|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 № 298ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 08.10.2003 N 298 Утратил силу - Постановление Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 г. N 295 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", а также в целях приведения в соответствие основных положений организации и ведения делопроизводства и документооборота в указанных органах действующему порядку в федеральных органах исполнительной власти, Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области. 2. Руководителям органов государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота. Губернатор Г.М. Ходырев ОГЛАВЛЕНИЕ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ XI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (далее именуется - Инструкция), разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (далее - органы государственной власти). 1. 2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области. 1. 3. Органы государственной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Нижегородской области и настоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов государственной власти после согласования с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области. 1. 4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе государственной власти области, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. 1. 5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа государственной власти области осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа государственной власти области. 1. 6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах государственной власти возлагается на руководителей соответствующих органов. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 2. 1. Деятельность органа государственной власти области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа государственной власти области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом государственной власти области, другими органами управления и организациями. 2. 2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденных руководителем органа государственной власти области. 2. 3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 и N 12 (для оформления табличных материалов), через 1-2 интервала. III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ 3. 1. Подготовка и оформление законопроектов, вносимых Губернатором в Законодательное Собрание области 3. 1.1. Разработка проектов законов области (законопроектов) осуществляется органами государственной власти области в соответствии с принимаемыми Законодательным Собранием Нижегородской области программами и планами законопроектной деятельности. 3. 1.2. Законопроекты вносятся в Правительство области органами государственной власти области - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих материалов: текст законопроекта; текст проекта постановления Законодательного Собрания Нижегородской области (в случае, если готовится проект закона области); пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта, а также перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию; финансово-экономическое обоснование законопроекта; заключение по результатам юридической экспертизы законопроекта. Законопроект, подготавливаемый для внесения Губернатором в Законодательное Собрание Нижегородской области, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и представляется с сопроводительным письмом в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области на бумажном и на магнитном носителе (или по электронной почте) в виде файла формата RTF (приложение 1). 3. 1.3. Законопроект, представленный в Правительство, должен быть завизирован лицом, возглавляющим орган власти, подготовивший (вносящий) законопроект, или лицом, его замещающим, и согласован с министерством государственно-правового обеспечения Нижегородской области, а также с другими заинтересованными органами (организациями). Согласование оформляется визой лица, возглавляющего орган (организацию), или уполномоченного им заместителя. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. В случае наличия приложений в законопроекте визы проставляются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения в нижней его части. 3. 1.4. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их органам власти. 3. 1.5. Министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области в соответствии с поручением Губернатора или первого заместителя Губернатора - члена Правительства обеспечивает в десятидневный срок с момента поступления законопроекта подготовку проекта заключения и представления его Губернатору или первому заместителю Губернатора - члену Правительства. 3. 1.6. В целях подготовки заключения министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области имеет право запрашивать информацию у министерств, иных органов государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора области, которые незамедлительно, в сроки, указанные в запросе, но не более 3-х рабочих дней с момента получения запроса, обязаны предоставить запрашиваемую информацию в полном объеме. Проект заключения или официального отзыва на законопроект прорабатывается и оформляется (приложения 2, 3) министерством государственно-правового обеспечения Нижегородской области. Заключение или официальный отзыв подписывается Губернатором или его первыми заместителями и направляется в Законодательное Собрание области. 3. 1.7. Представление законопроектов при обсуждении их в комиссиях и комитетах Законодательного Собрания области, а также на заседании Законодательного Собрания осуществляет разработчик законопроекта - руководитель органа государственной власти области (лицо, его замещающее), либо лицо, уполномоченное Губернатором на представление законопроекта. 3. 1.8. Законопроект, принятый Законодательным Собранием области в первом чтении и поступивший в Правительство в соответствии с решением Законодательного Собрания области, направляется Губернатором в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области для его рассмотрения, подготовки и представления проекта согласованных поправок к законопроекту или иных предложений. Срок представления проекта поправок определяется, исходя из необходимых сроков их направления в Законодательное Собрание области. Поправки к законопроекту, подписанные Губернатором, направляются в Законодательное Собрание области в срок, определенный решением Законодательного Собрания области, но не позднее 10 дней со дня поступления законопроекта в Правительство. По согласованию с Законодательным Собранием области этот срок может быть продлен. 3. 2. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Нижегородской области 3. 2.1. Подготовка и оформление проектов актов Правительства производятся в установленном порядке в соответствии с Регламентом Правительства Нижегородской области. 3. 2.2. Проекты актов Правительства Нижегородской области направляются в Правительство с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений. Письмо подписывается руководителем органа, представившего проект, либо лицом, его замещающим. 3. 2.3. Если в тексте проекта акта Правительства упоминаются ранее принятые акты, то делается ссылка на номер и дату ранее принятого акта. Если готовящийся акт Правительства влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства, эти изменения или дополнения представляются в виде отдельных актов одновременно с ним. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить готовящимся проектом акта Правительства, в обязательном порядке прилагаются к данному акту. 3. 2.4. Проект акта Правительства по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации или акта Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации. 3. 2.5. Проект акта Правительства Нижегородской области печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 или N 12 (для оформления табличных материалов), через полуторный межстрочный интервал (материалы, представленные в табличной форме, допускается печать через одинарный межстрочный интервал). В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. 3. 2.6. Каждый напечатанный лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,0 до 2,5 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 1,5 см. 3. 2.7. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Страницы текста приложений нумеруются отдельно. 3. 2.8. Проекты актов Правительства оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4,5). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4. Проект акта имеет следующие реквизиты: Гриф (пометка) ограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним. Наименование вида акта - постановление Правительства Нижегородской области или распоряжение Правительства Нижегородской области. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143. К порядковому номеру распоряжения Правительства через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер постановления и распоряжения Правительства области располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа; Заголовок - печатается на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Правительства области печатается от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом. Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлении Правительства области завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородской области. Слова " Губернатор " печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородской области печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Нижегородской области печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений). Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1,5 межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение Правительства. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N__ к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от _____________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д). При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте сносок, ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе каждого приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листе согласований. 3. 3. Подготовка и оформление актов Губернатора 3. 3.1. В соответствии с Уставом Нижегородской области актами Губернатора являются указы и распоряжения, принимаемые Губернатором в пределах своих полномочий. 3. 3.2. Акты, имеющие нормативный характер, принимаются, как правило, в форме Указов. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений. 3. 3.3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Нижегородской области производится органом или должностным лицом, ответственным за подготовку проекта акта Губернатора области, в следующем порядке: проработка вопросов, составляющих основу проекта указа (распоряжения); составление текста проекта акта Губернатора и, при необходимости, пояснительной записки к нему; согласование проекта акта Губернатора с заинтересованными органами исполнительной власти, организациями; направление проекта акта на юридическую экспертизу в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области на предмет соответствия проекта действующему законодательству. 3. 3.4. Ответственность за качество проекта акта Губернатора Нижегородской области возлагается на руководителей органов власти, учреждений и организаций, которые вносят этот проект. 3. 3.5. Проекты актов Губернатора печатаются на бланках установленной формы. 3. 3.6. Проекты указов Губернатора области оформляются аналогично проектам постановлений Правительства области, проекты распоряжений Губернатора области оформляются аналогично проектам распоряжений Правительства области (см.раздел 3.2. Инструкции) (приложения 6, 7). 3. 4. Порядок регистрации и рассылки актов Губернатора и Правительства 3. 4.1. Указы и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства регистрируются раздельно в пределах календарного года. Порядковый номер акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия - отдельно для каждого вида акта. К порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р". 3. 4.2. Подлинники актов Губернатора и Правительства, справки подразделений-исполнителей, указатели рассылки и остальные материалы формируются и остаются в министерстве государственно-правового обеспечения Нижегородской области. 3. 4.3. Министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области обеспечивает изготовление копий актов Губернатора и Правительства Нижегородской области, рассылку их исполнителям, иным заинтересованным органам и должностным лицам. В указанных копиях соответствие их подлиннику удостоверяется печатью отдела документационного обеспечения министерства государственно-правового обеспечения Нижегородской области. Рассылка актов Губернатора и Правительства Нижегородской области осуществляется в течение 3 рабочих дней, срочных - незамедлительно. 3. 4.4. Акты Губернатора и Правительства направляются адресатам (в виде копий) в соответствии со списком рассылки, подписанным исполнителем, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам. Если акты Губернатора и Правительства направляются организациям, не входящим в утвержденный список рассылки, то исполнитель должен внести в список рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса. Дополнительная рассылка актов Губернатора и Правительства осуществляется по заявке подразделения-исполнителя, о чем делается отметка в списке рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию министра государственно-правового обеспечения Нижегородской области. 3. 5. Подготовка и оформление правовых актов органов государственной власти 3. 5.1. Правовые акты принимаются в единоличном порядке руководителем органа государственной власти (кроме актов, которые в соответствии с действующим законодательством, принимаются исключительно в коллегиальном порядке в пределах их компетенции). Акты, изданные совместно, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу также совместно, по согласованию. 3. 5.2. Руководитель органа государственной власти издает акты в виде приказа (за исключением случаев, когда в соответствии с федеральным законодательством в Положении органа исполнительной власти предусмотрено иное наименование издаваемого акта). В случае, если акт принят решением коллегиального органа исполнительной власти, он издается в виде решения. Подготовленные министерствами и иными органами исполнительной власти Нижегородской области акты иных наименований (положения, указания, правила и другие) утверждаются приказами (за исключением случаев, когда в соответствии с федеральным законодательством в Положении органа исполнительной власти предусмотрено иное наименование издаваемого акта) или решениями (в случае утверждения их коллегиальным органом исполнительной власти). Издание актов в виде писем и телеграмм не допускается. 3. 5.3. Акт может быть издан совместно несколькими органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими. 3. 5.4. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов органов государственной власти устанавливаются постановлением Правительства Нижегородской области с учетом требований, изложенных в постановлении Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", утвержденных приказом Министерства юстиции РФ от 14.07.1999 N 217. IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4. 1. Приказ 4. 1.1. Приказами (распоряжениями, решениями - в случае, когда в соответствии с федеральным законодательством в Положении органа исполнительной власти предусмотрено иное, чем приказ, наименование издаваемого акта) оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа государственной власти. Проекты приказов (распоряжений, решений) (далее - приказов) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа государственной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем органа государственной власти или по его поручению заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы ДОУ. 4. 1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также в случае необходимости руководителями других заинтересованных подразделений. Возражения по проекту приказа излагаются в прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. Порядок визирования (согласования) приказов определяется руководителем органа государственной власти. 4. 1.3. Ксерокопии приказов заверяют печатью органа государственной власти и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Официальная копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ. 4. 1.4. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размером N 14 - N 12. Текст приказа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Датой приказа является дата его подписания. Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа государственной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. Приказ имеет следующие реквизиты: Наименование органа государственной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 - N 12 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа в нижней части документа. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа государственной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения в нижней части документа. Образец оформления приказа приведен в приложении 8. 4. 1.5. При оформлении совместного приказа: наименования органов государственной власти - располагаются на одном уровне; наименование вида документа - приказ; располагается центровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. подписи руководителей органов государственной власти располагаются ниже текста на одном уровне. 4. 2. Положение, правила, инструкция 4. 2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов государственной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения, правила и инструкции применяются как акты, утверждаемые органом государственной власти; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении. 4. 2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 4. 2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А-4 шрифтом N 14 - N 12. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) располагается центровано по отношению к основному тексту. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4. 3. Протокол 4. 3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа государственной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения), полными (содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседания записывается дословно). 4. 3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУ подразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. 4. 3.3. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14. 4. 3.4. Протокол имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - протокол. Вид заседания, совещания, например: П Р О Т О К О Л заседания рабочей группы Совета по информатизации при Губернаторе Нижегородской области или совещания у (наименование должности) Ф.И.О. При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов заседания (совещания) Правительства области, совещаний с участием Губернатора или его первых заместителей. Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой. дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номера протоколов заседаний (совещаний) состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Дата и номер печатаются справа через 2 одинарных межстрочных интервала ниже реквизита Место проведения заседания, совещания полужирным шрифтом и подчеркиваются. Например: г. Нижний Новгород от 10 апреля 2002 года N 12 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части после слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ указываются должность, фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано прописными буквами, под ним через 1 одинарный межстрочный интервал прописными буквами - должность председательствовавшего, затем через 1 одинарный межстрочный интервал - также центровано инициалы и фамилия прописными буквами. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 одинарный межстрочный интервал после фамилии и инициалов председательствовавшего, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 одинарными межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поля шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициал и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним. Протокол регистрируется в службе ДОУ, где ему присваивается номер, который состоит из инициалов фамилии, имени и отчества председательствующего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию и порядкового номера протокола, который присваивается службой ДОУ в пределах календарного года. На протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем, ответственным за подготовку совещания. Образцы оформления протоколов и выписки из протокола приводятся в приложении 10. 4. 4. Служебные письма 4. 4.1. Письма оформляются на бланках установленной формы. 4. 4.2. Письмо имеет следующие реквизиты: Дата - оформляется словесно-цифровым способом. Датой письма является дата его подписания. Исходящий номер в письмах за подписью руководителей органов государственной власти должен начинаться с индекса органа государственной власти, присвоенного органу распоряжением Губернатора области от 21.01.2002 N 47-р "Об утверждении классификатора органов государственной власти, подчиненных Губернатору Нижегородской области" и включать в себя порядковый номер по единой нумерации с начала года, установленной в органе государственной власти. например: 21-924+.. (где 21 - индекс органа государственной власти, а 924 - порядковый номер по единой нумерации, установленной в органе государственной власти). Письма, подписанные руководителем структурного подразделения, входящего в состав органа государственной власти, печатаются на простом бланке, форма которого утверждается приказом руководителя органа государственной власти. Исходящий номер таких писем проставляется в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в органе государственной власти. Адресат - адресат печатается в границах, предусмотренных утвержденным бланком писем органов государственной власти. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 одинарным межстрочным интервалом. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту через отделения почтовой связи, в том числе и частному лицу. При направлении служебного письма в организацию ее наименова ние пишется в именительном падеже, например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например: Законодательное Собрание Нижегородской области Комитет по социальным вопросам Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например: Председателю Законодательного Собрания Нижегородской области И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например: Ректору Московской государственной медицинской академии имени И.П.Сеченова профессору И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Главам местного самоуправления Нижегородской области Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через одинарный межстрочный интервал, например: Фамилия И.О. пр.Космонавтов, д.8, кв.15, г.Санкт-Петербург, А-49, 197049 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается. Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через одинарный межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. При наличии в тексте письма ссылки на другие документы указывается их точное наименование и дата издания в следующей последовательности: наименование документа, издатель, дата, номер, заголовок. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3 лица единственного числа (Правительство вносит, министерство представляет и т.д.). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...............................! При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Слово Приложение отделяется от текста 2 одинарными межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст реквизита "Приложение" печатается через одинарный межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа: Приложения: 1. Проект областного закона о +... на 7 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту областного закона о .... на 3 л. в 1 экз. 3. Заключение Правительства Нижегородской области по законопроекту о ++. на 3 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: программа в 3 экз. Нумерация страниц приложений осуществляется отдельно от нумерации страниц письма, начиная со второй страницы каждого приложения. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами. Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию: Министр И.О. Фамилия Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия: Министр финансов Нижегородской области И.О. Фамилия При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным интервалом 1,5, например: Председатель комитета по Председатель комитета по охране природы и управлению физкультуре, спорту и туризму природопользованием подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Письма на гербовых бланках органа государственной власти подписываются руководителем органа государственной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а также заместителями руководителя органа государственной власти по вопросам, входящим в их компетенцию. Письма на бланках структурных подразделений органа государственной власти могут быть подписаны руководителем структурного подразделения органа государственной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом меньшим, чем основной текст. Примечание. При печати проектов писем за подписью Губернатора размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений). Образцы служебных писем приведены в приложениях 11 и 12. 4. 5. Служебные телеграммы 4. 5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы. 4. 5.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: Москва, ул.Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой Заволжье Нижегородской, Клин Московской Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом: Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...............................! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа государственной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5. 1. Бланки документов 5. 1.1. Документы органа государственной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органов государственной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и с распоряжением Губернатора Нижегородской области от 06.02.2002 N 134-р "Об утверждении образцов бланков с изображением Герба Нижегородской области" Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 5. 1.2. В органах государственной власти применяются следующие бланки: гербовые бланки с изображением Герба Нижегородской области с указанием наименования органа государственной власти; бланки с изображением Герба Нижегородской области с указанием должности руководителя органа государственной власти (могут использоваться как бланки резолюции руководителя при изготовлении на бумаге формата А-6); бланки с изображением Герба Нижегородской области с наименованием вида правового акта органа государственной власти области; бланки без изображения Герба Нижегородской области с наименованиями структурных подразделений органа государственной власти, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями. Состав видов бланков без изображения Герба Нижегородской области, применяемых в органе государственной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ. 5. 1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 5. 1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков с изображением Герба Нижегородской области осуществляется на основании распоряжения Губернатора Нижегородской области; без изображения Герба Нижегородской области - после утверждения руководителем органа государственной власти соответствующих образцов бланков. 5. 1.5. Бланки с воспроизведением Герба Нижегородской области должны быть изготовлены полиграфическими организациями, имеющими лицензии на право изготовления гербовых бланков. 5. 2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа государственной власти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже. 5. 2.1. Возможна пометка ограничения доступа к документу. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Пометка секретности печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже пометки секретности через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. 5. 2.2. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту резолюций руководителей по рассмотренным документам, а также к текстам телеграмм, телефонограмм, извещений, заголовок не составляется. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. 5. 2.3. Адресование документа Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И.Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д.Иванову При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: Калинину И.П. ул.Садовая, д.5, кв.12 Киреевский р-н, г.Липки Тульская обл., 301264 5. 2.4. Согласование документа Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются руководителем подразделения, где готовится проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органа государственной власти, ими должны быть завизированы. Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за текст, каждый в пределах своей компетенции. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется: в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа; на законопроектах - в нижней части лицевой стороны последнего листа; на втором экземпляре документа, остающегося в органе государственной власти, - на лицевой стороне последнего листа ниже подписи. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Иванов 28. 10.2000 Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Министр здравоохранения Нижегородской области ______________ __________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 30. 09.2002 СОГЛАСОВАНО Письмо комитета по делам архивов от 30.09.2002 N .... Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". 5. 2.5. Утверждение документа На документах, подлежащих утверждению (программы, штатные расписания, изменения в штатные расписания, штатная численность, планы, должностные инструкции, отчеты, акты, графики и т.д.), гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 16.10.2000 N 1505 или: УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной архивной службы России ______________ __________________ (личная подпись) (И.О.Фамилия) 16.10.2000 При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. 5. 2.6. Резолюция В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 5. 2.7. Подпись документа Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы законодательной (представительной), исполнительной и судебной власти Нижегородской области, а также в адрес Губернатора Нижегородской области, его первых заместителей и в адрес должностных лиц органов местного самоуправления, подписываются руководителем органа государственной власти или, по его поручению, заместителями в пределах утвержденного распределения обязанностей между ними. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должность лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, член комиссии). В подписанные документы запрещается вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 5. 2.8. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, график, инструкция, положение, отчет, список и т.п.) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002). На документах, оформленных на бланках, дата располагается в зависимости от расположения этого реквизита (угловой или продольный). На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. 5. 2.9. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста. При направлении документов в адрес Губернатора или Законодательного Собрания отметка об исполнителе делается на оборотной стороне последнего листа документа. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например: Максимова Нина Сергеевна 98-88-14 или Максимова 98-88-14 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 5. 2.10. Оформление приложений к документу Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Например: Приложение N 2 к приказу министерства здравоохранения Нижегородской области от N Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если приложения направляются не во все, указанные в списке рассылки адреса, то приложения оформляются следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. 5. 2.11. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6. 1. Организация документооборота 6. 1.1. Движение документов в органах государственной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 6. 1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах государственной власти, регламентируются инструкцией по делопроизводству в органе государственной власти, положениями о структурных подразделениях органа государственной власти и должностными инструкциями их работникам. 6. 1.3. При применении в органах государственной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. 6. 2. Организация доставки документов 6. 2.1. Доставка документов в органы государственной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в органы государственной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 6. 2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 6. 3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 6. 3.1. Документы, поступающие в органы государственной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части первого листа основного документа, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер. 6. 3.2. Предварительное рассмотрение документов проводится службой ДОУ с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Документы, адресованные в орган государственной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству для принятия решения. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа государственной власти или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где фиксируется содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 6. 3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 6. 4. Организации обработки и передачи отправляемых документов 6. 4.1. Документы, отправляемые органом государственной власти, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа государственной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки и зарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров. Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов государственной власти. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службу ДОУ. 6. 4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству органа государственной власти, с учетом функционирующих в органе государственной власти технических и программных средств. 6. 4.3. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108. Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором или первыми заместителями Губернатора. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов государственной власти Нижегородской области. Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом: в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например: "правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя; текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами; на свободном от текста месте проставляется печать органа государственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органа государственной власти, дата (день отправления) и регистрационный номер; копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона; телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись воспроизводится на пишущей машинке и дополнена заверительной записью и печатью организации. 6. 4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. 6. 4.5. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Она подписывается руководителем органа государственной власти, и после регистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ. 6. 4.6. Телефонограммы, адресованные руководителю органа государственной власти, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в службе ДОУ и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства. 6. 4.7. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы. 6. 5. Порядок прохождения внутренних документов 6. 5.1. Все документы, рассмотренные руководителем органа государственной власти и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ. 6. 5.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ. 6. 5.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. 6. 5.4. В подразделениях органа государственной власти учет поступления документов ведется в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы и в автоматизированном режиме. 6. 5.5. Руководитель органа государственной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке должностного лица. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в регистрационные журналы и в автоматизированную систему. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа государственной власти. 6. 5.6. В резолюции, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) исполнения документа. В тексте резолюции могут быть указания "срочно", которые предусматривают соответственно 3-дневный (в рабочих днях) срок исполнения, считая от даты подписания. Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 6. 5.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа государственной власти области. 6. 5.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа государственной власти области ведется службой ДОУ в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журнале регистрации исходящих документов, а также в автоматизированном режиме. 6. 5.9. Служба ДОУ регулярно, один раз в месяц, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа государственной власти области о состоянии работы с документами. 6. 5.10. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней, индивидуальной Инструкцией по делопроизводству органа государственной власти области. 6. 5.11. При составлении и оформлении документов сотрудники органа государственной власти области руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней, а также индивидуальной Инструкцией органа государственной власти области. Подробно порядок прохождения внутренних документов должен быть определен в индивидуальных Инструкциях по делопроизводству органа государственной власти области. 6. 6. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи 6. 6.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри органов исполнительной власти области и организациям (организациями), имеющим соответствующие программные средства. 6. 6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 6. 6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 6. 6.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания, размещения Правительства области, и устанавливаются в службах делопроизводства подразделений или приемных руководителей. 6. 6.5. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 6. 6.6. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 6. 6.7. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения. 6. 6.8. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. 6. 6.9. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 13) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год. 6. 6.10. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. 6. 6.11. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 6. 7. Печатание, размножение и учет количества документов 6. 7.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подготовивших соответствующий проект документа. 6. 7.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные. Материалы размножаются с первого экземпляра подлинника. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения и подписанный руководителем службы ДОУ. 6. 7.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится службой ДОУ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. 6. 7.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по органу государственной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. 6. 8. Работа исполнителей с документами 6. 8.1. Руководители структурных подразделений органа государственной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 6. 8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 6. 8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 6. 8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 6. 8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 6. 9. Работа с обращениями и запросами депутатов 6. 9.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляются в соответствии с законодательством области. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством области и правовыми актами органов местного самоуправления. 6. 9.2 Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа государственной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 6. 9.3. В структурных подразделениях органа государственной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях - проекты поручений соответствующим организациям. 6. 9.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 6. 10. Работа с обращениями граждан 6. 10.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляется отделом по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора области. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и его первых заместителей, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан. 6. 10.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами отдела в соответствующие органы исполнительной власти области, в ведении которых находятся поставленные вопросы. 6. 10.3. Поступившие в органы исполнительной власти области письменные обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами, и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца. 6. 10.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 6. 11. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" 6. 11.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. 6. 11.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. 6. 11.3. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства, при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 6. 11.4. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти области осуществляется под расписку. 6. 11.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования". VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 7. 1. Регистрация документов 7. 1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 7. 1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 7. 1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. 7. 1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы руководителя органа государственной власти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п. 7. 1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов службой ДОУ. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 7. 1.6. Документы регистрируются в журналах, а также могут регистрироваться с помощью автоматизированных (компьютерных) систем. 7. 1.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса органа государственной власти по классификатору органов государственной власти, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа государственной власти, может дополняться индексом структурного подразделения органа государственной власти, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком дефиса. 7. 1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
