|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 26.03.2009 № 1555.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи 5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри органов исполнительной власти области и организациям (организациями), имеющим соответствующие программные средства. При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса. Перечень единых официальных электронных адресов органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Нижегородской области утверждается распоряжением Губернатора Нижегородской области. 5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 5.4.3. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. 5.4.4. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 5.4.5. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения. 5.4.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы передается руководителю подразделения (либо его заместителю) для дальнейших указаний по исполнению документа, о чем делается пометка в соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. 5.4.7. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 13). Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год. 5.4.8. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. 5.4.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Печатание, размножение и учет количества документов 5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти, подготовивших соответствующий проект документа. 5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения. Документы, подлежащие копированию согласно полученным резолюциям Губернатора Нижегородской области и его заместителей, размножаются в службе ДОУ следующим образом: - весь комплект документов поступает основному (первому) исполнителю; - исполнителю, отмеченному знаком (+ ) или "для сведения", документы отправляются без приложений. 5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. 5.5.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. 5.5.5. Порядок заверения копий документов. 5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Органы исполнительной власти могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. 5.5.5.2. Органы исполнительной власти выдают по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических и физических лиц. 5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия. Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. 5.5.5.4. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия". Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво". 5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" через 3 межстрочных интервала проставляют заверительный штамп или заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения оттиск печати. Например: Верно Главный специалист управления государственной гражданской и муниципальной службы Личная подпись П.И.Лаврова 05.10.2008 Дата заверения 5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом: - листы копии сшиваются на 3 прокола; - на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью листов; должность и подпись"; - печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии; - заверительная надпись проставляется на обороте последнего листа копии. 5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении органа исполнительной власти и закрепляется в должностном регламенте сотрудника. 5.5.5.8. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), копии документов следует заверять печатью того структурного подразделения, в котором находится подлинник документа. Для внутреннего пользования (заверение копий, растиражированных ОРД) документы заверяются специалистом службы ДОУ. Для заверения достаточно простой печати без указания должности, подписи и даты. При передаче такого документа с простой печатью на исполнение в различные структурные подразделения и органы исполнительной власти достаточно снять копии с документа по числу исполнителей. Дополнительного заверения копии в данном случае не требуется. 5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно следующими подразделениями: - с резолюцией Губернатора - управлением по документационному обеспечению и контролю; - с резолюцией заместителей Губернатора - отделами обеспечения деятельности заместителей Губернатора; - с резолюцией руководителей органов исполнительной власти - сотрудниками служб ДОУ органов исполнительной власти. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. При подготовке документов на имя Губернатора необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем ведомстве находится орган исполнительной власти. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляются в соответствии с законодательством области. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством области и правовыми актами органов местного самоуправления. В соответствии с Законом Нижегородской области от 12 ноября 1996 года N 50-З "О статусе депутата Законодательного Собрания Нижегородской области" депутатским запросом считается письменное обращение депутата, рассмотренное на заседании Законодательного Собрания области и оформленное в виде соответствующего постановления Законодательного Собрания; депутатский запрос исполняется не позднее чем через 15 календарных дней либо в срок, определенный постановлением Законодательного Собрания области. Депутатским обращением считается обращение депутата в письменной форме к должностным лицам органов исполнительной власти Нижегородской области с просьбой осуществить какие-то меры, предоставить информацию, предложения, разъяснения по вопросам, касающимся депутатской деятельности; депутатское обращение исполняется не позднее чем через 30 календарных дней. 5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям. 5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.8. Работа с обращениями граждан 5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и их централизованного учета осуществляется управлением документационного обеспечения и контроля (в органах исполнительной власти - службой ДОУ). Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и его заместителей, регистрируются управлением документационного обеспечения и контроля, устные обращения граждан в адрес Губернатора области и его заместителей рассматриваются во время личных приемов граждан с регистрацией в приемной Губернатора и Правительства области управления документационного обеспечения и контроля. 5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами в соответствующие органы исполнительной власти области, в ведении которых находятся поставленные вопросы. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 7 сентября 2007 года N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области". 5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти письменные обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами и рассматриваются в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации обращения. 5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) 5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Не могут быть отнесены к документам ДСП: - нормативные правовые акты Губернатора и Правительства Нижегородской области, устанавливающие правовой статус организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; - документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов; - описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним; - сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения; - документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения. Руководитель органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет: - порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям; - порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации; - организацию защиты документов ДСП. 5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующего органа исполнительной власти, структурного подразделения. За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает ликвидационная комиссия. 5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. Документы ДСП: - печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона; - учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". В аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства в АИС "Служебная корреспонденция", при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 5.9.5. Документы с отметкой ДСП: - передаются работникам подразделений под расписку; - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения; - хранятся в сейфах или металлических шкафах. 5.9.6. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти осуществляется под расписку. 5.9.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования". 5.9.8. Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников, ответственных за учет и хранение этих документов. 5.9.9. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность руководитель органа исполнительной власти и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 6.1. Регистрация документов 6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. ПЕРЕЧЕНЬ нерегистрируемых документов - приложение 23. 6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебной документации. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области, из одного подразделения в другое регистрационный номер аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области должен сохраняться. 6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п. 6.1.5. Регистрация документов в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области осуществляется в управлении документационного обеспечения и контроля: - входящих документов, адресованных Губернатору, Вице-губернатору и заместителям Губернатора; - исходящих документов, подготовленных за подписями Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора. Структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области, органы исполнительной власти регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно. 6.1.6. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в АИС "Служебная корреспонденция", "Письма и обращения граждан". При регистрации создаваемого документа обязательным является корректное заполнение полей в АИС "Служебная корреспонденция" и прикрепление электронного образа данного документа с электронной цифровой подписью ответственного сотрудника. В случае получения документа через АИС "Служебная корреспонденция" до получения оригинала документа на бумажном носителе при корректности заполнения отправителем всех необходимых полей и положительного результата проверки электронной цифровой подписи отправителя такой документ регистрируется в тот же день. Распечатанная копия такого документа с пометкой ответственного сотрудника "Подписано ЭЦП. Число. Подпись" используется в работе наряду с оригиналом документа на бумажном носителе. В таком случае повторной регистрации оригинала документа на бумажном носителе не требуется - на нем проставляется номер уже зарегистрированного электронного документа. Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в АИС и проставления на документе даты и регистрационного номера. На документе проставляется номер, в точности совпадающий с номером, присвоенным документу АИС. Не допускается изменять в номере документа какие-либо символы (например, проставлять вместо дефиса косую черту и др.). Документы, поступившие в управление документационного обеспечения и контроля до 13-00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочий день; документы, поступившие после 14-00, регистрируются и направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме срочных документов; заявки и пакеты документов на рассмотрение инвестиционного совета при Губернаторе Нижегородской области, поступившие в сектор приема инвестиционных заявок управления документационного обеспечения и контроля департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области до 15-00 регистрируются в тот же рабочий день, поступившие после 15-00 регистрируются следующим рабочим днем. 6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса органа исполнительной власти по классификатору органов исполнительной власти и их структурных подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти, может дополняться индексом структурного подразделения органа, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком дефиса. 6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания АИС устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 6.2. Организация поисковой системы по документам 6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам, внедрена система электронного документооборота. Порядок работы в системе электронного документооборота определяются локальными нормативными актами. Обработка документов в автоматизированном режиме осуществляется на автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ). АРМ - это персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации электронного документооборота. Данное программное обеспечение может быть представлено следующими модулями "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Контроль руководителя" и др. 6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в АИС, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники, - подсистему поиска. 6.2.3. В АИС поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию, резолюциям и др. полям). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов. 6.2.4. АИС должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 6.2.5. Порядок и условия доступа к информации, предоставления и распространения информации определяют органы исполнительной власти как обладатели информации (информационных систем) в соответствии с требованиями законодательства. 6.2.6. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее - архив) в соответствии с установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов исполнительной власти Нижегородской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 7.1. Составление номенклатур дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание. 7.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 15). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в 6-месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти. 7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе исполнительной власти. 7.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-поверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти. 7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел, подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - хранится в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. 7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти. 7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. 7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит: из номера по классификатору органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений, номера, установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 611-03-05, где 611 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка со структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области по основной деятельности. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с управлением государственной и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами местного самоуправления Нижегородской области о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с управлением государственной и муниципальной службы Аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области об учете и хранении штампов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты органов исполнительной власти, подчиненных Вице-губернатору. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с комитетом по делам архивов Нижегородской области. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др. 7.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 7.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. 7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. 7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти. 7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) комитета по делам архивов Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти. 7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы органа исполнительной власти после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области. Научно-техническая документация - в государственное учреждение Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Аудиовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - в государственное учреждение Архив аудиовизуальной документации Нижегородской области. Подготовка документов к передаче на хранение в архивы Нижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц, ответственных за ведение делопроизводства и лиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел в органах исполнительной власти. 8.1. Экспертиза ценности документов 8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения проводится на основе принятых критериев. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти. 8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости, ЭК в структурных подразделениях. 8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с комитетом по делам архивов Нижегородской области. 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством ответственного за архив. 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области. 8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения в 4-х экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) хранения в 2-х экземплярах; дела по личному составу в 2-х экземплярах; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 8.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит архив органа исполнительной власти (в случае отсутствия архива в органе исполнительной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органа исполнительной власти) и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области. 8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 19) и представляются в архив органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве. 8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа исполнительной власти ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. 8.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. 8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЭК органа исполнительной власти описи дел постоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области. После утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области описи и акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 8.2. Подготовка и передача документов в архив 8.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. 8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом (ответственным за архив) органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа исполнительной власти и лица, передавшего дела. 8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.2.8. В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти служба ДОУ органа исполнительной власти, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 9.1. Простая печать органа исполнительной власти воспроизводит наименование органа по внешнему кольцу печати, в центре клише печати располагается наименование структурного подразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм. Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. В органах исполнительной власти Нижегородской области используются следующие виды штампов: - регистрационный штамп; - штамп ограничения доступа; - заверительные штампы; - маркировочные штампы; - информационные штампы; - штампы отдельных реквизитов и др. Размеры, форма и содержание штампов не регламентировано. 9.2. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом исполнительной власти самостоятельно. Эскиз печати (штампа) согласовывается со службой ДОУ. 9.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора или его заместителей определяется Губернатором. Губернатором и его заместителями назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 9.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти в специальном журнале (приложение 22). Печати и штампы выдают под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями (штампами). 9.5. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах. Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов члены экспертной комиссии органа исполнительной власти ежегодно проводят рейд по структурным подразделениям; по результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю органа исполнительной власти для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов. 9.6. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель поручает экспертной комиссии проверку фактического наличия печатей и штампов. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов. 9.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность служба ДОУ. Служба ДОУ должна провести служебное расследование обстоятельств утери. 9.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту. В акте должны быть указаны: - время и место уничтожения; - состав комиссии; - основание уничтожения печатей и штампов; - наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; - способ уничтожения. 9.9. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органа исполнительной власти на руководителей подразделений. 9.10. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 21). Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. _____________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к Инструкции Герб Нижегородской области ГУБЕРНАТОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082 тел. 419-90-12, факс 439-00-48, e-mail: [email protected] __________________ N_______________ на N _____________ от_______________ ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к Инструкции Герб Нижегородской области Губернатор Нижегородской области Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082 тел. 419-90-12, факс 439-00-48 e-mail: [email protected] __________________ N_______________ на N _____________ от_______________ ПРИЛОЖЕНИЕ 3 к Инструкции +---------------------------------------------------------------+ | | | Герб | | Нижегородской | | области | | | | Руководитель аппарата | | Губернатора и Правительства | | Нижегородской области - министр | | Правительства Нижегородской области | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | А.И.Силаев| | | | к N ______________от _____________ | | | +---------------------------------------------------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 4 к Инструкции Герб Нижегородской области У К А З Губернатора Нижегородской области _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 5 к Инструкции Герб Нижегородской области Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е Губернатора Нижегородской области _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 6 к Инструкции Герб Нижегородской области Правительство Нижегородской области П О С Т А Н О В Л Е Н И Е _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 7 к Инструкции Герб Нижегородской области Правительство Нижегородской области Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 8 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области П Р И К А З _______________ N______________ г.Нижний Новгород Заголовок к тексту Текст Констатирующая часть п р и к а з ы в а ю : Распорядительная часть (состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять. 1.1. 1.2. Конкретные поручения 1.3. 2. Срок исполнения. 3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением). Должность И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 9 к Инструкции УТВЕРЖДЕНО приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от "___" _________200 г. N ___ ПОЛОЖЕНИЕ о ___________________________________________________ 1. ___________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 10 к Инструкции Герб Нижегородской области П Р О Т О К О Л совещания _______________________________________ (наименование вопроса) __________________ N ________________ г. Нижний Новгород Председатель - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия Присутствовали: Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке) Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления ( в предложном падеже) - о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект++++.. 1.2. Министру +.. (И.О.Фамилия) совместно c другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать+++ II. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 11 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области П Р О Т О К О Л __________________ N ________________ г. Нижний Новгород оперативного совещания у руководителя _____________И.О.Фамилия Присутствовали: Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке) I. О выполнении годового плана+++.. _____________________________________________ (фамилии выступивших при обсуждении вопроса) 1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса 2. II. О введении мер по +++.. ____________________________________________ (А.И.Силаев, Н.Н.Шелыганова) 1. 2. Руководитель И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 12 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области В Ы П И С К А ИЗ П Р О Т О К О Л А _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже) Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже) Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект++++.. 1.2. Министру +.. (И.О.Фамилия) совместно c другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать+++ Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия Верно Должность Подпись И.О.Фамилия Дата Примечание: Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу. Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку. ПРИЛОЖЕНИЕ 13 к Инструкции ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограмм +----+-------------+---------------+-------------+-------------+---------------+--------------+---------------+ | N | Дата и время| Корреспондент | Количество | Краткое | Ф.И.О. | Фамилия | Отметка о | | п/п| поступления | отправки | листов | содержание | принявшего | исполнителя и| подшивке | | | (отправки) | (получения) | факсограммы | факсограммы | (отправившего)| руководителя,| факсограммы в | | | факсограммы | | | | факсограмму | подписавшего | дело | | | | | | | | (получившего)| | | | | | | | | факсограмму | | +----+-------------+---------------+-------------+-------------+---------------+--------------+---------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 14 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год УТВЕРЖДЕНА приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от ____________ N ___ +-------+----------------+-----------+------------+------------------------------+ | Индекс| Заголовок дела | Кол-во дел| Срок | Примечания | | дела | | (томов, | хранения | | | | | частей) | | | +-------+----------------+-----------+------------+------------------------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ Подпись И.О.Фамилия Дата Итоговая запись о категориях и количествеве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +------------------------+------------+-----------------------------------------+ | По срокам хранения | Всего | В том числе | | | +-------------+---------------------------+ | | | переходящих | с отметкой "ЭПК" | +------------------------+------------+-------------+---------------------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | +------------------------+------------+-------------+---------------------------+ | Постоянного | | | | +------------------------+------------+-------------+---------------------------+ | Временного | | | | | (свыше 10 лет) | | | | +------------------------+------------+-------------+---------------------------+ | Временного (до 10 | | | | | лет включительно) | | | | +------------------------+------------+-------------+---------------------------+ | Итого | | | | +------------------------+------------+-------------+---------------------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 15 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год УТВЕРЖДЕНА приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от ____________ N ___ +-------+----------------+-----------+------------+---------------------------+ | Индекс| Заголовок дела | Кол-во дел| Срок | Примечания | | дела | | (томов, | хранения | | | | | частей) | | | +-------+----------------+-----------+------------+---------------------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Протокол ЭПМК органа исполнительной власти комитета по делам архивов от _____________ N ____ Нижегородской области от _____________ N ____ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +---------------------------------+------------+-----------------------------+ | По срокам хранения | Всего | В том числе | | | +-------------+---------------+ | | | переходящих | с отметкой | | | | | "ЭПК" | +---------------------------------+------------+-------------+---------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | +---------------------------------+------------+-------------+---------------+ | Постоянного | | | | +---------------------------------+------------+-------------+---------------+ | Временного | | | | | (свыше 10 лет) | | | | +---------------------------------+------------+-------------+---------------+ | Временного (до 10 | | | | | лет включительно) | | | | +---------------------------------+------------+-------------+---------------+ | Итого | | | | +---------------------------------+------------+-------------+---------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 16 к Инструкции Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения код органа государственной власти ______ +--------------------------------------+ ______________________________ | Ф. N ___________________ | | | | | ______________________________ | Оп. N __________________ | | | | | ______________________________ | Д. N ___________________ | | | +--------------------------------------+ Государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области -------------------------------------------------------------------------- (наименование архива) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (наименование органа государственной власти и структурного подразделения) ДЕЛО N________ ТОМ N______ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (заголовок дела) _________________________________________________________________ (дата) На ______ листах Хранить_________ +---------------------+ | Ф. N ____________ | | | +---------------------+ | Оп. N ___________ | | | +---------------------+ | Д. N ____________ | | | +---------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 17 к Инструкции Форма листа-заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______ В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные номера листов ___________________ пропущенные номера листов__________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ +---------------------------+------------------------------------------------+ | Особенности физического | NN листов | | состояния и формирования | | | дела | | +---------------------------+------------------------------------------------+ | 1 | 2 | +---------------------------+------------------------------------------------+ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | +---------------------------+------------------------------------------------+ _______________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) ПРИЛОЖЕНИЕ 18 к Инструкции Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________________ +----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+ | N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание | | пп |документа |документа | документа | листов | | | | | | | дела | | +----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | +----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+ | | | | | | | +----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+ Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
