Утратил силу – Указ
Губернатора Пермской области
от 26.12.2002 № 264
У К А З
Г У Б Е Р Н А Т О Р А П Е Р М С К О Й О Б Л А С Т И
01.02.2001 N 27
-- -¬
О преобразовании отдела
делопроизводства аппарата
администрации области
в общий отдел аппарата
администрации области
(В редакции Указов Губернатора Пермской области
от 19.11.2001 г. N 249; от 29.12.2001 г. N 280;
от 30.10.2002 г. N 215)
В соответствии с п.4 ст.32 Устава Пермской области и ст.28 Закона
Пермской области "Об администрации Пермской области"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Преобразовать отдел делопроизводства аппарата администрации
области в общий отдел аппарата администрации области.
2. Назначить начальником общего отдела аппарата администрации
области Решетникову Светлану Павловну с 1 февраля 2001 г.
3. Утвердить прилагаемое Положение об общем отделе аппарата
администрации Пермской области.
4. Внести соответствующие изменения в постановления губернатора
области:
4.1. (Утратил силу - Указ Губернатора Пермской области
от 30.10.2002 г. N 215)
4.2. (Утратил силу - Указ Губернатора Пермской области
от 30.10.2002 г. N 215)
4.3. (Утратил силу - Указ Губернатора Пермской области
от 19.11.2001 г. N 249)
4.4. (Утратил силу - Указ Губернатора Пермской области
от 19.11.2001 г. N 249)
5. (Утратил силу - Указ Губернатора Пермской области
от 29.12.2001 г. N 280)
6. Признать утратившим силу постановление губернатора области от
1 августа 1997 г. N 296 "Об утверждении Положения об отделе
делопроизводства аппарата администрации Пермской области".
7. Контроль за исполнением указа возложить на заместителя
губернатора области, руководителя аппарата администрации Шеина В.В.
Губернатор области Ю.П.Трутнев
Приложение
к указу губернатора области
от 01.02.2001 N 27
П О Л О Ж Е Н И Е
об общем отделе
аппарата администрации Пермской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Общий отдел (далее - отдел) является структурным
подразделением аппарата администрации Пермской области,
документационно обеспечивающим деятельность руководства и аппарата
администрации области.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента
Российской Федерации и Правительства России, Уставом Пермской области,
законами Пермской области, актами губернатора области, приказами
заместителя губернатора области, руководителя аппарата администрации;
нормативно-методическими документами по вопросам документационного
обеспечения управления и работы архивов, а также настоящим Положением.
1.3. Положение об отделе, структура и штатная численность отдела
утверждаются губернатором Пермской области по представлению
заместителя губернатора области, руководителя аппарата администрации.
1.4. Деятельность отдела координирует заместитель губернатора
области, руководитель аппарата администрации.
1.5. Работники отдела являются государственными служащими, на
которых распространяется действие Закона Пермской области "О
государственной службе Пермской области".
2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основной целью отдела является информационно-документационное
обеспечение деятельности руководства и аппарата администрации
области.Исходя из цели, отдел решает следующие основные задачи:
2.1. обеспечение документирования организационно-распорядительной
деятельности руководства администрации области, а также деятельности
аппарата администрации;
2.2. обеспечение организации работы с документами в аппарате
администрации области в соответствии с требованиями Государственной
системы документационного обеспечения управления и государственными
стандартами;
2.3. обеспечение подготовки к передаче на государственное
хранение документов администрации области как составной части
Архивного фонда Пермской области, организация работы архива аппарата
администрации в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов;
2.4. участие в разработке и внедрении единой автоматизированной
технологии подготовки организационно-распорядительных документов
администрации области и работы с ними, в создании
информационно-поисковых систем по документам;
2.5. совершенствование информационно-документационного
обеспечения деятельности администрации области, в т.ч. на основе
применения современной организационной и копировально-множительной
техники;
2.6. обучение (совместно с отделом по вопросам государственной
службы и кадров) ответственных за документацию в отделах, повышение
квалификации и консультирование работников аппарата администрации по
вопросам, относящимся к компетенции отдела;
2.7. оказание методической помощи работникам структурных
подразделений администрации области, ее аппарата и местного
самоуправления, территориальным органам федеральных органов
исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
2.8. обеспечение (совместно с отделами по взаимодействию с
территориями и хозяйственным) организационно-технической и
документационной подготовки и проведения заседаний коллегии и
совещаний, проводимых губернатором области;
2.9. оказание содействия областной избирательной комиссии в
организационно-технической подготовке и проведении выборов Президента
Российской Федерации, в федеральные и областные органы государственной
власти, в органы местного самоуправления, а также в проведении
референдумов.
3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
3.1. По обеспечению документирования
организационно-распорядительной деятельности:
3.1.1. разрабатывает требования к подготовке и оформлению
проектов документов, создаваемых в процессе деятельности руководства
администрации и ее аппарата, осуществляет контроль за их соблюдением,
регулярно проводит анализ соответствия оформления проектов документов
и порядка их подготовки установленным требованиям;
3.1.2. осуществляет редактирование проектов основных документов
на бумажной основе и на машинном носителе;
3.1.3. осуществляет изготовление проектов документов и
подлинников документов на машинном носителе и машинограмм.
3.2. По обеспечению организации работы с документами в аппарате
администрации области в соответствии с требованиями Государственной
системы документационного обеспечения управления и государственных
стандартов:
3.2.1. разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в аппарате
администрации области, обеспечивает ознакомление с ней работников
аппарата, осуществляет контроль за соблюдением требований Инструкции;
3.2.2. проектирует и внедряет бланки документов администрации
области и ее аппарата, комиссий и советов при губернаторе области и
при администрации области, разрабатывает образцы печатей и штампов
администрации области и ее аппарата, осуществляет контроль за их
применением; ведет альбомы образцов бланков документов на бумажной
основе и оттисков печатей и штампов, каталог образцов бланков
документов на машинном носителе;
3.2.3. составляет проект сводной номенклатуры дел аппарата
администрации области, представляет на утверждение руководству
администрации, организует ее внедрение;
3.2.4. разрабатывает порядок, схемы и обеспечивает в соответствии
с ними движение документов в аппарате администрации;
3.2.5. оформляет, ведет учет и осуществляет хранение в течение
установленного срока актов губернатора области, договоров и
соглашений, заключаемых администрацией области с ее контрагентами,
документов об их пролонгации, изменении и расторжении, а также
протоколов заседаний коллегии при губернаторе области и документов к
ним;
3.2.6. доводит до сведения заинтересованных учреждений и
предприятий, должностных лиц и граждан акты губернатора области,
выдает заверенные выписки и копии принятых указов, постановлений и
распоряжений, договоров, соглашений;
3.2.7. обеспечивает опубликование подписанных губернатором
области законов и иных нормативных правовых актов Законодательного
Собрания области, указов и распоряжений губернатора области, ведет
учет опубликованных законов и актов;
3.2.8. направляет копии законов области и актов губернатора
области в Конституционный Суд и Администрацию Президента Российской
Федерации, в федеральные министерства, в Законодательное Собрание
Пермской области, в прокуратуру Пермской области;
3.2.9. направляет в органы местного самоуправления бюллетени
Законодательного Собрания и администрации Пермской области, другие
печатные издания;
3.2.10. ведет учетно-регистрационные картотеки указов и
распоряжений губернатора области, в том числе автоматизированные, и
полнотекстовые базы данных;
3.2.11. осуществляет прием, предварительное рассмотрение,
автоматизированную регистрацию служебных писем, ведение
информационно-поисковой системы по корреспонденции; в соответствии с
распределением обязанностей между руководством администрации области
обеспечивает совместно с консультантами-референтами и специалистами
приемных руководства распределение и оперативное прохождение служебных
писем в аппарате администрации;
3.2.12. осуществляет контроль за своевременным возвращением в
канцелярию исполненных входящих служебных писем из приемных
руководства администрации области и отделов аппарата;
3.2.13. обеспечивает направление по назначению, отправку и
доставку документов, осуществляет прием и передачу текстов документов
на машинном носителе абонентам локальной и областной вычислительной
сетей;
3.2.14. ведет справочно-информационную работу по документам в
целях оперативного использования документной информации;
3.2.15. осуществляет учет объема документооборота;
3.2.16. осуществляет контроль за работой с документами в
структурных подразделениях аппарата администрации, за работой с
документами администрации области - в структурных подразделениях
администрации области;
3.2.17. осуществляет копирование, оперативное тиражирование,
брошюровку документов;
3.2.18. изучает потребности и составляет заявки на канцелярские
принадлежности, организационную и вычислительную технику, организует
изготовление печатей, штампов, визиток;
3.2.19. обеспечивает выдачу работникам аппарата администрации
канцелярских принадлежностей;
3.2.20. обеспечивает подписку на издания периодические и
Пермского комитета государственной статистики; осуществляет доведение
их до заинтересованных должностных лиц;
3.2.21. ведет учет командировочных удостоверений, выдаваемых
работникам аппарата администрации;
3.2.22. ведет контрольный табель учета рабочего времени
работников аппарата администрации;
3.2.23. готовит и периодически обновляет списки с номерами
телефонов государственных служащих, работающих в аппарате и
структурных подразделениях администрации, руководящих работников
органов местного самоуправления области;
3.2.24. готовит проекты поздравительных телеграмм к юбилейным
датам сотрудников аппарата, руководителей структурных подразделений
администрации области, органов местного самоуправления.
3.2.25. готовит благодарственные письма и тексты памятных адресов
Президенту Российской Федерации, руководителям федеральных органов
законодательной, исполнительной и судебной власти, в том числе
федеральных министерств, комитетов и ведомств, руководителям органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, первому
заместителю, заместителям губернатора области, руководителям
структурных подразделений администрации области и ее аппарата и другим
государственным и общественным деятелям по указанию губернатора
области и заместителя губернатора области, руководителя аппарата
администрации.
3.3. По обеспечению подготовки к передаче на государственное
хранение документов администрации области как составной части
Архивного фонда Пермской области, по организации работы архива
аппарата администрации:
3.3.1. осуществляет контроль за формированием и правильным
оформлением структурными подразделениями аппарата администрации,
комиссиями и советами при губернаторе области и администрации области
дел, подлежащих передаче в архив, в соответствии со сводной
номенклатурой дел;
3.3.2. оказывает структурным подразделениям аппарата
администрации методическую помощь в проведении экспертизы ценности
документов, обеспечивает работу экспертной комиссии аппарата
администрации области;
3.3.3. принимает на хранение по описям документы постоянного
срока хранения и по личному составу от структурных подразделений
аппарата администрации, документы личного происхождения и
фотодокументы; документы комиссий и советов при губернаторе области и
администрации области;
3.3.4. осуществляет составление и представление годовых разделов
сводной описи дел объединенного фонда "Губернатор Пермской области и
аппарат администрации Пермской области" постоянного хранения на
рассмотрение экспертной комиссии аппарата администрации и
экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов;
3.3.5. осуществляет временное хранение документов администрации
области, обеспечивает их сохранность и учет, подготовку и передачу на
государственное хранение;
3.3.6. составляет и ведет научно-справочный аппарат к документам;
3.3.7. осуществляет использование документов, хранящихся в
архиве, исполнение социально-правовых запросов населения;
3.3.8. представляет в Государственный архив Пермской области
сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве аппарата
администрации.
3.4. По участию в разработке и внедрении единой
автоматизированной технологии подготовки
организационно-распорядительных документов администрации области и
работы с ними, в создании информационно-поисковых систем по
документам:
3.4.1. осуществляет совместно со структурными подразделениями
аппарата администрации области и ОГУП "Информационно-вычислительный
центр администрации Пермской области" (далее - ИВЦ) организационное и
методическое обеспечение разработки и внедрения автоматизированной
технологии подготовки документов и работы с ними:
3.4.1.1. изучает информационно-документационные потребности,
определяет направления автоматизации работы с документами в аппарате
администрации, участвует в информационно-документационном обеспечении
деятельности руководства администрации;
3.4.1.2. организует проведение экспертизы готовых программ,
подготовку заданий по созданию программного обеспечения, его прием от
разработчиков и внедрение;
3.4.2. осуществляет ведение автоматизированных
информационно-поисковых систем по документам, их совершенствование и
развитие;
3.4.3. координирует работу структурных подразделений аппарата
администрации по ведению и использованию баз данных по документам
администрации области, приему и передаче информации в локальной и
областной сетях передачи данных;
3.4.4. разрабатывает и участвует в реализации технологии
внутреннего безбумажного документооборота;
3.4.5. направляет в центр правительственной связи в Пермской
области и в ИВЦ тексты актов губернатора области на машинном носителе
для ведения баз данных "Правовые акты субъектов Российской Федерации"
и "Законодательство Пермской области";
3.4.6. осуществляет контроль за соблюдением установленных
требований оформления документов с использованием ПЭВМ в аппарате и
структурных подразделениях администрации области (оформляемых на
бланках администрации).
3.5. По совершенствованию информационно-документационного
обеспечения деятельности администрации области:
3.5.1. разрабатывает, внедряет нормативные и методические
документы по совершенствованию информационно-документационного
обеспечения деятельности администрации, организации работы с
документами; разрабатывает и реализует мероприятия по
совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате
администрации;
3.5.2. разрабатывает и внедряет унифицированные формы и типовые
тексты организационно-распорядительных документов администрации
области, создает и ведет табель форм документов, осуществляет контроль
за их применением;
3.5.3. систематически проводит анализы качества составления и
оформления документов администрации, прохождения документов в аппарате
администрации; вносит предложения по повышению качества
документирования деятельности администрации и улучшению работы с
документами в аппарате администрации;
3.5.4. систематически анализирует объем документооборота,
разрабатывает предложения по его оптимизации и сокращению;
3.5.5. изучает опыт работы в области документационного
обеспечения управления, осуществляет его внедрение в практику работы.
3.6. По обучению (совместно с отделом по вопросам государственной
службы и кадров) ответственных за документацию, повышение квалификации
и консультирование работников аппарата администрации по вопросам,
относящимся к компетенции отдела:
3.6.1. организует систематическое обучение ответственных за
документацию в отделах аппарата в соответствии с планами, а также
индивидуально;
3.6.2. организует повышение квалификации работников аппарата по
вопросам документационного обеспечения деятельности руководства
администрации области; проводит инструктажи, консультирует работников
по вопросам подготовки документов, организации работы с ними,
использования автоматизированной технологии подготовки документов и
работы с ними.
3.7. По оказанию методической помощи работникам структурных
подразделений администрации области, ее аппарата и местного
самоуправления, территориальным органам федеральных органов
исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции отдела:
3.7.1. участвует в обучении, повышении квалификации работников и
ответственных за делопроизводство по вопросам документирования и
организации работы с документами, создания автоматизированной
технологии работы с документами;
3.7.2. анализирует качество подготовки и оформления проектов
документов администрации области структурными подразделениями
администрации области, ее аппарата и местного самоуправления,
состояние работы с документами; готовит аналитические и информационные
материалы; при необходимости выезжает в органы местного
самоуправления.
3.8. Обеспечивает (совместно с отделами по взаимодействию с
территориями и хозяйственным) организационно-техническую и
документационную подготовку и проведение заседаний коллегии, а также
совещаний, проводимых губернатором области.
3.9. По оказанию содействия областной избирательной комиссии в
организационно-технической подготовке и проведении выборов Президента
Российской Федерации, в федеральные и областные органы государственной
власти, в органы местного самоуправления, а также в проведении
референдумов:
3.9.1. осуществляет печатание, копирование и тиражирование
документов и их проектов;
3.9.2. обеспечивает отправку документов и материалов.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
4.1. В состав отдела входят секторы актов губернатора области,
информатизации делопроизводства, канцелярия, копировально-множительных
работ, подготовки проектов документов, возглавляемые заведующими,
архив, группы консультантов-референтов, специалистов приемных
руководителей администрации области, инспекторов.
4.2. Задачи и компетенция подразделений отдела определяются
положениями о них.
Положения о структурных подразделениях отдела и должностные
инструкции сотрудникам отдела разрабатываются заведующими
подразделений и утверждаются заместителем губернатора области,
руководителем аппарата администрации.
4.3. Работа структурных подразделений отдела организуется в
соответствии с квартальными планами работы, утверждаемыми начальником
отдела.
4.4. Заведующие подразделениями и специалисты назначаются и
освобождаются от должности приказом заместителя губернатора области,
руководителя аппарата администрации по представлению начальника
отдела.
4.5. Заведующие структурными подразделениями и специалисты отдела
несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них
обязанностей и неиспользование предоставленных прав.
4.6. Отдел имеет круглые печати с наименованием отдела, сектора
актов губернатора области и канцелярии.
4.7. Материально-техническое, транспортное обеспечение и
хозяйственное обслуживание отдела осуществляются хозяйственным отделом
аппарата администрации области, хозяйственной группой по обслуживанию
зданий администрации области и автобазой.
5. ПРАВА ОТДЕЛА
Отдел имеет право:
5.1. запрашивать и получать от структурных подразделений
администрации области и структурных подразделений ее аппарата,
территориальных органов федеральных органов исполнительной власти,
органов местного самоуправления документы и информацию, связанные с
осуществлением возложенных на отдел задач; требовать своевременного
представления необходимых материалов к заседаниям коллегии при
губернаторе области, совещаниям и другим мероприятиям, проводимым
руководством администрации области;
5.2. проводить инструктирование работников аппарата, структурных
подразделений администрации области и местного самоуправления по
вопросам, входящим в компетенцию отдела;
5.3. принимать участие в проведении совещаний и семинаров с
работниками структурных подразделений администрации области, ее
аппарата и местного самоуправления, в заседаниях координационных и
иных рабочих органов администрации, коллегии при губернаторе области,
коллегий структурных подразделений администрации области, а также по
поручению руководства администрации - в заседаниях и совещаниях иных
органов и организаций;
5.4. контролировать в структурных подразделениях администрации
области и структурных подразделениях аппарата соблюдение
установленного порядка подготовки документов администрации области и
работы с документами; требовать от руководителей структурных
подразделений администрации области и структурных подразделений ее
аппарата выполнения установленного порядка работы с документами;
5.5. вносить и согласовывать проекты актов губернатора области,
программ, планов, приказов заместителя губернатора области,
руководителя аппарата администрации, издаваемых по вопросам, входящим
в компетенцию отдела, а также вести переписку и визировать проекты
документов;
5.6. не принимать к печатанию, оформлению, отправке, копированию
и тиражированию документы, подготовленные с нарушением установленных
требований; возвращать для доработки проекты документов, внесенных в
администрацию с нарушением установленного порядка;
5.7. направлять поступившие документы на рассмотрение по
принадлежности в структурные подразделения администрации области,
структурные подразделения аппарата, конкретным исполнителям с учетом
их компетенции;
5.8. определять задачи информационно-документационного
обеспечения деятельности администрации области, ее аппарата; совместно
с ИВЦ привлекать специалистов отделов аппарата к участию в создании и
внедрении автоматизированной системы подготовки документов и работы с
ними;
5.9. вносить заместителю губернатора области, руководителю
аппарата администрации предложения о применении мер в случаях
нарушения органами администрации области, ее аппаратом, должностными
лицами установленных правил работы с документами;
5.10. использовать государственные, в том числе
правительственные, системы коммуникации и связи; пользоваться в
установленном порядке банками данных администрации области.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ОТДЕЛА. СВЯЗИ
Отдел в процессе осуществления своих функций взаимодействует:
6.1. с аппаратом Законодательного Собрания области - по вопросам
подготовки, рассмотрения, прохождения законопроектов, законов и иных
нормативных правовых актов области; исполнения писем, поступивших из
Законодательного Собрания;
6.2. со структурными подразделениями аппарата администрации - по
вопросам документирования деятельности администрации области и
организации работы с документами в аппарате, контроля за сроками
исполнения служебных писем, подготовки документов к передаче в архив
аппарата администрации области, внедрения автоматизированной
технологии работы с документами;
6.3. с приемными руководителей администрации области - по
вопросам прохождения служебных писем, контроля за сроками их
исполнения, обеспечения работы руководителя, внедрения
автоматизированной технологии работы с документами;
6.4. с юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов, а также по вопросам применения действующего
законодательства;
6.5. с отделом по вопросам государственной службы и кадров - по
вопросам подбора кандидатов и формирования кадрового резерва для
назначения на государственные должности государственных служащих
отдела, их обучения, подготовки и переподготовки, повышения
квалификации, а также обучения и повышения квалификации
государственных и муниципальных служащих по вопросам делопроизводства;
6.6. с хозяйственным отделом, хозяйственной группой по
обслуживанию зданий администрации области, с ОГУП "Автомобильная база
администрации Пермской области" - по вопросам материально-технического
обеспечения, снабжения, хозяйственного обслуживания и транспортного
обеспечения;
6.7. со структурными подразделениями администрации области, ее
аппарата и местного самоуправления, территориальными органами
федеральных органов исполнительной власти - по вопросам качества
подготовки и оформления проектов документов администрации области,
прохождения документов, направленных на исполнение, и контроля за
сроками их исполнения; традиционной и автоматизированной технологиям
работы с документами; формирования и описания дел, подлежащих передаче
в архив аппарата администрации области;
6.8. с ИВЦ - по вопросам разработки и внедрения
автоматизированных технологий работы с документами.
7. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛА
7.1. Отдел возглавляет начальник отдела.
Начальник общего отдела (далее - начальник отдела) назначается на
должность и освобождается от должности губернатором области по
представлению заместителя губернатора области, руководителя аппарата
администрации.
Начальник отдела подчиняется непосредственно заместителю
губернатора области, руководителю аппарата администрации.
7.2. Начальник отдела имеет 2-х заместителей начальника общего
отдела. Один из заместителей начальника отдела замещает начальника
отдела в периоды его временного отсутствия.
7.3. Заместители начальника отдела назначаются на должность и
освобождаются от должности заместителем губернатора области,
руководителем аппарата администрации по представлению начальника
отдела.
7.4. Начальник отдела:
7.4.1. организует, регулирует и контролирует деятельность
сотрудников отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;
7.4.2. представляет заместителю губернатора области, руководителю
аппарата администрации предложения по структуре и штатной численности
отдела;
7.4.3. согласовывает с заместителем губернатора области,
руководителем аппарата администрации функции структурных подразделений
отдела;
7.4.4. принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере
деятельности отдела; визирует проекты документов, подписывает
документы по вопросам деятельности отдела;
7.4.5. осуществляет действия от имени отдела, организуя его
взаимодействие со структурными подразделениями администрации области,
структурными подразделениями аппаратов Законодательного Собрания и
администрации области, предприятиями и организациями по вопросам,
относящимся к компетенции отдела;
7.4.6. вносит заместителю губернатора области, руководителю
аппарата администрации предложения о кандидатурах для назначения на
должности и освобождения от должности работников отдела, их поощрении
и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, командировании
сотрудников отдела.
Руководство отдела несет персональную ответственность за
выполнение задач, возложенных на отдел, с учетом предоставленных
настоящим Положением прав.
