|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 № 295ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16.11.2005 N 295 Утратило силу - Постановление Правительства Нижегородской области от 16.04.2007 г. N 123 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях. 2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству. 3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области". 4. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Л.А.Белова. Губернатор В.П. Шанцев УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 N 295 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области ОГЛАВЛЕНИЕ стр. I. Общие положения 1 II. Документация органа исполнительной власти 2 области III. Оформление служебных документов 2 3.1. Общие требования к оформлению документов 2 3.2. Оформление документов, направляемых за рубеж 14 3.3. Оформление доверенности 15 IV. Особенности оформления отдельных видов 16 документов 4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной 16 власти 4.2. Приказ 20 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 22 4.4. Протокол 23 V. Организация документооборота и исполнения 27 документов 5.1. Организация документооборота 27 5.2 Организация доставки и отправки документов 28 5.3. Порядок прохождения документов 31 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты и документов, поступающих с использованием средств 32 факсимильной связи 5.5. Печатание, размножение и учет количества 34 документов 5.6. Работа исполнителей с документами 34 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 35 5.8. Работа с письмами и обращениями граждан 35 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" 36 VI. Поисковая система по документам 37 6.1. Регистрация документов 37 6.2. Организация поисковой системы по документам 39 VII. Организация документов в делопроизводстве 40 7.1. Составление номенклатур дел 40 7.2. Формирование и оформление дел 44 7.3. Организация оперативного хранения документов 47 VIII. Порядок передачи документов на хранение в 48 архив 8.1. Экспертиза ценности документов 48 8.2. Подготовка и передача документов в архив 51 IX. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов 52 X. Приложения I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области. 1.3. Органы исполнительной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Нижегородской области и настоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов исполнительной власти области после согласования с комитетом по делам архивов Нижегородской области в части, касающейся архивного дела. 1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа исполнительной власти. 1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителем органа исполнительной власти. III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Общие требования к оформлению документов Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе. Правила оформления проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства изложены в 3 разделе Регламента Правительства Нижегородской области. 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (образцы оформления писем приведены в приложениях 1, 2). Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм: - 20 - левое; - 10 - правое; - 20 - верхнее; - 20 - нижнее. 3.1.2. Бланки документов. 3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). 3.1.2.2. Управление по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - Управление по работе с документами): - разрабатывает, согласовывает и осуществляет изготовление образцов и макетов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, членов Правительства Нижегородской области, руководителей органов исполнительной власти, органов исполнительной власти и их структурных подразделений; - обеспечивает ведение перечня и эталонного экземпляра альбома образцов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, членов Правительства Нижегородской области, руководителей органов исполнительной власти области, органов исполнительной власти области и их структурных подразделений; - разрабатывает и внедряет альбом унифицированных форм документов. 3.1.2.3. В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки: - бланк для письма (продольный, угловой вариант); - бланк конкретного вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.) - общий бланк (продольный вариант); - бланк должностного лица (письмо, поручение, резолюция и др.) Вышеперечисленные бланки используются: - должностными лицами исполнительной власти. Применение указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности (бланк письма, поручения, резолюции); - Правительством Нижегородской области. Применение бланка допускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности; - аппаратом Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - аппарат Губернатора). Применение бланков допускается руководителем аппарата, его заместителями; - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применение бланков допускается руководителями органов исполнительной власти и иных органов исполнительной власти, а также лиц их замещающих; - структурными подразделениями аппарата Губернатора. Применение бланков допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений; - совещательными органами (коллегией, научно-методическими, научно-техническими, экспертными и иными советами и комиссиями (при Губернаторе и Правительстве и др.). Документы совещательных органов оформляются на общем бланке. Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных совещательных органов. 3.1.2.4. Если при оформлении писем на имя Губернатора за подписью членов Правительства бланки документов не применяются, то в подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего документ. Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами бланки документов могут не применяться, в таком случае "внутренняя" переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5. Переписка между членами Правительства может осуществляться как с использованием бланка письма, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ. 3.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти области (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих. 3.1.3. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. 3.1.3.1. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти и их структурных подразделений. 3.1.3.2. Для каждого вида организационно-распорядительного документа Губернатора, Правительства, органа исполнительной власти используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.) Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и др). Наименование вида документа указывается на всех документах кроме служебных писем. 3.1.3.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является: - дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов; - дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты). В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа. 3.1.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов, постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел и по классификатору (распоряжение Губернатора Нижегородской области от 01.11.2005 N 1183-р "Об утверждении классификатора органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений". Индекс документа проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "Дата документа", составные части индекса отделяются друг от друга тире или косой чертой. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и номером документа-ответа. 3.1.3.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов, при их отсутствии - в установленном для реквизита "Заголовок" месте. Заголовок печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке при угловом расположении реквизитов не должна превышать 70 мм, при продольном - 110 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. На бланках с продольном расположением реквизитов заголовок может центрироваться относительно правого и левого полей документа. 3.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например: Комитет по культуре Нижегородской области Руководителю С.Б.Щербакову Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например: Руководителю департамента здравоохранения Нижегородской области Ю.И.Тарасову При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления Нижегородской области При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти области наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении на должность, например: заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов. Исходящие документы, в т.ч. инициативные, принимаются к отправке в случае отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающейся в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата: - наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (город, поселок и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д.5/2 Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти РФ, должностным лицам государственной власти РФ (Федеральное Собрание) и в органы государственной власти области, должностным лицам государственной власти области (Законодательное Собрание), а также при переписке внутри структурных подразделений. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и на 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - на 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. 3.1.3.7. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа и отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например: Уважаемый Иван Иванович! При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например, "Просим Вас...", "Направляем..."), от третьего лица единственного числа (например, "Управление не возражает..."). В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагается от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю ..."). В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится). При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 3.1.3.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области от 16.10.2005 N 357-р "Об аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области за IV квартал 2005г. на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: __________________________________________________ (название документа и наименование организации ______________________________________________________________ или автора, дата и индекс документа) и приложение к нему, всего на _____ л. в _____ экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа. 3.1.3.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: Заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Л.А.Белов При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..." Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и др. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста, приложения тремя одинарными межстрочными интервалами. 3.1.3.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа. В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор, первый заместитель Председателя Правительства Нижегородской области Подпись В.В.Клочай Дата Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата". Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата. Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях, кроме правовых актов Губернатора и Правительства Нижегородской области. Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и от 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленных реквизитов для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте. 3.1.3.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах за подписью Губернатора располагаются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа; на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста. Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа. 3.1.3.12. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки органов исполнительной власти области и распространяется на организации городского подчинения и граждан; в остальных случаях может проставляться гриф утверждения. В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения. УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства ___________ ___________ (личная подпись И.О.Фамилия) Дата УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Нижегородской области от _______________ N ________ Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края согласно установленных реквизитов для грифа утверждения. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа. 3.1.4. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется ниже адресата и на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги или на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном листе бумаги формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 3). 3.1.5. Применение печатей. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Гербовые печати изготавливаются в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 10.10.2005 N 665-р "Об изготовлении печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". 3.1.6. Заверение копии документа. Органы исполнительной власти могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения начальника структурного подразделения. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита "Подпись" на расстоянии от 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется по форме: Верно Главный специалист управления по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Личная подпись Расшифровка подписи Дата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется печатью: - для копий правовых актов Губернатора и Правительства - печатью протокольного отдела контрольно-аналитического управления аппарата Губернатора (далее - протокольный отдел) (в зависимости от места хранения документа); - для соглашений - печатью правового управления аппарата Губернатора; - для служебных документов - штампами с наименованием структурных подразделений. 3.1.7. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти, в котором исполнен документ. 3.2. Оформление документов, направляемых за рубеж 3.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Губернатора, органов исполнительной власти области, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя руководителей государственного уровня, представляются на согласование (визирование) в правовое управление аппарата Губернатора. 3.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем по требованиям международного стандарта ИСО. Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в Регламенте Правительства Нижегородской области. Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата. 3.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления: 3.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи). 3.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 3.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется. 3.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись; - при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись. Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат". 3.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2005 г. Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи. 3.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...". 3.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. 3.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата. 3.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство связи, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма). В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации или аккредитованные представительства правовое управление или управление по обеспечению деятельности Губернатора и Правительства Нижегородской области готовит сопроводительное письмо на имя начальника Управления Министерства иностранных дел с просьбой о передаче документа адресату. Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен в подразделах 3.1 и 7.2. 3.3. Оформление доверенности 3.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства Нижегородской области, органов исполнительной власти на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. 3.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа: - бланк письма Губернатора Нижегородской области используется при подписании доверенности Губернатором Нижегородской области на представление интересов Губернатора Нижегородской области или совершение каких-либо действий от его имени; - бланк письма Правительства Нижегородской области используется при подписании доверенности Губернатором, Председателем Правительства Нижегородской области на представление интересов Правительства Нижегородской области или совершение каких-либо действий от имени Правительства Нижегородской области; - бланк письма органа исполнительной власти используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов органа исполнительной власти или совершение каких-либо действий от имени органа исполнительной власти. 3.3.3. Сведения, необходимые для указания в доверенности: - заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; - регистрационный номер и дата выдачи; - фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия органа исполнительной власти, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Нижегородской области - председателя Правительства Нижегородской области); - фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись Губернатора, Председателя Правительства Нижегородской области (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего органа исполнительной власти; - гербовая печать. IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти 4.1.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5, 6, 7). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4. Проект акта имеет следующие реквизиты: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается с прописной буквы (Секретно) в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним; наименование вида акта - указ, распоряжение Губернатора Нижегородской области, постановление, распоряжение Правительства Нижегородской области, распоряжение органа исполнительной власти Нижегородской области; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15 июня 2005 года; 15.07.2005; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения Губернатора, Правительства Нижегородской области через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер указа, распоряжения Губернатора Нижегородской области, постановления и распоряжения Правительства Нижегородской области располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа. 4.1.2. Заголовок - печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер) одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора, Правительства Нижегородской области печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства области завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т :", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательно делается ссылка. 4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности ("Губернатор"), личной подписи и ее расшифровки (имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородской области). Слово " Губернатор " печатается от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородской области печатаются на уровне слова "Губернатор" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. 4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства Нижегородской области печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений). 4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на указ, постановление или распоряжение Губернатора, Правительства Нижегородской области. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ ___ к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от _____________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте сносок, ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе каждого приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листе согласований. 4.2. Приказ 4.2.1 Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение 8). Приказ имеет следующие реквизиты: Наименование органа государственной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 года N 21; 03.07.2000 N 44. Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. 4.2.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... 4.2.3. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст приказа печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю ", которое печатается строчными буквам вразрядку от левой границы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признать утратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить в следующей редакции "..."; "дополнить пункт .. абзацем следующего содержания "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа, согласно установленных реквизитов для визы согласования. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленных реквизитов для визы согласования. 4.2.4. При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; наименование вида документа - приказ; располагается центровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов исполнительной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагаются общие требования осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Регламент - порядок деятельности, определяющий вопросы, отнесенные к какой-либо сфере деятельности органов исполнительной власти, должностных лиц органов исполнительной власти. Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется путем издания организационно-распорядительного документа об их утверждении. 4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 4.3.3. Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на общем бланке органа исполнительной власти или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др. При использовании общего бланка органа исполнительной власти для изготовления положения (правил, инструкции, регламента) заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4.4. Протокол 4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. Протоколы могут быть полными (приложение 10) - содержит кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 11) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения и стенографическими - весь ход заседания записывается дословно. Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа. 4.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУ подразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или выписка из протокола (приложение 12) о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. 4.4.3. Протоколы оформляются на общих бланках органов исполнительной власти, а также могут печататься на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. 4.4.4. Протокол имеет следующие реквизиты: - герб Нижегородской области; - наименование органа исполнительной власти; - указание вида документа (протокол); - дата заседания; - номер и место заседания; - гриф утверждения (в случае когда протокол подлежит утверждению); - заголовок; - текст; - подписи. При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 16, центровано; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов заседания (совещания) Правительства области, совещаний с участием Губернатора, заместителей или руководителей органов исполнительной власти; Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания". дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. На протокол проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже; текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной указываются председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы председателя; секретарь заседания (совещания), должности, фамилии и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке. Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поля шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование "Председатель", его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Протокол регистрируется по месту его создания. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним. На протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем, ответственным за подготовку совещания. 4.4.5. Служебные телеграммы 4.4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы. 4.4.5.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: Москва, ул.Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой Заволжье Нижегородской, Клин Московской Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом: Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...............................! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа государственной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в органах исполнительной власти, определяется настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства Нижегородской области, положениями о структурных подразделениях органа исполнительной власти, должностными регламентами их работников. 5.2. Организация доставки и отправки документов 5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения. 5.2.2. Все конверты с поступившими в аппарат Губернатора документами вскрываются. Проверенные в соответствии с Инструкцией о порядке работы с почтовой корреспонденцией для сотрудников Общего отдела вложения - документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой "Лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте. 5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения. 5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарат Губернатора осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося). 5.2.5. Отправка документов из аппарата Губернатора производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернатора в систему "Служебная корреспонденция" с входящего документа. При отправке корреспонденции Общим отделом проверяется наличие: - адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Губернатору организации); - исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи на документе. 5.2.6. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно заместителем Губернатора, курирующим данное направление работы, руководителем органа исполнительной власти, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона). Исходящие документы передаются для отправки полностью оформленными. 5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки и зарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров. Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов государственной власти. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службу ДОУ. 5.2.8. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры. Отправка корреспонденции депутатов Государственной Думы ФС РФ осуществляется в соответствии с реестрами. 5.2.9. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств. 5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108. Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором или заместителями Губернатора. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов исполнительной власти. Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом: в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например: "правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя; текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами; на свободном от текста месте проставляется печать органа государственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органа государственной власти, дата (день отправления) и регистрационный номер; копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона; телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись дополнена заверительной записью и печатью организации. 5.2.11. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. 5.2.12. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Она подписывается руководителем органа исполнительной власти, и после регистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ. 5.2.13. Телефонограммы, адресованные руководителю органа исполнительной власти, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в службе ДОУ и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства. 5.2.14. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы. 5.3. Порядок прохождения документов 5.3.1. Все документы, рассмотренные руководителем органа государственной власти и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ. 5.3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ. 5.3.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. 5.3.4. В структурных подразделениях органа исполнительной власти учет поступления документов ведется в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы, в автоматизированном режиме. 5.3.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке должностного лица. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в регистрационные журналы и в автоматизированную систему. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа государственной власти. 5.3.6. В резолюции, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) исполнения документа. В тексте резолюции могут быть указания "срочно", которые предусматривают соответственно 3-дневный (в рабочих днях) срок исполнения, считая от даты подписания; немедленно - предусматривается 1 рабочий день на исполнение; оперативно - 10 рабочих дней. Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то управление по работе с документами может направлять документ с конкретным сроком исполнения. 5.3.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа исполнительной власти. 5.3.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ в контрольно-регистрационных формах (РКФ), в журнале регистрации исходящих документов, а также в автоматизированном режиме. 5.3.9. Служба ДОУ регулярно, один раз в месяц, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа исполнительной власти о состоянии работы с документами. 5.3.10. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней, индивидуальной Инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти. 5.3.11. При составлении и оформлении документов сотрудники органа исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней, а также индивидуальной Инструкцией органа исполнительной власти области. 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи 5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри органов исполнительной власти области и организациям (организациями), имеющими соответствующие программные средства. 5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 5.4.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. 5.4.5. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 5.4.6. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения. 5.4.7. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлен или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. 5.4.8. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 13). Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год. 5.4.9. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. 5.4.10. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Печатание, размножение и учет количества документов 5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подготовивших соответствующий проект документа. 5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения. 5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. 5.5.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации. При подготовке документов на имя Губернатора необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем ведомстве находится орган исполнительной власти. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляются в соответствии с законодательством области. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством области и правовыми актами органов местного самоуправления. 5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям. 5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.8. Работа с письмами и обращениями граждан 5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляется отделом по работе с письмами и обращениями граждан управления по работе с документами аппарата Губернатора и приемной Губернатора и Правительства области. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и его заместителей, регистрируются отделом по работе с письмами и обращениями граждан аппарата Губернатора, устные обращения граждан в адрес Губернатора области и его заместителей рассматриваются во время личных приемов граждан с регистрацией в приемной Губернатора и Правительства области. 5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами отдела по работе с письмами и обращениями граждан, а также приемной Губернатора и Правительства в соответствующие органы исполнительной власти области, в ведении которых находятся поставленные вопросы. Работа по рассмотрению жалоб и обращений граждан проводится в соответствии с Законом Нижегородской области от 02.11.2004 N 126-З "О порядкерассмотрения обращений гражданв органы государственной власти, иные государственные органы и органы местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области". 5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти области письменные обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами, и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца. 5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" 5.9.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. 5.9.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. 5.9.3. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства, при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 5.9.4. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти области осуществляется под расписку. 5.9.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования". 5.9.6. Порядок работы с документами ДСП определен распоряжением Губернатора Нижегородской области от 24.09.2004 N 1097-р "Об утверждении Положения о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области". VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 6.1. Регистрация документов 6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. 6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п. 6.1.5 Регистрация документов в аппарате Губернатора осуществляется в общем отделе управления по работе с документами: - входящих документов, адресованных Губернатору, Вице-губернатору и заместителям Губернатора; - исходящих документов, подготовленных за подписями Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора. Структурные подразделения аппарата Губернатора регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно. 6.1.6. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в автоматизированных базах данных "Служебная корреспонденция", "Письма и обращения граждан". Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в автоматизированной системе и проставления на документе даты и регистрационного номера. Документы, поступившие в общий отдел управления по работе с документами до 13-00 регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочий день; документы, поступившие после 14-00 регистрируются и направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме срочных документов. 6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса органа исполнительной власти по классификатору органов исполнительной власти и их структурных подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти, может дополняться индексом структурного подразделения органа, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком дефиса. 6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 6.2. Организация поисковой системы по документам 6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам. 6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники, - автоматизированные поисковые системы. 6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности органа государственной власти; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста. 6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган исполнительной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства. 6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июнь
|
