|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 № 295VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов исполнительной власти Нижегородской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 7.1. Составление номенклатур дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание. 7.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 15). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в 6-месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти. 7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе исполнительной власти. 7.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) архива органа исполнительной власти, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК), и утверждается руководителем органа исполнительной власти. 7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. 7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти. 7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. 7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера по классификатору органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений, номера, установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-12-05, где 08 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара) об использовании архивных документов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др. 7.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 7.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. 7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти. 7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти. 7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы органа исполнительной власти после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области. Научно-техническая документация - в государственное учреждение Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Аудовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - в государственное учреждение Архив аудиовизуальной документации Нижегородской области. Подготовка документов к передаче на хранение в архивы Нижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц, ответственных за ведение делопроизводства и лиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел в органах исполнительной власти. 8.1. Экспертиза ценности документов 8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения проводится на основе принятых критериев. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти. 8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости, ЭК в структурных подразделениях. 8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа исполнительной власти и руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с комитетом по делам архивов Нижегородской области. 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области. 8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 8.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит архив органа исполнительной власти (в случае отсутствия архива в органе исполнительной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органа исполнительной власти) и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области. 8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 19) и представляются в архив органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве. 8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа исполнительной власти ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. 8.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. 8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК (ЭК) органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЭПК (ЭК) органа исполнительной власти акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 8.2. Подготовка и передача документов в архив 8.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа государственной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. 8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа исполнительной власти и лица, передавшего дела. 8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.2.8. В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти служба ДОУ органа исполнительной власти, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 9.1. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом исполнительной власти самостоятельно. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора или его первых заместителей определяется Губернатором. Губернатором и его первыми заместителями назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 9.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти 9.3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность служба ДОУ. 9.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту. 9.5. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органа исполнительной власти на руководителей подразделений. 9.6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 21). Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 3 к Инструкции +-------------------------------------------+ | | | Герб | | Нижегородской | | области | | | | Аппарат Губернатора и Правительства | | Нижегородской области | | | | Начальник | | управления по работе с документами | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Н.Н.Шелыганова | | | | | +-------------------------------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 4 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 5 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 6 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 7 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 8 к Инструкции Герб Нижегородской области Заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области П Р И К А З _______________ N______________ Заголовок к тексту Текст Констатирующая часть п р и к а з ы в а ю : Распорядительная часть (состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять. 1.1. 1.2. Конкретные поручения 1.3. 2. Срок исполнения. 3. Ответственный за исполнение фамилия, инициалы должностного лица,на которое возложен контроль за исполнением). Должность И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 9 к Инструкции УТВЕРЖДЕНО Приказом заместителя Губернатора - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от "__"_______200 г. N____ ПОЛОЖЕНИЕ о________________________________________________ 1. __________________________________________________________ 2. __________________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 10 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области П Р О Т О К О Л _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Приглашенные: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже)- о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления ( в предложном падеже)-о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект......... 1.2. Министру ..... (И.О.Фамилия) совместно другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать.... II.СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 11 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области П Р О Т О К О Л _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект......... 1.2. Министру ..... (И.О.Фамилия) совместно другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать.... Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 12 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области В Ы П И С К А ИЗ П Р О Т О К О Л А _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже)- о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления ( в предложном падеже)-о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект......... 1.2. Министру ..... (И.О.Фамилия) совместно другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать.... Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия Верно Должность Подпись И.О.Фамилия Дата Примечание: Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу. Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку. ПРИЛОЖЕНИЕ 13 к Инструкции ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограмм +-----+-------------+---------------+------------+--------------+----------------+---------------+----------+ | N | Дата и | Корреспондент | Количество | Краткое | Ф.И.О. | Фамилия | Отметка | | п/п | время | отправки | листов | содержание | принявшего | исполнителя и | о | | | поступления | (получения) | факсо | факсограммы | (отправившего) | руководителя, | подшивке | | | (отправки) | | граммы | | факсограмму | подписавшего | факсо- | | | факсо- | | | | | (получившего) | граммы в | | | граммы | | | | | факсограмму | дело | +-----+-------------+---------------+------------+--------------+----------------+---------------+----------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 14 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год +--------+---------------------+--------------+--------------+------------+ | Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок | Примечания | | дела | | (томов, | хранения | | | | | частей) | | | +--------+---------------------+--------------+--------------+------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ Подпись И.О.Фамилия Дата оборотная сторона листа: Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +-------------------+----------------+------------------------------------+ | По срокам | Всего | В том числе | | хранения | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | | | переходящих | с отметкой "ЭПК" | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Постоянного | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Временного | | | | | (свыше 10 лет) | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Временного (до 10 | | | | | лет включительно) | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Итого | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 15 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год +--------+---------------------+--------------+--------------+------------+ | Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок | Примечания | | дела | | (томов, | хранения | | | | | частей) | | | +--------+---------------------+--------------+--------------+------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Протокол ЭПМК органа исполнительной власти комитета по делам архивов от ______________ N _______ Нижегородской области от ______________ N _______ оборотная сторона листа: Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +-------------------+----------------+------------------------------------+ | По срокам | Всего | В том числе | | хранения | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | | | переходящих | с отметкой "ЭПК" | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Постоянного | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Временного | | | | | (свыше 10 лет) | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Временного (до 10 | | | | | лет включительно) | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ | Итого | | | | +-------------------+----------------+-----------------+------------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 16 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 17 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 18 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 19 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 20 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 21 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
