Постановление Правительства Свердловской области от 29.06.2006 № 561-ПП

присутствующих могут указываться обобщенно.
     Основная  часть  краткого  протокола   включает   рассматриваемые
вопросы  и  принятые  по ним решения. Наименование вопроса нумеруется,
начинается с предлога «О»  («Об»),  печатается  центрованным  способом
размером  шрифта № 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и
инициалы выступивших при его обсуждении. Фамилии  печатаются  через  1
интервал. Затем указывается принятое решение.
     2.6.3.5. Протокол  подписывается  председателем  и  секретарем  и
приобретает  юридическую  силу  только при наличии этих двух подписей.
Датой  протокола  является  дата   заседания   (совещания,   коллегии,
собрания).
     Протоколам   присваиваются   порядковые   номера    в    пределах
календарного   года,   самостоятельно  по  каждой  группе  протоколов:
заседания коллегии, заседания технических советов, экспертных комиссий
и так далее.
     2.6.3.6. Копии протоколов, заверенные  печатью  службы  ДОУ,  при
необходимости  рассылаются заинтересованным организациям и должностным
лицам в соответствии с указателем рассылки.
     В некоторых  случаях,  а  также  при  доведении  до  исполнителей
принятых   решений  составляется  выписка  из  протокола.  Выписка  из
протокола представляет собой  точную  копию  части  текста  подлинника
протокола,  относящегося  к  тому  вопросу  повестки  дня, по которому
готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка,  вводную
часть,  вопрос,  по  которому  готовится  выписка,  его  обсуждение  и
принятое решение. Выписка из протокола заверяется службой ДОУ. В  этом
случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».
     2.6.3.7. Протоколы (выписки из протоколов)  печатаются  на  общем
бланке  исполнительного  органа  размером  шрифта  № 14  с применением
следующих реквизитов:
     Наименование   документа —   слово   «ПРОТОКОЛ»   («ВЫПИСКА    ИЗ
ПРОТОКОЛА»)  печатается  от границы верхнего поля прописными буквами в
разрядку шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
     Вид заседания (совещания) отделяется от  слова  «ПРОТОКОЛ»  двумя
интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
     Место проведения заседания (совещания) выравнивается по центру  и
отделяется от реквизитов «дата» и «номер протокола».
     Дата и номер протокола.
     Дата оформляется цифровым способом и  печатается  выше  реквизита
«место  проведения  заседания  (совещания)»  через  2 интервала. Номер
протокола состоит из знака «№» и порядкового номера.
     Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.
     Каждый раздел печатается  с  красной  строки,  чтобы  выделить  в
тексте  протокола  речь  основного  докладчика, выступления участников
обсуждения  вопроса  и  постановляющую  часть,  формулирующую  решение
собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы
выступающих печатают с новой  строки  в  именительном  падеже,  запись
выступления  отделяют  от  фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с
красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
     Подписи председателя и  секретаря  печатаются  через  4 интервала
после   текста,  от  левой  границы  поля  через  1 интервал.  Образец
оформления полного  протокола  приведен  в  приложении  № 7,  краткого
протокола — в приложении № 8.
     2.6.4. Акт.
     2.6.4.1. Акт —  документ   справочно-информационного   характера,
составленный  группой  должностных лиц для подтверждения установленных
фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения
его авторов.
     2.6.4.2. Текст акта состоит из вводной и  констатирующей  частей.
Вводная   часть  содержит  указание  на  основание  составления  акта,
перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.
     В  констатирующей  части  дается  описание  сущности,  характера,
методов,  сроков  работы,  проделанной составителями акта, фиксируются
факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.
     Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров
акта.
     2.6.4.3. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими  участие  в
его составлении, в реквизите «Подпись» должности не указываются.
     2.6.4.4. Акт утверждается руководителем  исполнительного  органа,
по   указанию   которого  он  составлен,  либо  должностным  лицом,  к
компетенции которого относится содержание акта. Акт также  может  быть
утвержден распорядительным документом.
     2.6.4.5. Акт печатается на общем  бланке  исполнительного  органа
формата А4, размером шрифта № 14 с применением следующих реквизитов.
     Наименование  документа —  слово  «АКТ»,  печатается  от  границы
верхнего  поля, прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом № 17
и  выравнивается  по  центру  в  бланке  с  продольным   расположением
реквизитов.
     Дата и номер акта.
     Дата акта оформляется  словесно-цифровым  способом  и  печатается
через  2  интервала  ниже  слова «АКТ». Номер акта (при необходимости)
состоит из знака «№» и порядкового номера акта.
     Заголовок акта.
     Заголовок акта содержит указание на событие, факт  или  действие,
послужившие  причиной  составления  акта.  Точка  в конце заголовка не
ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом  через  1  интервал.
Заголовок,  оформленный  на  общем  бланке  с продольным расположением
реквизитов, выравнивается по центру.
     Текст акта.
     Слово «Основание» во вводной  части  текста  акта  печатается  от
левой  границы  поля.  Текст  «Основания» печатается через 1 интервал.
Слова  «Составлен   комиссией»,   «Председатель»,   «Члены   комиссии»
печатаются  от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов
комиссии печатаются через 1 интервал.
     Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 интервала.
     Подпись акта.
     Подпись акта отделяется от текста тремя  интервалами  и  включает
слова  «Председатель  комиссии»,  «Члены  комиссии»,  личные  подписи,
расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова «Председатель комиссии»,
«Члены комиссии» печатаются от левой границы поля.
     Утверждение акта.
     Гриф  утверждения  акта  содержит  указание  на  должность  лица,
утверждающего  акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и
фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.
     Образцы оформления акта приведены в приложениях № 9 и 10.
     2.6.5. Докладная записка.
     2.6.5.1. Докладная записка —  документ  информационно-справочного
характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей
организации и содержащий изложение какого-либо  вопроса  или  факта  с
выводами и предложениями автора документа.
     2.6.5.2. Докладная  записка  может  быть  внутренней  и   внешней
(направляется в вышестоящую организацию).
     2.6.5.3. Внутренняя докладная записка  может  быть  оформлена  на
стандартном  листе  бумаги  формата  А4  и  иметь следующие реквизиты:
наименование   структурного    подразделения —    автора    документа;
наименование  вида  документа —  ДОКЛАДНАЯ  ЗАПИСКА;  дата  документа;
адресат;  заголовок  документа,  кратко   и   точно   отражающий   его
содержание;  текст  документа;  подпись  автора документа; допускается
оформление внутренней докладной записки рукописным способом.
     2.6.5.4. Внешняя докладная записка оформляется  на  общем  бланке
формата   А4  исполнительного  органа  и  имеет  следующие  реквизиты:
наименование вида документа — ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место
составления;   адресат;  заголовок  документа.  Печатается  полужирным
шрифтом через 1 интервал и  выравнивается  по  центру,  если  документ
оформляется  на  бланке  с  продольным расположением реквизитов; текст
документа;  подпись  руководителя  организации —   автора   документа.
Образец  оформления внутренней докладной записки приведен в приложении
№ 11, внешней докладной записки — в приложениях № 12 и 13.
     2.6.6. Служебное письмо.
     2.6.6.1. Служебное письмо исполнительного органа  готовится:  как
ответ  о  выполнении  поручений  Губернатора  Свердловской  области  и
Правительства Свердловской области; как ответ о  выполнении  поручений
федеральных  министерств, федеральных служб, федеральных агентств; как
исполнение  поручений  федеральных  органов  государственной   власти,
Губернатора  Свердловской  области, Правительства Свердловской области
по обращениям граждан, содержащим вопросы, относящиеся  к  компетенции
исполнительного   органа;   как   сопроводительное  письмо  к  проекту
законодательного акта Свердловской области, проекту акта  Свердловской
области,   проекту   акта  Губернатора  Свердловской  области  и  акта
Правительства Свердловской области; как ответ  на  запрос  организации
или частного лица; как инициативное письмо.
     2.6.6.2. Срок   подготовки   ответного   письма   устанавливается
резолюцией  руководителя  исполнительного  органа,  его заместителя на
основании установленных сроков исполнения поручений, запросов  или  по
решению   автора   резолюции.  Срок  подготовки  инициативного  письма
определяется руководителем структурного подразделения.
     2.6.6.3. Служебное письмо печатается  на  соответствующем  бланке
формата А4 и А5 (если текст письма не превышает 10 строк, отпечатанных
через 1 интервал).
     Служебное  письмо,  подписываемое  руководителями  двух  и  более
исполнительных   органов,  оформляется  на  стандартном  листе  бумаги
формата А4. При этом наименования исполнительных органов,  подписавших
письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
     При оформлении  письма  на  двух  и  более  страницах,  вторая  и
последующие  страницы  нумеруются  по  середине  верхнего  поля  листа
арабскими цифрами.
     2.6.6.4. Текст служебного письма может  касаться  одного  вопроса
или  нескольких  взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В
первой части излагается причина, основание или обоснование составления
письма.  Во  второй  части,  печатаемой  с красной строки, формируются
выводы, просьбы, решения, предложения.
     Текст  письма  излагается  от  3-го  лица  единственного   числа.
Например:  «Управление архивами считает...», «Министерство предлагает...».
Если письмо оформлено  на  бланке  должностного  лица,  то  его  текст
излагается от 1-го лица, единственного числа: «Прошу...», «Направляю...».
     2.6.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи
служебного   письма  устанавливается  в  Положении  об  исполнительном
органе, в том числе в положениях о его структурных  подразделениях,  в
должностных  регламентах.  В  указанных  локальных  нормативных  актах
должен  предусматриваться  порядок  подписания  служебного  письма   в
отсутствие руководящих должностных лиц.

       3. Организация документооборота и исполнения документов        

                  3.1. Организация документооборота                   
     3.1.1. Движение документов в исполнительном органе с  момента  их
создания  или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
     3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые  с
ними   в   исполнительном   органе,  регламентируются  инструкцией  по
делопроизводству,   регламентом   исполнительного   органа,    табелем
унифицированных    форм    документов,   положениями   о   структурных
подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.
     3.1.3. При  применении  в  исполнительном   органе   электронного
документооборота  службой  ДОУ  совместно  со  службой  информационных
технологий  или  системным  администратором  разрабатываются  маршруты
движения документов.
     3.1.4. Доставка документов в исполнительный орган осуществляется,
как  правило,  средствами  почтовой,  фельдъегерской  и  электрической
связи.
     С помощью почтовой  связи  в  исполнительный  орган  доставляется
письменная  корреспонденция  в  виде  простых  и регистрируемых писем,
почтовых карточек, бандеролей  и  мелких  пакетов,  а  также  печатные
издания.
     3.1.5. По  каналам  электрической  связи  поступают:   телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

     3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов     
     3.2.1. Документы, поступающие в исполнительный орган на  бумажных
носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение,
регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
     Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками
службы ДОУ.
     Конверты с документами вскрываются (за  исключением  конвертов  с
пометкой  «лично»),  проверяется  правильность  доставки,  целостность
упаковки документов. Ошибочно доставленные документы  пересылаются  по
принадлежности   или   возвращаются  отправителю.  При  отсутствии  на
документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
     Полученный документ регистрируется в традиционных или электронных
карточках,    журналах.    На   полученном   документе   проставляется
регистрационный штамп. Регистрационный штамп  проставляется  в  нижней
части   лицевой   или   оборотной  стороны  первого  листа  документа.
Регистрационный    штамп     содержит     сокращенное     наименование
исполнительного органа, дату и регистрационный номер.
     3.2.2. Документы,   адресованные   руководству    исполнительного
органа,  а  также  без  указания  конкретного  лица  или  структурного
подразделения, предварительно рассматриваются в службе  ДОУ,  а  затем
направляются руководству или в подразделение.
     Предварительное  рассмотрение  документов  проводится   с   целью
распределения   поступивших   документов  на  требующие  обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные
подразделения и ответственным исполнителям.
     Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из
оценки  их  содержания,  на  основании  установленного  в  организации
распределения обязанностей.
     Без  предварительного  рассмотрения  передаются   по   назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
должностным лицам.
     Рассмотренные руководством документы возвращаются в  службу  ДОУ,
где   в   регистрационно-контрольные   формы  (далее —  РКФ)  вносится
содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
     Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями,   получает   ответственный   исполнитель,   остальным
исполнителям передаются копии.
     3.2.3. Поступившие  телеграммы   принимаются   под   расписку   с
проставлением   даты   и   времени  приема,  регистрируются,  а  затем
передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
     3.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем   на   бланке,   регистрируется  и  оперативно  передается
руководителю, которому она адресована.
     3.2.5. При передаче и приеме документов по  каналам  факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
     объем  передаваемого  документа  (текста,   схемы,   графического
изображения),  выполненного  на  бумаге  А4  черным  цветом, не должен
превышать 5 листов;
     документ для передачи по  каналу  факсимильной  связи  сдается  с
заявкой     установленного    образца,    подписанной    руководителем
подразделения;
     ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на  исполнителя,  подготовившего  документ  к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;
     факсограммы  на  иностранных  языках  отправляются  при   наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
     запрещается  передавать  текст   документов   с   пометкой   «Для
служебного пользования»;
     подлежащий   передаче   документ    регистрируется,    подлинники
документов  после  передачи  возвращаются  исполнителям  с  отметкой о
времени отправки;
     поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам  под
расписку в день их приема, срочные — немедленно;
     поступивший   вслед   за   факсограммой    подлинник    документа
направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
     факсограммы  на  иностранных  языках  доставляются  адресату  без
перевода.
     Контроль за использованием факсимильной техники, установленной  в
подразделениях, осуществляется их руководителями.
     3.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в исполнительный
орган,  проходят  прием,  регистрацию,  предварительное  рассмотрение,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
     Прием  и  регистрация  документов  в  электронном  виде  в   РКФ,
поступивших    на    электронный    адрес    исполнительного   органа,
осуществляется службой ДОУ или другим  структурным  подразделением  по
разрешению руководителя исполнительного органа.
     Правила  приема,   обработки   и   распределения   документов   в
электронном   виде   определяются   инструкцией   по  делопроизводству
исполнительного  органа  с  учетом  функционирующих  в  исполнительном
органе технических и программных средств.

    3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов     
     Документы,  отправляемые   исполнительным   органом,   передаются
почтовой и электрической связью.
     Обработка документов для отправки почтовой связью  осуществляется
службой  ДОУ  исполнительного  органа  в  соответствии  с действующими
Правилами оказания услуг почтовой связи.
     С помощью средств электрической  связи  служба  ДОУ  осуществляет
передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
     Виды документов, отправляемых по каналам электрической  связи,  а
также необходимость и порядок досылки их бумажного экземпляра адресату
определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа  с
учетом использования технических и программных средств.
     Документы  для  отправки   передаются   полностью   оформленными,
зарегистрированными     с     указанием     почтового    адреса/номера
телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
     Документы,   подлежащие   отправке,   должны   обрабатываться   и
отправляться  в  день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
     Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
                                                                      
            3.4. Порядок прохождения внутренних документов            
     3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их  подготовки
и   оформления   должно   соответствовать   прохождению   отправляемых
документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
     3.4.2. Проекты распорядительных  документов  после  подготовки  и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами
передаются  в   службу   ДОУ,   которая   осуществляет   контроль   за
правильностью их оформления.
     Оформленные  документы  передаются  на  подпись   руководству   в
соответствии    с   правом   подписи   документов   и   распределением
обязанностей. После подписания документы регистрируются.
     3.4.3. Размноженные  экземпляры  подписанных   руководителями   и
зарегистрированных  распорядительных документов в обязательном порядке
рассылаются в структурные подразделения, в ведении  которых  находятся
рассматриваемые вопросы.
     3.4.4. Передача  документов  между  структурными  подразделениями
осуществляется  через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в
конкретном   структурном   подразделении.   Документы   передаются   с
соответствующей отметкой в РКФ.

                   3.5. Учет количества документов                    
     3.5.1. Учет количества документов за определенный период  времени
(год, месяц) проводятся по РКФ по месту регистрации документов.
     3.5.2. За единицу учета  количества  документов  принимается  сам
документ с учетом размноженных экземпляров.
     Размноженные  экземпляры  подсчитываются   отдельно   на   основе
принятой в исполнительном органе системы учета документов.
     Учет количества документов может проводиться  по  исполнительному
органу в целом или по отдельным подразделениям.
     Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
     Итоговые  данные  подсчета  представляются  в  табличной   форме.
Образец  оформления  справки  об  объеме  документооборота  приведен в
приложении № 14. По каждой группе учитывается количество документов  и
отдельно  их  тираж  (цифры  проставляются  через  косую  черту  или в
отдельных графах).

                3.6. Работа исполнителей с документами                
     Исполнение   документа   предусматривает:   сбор   и    обработку
необходимой  информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание  (утверждение)  руководством
исполнительного  органа  или  руководством  структурных подразделений,
подготовку к пересылке адресату.
     Исполнитель   определяет   необходимое   количество   экземпляров
документа,   передает   документ   на   тиражирование.   На  документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель  готовит  указатель
на рассылку.
                  4. Поисковая система по документам                  

                     4.1. Регистрация документов                      
     4.1.1. Регистрация  документов —  это  запись  учетных  данных  о
документе   по   установленной   форме,   фиксирующая  факт  создания,
отправления  или  получения,  а  также  местонахождение   исполненного
(отправленного) документа.
     4.1.2. Регистрации подлежат  все  документы,  как  создаваемые  в
исполнительном  органе,  так  и поступающие из других организаций и от
физических лиц.
     4.1.3. Документы регистрируются один раз:  поступающие —  в  день
поступления,  создаваемые —  в  день  подписания  или утверждения. При
передаче из  одного  подразделения  в  другое,  документ  повторно  не
регистрируется.
     4.1.4. Регистрация документов производится в  пределах  групп,  в
зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно
регистрируются документы, поступившие  из  Правительства  Свердловской
области,  приказы  руководителя  исполнительного  органа  по  основной
деятельности,    приказы    по    личному    составу,    приказы    по
административно-хозяйственным  вопросам,  обращения  граждан  и  иное.
Порядковые  номера  документам   присваиваются   в   пределах   каждой
регистрационной группы.
     4.1.5. Регистрация   поступающих,   внутренних   и   отправляемых
документов  производится  в  местах  исполнения и создания документов.
Документы,  полученные  из  Администрации   Губернатора   Свердловской
области,    Правительства   Свердловской   области,   поступающие   на
рассмотрение руководителя исполнительного органа и  его  заместителей,
распорядительные   документы  и  переписка  за  подписью  руководителя
исполнительного органа регистрируются в службе ДОУ.
     Документы,    создаваемые    по     направлениям     деятельности
исполнительного   органа,   могут   регистрироваться   в   структурных
подразделениях.
     Документы, передаваемые или принимаемые по  каналам  факсимильной
связи,  регистрируются  в службе ДОУ или в структурных подразделениях,
осуществляющих их прием и передачу.
     4.1.6. Регистрационный номер  документа  состоит  из  порядкового
номера,  который  может  дополняться  буквенным  или цифровым индексом
структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре  дел,  кодом
документа  по  классификатору корреспондентов, исполнителей. Составные
части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
     4.1.7. Документы  регистрируются   в   РКФ —   традиционных   или
электронных  карточках  (журналах).  Сведения, внесенные в РКФ, должны
обеспечить учет, контроль исполнения и справочно-информационный  поиск
документов.
     Для унификации регистрационных данных  устанавливается  следующий
состав   основных  реквизитов  регистрации:  наименование  организации
(автора  или  корреспондента);  наименование  вида   документа;   дата
документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего
или  отправляемого  документа;   заголовок   документа   или   краткое
содержание;   резолюция  (исполнитель,  содержание  поручения,  автор,
дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении  документа
в дело.
     Состав основных реквизитов регистрации может дополняться  другими
реквизитами:   гриф   (отметка)   ограничения   доступа  к  документу;
переадресация   документа   исполнителям;   код    по    тематическому
классификатору;  ключевые  слова; количество листов документа; наличие
приложений;  должностное  лицо,  поставившее  документ  на   контроль;
промежуточные   сроки  исполнения;  перенос  сроков  исполнения;  срок
хранения документа; статус документа (проект,  версия);  вид  передачи
документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.
     4.1.8. При наличии ссылки на ранее поступавшие  документы  в  РКФ
включаются  регистрационные  номера  этих документов. Документу-ответу
присваивается   порядковый   номер   в    пределах    соответствующего
регистрационного массива.

           4.2. Организация поисковой системы по документам           
     4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации  при
принятии  решений в исполнительных органах создаются поисковые системы
по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном,
так и в электронном виде.
     4.2.2. Информация о документах, полученная  при  их  регистрации,
включается  в  поисковую  систему,  в которую входят картотеки и (или)
классификационные справочники.
     4.2.3. При традиционной карточной регистрации могут формироваться
следующие  картотеки:  справочные,  контрольные,  по  письмам граждан,
алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
     4.2.4. Эффективность работы поисковой системы  достигается  путем
разработки  классификационных  справочников:  классификатора  вопросов
деятельности исполнительного органа; классификатора видов  документов;
классификатора      корреспондентов;     классификатора     резолюций;
классификатора  исполнителей;  классификатора  результатов  исполнения
документов; номенклатуры дел.
     4.2.5. При   автоматизированной   регистрации   поиск   документа
осуществляется  по любому из обязательных реквизитов (их совокупности)
или по контексту (слову или фразе, содержащимся в документе).
     4.2.6. При передаче документов на архивное хранение передаются  и
поисковые  системы.  При этом из базы регистрационных данных изымаются
сведения о документах, сроки хранения которых истекли.

                  5. Контроль исполнения документов                   
     5.1. Целью  контроля  является   обеспечение   своевременного   и
качественного  исполнения  поручений,  зафиксированных  в  документах.
Контролю  подлежат  наиболее  важные   поступающие,   отправляемые   и
внутренние документы.
     5.2. Порядок   контроля   и   сроки   исполнения   документов   в
исполнительных  органах  определяются  в  соответствии  с нормативными
правовыми актами Российской Федерации и Свердловской области.
     5.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа
на   контроль,  регулирование  хода  исполнения,  снятие  исполненного
документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,
обобщение   и   анализ   хода  и  результатов  исполнения  документов,
информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
     5.4. Контролю   подлежат   все   зарегистрированные    документы,
требующие  исполнения,  перечень  которых  утверждается  руководителем
исполнительного органа.
     При постановке  документа  на  контроль  в  правом  верхнем  поле
документа  ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К»,
словом или штампом «Контроль».
     5.5. Контроль     исполнения      обеспечивается      структурным
подразделением,    определенным    локальными    нормативными   актами
исполнительного органа.
     5.6. Структурное    подразделение,    обеспечивающее     контроль
исполнения,   как   правило,   еженедельно  представляет  руководителю
исполнительного  органа,  заместителям  руководителя   исполнительного
органа   и   руководителям   структурных  подразделений  информацию  о
находящихся   на   контроле   документах   по   форме,    определенной
руководителем исполнительного органа.
     5.7. Документ   считается   исполненным   после   получения    от
исполнителя  информации  о  результатах  выполнения поручения. Если по
представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль
осуществляется  на основании этих поручений, срок исполнения поручений
исчисляется со дня подписания данных поручений.
     Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с
контроля.
     5.8. Контроль   исполнения   документов    строится    на    базе
регистрационных данных.
     Контрольная  картотека  систематизируется  по  срокам  исполнения
документов, по исполнителям, по группам документов.

        6. Организация работы с документами в делопроизводстве        
     Организация работы с документами в делопроизводстве  представляет
собой  совокупность  видов  работ,  обеспечивающих  сохранность, учет,
систематизацию  документов,   формирование   и   оформление   дел   на
делопроизводственной  стадии  и  их  передачу  в архив исполнительного
органа (далее — архив) в соответствии с  требованиями,  установленными
нормативно-методическими    документами    по    архивному    делу   и
делопроизводству федеральными  и  областными  органами  исполнительной
власти.

                   6.1. Составление номенклатур дел                   
     6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков
(наименований)  дел,  заводимых  в исполнительных органах, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
     Номенклатура  дел  предназначена  для   группировки   исполненных
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел  постоянного  и
временного  (свыше  10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
     6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями    об    исполнительном    органе    и   его   структурных
подразделениях, штатным расписанием,  планами  и  отчетами  о  работе,
перечнями  документов  с  указанием сроков их хранения, номенклатурами
дел  за  предшествующие  годы.  Изучаются  документы,  образующиеся  в
деятельности исполнительного органа, их виды, состав и содержание.
     6.1.3. В исполнительных органах составляются сводная номенклатура
дел    исполнительного   органа   и   номенклатуры   дел   структурных
подразделений. Образцы их оформления приведены в  приложениях  № 15  и
16.
     6.1.4. Номенклатура дел структурного  подразделения  составляется
(не  позднее  15  ноября  текущего  года) секретарем подразделения или
сотрудником,  ответственным  за  делопроизводство,  согласовывается  с
архивом  и  службой  ДОУ,  подписывается руководителем подразделения и
представляется в службу ДОУ.
     Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру   дел   подразделения  и  представить  ее  в  службу  ДОУ
исполнительного органа.
     6.1.5. Сводная  номенклатура  дел  составляется  службой  ДОУ  на
основе  номенклатур  дел  структурных  подразделений  при методической
помощи архива исполнительного органа.
     6.1.6. Сводная   номенклатура    дел    исполнительного    органа
подписывается   руководителем   службы   ДОУ   и   представляется   на
рассмотрение экспертной комиссии (далее — ЭК) исполнительного  органа.
Одобренная   ЭК   сводная   номенклатура  дел  согласовывается  с  ЭПК
Управления архивами Свердловской области, после чего направляется  (не
позднее    конца    текущего   года)   на   утверждение   руководителя
исполнительного  органа.  Последующее  согласование  номенклатуры  дел
производится  не  реже  одного  раза  в  5 лет,  если не было коренных
изменений в функциях и структуре исполнительного органа.
     6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры  дел  подразделения
исполнительного органа получают выписки из соответствующих ее разделов
для использования в работе.
     6.1.8. Сводная  номенклатура   дел   печатается   в   необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является  документом  постоянного  срока  хранения  и   включается   в
номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ
в качестве  рабочего.  Третий  применяется  в  архиве  исполнительного
органа.    Четвертый —    в    государственном    архиве,   источником
комплектования которого является данный исполнительный орган.
     6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года  уточняется,
утверждается  и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
     6.1.10. Названиями  разделов  номенклатуры  дел   исполнительного
органа  являются  названия  его  структурных  подразделений. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии  с  утвержденной
структурой исполнительного органа.
     6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки  дел,  отражающие
все документируемые участки работы исполнительного органа.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     6.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
     В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы  каждого  дела,
включенного  в  номенклатуру.  Индекс дела состоит из установленного в
исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения
и  порядкового  номера  заголовка  дела  по  номенклатуре  в  пределах
структурного  подразделения.  Индексы   дел   обозначаются   арабскими
цифрами.   Например:   12-05,   где   12 —   обозначение  структурного
подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В графу 2  номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел  (томов,
частей).
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
     Не  допускается  употребление  в  заголовке   дела   неконкретных
формулировок  («разные материалы», «общая переписка» и тому подобное),
а также вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов,  располагаемых  в  следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее)
или  разновидности  документов  (протоколы,  приказы  и  так   далее);
название  исполнительного органа или структурного подразделения (автор
документа); название организации,  которой  будут  адресованы  или  от
которой   будут   получены   документы   (адресат   или  корреспондент
документа); краткое содержание  документов  дела;  название  местности
(территории),  с  которой  связано  содержание  документов  дела; дата
(период), к которым относятся документы дела.
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но  не
связанных   последовательностью   исполнения,  в  качестве  вида  дела
употребляется термин  «документы»,  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются  основные  разновидности  документов,  которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:
     Документы  о   проведении   семинаров,   конференций   работников
образовательных учреждений (планы, списки, доклады, информации).
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем  и  по
какому вопросу она ведется.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами,  последние  не  указываются,  а указывается их общее
видовое название. Например:
     Переписка управления с архивными  учреждениями  о  комплектовании
Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
     Переписка  протокольного   отдела   о   награждении   работников,
присвоении почетных званий.
     В  заголовке  дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним. Например:
     Переписка  министерства  с  Управлением   архивами   Свердловской
области   о   состоянии  делопроизводства  и  ведомственного  хранения
документов.
     При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц,  в  заголовке  дела
не  указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название. Например:
     Переписка   министерства    с    администрациями    муниципальных
образований о социальной защите населения.
     Если        содержание        дела         касается         одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела. Например:
     Переписка управления  с  Администрацией  города  Екатеринбурга  о
разграничении форм собственности на архивные документы.
     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию,
указывается  период  (квартал,  год)  на (за) который составлены планы
(отчеты). Например:
     Годовой план работы профкома управления
     Квартальные  отчеты  министерства  о   выполнении   экологических
программ
     Если дело будет состоять  из  нескольких  томов  или  частей,  то
составляется   общий   заголовок   дела,  а  затем  при  необходимости
составляются заголовки каждого  тома  (части),  уточняющие  содержание
заголовка дела.
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры   дел   определяется   степенью   значимости  документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел,    содержащих    нормативные,    организационно-распорядительные,
плановые, отчетные документы.  Далее  помещаются  доклады,  заявления,
справки, ведомости, анализы, акты, списки, переписка. В конце разделов
располагаются книги, журналы и карточки.
     Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе   формирования   и
оформления дел.
     В графе 3  «Количество  дел  (томов,  частей)»  номенклатуры  дел
указывается   фактическое   количество  дел,  отложившихся  в  течение
календарного года. Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
     В графе 4 «Срок хранения, № статьи по перечню»  указываются  срок
хранения  дела,  номера  статей по типовому или ведомственному перечню
документов со сроками хранения, а при его отсутствии — по типовой  или
примерной номенклатуре дел.
     В графе 5 «Примечание» указывается название перечней  документов,
использованных  при  определении  сроков  хранения  дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее  с
2004  года),  о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в  другой  исполнительный  орган  для
продолжения.
     6.1.13. В  каждом  разделе  номенклатуры  оставляются   резервные
номера,  которые  заполняются,  если  в  течение года в исполнительном
органе возникают новые  документированные  участки  работы,  создаются
дела, заранее не предусмотренные номенклатурой.
     6.1.14. По окончании  года  в  конце  номенклатуры  дел  делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

                  6.2. Формирование и оформление дел                  
     6.2.1. Формирование дел — группировка  исполненных  документов  в
дела  в  соответствии  с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
     6.2.2. Дела формируются в  исполнительном  органе,  как  правило,
децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
     6.2.3. Исполненные  и  законченные  делопроизводством   документы
должны  сдаваться  исполнителем,  в  зависимости  от  принятой системы
ведения делопроизводства, в службу ДОУ  или  лицам,  ответственным  за
делопроизводство  в  структурных подразделениях, для формирования их в
дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит  документ,  определяет
руководитель  структурного  подразделения,  исполнитель  документа или
ответственный за делопроизводство в соответствии с номенклатурой  дел.
Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности запрещается.
     6.2.4. Контроль за правильным  формированием  дел  осуществляется
службой ДОУ.
     6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы  одного
календарного   года   за   исключением   переходящих   дел;  раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
в  дело  не  должны  помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250  листов.
При  наличии  в  деле  нескольких  томов  (частей)  номер  (индекс)  и
заголовок дела проставляются на  каждом  томе  с  добавлением  «т. 1»,
«т. 2» и так далее.
     6.2.6. Документы внутри  дела  располагаются  в  хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
     Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам   и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида  документов
формируются   копии   принятых  законов  Свердловской  области,  актов
Губернатора Свердловской  области,  актов  Правительства  Свердловской
области    и   выписки   из   соответствующих   протоколов   заседаний
Правительства Свердловской области.
     Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
актов  Губернатора Свердловской области или Правительства Свердловской
области, находящихся на контроле,  подшиваются  в  заведенное  на  эти
акты  дело.  Если  на  акты  дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного  срока  хранения  за  текущий
год.
     Положения,     инструкции,     утвержденные     распорядительными
документами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются вместе с
указанными документами.
     Приказы  по  основной  деятельности  группируются   отдельно   от
приказов по личному составу.
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.  Документы  к  протоколам,  сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы,  лимиты,  титульные  списки  и
другие документы группируются отдельно от проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Предложения,  заявления  и  жалобы  граждан  по  вопросам  работы
исполнительных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
     Переписка группируется, как правило, за период календарного  года
и     систематизируется    в    хронологической    последовательности;
документ-ответ помещается за  документом-запросом.  При  возобновлении
переписки  по  определенному  вопросу,  начавшейся  в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года  с  указанием  индекса  дела
предыдущего года.
     6.2.7. Дела исполнительного органа  подлежат  оформлению  при  их
заведении  и  по  завершении года. Оформление дела — подготовка дела к
хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ  по  описанию
дела   на   обложке,   брошюровке,   нумерации  листов  и  составлению
заверительной надписи. Оформление дел  проводится  работниками  службы
ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых
входит заведение и формирование дел, при  методической  помощи  и  под
контролем архива исполнительного органа.
     6.2.8. В зависимости от сроков  хранения  проводится  полное  или
частичное   оформление   дел.   Полному   оформлению   подлежат   дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.
Полное  оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки
дела по установленной форме  (приложение  № 17);  нумерацию  листов  в
деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 18); составление
в необходимых случаях внутренней  описи  документов  дела  (приложение
№ 19);  подшивку  или  переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
     Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат
частичному  оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить  пересистематизацию  документов  в  деле,  листы   дела   не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
     6.2.9. Обложка  дела  постоянного,  временного   (свыше   10 лет)
хранения  и  по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке  дела  указываются  реквизиты:  наименование   исполнительного
органа  (фондообразователя);  наименование структурного подразделения;
номер  (индекс)  дела;  заголовок  дела;  дата  дела  (тома,   части);
количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом:  наименование исполнительного органа указывается полностью, в
именительном падеже, с  указанием  официально  принятого  сокращенного
наименования,    которое   указывается   в   скобках   после   полного
наименования; наименование структурного  подразделения —  записывается
название  структурного  подразделения  в  соответствии  с утвержденной
структурой; номер дела — проставляется цифровое  обозначение  (индекс)
дела  по  номенклатуре  дел  исполнительного  органа; заголовок дела —
переносится из номенклатуры дел исполнительного органа,  согласованной
с   ЭПК   Управления   архивами   Свердловской  области;  дата  дела —
указывается год(ы) заведения  и  окончания  дела  в  делопроизводстве.
Датой  дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел,
состоящих  из  нескольких  томов  (частей),  являются   крайние   даты
документов   дела,  то  есть  даты  (число,  месяц,  год)  регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,  включенных
в  дело.  Если  приложения  к документам сформированы в отдельное дело
(том), его датой является  дата  регистрации  основного  документа,  к
которому  относятся  приложения.  При  этом  число  и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
     В   целях   обеспечения   сохранности   и   закрепления   порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются.  Листы  нумеруются  простым
карандашом  сверху  вниз,  цифры  проставляются  в правом верхнем углу
листа.
     Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
     Документы с собственной нумерацией листов, в том  числе  печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
     Листы дел, состоящих из нескольких томов или  частей,  нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
     Фотографии,  чертежи,  диаграммы  и   другие   иллюстративные   и
специфические  документы,  представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые  в  дело  конверты  с  вложениями  нумеруются:   сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
     Приложения к  делу,  поступившие  в  переплете,  оформляются  как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
     После  завершения  нумерации  листов  составляется  заверительная
надпись,  которая  располагается  в  конце дела. Заверительная надпись
составляется  в   деле   на   отдельном   листе-заверителе   дела.   В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,  фотографии,
рисунки и так далее).
     Заверительная надпись подписывается ее составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке  дела  в  соответствии  с  заверительной
надписью.
     Реквизит «срок хранения дела»  переносится  на  обложку  дела  из
соответствующей  номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне  типовых  документов  или  в  перечне  документов,
образующихся в деятельности исполнительного органа, с указанием сроков
хранения.
     На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
     Архивный шифр дела (состоит  из  номера  фонда,  номера  описи  и
номера   дела   по   описи)   на  обложках  дел  постоянного  хранения
проставляется в архиве исполнительного органа черными чернилами только
после   включения   этих   дел   в  годовые  разделы  сводных  описей,
утвержденных ЭПК Управления архивами Свердловской области (до этого он
проставляется карандашом).
     На обложках дел постоянного хранения предусматривается место  для
наименования  государственного  архива,  в  который будут передаваться
дела.
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного   (свыше   10   лет)   хранения   вносятся  уточнения:  при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер  дела
могут проставляться на обложке штампом.
     6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного  сроков  (свыше  10  лет)  хранения,  учет  которых  вызван
спецификой данной документации (особо ценные,  личные  дела  и  т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
     Внутренняя опись  документов  дела  составляется  также  на  дела
постоянного   и   временного   (свыше   10  лет)  хранения,  если  они
сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не
раскрывают конкретное содержание документов.
     Необходимость  составления  внутренней  описи   документов   дела
определяется  инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе.
Внутренняя опись составляется  на  отдельном  листе  по  установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках  и  номерах  листов  дела,  на  которых
расположен  каждый  документ. К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись документов  дела  подписывается  составителем  с
указанием  расшифровки  подписи,  должности  и даты составления описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается
за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
     6.2.11. Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  на   четыре
прокола  в  твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех  документов.  При  подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
     Дела временного (до 10  лет  включительно)  хранения  допускается
хранить  в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

          6.3. Организация оперативного хранения документов           
     6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив  исполнительного
органа дела хранятся по месту их формирования.
     Руководители структурных подразделений и  сотрудники,  отвечающие
за  делопроизводство,  обязаны  обеспечивать  сохранность документов и
дел.
     В  целях   повышения   оперативности   поиска   документов   дела
располагаются   в   шкафах   в   соответствии   с  номенклатурой  дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на  внутренней  стороне
шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
     Завершенные дела постоянного и  долговременного  (свыше  10  лет)
сроков  хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет,
а затем сдаются в архив исполнительного органа.
     6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя  службы  ДОУ.  Выдача  дел  сотрудникам подразделений для
работы  осуществляется  под  расписку.  На  выданное  дело   заводится
карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс
дела, дата  его  выдачи,  кому  дело  выдано,  дата  его  возвращения,