Постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 № 61-П

                                                Его Превосходительству
                                                господину Мартину
Вуковичу,
                                                Чрезвычайному и
Полномочному
                                                Послу Австрийской
Республики
                                                в Российской Федерации

    Реквизит  "Адресат"  печатается  через 1 межстрочный интервал и
располагается в верхнем правом углу первого листа письма. Составные
части  реквизита  выравниваются  по  левой  его границе. Количество
строк  реквизита  "Адресат"  должно  быть  не более 6, а количество
печатных  знаков  в  строке  -  не более 30. Если в строке более 30
печатных  знаков,  то  реквизит  "Адресат"  можно  оформить шрифтом
меньшего  размера.  Реквизит  "Адресат"  печатается  компактно, без
разрядки и подчеркиваний.
    Если   письмо   адресуется   организации,   то  указывается  ее
наименование    на    русском    языке    в   кавычках,   например:

                                                           "Американ
Нэшнл
                                                           Сошиал
Инститьют"

    Если   письмо  адресуется  должностному  лицу  организации,  то
указываются  его  должность,  название организации, имя, фамилия на
русском языке, например:

                                                     Президенту
компании
                                                     "Д. Коук энд Сан
Лтд"
                                                     господину Алану
Видмару

    Если  письмо  адресуется  частному лицу, то указываются его имя
(инициал имени) и фамилия, например:

                                                        Господину
                                                        Л. Серрано
Корречеру

    При  написании  сложных имен и фамилий (испанских, арабских) их
сокращения не допускаются.
    При  написании страны употребляется полное официальное название
государства, например:

    Соединенные Штаты Америки
    Федеративная Республика Германия

    3.9.4. Дата и регистрационный номер письма.
    Дата  письма проставляется в соответствии с расположением этого
реквизита на бланке и оформляется цифровым способом.
    Регистрационный  номер  письма  проставляется  в соответствии с
расположением этого реквизита на бланке.
    Ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату  письма оформляется
только   в   письмах-ответах,   проставляется   в   соответствии  с
расположением этого реквизита на бланке.
    3.9.5.  Текст  письма  начинается  с обращения. Форма обращения
зависит  от  конкретного  случая  и сложившейся практики. Обращение
может быть:
    президенту - господин Президент;
    министру - господин Министр, Ваше Превосходительство;
    послу - Ваше Превосходительство;
    посланнику - господин Посланник или господин Министр;
    временному  поверенному  в  делах - господин Поверенный в делах
(прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется).
    Если   временный   поверенный   в  делах  -  советник  в  ранге
посланника,  то  обращение  к  нему должно быть "Господин Министр".
    Текст   начинается   с   полного   наименования  отправителя  и
получателя, например:

    Правительство Ульяновской области свидетельствует свое уважение
Посольству   Республики   Болгарии   и   имеет   честь  сообщить...

    Письмо    рекомендуется   заканчивать   формулами   вежливости,
например:

    Пользуясь  случаем, прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять
уверения          в          моем          высоком         уважении


    С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество

    Не  употребляются  формулы  вежливости  в  письмах с выражением
соболезнования.
    3.9.6.  При оформлении письма на бланке Губернатора Ульяновской
области должность не указывается.
    При  оформлении  письма  на  бланке  Правительства  Ульяновской
области в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица,  подписавшего  документ  (сокращенно),  подпись,  расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), например:

    Заместитель Председателя Правительства        Подпись
И.О.Фамилия

    3.9.7.  На  подлиннике  письма  зарубежному адресату отметка об
исполнителе  не проставляется; отметка оформляется на копии письма,
остающейся в деле.
    3.9.8.  Проекты писем зарубежным адресатам визируются на втором
экземпляре,  остающемся  в  деле.  В  состав визы входят: должность
визирующего,  подпись,  расшифровка  подписи  (инициалы,  фамилия).
    До представления на подпись Губернатору Ульяновской области или
исполняющему  обязанности  Губернатора  Ульяновской области проекты
писем должны быть завизированы:
    заместителем  Председателя Правительства Ульяновской области, в
чьей компетенции находится данный вопрос;
    начальником отдела международных связей департамента инвестиций
и внешних связей Правительства Ульяновской области.
    При  оформлении  писем  за  подписью  заместителей Председателя
Правительства  Ульяновской  области  письма  визируются начальником
отдела  международных  связей  департамента  инвестиций  и  внешних
связей Правительства Ульяновской области.
    3.9.9.  На  международных  почтовых  отправлениях адрес пишется
латинскими  буквами  и  арабскими  цифрами.  Допускается  написание
адреса   на   языке   страны   назначения  при  условии  повторения
наименования  адреса  страны  назначения  на  русском  языке. Адрес
получателя  пишется  в правой нижней части почтового отправления, а
адрес отправителя - в левой верхней части.
    В  адресе  не  должно  быть  знаков, не относящихся к адресу, и
сокращенных названий.
    Написание   адреса   на   конвертах,   направляемых  за  рубеж,
осуществляется исполнителем документа.
    3.9.10.  Регистрацию  и отправление писем за рубеж осуществляет
управление   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области.
    Отправление   писем   зарубежным   адресатам  осуществляется  в
установленном  законодательством порядке и в соответствии с нормами
международной   переписки.   Решение   о   порядке  отправки  писем
принимается  отделом международных связей департамента инвестиций и
внешних связей Правительства Ульяновской области.

         3.10. Акты, докладные, служебные записки, справки

    3.10.1.   Акт   -   документ,  составленный  для  подтверждения
установленных   фактов,   событий,  действий  (приложение  N  22  к
Инструкции).
    Акты  проверок,  обследований,  ревизий фиксируют установленные
факты   и   события,   а  также  содержат  выводы,  рекомендации  и
предложения.
    Акты  составляются  коллегиально  (не менее двух составителей).
Акт   может   составляться   комиссией,  создаваемой  распоряжением
Губернатора   Ульяновской   области,  руководителя  исполнительного
органа государственной власти Ульяновской области.
    Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во
время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные,
количественные показатели и другие сведения.
    Акт  составляется  на  общем  бланке  Правительства Ульяновской
области,  исполнительного органа государственной власти Ульяновской
области. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида
документа  (АКТ),  дата  и  регистрационный  номер документа, место
составления,  заголовок  к тексту, подписи, в необходимых случаях -
гриф утверждения.
    Датой  акта  является  дата  его  составления. Заголовок к акту
должен  грамматически  согласовываться  со  словом "акт", например:

         Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности

                Акт списания материальных ценностей

    Текст  акта  состоит  из  двух  частей:  вводной  и основной. В
вводной   части   акта   указываются   основание   его  составления
(распорядительный   документ,   нормативный   документ,  договор  с
указанием  его  даты  и  номера),  составители акта (председатель и
члены  комиссии)  с  указанием  должностей,  инициалов и фамилий. В
основной  части  излагаются  сущность,  характер,  методы  и  сроки
проделанной   работы,   установленные   факты,   а   также  выводы,
предложения  и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты
и подпункты. Акты могут содержать приложения.
    В   конце   текста  акта  указывается  количество  составленных
экземпляров  и  их  местонахождение.  Количество  экземпляров  акта
определяется   количеством   заинтересованных   в  нем  сторон  или
нормативными  документами.  После  отметки о количестве экземпляров
акта  следует  отметка  о  наличии  приложений  к  акту  (если  они
имеются).
    При  составлении  актов  ревизий  и  обследований их содержание
согласовывается   с   должностными   лицами,  деятельность  которых
отражается  в  акте.  Акт  считается принятым и вступает в действие
после  его  подписания  всеми  членами  комиссии  или всеми лицами,
участвующими  в  его  составлении. Лицо, не согласное с содержанием
акта,  обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое
мнение  члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается
к акту.
    3.10.2. Докладная записка - документ, адресованный руководителю
данной   или   вышестоящей  организации,  содержащий  обстоятельное
изложение   какого-либо   вопроса   с   выводами   и  предложениями
составителя.
    Докладные   записки   составляются   в   целях   информирования
руководства  о  событиях,  фактах,  ситуациях,  требующих  принятия
управленческих решений.
    Оформление  докладной  записки  зависит  от  ее  адресата. Если
докладная  записка  адресована руководителю данной организации, она
считается  внутренней, если направляется в вышестоящую организацию,
-   внешней.   Внешние  докладные  записки  оформляются  на  бланке
(приложение  N  23 к Инструкции), внутренние - на стандартном листе
бумаги  формата А4 с расположением реквизитов по типу общего бланка
(приложение N 24 к Инструкции).
    Внешняя докладная записка должна содержать:
    наименование организации;
    название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    дату;
    регистрационный номер;
    место составления;
    адресат;
    заголовок к тексту (если текст документа имеет более 7 строк);
(В   редакции   Постановления   Правительства  Ульяновской  области
от 28.04.2009 г. N 182-П)
    текст;
    подпись руководителя;
    Ф.И.О. исполнителя.
    Внутренняя докладная записка включает:
    наименование структурного подразделения;
    наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    дату;
    регистрационный номер;
    адресат;
    заголовок к тексту (если текст документа имеет более 5 строк);
    текст;
    подпись руководителя;
    Ф.И.О. исполнителя.
    Текст  докладной  записки  состоит  из  двух или трех смысловых
частей:  в  первой  части  излагаются  причины,  факты или события,
послужившие  поводом  для  составления документа, во второй части -
анализ  сложившейся  ситуации,  возможные  варианты  ее  решения, в
третьей  -  выводы  и  предложения  о конкретных действиях, которые
необходимо  предпринять.  Вторая  часть  в  докладной записке может
отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся
ситуации, выводы и предложения составителя.
    Докладная   записка   подписывается   составителем,   если  она
представляется    руководителю    структурного   подразделения,   и
руководителем  структурного  подразделения, если она представляется
руководителю организации.
    3.10.3.   Служебная   записка   -  документ,  используемый  для
информационного    обмена    между   структурными   подразделениями
организации (приложение N 25 к Инструкции).
    Служебные       записки      составляются      по      вопросам

материально-технического,      информационного,      хозяйственного

обеспечения.
    Служебная  записка  оформляется  на  стандартном  листе  бумаги
формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка.
Обязательными  реквизитами служебной записки являются: наименование
структурного  подразделения, наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ
ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат,
текст, подпись.
    Текст  служебной записки, как правило, состоит из двух частей -
обоснования   и   заключения   -   предложения,   просьбы,  заявки.
    Служебная  записка подписывается составителем или руководителем
структурного подразделения.
    3.10.4. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение
фактов   и   событий.   Справки   отражают   основную  деятельность
организации   или   подтверждают  сведения  библиографического  или
служебного характера.
    Справки,  отражающие  основную  (производственную) деятельность
организации,  могут  быть  внешними  и внутренними. Внешние справки
составляются  для  представления в другую организацию, внутренние -
для   представления   руководству   организации   или  рассмотрения
коллегиального органа.
    Внешние  справки  оформляются  на  общем  бланке  Правительства
Ульяновской  области,  внутренние  -  на  стандартном  листе бумаги
формата  А4  аналогично  докладной  записке  с  теми же реквизитами
(приложения N 26, 27 к Инструкции).
    Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к
которому   относятся   изложенные  в  справке  сведения,  например:

 Справка о работе с обращениями граждан в первом полугодии 2008 г.

    Текст  справки,  как  правило, состоит из двух частей. В первой
излагаются   факты,  послужившие  основанием  или  поводом  для  ее
составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие
существо  вопроса.  Текст  справки  может  состоять только из одной
(второй)  части.  Если  информация, представленная в справке, может
быть  разделена  на тематические блоки, в тексте справки выделяются
разделы,  нумеруемые  арабскими  цифрами  и имеющие заголовки. Если
справка  содержит  однородную  систематизированную  информацию,  ее
текст оформляется в виде таблицы.
    Если  в  справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее
текст может состоять из разделов.
    Внешние справки подписываются руководителем организации или его
заместителями.   Если   справка   содержит   сведения   финансового
характера,  она  подписывается  руководителем организации и главным
бухгалтером  и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются
руководителем   структурного   подразделения   или  специалистом  -
составителем.
    Справки,     составляемые     для     подтверждения    сведений

биографического   или  служебного  характера,  подписываются  двумя
лицами  -  руководителем  и главным бухгалтером или руководителем и
начальником кадровой службы, заверяются печатью.

                        3.11. Доверенности

    3.11.1.   Доверенность   -  документ,  удостоверяющий  передачу
полномочий  Губернатора  -  Председателя  Правительства Ульяновской
области,  Правительства Ульяновской области, исполнительных органов
государственной   власти   Ульяновской   области  на  представление
интересов  или  совершение  каких-либо  действий  конкретному лицу.
    3.11.2. Доверенность оформляется на общем бланке:
    общий  бланк  Губернатора  Ульяновской области используется при
подписании   доверенности   Губернатором   Ульяновской  области  на
представление   интересов   Губернатора   Ульяновской  области  или
совершение  каких-либо  действий  от  его  имени (приложение N 28 к
Инструкции);
    общий  бланк Правительства Ульяновской области используется при
подписании  доверенности Губернатором - Председателем Правительства
Ульяновской   области   на  представление  интересов  Правительства
Ульяновской  области  или  совершение  каких-либо действий от имени
Правительства  Ульяновской  области (приложение N 29 к Инструкции);
    общий   бланк  исполнительного  органа  государственной  власти
Ульяновской  области  используется  при подписании доверенности его
руководителем  на  представление  интересов  исполнительного органа
государственной   власти   Ульяновской   области   или   совершение
каких-либо действий от имени исполнительного органа государственной
власти Ульяновской области.
    3.11.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:
    название организации (наименование должности);
    наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
    дата и регистрационный номер;
    текст;
    подпись;
    гербовая печать.
    В тексте доверенности указываются:
    фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего
полномочия    исполнительного    органа    государственной   власти
Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а
также  нормативный правовой акт, на основании которого он действует
(за  исключением  доверенности  от  имени  Губернатора  Ульяновской
области);
    фамилия,     имя,     отчество    (полностью)    и    должность

уполномочиваемого лица;
    перечисление предоставляемых полномочий;
    срок действия доверенности.

   3.12. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения
                      договоров (соглашений)

    3.12.1.  Основные  требования и порядок подготовки, оформления,
регистрации    и   хранения   договоров   (соглашений)   определены
Регламентом   Правительства   Ульяновской  области  и  Инструкцией.
    Договор  (соглашение)  оформляется  на стандартном листе бумаги
формата А4 (приложение N 30 к Инструкции).
    3.12.2.   Наименование   вида   документа   -  слово  "договор"
("соглашение")  -  печатается  через  2  межстрочных  интервала  от
границы  верхнего  поля  прописными  буквами  или с прописной буквы
полужирным  шрифтом,  центрируется  относительно  границ текстового
поля.
    3.12.3.  Заголовок  договора (соглашения) печатается полужирным
шрифтом  со  строчной  буквы,  в конце заголовка точка не ставится,
например:

                              ДОГОВОР
            между Правительством Ульяновской области и
    Министерством экономического развития Российской Федерации
        на передачу прав пользования Региональным реестром
                       государственных услуг

    Место  составления или издания договора (соглашения) печатается
от  левой  границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от
заголовка.
    3.12.4.  Реквизит  "Дата  договора  (соглашения)" печатается от
правой  границы  текстового  поля  и  оформляется словесно-цифровым
способом  ответственным исполнителем после подписания его последней
стороной договора (соглашения).
    3.12.5. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в
приложения.  В этом случае все документы должны рассматриваться как
составные части договора (соглашения).
    В  договоре  (соглашении)  и  в  приложениях  к  нему  делается
оговорка,  что  все  приложенные  документы  являются  неотъемлемой
частью договора (соглашения).
    3.12.6.   Перед   подписанием   проект   договора  (соглашения)
передается   на  согласование.  Порядок  согласования,  визирования
договора    (соглашения)    определен   Регламентом   Правительства
Ульяновской области.
    Виза  включает:  должность  визирующего,  подпись,  расшифровку
подписи (инициалы, фамилию), дату.
    Визы   проставляются  на  оборотной  стороне  последнего  листа
проекта  договора  (соглашения),  или оформляется лист согласования
(приложение N 31 к Инструкции).
    3.12.7.   Содержательная  часть  текста  договора  (соглашения)
состоит    из   преамбулы   и   статей,   в   которых   указываются
соответствующие  условия заключаемого договора (соглашения). Статьи
договора (соглашения) могут иметь заголовки.
    Преамбула  содержит  следующую  информацию: наименование сторон
(полное  и  сокращенное),  кто их представляет и на основании каких
документов действуют их представители.
    Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть
различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия
сторон.
    Заключительная  часть  содержит  юридические  адреса  сторон  с
указанием   почтового  адреса,  банковских  реквизитов  и  подписи.
    3.12.8.   Полномочия   по   ведению  переговоров  и  подписанию
договоров (соглашений) могут быть переданы Губернатором Ульяновской
области   заместителям   Председателя   Правительства   Ульяновской
области,  Руководителю аппарата Правительства Ульяновской области и
иным   должностным  лицам  исполнительных  органов  государственной
власти Ульяновской области.
    Количество   экземпляров   договора   (соглашения)  обусловлено
количеством    подписавших    сторон.   Все   экземпляры   договора
(соглашения)   должны  содержать  имеющиеся  приложения,  подлинные
подписи   уполномоченных   должностных   лиц   и  оттиски  печатей.
    Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного
подписать  договор  (соглашение),  его личной подписи и расшифровки
подписи.
    3.12.9.   Регистрация,   формирование  в  дело,  хранение  всех
договоров    (соглашений)    Правительства    Ульяновской   области
осуществляются     управлением    делопроизводства    Правительства

Ульяновской области.
    Подлинные   экземпляры   договоров  (соглашений)  передаются  в
5-дневный  срок  со  дня  подписания  в управление делопроизводства
Правительства      Ульяновской     области     для     регистрации.


 3.13. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам
                           электросвязи

                        3.13.1. Телеграммы

    Телеграммы  оформляются по установленной форме (приложение N 32
к  Инструкции).  Телеграмма  печатается  прописными буквами шрифтом
Times New Roman Cyr размером N 14.
    Телеграмма   составляется   и   передается   на  отправку  в  2
экземплярах.  На  копии  телеграммы в нижней ее части проставляются
виза  исполнителя  (составителя  телеграммы),  а  также время сдачи
телеграммы на отправку.
    Право  подписи  телеграмм  категории "Правительственная" имеют:
Губернатор    Ульяновской    области,    заместители   Председателя
Правительства    Ульяновской    области,    Руководитель   аппарата
Правительства Ульяновской области, министры.
    Телеграмма имеет следующие реквизиты:
    Адрес
    (Куда)
    (Кому)
    В  состав  адреса  входит полный или условный телеграфный адрес
организации, например:

    103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11
    МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    или

    САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

    В  адресе  телеграммы  наименование  населенного пункта (город,
село,  деревня)  указывается  в именительном падеже, а наименование
республики, края, области и района, на территории которых находится
населенный пункт, - в родительном падеже, например:

    ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

    В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир
слова  "строение",  "корпус"  и  "квартира"  пишутся  полностью или
сокращенно - "стр", "корп" и "кв" соответственно. Слова "проспект",
"проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью.
Слова  "край",  "область",  "район",  "село",  "деревня",  "улица",
"переулок"  и  "дом"  можно писать полностью или сокращенно - "кр",
"обл",  "рн",  "с",  "дер",  "ул",  "пер"  и  "д" соответственно. В
случае,  если  сокращенное наименование приведет к неопределенности
или неточности адреса, сокращение не применяется.
    Номера  домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или
словами.  Дробные номера пишутся с использованием символьного знака
"/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять).
Наименования  номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
    Наименование   организации  печатается  в  дательном  падеже  и
отделяется  от  телеграфного  адреса  1,5  межстрочным  интервалом,
например:

    АДМИНИСТРАЦИИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

    При  направлении  телеграммы  должностному  или  частному  лицу
должность  и  фамилия  получателя  печатаются  в  дательном падеже,
например:

    ГУБЕРНАТОРУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
    В.П. ШАНЦЕВУ

    или

    ИВАНОВУ А.И.

    Телеграмма  может  быть адресована в один или несколько адресов
(многоадресная  телеграмма).  При подаче многоадресной телеграммы с
одним   и   тем   же  текстом  отправитель  должен  подать  столько
экземпляров  телеграммы,  сколько адресов указано. В адресной части
каждой  телеграммы  указывается  только  тот пункт, куда следует ее
доставить,   остальные  адреса  указываются  в  тексте  телеграммы.
    При  направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается
список  адресов  (список  не  может  содержать  более  20 адресов),
составленный  и подписанный исполнителем. К списку прилагается один
экземпляр телеграммы.
    Если  телеграмма  направляется  в  один  город,  но  адресуется
нескольким  организациям,  адрес  на  бланке  необходимо  печатать,
каждый  раз повторяя название города (без слова "КОПИЯ"), например:

    МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
    МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
    МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    Текст   отделяется  от  предыдущего  реквизита  2  межстрочными
интервалами   и   печатается   через   2   межстрочных   интервала.
    Текст  телеграммы  допускается начинать с обращения к адресату,
которое печатается центрованным способом, например:

    УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ

    Текст  телеграммы  излагается  кратко,  без  союзов и предлогов
(если  при  этом  не  искажается содержание: в частности, отрицание
"не" опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не
должен  превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте
вставки.
    Знаки   "точка",  "запятая",  "кавычки",  "скобки"  могут  быть
написаны  полными  словами  либо  сокращенно ("тчк", "зпт", "квч" и
"скб"   соответственно),   а   также  соответствующими  символьными
знаками.
    Знаки   "вопросительный   знак",  "тире"  ("минус"),  "плюс"  и
"дробная   черта"   могут   быть   написаны  полными  словами  либо
соответствующими символьными знаками.
    Знаки  "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть
написаны  полными  словами  либо  сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл"
соответственно).
    Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
    Цифры  в  телеграмме  могут указываться либо знаками цифр, либо
полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна
для   пользователя,   должны   быть   написаны   полными   словами.
    Если слово в тексте пишется через дефис (например, по-прежнему,
из-за), то ставится черточка.
    При   ответе   на  поступивший  документ  в  тексте  телеграммы
обязательно  указываются  номер и дата документа, на который дается
ответ.
    Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
    Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами и
включает  наименование  должности  лица,  подписавшего  телеграмму,
личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.
    Наименование  должности  печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал.
    Расшифровка  подписи  располагается  на уровне последней строки
наименования  должности.  Последняя  буква  в  расшифровке  подписи
ограничивается правым полем.
    Регистрационный   номер   и   дата  печатаются  ниже  реквизита
"подпись" на 2 межстрочных интервала.
    В   нижней  части  телеграммы  под  чертой  указываются  адрес,
наименование  отправителя  и  дата отправки. Обратный адрес пишется
без сокращений, со знаками препинания.
    Текст  международной  телеграммы  печатается  на  русском языке
латинскими   буквами   русскоязычному   адресату,  находящемуся  за
границей  (посольство,  торговое  представительство), либо на языке
иностранного  адресата.  Международная  телеграмма, составленная на
любом  языке,  должна  быть написана отправителем только латинскими
буквами,  которые употребляются в телеграфной службе между странами
(соответствие  букв  русского  алфавита  и  латинского  приведено в
приложении  N 33 к Инструкции). Для написания таких телеграмм могут
использоваться следующие буквы:
    A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
    и цифры: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0.
    Знаки  препинания  в  международной телеграмме не обозначаются.
Предложения выделяются абзацами.
    Фамилия,  имя  и адресные данные отправителя, указываемые после
содержания  международной  телеграммы,  пишутся  на  русском языке.
    Адрес   международной   телеграммы   печатается   в   следующей
последовательности:
    место   нахождения   (жительства)   адресата  (название  улицы,
бульвара,    проспекта,    номер   дома,   квартиры,   наименование
организации,   название  города,  провинции,  префектуры,  области,
индекс, название страны);
    наименование адресата.
    При  адресовании  международных  телеграмм  в адрес российского
посольства  наименование российского посольства следует печатать на
английском  языке (RUSSIAN EMBASSY) или на языке страны назначения.
    Международная  телеграмма  визируется  в  отделе  международных
связей  департамента  инвестиций  и  внешних  связей  Правительства
Ульяновской области.
    Образцы   оформления   международных   телеграмм   приведены  в
приложениях N 34, 35 к Инструкции.

                      3.13.2. Телефонограмма

    Телефонограмма  -  обобщенное  название различных по содержанию
документов,  выделяемых  в связи со способом устной передачи текста
по каналам телефонной связи.
    Телефонограммой  передаются краткие и оперативные распоряжения,
информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания,
а  также  доводятся  до  сведения  исполнителей  конкретные срочные
поручения,  то  есть  телефонограмма  используется для оперативного
решения  вопросов  в  тех случаях, когда сообщение, передаваемое по
телефону, требует документального оформления.
    Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
    название учреждения - автора документа;
    должность,   фамилия  сотрудника,  передавшего  телефонограмму,
номер его телефона;
    наименование организации-получателя;
    должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер
его телефона;
    дата и номер телефонограммы;
    время приема-передачи;
    текст, не превышающий 50 слов;
    наименование  должности лица, подписавшего документ, его личная
подпись, инициалы и фамилия;
    входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
    Телефонограмма   оформляется   на  бланке  установленной  формы
(приложение  N  36 к Инструкции), составляется в одном экземпляре и
подписывается   руководителем.   Если   телефонограмма   передается
нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым
ее  направляют,  и  номера  телефонов,  по  которым она должна быть
передана.
    Входящие  и  исходящие  телефонограммы регистрируются в журнале
установленной    формы    (приложение    N    37   к   Инструкции).

                4. Организация работы с документами

                 4.1. Организация документооборота

    4.1.1. Движение документов в Правительстве Ульяновской области,
исполнительных органах государственной власти Ульяновской области с
момента  их  создания  или  получения  до завершения исполнения или
отправки образует документооборот.
    4.1.2.  В  Правительстве  Ульяновской  области,  исполнительных
органах  государственной  власти  Ульяновской области различают три
потока документации:
    документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
    документы,    создаваемые    в    структурных    подразделениях

Правительства    Ульяновской    области,   исполнительных   органах
государственной   власти   Ульяновской   области   и   используемые
работниками в управленческом процессе (внутренние).
    4.1.3.  Порядок прохождения документов и операции, производимые
с  ними в Правительстве Ульяновской области, исполнительных органах
государственной    власти    Ульяновской    области,   определяются
Регламентом   Правительства   Ульяновской   области,   Инструкцией,
положениями   об   исполнительных  органах  государственной  власти
Ульяновской  области,  положениями  о  структурных  подразделениях,
должностными регламентами и должностными инструкциями.
    4.1.4.  При  применении  в  Правительстве  Ульяновской области,
исполнительном  органе  государственной  власти Ульяновской области
электронного  документооборота службой ДОУ совместно со структурным
подразделением,    отвечающим    за    информационные   технологии,
разрабатываются маршруты движения документов.

   4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

    4.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области,
исполнительные  органы  государственной  власти Ульяновской области
осуществляется  фельдъегерской  службой,  через почтовое отделение,
нарочными,  курьерами,  гражданами,  с использованием факсимильной,
телеграфной связи, с использованием электронной почты.
    4.2.2.    Прием   и   обработка   документов,   поступающих   в
Правительство   Ульяновской   области,  осуществляются  работниками
управления  делопроизводства  Правительства  Ульяновской области, в
исполнительные  органы государственной власти Ульяновской области -
службами ДОУ.
    4.2.3. Документы, доставленные фельдъегерской службой или через
почтовое     отделение,     передаются     работникам    управления

делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области  под  роспись
согласно реестрам.
    Документы,   передаваемые   нарочным,   принимаются  только  во
вскрытых конвертах. Работник службы ДОУ может проставлять на копии,
предъявляемой   заявителем,   штамп   о   поступлении  документа  в
Правительство    Ульяновской    области,    исполнительный    орган

государственной власти Ульяновской области.
    4.2.4.  При приеме документов проверяется целостность конверта,
пакета   или  упаковки,  правильность  адресования  документа,  при
вскрытии  конверта  -  наличие  в  нем  документов,  а  также  всех
названных в документах приложений.
    При  отсутствии  в  конверте указанных документов и приложений,
несовпадении  регистрационных  номеров  и  неисправимом повреждении
документов  составляется  акт  в  трех экземплярах, один из которых
остается   в  службе  ДОУ,  другой  -  приобщается  к  поступившему
документу,  третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными
приложениями  также возвращаются без регистрации отправителю вместе
с  актом.  В  акте  обязательно  указываются  должность,  фамилия и
инициалы  лица,  вскрывшего  конверт,  дата, час и минуты вскрытия,
известные   реквизиты  (регистрационный  исходящий  номер,  дата  и
заголовок)  отсутствующего  или неправильно оформленного документа.
Акт  подписывают  руководитель  службы  ДОУ и специалист, вскрывший
указанный конверт.
    Ошибочно  доставленные документы пересылаются по принадлежности
или возвращаются отправителю.
    4.2.5.  Конверты  поступивших  документов  уничтожаются,  кроме
случаев, когда:
    дата   почтового   штемпеля   на   конверте  служит  письменным
подтверждением    времени    отправки    и   получения   документа;
    поступают письма граждан;
    только по конверту можно определить адрес отправителя.
    Если  на  конверте  имеются  надписи "Срочно", "Весьма срочно",
"Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по
проводной  связи,  точное  время их получения, например: 05.10.2008
10.35.
    На  конвертах  с грифом "Конфиденциально" проставляются штамп о
поступлении  и  дата поступления, после чего они передаются в отдел
мобилизационной   работы   и   режима   секретности   Правительства
Ульяновской области.
    Корреспонденция  с  грифом  "Лично"  не  вскрывается,  на таком
пакете  проставляется  штамп  "Правительство  Ульяновской области",
указывается   дата   поступления,   и   он   передается  адресатам.
    4.2.6.  Документы,  поступившие  в  нерабочее  время, а также в
выходные   и  праздничные  дни,  принимаются  дежурным  в  приемной
Губернатора   -  Председателя  Правительства  Ульяновской  области.
Указанные   документы   передаются  в  управление  делопроизводства
Правительства  Ульяновской  области  не позднее 10 часов ближайшего
следующего   рабочего   дня  и  регистрируются  как  поступившие  в
указанный рабочий день.
    О   документах,   требующих   срочного  исполнения,  оперативно
докладывается  Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской
области дежурным по Правительству Ульяновской области с последующей
их    передачей   в   управление   делопроизводства   Правительства
Ульяновской области.
    4.2.7.  Документы  от  исполнительных  органов  государственной
власти  Ульяновской  области  должны представляться в Правительство
Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации
документов   в   исполнительном   органе   государственной   власти
Ульяновской области.
    4.2.8.  Поступившие  документы  учитываются и распределяются на
регистрируемые и нерегистрируемые.
    Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 38
к Инструкции.
    4.2.9.  Поступившие документы без указания конкретного лица или
структурного  подразделения предварительно рассматриваются в службе
ДОУ,   а   затем   направляются   руководителю  или  в  структурное
подразделение.
    Документы,  адресованные департаментам, управлениям, комитетам,
отделам,  не  входящим в состав структуры Правительства Ульяновской
области,    не   регистрируются   и   передаются   по   назначению.
    4.2.10.  Регистрация  документов  в  Правительстве  Ульяновской
области  производится  в  управлении делопроизводства Правительства
Ульяновской  области  в  модуле  "Входящая  корреспонденция"  СЭД в
течение трех дней с момента поступления, за исключением документов,
требующих срочного исполнения.
    В  нижнем  правом  углу  первого  листа документа проставляется
регистрационный  штамп  с  указанием  даты  регистрации документа и
входящего регистрационного номера.
    При  регистрации  документа в СЭД осуществляется преобразование
текста  документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную
форму   (путем  сканирования  документа),  заполняется  электронная
регистрационно-контрольная карточка.
    Перечень   входящих  документов,  подлежащих  преобразованию  в
электронную  форму  при  регистрации,  приведен в приложении N 39 к
Инструкции.
    4.2.11.  Факсограммы  регистрируются  так  же,  как и служебная
документация.  Факсограмма  с  неразборчивым текстом регистрации не
подлежит.
    Приглашения    регистрируются   так   же,   как   и   служебная
документация,    если   они   не   оформлены   в   виде   открыток.
     4.2.12.   Документы,   поступившие   по   электронной   почте,
регистрируются   с   соблюдением  правил  и  регистрационных  форм,
установленных  для  документов  на бумажных носителях. На документе
должны  быть  указаны  следующие  сведения:  адресат,  его почтовый
адрес,  название  вида  документа  (кроме  письма), регистрационный
номер  и  дата,  должность  и  фамилия лица, подписавшего документ,
электронный адрес организации и электронная подпись автора (далее -
ЭП).  К  регистрационному номеру документа добавляется индекс "ЭП",
например: N 10157-ЭП. (В   редакции   Постановления   Правительства
Ульяновской области от 11.08.2011 г. N 377-П)
     Документ  передается  на  исполнение  со  штампом "ЭП верна" и
подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных
документов    возможна    проверка   подлинности   ЭП,   в   случае
неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется
исполнителю. (В  редакции  Постановления  Правительства Ульяновской
области от 11.08.2011 г. N 377-П)
     Документы,   поступившие   по   электронной   почте   без  ЭП,
пересылаются  по  электронной  почте должностным лицам, структурным
подразделениям в соответствии с компетенцией. (В           редакции
Постановления        Правительства        Ульяновской       области
от 11.08.2011 г. N 377-П)
    4.2.13.  Документы,  поступившие  по одному и тому же вопросу в
течение  календарного  года, считаются повторными, им присваивается
входящий   номер  первичной  регистрации  документа  с  добавлением
признака повторности, например: к N 10342, где "к" означает признак
повторности документа.
    4.2.14.   В   случае  поступления  документов  напрямую,  минуя
управление   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области,
документы  должны  быть  переданы  специалистами, ответственными за
делопроизводство,   в   управление  делопроизводства  Правительства
Ульяновской области на регистрацию.
    Зарегистрированный  в управлении делопроизводства Правительства
Ульяновской  области документ при передаче в подразделения повторно
не регистрируется.
    В  документы, поступившие в Правительство Ульяновской области и
зарегистрированные  в установленном порядке, не разрешается вносить
какие-либо  правки  и  пометки.  Работа с документами вне служебных
помещений запрещается.
    4.2.15.   Документы   на   иностранных  языках,  поступившие  в
Правительство   Ульяновской   области,   учитываются  в  управлении
делопроизводства  Правительства  Ульяновской области и направляются
для  организации  перевода  в  ОГУ  "Управление  делами Ульяновской
области". Датой регистрации документа является день поступления его
перевода   из   ОГУ   "Управление  делами  Ульяновской  области"  в
управление   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области.
    4.2.16.  Письменные  обращения  граждан,  письма  членов Совета
Федерации  и  депутатов  Государственной Думы Федерального Собрания
Российской    Федерации,    депутатов   Законодательного   Собрания
Ульяновской    области,    депутатов    представительных    органов

муниципальных   образований   Ульяновской  области,  письма  других
организаций,  касающиеся вопросов обращений граждан, передаются для
регистрации   в   управление   по   работе  с  обращениями  граждан
Правительства Ульяновской области.
    4.2.17.  Федеральные  законы,  указы  и распоряжения Президента
Российской  Федерации,  иные  нормативные правовые акты федеральных
органов  государственной  власти  после  регистрации  в  управлении
делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области  передаются в
государственно-правовой   департамент   Правительства   Ульяновской
области   для  подготовки  аннотации.  В  течение  5  рабочих  дней
государственно-правовой   департамент   Правительства   Ульяновской
области  готовит  аннотацию  и  передает Губернатору - Председателю
Правительства Ульяновской области на доклад.
    4.2.18.    Исполнительные    органы    государственной   власти
Ульяновской  области  осуществляют самостоятельно прием, обработку,
регистрацию    и    распределение   адресованных   им   документов.
    4.2.19.  После  регистрации документы 2 раза в день, с 10 до 11
часов  и  с 17 до 18 часов, доставляются в приемные руководителей и
структурные   подразделения   Правительства   Ульяновской  области.
Телеграммы  и  срочные документы доставляются адресатам немедленно.
    Документы    с    резолюциями    Губернатора   -   Председателя
Правительства  Ульяновской области доставляются исполнителям наряду
с  бумажным  носителем  по  СЭД  (в  исключительных  случаях  -  по
факсимильной связи).
    Структурные  подразделения  получают  документы  от  управления
делопроизводства    Правительства    Ульяновской    области   через
ответственных за делопроизводство.
    4.2.20.   Ошибочно  направленные  в  структурные  подразделения
документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в
управление   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области.

               4.3. Порядок рассмотрения документов

    4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает:
    ознакомление с содержанием документов;
    подготовку   и   оформление  проекта  резолюции  по  исполнению
документов;
    передачу документов для рассмотрения руководителю.
    4.3.2.    По   входящим   документам,   требующим   исполнения,
подготавливаются  проекты  резолюций  на бланке установленной формы
(приложение N 7 к Инструкции).
    Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.
    В состав резолюции входят следующие реквизиты:
    исполнитель  (фамилия  и  инициалы  должностного  лица или лиц,
которым дается поручение);
    содержание поручения;
    срок исполнения поручения;
    подпись  (руководитель  рассматривает  документ  и  подписывает
резолюцию);
    дата;
    регистрационный номер и дата документа, к которому составляется
резолюция (при оформлении резолюции на бланке).
    При   наличии  в  резолюции  нескольких  исполнителей  основным
считается  лицо,  указанное  в  резолюции первым, если не оговорено
иное.
    Документы   могут   иметь   несколько   резолюций  (одного  или
нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При
этом  последующие  резолюции  не должны дублировать и противоречить
первой,  в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок
их    исполнения    (с   учетом   намеченного   срока   исполнения,
установленного первой резолюцией) и исполнитель.
    4.3.3. Руководители при рассмотрении документов:
    определяют   исполнителя   и   дают  указание  в  резолюции  по
исполнению документов;
    подписывают  исполненные  письма  или,  при  наличии замечаний,
возвращают     проект    письма    исполнителю    для    доработки;

    в  случае  согласия  с  содержанием  ответов, подготовленных за
подписью   руководителей  структурных  подразделений  Правительства
Ульяновской  области, исполнительных органов государственной власти
Ульяновской области, оформляют отметку о списании документа в дело.
    4.3.4.  Документы должны рассматриваться в день их поступления.
    При  рассмотрении  документов  руководитель выделяет документы,
требующие  срочного  исполнения.  Срочные  документы  передаются на
исполнение немедленно.
    4.3.5.  Руководители  структурных  подразделений  Правительства
Ульяновской  области, исполнительных органов государственной власти
Ульяновской  области  организуют работу с поступившими документами,
обеспечивают  подготовку  (при  необходимости) ответных документов,
контролируют   качество  и  своевременность  исполнения  поручений.

              4.4. Работа исполнителей с документами

    4.4.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или
на   следующий   день   в  соответствии  с  резолюцией  Губернатора
Ульяновской   области.  Срочные  документы  передаются  исполнителю
немедленно.
    4.4.2.  Исполнение  документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой   информации,   подготовку   проекта   документа,   его
оформление,  согласование с заинтересованными лицами, представление
на  подписание  (утверждение)  руководителю, подготовку к отправке.
    4.4.3.  Если  исполнение  документа  поручено нескольким лицам,
ответственный исполнитель (как правило, лицо, указанное в резолюции
первым)  имеет  право созывать остальных исполнителей для выработки
совместного  решения. Все исполнители в равной степени ответственны
за    своевременное   и   качественное   исполнение   документа   и
представление  ответственному  исполнителю в установленные им сроки
необходимых  материалов  (проектов  документов, справок, сведений).
Ответственный  исполнитель  несет  персональную  ответственность за
полноту  и  достоверность  информации,  изложенной в подготовленном
проекте документа.
    4.4.4.  В  случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск,
болезнь)    документ    по   указанию   руководителя   структурного
подразделения   передается   другому   исполнителю  с  обязательным
сообщением  его  фамилии  сотруднику, ответственному за организацию
делопроизводства.  При  увольнении  или  переходе на другой участок
работы сотрудник обязан сдать по акту документы и дела руководителю
структурного  подразделения  или по его указанию вновь назначенному
сотруднику.
    4.4.5.  Результатом исполнения документа является, как правило,
проект документа, подготовленный исполнителем.
    Проект  документа,  напечатанный и оформленный в соответствии с
действующими     правилами,     исполнитель     согласовывает     с

заинтересованными  структурными  подразделениями  и  лицами  и, при
необходимости с другими организациями.
    Исполнитель  несет  ответственность за полноту, достоверность и
своевременность сообщаемой информации.
    4.4.6.   После   визирования  (согласования)  проект  документа
передается   на   подписание  (утверждение).  Подписанный  документ
исполнитель  передает  в  управление делопроизводства Правительства
Ульяновской  области  на  регистрацию,  отправку,  подшивку копии в
дело.
    В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер
дела,  в которое должен быть подшит документ, и проставляет отметку
о  направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о
согласовании.  Документ-запрос  или  просьба  передается  в дело на
хранение         вместе        с        ответным        документом.

    4.4.7.  На  документ,  рассылаемый  более  чем в четыре адреса,
исполнитель  готовит  список  на  рассылку,  определяет  количество
экземпляров   и   после   регистрации   обеспечивает   изготовление
необходимого количества копий.
    4.4.8.   При   оперативном  решении  вопросов  без  составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о
результатах   и   дате   окончательного   исполнения   документа  в
соответствии   со   схемой   расположения   реквизитов   документа.
    4.4.9.   Если  документ  имеет  длительный  срок  исполнения  и
установлены  даты  промежуточного  контроля, исполнитель сообщает в
структурное  подразделение,  осуществляющее контроль за исполнением
документа, о результатах каждого этапа работ.
    В  ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение  срока  исполнения,  если  отсутствуют  реальные  условия
выполнения  задания,  делать  пометки  на  документе  о времени его
поступления,   о  датах  промежуточного  исполнения  (телефонных  и
письменных   запросах),   о   дате   и   результате  окончательного
исполнения.
    4.4.10.  Содержание  проектов  служебных документов не подлежит
разглашению,  с  ними  могут  быть ознакомлены только лица, имеющие
отношение к их исполнению.

          4.5. Контроль исполнения документов и поручений

    4.5.1.  Контролю  подлежат  все  зарегистрированные  документы,
поступившие  в  Правительство  Ульяновской  области, исполнительные
органы государственной власти Ульяновской области, требующие ответа
или  принятия решения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях
Губернатора   -  Председателя  Правительства  Ульяновской  области,
руководителей   исполнительных   органов   государственной   власти
Ульяновской  области  и организационно-распорядительных документах,
издаваемых в процессе деятельности.
    4.5.2.    Контроль    в   Правительстве   Ульяновской   области
осуществляют:
    4.5.2.1.  Поручений  Губернатора  -  Председателя Правительства
Ульяновской  области  по  исполнению  законов Российской Федерации,
указов,     распоряжений     Президента    Российской    Федерации,

постановлений,  распоряжений  Правительства  Российской  Федерации,
законов  Ульяновской  области - государственно-правовой департамент
Правительства Ульяновской области.
    4.5.2.2.     Постановлений,    распоряжений    Губернатора    и

Правительства Ульяновской области, содержащих поручения, поручений,
содержащихся в протоколах заседаний, совещаний, других мероприятий,
-   контрольное   управление   Правительства  Ульяновской  области.
    4.5.2.3.  Поручений  Губернатора  -  Председателя Правительства
Ульяновской   области   по   входящим  и  внутренним  документам  -
управление   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области.
    4.5.3.   В   исполнительных   органах   государственной  власти
Ульяновской  области контроль за исполнением документов и поручений
осуществляет   структурное   подразделение  исполнительного  органа
государственной  власти  Ульяновской  области, на которое возложены
функции контроля.
    4.5.4.   Ответственность   за   своевременное   и  качественное
исполнение  контролируемых документов и поручений возлагается на их
исполнителей.
    4.5.5.  При  постановке  документа  и  поручения  на контроль в
правом  верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую
обозначают    буквой   "К"   или   словом   (штампом)   "Контроль".
    4.5.6.   В   Правительстве   Ульяновской  области  контроль  за
исполнением   документов   и  поручений  ведется  с  использованием
технологий СЭД.
    4.5.7.   При   наличии   в  резолюции  нескольких  исполнителей
ответственным  за организацию исполнения поручений считается первый
из указанных.
    4.5.8.  Сроки  исполнения  документов и поручений исчисляются с
даты регистрации в календарных днях.
    Срок исполнения может быть установлен:
    в тексте документа вышестоящей организации;
    в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;
    в соответствии со сроками, установленными законодательством.
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;
    без  указания  конкретной  даты  исполнения  -  в срок не более
месяца с даты регистрации документа;
    имеющие пометки "срочно", "незамедлительно" - в 3-дневный срок;
    пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
    имеющие пометки "зайдите", "прошу переговорить" - 1 календарный
день с даты получения документа исполнителем.
    4.5.9. В течение срока исполнения документов и поручений службы
контроля   осуществляют   регулярные  проверки  хода  исполнения  в
следующие сроки:
    задания последующих лет - не реже одного раза в год;
    задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза
в месяц;
    задания текущего месяца - каждые 10 дней.
    4.5.10.  Изменение или продление сроков исполнения документов и
поручений   допускается  с  письменного  разрешения  руководителей,
установивших эти сроки.
    При   необходимости   изменения   срока   исполнения  документа
ответственный  исполнитель  не  позднее чем за 10 дней до истечения
срока   исполнения  документа  представляет  на  имя  руководителя,
установившего  этот  срок, мотивированную просьбу о его продлении с
указанием нового срока.
    Сроки   исполнения   срочных   и   оперативных   поручений   не
продлеваются.
    Документы,  по  которым  срок  исполнения  своевременно  не был
продлен, считаются не исполненными в срок.
    4.5.11.   Информация   о   выполнении  документов  и  поручений
представляется на регистрационно-контрольных карточках через службы
контроля.  Она  должна  быть  завизирована исполнителем и подписана
должностным  лицом,  которому  непосредственно было дано поручение.
    В  информации  об исполнении контрольных документов и поручений
должны быть отражены конкретные результаты исполнения и содержаться
сведения об информировании автора.
    По  документам  и  поручениям, по которым требуется направление
ответа   за   подписью  Губернатора  -  Председателя  Правительства
Ульяновской области, исполнители готовят проект письма и не позднее
чем   за  5  дней  до  установленного  срока  передают  на  подпись
Губернатору   -  Председателю  Правительства  Ульяновской  области.
    Информация,  не  соответствующая заданию, может быть возвращена
службой   контроля   исполнителю   для   доработки   и   повторного
представления без продления сроков исполнения.
    Если  установленный  срок  исполнения  документа  приходится на
выходные  или  праздничные  дни,  сроком  их  исполнения  считается
последний  рабочий  день  перед  выходными  и  праздничными  днями.
     4.5.12.  В случае, если поручение не исполнено в установленный
срок,  исполнитель поручения в течение 1 дня после истечения срока,
данного  на  исполнение  поручения, представляет должностному лицу,
давшему  поручение,  объяснение  о  состоянии исполнения поручения,
причинах   его   неисполнения  в  установленный  срок  с  указанием
должностных  лиц,  на  которых  возложено исполнение поручения, и о
мерах,  принятых  в  отношении  работников, виновных в неисполнении
поручения. (В   редакции  Постановления  Правительства  Ульяновской
области от 28.04.2009 г. N 182-П)
    4.5.13.  Поручение  снимается  с  контроля  должностным  лицом,
давшим поручение.
    Документ  считается исполненным, если решены все содержащиеся в
нем вопросы, выполнены поручения, направлены ответы корреспондентам
(если  в  представленных  по  нему  материалах о выполнении не дано
дополнительных  поручений  и материалы не возвращены на доработку).
Исполненный документ подшивается в дело.
    Если  по  представленным  материалам  даны  новые поручения, то
дальнейший  контроль  осуществляется  на  основании этих поручений,
срок  исполнения  поручений  исчисляется  со  дня подписания данных
поручений.
    4.5.14.  Анализ исполнения документов проводится на основе базы
данных СЭД.
    Службы  контроля  обобщают  и  систематизируют  данные о ходе и
результатах исполнения документов, поручений в сроки, установленные
руководителем, но не реже одного раза в месяц. Сведения о состоянии
исполнительской  дисциплины  в  разрезе исполнителей представляются
Руководителю    аппарата    Правительства    Ульяновской    области

(руководителю   исполнительного   органа   государственной   власти
Ульяновской области).
    В сводках, представляемых руководителю, указываются:
    общее количество контрольных документов, поручений, находящихся
в работе у исполнителя,
    из них:
    исполнено в срок;
    исполнено с переносом срока;
    исполнено с нарушением срока;
    не исполнено;
    коэффициент исполнительской дисциплины;
    излагаются причины задержек исполнения документов, поручений.
    Одновременно   может   осуществляться  сопоставительный  анализ
исполнительской дисциплины по годам и месяцам.
    4.5.15. Ответственность за неисполнение документов.
    За   неисполнение   или   ненадлежащее  исполнение  документов,
нарушение  установленных  сроков  их  исполнения  к государственным
гражданским    служащим   Правительства   Ульяновской   области   и
исполнительных органов государственной власти Ульяновской области в
установленном  порядке  могут  быть  приняты  меры  дисциплинарного
воздействия.

    4.6. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

    4.6.1. Исходящими документами Правительства Ульяновской области
являются   служебные   документы,   направляемые   в   организации,
должностным лицам и гражданам.
    4.6.2.   Регистрация  исходящих  служебных  писем  и  телеграмм
осуществляется     управлением    делопроизводства    Правительства

Ульяновской    области    в    модуле   "Исходящие   письма"   СЭД.
    4.6.3.   Работа  с  исходящими  документами  включает  проверку
правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
    Исполнители  исходящего  документа  (структурные  подразделения
Правительства  Ульяновской  области)  формируют  и заполняют проект
электронной  карточки исходящего документа, присоединяют к карточке
электронный   образ   документа   и  направляют  на  регистрацию  в
управление   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области.
    Копии   писем,   направляемых   в   адрес  федеральных  органов
государственной   власти,   подписанные   Губернатором  Ульяновской
области  или  лицом,  исполняющим  его  обязанности (за исключением
ответных),  направляются управлением делопроизводства Правительства
Ульяновской  области  в  Представительство  Ульяновской области при
Правительстве   Российской   Федерации   с  целью  контроля  за  их
реализацией.
    Подписанные  письма  и  телеграммы  передаются  исполнителем  в
управление  делопроизводства  Правительства Ульяновской области для
отправки.  При  этом  к  письму  и  телеграмме  прилагаются  списки
рассылки,  необходимое  количество  копий  для  рассылки  и  полный
почтовый  адрес  получателя  или телеграфный адрес, а при ответе на
входящий   документ   должны  быть  заполнены  его  номер  и  дата.
Корреспонденция,    поступившая   в   управление   делопроизводства
Правительства  Ульяновской  области  для  отправки  после 16 часов,
кроме   телеграмм   и   срочной  корреспонденции,  отправляется  на
следующий день.
    Специалисты     управления    делопроизводства    Правительства

Ульяновской  области  проверяют  правильность  оформления исходящих
документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ
в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на
подлиннике  и  втором  экземпляре  документа.  Исходящие  документы
должны  быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и
оформлению документов, установленными Инструкцией.
    Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются
и возвращаются исполнителю для исправления.
    Исходящим   документам   присваивается  регистрационный  номер,
например:  73-Г-01/765,  где:  73 - постоянное число, Г-01 - индекс
структурного  подразделения или должностного лица, 765 - порядковый
номер в пределах календарного года.
    Исходящим  телеграммам  присваивается  регистрационный  номер с
добавлением   буквенного   индекса  "Т",  например:  73-Г-01/300-Т.
    Документу,  направляемому  в  несколько  адресов, присваивается
один регистрационный номер.
    4.6.4.  Обработка,  отправка и доставка документов, подписанных
должностными     лицами    Правительства    Ульяновской    области,

осуществляются     управлением    делопроизводства    Правительства

Ульяновской области.
    Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства
Ульяновской области, к отправке не принимаются.
    При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того
же  содержания допускается передавать в управление делопроизводства
Правительства  Ульяновской  области  подлинно подписанный экземпляр
(оригинал)   письма   и   необходимое  количество  его  ксерокопий.
    4.6.5.  Служебные  документы,  в  формуляр  которых  не  входит
указание  адресата,  других  элементов, необходимых для их отсылки,
принимаются  на  отправку  только  с сопроводительными письмами (за
исключением    законов   Ульяновской   области,   постановлений   и
распоряжений Правительства Ульяновской области и других документов,
направляемых    постоянным   корреспондентам   в   соответствии   с
утвержденными  указателями  рассылки),  со  всеми  приложениями и в
необходимом количестве экземпляров.
    4.6.6.  В  зависимости  от  содержания  и  срочности  документы
доставляются  адресатам  почтой, фельдъегерской связью, электронной
почтой, передаются по факсу.
    Заказными      письмами      и     бандеролями     отправляются

организационно-распорядительные документы Правительства Ульяновской
области.
    Заказные  документы,  отправляемые  одновременно  в один адрес,
вкладываются в один конверт.
    Простой  корреспонденцией  отправляются  документы  по домашним
адресам (ответы на обращения граждан).
    Заказная       корреспонденция      передается      управлением

делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области  на  почту по
списку  (реестру),  простая  корреспонденция  учитывается в журнале
отправки.
    4.6.7.   Обработка  документов  для  отправки  почтовой  связью
осуществляется  в  соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
связи.

           4.7. Регистрация и учет внутренних документов

    4.7.1.    Регистрация    протоколов    коллегиальных    органов

Правительства   Ульяновской   области   осуществляется   секретарем
коллегиального    органа.    Протоколам   заседаний   присваиваются
порядковые  номера  в  пределах  календарного  года по каждому виду
протоколов  отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с
номенклатурой дел по мере их поступления.
    Регистрация  протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений
осуществляется    в   управлении   делопроизводства   Правительства
Ульяновской области в СЭД.
    Протоколам,   поручениям   присваивается  номер,  состоящий  из
порядкового  номера  в  пределах  календарного  года  и  буквенного
индекса "ПС", например: 580-ПС.
    Поручениям   с   аппаратных   совещаний   присваивается  номер,
состоящий  из  порядкового  номера  в  пределах календарного года и
буквенного индекса "АС", например: 4-АС.
    4.7.2.  Подписанные Губернатором Ульяновской области или другим
должностным   лицом   по   доверенности   соглашения,  договоры  по
экономическим,   научным,  культурным  связям,  трудовые  договоры,
договоры   по  обучению  регистрируются  и  хранятся  в  управлении
делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Регистрация   осуществляется   в  журнале  установленной  формы
(приложение   N  40  к  Инструкции)  по  каждому  виду  соглашений,
договоров раздельно.
    Регистрационный   номер   соглашения,   договора   состоит   из
регистрационных  номеров, присваиваемых организациями, заключившими
соглашение, договор, разделенных косой чертой.
    Соглашениям,  договорам  в  Правительстве  Ульяновской  области
присваиваются  порядковые  номера  в  пределах  календарного года с
буквенными индексами:
    по экономическим, научным, культурным связям - "Д", например, N
28-Д;
    трудовым - "К", например, N 50-К;
    по обучению "ДО-П", например: N 63-ДО-П.
    4.7.3.  Служебные  контракты  с  государственными  гражданскими
служащими  регистрируются  и  хранятся в управлении государственной
службы     и     кадров    Правительства    Ульяновской    области.

    Служебные   контракты   регистрируются  в  журнале  регистрации
служебных    контрактов,    трудовых    договоров,   дополнительных
соглашений.
    Служебным контрактам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного  года  с  буквенным  индексом  "ГС,  ГС/ДС", например:
15-ГС, 28-ГС/ДС.
    4.7.4.  Доверенности  на  право  совершения  действий  от имени
Губернатора   Ульяновской   области   и  Правительства  Ульяновской
области,  представления интересов Правительства Ульяновской области
в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в
управлении  делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области в
журнале  регистрации  доверенностей (приложение N 41 к Инструкции).
    Доверенностям   от   имени   Губернатора   Ульяновской  области
присваивается   порядковый   номер   с  добавлением  индекса  "дг",
например:  01-дг;  доверенностям от имени Правительства Ульяновской
области - индекс "дп", например: 15-дп.
    Зарегистрированный  оригинал  доверенности  выдается на руки, а
копия   остается   на   хранении   в   управлении  делопроизводства
Правительства Ульяновской области.
    4.7.5.   Другие  виды  внутренних  документов  (акты,  справки,
сводки,  докладные,  служебные  записки  и  др.)  регистрируются  в
управлении  делопроизводства  Правительства  Ульяновской области по
аналогии  с исходящими документами с добавлением буквенного индекса
"вн", например: 73-02/144-вн.

4.8. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной
                               связи

    4.8.1.    Средства   факсимильной   связи   предназначены   для
оперативной  передачи  и  приема  текстов  документов  и  служебных
материалов.
    Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного
носителя  (тексты, таблицы, графики) и прием этой информации в виде
копии   (факсимиле),   часто  называемой  на  практике  факсом  или
телефаксом.
    Факсимильный  аппарат,  имеющий официальный номер Правительства
Ульяновской    области    (41-41-69),   установлен   в   управлении
делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Средства    факсимильной    связи    установлены   в   приемных
руководителей, структурных подразделениях Правительства Ульяновской
области.
    Контроль  за использованием факсимильной техники, установленной
в  приемных руководителей, структурных подразделениях Правительства
Ульяновской области, осуществляется их руководителями.
    Служебные  документы,  передаваемые  и  принимаемые  по каналам
факсимильной связи, юридической силы не имеют.
    4.8.2.  Объем  передаваемого  в  течение  одного  сеанса  связи
документа не должен превышать 5 листов.
    Отправляемый  факсом документ печатается на качественной бумаге
формата   А4.   Не   допускается   деформация   бумажного  носителя
отправляемого   документа,   использование  тонкой,  серой  бумаги.
    4.8.3.  Запрещается  передавать  по  факсимильной  связи тексты
документов  с  пометкой  "Для  служебного  пользования" и секретных
документов.
    4.8.4.  Документы,  передаваемые  по факсимильной связи, должны
быть  зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.
    Для  передачи  факсограмм  нескольким организациям составляется
список  рассылки,  в  котором указываются наименование организации,
номер факса.
    После   передачи   факсограммы  подлинник  письма  направляется
адресату почтовой связью по мере необходимости.
    Факсограммы,   адресованные  Губернатору  Ульяновской  области,
заместителям   Председателя   Правительства   Ульяновской  области,
регистрируются    в   управлении   делопроизводства   Правительства
Ульяновской   области.   Поступившим   подлинникам   писем,   ранее
переданных  по  факсимильной  связи,  присваивается регистрационный
номер   факсограммы,   и  они  передаются  исполнителю  с  пометкой
"Подлинник письма, переданного по факсу".
    4.8.5.  Факсограммы  на  иностранных  языках  отправляются  при
наличии   перевода,  заверенного  лицом,  подписавшим  факсограмму.
    Входящие   факсограммы,  адресованные  Губернатору  Ульяновской
области,   заместителям   Председателя   Правительства  Ульяновской
области  на  иностранных  языках,  направляются  в  ОГУ "Управление
делами  Ульяновской  области"  для  организации  перевода,  а затем
регистрируются    в   управлении   делопроизводства   Правительства
Ульяновской области и передаются адресату.
    4.8.6.   Подготовленный   для  передачи  подлинник  факсограммы
визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.
    Поступившие   факсограммы   учитываются   в   журнале  входящих
факсограмм  управления  делопроизводства  Правительства Ульяновской
области.  Факсограммы, поступившие до 18 часов, передаются адресату
в  тот же день, после 18 часов - на следующий рабочий день, срочные
- немедленно.
    4.8.7.  Персональная  ответственность  за правильность передачи
(приема)   факсограмм   возлагается   на   лиц,   ответственных  за
использование факсимильных аппаратов.
    Ответственность   за  содержание  информации,  передаваемой  по
каналам    факсимильной    связи,   возлагается   на   исполнителя,
подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего
структурного подразделения.

 4.9. Прием, обработка и передача документов по электронной почте

    4.9.1.  В  Правительстве  Ульяновской области прием электронных
копий   документов   для   отправки   и   отправка  с  официального
электронного   адреса:   [email protected]  осуществляются  управлением
делопроизводства   Правительства   Ульяновской  области  в  течение
рабочего дня.
    4.9.2.  С  официального  адреса электронной почты Правительства
Ульяновской  области  служебные  письма  направляются  за  подписью
должностных  лиц  Правительства Ульяновской области. С официального
адреса структурных подразделений Правительства Ульяновской области,
исполнительных  органов  государственной власти Ульяновской области
служебные   письма  направляются  за  подписью  руководителей  этих
подразделений.
    4.9.3.  Ответственный  за работу с электронной почтой сотрудник
(далее  -  сотрудник)  обеспечивает ежедневное получение и передачу
служебных документов по электронной почте.
    4.9.4.  Ответственность  за подготовку информации к передаче по
электронной  почте  несет  исполнитель,  за  передачу  - сотрудник.
    4.9.5.  Передаваемые  с  помощью  электронной почты официальные
документы  должны  иметь  подлинник документа на бумажном носителе.
    4.9.6.   Исполнитель   оформляет   документ  в  соответствии  с
требованиями,  предъявляемыми  к оформлению служебных документов, и
представляет     электронную     копию     документа    сотруднику.

    4.9.7.  Электронные  копии справочно-информационных материалов,
не  имеющие  исходящего  регистрационного  номера,  при отправлении
электронной   почтой   могут  не  иметь  бумажной  копии  и  должны
передаваться  с  сопроводительным  письмом, подписанным должностным
лицом.
    4.9.8. Сотрудник отправляет документ адресату, указывает дату и
время отправки в журнале учета электронной почты.
    4.9.9.  Переданная электронная копия документа в течение месяца
хранится на жестком диске компьютера.
    4.9.10.  При  получении  электронного  сообщения на официальный
адрес электронной почты Правительства Ульяновской области сотрудник
управления   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области:
    осуществляет  предварительное  рассмотрение и, исходя из оценки
содержания,   передает  копию  документа  на  бумажном  носителе  в
управление  делопроизводства  Правительства Ульяновской области или
структурные  подразделения  Правительства  Ульяновской  области для
регистрации  и  передачи  на  рассмотрение  должностными лицами или
пересылает по электронной почте адресату;
    передает  уведомление  отправителю  о  получении  документа.  В
случае  невозможности  распечатывания  документа уведомляет об этом
отправителя.
    4.9.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца
хранится на жестком диске компьютера.

   5. Организация информационно-поисковой системы по документам

    5.1.  Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии    решений    в    Правительстве    Ульяновской   области,
исполнительных  органах  государственной власти Ульяновской области
создаются    информационно-поисковые    системы    по   документам.
    5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является
регистрация документов.
    В  процессе  регистрации  создаются  базы  данных для поисковой
работы по документам.
    5.3.  В  Правительстве Ульяновской области справочная работа по
документам,  их  поиск  по  заданным  параметрам  осуществляются  с
использованием технологий СЭД.
    5.4.  В автоматизированных массивах поиск конкретного документа
или  подборка  материалов  осуществляется по реквизитам (заголовок,
вид документа, дата принятия, номер документа) или по контексту (по
любому   слову   или  фразе,  содержащимся  в  искомом  документе).
    Поисковый  запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и
элементов текста.
    5.5.  Поисковые  системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности    исполнительного   органа   государственной   власти
Ульяновской области.

  6. Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных
                               работ

                     6.1. Машинописные работы

    Печатание   документов   в  Правительстве  Ульяновской  области
осуществляется  в  машинописном  бюро  управления  делопроизводства
Правительства   Ульяновской  области,  а  также  непосредственно  в
структурных   подразделениях   Правительства   Ульяновской  области
(служебные   письма   за  подписью  соответствующего  руководителя,
внутренние   документы)  с  соблюдением  установленных  Инструкцией
требований.
    В  машинописном  бюро  печатаются только служебные документы на
русском    языке.   Печатание   под   диктовку   не   производится.
    Документы  и  материалы для печатания передаются в машинописное
бюро  вместе  с  заполненным  бланком  заказа  установленной  формы
(приложение  N  42  к  Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
    Печатание  документов  и  материалов  производится в порядке их
поступления.
    В первоочередном порядке печатаются проекты законов Ульяновской
области,   постановлений  и  распоряжений  Губернатора  Ульяновской
области,    Правительства    Ульяновской   области,   документы   к
мероприятиям  с  участием  Губернатора Ульяновской области, а также
другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора
Ульяновской области.
    Срочные  документы  печатаются вне очереди. Срочность печатания
документов  определяется  соответствующей пометкой на бланке заказа
руководителями    структурных    подразделений    или    управления

делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Документы,   сданные   в   работу  после  17  часов  30  минут,
печатаются, как правило, на следующий день.
    Передаваемые  для  печатания  рукописи,  равно  как  и вставки,
сноски,  поправки,  должны  быть написаны разборчиво, с соблюдением
правил   орфографии   и  пунктуации,  на  одной  стороне  листа,  с
использованием   контрастных   цветов   (синего,   фиолетового  или
черного).   Не  принимаются  для  печатания  материалы,  написанные
небрежно   и   неразборчиво,   правленные   карандашом,   а   также
трудночитаемые   факсимильные   копии,   уменьшенные  или  нечеткие
ксерокопии материалов.
    Рукописи  должны быть вычитаны и завизированы исполнителем. При
подготовке  материалов к печатанию особое внимание следует обращать
на  четкое  и  разборчивое написание фамилий, специальных терминов,
наименований   ведомств   и   организаций,   иностранных   слов   и
географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения
слов.
    Лингвистические работы специалистами, печатающими документы, не
производятся.
    Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники,
передаются  в  машинописное  бюро  с  электронной  копией в формате
текстового редактора WinWord на дискете 3,5 дюйма.
    При  передаче  исполнителем  материала, записанного на дискете,
она  проверяется  на  наличие  компьютерных  вирусов.  В  случае их
обнаружения  работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом
возвращается исполнителю.
    Печатание  документов  и  материалов  производится  на  бланках
установленной  формы  или  на  бумаге стандартных размеров на одной
стороне листа.
    Документы   и  материалы  печатаются  в  одном  экземпляре  (за
исключением  писем)  и  вместе  с рукописью передаются исполнителю.
    На  каждой  странице  изготовленного  документа в правом нижнем
углу  проставляется колонтитул (наименование файла, дата печатания,
инициалы работника, печатавшего документ).
    Документы  и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и
правке  в  структурном  подразделении,  могут  быть  переписаны  на
дискету исполнителя.
    Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам
подлинников   законов   Ульяновской   области,   актов  Губернатора
Ульяновской  области,  Правительства Ульяновской области, исходящих
писем,  подписываемых Губернатором Ульяновской области, исполнитель
должен  вносить  в  них возможные правки только в машинописном бюро
управления   делопроизводства  Правительства  Ульяновской  области.

               6.2. Копировально-множительные работы

    Выполнение   копировально-множительных  работ  в  Правительстве
Ульяновской  области  производится  в  управлении  делопроизводства
Правительства   Ульяновской   области,  а  также  на  копировальных
аппаратах,     установленных    в    структурных    подразделениях.

    Изготовление  небольших  по объему тиражей служебных документов
(до 10 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с
соблюдением правил, установленных Инструкцией.
    В управлении делопроизводства Правительства Ульяновской области
копируются    служебные    материалы    и   документы   структурных
подразделений  Правительства  Ульяновской  области.  Основанием для
выполнения   копировально-множительных  работ  является  оформление
заказа  по  установленной  форме  (приложение  N  43 к Инструкции).
Заказы хранятся в течение года.
    Документы    на    копирование    принимаются    в   управлении
делопроизводства  Правительства  Ульяновской области до 17 часов 30
минут.
    В  первоочередном  порядке копируются материалы, поступившие от
Губернатора    Ульяновской   области,   заместителей   Председателя
Правительства    Ульяновской    области,    Руководителя   аппарата
Правительства  Ульяновской  области, рассылочные экземпляры законов
Ульяновской   области,   постановлений,   распоряжений  Губернатора
Ульяновской    области,    Правительства    Ульяновской    области.

    Срочное   копирование   выполняется   вне   очереди.  Срочность
копирования  материалов  и  документов  определяется  руководителем
структурного     подразделения     или    начальником    управления

делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Документы  и  материалы,  подлежащие  копированию,  должны быть
разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат
А3.
    Документы  и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в
рукописном   виде  (кроме  обращений  граждан)  на  копирование  не
принимаются.
    Не подлежат копированию используемые Правительством Ульяновской
области  официальные  бланки  с  воспроизведением герба Ульяновской
области.
    Не  принимаются  также на копирование книги и брошюры, газеты и
газетные вырезки.
    Изготовленные  копии  выдаются  заказчику  вместе  с оригиналом
документа под роспись.

     7. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и
          уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

7.1. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба
          Российской Федерации, герба Ульяновской области

    7.1.1.   Воспроизведение   на  печатях  Государственного  герба
Российской Федерации регламентируется:
    Федеральным  конституционным  законом  от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О
Государственном гербе Российской Федерации";
    постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995
N  1268  "Об  упорядочении  изготовления, использования, хранения и
уничтожения  печатей  и бланков с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации".
    7.1.2.     Государственный     герб     Российской    Федерации
воспроизводится  на  печатях  Правительства  Ульяновской  области и
исполнительных  органов государственной власти Ульяновской области.
    7.1.3.  Печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации  используются  на  документах  в  порядке,  установленном
законодательством Российской Федерации.
    Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении N
44 к Инструкции.
    7.1.4.  В  Правительстве  Ульяновской  области гербовой печатью
заверяются  подписи  Губернатора  Ульяновской области, Руководителя
аппарата    Правительства    Ульяновской    области,   заместителей
Председателя    Правительства   Ульяновской   области,   министров,
Секретаря  Совета безопасности при Губернаторе Ульяновской области,
главного  бухгалтера, других должностных лиц, которым доверенностью
или  распоряжением  Губернатора  Ульяновской  области предоставлены
соответствующие полномочия.
    Гербовая  печать  Правительства Ульяновской области ставится на
копиях договоров, соглашений, доверенностей Губернатора Ульяновской
области, Правительства Ульяновской области, содержащих оригинальную
печать,  в  целях  свидетельствования верности копий документов для
представления в судебные и иные органы.
    Право    заверения    таких    копий   принадлежит   управлению
делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы
он  захватывал  часть  наименования  должности  лица,  подписавшего
документ.
    На  документах  финансового характера оттиск печати проставляют
на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается
символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати
должен быть хорошо читаемым.
    7.1.5.  Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве
и   исключительно   в  служебных  целях.  Решение  о  необходимости
изготовления  печатей  и  их  количестве  принимает в Правительстве
Ульяновской области Руководитель аппарата Правительства Ульяновской
области,    в   исполнительных   органах   государственной   власти
Ульяновской области - соответствующий руководитель.
    7.1.6.  Все  изготовленные  печати  и  штампы  регистрируются в
отделе  мобилизационной  работы  и режима секретности Правительства
Ульяновской  области  в  специальном  журнале  с  проставлением  их
оттисков,    выдаются    под   расписку   сотрудникам   структурных
подразделений,   несущих   персональную   ответственность   за   их
использование и сохранность.
    Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и
опечатываются.
    Передача  печатей,  штампов  посторонним  лицам  и  вынос их за
пределы  здания  Правительства  Ульяновской области не допускается.
    7.1.7.  Гербовые  печати хранятся в управлении делопроизводства
Правительства Ульяновской области.

  7.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора
   Ульяновской области и заместителей Председателя Правительства
                        Ульяновской области

    7.2.1.   Необходимость   изготовления   штампа  с  факсимильным
воспроизведением    подписи    Губернатора    Ульяновской   области
определяется   непосредственно  Губернатором  Ульяновской  области.
    7.2.2.   Заявка   на   изготовление   штампа   с   факсимильным
воспроизведением    подписи    Губернатора    Ульяновской   области
подписывается   Руководителем  аппарата  Правительства  Ульяновской
области.
    7.2.3.    Штамп   с   факсимильным   воспроизведением   подписи
Губернатора    Ульяновской    области   может   использоваться   на
поздравительных   открытках,   дипломах,  благодарностях,  почетных
грамотах    и    других    документах    аналогичного    характера.
    7.2.4.   Штампы   с   факсимильным   воспроизведением   подписи
Губернатора   Ульяновской  области  при  необходимости  разрешается
использовать   на   копиях   подписанных  в  установленном  порядке
документов.   Использование   указанных   штампов   при  оформлении
подлинников всех документов запрещается.
    7.2.5.    Штамп   с   факсимильным   воспроизведением   подписи
Губернатора Ульяновской области хранится в секретариате Губернатора
Ульяновской области.
    Перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов,
определяется   Руководителем   аппарата  Правительства  Ульяновской
области.
    7.2.6.   Решение   о   необходимости   изготовления  штампов  с
факсимильным  воспроизведением  подписей  заместителей Председателя
Правительства   Ульяновской  области  принимается  соответствующими
должностными лицами.

                    7.3. Простая печать и штамп

    7.3.1.   Структурные  подразделения  Правительства  Ульяновской
области  могут  иметь  простые  печати  и  штампы  без  изображения
государственной символики.
    7.3.2.   Право   иметь  простые  печати  и  штампы  и  перечень
документов,  для  заверения  которых они используются, закрепляется
положением  о  структурном  подразделении Правительства Ульяновской
области.
    7.3.3.  Для  проставления  отметок  о  получении,  регистрации,
прохождении  и  исполнении  документов  применяются соответствующие
штампы:    "Контроль",    "Копия   верна",   "Подлежит   возврату",
"Регистрационный    штамп"   входящих   и   исходящих   документов.
    7.3.4.  В управлении делопроизводства Правительства Ульяновской
области  применяется  печать  с надписью "Правительство Ульяновской
области"   для   удостоверения   распорядительных   документов,  не
воспроизводящих  подлинную подпись Губернатора Ульяновской области.
    7.3.5.    Простые    мастичные    печати    (без    изображения
государственной  символики) ставятся на документах (или их копиях),
определенных в приложении N 45 к Инструкции.

 7.4. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых
                    печатей, штампов и их учета

    7.4.1. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного
герба    Российской    Федерации,   простых   печатей   и   штампов
осуществляется   только  полиграфическими  и  штемпельно-граверными
организациями,  имеющими  выданные в установленном порядке лицензию
на  соответствующий  вид  деятельности и сертификат, удостоверяющий
возможность изготовления указанного вида продукции.
    Печати   с   изображением   Государственного  герба  Российской
Федерации  изготавливаются  в  соответствии  с  требованиями  ГОСТа
"Печати   с   воспроизведением  Государственного  герба  Российской
Федерации.   Форма,   размеры  и  технические  требования.  ГОСТ  Р
51511-2001".
    7.4.2.    Размещение    заказов    структурных    подразделений
Правительства Ульяновской области на изготовление печатей и штампов
осуществляет   ОГУ   "Управление  делами  Ульяновской  области"  на
основании заявки структурных подразделений.
    7.4.3.  Эскизы  гербовых  печатей  предварительно  должны  быть
согласованы  с  Руководителем  аппарата  Правительства  Ульяновской
области.
    7.4.4.  Письмо-заявка  об  изготовлении  печатей  или  штампов,
подписанное  руководителем структурного подразделения Правительства
Ульяновской   области  и  согласованное  с  Руководителем  аппарата
Правительства  Ульяновской  области  вместе с прилагаемыми эскизами
направляется   в   ОГУ  "Управление  делами  Ульяновской  области".
    7.4.5.  После изготовления печати и штампы по акту передаются в
структурные  подразделения  Правительства Ульяновской области через
отдел  мобилизационной  работы  и  режима секретности Правительства
Ульяновской области.
    7.4.6.   Структурные  подразделения  Правительства  Ульяновской
области  ведут  общий  учет  используемых  в деятельности печатей и
штампов   в   специальном   журнале  с  проставлением  их  оттисков
(приложение N 46 к Инструкции).
    В  журнале  учета  выдачи  печатей  и штампов листы нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
    7.4.7.  В  структурных подразделениях Правительства Ульяновской
области   руководителем   назначаются  лица,  несущие  персональную
ответственность   за  учет,  использование  и  хранение  печатей  и
штампов.
    7.4.8.  Печати  и  штампы  выдаются  руководителями структурных
подразделений   Правительства   Ульяновской   области  сотрудникам,
ответственным   за  их  использование  и  хранение,  под  расписку.

                  7.5. Хранение печатей и штампов

    7.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых
несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет
лицо,   получившее  печати  в  установленном  Инструкцией  порядке.
    7.5.2.   При  хранении  печатей  и  штампов  принимаются  меры,
обеспечивающие  их сохранность и исключающие возможность их хищения
или использования посторонними лицами.
    7.5.3.  Запрещается  хранить  печати и штампы в столах, ящиках,
передавать  их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в
карманах одежды.
    7.5.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном
виде  ставится  в  известность  Руководитель аппарата Правительства
Ульяновской области.

       7.6. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

    7.6.1.  Лицо,  получающее  печать,  расписывается в специальном
журнале,  разборчиво  указывая  дату,  свою  должность и фамилию, а
также основание получения печати, штампа.
    7.6.2.  Печати  и  штампы числятся за получившим их лицом до их
передачи   (сдачи)   в   отдел   мобилизационной  работы  и  режима
секретности   Правительства   Ульяновской   области   либо   замены
(уничтожения)     в     порядке,    предусмотренном    Инструкцией.
    7.6.3.   Замена  печатей,  штампов  производится  на  основании
разрешения Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области.
    Для  замены  ранее  выданных  отделом  мобилизационной работы и
режима секретности Правительства Ульяновской области печати, штампа
в  случае  износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией
пользователь должен представить Руководителю аппарата Правительства
Ульяновской области:
    письмо с просьбой о замене печати или штампа;
    объяснительную  записку  с  указанием  причины  утраты  печати,
штампа;
    акт    об   уничтожении   печати   или   штампа,   утвержденный
руководителем  структурного подразделения Правительства Ульяновской
области.
    7.6.4.  Письмо  с  визой  Руководителя  аппарата  Правительства
Ульяновской  области,  акт  и объяснительная записка направляются в
отдел  мобилизационной  работы  и  режима секретности Правительства
Ульяновской  области  для  регистрации  в  соответствующем журнале.
    7.6.5.   Заказ   на   изготовление   новой  печати  или  штампа
оформляется  в соответствии с подразделом 7.4 раздела 7 Инструкции.
    7.6.6.   В   случае   ликвидации   структурного   подразделения
Правительства  Ульяновской  области  или прекращения деятельности в
результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы
подлежат   передаче   в   отдел  мобилизационной  работы  и  режима
секретности  Правительства  Ульяновской  области  для  последующего
уничтожения по акту.
    Способ  уничтожения  определяется  комиссией, которая создается
Руководителем    аппарата    Правительства   Ульяновской   области.
    Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их
печатающей  поверхности  и  формы,  не  допускающее  возможности их
восстановления и дальнейшего использования.
    7.6.7.  В  составленном  акте  об уничтожении печатей и штампов
должно  быть  указано  время  и место уничтожения, состав комиссии,
основание  уничтожения  печатей  и  штампов, наименование и оттиски
уничтоженных  печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов
комиссии.
    Акт   подшивается  в  дело  "Акты  о  выделении  к  уничтожению
документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями,
штампами и журналом их учета.
    Данный   акт   является  основанием  для  внесения  отметки  об
уничтожении      печати,      штампа      в      журнал      учета.


 7.7. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и
                              штампов

    7.7.1.   Проверку   наличия   и   контроль   за   правильностью
использования   печатей  и  штампов  в  структурных  подразделениях
Правительства     Ульяновской     области     осуществляет    отдел
мобилизационной   работы   и   режима   секретности   Правительства
Ульяновской области.
    Результаты  проверок  рассматриваются  комиссией по уничтожению
печатей,  штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных
проверках  делаются  отметки  в  журнале  после  последней  записи.
    7.7.2.  При  переводе,  увольнении работника, ответственного за
учет  и  хранение  печатей  и  штампов,  руководитель  структурного
подразделения  Правительства  Ульяновской  области создает комиссию
для  проверки  соответствия фактического наличия печатей и штампов,
переданных  на  хранение  указанному лицу, записям в журнале учета.
    Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и
штампов  другому  лицу,  назначенному  ответственным  за их учет, с
приложением    оттисков    передаваемых    печатей    и    штампов.
    7.7.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и
штампов,  повлекших  их  порчу  или  утрату,  проводится  служебная
проверка  с  привлечением  к  ответственности  лиц, по вине которых
наступили указанные последствия.

                  8. Учет объема документооборота

    8.1.  Объем  документооборота составляет количество документов,
поступивших  в  Правительство Ульяновской области и созданных им за
определенный  период времени. В объеме документооборота учитываются
все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые,
так и нерегистрируемые).
    8.2.  За  единицу  учета  количества документов принимается сам
документ  без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные      экземпляры      подсчитываются     отдельно     в
копировально-множительном   бюро,   машинописном   бюро  управления
делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Учет   количества   документов   проводится   по  Правительству
Ульяновской области в целом.
    8.3.    Сотрудники,   ответственные   за   делопроизводство   в
структурных   подразделениях   Правительства  Ульяновской  области,
осуществляющих  регистрацию  отдельных видов документов, до 5 числа
месяца,   следующего   за   отчетным,   представляют  в  управление
делопроизводства   Правительства   Ульяновской   области  данные  о
количестве документов.
    Итоговые  данные  подсчета представляются в табличной форме. По
каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж
(цифры проставляются через косую черту).
    8.4.   Результаты   учета   количества   документов  обобщаются
управлением  делопроизводства  Правительства  Ульяновской области и
представляются   Руководителю  аппарата  Правительства  Ульяновской
области.
    8.5.    В   исполнительных   органах   государственной   власти
Ульяновской   области   подсчет   объема   документооборота   ведет
подразделение  (ответственное  лицо),  на которое возложены функции
организации и ведения делопроизводства.

      9. Организация работы с документами в делопроизводстве

    Организация    работы    с   документами   в   делопроизводстве
представляет   собой   совокупность   видов  работ,  обеспечивающих
сохранность,   учет,   систематизацию  документов,  формирование  и
оформление  дел  на  делопроизводственной  стадии  и  их передачу в
областное   государственное   учреждение   "Государственный   архив
Ульяновской  области" в соответствии с требованиями, установленными
нормативно-методическими    документами   по   архивному   делу   и
делопроизводству   Федерального  архивного  агентства  Министерства
культуры Российской Федерации.

                 9.1. Составление номенклатуры дел

    Правильная  организация работы с документами в делопроизводстве
обеспечивается   составлением   номенклатуры  дел  и  формированием
документов в дела.
    9.1.1.   Номенклатура   дел   -   систематизированный  перечень
заголовков    (наименований)    дел,    заводимых   в   структурных
подразделениях  Правительства  Ульяновской  области, исполнительных
органах  государственной  власти  Ульяновской  области, с указанием
сроков   их   хранения,   оформленный   в   установленном  порядке.
    Номенклатура  дел  предназначена  для  группировки  исполненных
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их   хранения   и  является  основой  для  составления  описей  дел
постоянного,  долговременного  (свыше  10  лет)  хранения  и дел по
личному  составу,  а  также  для  учета  дел временного (до 10 лет)
хранения.
    9.1.2.     При    составлении    номенклатуры    дел    следует
руководствоваться  учредительными  документами организации (уставом
или   положением   об   организации),   положениями  о  структурных
подразделениях,   штатным   расписанием  (структурой)  организации,
планами  и  отчетами  о  работе,  перечнями  документов с указанием
сроков   хранения,   типовыми   (примерными)   номенклатурами  дел,
номенклатурами  дел  за  предшествующие  годы. Изучаются документы,
образующиеся   в   деятельности  организации,  их  виды,  состав  и
содержание.
    9.1.3.   В   Правительстве   Ульяновской  области  составляются
номенклатуры  дел  структурных  подразделений  (приложение  N  47 к
Инструкции)  и  сводная  номенклатура дел Правительства Ульяновской
области (приложение N 48 к Инструкции).
    В  исполнительных  органах  государственной  власти Ульяновской
области составляются собственные номенклатуры дел.
    Номенклатура   дел   структурного  подразделения  Правительства
Ульяновской области на следующий календарный год разрабатывается до
1  ноября  текущего  года лицом (отделом), ответственным за ведение
делопроизводства,    подписывается    руководителем    структурного
подразделения   и   представляется  в  управление  делопроизводства
Правительства Ульяновской области.
    Вновь   образованное  структурное  подразделение  Правительства
Ульяновской   области   обязано   в   месячный   срок   разработать
номенклатуру   дел  и  представить  на  согласование  в  управление
делопроизводства Правительства Ульяновской области.
    Вновь  образованный исполнительный орган государственной власти
Ульяновской области обязан в месячный срок разработать номенклатуру
дел  и  представить ее экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК)
Департамента  культуры  и  архивного  дела  Ульяновской  области на
согласование.
    9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
лицом,    ответственным   за   делопроизводство,   с   привлечением
специалистов подразделения.
    Номенклатура   дел   подписывается  руководителем  структурного
подразделения  Правительства Ульяновской области и представляется в
управление  делопроизводства  Правительства Ульяновской области для
составления  сводной  номенклатуры  дел  Правительства  Ульяновской
области (далее - сводная номенклатура дел).
    Ответственность  за  составление номенклатуры дел в структурных
подразделениях  Правительства Ульяновской области возлагается на их
руководителей.
    9.1.5.  Сводная  номенклатура  дел  составляется  специалистами
управления  делопроизводства  Правительства  Ульяновской области на
основе  номенклатур  дел  структурных  подразделений  Правительства
Ульяновской области.
    Сводная   номенклатура   дел  на  предстоящий  календарный  год
составляется     в     последнем     квартале     текущего    года.
    9.1.6.  Сводная  номенклатура  дел оформляется на общем бланке,
подписывается начальником управления делопроизводства Правительства
Ульяновской  области,  исполнителем,  согласовывается  с экспертной
комиссией   Правительства   Ульяновской   области   (далее  -  ЭК),
представляется   ЭПК   Департамента   культуры   и  архивного  дела
Ульяновской  области  на  согласование и утверждается Руководителем
аппарата Правительства Ульяновской области.
    9.1.7.  После  утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения  получают  выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
    9.1.8.  Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
на  5  лет.  В  конце  каждого  года  номенклатура  дел уточняется,
утверждается   Руководителем   аппарата  Правительства  Ульяновской
области  и  вводится  в действие с 1 января следующего календарного
года.
    В   случае   изменения   функций   и   структуры  Правительства
Ульяновской  области  составляется  новая сводная номенклатура дел.
    9.1.9.   Сводная   номенклатура   дел   печатается   в  четырех
экземплярах.  Первый экземпляр, утвержденный Руководителем аппарата
Правительства  Ульяновской области, является документом постоянного
срока   хранения   и   включается  в  номенклатуру  дел  управления
делопроизводства    Правительства   Ульяновской   области,   второй
экземпляр  применяется  в архиве Правительства Ульяновской области,
третий  -  в  областном государственном учреждении "Областной архив
Ульяновской  области",  четвертый  - в виде выписок соответствующих
разделов    тиражируется   для   структурных   подразделений,   для
использования в работе.
    Рабочие  экземпляры  сводной  номенклатуры  дел могут вестись в
электронном виде.
    9.1.10.  В  сводной  номенклатуре  дел  разделы  расположены  в
соответствии   с  утвержденной  структурой  и  штатным  расписанием
Правительства  Ульяновской  области.  Названиями  разделов  сводной
номенклатуры   дел   являются  названия  структурных  подразделений
Правительства Ульяновской области.
    9.1.11.  В  сводную  номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие   все   документируемые   участки   работы   структурных
подразделений.
    9.1.12.  Сводная номенклатура дел составляется по установленной
форме.   Графы  номенклатуры  дел  заполняются  следующим  образом.
    В  графе  1  "Индекс  дела" проставляются индексы каждого дела,
включенного   в   сводную  номенклатуру.  Индекс  дела  состоит  из
установленного   в   Правительстве  Ульяновской  области  цифрового
обозначения структурного подразделения, утвержденного Руководителем
аппарата  Правительства  Ульяновской  области, и порядкового номера
заголовка    дела   по   номенклатуре   в   пределах   структурного
подразделения.   Индексы   дел   обозначаются   арабскими  цифрами,
например: 05 - 03, где:
    05 - обозначение структурного подразделения;
    03 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
    В  сводной  номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые
индексы   для   однородных   дел   в  пределах  разных  структурных
подразделений.
    Дела  по  вопросам,  не  разрешенным  в  течение  одного  года,
являются  "переходящими"  и  вносятся  в  сводную  номенклатуру дел
следующего года с тем же индексом.
    В  графу 2 "Заголовок дела" сводной номенклатуры дел включаются
заголовки дел (томов, частей).
    Заголовок  дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме  отражать
основное содержание и состав документов дела.
    Порядок   расположения   заголовков   дел   внутри  разделов  и
подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
    В   начале  раздела  располагаются  заголовки  дел,  содержащих
учредительные,     организационно-правовые    и    распорядительные
документы,   нормативные   правовые   акты,   плановые  и  отчетные
документы,  переписку,  номенклатуру  дел, контрольные карточки или
другие  учетные  документы.  При  этом  заголовки  дел,  содержащих
постановления, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций,
располагаются  перед  заголовками  дел распорядительных документов,
нормативных   правовых   актов   Губернатора  Ульяновской  области,
Правительства   Ульяновской  области  или  приказов  (распоряжений)
руководителей   исполнительных   органов   государственной   власти
Ульяновской области.
    Не  допускается  употребление  в  заголовке  дела  неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка").
    Заголовок  дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:  название  вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или  разновидности  документов  (протоколы,  распоряжения  и т.д.);
название  структурного  подразделения  (автор  документа); название
организации, которой будут адресованы или от которой будут получены
документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание
документов дела; название местности (территории), с которой связано
содержание  документов  дела;  дата,  период,  к  которым относятся
документы дела, указание на копийность документа.
    В    заголовках    дел,    содержащих   нормативную   правовую,
организационно-распорядительную   деятельность,   указываются   вид
документа и автор, например:
    Постановления Правительства Ульяновской области
    Приказы  Министерства  финансов Ульяновской области по основной
деятельности
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида дела
употребляется  термин "документы", а в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле,
например: