|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Свердловской области от 29.06.2006 № 561-ППпредусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 7. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы исполнительного органа являются государственной собственностью Свердловской области и входят в состав Архивного фонда
Российской Федерации. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Управлением архивами Свердловской области, документы постоянного срока хранения в течение 10 лет находятся на ведомственном хранении. По окончании срока ведомственного хранения документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат передаче в Государственный архив Свердловской области (часть 2 статьи
22 Закона Российской Федерации от 27 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Исполнительный орган образует архив:
для хранения, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности Свердловской области, до передачи их в государственные архивы, отбора
и подготовки к передаче на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета», 2004, 27 октября, № 237); для хранения документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу, их учета и использования. В случае отсутствия архива как структурного подразделения для обеспечения сохранности документов исполнительного органа в соответствии с нормативно-правовыми документами, приказом руководителя исполнительного органа за одним из сотрудников закрепляется ответственность за ведение архива и определяется помещение для хранения документов архива органа власти. Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного органа включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за делопроизводство, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и
дел. 7.1. Экспертиза ценности документов 7.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 7.1.2. Экспертиза ценности документов в исполнительном органе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа. 7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается ЭК. 7.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Управления архивами Свердловской области. Основными функциями ЭК являются: рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении и уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и
так далее). ЭК создается приказом руководителя исполнительного органа. Заседания комиссии протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа. 7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа работниками службы ДОУ, непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается. 7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней типовых архивных документов и перечней документов,
образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, иных государственных органов Свердловской области с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой «ЭПК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК Управления архивами Свердловской области. 7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 7.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда исполнительного органа и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи, как правило, не составляются. 7.1.11. В каждом структурном подразделении исполнительного органа
описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива исполнительного органа. По этим описям документы сдаются в архив исполнительного органа. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел постоянного хранения (приложение № 20), сводной описи дел по личному составу (приложение № 21) и сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 22). Исполнительный орган сдает дела на государственное
хранение в Государственный архив Свердловской области в соответствии со сводной описью дел постоянного срока хранения. 7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23) и представляются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после завершения
дел в делопроизводстве. 7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее. 7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. 7.1.17. Опись дел структурного подразделения исполнительного органа составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 24) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно. Одобренные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руководителем исполнительного органа только после утверждения ЭПК Управления архивами Свердловской области, описей дел постоянного хранения; после этого исполнительный орган имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего исполнительного органа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть уничтожены не ранее 1 января 2004 года. 7.2. Подготовка и передача документов в архив исполнительного органа 7.2.1. В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. 7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 7.2.4. Передача дел в архив исполнительного органа осуществляется
по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. 7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив исполнительного органа сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 7.2.6. Прием каждого дела производится руководителем архива исполнительного органа в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя архива исполнительного органа и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив исполнительного органа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и
базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Название каждой картотеки или базы данных включается в опись как самостоятельное дело. При этом из базы регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки хранения которых истекли. 7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Приложение № 1 к п. 2.4.5.
[Изображение малого герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ __________________ № _____________
г. Екатеринбург Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 2 к п. 2.4.5.
[Изображение малого герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина пр., д. 34, г. Екатеринбург, 620151
Тел./Факс 377-17-01 ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000 / 0000000000 _________________ № _____________ На № _____________ от ____________ Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 3 к п. 2.4.5. [Изображение полного герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ __________________ № _____________
г. Екатеринбург Образец бланка распорядительного документа с продольным расположением реквизита * <не приводится> Приложение № 4 к п. 2.6.1.6.
[Изображение полного герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ __________________ № _____________
г. Екатеринбург О создании постоянно действующей экспертной комиссии министерства В целях__________________________________________________________
______________________________________________________________________ (констатирующая часть) П Р И К А З Ы В А Ю: 1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________ 3. Контроль за исполнением приказа возложить на _________________
______________________________________________________________________ (распорядительная часть) Министр Подпись Расшифровка подписи Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа) Образец оформления приказа на бланке с продольным расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 5 к п. 2.6.1.6.
[Изображение полного герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ __________________ № _____________
г. Екатеринбург В соответствии с ________________________________________________
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (констатирующая часть) О Б Я З Ы В А Ю: 1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________ (распорядительная часть) Наименование должности автора документа Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления распоряжения на бланке с продольным расположением реквизитов * <не приводится> Продолжение приложения № 5
СОГЛАСОВАНИЕ проекта распоряжения ______________________________________________________________________ (наименование исполнительного органа) Наименование распоряжения:____________________________________________ |————————————|————————————|————————————————————————————————————--| | Должность | Фамилия | Сроки и результаты согласования | | | и инициалы | | | | |—————————————|————————————|———————————| | | | Дата | Дата | Замечания | | | | поступления |согласования| и подпись | | | | на | | | | | |согласование | | | |————————————|————————————|—————————————|————————————|———————————| | | | | | | |————————————|————————————|—————————————|————————————|———————————| | | | | | | |————————————|————————————|—————————————|————————————|———————————| | | | | | | |————————————|————————————|—————————————|————————————|———————————| | | | | | | |————————————|————————————|—————————————|————————————|———————————| | | | | | | |————————————|————————————|—————————————|————————————|———————————| Распоряжение разослать: ____________________________________________
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Исполнитель, телефон: Передано в экспедицию: Приложение № 6 к п. 2.6.2.3.
ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование исполнительного органа (структурного подразделения) 1. Общие положения 2. Задачи 3. Структура 4. Функции 5. Права 6. Взаимоотношения с другими организациями (структурными подразделениями) 7. Ответственность Руководитель исполнительного органа (структурного подразделения) Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Образец оформления положения Приложение № 7 к п. 2.6.3.7.
[Изображение малого герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ П Р О Т О К О Л г. Екатеринбург __________________ № _____________
Председатель — И.О. Фамилия Секретарь — И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О ... Доклад 2. О ... Доклад 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия — Текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления И.О. Фамилия — краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. 1.2. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи Образец оформления полного протокола * <не приводится> Приложение № 8 к п. 2.6.3.7.
[Изображение малого герба Свердловской области]* П Р О Т О К О Л оперативного совещания у заместителя министра здравоохранения Свердловской области И.О. ФАМИЛИЯ __________________ № _____________
г. Екатеринбург Присутствовали: Наименование должности — И.О. Фамилия Наименование должности — И.О. Фамилия Наименование должности — И.О. Фамилия Наименование должности — И.О. Фамилия Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке 1. О ... Фамилия И.О. Фамилия И.О. 1. ... (постановили) 2. ... (постановили) 2. О .... ______________________________________________________________________ Фамилия И.О. Фамилия И.О. 1. ... (постановили) 2. ... (постановили) Заместитель министра И.О. Фамилия Образец оформления краткого протокола * <не приводится> Приложение № 9 к п. 2.6.4.5.
[Изображение малого герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
А К Т __________________ № _____________
г. Екатеринбург ______________________________________________________________________ (заголовок) Основание_____________________________________________________________ Составлен комиссией Председатель — ______________________________________________________
(должность, Фамилия И.О.)
Члены комиссии — _____________________________________________________ (должность, Фамилия И.О.)
Присутствовали ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (Констатирующая часть с изложением фактов, событий, выводов и предложений) Составлен в ________ экземплярах: 1-й — 2-й — 3-й — Председатель Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Образец оформления акта на общем бланке с продольным расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 10 к п. 2.6.4.5.
[Изображение малого герба
Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ А К Т __________ № ___ г. Екатеринбург __________________________________________
__________________________________________
(заголовок) Основание __________________________________________________________
Составлен комиссией Председатель — ______________________________________________________
(должность, Фамилия И.О.) Члены комиссии — _____________________________________________________ (должность, Фамилия И.О.)
Присутствовали ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (Констатирующая часть с изложением фактов, событий, выводов и предложений)
Составлен в ________ экземплярах: 1-й — 2-й — 3-й — Председатель Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Образец оформления акта на общем бланке с угловым расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 11 к п. 2.6.5.4.
Наименование подразделения _____________________________
_____________________________ _____________________________
_____________________________
(адресат) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _______________ (дата) _______________________________ _______________________________ (заголовок) ____________________________________________________________
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора документа)
Наименование должности автора Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210х297 мм)
Образец оформления внутренней докладной записки Приложение № 12 к п. 2.6.5.4.
[Изображение малого герба
Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, _____________________ ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ _____________________ ОБЛАСТИ _____________________ (адресат) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА __________ № ___ г. Екатеринбург _______________________________ _______________________________ (заголовок) ____________________________________________________________
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора документа) Руководитель исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с угловым расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 13 к п. 2.6.5.4.
[Изображение малого герба Свердловской области]* ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________
___________________________ ___________________________
(адресат)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА __________________ № _____________
г. Екатеринбург ___________________________ ___________________________ ___________________________ (заголовок)
______________________________________________________________
______________________________________________________________________ (изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора документа) Руководитель исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с продольным расположением реквизитов * <не приводится> Приложение № 14 к п. 3.5.2.
СПРАВКА об объеме документооборота за __________________ 200 _______ (месяц)
|——————————————————————————|————————————————————————————-|———————| | Документы | Количество документов | Всего | | |—————————————————|———————————| | | | Подлинники | тираж | | |——————————————————————————|—————————————————|———————————|———————| |поступающие | | | | |——————————————————————————|—————————————————|———————————|———————| |отправляемые | | | | |——————————————————————————|—————————————————|———————————|———————| |внутренние | | | | |——————————————————————————|—————————————————|———————————|———————| |Итого | | | | |——————————————————————————|—————————————————|———————————|———————| Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А5 (148 х 210 мм)
Образец оформления справки об объеме документооборота Приложение № 15 к п. 6.1.3.
Наименование УТВЕРЖДАЮ
исполнительного органа Наименование должности
руководителя НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ исполнительного органа
__________ № __________ _______________________ (место составления) на _______ год Подпись Расшифровка подписи Дата
|———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| |Индекс | Заголовок | Количество | Срок хранения дела | Приме- | | дела | дела |дел (томов, | (тома, части) и | чание | | |(тома, части)| частей) |№ статей по перечню | | |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| | Название раздела | |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| | | | | | | | | | | | | Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Дата Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК Управления
от _________ № ___ архивами Свердловской
области от _________ № ___
Формат А4 (210х297)
Образец оформления сводной номенклатуры дел исполнительного органа Продолжение приложения № 15 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в исполнительном органе |——————————————————————————————|———————|————————————————————————| | По срокам хранения | Всего | В том числе: | | | |————————————|———————————| | | |переходящих |с отметкой | | | | | «ЭПК» | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |постоянного | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |временного (свыше 10 лет) | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |временного (до 10 лет | | | | |включительно) | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |Итого | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Дата Приложение № 16 к п. 6.1.3.
Наименование исполнительного органа Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № __________ _______________________ (место составления) на _______ год |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| |Индекс | Заголовок | Количество | Срок хранения дела | Приме- | | дела | дела |дел (томов, | (тома, части) и | чание | | |(тома, части)| частей) |№ статей по перечню | | |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| | Название раздела | |———————|—————————————|————————————|————————————————————|—————————| | | | | | | | | | | | | Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Дата СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения Продолжение приложения № 16
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в структурном подразделении |——————————————————————————————|———————|————————————————————————| | По срокам хранения | Всего | В том числе: | | | |————————————|———————————| | | |переходящих |с отметкой | | | | | «ЭПК» | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |постоянного | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |временного (свыше 10 лет) | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |временного (до 10 лет | | | | |включительно) | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| |Итого | | | | |——————————————————————————————|———————|————————————|———————————| Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в службу ДОУ Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата Приложение № 17 к п. 6.2.8. ______________________________________________ Ф. N _________________
______________________________________________ Оп. N ________________
______________________________________________ Д. N _________________
(наименование государственного архива)
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (наименование исполнительного органа и структурного
подразделения)
ДЕЛО № _____ том № ___ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (заголовок дела) ______________________________________________________________________ ___________ (дата) На _________ лист
Хранить _____________
Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________ Формат С4 (230 х 320 мм)
Образец оформления реквизитов обложки дела Приложение № 18 к п. 6.2.8. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________ В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы __________ пропущенные номера ____________
+ листов внутренней описи ____________________________________________ |—————————————————————————————————————————|——————————————| | Особенности физического состояния | № листов | | и формирования дела | | |—————————————————————————————————————————|——————————————| | 1 | 2 | |—————————————————————————————————————————|——————————————| | | | |—————————————————————————————————————————|——————————————| | | | |—————————————————————————————————————————|——————————————| Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
Образец оформления листа-заверителя дела Приложение № 19 к п. 6.2.8.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______________ |—————|————————————|————————————|————————————|————————————|—————————| | № | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Приме- | | п/п | документа | документа | документа |листов дела | чание | |—————|————————————|————————————|————————————|————————————|—————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |—————|————————————|————————————|————————————|————————————|—————————| | | | | | | | |—————|————————————|————————————|————————————|————————————|—————————| | | | | | | | |—————|————————————|————————————|————————————|————————————|—————————| Итого ___________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Образец оформления внутренней описи документов дела Приложение № 20 к п. 7.1.11
Наименование исполнительного органа Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № _________ Наименование
дел постоянного хранения должности руководителя
исполнительного органа
за ________________ год Подпись расшифровка подписи
Дата
|————|—————————|————————————|————————————|———————————————|—————————| | № | Индекс | Заголовок | Дата дела | Количество | Приме- | |п/п | дела | дела | (тома, | листов в деле | чание | | | | | части) | (томе, части) | | |————|—————————|————————————|————————————|———————————————|—————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |————|—————————|————————————|————————————|———————————————|—————————| | Название раздела | |————|—————————|————————————|————————————|———————————————|—————————| | | | | | | | | | | | | | | В данный раздел описи внесено _______________________ единиц хранения, с № _______________________ по № _______________________, в том числе: (цифрами и прописью)
литерные номера: ____________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК
Управления архивами исполнительного органа
Свердловской области от __________ № _________
от __________ № _________ Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Приложение № 21 к п. 7.1.11 Наименование исполнительного органа Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
Наименование
ОПИСЬ № _________ должности руководителя
дел по личному составу исполнительного органа за ________________ год Подпись расшифровка подписи
Дата
|————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | № |Индекс |Заголовок |Дата дела | Срок | Количество |Приме- | |п/п | дела | дела | (тома, | хранения | листов в | чание | | | | | части) | |деле (томе, | | | | | | | | части) | | |————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | Название раздела | |————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | В данный раздел описи внесено _______________________ единиц хранения, с № __________________________ по № ____________________, в том числе: (цифрами и прописью)
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Начальник службы кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи
Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК исполнительного органа Управления архивами
Свердловской области
от __________ № _________ от __________ № _________
Формат А4 (210х297 мм) Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Приложение № 22 к п. 7.1.11
Наименование исполнительного органа УТВЕРЖДАЮ Наименование
ОПИСЬ № _________ должности руководителя
дел временного исполнительного органа
(свыше 10 лет) хранения Подпись расшифровка за ________________ год подписи
Дата
|————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | № |Индекс |Заголовок |Дата дела | Срок | Количество |Приме- | |п/п | дела | дела | (тома, | хранения | листов в | чание | | | | | части) | |деле (томе, | | | | | | | | части) | | |————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | Название раздела | |————|———————|——————————|——————————|——————————|————————————|———————| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | В данный раздел описи внесено _______________________ единиц хранения, с № __________________________ по № ____________________, в том числе: (цифрами и прописью)
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК исполнительного органа от __________ № _________ Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Приложение № 23 к п. 7.1.12
______________________________________________________________________ (наименование исполнительного органа) ______________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ
Наименование
должности руководителя
исполнительного органа
Подпись расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ № |————|———————|——————————|——————————|————————————|——————————|———————| | № |Индекс |Заголовок |Дата дела | Количество | Срок |Приме- | |п/п | дела | дела | (тома, | листов в | хранения | чание | | |(тома, | (тома, | части) |деле (томе, | дела | | | |части) | части) | | части) | | | |————|———————|——————————|——————————|————————————|——————————|———————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6<1> | 7 | |————|———————|——————————|——————————|————————————|——————————|———————| | Название раздела | |————|———————|——————————|——————————|————————————|——————————|———————| | | | | | | | | | | | | | | | | |————|———————|——————————|——————————|————————————|——————————|———————| В данную опись внесено ______________________ дел с № _____________ по (цифрами и прописью) № _______ в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО<2>
Наименование должности протокол ЭК
руководителя службы ДОУ структурного подразделения
Подпись расшифровка от __________ № __________ подписи
Дата <1>Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. <2>При наличии ЭК структурного подразделения Формат А4 (210х297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Продолжение приложения № 23 Передал __________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ______________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью)
к документам Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата Принял ________________________________ дел и _____________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
