|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 26.03.2009 № 155ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 марта 2009 года N 155 Утратилo силу - Постановление Правительства Нижегородской области от 12.10.2011 г. N 828 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция). 2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству. 3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 16 апреля 2007 года N 123 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях". 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министра Правительства Нижегородской области А.И.Силаева. Губернатор В.П. Шанцев УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 26.03.2009 N 155 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях ОГЛАВЛЕНИЕ стр. I. Общие положения 3 II. Документация органов исполнительной власти 3 области III. Оформление служебных документов 4 3.1. Общие требования к оформлению документов 4 3.2. Оформление документов, направляемых за 18 границу Российской Федерации IV. Особенности оформления отдельных видов 19 документов 4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства 19 Нижегородской области и органов исполнительной власти 4.2. Приказ 23 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 26 4.4. Протокол 26 4.5. Служебные телеграммы 29 4.6. Служебные письма 31 4.7. Поручения 33 4.8. Оформление доверенности 36 V. Организация документооборота и исполнения 37 документов 5.1. Организация документооборота 37 5.2 Организация доставки и отправки документов 37 5.3. Порядок прохождения документов 41 5.4. Организация приема и передачи документов, 42 поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи 5.5. Печатание, размножение и учет количества 44 документов 5.6. Работа исполнителей с документами 46 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 47 5.8. Работа с обращениями граждан 48 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для 48 служебного пользования" (ДСП) VI. Поисковая система по документам 50 6.1. Регистрация документов 50 6.2. Организация поисковой системы по документам 53 VII. Организация документов в делопроизводстве 54 7.1. Составление номенклатур дел 54 7.2. Формирование и оформление дел 58 7.3. Организация оперативного хранения документов 62 VIII. Порядок передачи документов на хранение в 63 архив 8.1. Экспертиза ценности документов 63 8.2. Подготовка и передача документов в архив 66 IX. Изготовление, использование, хранение и 67 уничтожение простых печатей и штампов X. Приложения I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 года N 536. 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа исполнительной власти. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 2.1. Деятельность органов исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителями органов исполнительной власти. III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Общие требования к оформлению документов. Бланки документов Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе. Порядок подготовки проектов актов Губернатора, Правительства, руководителей органов исполнительной власти, изложены в Регламенте Правительства Нижегородской области; правила оформления правовых актов изложены в разделе 4 настоящей Инструкции. 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (приложения 1, 2), установленный соответствующими правовыми актами Правительства Нижегородской области. Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее: - 20 мм. - левое; - 10 мм. - правое; - 20 мм. - верхнее; - 20 мм. - нижнее. 3.1.2. Бланки документов. 3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). 3.1.2.2. В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки: - бланк письма (Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителей Губернатора Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области); - общий бланк (Правительства Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области); - бланк конкретного вида документа (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора Нижегородской области; постановление, распоряжение Правительства Нижегородской области; протокол, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора Нижегородской области, приказ, распоряжение, решение органов исполнительной власти Нижегородской области); - бланк должностного лица (Вице-губернатора, заместителей Губернатора Нижегородской области). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Вышеперечисленные бланки используются: - должностными лицами органов исполнительной власти. Применение указанных бланков допускается теми должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке; - Правительством Нижегородской области. Применение бланка допускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности, Вице-губернатором, заместителями Губернатора; - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применение бланков допускается руководителями органов исполнительной власти, а также лицами их замещающими; - структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области. Применение бланков структурных подразделений допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений. Документы совещательных органов при Губернаторе или Правительстве Нижегородской области, а также межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображения герба Нижегородской области в случае, если использование бланка предусмотрено положением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов). Номерные бланки подлежат учету в "Журнале учета и выдачи номерных бланков". Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться сторонним организациям и лицам. 3.1.2.3. Для ведения переписки между заместителями Губернатора, заместителями Губернатора и Губернатором, членами Правительства (по вопросам работы Правительства) бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ без указания должности. Дополнительно оформление внутренней переписки регулируется инструктивными письмами руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министра Правительства Нижегородской области (далее - руководитель аппарата). 3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти области (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих. 3.1.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти Нижегородской области, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ. 3.1.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (приказ, распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. 3.1.3. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. 3.1.3.1. Герб Нижегородской области. Герб Нижегородской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 сентября 1996 года N 42-З "О Гербе Нижегородской области". 3.1.3.2. Наименование организации. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти и их структурных подразделений. Наименование вида документа. Для каждого вида организационно-распорядительного документа Губернатора, Правительства, органа исполнительной власти используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие). Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. 3.1.3.3. Дата документа. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является: - дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов; - дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты). В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа. 3.1.3.4. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. 3.1.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и номером документа - ответа. 3.1.3.6. Адресат. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например: Департамент по развитию спорта Нижегородской области Директору В.В.Харитонову Если в качестве адресата выступает руководитель органа исполнительной власти (организации), то наименование органа исполнительной власти (организации) входит в наименование должности адресата, например: Директору департамента по развитию спорта Нижегородской области В.В.Харитонову При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии. Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления Нижегородской области При адресации документа должностному лицу органа исполнительной власти наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов. Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке в случае отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания: - наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (город, поселок и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5/2 Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, а также при переписке внутри структурных подразделений. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. 3.1.3.7. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Министр экономики Нижегородской области ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от 16 марта 2005 года N 1505 3.1.3.8. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на бланке формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 3). Резолюции Губернатора Нижегородской области, исполняющего обязанности Губернатора оформляются на синих бланках (герб выполнен в цветном изображении); заместителей Губернатора - на синих бланках (герб выполнен в синем изображении); руководителей органов исполнительной власти, структурных подразделений органов исполнительной власти Нижегородской области - на черно-белых бланках. В отдельных случаях резолюция может оформляться ниже адресата или на свободном от текста месте. 3.1.3.9. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: Должностной регламент главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок может не составляться, для документов, оформленных на бумаге формата А4 заголовок обязателен. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. 3.1.3.10. Текст документа. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например: Уважаемый Иван Иванович! При адресовании документов в организации допускается также обращение с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например, "Просим Вас...", "Направляем..."), от третьего лица единственного числа (например, "Управление не возражает..."). В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагается от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю ..."). В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится). При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 3.1.3.11. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области от 16.10.2005 N 357-р "Об аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области за IV квартал 2008 года на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской (название документа и наименование организации области от 01.12.2008 N 304/3283/08-0-0 и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа. 3.1.3.12. Подпись. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке, при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: Вице-губернатор, первый заместитель Председателя Правительства Нижегородской области В.А.Иванов Право подписывать документы имеет руководитель органа исполнительной власти или уполномоченного структурного подразделения органа исполнительной власти, а также уполномоченные лица. Право вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано руководителем другим должностным лицам. Делегирование полномочий оформляется приказом о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени органа исполнительной власти. Если право подписи предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..." Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности. Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами. Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке: - с распорядительного документа соответствующим распорядительным документом; - с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом. Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подготовке поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот; в случае направления документа более чем в 4 адреса, а также на копиях и других документов нефинансового и непроизводственного характера. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит (факсимиле Губернатора может проставляться также по указанию руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области). 3.1.3.13. Гриф согласования. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа. В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор, первый заместитель Председателя Правительства Нижегородской области Подпись В.А.Иванов Дата Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата". Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. В случае направления документа в адрес Губернатора Нижегородской области от органов исполнительной власти на документе обязательна виза заместителя Губернатора, курирующего данный блок. Для сокращения сроков прохождения наградных документов, направляемых в адрес Губернатора представлений о награждении, визирование документов заместителями Губернатора, курирующих данный блок, не требуется, т.к. согласование со всеми заинтересованными лицами оформляется листом согласования после проведения юридической экспертизы управлением государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области. Если заместитель Губернатора, курирующий блок, не согласен с позицией руководителя органа исполнительной власти, то он должен доложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата. Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Грифы (визы) согласования правовых актов Губернатора и Правительства Нижегородской области оформляются в соответствии с требованиями Регламента Правительства Нижегородской области. Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте. 3.1.3.14. Оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Ведение Реестра печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых Губернатором, Правительством Нижегородской области и органами исполнительной власти Нижегородской области возлагается на управление документационного обеспечения и контроля департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - управление документационного обеспечения и контроля). Ведение учета печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых подведомственными учреждениями и (или) территориальными органами исполнительной власти возлагается на соответствующие органы исполнительной власти. 3.1.3.15. Отметка о заверении копии. Органы исполнительной власти могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения начальника структурного подразделения. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита "Подпись" на расстоянии 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется по форме: Верно Главный специалист управления государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Личная подпись Расшифровка подписи Дата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется печатью: - для копий правовых актов Губернатора и Правительства - печатью протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области или печатью департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области в зависимости от места хранения документов; - для соглашений, включенных в Реестр соглашений и договоров, заключаемых Правительством Нижегородской области, - печатью отдела правовой информации правового управления государственно-правового департамента Нижегородской области или печатью департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области в зависимости от места хранения документов; для иных соглашений - печатью органа, в котором хранятся подлинники соглашений; - для служебных документов - штампами (печатями) с наименованием структурных подразделений. 3.1.3.16. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе на документах за подписью Губернатора проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа; на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка включает фамилию или фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста в две строки. 3.1.3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело. 3.1.3.18. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 3.2. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации 3.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц исполнительной власти Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование (визирование) в департамент международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей Нижегородской области. 3.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем по требованиям международного стандарта ИСО (International Organization for Standardization). Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в Регламенте Правительства Нижегородской области. Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата. 3.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления: 3.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи). 3.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 3.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется. 3.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись; - при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись. Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат". 3.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2005 г. Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи. 3.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...". 3.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. 3.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата. 3.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через уполномоченный орган в сфере связи, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма). IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Акты Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения и др.) 4.1.1. Проекты нормативных правовых актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5, 6, 7). Проекты актов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти Нижегородской области направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия. Проект акта имеет следующие реквизиты: наименование вида акта - указ, распоряжение Губернатора Нижегородской области, постановление, распоряжение Правительства Нижегородской области, приказ органа исполнительной власти Нижегородской области; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005; 15 июня 2005 года; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения Губернатора, Правительства Нижегородской области через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер указа, распоряжения Губернатора Нижегородской области, постановления и распоряжения Правительства Нижегородской области располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа. 4.1.2. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов от реквизитов ""дата"" и ""номер""), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора, Правительства Нижегородской области печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства области завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т :", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательно делается ссылка. 4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности ("Губернатор"), личной подписи и ее расшифровки (имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородской области). Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородской области печатаются на уровне слова "Губернатор" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. 4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства Нижегородской области печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений). 4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на указ, постановление или распоряжение Губернатора, Правительства Нижегородской области. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ ___ к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от _____________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе каждого приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листе согласований. 4.1.6. Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается. При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word. Направлению на согласование с использованием автоматизированной системы согласования проектов правовых актов подлежат файлы, оформленные в текстовом редакторе Microsoft Word. 4.2. Приказ 4.2.1. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение 8). Приказ имеет следующие реквизиты: Наименование органа государственной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2008 года N 21; 03.07.2008 N 44. Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. 4.2.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... 4.2.3. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст приказа печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признать утратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить в следующей редакции "..."; "дополнить пункт + абзацем ++ следующего содержания "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа согласно установленным реквизитам для визы согласования. Возможно оформление виз на отдельном листе - листе согласований. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам для визы согласования. 4.2.4. При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; наименование вида документа - приказ; располагается центровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 4.3.1. Понятия "Положение", "Регламент", "Правила", "Инструкция" применяется в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 февраля 2005 года N 8-З "О нормативных актах в Нижегородской области". Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется путем издания правового акта об их утверждении. 4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 4.3.3. Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на общем бланке органа исполнительной власти или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др. При использовании общего бланка органа исполнительной власти для утверждения положения (правил, инструкции, регламента) заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4.4. Протокол 4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Организация заседаний Правительства Нижегородской области и совещаний с участием Губернатора изложена во 2 разделе Регламента Правительства Нижегородской области. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. 4.4.2. Протоколы оформляются на общих бланках органов исполнительной власти или на стандартных бланках протоколов. 4.4.3. Протокол имеет следующие реквизиты: - герб Нижегородской области; - наименование органа исполнительной власти (в случае оформления на общем бланке); - наименование вида документа (протокол) - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 16, центровано; - дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания; - номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. - место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер"; - гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению); - заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже; - текст; - подписи. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи и расшифровки подписей (инициалы и фамилии). 4.4.4. Протоколы могут быть полными (приложение 10) - содержит кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 11) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 4.4.4.1. Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы председателя; секретарь заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Полный протокол подписывается председателем и секретарем. 4.4.4.2. Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы председателя; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение; Краткий протокол подписывается председателем. 4.5. Служебные телеграммы 4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в 2-х экземплярах. Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором, заместителями Губернатора, руководителем аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министром Правительства Нижегородской области. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов исполнительной власти. Категория "правительственная" указывается в верхнем правом углу, перед текстом под словом "Телеграмма". 4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: Москва, ул.Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой Заволжье Нижегородской, Клин Московской Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом: Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах реквизит "подпись" должен быть дополнен заверительной записью и печатью организации. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ___________________________! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. На поздравительных телеграммах допускается воспроизведение факсимильной подписи. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа государственной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На втором экземпляре телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. 4.6. Служебные письма 4.6.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными. Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма (приложение 1, 2) и печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. В органах исполнительной власти Нижегородской области используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма. 4.6.2. Исходящее служебное письмо имеет следующие реквизиты: герб Нижегородской области; наименование органа исполнительной власти; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе; визы согласования документа; идентификатор электронной копии документа. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами (см. пункт 3.1.3.). 4.6.3. Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центровано. 4.6.4. Обращение от текста письма отделяется одним дополнительным полуторным интервалом. Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение); - от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным; министерство не возражает); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. 4.6.5. Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала. 4.6.6. При оформлении совместного письма: - наименования органов исполнительной власти (организаций) располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; - дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано; - регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. - подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке подчиненности. 4.6.7. Право подписи служебных писем устанавливается в Положениях об органах исполнительной власти, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии должностных лиц. 4.7. Поручения 4.7.1. Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью органов исполнительных власти, а также организационного и материально-технического обеспечения. 4.7.2. Проекты поручений готовят и вносят органы исполнительной власти по заданию Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, либо в инициативном порядке. 4.7.3. Проекты поручений подлежат согласованию с лицами, указанными в поручениях. Согласование оформляется листом согласования в соответствии с требованиями пункта 3.1.7 Регламента Правительства Нижегородской области. Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. 4.7.4. Поручения Губернатора Нижегородской области оформляются на бланке поручений формата А4 (синий бланк, герб выполнен в цветном изображении). Поручения заместителей Губернатора Нижегородской области оформляются на бланке поручений формата А4 (синий бланк, герб выполнен в синем изображении). Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты: автор (Губернатор, Вице-губернатор, заместители Губернатора, руководители органов исполнительной власти); наименование вида документа - поручение; дата поручения оформляется цифровым способом; номер поручения состоит из знака N и порядкового номера документа, присвоенного в АИС "Служебная корреспонденция". Заголовок к поручению не составляется. 4.7.5. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц. При адресовании поручения членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области указываются только инициалы и фамилия без указания должности, например: Г.А.Суворову. Если в качестве адресата выступает руководитель сторонней организации (органа), то наименование организации (органа) и должности входит в состав реквизита "адресат", например: Начальнику ГУ МЧС России по Нижегородской области А.П.Демину; Если поручение направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщённо, например: Главам органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименования должности не отделяются. 4.7.6. Текст отделяется от адресата тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст поручения печатается через 1,5 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название органа исполнительной власти, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного органа исполнительной власти. В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада Губернатору Нижегородской области. Текст поручения печатается на лицевой стороне бланка, излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение и срока исполнения. На оборотной стороне бланка указываются ФИО исполнителя и номер его служебного телефона; при наличии приложений могут указываться рассылаемые документы с указанием их регистрационных номеров, дат, количества листов; адресаты, которым рассылаются документы. 4.7.7. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Поручения подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее. 4.7.8. Поручения Губернатора Нижегородской области, данные им лично или в ходе переговоров (встреч), оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места переговоров). Подразделение (должностное лицо), получившее поручение или организовавшее совещание (переговоры), является ответственным за порядок оформления и прохождения поручения Губернатора в документообороте. 4.7.9. В АИС "Служебная корреспонденция" регистрационные номера присваиваются поручениям Губернатора Нижегородской области, заместителей Губернатора. 4.7.10. Доклад об исполнении поручения Губернатора Нижегородской области, подготовленный ответственным исполнителем - органом исполнительной власти Нижегородской области, необходимо согласовывать с соответствующим заместителем Губернатора Нижегородской области, в блоке которого находится данный орган исполнительной власти. 4.7.11. Поручения Губернатора исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента его подписания. В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения Губернатора, должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя Губернатора информацию с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения поручения. Не допускается внесение проектов повторных поручений по невыполненным в установленный срок поручениям. Проект резолюции о продлении срока исполнения поручения Губернатора согласовывается с руководителем аппарата Губернатора. 4.8. Оформление доверенности 4.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора Нижегородской области - Председателя Правительства, Правительства Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. 4.8.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа: - бланк письма Губернатора Нижегородской области используется при подписании доверенности Губернатором Нижегородской области на представление интересов Губернатора Нижегородской области или совершение каких-либо действий от его имени; - бланк письма Правительства Нижегородской области используется при подписании доверенности Губернатором Нижегородской области - Председателем Правительства на представление интересов Правительства Нижегородской области или совершение каких-либо действий от имени Правительства Нижегородской области; - бланк письма органа исполнительной власти используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов органа исполнительной власти или совершение каких-либо действий от имени органа исполнительной власти. 4.8.3. Сведения, необходимые для указания в доверенности: - заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; - дата выдачи и регистрационный номер; - фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия органа исполнительной власти, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Нижегородской области - Председателя Правительства); - фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись Губернатора Нижегородской области - Председателя Правительства (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего органа исполнительной власти; - гербовая печать. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в органах исполнительной власти, определяется настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства Нижегородской области и другими нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Нижегородской области, а также положениями об органах исполнительной власти, должностными регламентами их работников; инструктивно-методическими письмами. 5.2. Организация доставки и отправки документов 5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения. 5.2.2. Все конверты с поступившими в аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области документами вскрываются, кроме конвертов с надписью "В конкурсную комиссию управления по организации конкурсов и аукционов Нижегородской области". Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, а также с пометкой "Лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте. 5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении по документационному обеспечению и контролю, другой приобщается к поступившему документу, а третий отправляется отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося). Документы передаются в структурные подразделения в день их учета, а имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно. 5.2.5. Отправка документов из аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области производится после регистрации исходящего документа с введением в АИС электронного образа документа, заверенного ЭЦП. Регистрация исходящего документа в АИС "Служебная корреспонденция" осуществляется: - при наличии на бумажном экземпляре отметки с названием файла, - при наличии данного файла, подписанного ЭЦП, в сетевой папке по подведомственности; - достоверности ЭЦП данного файла. За достоверность ЭЦП отвечает исполнитель. Служебные документы, адресованные согласно резолюциям органам исполнительной власти и иным органам, обрабатываются в управлении по документационному обеспечению и контролю; корреспонденция забирается сотрудниками органов исполнительной власти и иных органов не реже 1 раза в день. При отправке корреспонденции управлением по документационному обеспечению и контролю проверяется наличие: - адреса с индексом; - исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи на документе. 5.2.6. Исходящие документы принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один, а также при предоставлении электронного образа документа, заверенного ЭЦП. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно заместителем Губернатора, курирующим данное направление работы, руководителем органа исполнительной власти, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона). Исходящие документы передаются для отправки полностью оформленными. 5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки и зарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров. Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов государственной власти. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в управлении по документационному обеспечению и контролю. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службе ДОУ. 5.2.8. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры. Отправка корреспонденции депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с реестрами. 5.2.9. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств. 5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Первый экземпляр телеграммы передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222. 5.2.11. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. 5.2.12. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Она подписывается руководителем органа исполнительной власти и после регистрации по месту получения вручается исполнителям для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ. 5.2.13. Телефонограммы, адресованные руководителю органа исполнительной власти, принимаются и регистрируются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства. 5.2.14. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы. 5.3. Порядок прохождения документов 5.3.1. Все документы, рассмотренные руководителем органа государственной власти и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ. 5.3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ с отметкой о получении документа. 5.3.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. 5.3.4. В структурных подразделениях органа исполнительной власти учет поступления документов ведется в автоматизированном режиме, в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы. 5.3.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке должностного лица (резолюции). Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в АИС. Резолюции, поступившие в службу ДОУ после 16 часов, заносятся в АИС "Служебная корреспонденция" на следующий день. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа исполнительной власти. 5.3.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "весьма срочно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляется в установленном Регламентом Правительства Нижегородской области порядке и сроки. Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в 30-дневный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ может направляться с конкретным сроком исполнения, который указывается в штампе "Контроль". 5.3.6.1. В случае получения документа не по подведомственности, документ направляется для переадресации резолюции руководителю аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министру Правительства Нижегородской области. 5.3.6.2. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающий установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения. 5.3.6.3. При получении документа с резолюцией Губернатора или лиц, имеющих право давать поручения от его имени, доклад по возможным результатам рассмотрения вопроса и информирование заявителя о результатах рассмотрения обращения возможно исключительно после принятия соответствующего решения Губернатором (например, это должно быть указано в резолюции). В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель и соисполнители организуют свою работу в соответствии с пунктом 7.8.3 Регламента Правительства Нижегородской области. 5.3.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа исполнительной власти. 5.3.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ в АИС. 5.3.9. Служба ДОУ регулярно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа исполнительной власти о состоянии работы с документами. 5.3.10. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней. 5.3.11. Списание документа в дело осуществляется руководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником. 5.3.12. При составлении и оформлении документов сотрудники органа исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
