|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 10.01.2008 № 1-рР А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 10.01.2008 г. Оренбург N 1-р Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 12.09.2013 г. N 341-р Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области 1. Утвердить типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области согласно приложению. 2. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации Оренбургской области от 21.08.1998 N 807-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области". 3. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Губернатор А.А.Чернышев УТВЕРЖДЕНА распоряжением Губернатора области от 10.01.2008 N 1-р Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области от 28.09.2007 N 9 1. Общие положения 1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Оренбургской области, других органах исполнительной власти области (далее - органы исполнительной власти). 1.3. Органы исполнительной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов исполнительной власти области после согласования с комитетом по делам архивов Оренбургской области. 1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти. (Приложение N 1) 2. Правила подготовки и оформления документов 2.1. Оформление проектов законов Оренбургской области Проект закона Оренбургской области печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman N 14. (Приложения N 2, 3). Кроме соблюдения общепринятых требований оформления реквизитов служебных документов, в законе должно быть учтено следующее: 2.1.1. Проект - дополнительный реквизит - проставляется в пределах верхней правой границы текстового поля. Принятый закон печатается с отменой названного реквизита. 2.1.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-мя межстрочными интервалами и печатается прописными буквами без кавычек через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру; отвечает на вопрос: о чем? Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке проекта закона (закона) о внесении изменений в законы необходимо назвать конкретные положения, в которые вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одного и того же положения - дополнительно указать, в какой именно части оно изменяется. Например: О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОН ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "ОБ ОБЛАСТНОМ БЮДЖЕТЕ НА 2006 ГОД" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЮ 1 ЗАКОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "О СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЯХ" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПУНКТ 3 СТАТЬИ 29 ГЛАВЫ I ЗАКОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "ЛЕСНОЙ КОДЕКС ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ" 2.1.3. Кем принят закон и дата его принятия. Слова "Принят Законодательным Собранием области" отделяются от заголовка 3-мя межстрочными интервалами, печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Дата ограничивается правым полем документа. 2.1.4. Текст проекта закона может иметь преамбулу, которая служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов. Основная часть текста структурируется в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным, и может подразделяться на разделы, главы, статьи. Слова "Раздел", "Глава", "Статья" всегда пишутся с красной строки. Слова "Раздел", "Глава" и заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Разделы и главы нумеруются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с прописной буквы. Статьи нумеруются арабскими цифрами. Например: ГЛАВА IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ОХРАНЫ ТРУДА Статья 16. Ответственность за выпуск и поставку продукции, не соответствующей требованиям охраны труда При отсутствии заголовка у статьи ее текст начинается с красной строки. Точка после номера статьи не ставится. Например: Статья 1 Утвердить прилагаемую областную целевую программу воспроизводства минерально-сырьевой базы Оренбургской области в 2007-2009 годах. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты и подпункты. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой, пункты - арабскими цифрами с круглой скобкой, подпункты - строчными буквами с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: часть 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 части 1 ста тьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Части, пункты, подпункты могут подразделяться на абзацы-перечисления без буквенно-цифрового обозначения, дефис в этом случае не используют. Структура законопроектов о внесении изменений в законы должна соответствовать структуре этих законов. Информация об опубликовании закона, на которую дается ссылка, помещается в тексте статьи 1 этих документов. Например: "Внести в Закон Оренбургской области от 27 марта 2003 года N 119/17-III-ОЗ "Об инвестиционной деятельности на территории Оренбургской области, осуществляемой в форме капитальных вложений" (газета "Южный Урал" от 4 апреля 2003 года - бюллетень Законодательного Собрания области, 2003, девятое заседание) изменения". Последняя страница закона не должна ограничиваться одной статьей. 2.1.5. Подпись проставляется на принятых Законодательным Собранием законах, отделяется от текста 2-мя межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Оренбургской области", которые печатаются светлым шрифтом в одну строку от левой границы текстового поля без абзаца. Инициалы и фамилия Губернатора Оренбургской области печатаются у правой границы текстового поля светлым шрифтом. 2.1.6. Место составления, дата подписания и номер закона проставляются на принятых Законодательным Собранием законах, отделяются от подписи 2-мя межстрочными интервалами, выравниваются по левой границе текстового поля и печатаются в 3 строки. 2.1.7. К законопроектам, подготовленным для внесения в Законодательное Собрание, прилагаются: справка о подготовке проекта постановления Законодательного Собрания Оренбургской области о проекте закона Оренбургской области с согласованием с заинтересованными организациями, в том числе: председателем соответствующего комитета или постоянной комиссии Законодательного Собрания; руководителем аппарата Законодательного Собрания, а в его отсутствие - его заместителем; работником правового управления аппарата Законодательного Собрания; исполнителями, упоминаемыми в проекте. Справка о подготовке проекта постановления Законодательного Собрания должна содержать следующую информацию: а) об инициаторе проекта; б) о докладчике проекта; в) о рассылке принятого документа. В перечне рассылки указываются лица, которые являются непосредственными исполнителями или организаторами работы по выполнению принятого документа и не являются получателями бюллетеня Законодательного Собрания; г) о проверке подготовленного проекта работником аппарата Законодательного Собрания. 2.1.8. Пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия документа, механизма его реализации, ожидаемых результатов. 2.1.9. Заключение правового управления аппарата Законодательного Собрания. 2.1.10. Таблица поправок субъектов права законодательной инициативы с датой и подписью работника аппарата. 2.1.11. Заключение Губернатора области в соответствии с законодательством, согласование должностных лиц соответствующих органов исполнительной власти в виде подписи на справке о подготовке проекта закона Оренбургской области по вопросам: утверждения областного бюджета и отчета о его исполнении; связанным с необходимостью внесения изменений в областной бюджет; утверждения программ социально-экономического развития области, предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджета области; налогов, сборов, пошлин, тарифов, ставок платежей, установление которых отнесено к компетенции Законодательного Собрания; установления порядка предоставления и изъятия земельных участков под объекты федерального и областного значения; назначения областного референдума; установления порядка изменения административно-территориального устройства области; утверждения ставки платежей в областной бюджет предприятий и организаций, находящихся в собственности области; установления льгот и преимуществ, в том числе налоговых, по платежам в областной бюджет; утверждения договоров о хозяйственном и ином сотрудничестве с республиками в составе Российской Федерации, краями, областями, автономной областью, автономными округами, а также министерствами и ведомствами Российской Федерации и соглашений об участии области в ассоциациях, договоров о внешнеэкономической деятельности и сотрудничестве; установления в соответствии с законодательством Российской Федерации порядка управления и распоряжения собственностью области, а также объектами федеральной собственности, переданными в хозяйственное ведение и распоряжение области; установления порядка объявления находящихся на территории области природных и иных объектов, имеющих историческую, экологическую, культурную и научную ценность, охраняемыми памятниками истории, природы и культуры; установления в соответствии с законодательством Российской Федерации порядка охраны и использования объектов природного и культурного наследия на территории области; установления порядка приватизации объектов собственности области в соответствии с законодательством Российской Федерации; установления порядка предоставления ссуд (кредитов) и финансовых гарантий за счет средств областного бюджета. 2.1.12. Финансово-экономическое обоснование. 2.1.13. Перечень документов, в которые необходимо внести изменения в связи с принятием закона. Заголовки всех прилагаемых к законопроекту документов печатаются строчными буквами светлым шрифтом центрированным способом. Точка в конце заголовков не ставится. В заголовках указывается полное название проекта закона. Например: Пояснительная записка к проекту закона Оренбургской области "О внесении изменения в статью 7 Закона Оренбургской области "Об областном бюджете на 2006 год" 2.2. Оформление проектов постановлений Законодательного Собрания области Постановление Законодательного Собрания печатается на бланке установленной формы шрифтом N 14. Кроме соблюдения общепринятых требований к оформлению реквизитов служебных документов, в постановлении должно быть учтено следующее: 2.2.1. Слово "Проект" - дополнительный реквизит - проставляется в пределах верхней правой границы текстового поля. Постановление, принятое Законодательным Собранием, печатается с отменой названного реквизита. 2.2.2. Дата отделяется от наименования вида акта 2-мя межстрочными интервалами, печатается словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 55 (60) мм от верхнего края листа. 2.2.3. Номер печатается рядом с датой принятия документа. Знак "N" отделяется от цифры пробелом. Реквизиты "Номер" и "Дата" на проекте постановления не проставляются, оставляется лишь место для их оформления после принятия постановления. 2.2.4. Место издания отделяется от реквизитов "Номер" и "Дата" одним межстрочным интервалом. 2.2.5. Заголовок печатается под угловым штампом на расстоянии 15 мм и не выходит за его границы. Точка в конце заголовка не ставится. 2.2.6. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть. Констатирующая часть (преамбула) завершается словами "Законодательное Собрание области постановляет", последнее слово печатается на отдельной строке по центру обычным шрифтом строчными буквами вразрядку. Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. При наличии приложений к проекту постановления в тексте на них обязательно делается ссылка. 2.2.7. Подпись состоит из наименования должности председательствующего на заседании Законодательного Собрания, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается обычным шрифтом в две-три строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля без абзаца. 2.2.8. Приложение к проекту постановления печатается на отдельных листах бумаги. Шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны шрифту и межстрочным интервалам, применяемым при оформлении реквизита "Текст документа". В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, планы, программы, образцы документов и др. На первой странице приложения в правом верхнем углу печатаются через одинарный межстрочный интервал и ограничиваются правым полем документа следующие слова: Приложение N к постановлению Законодательного Собрания области от __________ N _______ 2.3. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области 2.3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов (указов и распоряжений Губернатора Оренбургской области, постановлений Правительства Оренбургской области) производится органами исполнительной власти в соответствии с Правилами оформления документов в Правительстве Оренбургской области и настоящей Инструкцией. 2.3.2. Проекты правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 14. Верхнее поле документа усианавливается границами бланка. Левое поле - 3,0 см, правое - 1,5 см и нижнее - не менее 2,0 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,0 см. 2.3.3. Проекты правовых актов Губернатора и Правительства области имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Губернатора Оренбургской области или распоряжение Губернатора Оренбургской области, постановление Правительства Оренбургской области), заголовок, текст. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Губернатор Оренбургской области". Текст отделяется от заголовка тремя интервалами и печатается через одинарный или полуторный межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в указах Губернатора Оренбургской области завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые указ, распоряжение, постановление должны соответствовать структуре основного правового акта. При наличии приложений к указу, распоряжению Губернатора Оренбургской области, постановлению Правительства Оренбургской области в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Губернатора Оренбургской области по вопросам награждения государственными наградами (в других случаях не рекомендуется). Подпись отделяется от текста тремя интервалами, состоит из слова "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Оренбургской области и печатается через один межстрочный интервал. Дата проставляется после подписания документа, оформляется цифровым способом. Номер проставляется после подписания. К порядковому номеру указа Губернатора Оренбургской области через дефис добавляются строчные буквы "ук", распоряжения - строчная буква "р", постановления Правительства Оренбургской области - строчная буква "п". Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатора Оренбургской области, постановлений Правительства Оренбургской области оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов, распоряжений, постановлений. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Губернатора Оренбургской области, постановление Правительства Оренбургской области. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение N 1 к указу Губернатора области от _____________ N ______ Приложения заканчиваются чертой расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 3 см. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу может располагаться слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО указом Губернатора области от ______________ N ______ Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) допускается выделять прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта тремя интервалами, от текста приложения - двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице либо графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства области. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа, распоряжения, постановления в нижней его части. На приложениях к проектам указов, распоряжений, постановлений визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Образцы оформления проектов указа, распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области приведены в приложениях N 7-9. 2.3.4. Справка к проекту постановления (распоряжения, указа) оформляется согласно приложениям N 4-6. 2.4. Бланки документов 2.4.1. Документы в органах исполнительной власти Оренбургской области должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5(148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее*): 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.4.2. В аппарате Губернатора и Правительства Оренбургской области и других органах исполнительной власти применяются следующие бланки: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Виды и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются их руководителями по представлению службы ДОУ. 2.4.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 2.4.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти области. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы документационного обеспечения вместе с образцами предлагаемых бланков. Образцы оформления бланков приведены в приложениях N 10-17. 2.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в органах исполнительной власти Оренбургской области При подготовке организационно-распорядительных документов работники органов исполнительной власти области оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"<*>. 2.5.1. Герб Оренбургской области. Герб Оренбургской области помещается на бланках в соответствии с Законом Оренбургской области от 12 сентября 1997 года N 131/33-ОЗ "О гербе Оренбургской области". 2.5.2. Код органа исполнительной власти области<**>. Код органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 2.5.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица<**>. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа исполнительной власти проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет<**>. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.5.5. Код формы документа<*>. Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. <*>По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД). <**>Указывается по усмотрению органа исполнительной власти. 2.5.6. Наименование органа исполнительной власти. Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом органе исполнительной власти. При наличии сокращенного наименования органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного. 2.5.7. Справочные данные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органе исполнительной власти включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.). 2.5.8. Наименование вида документа. Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 2.5.9. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.09.2006 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 сентября 2006 г. 2.5.10. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. 2.5.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.5.12. Место составления или издания документа. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. 2.5.13. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Министерство социального развития Оренбургской области Управление социальной поддержки При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Министерство социального развития Оренбургской области Управление экономики и финансов Начальнику управления - главному бухгалтеру Т.П. Кречетовой При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору ОАО "Оренбургэнерго" В.Ф. Кажаеву В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Министерствосоциального развития Оренбургской области ул. Терешковой, д. 33, г. Оренбург, 460006 При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Иванову И.В. ул. Советская, д. 5, кв. 12, г. Ясный, Оренбургская обл., 462781 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. 2.5.14. Гриф утверждения документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Министр сельского хозяйства Оренбургской области (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата При утверждении документа указом, распоряжением, постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом министерства сельского хозяйства Оренбургской области от 16.03.2007 N 105 2.5.15. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.5.16. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться. 2.5.17. Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 2.5.18. Текст документа. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице либо графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес"); от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает"). 2.5.19. Отметка о наличии приложения. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о на 3 л. в 2 экз. 2. Проект на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо министерства экономического развития и торговли Оренбургской области от 09.02.2007 N 22/110 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к распоряжению Губернатора области от 16.03.2007 N 26-р 2.5.20. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. 2.5.21. Согласование проекта документа. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на справке согласования к документу (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. В отдельных случаях виза может проставляться в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник государственно-правового управления (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник Управления внутренних дел по Оренбургской области (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Согласование документа осуществляется в следующей последовательности: с должностными лицами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти; с руководителями органов исполнительной власти области; с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе; при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. 2.5.22. Оттиск печати. Орган исполнительной власти имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном органе. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. 2.5.23. Отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Начальник отдела учета и подготовки кадров (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа исполнительной власти. 2.5.24. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: Н.С. Максимова 77-46-46 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.5.26. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 2.5.27. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе исполнительной власти области. 2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в органах исполнительной власти Оренбургской области 2.6.1. Приказ, распоряжение 2.6.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы органа исполнительной власти области. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти области, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ. 2.6.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. 2.6.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. 2.6.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ. 2.6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Герб Оренбургской области. Наименование органа исполнительной власти. Наименование вида документа - приказ (распоряжение). Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно- цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: Об утверждении правил по охране труда Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. 2.6.1.6. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа - приказ - располагается центрованно; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в приложениях N 18-20. 2.6.2. Положение, правила, инструкция 2.6.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов исполнительной власти области. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение осуществляется путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа исполнительной власти. 2.6.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. 2.6.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении N 21. 2.6.3. Протокол 2.6.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 2.6.3.2. В органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 2.6.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий и секретарь. Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 2.6.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 2.6.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, за исключением принятых на заседании Правительства Оренбургской области, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти области. 2.6.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. 2.6.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 22. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 23. 2.6.4. Служебные письма 2.6.4.1. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся как: ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти; ответы о выполнении поручений Губернатора Оренбургской области; исполнение поручений Губернатора Оренбургской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти области; сопроводительные письма к проектам законодательных актов Оренбургской области, проектам актов Губернатора и Правительства Оренбургской области; ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; инициативные письма. 2.6.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. 2.6.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или A5. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись". При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Служебное письмо органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 2.6.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает", "Департамент рассмотрел". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу", "направляю". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 2.6.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. 3. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота 3.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе исполнительной власти, регламентируются правилами оформления документов в Правительстве Оренбургской области, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами. 3.1.3. При применении в органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. 3.2. Организация доставки документов 3.2.1. Доставка документов в орган исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также нарочным. С помощью почтовой связи в орган исполнительной власти области доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.3.1. Документы, поступающие в орган исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных и доплатных документов. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в орган исполнительной власти, приведен в приложении N 34. Полученные документы, за исключением письменных обращений граждан, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер. Если корреспонденция не вскрывается ("лично", "конфиденциально"), то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке конвертов. Пакет с пометкой "лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. При поступлении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, т.к. сотрудники работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к ним. 3.3.2. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Службой ДОУ в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений, где осуществляется проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в службу ДОУ. 3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге форма А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается, как правило, с заявкой установленного образца, подписанный руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; доставляются факсограммы на иностранных языках адресату без перевода; запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой "для служебного пользования"; подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно; при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель; при необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело. Факсограммы от структурных подразделений принимаются для передачи с разрешения руководителя службы ДОУ. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в орган исполнительной власти, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес органа исполнительной власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя органа исполнительной власти. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств. 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые органом исполнительной власти, доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по каналам электрической связи, а также курьером (решается исходя из конкретной ситуации). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств. Документы и материалы принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением распорядительных документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденным указателем рассылки). Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. 3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ. 3.6. Учет количества документов 3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. 3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в органе исполнительной власти системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 24 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). 3.7. Работа исполнителей с документами 3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 4. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочных целях, за исключением указанных в приложении N 34. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. 4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. 4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Правительства Оренбургской области, поступающие на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляется совместно с несекретными документами службой ДОУ. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП". Регистрация отправляемых документов с пометкой "ДСП" осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ. 4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах. 4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. 4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору: ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 4.2. Организация поисковой системы по документам 4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде. 4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. 4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан; алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности органа исполнительной власти; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста. 4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа исполнительной власти. 5. Исполнение документов 5.1. Контроль исполнения документов 5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 5.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 5.1.3. Контроль исполнения обеспечивается структурным подразделением, определенным руководителем органа исполнительной власти. 5.1.4. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю органа исполнительной власти, заместителям руководителя органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем органа исполнительной власти. 5.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 5.2. Сроки исполнения документов 5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. 5.2.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решения органа исполнительной власти, должна быть представлена руководству в день ее поступления, после чего немедленно передана на исполнение. 5.2.3. Поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10- дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства. 5.2.4. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальный - руководителем, который его установил. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило. 5.2.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 6. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органа исполнительной власти (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти. 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание. 6.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 25) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение N 26). 6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти. 6.1.5. Сводная номенклатура дел (далее - номенклатура дел) составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти. 6.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной власти визируется лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) органа исполнительной власти, с экспертно-проверочной методической комиссией (далее именуется - ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти. 6.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 6.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - в Государственном учреждении "Государственный архив Оренбургской области" (далее - ГУ "ГАОО"), куда документы передаются на постоянное хранение. 6.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 6.1.10. Номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с комитетом по делам архивов Оренбургской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти разрабатывается новая сводная номенклатура дел. 6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. 6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти, организаций. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о работе комиссии по урегулированию конфликтных ситуаций (решения, планы, справки) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с государственными и негосударственными организациями Оренбургской области по основным вопросам их деятельности В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка по вопросам государственной гражданской службы В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с Уральской академией государственной службы по вопросам подготовки кадров При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Но если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с Главой муниципального образования г. Оренбург В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы финансовых мероприятий Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок хранения, согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. 6.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 6.2. Формирование дел 6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 6.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях. 6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правилa: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
