|
Расширенный поиск
Распоряжение Правительства Самарской области от 10.12.2008 № 324-рЕсли поручение невозможно исполнить в установленный срок, исполнитель представляет доклад с просьбой о продлении сроков исполнения поручения. В докладе необходимо отразить объективные причины, на основании которых невозможно исполнить поручение в установленный срок. Если исполнитель считает, что им предприняты все меры для полного и всестороннего исполнения поручения, а дальнейшее исполнение поручения находится в компетенции другого органа исполнительной власти, то вопрос о переносе дальнейшего исполнения поручения на другой орган исполнительной власти решается в рабочем порядке в пределах установленного срока. Контроль исполнения поручения переносится на другой орган исполнительной власти, в чью компетенцию входит данный вопрос, после получения резолюции Губернатора области или вице-губернатора области. Графическая копия письма с резолюцией Губернатора области заносится в электронную базу, предназначенную для учета и сопровождения документов, и направляется в контрольный департамент аппарата Правительства области органом исполнительной власти Самарской области, инициировавшим перенос. Доклады, представляемые в контрольный департамент аппарата Правительства области, оформляются в соответствии с приложением N 21 и следующими требованиями: письмо на бланке органа исполнительной власти, на который возложен контроль, представляется на имя Губернатора области или вице-губернатора области; в письме должна содержаться информация, на основании которой можно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении (снятии с контроля, продлении срока исполнения, переносе на другого исполнителя). В заключительной части письма исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о дальнейшем исполнении данного документа (например: "прошу снять данное поручение с контроля", "прошу перенести срок исполнения данного поручения"). В случае переноса срока исполнения необходимо указать конкретную дату следующего представления доклада. В одном отчете по нескольким документам и поручениям не должна содержаться одновременно информация о снятии с контроля и продлении срока исполнения. К письму необходимо приложить копию документа, об исполнении которого пишется доклад. В случае представления доклада об исполнении поручения в протоколе совещания при Губернаторе области (вице-губернаторе области) или протоколе заседания Правительства области необходимо приложить первую страницу протокола и страницу с поручением. Указанное поручение необходимо выделить. Письмо должно быть подписано руководителем органа исполнительной власти либо должностным лицом, исполняющим его обязанности. Контрольный департамент аппарата Правительства области не несет ответственности за содержание, а также наличие в докладе стилистических, речевых и других ошибок. Графическую копию доклада с подписью руководителя органа исполнительной власти Самарской области необходимо зарегистрировать в автоматизированной системе, предназначенной для учета и сопровождения документов в Правительстве области, на вкладке "Отчет исполнителя". Доклад об исполнении поручения представляется в контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области в 2-х экземплярах, на которых ставится дата поступления. Один экземпляр с отметкой о получении возвращается исполнителю. В случае несоответствия установленным требованиям оформления доклады об исполнении поручений подлежат возврату исполнителям на доработку. При этом срок контроля не приостанавливается, поручения считаются неисполненными. Поручения подлежат снятию с контроля без представления доклада об исполнении в следующих случаях: если исполнение поручения завершилось принятием постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, то для снятия его с контроля в контрольный департамент аппарата Правительства области представляется за подписью ответственного за исполнение поручения руководителя органа исполнительной власти письмо о выполнении поручения с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; акты прокурорского реагирования подлежат снятию с контроля после направления ответа в органы прокуратуры за подписью Губернатора Самарской области. В данном случае графическая копия ответа заносится в электронную базу, предназначенную для учета и сопровождения документов, и направляется в контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области должностными лицами, ответственными за исполнение данного документа; поручения в резолюциях Губернатора области на письма и обращения считаются исполненными, если в контрольный департамент аппарата Правительства области представлены копия отчета, направляемого Губернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области по обозначенному вопросу. После проведения соответствующих мероприятий доклад направляется Губернатору области для принятия решения. После наложения соответствующей резолюции Губернатором области доклад об исполнении поручения передается в контрольный департамент аппарата Правительства области. Контрольный департамент аппарата Правительства области в соответствии с резолюцией Губернатора области проводит мероприятия по снятию с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, а также вносит информацию в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов в Правительстве области. В случае, когда исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о снятии с контроля соответствующего поручения, а Губернатор области принял решение о продлении срока контроля исполнения поручения, контрольный департамент аппарата Правительства области направляет в адрес исполнителя копию доклада с резолюцией Губернатора области путем занесения графической копии документа в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов. Контрольный департамент аппарата Правительства области не позднее чем за 5 дней до окончания срока исполнения направляет в адрес исполнителя (головного исполнителя) напоминание с сопроводительным письмом об окончании срока исполнения поручения. Отсутствие данной информации не является основанием для неисполнения поручения в установленный срок. Контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области по требованию заместителя председателя Правительства Самарской области - руководителя аппарата Правительства Самарской области представляет информацию о контроле соблюдения исполнительской дисциплины органами исполнительной власти. 15. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 15.1. Проекты писем и телеграмм оформляются и печатаются на бланках установленной формы (приложение N 22). Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области или лицом, его замещающим. Письма на бланках "Вице-губернатор Самарской области" подписывает вице-губернатор области. Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются заместителями председателя Правительства области. Письма на бланках органов исполнительной власти подписываются руководителями органов исполнительной власти или их заместителями. Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываются Губернатором области или вице-губернатором области. Телеграммы категории "правительственная" подписываются заместителями председателя Правительства области. 15.2. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, двумя редакторами-корректорами, в случае подписания письма или телеграммы Губернатором области (лицом, его замещающим) или вице-губернатором области на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены. 15.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в управлении делопроизводства и документооборота. 15.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса. 15.5. Подготовленный проект письма или телеграммы представляется исполнителем ответственному за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области. 15.6. Подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим), вице-губернатором области письма и телеграммы передаются в управление делопроизводства и документооборота для регистрации, оформления и отправки. Письма, подписанные руководителем органа исполнительной власти, регистрируются ответственным за регистрацию и передаются исполнителем в управление делопроизводства и документооборота для отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до 18 ч. (до 17 ч. в сокращенные предпраздничные дни). Примечание. В рабочие дни после 18 ч., в предпраздничные дни после 17 ч., а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются сотрудниками приемной Губернатора области. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 15.7. Второй экземпляр исходящего документа, завизированного исполнителем (при необходимости - с указателем рассылки), помещается в дело. 15.8. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно. 15.9. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой. Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписанная Губернатором области и вице-губернатором области, адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу, Совет Федерации, министерства Российской Федерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя аппарата Правительства области или его заместителя. Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связью осуществляется управлением делопроизводства и документооборота до 11.00 ч. каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11.00 до 13.00 ч. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства и документооборота после 11.00 ч., отправляется на следующий день в 13.00 ч. 15.10. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному в управление делопроизводства и документооборота сотруднику органа исполнительной власти, ответственному за делопроизводство, для передачи адресату. Документы без отметок оформляются по мере поступления в управление делопроизводства и документооборота и передаются офицеру фельдъегерской связи или в почтовое отделение. Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, ответственными за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора области или руководителем органа исполнительной власти (его заместителем), подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением N 23. 15.11. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи. 16. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения <*> 16.1. К служебной информации ограниченного распространения в органах исполнительной власти Самарской области относится несекретная информация, определенная перечнем сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения в органах исполнительной власти Самарской области. —————————————————————— <*> Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями и др.). 16.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в органах исполнительной власти в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 16.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя. 16.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. 16.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями органов исполнительной власти), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства и документооборота. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 16.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения. 16.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: печатаются с указанием на обороте в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа; передаются сотрудникам органов исполнительной власти под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). 16.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования". 16.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в органах исполнительной власти по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 16.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства и документооборота, осуществляется с согласия руководителя аппарата Правительства области или его заместителя либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней. 16.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области с пометкой "Для служебного пользования" органам исполнительной власти или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя аппарата Правительства области или его заместителя либо по заявкам руководителей органов исполнительной власти, их готовивших. 16.12. В органах исполнительной власти не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем органа исполнительной власти. Результаты проверки оформляются актом. В управлении делопроизводства и документооборота проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет. 16.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти информирует об этом руководителя аппарата Правительства области (или его заместителя) и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата Правительства области (или его заместителю). На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. —————————————————————— Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются для архивного хранения. 16.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 16.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники органов исполнительной власти могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной областным и федеральным законодательством ответственности. 17. Формирование дел, передача их в архив Составление номенклатуры дел 17.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 17.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание. 17.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 24) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение N 25). 17.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и подписывается руководителем подразделения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее ответственному за делопроизводство органа исполнительной власти. 17.5. Сводная номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти. 17.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления государственной архивной службы Самарской области и утверждается не позднее конца текущего года руководителем органа исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с управлением государственной архивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти. 17.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 17.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй используется ответственным за делопроизводство в качестве рабочего. Третий применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - в управлении государственной архивной службы Самарской области, с которым согласовалась номенклатура дел. 17.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 17.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти. 17.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. 17.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 17.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией управления архивной службы Самарской области срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. 17.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 17.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Формирование дел 17.16. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях органов исполнительной власти формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА"; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "В дело N...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости - также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. Группировка отдельных категорий документов 17.17. При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Правительства Самарской области, протоколы совещаний и т.д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию независимо от времени составления, например: отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, подшивается в дело 2007 года, а не 2008 года; план на 2008 год, составленный в 2007 году, - в дело 2008 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале - объяснительная записка к отчету, затем - баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям сторон; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Самарской области (далее - должность гражданской службы); собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются); копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Самарской области; копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Самарской области (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Самарской области. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления; 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 17.18. Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти несут руководители служб, осуществляющих хранение документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органов исполнительной власти. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения органа исполнительной власти. Экспертиза ценности документов 17.19. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - ЭК) и при необходимости - экспертные комиссии в структурных подразделениях органов исполнительной власти. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях органов исполнительной власти членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений органов исполнительной власти для установления научной, исторической и практической значимости документов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органов исполнительной власти; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности"). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделение к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 02.04.2008" или: "Передано на хранение в________по описи 04.02.2008" и т.п. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. Оформление дела 17.20. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений органов исполнительной власти на архивное хранение подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивка или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению N 26 к Инструкции; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению N 27 к Инструкции; оформление обложки дела. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например, "1а", "1б". В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (приложение N 19). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе "Количество документов". К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. Оформление обложки дела 17.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению N 28 к Инструкции. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название органа исполнительной власти; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела органа исполнительной власти будут приняты на государственное хранение. При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого органа исполнительной власти, а прежнее наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения) заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: "Распоряжения Губернатора Самарской области N 1 - 100, т. 1". В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год, например: "19 мая 2008 года". При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты, например: "09.04.2008". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты заседаний (даты принятия решений). Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: [не ранее 2006 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1997 г.]; [не ранее 25] июня 2007 г.; 15 [января] 2007 г.; 16 августа [2006 г.]; [22 сентября 2005 г.?]. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно"). Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. Допускается наклеивание листа с реквизитами обложки дела, оформленного машинописным способом, на форзац переплетенного дела в случае, если оно имеет темную обложку. Составление и оформление описей и актов 17.22. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дело N", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. Опись дел постоянного хранения 17.23. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению N 29 к Инструкции. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Самарской области органа исполнительной власти (далее - ЭПК). После утверждения годового раздела ЭПК опись утверждается руководителем органа исполнительной власти, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив, а остальные экземпляры остаются в органе исполнительной власти. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению N 30 к Инструкции. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела органа исполнительной власти. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения 17.24. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению N 31 к Инструкции. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. Опись дел по личному составу 17.25. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 32 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. Вышеперечисленные документы больших объемов могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в управление государственной архивной службы Самарской области. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПК, а затем утверждается руководителем органа исполнительной власти. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 17.26. Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях органов исполнительной власти до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению N 33 к Инструкции. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 года. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 17.27. Порядок передачи и дальнейшего использования документов органов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти. 17.28. Передача документов ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель управления государственной архивной службы Самарской области. 17.29. При ликвидации органа исполнительной власти: документы постоянного срока хранения должны быть переданы в соответствующий государственный архив; документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение Самарской области "Самарский областной государственный архив документов по личному составу" (ГУСО "СОГАДЛС"); документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией; документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации органа исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 17.30. При реорганизации органов исполнительной власти документы передаются вновь возникшим органам исполнительной власти в соответствии с их компетенцией. 17.31. Перед передачей документов органов исполнительной власти в случае ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительной власти. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительной власти организуют устранение указанных нарушений. Подготовка и передача документов в архив 17.32. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами передаются в архив органа исполнительной власти после их завершения в делопроизводстве. Прием каждого дела производится ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив органа исполнительной власти и сотрудника, передавшего дела. Документы постоянного хранения органа исполнительной власти по истечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарской области. 18. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 18.1. Материалы служебного характера: постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, распоряжения вице-губернатора области, (приказы) органов исполнительной власти, письма Губернатора области, вице-губернатора области, органов исполнительной власти области, материалы к заседаниям Правительства области, совещаниям Губернатора области, вице-губернатора и т.д. - печатаются непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники. Бланки постановлений, распоряжений, писем Губернатора области и Правительства области, распоряжений и писем вице-губернатора области выдаются ответственным за делопроизводство органов исполнительной власти в управлении делопроизводства и документооборота под роспись. 18.2. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа. 18.3. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются. Копировально-множительные работы 18.4. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в участке компьютерной верстки и копирования государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений", а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях. 18.5. В участке компьютерной верстки и копирования государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений" копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников аппарата Правительства области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы. 18.6. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата А3. 19. Выполнение стенографических работ 19.1. Управление делопроизводства и документооборота обеспечивает стенографирование заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области. Стенографирование указанных мероприятий осуществляется по заявкам, представляемым в управление делопроизводства и документооборота. 19.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на магнитных носителях. 19.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, на следующий день после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа. 19.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседания Правительства области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего уничтожаются путем размагничивания. Тетради после их заполнения хранятся в течение года в управлении делопроизводства и документооборота, а затем уничтожаются. 19.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записей совещаний у Губернатора области передается ответственному за делопроизводство Губернатора области, а второй хранится в управлении делопроизводства и документооборота. 19.6. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются органам исполнительной власти, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области. По миновании надобности они уничтожаются. 19.7. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства. 20. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты 20.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций) и устанавливаются в кабинетах ответственных за делопроизводство или приемных руководителей. 20.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 20.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 20.4. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем. 20.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Подлинник принятой факсограммы докладывается руководителю (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем на лиц, привлекаемых к дежурству. 20.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 34) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год. 20.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. 20.8. Средства электронной почты предназначаются для оперативной передачи и приема электронных копий документов и служебных материалов. 20.9. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается. Категорически запрещается передача по электронной почте секретных документов. Запрещается посылать или пересылать далее электронные сообщения, не отвечающие нормам морали и этики. 20.10. Не разрешается рассылать рекламные сообщения или пересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, если это не связано с выполнением должностных обязанностей. 20.11. Запрещается посылать электронные сообщения со служебных почтовых ящиков, пользуясь чужим почтовым именем (удостоверением). Не разрешается скрывать свои идентификаторы при посылке электронной почты. 20.12. Запрещается раскрывать приложения к электронным сообщениям без проверки их антивирусными программами. При наличии вирусов сообщение удаляется и не считается доставленным. 20.13. При написании электронных сообщений необходимо использовать структурированный, короткий и содержательный стиль. Если сообщение содержит несколько вопросов или тем, то их необходимо нумеровать. Начинать сообщение рекомендуется с обращения "Здравствуйте," и имени адресата. Заканчивать сообщение рекомендуется фразой "С уважением" и указанием имени отправителя. Если в письме есть просьбы или поручения, требуется четко сформулировать и пронумеровать действия, которые должен совершить получатель. 20.14. Каждое сообщение подписывается отправителем. Подпись под сообщением должна содержать имя и должность отправителя, наименование подразделения, контактную информацию. При наличии у отправителя средств электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) он должен использовать их для подписи всех исходящих служебных электронных писем. 20.15. Поле электронного письма "Заголовок" ("Subject") должно быть заполнено. При отправке электронных сообщений используются следующие правила формирования заголовка письма: префикс, обозначающий структурное подразделение; через тире - заголовок письма. 20.16. При использовании электронной почты для оперативной отправки документов, оригиналы которых доставляются традиционным способом, отправитель письма указывает в заголовке письма специальный маркер "Соответствует оригиналу". 20.17. Электронные вложения больше чем 200 Кб упаковываются перед отправкой. Электронные письма и вложения не должны содержать компьютерных вирусов и т.п. 20.18. При отправке письма сразу более чем в пять электронных адресов или в списке адресатов указан получатель, не являющийся структурным подразделением органа исполнительной власти, используется следующее правило: в качестве получателя указывается адрес отправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия" (bcc:). 20.19. Все служебные электронные сообщения посылаются с уведомлением о прочтении. Об отправке важного сообщения отправитель письма должен сообщить адресату по телефону. Отправитель несет ответственность за гарантированное получение адресатом важного электронного сообщения. 20.20. При получении электронного сообщения требуется уведомить отправителя сообщения о получении письма и сроках его рассмотрения в течение четырех рабочих часов с момента получения. 20.21. Подготовленная для передачи бумажная копия важного служебного письма визируется исполнителем и руководителем. 20.22. Передачу и прием электронной почты от подразделения, а также ее учет осуществляет сотрудник, назначенный ответственным за ее использование. По получении или после отправки служебного электронного письма, которое требуется приобщить к делу, письмо распечатывается с указанием даты и времени отправки, адреса получателя и отправителя (при наличии ЭЦП - ее сертификат), текста сообщения и всех приложений. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Бумажная копия полученного важного электронного сообщения докладывается руководителю (его заместителю) и (или) передается с указаниями исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. 20.23. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются в журналах установленной формы без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством бумажные копии электронных сообщений сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок хранения один год. 20.24. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела электронных сообщений возлагается на лиц, ответственных за использование средств электронной почты. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. При получении важных сообщений, не подписанных средствами электронно-цифровой подписи с действующим сертификатом, получатель должен незамедлительно удостовериться по телефону о подлинности сообщения. При получении письма, подписанного средствами ЭПЦ, получатель сообщения должен проверить, что сертификат подписи действителен на момент получения письма. 20.25. Электронные обращения граждан принимаются к рассмотрению в установленном порядке, если они подписаны средствами ЭЦП, сертификат которых действителен в момент получения письма, или по решению сотрудника управления по работе с обращениями граждан, ответственного за обработку электронных сообщений. 20.26. Электронные сообщения, подписанные средствами ЭЦП, сертификат которых действителен в момент получения письма, обрабатываются аналогично бумажным письмам или телеграммам. 20.27. Список электронных адресов сотрудников органов исполнительной власти поддерживается в актуальном состоянии и публикуется в установленном порядке ответственным за делопроизводство. 21. Изготовление и использование печатей и штампов 21.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов исполнительной власти области, производится по разрешению руководителя органа исполнительной власти. 21.2. Заявки подразделений органов исполнительной власти области на изготовление печатей и штампов направляются ответственным за делопроизводство для размещения и исполнения заказов. 21.3. Изготовленные печати и штампы учитываются с регистрацией оттисков ответственным за делопроизводство в специальном журнале. Печати и штампы выдаются под расписку руководителями (заместителями) подразделений органа исполнительной власти области. 21.4. В подразделениях органа исполнительной власти области печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в металлических шкафах или сейфах. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. 21.5. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области (лицом, его замещающим) (гербовая печать Губернатора Самарской области) и Губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства области, заместителем председателя Правительства области (гербовая печать Правительства Самарской области), требующих особого удостоверения их подлинности. Гербовая печать Правительства Самарской области ставится также на командировочных удостоверениях и служебных удостоверениях министров и руководителей иных органов области. Гербовые печати органов исполнительной власти области проставляются на командировочных удостоверениях и служебных удостоверениях работников органов исполнительной власти области и подписи руководителя органа исполнительной власти области, требующей особого удостоверения ее подлинности. 21.6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения на соответствие подлинникам. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Консультант управления кадров ________________ _______________________ (Личная (И.О.Фамилия) подпись) Дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа исполнительной власти. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ. Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или вице-губернатора области подписываются Губернатором области или вице-губернатором области соответственно. 21.7. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, вице-губернатора, руководителя органа исполнительной власти области разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается. 21.8. Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются: мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (основной) - управление делопроизводства и документооборота; мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (вспомогательной) - управление кадровой политики; мастичной гербовой печати органа исполнительной власти области - сотрудники, на которых возлагается эта обязанность руководителем органа исполнительной власти; остальных металлических, мастичных печатей и штампов - соответствующие подразделения органов исполнительной власти области. 21.9. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях органов исполнительной власти области осуществляет ответственный за делопроизводство. В случае утери печати, штампа ответственный за делопроизводство незамедлительно ставится в известность. 21.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату ответственному лицу за делопроизводство для уничтожения по акту. 21.11. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений. Руководитель подразделения органа исполнительной власти области, которому были выданы печать или штампы, при оставлении должности обязан сдать их ответственному за делопроизводство. 22. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, обрабатываемыми с использованием средств вычислительной техники 22.1. Сведения конфиденциального характера определены перечнем, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 N 1111. 22.2. Ответственность за организацию обеспечения защиты сведений конфиденциального характера при их обработке с использованием средств вычислительной техники возлагается на руководителя органа исполнительной власти. 22.3. При использовании средств вычислительной техники для обработки сведений конфиденциального характера необходимо выполнить мероприятия, предусмотренные разделом 5 "Требования и рекомендации по защите конфиденциальной информации, обрабатываемой в автоматизированных системах" Специальных требований и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации (далее - СТР-К), утвержденных приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282. 22.4. Основными мероприятиями по обеспечению защиты сведений конфиденциального характера, обрабатываемых с использованием средств вычислительной техники, являются: определение перечня сведений конфиденциального характера, подлежащего обработке в органе исполнительной власти; определение состава технических средств и носителей информации, с помощью которых производится обработка сведений конфиденциального характера; определение круга пользователей и режима обработки сведений конфиденциального характера; разработка системы разграничения доступа к средствам вычислительной техники и в помещения, в которых они установлены, а также к сведениям конфиденциального характера в средствах вычислительной техники; применение средств защиты сведений конфиденциального характера; назначение сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности сведений конфиденциального характера. 22.5. Все устанавливаемые на средства вычислительной техники средства защиты информации должны быть сертифицированы. 22.6. Обработка сведений конфиденциального характера с использованием средств вычислительной техники осуществляется с разрешения руководителя органа исполнительной власти, эксплуатирующего эти средства, после проведения в установленном порядке их аттестации на соответствие обязательным требованиям. 22.7. Ответственность за обеспечение защиты сведений конфиденциального характера в процессе эксплуатации средств вычислительной техники, предназначенных для их обработки, возлагается на работников, производящих их обработку. 22.8. Обработка сведений конфиденциального характера с использованием средств вычислительной техники, имеющих выход во внешние телекоммуникационные сети, допускается при условии выполнения требований, изложенных в пункте 5.2.5 и разделе 6 СТР-К. 22.9. При проведении технического обслуживания и ремонта средств вычислительной техники запрещается передавать ремонтным организациям узлы и блоки с элементами накопления и хранения сведений конфиденциального характера без предварительного гарантированного уничтожения этой информации. 22.10. По фактам и попыткам несанкционированного доступа к сведениям конфиденциального характера, а также случаям утечки и разрушения обрабатываемых с использованием средств вычислительной техники сведений конфиденциального характера проводятся служебные расследования. 22.11. Машинные носители, содержащие сведения конфиденциального характера, подлежат регистрации в установленном порядке. 22.12. Хранение машинных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера, осуществляется в условиях, исключающих несанкционированное копирование сведений конфиденциального характера, их хищение или уничтожение. 22.13. Перед уничтожением машинных носителей информация конфиденциального характера, содержащаяся на них, стирается. 22.14. В органах исполнительной власти разрабатываются внутренние инструкции по обеспечению режима при обработке сведений конфиденциального характера с использованием средств вычислительной техники, которые согласуются с руководителем департамента по вопросам общественной безопасности Самарской области и утверждаются руководителем органа исполнительной власти Самарской области. Приложение N 1 Общие требования к оформлению документов <*> 1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются с использованием текстового редактора WinWord или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 13 - 15 с межстрочным интервалом (12 - 24 пт <**>). 1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" и "стр." и знаков препинания. 1.4. Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и 210 x 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста. —————————————————————— <*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований. <**> Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала. Например, 1 межстрочный интервал - 12 пт, 1,5 межстрочного интервала - 18 пт и т.д. При переписке между подразделениями внутри органа исполнительной власти бланки не используются. 1.5. В текстах законов Самарской области, постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области рекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительной власти, организаций. 1.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется через 1,5 межстрочного интервала (18 пт) и центрируется по отношению к нему. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм и извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст - основной элемент любого документа, размещается под заголовком к тексту по ширине. Одно из главных требований к тексту - краткость, которая достигается заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей. Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом. Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным и доброжелательным. В письмах, факсах рекомендуется избегать категоричных выражений. Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяют существительными (не возражает, направляет и т.д.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишут объяснительные и докладные записки, заявления. Текст строят в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем соединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков (постоянная информация) выражают именами существительными в именительном падеже. В табличном тексте графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице. Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Таблица должна иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Его помещают над таблицей посередине и пишут с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Связный текст составляют произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. Тексты сложных, больших по объему документов разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высокого деления. Все они разделяются точками и в конце номера ставится точка (1.1., 3.2.7., 5.3.2.4. и т.д.). Широко распространено в служебных документах применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие информации (то есть - т.е.; минута - мин.; рубль, рублей - руб.; и другие - и др.; и так далее - и т.д.). Их написание ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта, правилами русской орфографии и словарем сокращений русского языка. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Октябрь
|
