД документов и правила их заполнения |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Реквизиты |Комментарии по заполнению РКК | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Заголовок <*> |В РКК переносят заголовок из | | |документа. При отсутствии в документе | | |заголовка составляют аннотацию, | | |содержащую ключевые слова | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Наименование вида |Заполняется в соответствии с | |документа <*> |наименованием вида документа | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Автор <*> (корреспондент) |При регистрации входящих документов в РКК| | |записывают наименование | | |организации (структурного | | |подразделения) и должностного лица - | | |автора документа | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Дата регистрации |В РКК указывают дату регистрации | |документа <*> |документа в исполнительном органе | | |государственной власти Ямало- | | |Ненецкого автономного округа и его | | |структурных подразделениях | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Регистрационный номер и |В РКК переносят регистрационный номер | |дата отправителя <*> |документа, присвоенный организацией - | | |автором документа (в случае | | |отсутствия номера на исходном | | |документе устанавливается б/н) и дату | | |регистрации документа отправителем | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Адресат документа <*> |Организация или должностное лицо, в чей| | |адрес направляется документ, | | |выбирается в зависимости от типа | | |документа из Справочника организаций или| | |из Структуры организации | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| |Дело |В РКК переносят дела в соответствии с | | |номенклатурой дел исполнительного | | |органа государственной власти Ямало- | | |Ненецкого автономного округа и его | | |структурных подразделений | |————————————————————————————|—————————————————————————————————————————| -------------------------------- <*> Поля обязательные для заполнения. Приложение 2 к Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа МОДЕЛЬ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ ПОДСИСТЕМЫ "CM-ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" Каждая из БД подсистемы "CM-Делопроизводство" имеет встроенные механизмы автоматического предоставления доступа на чтение и редактирование РКК, КР, КП и КИ. Модель доступа показана в виде таблицы. Доступ на чтение ко всем документам всех БД имеет сотрудник, подключенный на роль Supervisor или AllReader. Доступ для ВхД |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Создание |Чтение |Изменение, в т.ч. | | | |удаление в корзину | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | Проект РКК | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Делопроизводители |Адресат + его замещающие + |Делопроизводители | |структуры ДОУ |его аудиторы |структуры ДОУ | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Читатели (если | | | |предоставлен доступ на | | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Присвоение номера | | | |Делопроизводители | | | |структуры ДОУ | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | РКК | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Адресат + его замещающие + |Делопроизводители | | |его аудиторы |структуры ДОУ | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Делопроизводители | | | |структуры ДОУ | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Читатели (если | | | |предоставлен доступ на | | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Исполнители резолюций + их| | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | Резолюция | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Делопроизводители |Все читатели |Делопроизводители | |структуры ДОУ |вышестоящего документа |структуры ДОУ | | |(РКК или РКК + | | | |резолюции) | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Адресат +|Исполнители резолюций + их|Автор резолюции + | |его замещающие |замещающие + их |его замещающие | |(первые |аудиторы | | |резолюции) | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Исполнители | | | |вышестоящей | | | |резолюции + их | | | |замещающие | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | Исполнение | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Делопроизводители |Все читатели вышестоящих |Делопроизводители | |структуры ДОУ |документов (РКК + |структуры ДОУ | | |резолюции) | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Исполнители | |Автор исполнения + | |резолюции + их | |его замещающие | |замещающие | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Адресат +| | | |его замещающие | | | |(КИ на РКК) | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| Доступ для ИсхД |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Создание |Чтение |Изменение, в т.ч. | | | |удаление в корзину | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | Проект РКК | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Все |Исполнитель + его |Подписывающий +| | |замещающие + его |его замещающие | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Сотрудники, указанные в |Делопроизводители | | |поле "Другие подписи" + их |структуры ДОУ | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Читатели (если |Последний редактор | | |предоставлен доступ на |проекта | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |На рег. |На рег. (видимость |Изменения места | |(уведомление) |кнопки) |регистрации | |Делопроизводители |Все, кроме членов группы |Делопроизводитель с | |структуры ДОУ |Делопроизводители |правом | | |структуры ДОУ |редактирования | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Присвоение номера | | | |Делопроизводители | | | |структуры ДОУ | | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | РКК | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Подписывающий + |Делопроизводители | | |его замещающие + его |структуры ДОУ | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Исполнитель документа + его| | | |замещающие + его | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Сотрудники, указанные в | | | |поле "Другие подписи" + их | | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Адресат + его замещающие (из| | | |своей организации) | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Оператор | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Читатели (если | | | |предоставлен доступ на | | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Делопроизводители | | | |структуры ДОУ | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| Доступ для ВнД |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Создание |Чтение |Изменение, в т.ч. | | | |удаление в корзину | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | Проект РКК | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Все |Исполнитель + |Подписывающий + его | | |его замещающие + его |замещающие | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Сотрудники, указанные в |Делопроизводители | | |поле "Другие подписи" + их |структуры ДОУ | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Читатели (если |Последний редактор | | |предоставлен доступ на |проекта | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |На рег. |На рег. (видимость |Изменения места | |(уведомление) |кнопки) |регистрации | |Делопроизводители |Все, кроме |Делопроизводитель с | |структуры ДОУ |Делопроизводителей |правом | | |структуры ДОУ |редактирования | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Присвоение номера | | | |Делопроизводители | | | |структуры ДОУ | | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | РКК | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Подписывающий + его |Делопроизводители | | |замещающие + его |структуры ДОУ | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Исполнитель документа + его| | | |замещающие + его | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Сотрудники, указанные в | | | |поле "Другие подписи" + их | | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Адресат + его замещающие + | | | |его аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Читатели (если | | | |предоставлен доступ на | | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | |Исполнители резолюций + их | | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | Резолюция | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Делопроизводители |Все читатели |Делопроизводители | |структуры ДОУ |вышестоящего документа |структуры ДОУ | | |(РКК или РКК + | | | |резолюции) | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Адресат +|Исполнители резолюций + их |Автор резолюции +| |его замещающие |замещающие + их |его замещающие | |(первые |аудиторы | | |резолюции) | | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Исполнители | | | |вышестоящей | | | |резолюции + их | | | |замещающие | | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| | Исполнение | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Делопроизводители |Все читатели вышестоящих |Делопроизводители | |структуры ДОУ |документов (РКК + |структуры ДОУ | | |резолюции) | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Исполнители | |Автор исполнения + | |резолюции + их | |его замещающие | |замещающие | | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| |Адресат +| | | |его замещающие | | | |(КИ на РКК) | | | |———————————————————|————————————————————————————|——————————————————————| Доступ для ОРД |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Создание |Чтение |Изменение, в т.ч. | | | |удаление в корзину | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | Проект РКК | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Все |Исполнитель + |Подписывающий + | | |его замещающие + его |его замещающие | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Сотрудники, указанные в |Делопроизводители | | |поле "Другие подписи" + их|структуры ДОУ | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Читатели (если |Последний редактор | | |предоставлен доступ на |проекта | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |На рег. |На рег. (видимость |Изменения места | |(уведомление) |кнопки) |регистрации | |Делопроизводители |Все, кроме |Делопроизводитель с | |структуры ДОУ |Делопроизводителей |правом | | |структуры ДОУ |редактирования | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Присвоение номера | | | |Делопроизводители | | | |структуры ДОУ | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | РКК | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Подписывающий + |Делопроизводители | | |его замещающие + его |структуры ДОУ | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Исполнитель документа + | | | |его замещающие + его | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Сотрудники, указанные в | | | |поле "Другие подписи" + их| | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Участники рассылки + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Читатели (если | | | |предоставлен доступ на | | | |чтение по соотв. кнопке) + | | | |их замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | |Исполнители поручений + их| | | |замещающие + их | | | |аудиторы | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | Поручение | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Делопроизводители |Все читатели |Делопроизводители | |структуры ДОУ |вышестоящего документа |структуры ДОУ | | |(РКК или РКК + | | | |поручения) | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Подписывающий +|Исполнители поручения + их|Автор поручения + | |его замещающие |замещающие + их |его замещающие | |(первые |аудиторы | | |поручения) | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Участники | | | |рассылки + их | | | |замещающие | | | |(первые | | | |поручения) | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Исполнители | | | |вышестоящего | | | |поручения + их | | | |замещающие | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | Исполнение | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Делопроизводители |Все читатели вышестоящих |Делопроизводители | |структуры ДОУ |документов (РКК + |структуры ДОУ | | |поручения) | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Исполнители | |Автор исполнения + | |поручения + их | |его замещающие | |замещающие | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| |Участники | | | |рассылки + их | | | |замещающие (КИ на | | | |РКК) | | | |———————————————————|———————————————————————————|———————————————————————| Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
