|
Расширенный поиск
Распоряжение администрации Оренбургской области от 21.08.1998 № 807-рАДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 21.08.98 N 807-р Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 10.01.2008 г. N 1-р Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению. 2. Аппарату главы администрации (Капишников П.Н.) обеспечить строгое соблюдение настоящей инструкции работниками администрации области. 3.Признать утратившим силу распоряжение N 208-р от 29.03.95. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на отдел делопроизводства аппарата главы администрации области (Гриценко Л.О.). 5. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации В.Елагин Приложение к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в администрации Оренбургской области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства, является нормативным документом, регламентирующим порядок создания документов, работы с ними в администрации Оренбургской области. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТа Р 6.30-97, "Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации", М, 1997. 1.3. Инструктивные письма отдела делопроизводства по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях администрации области. 1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями. 1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на отдел делопроизводства аппарата главы администрации области. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на помощника руководителя, секретаря или другое лицо, выполняющее эту работу. 1.6. При утрате документов работники немедленно сообщают руководителю подразделения и в отдел делопроизводства. В этом случае руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник отдела делопроизводства. 1.7. Передача работниками подразделений администрации области документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только по указанию (разрешению) руководителя подразделения администрации области, о чем делаются соответствующие записи на учетных карточках с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой главы администрации области, а также уполномоченным на то должностным лицом администрации области. 1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы. 1.9.Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией. 2.Документирование деятельности администрации области. 2.1. В администрации определяется перечень документов, необходимых для документирования ее деятельности. Виды и разновидности документов определяются в соответствии с задачами и функциями каждого структурного подразделения администрации, характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляются в примерном перечне документов (приложение 1). 2.2. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсимильное сообщение), а также на машиночитаемых носителях. 2.3. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов (реквизит - элемент официального документа) должны соответствовать Унифицированной системе документов (УСД), требованиям ГСДОУ, регламенту работы администрации области, компетенции и полномочиям администрации, определенным действующим законодательством. 3. Составление и оформление служебных документов. 3.1. Общие положения. 3.1.1. Правила составления и оформления документов основываются на требованиях ГОСТа Р 6.30-97 для организационно-распорядительной документации; ГОСТа 6.10.6-87 - для внешнеторговой документации; ГОСТа 6.10.5-87 - для других систем управления. Цель правил - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию, сократить затраты труда на документирование и обработку документов. 3.1.2. Для изготовления документов в администрации используют бланки документов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) (приложения 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11). Бланки используются для первого экземпляра документов. Для каждого формата документов устанавливаются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. В администрации используются угловой и продольный варианты расположения реквизитов. Внутреннюю переписку по вопросам материально-технического, информационного и иного обеспечения между подразделениями допускается вести на стандартных листах бумаги без использования указанных бланков. Советы, комиссии, другие совещательные и консультативные органы при главе администрации области осуществляют переписку на бланках, соответствующих положениям об этих органах. Телеграммы печатаются на бланках установленной формы. 3.2.Правила оформления обязательных реквизитов. 3.2.1.Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации - автора документа (администрация Оренбургской области); код организации - автора документа, название вида документа (постановление, распоряжение, протокол и др. ...); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 3.2.2. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 20 марта 1998 года следует оформлять - 20.03.98. Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца. Например: 1998 03.20. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 20 марта 1998 г. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. 3.2.3. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 3.2.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например: Начальник организационного отдела (инициалы, фамилия) 24.03.98. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.08.98 Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе (справке согласований). 3.2.5. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например: Начальник управления по инвестициям в строительстве, жилищно-коммунальном и дорожном хозяйствах подпись (инициалы, фамилия) Начальник управления подпись (инициалы, фамилия) В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии: Председатель комиссии подпись (инициалы, фамилия) Члены комиссии подписи (инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: Управляющий делами подпись (инициалы, фамилия) Главный бухгалтер подпись (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне: Председатель Законодательного Глава администрации Собрания Оренбургской области Оренбургской области подпись (инициалы, фамилия) подпись (инициалы, фамилия) Подписанные подлинники этих документов остаются в делах организаций. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа - ссылка на его дату и номер; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.3. Правила оформления дополнительных реквизитов. 3.3.1. Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения; резолюция, гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения; Государственный герб Российской Федерации; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке, место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем - обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др. 3.3.2. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой, положением об этом подразделении или другим нормативным актом, на основании которого создается и функционирует данное подразделение. 3.3.3. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается и датируется. Например: Ивановой Н.П. Петровой Л.С. Прошу подготовить проект распоряжения к 21.12.97 Личная подпись 10.12.97 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. 3.3.4. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения; если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы администрации области Личная подпись И.В.Сергеев 14.04.98 УТВЕРЖДЕНО Распоряжением главы администрации области от 14.04.98 N 48-р 3.3.5. Наименование утверждаемого документа указывается в именительном падеже. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Глава администрации Оренбургской области Личная подпись (инициалы, фамилия) 23.04.98 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляются по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 20.04.98 N Н51-805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Планета" от 21.05.98 N 10 3.3.6. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью.В распорядительных документах (распоряжениях, постановлениях, приказах) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: утвердить положение об аппарате главы администрации области согласно приложению. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку. Например: Приложение к распоряжению главы администрации области от 15.05.98 N 123-р При наличии нескольких приложений к распоряжению на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Если документ имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 3 экз. 3.3.7. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют заверительную подпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например: Подпись Верно Инспектор отдела кадров личная подпись М.В.Калачев 07.04.98 При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации, выдающей копию. 3.3.8. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуют в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например: Орский механический завод Директору завода (фамилия, инициалы) или Директору Орского механического завода (фамилия, инициалы) Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Главам администраций городов и районов Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Например: 623750, Свердловская обл., Артемовский - 1, Садовая ул., д.12 Машзавод Для телеграмм: Артемовский-1 Свердловской машзавод телетайп 1212 "Вихрь" При адресовании документа гражданам сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя. Например: 327025, Николаев-25, Гаевское шоссе, д.67, кв.45 А.Е.Карпенко Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее написанными адресами. 3.3.9. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона и располагается в левом нижнем углу на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа. Например: Иванов Иванов Иван Иванович 77-20-34 или 77-20-34 3.3.10. Отметка о поступлении документа располагается на нижнем поле первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования получателя документа (администрация области); даты поступления документа, индекса и порядкового номера (при необходимости - часы и минуты). 3.4. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм 3.4.1. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются дискеты, магнитные ленты, магнитные диски. Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленном порядке. 3.4.2. Для машиночитаемых документов и машинограмм установлены комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа, название документа; дата изготовления документа, код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6. 10.4-84). Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат). На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации - создателя документа. Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом. 3.5. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи 3.5.1. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера (телефаксы) администрации области, установлены в приемной главы администрации области, отделе делопроизводства. При приеме и передаче служебной информации по этим телефаксам работники подразделений администрации области руководствуются следующими требованиями: служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи определяется видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.); оборудование для приема и передачи информации должно находиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние лица; запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297) черным цветом, не должен превышать 5 листов; подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы, соответствующие установленным процедурам, регистрируются в канцелярии, доставляются по назначению в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 3.5.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях аппарата главы администрации области, осуществляют начальник отдела делопроизводства, а также руководители этих подразделений. Факсограммы от структурных подразделений принимаются для передачи с разрешения начальника отдела делопроизводства. 3.6.Основные требования к подготовке и оформлению распорядительных документов 3.6.1. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. 3.6.2. Текст распорядительных документов и писем состоит, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указываются основания или причина создания документа, во второй - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: распоряжение, приказ - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.д. 3.7. Подготовка проектов постановлений правительства Оренбургской области, распоряжений главы администрации 3.7.1. В ходе подготовки проектов распорядительных документов главы администрации изучается проблема целесообразности издания официального документа в комитетах, управлениях, отделах администрации, иных органах государственного управления. 3.7.2. Определяется главой администрации, либо должностным лицом круг лиц, организаций, осуществляющих подготовку проекта документа, его экспертизу и согласование. 3.7.3. Проекты распорядительных документов обязательно визируются заместителями главы администрации, руководителем аппарата главы администрации, в его отсутствие - заместителем, консультантом по правовым вопросам, помощником заместителя главы администрации по соответствующему направлению деятельности. Визирование производится на справке согласований, прилагаемой к проекту постановления, распоряжения. Подлинник проекта распорядительного документа, приложения к нему визируются должностным лицом, вносящим проект. 3.7.4. Замечания по проекту постановления правительства Оренбургской области, распоряжения главы администрации комитетом, управлением, отделом администрации излагаются в виде отдельной записки и в обязательном порядке прилагаются к проекту. Исполнитель готовит и прилагает к проекту распорядительного документа справку по замечаниям. 3.7.5. Проекты распорядительных документов признаются главой администрации неподготовленными в случаях: низкого качества проекта, по факту формальности и нецелесообразности, отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц, органов, организаций, наличия отрицательных выводов экспертизы, не устраненных принципиальных разногласий по проекту официального документа. 3.7.6. При рассмотрении подготовленного проекта распорядительного документа принимаются следующие решения: документ подписывается, направляется на доработку, отклоняется в связи с нецелесообразностью его издания или незаконностью. 3.7.7. Постановления правительства Оренбургской области и распоряжения главы администрации области вступают в силу с момента их опубликования, если иное не определено в самом акте. Организацию опубликования обеспечивает пресс-служба главы администрации области. 3.7.8. Постановления правительства Оренбургской области и распоряжения главы администрации области обязательны для исполнения на всей территории области. 4. Порядок подготовки решений Законодательного Собрания области 4.1. Проекты решений по вопросам, вносимым на рассмотрение Законодательного Собрания области, готовятся его рабочими органами, депутатами Законодательного Собрания, администрацией области, либо комиссией, создаваемой на паритетных началах Законодательным Собранием и администрацией области. 4.2. Проекты решений, подготовленные постоянными комиссиями, комитетами и депутатами Законодательного Собрания, а также комиссиями, создаваемыми Законодательным Собранием и администрацией области, рабочими группами, вносятся на заседание Собрания его председателем. 4.3. Проекты решений, подготовленные администрацией области, вносятся на заседание Законодательного Собрания главой администрации области. 4.3.1. Требования к подготовке проектов решений на заседание Законодательного Собрания те же, что и для распорядительных документов администрации области. 4.3.2. Проекты решений согласовываются с заинтересованными организациями, должностными лицами, юристом администрации области, организационно-аналитическим отделом аппарата главы администрации области. 4.3.3. Руководитель аппарата главы администрации области или его заместители докладывают о проекте решения Законодательного Собрания главе администрации области, после чего он визирует справку согласований в строке вносящего вопрос или направляет документ на доработку. 4.3.4. Вместе с сопроводительным письмом организационно-аналитический отдел направляет проекты решений в аппарат Законодательного Собрания в установленные сроки. 4.4. Законы и постановления, принятые Законодательным Собранием в установленные сроки, отведенные для редактирования и доработки, с сопроводительным письмом направляются через канцелярию, где на них заводится регистрационная карточка, главе администрации области на подписание. 4.5. После подписания главой администрации области законы и постановления через канцелярию направляются в Законодательное Собрание для регистрации и рассылки исполнителям. 4.6. В случае, когда законы и постановления направляются главой администрации на повторное рассмотрение, об этом сообщается в сопроводительном письме и делается соответствующая отметка в регистрационной карточке канцелярии. 5.Организация работы с документами. Порядок обработки поступающих документов. 5.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот администрации. Документы, поступающие в администрацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассматриваются руководством и доставляются исполнителям. Прием, первичная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится централизованно в канцелярии отдела делопроизводства. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником приемной главы администрации области. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, а также при получении личных или доплатных документов. На полученном документе проставляются регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документов и индекс. На документах с грифом "лично" (конфиденциально) проставляются дата поступления и учетный номер. Они не вскрываются и учитываются по реквизитам, указанным на конверте. При поступлении машиночитаемых документов в канцелярии обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки. 5.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступающих документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию области, приведен в приложении 7. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением функциональных обязанностей между руководителями администрации. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в приемную писем и обращений администрации без предварительного рассмотрения, где ведется делопроизводство в соответствии с положением о приемной заявлений, жалоб и предложений, утвержденным распоряжением главы администрации области. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляется совместно с несекретными документами канцелярией отдела делопроизводства. При этом входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП". Регистрация исходящих документов с пометкой "ДСП" осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ. Не регистрируются и возвращаются обратно документы, оформленные с нарушением установленных инструкцией требований. 5.1.3. Обработка и передача документов работниками канцелярии осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступающего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством администрации. 5.1.4. Документы, отправляемые администрацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно работниками экспедиции в соответствии с почтовыми правилами Министерства связи Российской Федерации. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными, неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Документы с пометками "Срочно", "Вручить немедленно", "Весьма срочно" доставляются по назначению незамедлительно. 5.1.5. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Письма и телеграммы личного характера и другие документы, не связанные со служебной деятельностью, к отправке не принимаются. 5.1.6. Передача документов между структурными подразделениями администрации осуществляется через помощника руководителя или секретаря приемной. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной карточке. Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями администрации области ведется без регистрации документов в канцелярии отдела делопроизводства. 5.1.7. Учет количества документов администрации проводится канцелярией. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В множительном и машинописном бюро проводится учет создаваемых копий документов. 5.1.8. На поступившем документе проставляются дата и индекс поступления в регистрационном штампе. Индекс состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексами по номенклатуре дел. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в администрации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется, в регистрационной карточке отмечается лишь дата получения и сдачи. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Например, отдельно регистрируются постановления правительства Оренбургской области, распоряжения главы администрации, приказы руководителя аппарата главы администрации по кадрам, служебные письма и другие. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в местах создания и исполнения документов. Например, распорядительные документы администрации - в протокольном секторе, приказы по кадрам - в отделе кадров, предложения, заявления, жалобы - в приемной писем и обращений, служебные письма - в приемных руководителей и т.д. 5.1.9. Документы, регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или в регистрационных журналах. Распорядительные документы вносятся в информационную базу. Обязательными реквизитами регистрации являются следующие сведения: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа; индекс документа; заголовок или краткое содержание документа; резолюция; срок исполнения, отметка об исполнении; дело N. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен. Порядок расположения реквизитов на регистрационных карточках определяется администрацией. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом структурных подразделений, где документ будет исполняться и контролироваться. Документу-ответу, отправляемому из администрации присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива, где указываются номер и дата документа, на который дан ответ. 5.1.10. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в канцелярии администрации, протокольном секторе, приемной писем и обращений граждан, а также текущие картотеки образуются в приемной руководителей. Картотеки находятся в служебных комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, столах, а также используются элеваторные картотеки. 5.1.11. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и картотек. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Выдача дел сторонним организациям проводится с разрешения руководителя аппарата или начальника отдела делопроизводства администрации, на выданное дело заводится карточка - заместитель дела. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации области с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. 6. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний. 6.1. Организационное техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний осуществляется организационно-аналитическим отделом, отделом делопроизводства, финансово-хозяйственным отделом совместно с другими подразделениями администрации области. 6.2. Организационно - аналитический отдел аппарата главы администрации области обеспечивает: подготовку проекта распоряжения главы администрации области о проведении заседания, совещания, а также текста приглашения; подготовку порядка проведения и повестки дня заседания, совещания; оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте его проведения на основании представленных соответствующими подразделениями администрации списков участников заседания, совещания; представление подразделениями администрации области, ответственными за содержательную часть мероприятия, документов для формирования рабочих папок участников заседания, совещания; подготовку на основании предложений подразделений администрации списка работников, занятых в подготовке и проведении мероприятия, и представление его на утверждение руководству аппарата главы администрации области; регистрацию участников заседания, совещания, подготовку зала и дежурство в нем в ходе работы заседания, совещания. 6.3. Отдел делопроизводства обеспечивает комплектование рабочих папок участников заседаний и совещаний, размножение и рассылку документов и материалов, раздачу участникам совещания, заседания соответствующих документов, выполнение машинописных и копировально-множительных работ, при необходимости - стенографирование и звукозапись мероприятий. 6.4. Финансово-хозяйственный отдел осуществляет подготовку места проведения мероприятия, организацию питания, размещение участников в гостиницах, обеспечивает их транспортом и билетами на проезд. 7. Оформление поручений. 7.1. Поручения главы администрации области и его заместителей оформляются как резолюция непосредственно на самих рассматриваемых документах либо оформляются на специальных бланках формата А6 (приложение 12). Поручение (резолюция) включает в себя фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись и дату. 7.2. Поручения получают регистрационные номера, состоящие из первых букв имени и фамилии руководителя, индекса подразделения (должностного лица) и проставляемого через косую черту или дефис порядкового номера поручения. Например: ВЕ-01/18 или АЗ-02/25. 7.3. На поручения, требующие представления доклада об исполнении делается пометка "контроль" или "К". 7.4. Направление поручений исполнителю осуществляется в соответствии с общим порядком направления документов в администрацию области. 8. Оформление телеграмм. 8.1. Текст телеграммы печатается за подписью руководителей администрации области (главы администрации, заместителей). 8.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне листа без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы и не более 260 слов. 8.3. При оформлении телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На оборотной стороне листа проставляют фамилию исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы машинистки и дату печатания. Регистрация исходящих телеграмм осуществляется в приемных руководителей. Подлинник телеграммы визируется исполнителем в нижней части листа. Неправильно оформленные телеграммы возвращаются исполнителям на доработ ку. 8.4. В случае, когда не работает телетайп, обслуживающий аппарат главы администрации области, поступившие в отдел делопроизводства телеграммы передаются для отправки в экспедицию администрации области. 8.5. Телеграммы, направленные на имя Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации и первых заместителей председателя Правительства Российской Федерации, передаются с категорией "Правительственная". 8.6. Порядок ведения шифрованной переписки в аппарате администрации области определяется Положением о работе с шифротелеграммами и обеспечивается отделом специальной документальной связи аппарата главы администрации области. 9. Изготовление и использование бланков документов. 9.1. Бланки документов, применяемые в администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам. В отдельных случаях бланки могут выдаваться организациям для оперативной подготовки проектов документов только по указанию (разрешению) начальника отдела дело производства, протокольного сектора или канцелярии. В журнале учета указывается наименование организации и фамилия представителя, получившего бланки, с указанием их количества. 9.2. Отдел делопроизводства: оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции согласно разделам 4 и 5 ГОСТа Р 6.30-97 для администрации и обеспечивает контроль за их исполнением (приложения 2, 4, 8, 9, 10, 11); осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов; обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов. 9.3. Не разрешается изготовление в подразделениях администрации бланков документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах. 10. Рассмотрение заявлений, жалоб и предложений и организация приема граждан. 10.1. Рассмотрение заявлений, жалоб и предложений граждан в администрации области ведется в соответствии с положением о приемной заявлений, жалоб и предложений граждан, утвержденным распоряжением главы администрации области. В этом разделе даны основные положения работы с заявлениями, жалобами и предложениями и по приему граждан. 10.2. Поступившие заявления, жалобы и предложения граждан регистрируются в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан (далее Приемной) на ЭВМ и в учетных карточках установленной формы в день их поступления. Регистрационный индекс заявления, жалобы, предложения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего заявления, жалобы, предложения (например, Д-401). 10.3. Зарегистрированные в Приемной заявления, жалобы и предложения с учетными карточками и краткой аннотацией передаются ежедневно на доклад главе администрации области и его заместителям. 10.4. После рассмотрения заявлений, жалоб и предложений руководством администрации области, они направляются на рассмотрение работникам аппарата главы администрации, управлениям, отделам и комитетам администрации области, администрациям городов и районов, другим организациям и учреждениям. Сопроводительные письма подписываются главой администрации области и его заместителями. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости и администрации области. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма ставятся штампы "Контроль" и "Подлежит возврату". Переадресовка заявлений, жалоб и предложений из одного подразделения администрации области в другое осуществляется через Приемную. Если поручение по заявлению, жалобе и предложению дано нескольким подразделениям администрации области, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым. 10.5. Заявления, жалобы и предложения граждан, не требующие доклада руководству, направляются Приемной на рассмотрение отделам, комитетам и управлениям администрации области, администрациям городов и районов, к компетенции которых относится решение поставленных вопросов. Сопроводительные письма подписываются заместителями руководителя аппарата. 10.6. Заявления, жалобы и предложения рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в Приемной, а заявления, жалобы и предложения, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору. 10.7. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению заявления, жалобы, предложения. Решение о снятии с контроля заявлений, жалоб и предложений граждан принимают глава администрации области, его заместители, а также руководитель аппарата главы администрации и его заместители, которые давали поручения по заявлениям, жалобам и предложениям. 10.8. Ответы на заявления, жалобы и предложения дают начальники отделов, управлений и комитетов администрации области, их заместители, главы администраций городов и районов, их заместители. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора с заявителем. Заявления, жалобы и предложения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. 10.9. Заявления, жалобы и предложения граждан должны быть возвращены в Приемную со всеми относящимися к ним материалами. На каждом заявлении, жалобе и предложении после окончательного решения и его исполнения, должна быть надпись "В дело" и личная подпись главы администрации области или его заместителей, принявших это решение. Заявления, жалобы и предложения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 10.10. Прием посетителей в Приемной администрации области организуется работниками Приемной ежедневно, кроме выходных дней. Прием граждан по личным вопросам главой администрации области и его заместителями проводится в соответствии с графиком, утвержденным главой администрации области. При личном приеме граждан их заявления, жалобы и предложения также подлежат централизованной регистрации на карточках учета приема посетителей. Переданное на приеме посетителем письменное заявление, жалоба или предложение учитывается и рассматривается в установленном порядке. 10.11. Приемная осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в заявлениях, жалобах и предложениях и на личном приеме, оперативно и периодически представляет главе администрации области, его заместителям, руководителю аппарата главы администрации, его заместителям информацию о количестве и характере обращений граждан. 11. Изготовление и использование печатей и штампов 11.1. Для установления подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях администрации области используются гербовые и простые круглые печати. 11.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 11.3. Печать администрации области с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) хранится в спецчасти и проставляется на документах, командировочных удостоверениях, удостоверениях личности. 11.4. В протокольном секторе на копиях распоряжений главы администрации области и постановлений правительства области, подготовленных к тиражированию, проставляется простая круглая печать отдела делопроизводства. 11.5. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 11.6. Заявки на изготовление печатей и штампов для структурных подразделений администрации области оформляет отдел делопроизводства и передает их в управление делами. Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе делопроизводства в специальном журнале с пометкой "Для служебного пользования", выдаются под роспись руководителям структурных подразделений администрации или работнику подразделения, уполномоченному руководителем этого подразделения. 11.7. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. 11.8. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации осуществляет отдел делопроизводства. Отдел делопроизводства незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа. Пришедшие в негодность печати и штампы возвращаются в отдел делопроизводства и уничтожаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов. 11.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей. 12.Машинописные и копировально-множительные работы. Стенографирование. Звукозапись мероприятий. Машинописные работы 12.1. Печатание документов в аппарате администрации области производится в машбюро отдела делопроизводства. Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно в приемных руководителей администрации области с соблюдением установленных правил печатания. 12.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется только в машбюро отдела делопроизводства. 12.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. 12.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики для печатания не принимаются. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. 12.5.Рукопись сдается в машинописное бюро. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилии исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид документа (служебное письмо, проект распоряжения и т.д.), кто печатал. 12.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документа соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, а также тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется информация: имя файла и его расположение, дата и место создания документа, инициалы и фамилия специалиста, печатавшего документ. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. 13. Копировально-множительные работы. 13.1. Копировально-множительные работы (размножение документов) в аппарате главы администрации области осуществляются отделом делопроизводства. На размножение в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы вместе с оформленным заказом на бланке установленной формы (приложение 14), подписанным начальником отдела делопроизводства и исполнителем. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и других материалов. Целесообразность копирования документов и материалов, необходимых для работы, определяют руководители структурных подразделений. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. 13.2. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. 13.3. Копирование бланков, используемых в администрации, не разрешается. Копирование (размножение) проектов постановлений и распоряжений главы администрации области производится по заявкам ответственных исполнителей. Размножение постановлений и распоряжений главы администрации области производится по заявкам протокольного сектора согласно рассылке. 13.4. В копировально-множительном бюро ведется учет произведенных работ на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются. 14. Звукозапись мероприятий. 14.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации области, руководителем аппарата главы администрации области, заместителями главы администрации области осуществляется отделом делопроизводства. Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитных носителях. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий проводится в случае необходимости в согласованные с организаторами сроки. Учет, техническую обработку, хранение обеспечивает отдел делопроизводства. В течение года звукозаписи хранятся в отделе делопроизводства, затем размагничиваются. 15. Контроль исполнения документов. 15.1. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. 15.2. Контроль исполнения документов осуществляют руководители администрации, структурных подразделений и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов и непосредственный контроль исполнения документов возлагается на аппарат главы администрации области. В структурных подразделениях контроль исполнения документов осуществляет помощник руководителя или секретарь приемной, либо другое лицо, ответственное за делопроизводство. 15.3. Обязательному контролю подлежат: указы и распоряжения Президента Российской Федерации по представлению органов власти, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения вышестоящих органов, письма депутатов, решения Законодательного Собрания области, постановления правительства Оренбургской области и распоряжения администрации области, письма различных учреждений по принципиальным вопросам, требующим незамедлительного решения, отдельные поручения руководства, предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из вышестоящих органов и редакций газет, а также присланные непосредственно в администрацию, важные инициативные письма администраций городов и районов, на которые необходимо получить срочный ответ. По указанию руководства администрации на контроль могут быть поставлены и другие документы. 15.4. Сроки исполнения документов. 15.4.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. 15.4.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решения руководства администрации, должна быть представлена руководству в день ее поступления, после чего немедленно передана в комитеты, управления, отделы для исполнения. 15.4.3. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации должны исполняться в 10-дневный календарный срок с момента их поступления в канцелярию, если не указан другой срок исполнения. Все другие документы, если в них не указаны сроки исполнения, должны быть исполнены не позднее 10 рабочих дней с момента их поступления исполнителю, содержащие в тексте указания "срочно" исполняются в 3-дневный срок. Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства. 15.4.4. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальный - руководителем, который его установил. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило. 15.5. Организация контроля исполнения документов. 15.5.1. Контроль исполнения документов ведется на карточках. В качестве контрольных карточек используются вторые экземпляры регистрационных карточек (РКК). 15.5.2. Служба контроля входит в организационный отдел и осуществляет следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов, направление карточки контролируемого документа в структурное подразделение, выяснение фамилии и телефона конкретного исполнителя, напоминание о сроке исполнения, получение информации о ходе и результатах исполнения, запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей администрации о состоянии и результатах исполнения, сообщение об этом на оперативных совещаниях, снятие документов с контроля по указанию руководителей, формирование картотеки исполненных документов. 15.5.3. На контрольных карточках, а также на контролируемых документах (на правом поле первого листа) проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю, а второй экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку (Приложение 16). Карточки группируются в структурных подразделениях в специальной контрольной картотеке по срокам исполнения документов. 15.5.4. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного разговора или при производственной проверке исполнителя, вносятся в графу "контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются. 15.5.5. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока. Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях (приложение 16а - рекомендательно). 15.5.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. 15.5.7. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении (п.5.1.9.), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 15.5.8. Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются в справках за каждый месяц и докладываются руководству администрации. 16. Составление номенклатуры и формирование дел. 16.1. Составление номенклатуры дел. 16.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации Оренбургской области, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел (Приложение 17). При составлении номенклатуры дел использованы "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации", М., 1993 г. и "Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации., М., 1997 г., перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (1989 г.), штатное расписание администрации, ГСДОУ, ГОСТы. 16.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации, контрольные картотеки, личные дела (вносятся под общим заголовком и единым индексом); каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Как правило, не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, бюллетени, экспресс-информации, справочники и другие подобные документы. 16.1.3. Составляемая номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии администрации. Одобренная, она представляется на согласование ЭПМК архивного отдела администрации области. После согласования утверждается руководителем аппарата главы администрации и с января нового года вводится в действие. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится у архивариуса, второй - используется в качестве рабочего, третий - в канцелярии, четвертый - в государственном архиве. 16.1.4. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения структуры, функций администрации, но не реже одного раза в пять лет. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. 16.2. Правила составления заголовков дел и их систематизация. 16.2.1. Главным элементом номенклатуры является заголовок дела. Заголовок дела - это краткое изложение содержания и сведений о составе документов. 16.2.2. В заголовок дела входят следующие элементы: - название вида документа или его разновидности (решение, распоряжение, протокол, постановление, план, отчет, переписка ...); - название учреждения; - адресат, корреспондент (название учреждения, от которого получены или адресованы документы); - вопрос, предмет, событие, факт, к которому относится содержание документов дела; - название территории, с которой связано содержание документов дела; - дата. Элементы располагаются в той последовательности, в которой изложены выше. 16.2.3. В номенклатуре дел названия структурных подразделений соответствуют утвержденной структуре администрации. После названия структурных подразделений в порядке значимости располагаются органы, действующие на общественных началах, и общественные организации. 16.2.4. Внутри каждого структурного подразделения дела располагаются по степени важности, логической последовательности, срокам хранения. Обложки дел оформляются после утверждения номенклатуры дел. 16.3. Формирование дел. 16.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 16.3.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются помощники руководителя, секретари приемных и другие лица, ответственные за делопроизводство. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: - заголовок на обложке дела и документы в деле должны строго соответствовать заголовкам дела по номенклатуре дел; - документы постоянного и временного хранения группируются в дела раздельно; - в дело помещаются документы только исполненные, правильно оформленные, одного календарного года (исключение составляют переходящие дела); - не подшивают в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, неисполненные, неоформленные, а также не относящиеся к данному вопросу; - дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм по высоте). 17.Подготовка документов к последующему хранению и использованию. 17.1.1. Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в администрации области создан ведомственный архив. Завершенные дела в течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителем аппарата главы администрации области. 17.1.2. Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: - проведение экспертизы ценности документов; - оформление дел; - составление описей; - составление актов о выделении к уничтожению документов и дел (Приложение 18). 17.2. Экспертиза ценности документов. 17.2.1. Экспертиза ценности документов - это установление научной, исторической и практической ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. 17.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) администрации. 17.2.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел, перечней документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, дел с отметкой "ЭПМК", дел временного хранения (до 10 лет). Непосредственный отбор документов производится лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. 17.2.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, акты о выделении документов и дел к уничтожению. Отбор документов на уничтожение и составление акта на них производятся после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот период. Дела уничтожаются по акту после утверждения описи дел постоянного хранения ЭПМК архивного отдела администрации области. 17.2.5. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке. Дела постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов (по установленной форме), оформление реквизитов обложки дела. 17.2.6. Обложка дел оформляется по установленной форме (Приложение 19).. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. 17.3.Составление описей дел. 17.3.1. На заверенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией, ежегодно составляются описи. 17.3.2. Описи дел структурных подразделений составляются лицами, ответственными за делопроизводство и обеспечение сохранности документов под методическим руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив. Секретари приемных руководителей и лица, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений и передачу их в ведомственный архив. 17.3.3. Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела по личному составу; - личные дела уволенных работников. 17.3.4. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи администрации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение. 17.3.5. Описи дел составляются по установленном форме (Приложение 20). При передаче дел на государственное хранение описи должны иметь справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, указатели, заверительный лист. 17.4. Оперативное хранение документов. 17.4.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела. 17.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. 17.4.3. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 17.4.4. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. 17.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи (изъятия) подлинника. 17.5. Передача дел в ведомственный архив администрации. 17.5.1. Сдача дел в ведомственный архив администрации осуществляется по графику, утвержденному руководителем аппарата главы администрации. Архив принимает дела постоянного хранения и по личному составу по описям; дела временного хранения по номенклатуре дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки картотек. 17.5.2. Специалист ведомственного архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. 17.5.3. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, специалист ведомственного архива оформляет выдачу дел во временное пользование. 17.5.4. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве администрации области - 10 лет, материалы по личному составу - 75 лет. По истечении указанных сроков документы передаются в государственный архив Оренбургской области. Приложение 1 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ наиболее употребляемых в управленческой деятельности администрации видов и разновидностей документов 1. Постановление правительства Оренбургской области - нормативный документ, принимаемый коллегиально на заседании правительства по вопросам государственного, хозяйственного, социально-культурного строительства. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый единолично главой администрации области в целях оперативного руководства по конкретным вопросам организации работы администрации области. 2. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. 3. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, учреждения, организации. 4. Инструкция - правовой акт, издаваемый администрацией области (или утверждаемый главой администрации) в целях установлениям правил, регулирующих организационные, документационно-технические, финансовые и иные социальные стороны деятельности структурных подразделений, должностных лиц и граждан. 5. Указание - распорядительный акт главы администрации, его заместителей по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения постановлений, распоряжений, инструкций и других актов администрации, а также вышестоящих органов власти и управления. 6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. 7. Извещение о заседании, собрании, совещании - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие. 8. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. 9. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. 10. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного и вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. 11. Обзор - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период. 12. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 13. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу. 14. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте, передается по факсу). 15. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телетайпу). 16. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). 17. Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров. 18. Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, осуществляется методом стенографии. 19. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. 20. Предложение - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. 21. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа. 22. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты руководителей и конкретных исполнителей. 23. Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. 24. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации. 25. Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. 26. Договор, соглашение - документ, содержащий порядок действий договаривающихся сторон, отражающий их права и ответственность. ---------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приложение 2 ¦ ¦ ¦ к распоряжению главы ¦ ¦ ¦ администрации области¦ ¦ ¦ от 21.08.98 N807-р ¦ ---------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ АДМИНИСТРАЦИЯ ¦ ¦ ¦ ОРЕНБУРГСКОЙ ¦ ¦ ¦ ОБЛАСТИ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------------- ¦________________ № ______________ ¦ ¦ ¦ г.Оренбург ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------------- Приложение 3 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р -------------------------------------------------------------------------- ¦ Руководитель аппарата главы ¦ СОГЛАСОВАНО ¦ ¦ администрации ¦ Зам.главы администрации ¦ ¦ ¦ ¦ -------------------------------------------------------------------------- ¦ ¦___________________________________ ¦ ¦ ¦_________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦ ¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦ ¦ -------------------------------------------------------------------------- С П Р А В К А о подготовке проекта распоряжения главы администрации Оренбургской области По вопросу: Проект внес: (Должность, фамилия, инициалы, личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями: ----------------------------------------------------------------------- ¦Наименование организации¦Фамилия и инициалы ¦ Дата ¦ Подпись ¦ ¦ ¦ (разборчиво) ¦согласования ¦должностног¦ ¦ ¦ ¦ проекта ¦ о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ПРИМЕЧАНИЕ: При наличии замечаний следует после подписи указать "Замечания прилагаются”. Отдел, комитет, управление, подготовившие проект распоряжения, прилагают справку по замечаниям. Заключение юриста______________________________________________________ ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- Кому разослано ________________________________________________ ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- В графе “Кому разослано” указать, кому необходимо послать полный текст распоряжения, выписки из распоряжения и приложения к распоряжению с указанием номеров приложений. Указатель рассылки распоряжения составил ________________________ ______________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, должность и личная подпись исполнителя документа) Проверил ____________________________________ (пом.зам.главы администрации) Приложение 4 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N807-р ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е _________________ № ___________ г.Оренбург Приложение 5 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р -------------------------------------------------------------------------- ¦ Руководитель аппарата главы ¦ СОГЛАСОВАНО ¦ ¦ администрации ¦ Зам.главы администрации ¦ ¦ ¦ ¦ -------------------------------------------------------------------------- ¦ ¦___________________________________ ¦ ¦ ¦_________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦ ¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦ ¦ -------------------------------------------------------------------------- С П Р А В К А о подготовке проекта постановления правительства Оренбургской области По вопросу: Проект внес: (Должность, фамилия, инициалы, личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями: ----------------------------------------------------------------------- ¦Наименование организации¦Фамилия и инициалы ¦ Дата ¦ Подпись ¦ ¦ ¦ (разборчиво) ¦согласования ¦должностног¦ ¦ ¦ ¦ проекта ¦ о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------------------------- ПРИМЕЧАНИЕ: При наличии замечаний следует после подписи указать "Замечания прилагаются”. Отдел, комитет, управление, подготовившие проект распоряжения, прилагают справку по замечаниям. Заключение юриста______________________________________________________ ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- Кому разослано ________________________________________________ ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- В графе “Кому разослано” указать, кому необходимо послать полный текст распоряжения, выписки из распоряжения и приложения к распоряжению с указанием номеров приложений. Указатель рассылки распоряжения составил ________________________ ______________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, должность и личная подпись исполнителя документа) Проверил ____________________________________ (пом.зам.главы администрации) Приложение 6 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р С П И С О К приглашенных на заседание правительства Оренбургской области По вопросу: Докладчик: (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность) Приглашаются: -------------------------------------------------------- ¦Фамилия, имя, отчество (полностью)¦Занимаемая должность¦ -------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------------------------------------------------------- Подпись « ____» ____________ 199 ___ г. Приложение 7 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, поступающих в администрацию, не подлежащих регистрации 1. Копии нормативных актов субъектов Российской Федерации. 2. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры. 3. Отчеты и информации, прилагаемые для сведения. 4. Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания. 5. Пакеты с пометкой "лично", поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты. 6. Извещения о совещаниях, конференциях и семинарах, программы их проведения и материалы к ним, кроме правительственных. 7. Рекламные проспекты. 8. Копии счетов на оплату. 9. Бланки документов и формы. 10. Первичная документация бухгалтерского учета. 11. Документы материального учета. 12. Распоряжения (копии) глав администраций городов и районов. 13. Справочно-информационные материалы горрайадминистраций, присланные по просьбе администрации области. 14. Планы и программы повышения деловой квалификации. 15. Документы без подписей. Примечание: Документы, перечисленные в пп. 3, 4, 9, 11, 12, 13, 14, подлежат специальному учету в соответствующих службах администрации области. Приложение 8 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон:... (3532) 77-96-00, 77-69-31 телефакс:................. (3532) 77-38-02 телетайп:............... 144249 ЛИДЕР ___________________ № _______________ На № ____________ от_________________ Приложение 9 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ _________________ № _______________ г.Оренбург Приложение 10 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон (3532) 77-69-31, телефакс (3532) 77-38-02, телетайп 144249 ЛИДЕР __________________________________________________________________ от __________ № _______ На № ______ от ___________ Приложение 11 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ АППАРАТ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон (3532) 77-32-11, телефакс (3532) 77-38-02, телетайп 144249 ЛИДЕР ---------------------------------------------------------------------------- от __________ № _______ На № ______ от _________ Приложение 11 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ А П П А Р А Т ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон:.................. (3532) 77-32-11 телефакс:................. (3532) 77-38-02 телетайп:............... 144249 ЛИДЕР ____________ № ______________ На № __________ от_______________ Приложение 12 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ОБРАЗЕЦ ПОРУЧЕНИЯ ФОРМАТА А6 АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________________________ к № _________________ Заместитель главы администрации “_____” ____________ 199___ г. Приложение 13 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ 1. Акты (списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений и т.п.). 3. Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления, внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. Отчеты (о производственной и финансово-хозяйственной деятельности, командировках и т.д.). 5. Номенклатуры дел ( с указанием сроков хранения). 6. Планы (работы администрации, правительства области и т.д.). 7. Положения (о структурном подразделении, премировании и т.д.). 8. Программы (проведения мероприятий и т.д.). 9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, на ремонт и т.д.). 10. Структура и штатная численность. 11. Уставы. 12. Формы унифицированных документов. 13. Штатные расписания и изменения к ним. 14. Соглашения. Приложение 14 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р -------------------------------------------------------- ¦ ПРИНЯТЬ ЗАКАЗ ¦В бюро копировально-множи- ¦ ¦ Начальник отдела ¦тельных работ администрации ¦ ¦ делопроизводства ¦области ¦ ¦ ¦ ¦ ¦____________________ ¦ ЗАКАЗ № ____________ ¦ ¦“___” ________199__г ¦ на выполнение ¦ ¦ ¦ множительных работ ¦ -------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦Наименование подразделения _____________________ ¦ ¦________________________________________________ ¦ ¦Исполнитель ____________________________________¦ ¦№ телефона _____________ наименование документа¦ ¦(полностью) _____________________________________¦ ¦Количество страниц _______ , экземпляров ________¦ ¦с оборотом или без оборота ______________________¦ ¦ ¦ ¦Подпись руководителя подразделения _____________¦ ¦“____” ____________ 199 ___ г.¦ ¦Материал в колич.экз. ________________ получил¦ ¦ ________________________________________________ ¦ ¦“ ___ “ _____________ 199 ___ г.¦ -------------------------------------------------------- Приложение 15 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых ставится гербовая печать 1. Акты (списания, передачи дел, экспертизы и т.д.). 2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). 3. Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.). 4. Заявки (на оборудование). 5. Командировочные удостоверения. 6. Платежные поручения. 7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 8. Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг). 9. Представления и ходатайства. 10. Положения об управлениях, комитетах и отделах. 11. Смета расходов. 12. Справки (о з/плате и т.д.). 13. Титульные списки. 14. Уставы. 15. Штатные расписания. 16. Соглашения. 17. Удостоверения личности. 18. Представления и ходатайства о награждении. 19. Протоколы заседаний (правительства, коллегии и др.). Приложение 16 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р П Р А В И Л А заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) ------------------------------------------------------------------------------ ¦Название вида документа ¦При регистрации поступающего документа записывается¦ ¦ ¦название организации (лица - автора документа). При¦ ¦ ¦регистрации писем графа не заполняется ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Автор (корреспондент) ¦При регистрации поступающего документа ¦ ¦ ¦записывается название организации¦ ¦ ¦(далее лица - автора документа). При регистрации ¦ ¦ ¦отправляемых документов записывается¦ ¦ ¦название организации (лица - ¦ ¦ ¦корреспондента). Допускается применение¦ ¦ ¦сокращенного названия организации. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дата документа ¦Дата, присвоенная документу организацией - ¦ ¦ ¦автором, переносится на РКФ: число, месяц,¦ ¦ ¦год тремя парами арабских цифр. ¦ ¦ ¦ ¦Индекс документа ¦Индекс, присвоенный документу организацией-¦ ¦ ¦автором, переносится на РКФ с поступившего или¦ ¦ ¦отправляемого документа. ¦ ¦ ¦ ¦Дата поступления ¦Дата поступления документа в организации¦ ¦ ¦переносится на РКФ с регистрационного штампа¦ ¦ ¦тремя парами арабских цифр. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Индекс поступления ¦Индекс, присвоенный документу организацией-¦ ¦ ¦получателем, переносится при регистрации¦ ¦ ¦поступления на РКФ из регистрационного штампа.¦ ¦ ¦После исполнения документа дополняется номером¦ ¦ ¦дела по номенклатуре дел или другими индексами. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Заголовок документа ¦Переносится заголовок, сформулированный или краткое¦ ¦ ¦содержание на документе. ¦ ¦ ¦При отсутствии заголовка на документе он¦ ¦ ¦формулируется в соответствии с положениями ГСДоу. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Резолюция ¦Переносится на РКФ с документа основное содержание¦ ¦ ¦поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Срок исполнения ¦Проставляется число, месяц, год - тремя парами¦ ¦ ¦арабских цифр. При регистрации отправляемого¦ ¦ ¦инициативного документа записывается дата¦ ¦ ¦ожидаемого ответа. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Отметка об исполнении ¦Краткая запись решения вопроса по существу или дата¦ ¦ ¦и индекс ответного документа. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дело N ¦Индекс дела в соответствии с номенклатурой. ¦ ------------------------------------------------------------------------------ Приложение 16а к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р Справка о состоянии исполнения документов на 00.00.00 в управлении ... 00.00.00 N ________ --------------------------------------------------------------------- ¦NN ¦Название ¦ Краткое ¦Дата ¦ Срок ¦Фамилия ¦Состоя- ¦Причины ¦ ¦п/п¦документа¦содержание¦ N ¦исполнения¦исполни-¦ ние ¦невыпол-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ теля ¦исполне-¦ нения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ния ¦ ¦ --------------------------------------------------------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ --------------------------------------------------------------------- Приложение 17 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ОРЕНБУРГСКОЙ Руководитель структурного ОБЛАСТИ подразделения Номенклатура дел _________________ № _________________ (место составления) на ________ год ___________________________________________________________________ (наименование раздела) ------------------------------------------------------------------ ¦ Индекс ¦Заголовок дела ¦Количество дел ¦Срок хранения¦Примечание¦ ¦ дела ¦ (тома, части) ¦(томов, частей)¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------------ Должность руководителя службы документационного обеспечения Подпись, инициалы, фамилия СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПМК архивного отдела от _________ № ______ от ___________ № _________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации ------------------------------------------------------------- ¦По срокам хранения¦Всего¦В том числе переходящих с отметкой ¦ ¦ ¦ ¦ “ЭПМК” ¦ ------------------------------------------------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ ------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦постоянного ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦временного ¦ ¦ ¦ ¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦временного ¦ ¦ ¦ ¦(до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Итого: ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------- Должность руководителя структурного подразделения подпись Инициалы, фамилия Приложение 18 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ Руководитель структурного подразделения А К Т подпись инициалы, дата фамилия ________________ № ______________ (место составления) О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению На основании______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N____________________ (название фонда) ---------------------------------------------------------------------------------- ¦ № ¦Заголовок ¦ Дата ¦ Номера ¦ Индекс дела ¦ Кол-во ¦ Сроки ¦При ¦ ¦п/п¦ дела или ¦дела или ¦ описей ¦(тома, части) по ¦ дел ¦ хранения ¦меча¦ ¦ ¦групповой ¦ крайняя ¦ (номенк- ¦ номенклатуре ¦(томов, ¦дела (тома, ¦ние ¦ ¦ ¦заголовок ¦дата дел ¦ латур) за ¦ или № дела по ¦частей) ¦ части) и ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ ..... ¦ описи ¦ ¦ номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ год(ы) ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ ---------------------------------------------------------------------------------- Итого ______________________дел за ____________________ годы цифрами и прописью Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________ наименование архивного учреждения (протокол от ___________ № ____________). Наименование должности лица, проводившего подпись инициалы, экспертизу ценности документов фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации области от ______________ № ________ Приложение 19 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р Код госархива ______________ Код учреждения ____________ ________________________________________ Д. N_______________________ ________________________________________ Оп.N_______________________ ________________________________________Ф. N _______________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) Д Е Л О N _______ том N __________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ (заголовок дела) ____________________________________________________________________ (дата) Ф. N _________ На ______________ лист Оп.N _________ Хранить ______________ Д. N _________ Приложение 20 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения подпись инициалы, фамилия дата Фонд N _________ Опись N ________ дел постоянного хранения за ___________ год ______________________________________________________________ Название раздела структурного подразделения администрации ---------------------------------------------------------------------- ¦№№ ¦Индекс ¦Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Кол-во листов в ¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦(тома, части)¦ деле (томе, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ ---------------------------------------------------------------------- В данный раздел описи внесено _______________________________ дел (цифрами и прописью) С N ________ по N ___________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности подпись инициалы, составителя описи фамилия Заведующий ведомственным архивом подпись инициалы, (лицо, ответственное за архив) фамилия Дата СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК администрации области Протокол ЭК архивного учреждения от __________ N ________ от ___________ N __________ Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
