|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 № 298код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 7. 2. Организация поисковой системы по документам 7. 2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах государственной власти создаются поисковые системы по документам. 7. 2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники, - автоматизированные поисковые системы. 7. 2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 7. 2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности органа государственной власти; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 7. 2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста. 7. 2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа государственной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа государственной власти, иным государственным органам, организациям, физическим лицам. 7. 2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган государственной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства. 7. 2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8. 1. Организация контроля исполнения 8. 1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и анализ хода исполнения, регулирование сроков исполнения документов, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей о ходе исполнения и результатах исполнения поручений, зафиксированных в документах. 8. 1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие задания и сроки исполнения заданий. Перечень таких документов утверждается руководителем органа государственной власти. 8. 1.3. Подразделения органа государственной власти, либо лица, назначенные ответственными за контроль исполнения документов в органе государственной власти (далее служба контроля), контролируют исполнение документов и поручений по вопросам, относящимся к их сфере ведения. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 8. 1.4. Контроль исполнения документов по существу вопроса, учет контролируемых документов, а также анализ хода исполнения их исполнения осуществляют руководители структурных подразделений органа государственной власти, ответственных за исполнение документа. 8. 1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (видам актов). 8. 1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и сторонних организаций - с даты их поступления в организацию; внутренних - с даты подписания (утверждения) документа. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по обращениям граждан, поступившим в орган государственной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации в органе государственной власти, по остальным обращениям - не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (РКФ). 8. 1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя органа государственной власти, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Губернатор представляет Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. При необходимости изменения срока исполнения поручения Губернатора, Правительства области ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения первоначального срока исполнения представляет на имя Губернатора или первого заместителя Губернатора - члена Правительства мотивированную просьбу об изменении срока исполнения поручения. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган государственной власти (организация) - автор документа. 8. 1.8. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями органа государственной власти ответственным является исполнитель, указанный в списке первым; документ в таком случае направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 8. 1.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать по акту другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 8. 1.10. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию последняя обязана информировать службу контроля органа государственной власти, направившего документ, о ходе и результатах исполнения документа. 8. 1.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: документы с дальними сроками исполнения (задания последующих лет) - два раза в год; документы со сроками исполнения в текущем году - один раз в месяц (квартал); документы со сроками исполнения в текущем месяце - в соответствии с конкретной датой исполнения (предварительный контроль осуществляется не менее чем за 20 дней до даты исполнения документа, включая дополнительное напоминание за 3 дня до истечения срока исполнения документа). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ. 8. 1.12. Подразделение органа государственной власти или уполномоченное лицо, осуществляющие контроль за исполнением документов в соответствии с п. 8.1.4 настоящей Инструкции, взаимодействуют со всеми заинтересованными лицами и организациями. При необходимости подготавливают план контроля за исполнением документа, в котором указываются подразделения - исполнители документа, а также подразделения, осуществляющие контроль за исполнением конкретных поручений. 8. 1.13. Ответственный исполнитель несет ответственность за организацию исполнения, качество и соблюдение сроков исполнения документа, имеет право в целях организации исполнения документа требовать и получать от заинтересованных лиц и организаций необходимую информацию, осуществлять действия, не противоречащие действующему законодательству. 8. 1.14. Соисполнители документов обязаны представлять ответственному исполнителю необходимую информацию, связанную с исполнением документа, и осуществлять по его требованию все необходимые для исполнения документа действия в рамках действующего законодательства. 8. 1.15. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа, принявшего документ, или его заместители в соответствии с распределением обязанностей, или, в соответствии с возложенными полномочиями и по согласованию с руководителем, служба контроля соответствующего органа. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 8. 1.16. Документ, поставленный на контроль, считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, представления справки о результатах исполнения, заверенной ответственным исполнителем, лицу, осуществлявшему контроль, и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 8. 1.17. Служба контроля на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в органе государственной власти и подведомственной сети. IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов государственной власти Нижегородской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 9. 1. Составление номенклатур дел 9. 1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу. 9. 1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе государственной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа государственной власти, их виды, состав и содержание. 9. 1.3. В органах государственной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) и сводная номенклатура дел органа государственной власти (приложение 15). 9. 1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа государственной власти. 9. 1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа государственной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе государственной власти. 9. 1.6. Сводная номенклатура дел органа государственной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) архива органа государственной власти, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссией управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области (далее именуется - ЭПМК) и утверждается руководителем органа государственной власти. 9. 1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа государственной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 9. 1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа государственной власти. Четвертый - в управлении по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. 9. 1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 9. 1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа государственной власти. 9. 1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа государственной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа государственной власти. 9. 1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа государственной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 9. 1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера по кодификатору областных органов государственной власти, номера, установленного в органе государственной власти цифрового обозначения структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-12-05, где 08 - номер по кодификатору областных органов государственной власти, 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа государственной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара) об использовании архивных документов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2001 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др. 9. 1.14. Если в течение года в органе государственной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 9. 1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 9. 2. Формирование и оформление дел 9. 2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 9. 2.2. Дела формируются в органе государственной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 9. 2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 9. 2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 9. 2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 9. 2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 9. 2.7. Дела органа государственной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа государственной власти. 9. 2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 9. 2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного архива; наименование органа государственной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа государственной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа государственной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа государственной власти, согласованной с ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа государственной власти, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 9. 2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе государственной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 9. 2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 9. 3. Организация оперативного хранения документов 9. 3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа государственной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа государственной власти. 9. 3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа государственной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа государственной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы органа государственной власти после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области. Научно-техническая документация - в государственное учреждение Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Аудовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - в государственное учреждение Архив аудиовизуальной документации Нижегородской области. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Нижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц, ответственных за ведение делопроизводства, и лиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел в органах государственной власти. 10. 1. Экспертиза ценности документов 10. 1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения проводится на основе принятых критериев. 10. 1.2. Экспертиза ценности документов в органе государственной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа государственной власти. 10. 1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе государственной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуются - ЭК) в структурных подразделениях. 10. 1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа государственной власти и руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области. 10. 1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа государственной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. 10. 1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа государственной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 10. 1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области. 10. 1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 10. 1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 10. 1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 10. 1.11. В органе государственной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа государственной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа государственной власти. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел органа государственной власти, которую готовит архив органа государственной власти (в случае отсутствия архива в органе государственной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органа государственной власти) и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области. 10. 1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 19) и представляются в архив органа государственной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве. 10. 1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 10. 1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 10. 1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 10. 1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа государственной власти ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. 10. 1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа государственной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. 10. 1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК (ЭК) органа государственной власти одновременно. Согласованные ЭПК (ЭК) органа государственной власти акты утверждаются руководителем органа государственной власти только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 10. 1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа государственной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 10. 2. Подготовка и передача документов в архив 10. 2.1. В архив органа государственной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 10. 2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа государственной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 10. 2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа государственной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 10. 2.4. Передача дел в архив органа государственной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. 10. 2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа государственной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 10. 2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа государственной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа государственной власти и лица, передавшего дела. 10. 2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа государственной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа государственной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 10. 2.8. В случае ликвидации или реорганизации органа государственной власти служба ДОУ органа государственной власти в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. XI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11. 1. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом государственной власти самостоятельно. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора или его первых заместителей определяется Губернатором. Губернатором и его первыми заместителями назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 11. 2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 11. 3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность служба ДОУ. 11. 4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту. 11. 5. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органа государственной власти на руководителей подразделений. 11. 6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 21). Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. (Приложения с 1 по 21 даны отдельным документом в связи с большим объемом материала) Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (начало) Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Правительство Нижегородской области Разработчик: 08_Деп. государственно-правового обеспечения Действие: Действующий Тип документа: Организационно-распорядительный документ Дата изменения в БД: 18.11.2003 Дата внесения в БД:17.10.2003 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (окончание) Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Действующий ---------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------- Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (окончание) Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Действующий ---------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------- Приложения к Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Оформление проектов областных законов 1. Проект закона (далее именуется - законопроект), вносится в Законодательное Собрание области Губернатором в порядке законодательной инициативы. Законопроект печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "ПРОЕКТ" шрифтом N 14, выравнивается по правой границе текстового поля. Через 1 одинарный межстрочный интервал от слова "ПРОЕКТ" проставляется пометка "Вносится Губернатором Нижегородской области". Пометка печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по правой границе текстового поля. 2. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование субъекта Федерации - НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ -печатается прописными буквами шрифтом N 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 1 одинарным межстрочным интервалом (шрифт N 14) и печатается прописными буквами вразбивку размером шрифта N 18 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами (шрифт N 14) и печатается через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чем издан закон. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Через 1 одинарный межстрочный интервал после заголовка печатается наименование органа, принявшего законопроект, и реквизит даты принятия. Текст отделяется от наименование органа, принявшего законопроект, 2 одинарными межстрочными интервалами (шрифт N 14) и печатается через одинарный межстрочный интервал. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи. Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, отделяются от предыдущего заголовка или текста 1 одинарным межстрочным интервалом, выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами, номера глав - арабскими. Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с красной строки с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, а текст статьи печатается в строку. Например: Статья 6. Правовое проведение подготовки и проведения выборов осуществляется ... . Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора. Слово "Губернатор" выравнивается по левой границе текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора - по правой границе текстового поля и печатаются на одной строке. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта. Все приложения к законопроекту также визируются. Образец оформления законопроекта прилагается. 3. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланке) и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 одинарными межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается через 2 одинарных межстрочных интервала от предыдущего реквизита, строчными буквами через одинарный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например: К проекту закона Нижегородской области "О внесении изменений в статью 4 Закона Нижегородской области "О едином налоге на вмененный доход" Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается полуторным межстрочным интервалом. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия. Реквизита подпись пояснительная записка не содержит. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки. Визы включают личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, при необходимости его должность. ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 6 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 7 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 8 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 9 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 10 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 11 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 12 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ13 ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограмм N Дата и Корреспондент Количество Краткое Ф.И.О. Фамилия Отметка о п/п время отправки листов содержание принявшего исполнителя и подшивке поступления (получения) факсограммы факсограммы (отправившего) руководителя, факсограммы (отправки) факсогроамму подписавшего в дело факсограммы (получившего) факсограмму ПРИЛОЖЕНИЕ 14 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 15 Герб Нижегородской области Наименование органа государственной власти СОГЛАСОВАНО Руководитель органа государственной власти Подпись И.О. Фамилия Дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N_______ на ________ год ___________________________________________________________________ Наименование раздела Индекс дела Заголовок Количество дел Срок хранения Примечания дела (томов, частей) Начальник службы ДОУ И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Протокол ЭПМК органа государственной власти управления по делам архивов от ______________ N ___ Администрации Губернатора Нижегородской области от ______________ N ___ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в органе государственной власти По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой "ЭПК" 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 16 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения код органа государственной власти ______ ______________________________ Ф. N ___________________ ______________________________ Оп. N __________________ ______________________________ Д. N ___________________ Государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области______________________________________ (наименование архива) ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (наименование органа государственной власти и структурного подразделения) ДЕЛО N________ ТОМ N______ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (заголовок дела) ___________________________________________________________________ (дата) На ______ листах Хранить_________ Ф. N ________________ Оп. N _______________ Д. N ________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 17 Форма листа-заверителя дела Лист-заверитель дела N ______ В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы _______________ пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи _________________________________________________ Особенности физического состояния и NN листов формирования дела 1 2 ________________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) ПРИЛОЖЕНИЕ 18 Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________________ N Индекс Дата Заголовок документа Номера Примечание пп документа документа листов дела 1 2 3 4 5 6 Итого ___________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ____________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 19 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ____________________________________________________________________ (наименование органа государственной власти) ____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ N ____________________________________________________________________ N Индекс дела Заголовок Дата дела Количество Срок Примечание пп (тома, дела (тома, листов хранения части) (тома, части) в деле дела (тома, части) (томе, части) части) 1 2 3 4 5 6 7 Название раздела В данную опись внесено _______________________ дел с N _____________________ (цифрами и прописью) по N _______________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи описи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности Протокол ЭПК руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи от________ N ________ Дата ________________ Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. Передал ____________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного Подпись Расшифровка подписи подразделения Дата Принял ___________________________ дел и ________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи Дата ________________ Передаются вместе с делами канцелярии. ПРИЛОЖЕНИЕ 20 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Наименование органа государственной власти УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя органа государственной власти _________ N ________ Подпись Расшифровка подписи _______________________ (место составления) Дата о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании___________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ___________________________________ (название фонда) N Заголовок Дата Номера описей Индекс дела Количество Сроки Примечание пп дела дела (номенклатур) (тома, дел хранения или или за годы части) по (томов, дела групповой крайние номенклатуре частей) (тома, заголовок даты дел или N дела части) и дел по номера описи статей по перечню 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого____________________________ дел за ________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК ____________________________________________________ (протокол от _______________ N ______________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата Документы в количестве ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом __________________________ кг сданы в _____________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________________ N _____________________ Наименование должности работника органа государственной Подпись Расшифровка подписи власти, сдавшего документы Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива (службы ДОУ), Подпись Расшифровка подписи внесшего изменения в учетные документы Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 21 Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). Задания ( на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций. Письма гарантийные ( выполнение работ, услуг и т.д.). Положения об организациях. Поручения ( бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.). Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Спецификации ( изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (окончание) Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Правительство Нижегородской области Разработчик: 08_Деп. государственно-правового обеспечения Действие: Действующий Тип документа: Организационно-распорядительный документ Дата изменения в БД: 18.11.2003 Дата внесения в БД:17.10.2003 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (начало) Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Действующий ------------------------------------------------------------------- Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (начало) Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Действующий ------------------------------------------------------------------- Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
