|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Кировской области от 17.12.1999 № 4359.8. Индекс письменных обращений граждан состоит из первой буквы фамилии заявителя, проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемого через дробь буквенного обозначения "п" (письменное обращение). 9.9. Индекс устных обращений граждан состоит из буквенного сочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первых букв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием. 9.10. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольной карточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточки предыдущего обращения, которые вместе с документом направляются по назначению. 9.11. Распределение корреспонденции, поступившей в администрацию области, осуществляется канцелярией в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации области, распределением обязанностей между Губернатором области, заместителями Губернатора области и управляющим делами администрации области. 10. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Зарегистрированные в канцелярии документы с распечатанными регистрационно-контрольными карточками передаются в экспедицию и раскладываются в соответствующие папки. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, не реже двух раз в день (до 11 час. 30 мин. и до 16 час. 30 мин.) получают в экспедиции поступившую корреспонденцию. Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются по назначению работниками канцелярии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается в канцелярию. 10.2. Корреспонденция, поступившая в секретариаты Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области, предварительно рассматривается заведующими секретариатами, которые готовят проекты поручений, и в согласованное с руководителями время, как правило в день поступления, представляется на их рассмотрение. Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычно на специальном бланке, излагается лаконично и должно содержать фамилию и инициалы должностного лица, которому дается поручение, и срок его исполнения, подпись руководителя и дату. 10.3. Руководители структурных подразделений (должностные лица) организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области, а также руководителей структурных подразделений администрации области по исполнению документов переносятся в регистрационно-контрольные карточки, и документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства. На документе информационного характера на свободном от текста месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с указанием даты. 10.4. Документ в процессе исполнения передается в соответствующие структурные подразделения поочередно или одновременно в копиях (за исключением случаев, когда размножение документа не разрешается) с последующими соответствующими отметками в регистрационно-контрольной карточке (дата передачи, фамилия исполнителя, отметка об исполнении). При необходимости передача документа в копиях применяется, когда он подлежит исполнению несколькими соисполнителями. 10.5. После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить соответствующему руководителю о результатах исполнения поручения. 10.6. Исполненный документ списывается "В дело" должностным лицом, давшим по нему поручение. 11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВЫСШИХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Порядок работы по данному вопросу изложен в разделе 4 Регламента работы администрации Кировской области. 12. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН 12.1. Работа с письменными и устными обращениями граждан должна вестись в соответствии с действующим законодательством. 12.2. Обеспечение централизованного учета и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом писем и устного приема граждан управления делопроизводства и протокола (далее - отдел писем и устного приема граждан). 12.3. Краткое содержание поступивших в администрацию области письменных обращений граждан отделом писем и устного приема граждан заносится в соответствующую электронную базу данных с распечаткой регистрационно-контрольных карточек обычно в день их получения. Ответы по находящимся на контроле письмам граждан, адресованные должностным лицам администрации области, давшим поручения по рассмотрению заявлений, передаются в отдел писем и устного приема граждан. 12.4. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей электронной базе данных делается отметка о повторности, к заявлению прикладывается дубликат контрольно-регистрационной карточки первого обращения. 12.5. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными и регистрируются под регистрационным номером первого обращения с указанием порядкового номера. 12.6. Все зарегистрированные обращения граждан подлежат рассмотрению, кроме анонимных и некорректных. 12.7. Зарегистрированные и оформленные в установленном порядке письма граждан передаются на рассмотрение руководству администрации области, затем не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации направляются для исполнения в соответствии с поручением. Если поручение по рассмотрению письма дано нескольким должностным лицам, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется подлинник письма и поручения, остальным лицам - копия. Не разрешается передавать письма граждан из одного структурного подразделения администрации области в другое, минуя отдел писем и устного приема граждан. Письма, направленные Губернатором области, его заместителями, управляющим делами администрации области на исполнение непосредственно структурным подразделениям администрации области, переадресовке ими в другие организации не подлежат. Не допускается направление писем граждан на рассмотрение должностным лицам или организациям, решения и действия (или бездействие) которых обжалуются. 12.8. Письма с просьбами о личном приеме без указания существа вопроса направляются в соответствующие организации и органы местного самоуправления для выяснения сути обращения. В этом случае руководство администрации области предлагает руководителю ведомства рассмотреть обращение, дать ответ автору письма, а при необходимости - и администрации области. О переадресовке письма обязательно сообщается заявителю. 12.9. При поступлении письма, содержащего вопросы, решение которых не относится к ведению администрации области, данное обращение не позднее чем в 5-дневный срок со дня поступления с сопроводительным письмом направляется по подведомственности с уведомлением об этом заявителя. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 23.11.2000 г. N 428) 12.10. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль. Письма граждан, взятые на контроль, подлежат возврату вместе с ответом в отдел писем и устного приема граждан. Для этого на подобном письме проставляются штампы "Взято на контроль" и "Подлежит возврату в администрацию области". 12.11. Письменные обращения граждан рассматриваются в подразделениях администрации области, как правило, не свыше одного месяца со дня их регистрации, а не требующие длительного изучения и проверки - безотлагательно, но не свыше 15 дней, если поручением не установлен другой срок. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются в течение 7 дней. В тех случаях, когда требуется дополнительное изучение вопроса, поднятого в письменном обращении, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц (писем и заявлений военнослужащих и членов их семей - не более чем на 15 дней), о чем должно быть сообщено заявителю и отделу писем и устного приема граждан. Продление срока рассмотрения письма производится должностным лицом, давшим по нему поручение. Если письмо поступило из вышестоящего органа, то срок его рассмотрения может быть продлен только с разрешения этого органа. Подобное согласование должно быть проведено за неделю до истечения установленного срока. 12.12. При промежуточном ответе (с указанием, что частично сделано по обращению и что намечено еще сделать) обращение берется на дополнительный контроль до окончательного решения вопроса, о чем ставится в известность автор. 12.13. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан мотивированный ответ в письменной или устной форме. При устном уведомлении автора о результатах рассмотрения его обращения исполнителем об этом делается запись в правом нижнем углу первого листа письма либо на отдельном листе (со ссылкой на регистрационный номер и дату обращения) с указанием даты уведомления, ставится подпись и дата или указывается в соответствующей информации. 12.14. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в структурные подразделения администрации области, осуществляют руководители этих подразделений. 12.15. Информация (справка) структурных подразделений (должно- стных лиц) администрации области об исполнении взятых на контроль писем граждан должна содержать ответы на все поднятые в заявлениях вопросы; оценки предложений, просьб, жалоб и подтвердившихся фактов с указанием принятых мер по устранению вскрытых недостатков, а также сообщение о том, когда и кем заявитель поставлен в известность о результатах рассмотрения его письма. В информации о результатах рассмотрения повторного обращения указываются также причины его возникновения и, при необходимости, принятые меры к лицам, виновным в поверхностном, невнимательном рассмотрении первоначального обращения. В случае нарушения установленного срока рассмотрения обращения в справке указываются причины этого. 12.16. Ответы по итогам рассмотрения писем граждан, поступивших через федеральные органы, визируются (остающиеся в деле вторые экземпляры) исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения администрации области и через отдел писем и устного приема граждан передаются на подпись соответствующему руководителю администрации области не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока. 12.17. Ответы на письма, взятые на контроль, анализируются работниками отдела писем и устного приема граждан. Затем ответ с подлинником письма и регистрационно-контрольной карточкой представляется на подпись тому должностному лицу администрации области, которым было дано поручение. Не допускается отправлять ответы на письма, адресованные руководству администрации области, за подписью руководителя структурного подразделения администрации области, если ему такого поручения руководством не давалось. 12.18. Если по письменному обращению было дано поручение с требованием доложить о результатах его рассмотрения, то должностное лицо, которым давалось поручение, может снять его с контроля на основании информации об исполнении поручения или предложить продолжить контроль с указанием срока представления окончательной информации. При согласии с результатами рассмотрения письма должностное лицо подписывает ответ. Об исполнении находящегося на контроле обращения делается отметка в соответствующей электронной базе данных. 12.19. Первоначальный прием граждан с устными обращениями ведут работники отдела писем и устного приема граждан, которые фиксируют устные обращения в журнале с указанием Ф.И.О. обратившегося, его адреса, места работы или учебы, содержания просьбы или жалобы, результатов рассмотрения в данном отделе. 12.20. Прием граждан по личным вопросам руководством администрации области ведется согласно графику, утвержденному Губернатором области. Прием по личным вопросам в структурных подразделениях администрации области ведут их руководители или замещающие их лица. Учет приема посетителей по личным вопросам руководством администрации области ведется отделом писем и устного приема граждан по регистрационно-контрольным карточкам установленной формы с указанием даты приема, Ф.И.О. заявителя, его адреса, социального положения, рода занятий, должности, сути вопроса, Ф.И.О. ведущего прием и его поручения. При повторных обращениях к регистрационно-контрольной карточке прилагаются все материалы по первому обращению. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области, ежемесячно передает в отдел писем и устного приема граждан информацию о приеме по личным вопросам в подразделении. 12.21. Отдел писем и устного приема граждан ежемесячно анализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан и систематически представляет Губернатору области сведения о количестве и характере поступивших обращений, данные о личном приеме граждан в администрации области. 12.22. Порядок работы с поручениями руководства администрации области по устным обращениям граждан аналогичен порядку исполнения поручений по письменным обращениям граждан. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ (КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ) НОРМАТИВНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ Порядок работы по данному вопросу определен в разделе 6 Регламента работы администрации Кировской области. 14. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание текста, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился. 14.2. Все исходящие документы администрации области после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через экспедицию (кроме факсограмм, электронной почты, секретных документов, а также исходящих документов за подписью руководителей иных органов исполнительной власти области). Документы передаются в экспедицию для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. При необходимости направления документа в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки, который подписывается руководителем структурного подразделения администрации области, готовившего документ. 14.3. Экспедиция проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номера документа в реестровый журнал, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочности доставки отправляется работниками экспедиции фельдъегерской связью или сдается в отделение связи. Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной в районы области), после указанного времени - на следующий день. 14.4. Корреспонденция, адресованная высшим органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в экспедицию до 14 часов и отправляется адресату фельдъегерской связью или почтой. При передаче законвертованной корреспонденции работнику фельдъегерской службы составляется реестр в двух экземплярах, один из которых остается в экспедиции. 14.5. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации поселка Юрья-2, сдается в экспедицию до 14 часов и отправляется в дни недели, установленные управляющим делами администрации области. Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах г. Кирова работниками экспедиции или фельдъегерской службы. Срочность доставки документа определяется руководителем подразделения, подготовившим документ, или лицом, его подписавшим. На обработанную корреспонденцию составляется реестр в трех экземплярах. Один экземпляр реестра передается фельдъегерю для сдачи его с законвертованной корреспонденцией на прижелезнодорожный почтамт, второй экземпляр реестра передается работнику фельдъегерской службы, третий экземпляр остается в экспедиции. 14.6. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в экспедицию, второй экземпляр с визами составителя и согласования остается в соответствующем структурном подразделении администрации области. Текст телеграммы экспедицией передается по телетайпу на телеграф. Телеграммы в адрес администрации г. Кирова, администраций Ленинского, Октябрьского, Первомайского районов г. Кирова доставляются как срочная корреспонденция. Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается дежурному по администрации области, который на данной телеграмме указывает номер договора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер, удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт). 14.7. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. 15. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств факсимильной связи осуществляются в соответствии с требованиями п. 3.4 Регламента работы администрации Кировской области. 16. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств электронной почты осуществляются в соответствии с требованиями п.3.5 Регламента работы администрации Кировской области. 17. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 17.1. Общие положения 17.1.1. Данный раздел настоящей Инструкции определяет общие требования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке, хранению и использованию документов на бумажных и других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носители информации и др.), содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 17.1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально", "Оглашению не подлежит" и т.п.). 17.1.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 17.1.4. Необходимость проставления на документе пометки (грифа) "Для служебного пользования" определяется руководителем структурного подразделения администрации области, подготовившим его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. 17.1.5. Сотрудникам администрации области (исполнителям), допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их. 17.1.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники структурных подразделений администрации области могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. 17.1.7. Руководители структурных подразделений администрации области и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей, а в администрации области в целом - на управление делопроизводства и протокола. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей, а в администрации области в целом - на отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны. 17.1.8. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 17.1.9. Проверка наличия документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом управляющего делами администрации области. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Проверка наличия таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимся в соответствующем структурном подразделении администрации области, копия которого для сведения направляется в управление делопроизводства и протокола. О результатах проверки информируется управляющий делами администрации области. 17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения администрации области немедленно сообщает управляющему делами администрации области, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются управляющему делами администрации области. На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются управляющим делами администрации области и передаются в архив администрации области для включения в дело фонда и хранения. 17.1.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому в структурном подразделении администрации области производится под роспись с разрешения руководителя подразделения. 17.1.12. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" в структурном подразделении администрации области, с участием заведующего канцелярией составляется по произвольной форме в двух экземплярах акт приема - передачи этих материалов, утверждаемый руководителем этого подразделения. Один экземпляр акта передается в канцелярию. 17.2. Прием и регистрация входящих документов 17.2.1. Прием и учет (регистрация) документов или изданий с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется канцелярией. 17.2.2. Вся поступившая в администрацию области корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается работником канцелярии. В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов принимаются дежурным по администрации области с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику канцелярии. Работник канцелярии, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и документа, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. 17.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно. Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером. 17.2.4. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП". На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп "К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе. 17.2.5. Передача зарегистрированных документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" работникам структурных подразделений администрации области производится под роспись с распечаткой регистрационно-контрольных карточек. 17.3. Оформление, учет, размножение и отправка исходящих документов 17.3.1. На документах и на их проектах, делах или изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра, например: Для служебного пользования Экз. 2 17.3.2. Печатание документов с грифом "Для служебного пользования" производится в машинописном бюро в строго ограниченном количестве. На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу текстового поля первой страницы проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа машинистка должна указать не только количество отпечатанных экземпляров, но и их рассылку, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. 17.3.3. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземпляра с грифом "ДСП" и количество листов. 17.3.4. В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновиком под роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проекта документа и черновика с грифом "Для служебного пользования" другому лицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена. 17.3.5. Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат регистрации в канцелярии, при этом к исходящему регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП". 17.3.6. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигания с отражением факта уничтожения в учетных формах. При этом на копии остающегося в деле исходящего документа с грифом "Для служебного пользования" на обороте последнего листа исполнителем дополнительно делается запись об уничтожении черновиков и вариантов: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись. Расшифровка подписи". 17.3.7. На документ, предназначенный для направления в пять и более адресов, исполнителем составляется указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается или руководителем структурного подразделения, которое готовило документ, или должностным лицом администрации области, подписавшим документ. На каждом экземпляре указывается только один адрес. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Размножение (тиражирование) подписанных документов (их проектов) с пометкой "Для служебного пользования" производится только в копировально-множительном бюро управления делопроизводства и протокола (далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Регламентом работы копировально-множительного бюро, утвержденным управляющим делами администрации области. 17.3.8. Дополнительное размножение документов с грифом "Для служебного пользования" и их досылка структурным подразделениям администрации области или сторонним организациям осуществляется на основании заявок руководителей подразделений администрации области, готовивших данные документы, и с разрешения руководства администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. 17.3.9. Документы для отправки передаются в экспедицию полностью оформленными, с указанием адреса и его почтового адреса (с указателем поэкземплярной рассылки), с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. 17.3.10. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью или заказной корреспонденцией. 17.3.11. На пакетах (конвертах), в которых отправляются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляются гриф "Для служебного пользования", подпись лица, производившего конвертование, заверенная печатью "Для пакетов". Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенных документов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции, например: Для служебного пользования Конвертовал (подпись) М.П. "Для пакетов" Администрация района г. Вятские Поляны Кировской области N 3 ДСП ______________________________ г. Киров, администрация области После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета (в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеем бумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов". 17.3.12. При пересылке корреспонденции с грифом "Для служебного пользования" через органы фельдсвязи оформляется реестр установленной формы в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе с корреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра с распиской фельдъегеря, заверенной его штампом, хранится в деле реестров экспедиции. 17.4. Группировка исполненных документов в дела Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела вместе с другими несекретными документами в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства и требованиями, изложенными в разделе 20 настоящей Инструкции. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования". 17.5. Использование документов, изданий и дел 17.5.1. К работе с делами с пометкой "Для служебного пользования" допускаются должностные лица администрации области, имеющие к ним непосредственное отношение, а с документами - согласно указаниям руководства администрации области или по разрешению руководителей структурных подразделений администрации области, готовивших эти документы. 17.5.2. Представители других организаций допускаются к работе с документами с грифом "Для служебного пользования" при наличии письменной просьбы руководителей этих организаций и соответствующего указания руководства администрации области или разрешения руководителей структурных подразделений администрации области, готовивших эти документы. 17.5.3. Ознакомление сотрудников структурных подразделений администрации области с делами, содержащими документы с пометкой "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в архиве администрации области, осуществляется по разрешению управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок не более 10 дней. Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются пользователям и принимаются от них под роспись в журнале (карточке учета) выдачи дел и изданий (приложение 8). Снятие копий с находящихся на хранении в архиве администрации области документов с пометкой (грифом) "Для служебного пользования" и производство выписок из них пользователями осуществляется с согласия руководителей подразделений администрации области, готовивших эти документы (сформировавших дела), и по разрешению руководства администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола на основании письменных просьб. 17.6. Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению 17.6.1. Проведение экспертизы научно-исторической ценности и практического значения документов, изданий и дел с пометкой "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (п.20.3 настоящей Инструкции). 17.6.2. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссией администрации области (далее - ЭК администрации области) к уничтожению дела, документы или издания с пометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическое значение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшему хранению, структурными подразделениями администрации области передаются в канцелярию для уничтожения. После утверждения решения ЭК администрации области управляющим делами администрации области отобранные к уничтожению дела, документы или издания с грифом "Для служебного пользования" заведующим канцелярией уничтожаются по отдельному акту (приложение 9). 17.6.3. После уничтожения материалов с пометкой "Для служебного пользования" в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например: "Уничтожено. Акт N ...... от ................. (дата). Подпись и ее расшифровка". Акты об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" хранятся в канцелярии 10 лет, а акты об уничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются в архив администрации области. 18. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ВОПРОСОВ, ВНОСИМЫХ НА РАССМОТРЕНИЕ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ Подготовка вопросов, вносимых на рассмотрение областной Думы, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 9 Регламента работы администрации Кировской области. 19. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ПО ВОПРОСАМ НАГРАЖДЕНИЯ, ПРИСВОЕНИЯ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ Подготовка и оформление материалов по вопросам награждения, присвоения почетных званий осуществляется в соответствии с порядком и требованиями, изложенными в разделе 10 Регламента работы администрации Кировской области. 20. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 20.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 20.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации области в течение календарного года. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 20.1.2. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, внесенных на рассмотрение руководства администрации области и отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности структурных подразделений администрации области, в том числе с грифом "Для служебного пользования", учетные формы (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.), акты, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов и т.п.) при администрации области. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок. 20.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации области являются названия ее структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. 20.1.4. Графы в форме номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел администрации области (приложения 10, 11) заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения (индекса) ее структурного подразделения и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10 - 05, где 10 - обозначение (индекс) структурного подразделения, 05 - порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью тире. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с нормативно- распорядительными документами администрации области. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, приказы, протоколы и т.д.); название организации или ее структурного подразделения (автор документа); краткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональных тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с администрациями районов и городов Кировской области по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с открытым акционерным обществом энергетики и электрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской области электроэнергией" (переписка с конкретным корреспондентом). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Месячные отчеты администрации Кировской области по заработной плате". Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому перечню, а также по утвержденной номенклатуре дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 20.1.5. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные или очередные порядковые номера, о чем информируется заведующий канцелярией. Номенклатура дел, как учетный документ, ведется в течение всего делопроизводственного года. 20.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области на следующий год (приложение 10) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с руководителем подразделения и заведующим архивом администрации области и передается заведующему канцелярией. 20.1.7. Сводная номенклатура дел администрации области на очередной год (приложение 11) составляется заведующим канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации области, визируется заведующим архивом администрации области, подписывается начальником управления делопроизводства и протокола и после одобрения ЭК администрации области направляется на согласование с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов администрации области (далее - ЭПК управления по делам архивов), а затем до 20 декабря текущего года представляется на утверждение управляющему делами администрации области и вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации области структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для руководства в работе. Номенклатура дел в иных органах исполнительной власти области разрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно. 20.1.8. Сводная номенклатура дел администрации области печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в канцелярии, второй используется канцелярией в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве администрации области, четвертый - в государственном архиве Кировской области. 20.1.9. В течение года по согласованию с начальником управления делопроизводства и протокола, с ЭПК управления по делам архивов и с разрешения управляющего делами администрации области в утвержденную сводную номенклатуру дел администрации области могут вноситься изменения и дополнения. В случае изменения структуры администрации области в сводную номенклатуру дел администрации области вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения. 20.1.10. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делопроизводства и протокола. 20.2. Формирование дел в структурных подразделениях 20.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденной сводной номенклатуры дел администрации области и настоящей Инструкции. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 20.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника в администрации области; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома. 20.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании. 20.2.4. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила: нормативно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии; положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденные нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов о командировках, о предоставлении отпусков, о премировании); документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке; протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации области; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов; лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и жалоб граждан по личным вопросам; переписка группируется обычно за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ - ответ помещается за документом - запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 20.2.5. Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации области хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях администрации области в запирающихся шкафах или специально отведенных для этой цели помещениях. 20.2.6. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в структурных подразделениях администрации области документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, и руководителя подразделения. Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 20.2.7. В структурных подразделениях администрации области дела, не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с заведующим архивом администрации области уничтожаются по акту, один экземпляр которого представляется в архив администрации области (приложение 12). 20.3. Экспертиза ценности документов 20.3.1. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. 20.3.2. Экспертиза ценности документов в администрации области проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению; в архиве администрации области - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение. 20.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области создается ЭК администрации области, которая организует свою работу в соответствии с Положением, утвержденным управляющим делами администрации области. 20.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, совместно с ЭК администрации области и под непосредственным методическим руководством заведующего архивом администрации области. 20.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации области; отбор дел и документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел администрации области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 20.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы и документы с временными сроками хранения. 20.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет ) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 20.4. Оформление и подготовка дел к передаче в архив администрации области 20.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей и т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в тех структурных подразделениях администрации области, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем заведующего архивом администрации области. 20.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 13); составление в необходимых случаях (п.20.4.8 настоящей Инструкции) внутренней описи документов дела (приложение 14). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 20.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются : наименование организации (администрация Кировской области); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, части; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого пронумерованного тома (части), который может уточнять содержание заголовка дела. Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ........ год (ы)". При обозначении даты документа сначала указывается число месяца, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. 20.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются. 20.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (п.20.4.8 настоящей Инструкции) - бланки форм для внутренней описи документов дела. 20.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками из газет, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки из газет, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в него. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. 20.4.7. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 13). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. 20.4.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 14). 20.4.9. В структурных подразделениях и общественных организациях (профсоюзная организация) администрации области при подготовке дел к передаче в архив администрации области работниками, ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной форме описи (приложение 15) всех законченных в делопроизводстве дел отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением администрации области принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив администрации области. При составлении описи дел структурного подразделения администрации области необходимо соблюдать следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или каждая часть вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Описи дел структурных подразделений администрации области составляются в двух экземплярах под методическим руководством заведующего архивом администрации области, один экземпляр передается вместе с делами в архив администрации области для составления сводной описи дел администрации области, а второй остается в структурном подразделении. 20.5. Передача дел в архив администрации области 20.5.1. В архив администрации области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи (приложение 15). 20.5.2. В случае обнаружения заведующим архивом администрации области нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены в 10-дневный срок работниками структурного подразделения администрации области, сформировавшего дела. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (п.20.4.9 настоящей Инструкции). 20.5.3. Передача дел в архив администрации области осуществляется по графику, составленному заведующим архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) администрации области, передающих документы в архив, и утвержденному управляющим делами администрации области. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области работник, ответственный за ведение делопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны в течение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы в дела и сдать их в архив администрации области независимо от сроков хранения. 20.5.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом администрации области в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема - передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела в архив администрации области доставляются сотрудниками структурных подразделений администрации области. 20.5.5. На завершенные и сданные в архив администрации области дела заведующий архивом администрации области ежегодно составляет сводную опись дел администрации области. Сводная опись дел составляется через год после завершения дел в делопроизводстве в четырех экземплярах, которые передаются в государственный архив, а затем один экземпляр сводной описи, согласованный с ЭПК управления по делам архивов, возвращается в архив администрации области. 20.5.6. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 16), утверждаемым управляющим делами администрации области. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного и долговременного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК управления по делам архивов. 20.6. Использование архивных документов 20.6.1. Основными формами использования документов архива администрации области являются: информирование руководства и структурных подразделений администрации области и исполнение их запросов; исполнение запросов организаций и граждан социально- правового характера; предоставление документов для изучения (обычно в помещении архива). 20.6.2. Архивные справки выдаются на основании письменных запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, гражданам России - на основании их письменных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, с разрешения управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. Архивная справка подписывается управляющим делами администрации области и заверяется гербовой печатью. Копия архивной справки без печати, завизированная заведующим архивом администрации области, остается в деле. 20.6.3. Архив администрации области на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок. Архивные копии (выписки) нормативно-распорядительных документов администрации области заверяются подписью работника протокольного отдела управления делопроизводства и протокола администрации области и соответствующей печатью. Отметка о выдаче архивной копии (выписки) делается на запросе заведующим архивом. 20.6.4. Подготовленные заведующим архивом администрации области архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным управляющим делами администрации области, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или с извлечением) без разрешения администрации области. 20.6.5. Дела с документами, находящимися в архиве администрации области, предоставляются сотрудникам администрации области для работы в помещении архива или во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения под роспись в учетной карточке или журнале выдачи документов. Использование архивных документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с соблюдением требований, изложенных в п.17.5 настоящей Инструкции. Работники администрации области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются. 21. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 21.1. В администрации области печатаются и размножаются только материалы служебного характера. 21.2. Машинописное бюро печатает подготовленные структурными подразделениями администрации области документы за подписью Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области, а также другие материалы на двух и более печатных страницах, и документы областной Думы. Печатание других документов размером в одну печатную страницу производится в структурных подразделениях администрации области с соблюдением установленных правил составления, оформления и печатания материалов. 21.3. Документы, создаваемые с использованием персональных компьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных в настоящей Инструкции и в Положении о порядке подготовки и издания постановлений и распоряжений Губернатора Кировской области, и в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ. 21.4. Передаваемые в машинописное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов (применяются только общепринятые сокращения слов), правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. Печатание документов под диктовку не производится. Расшифровка и печатание с магнитных носителей материалов областных заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется машинописным бюро по указанию начальника управления делопроизводства и протокола. Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подпись исполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона. Передача материалов в машинописное бюро и получение отпечатанных материалов производится обычно через заведующую машинописным бюро. 21.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением установленного порядка расположения реквизитов документа, правил орфографии и пунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух экземплярах, распорядительные документы - в одном экземпляре и вместе с черновиками передаются исполнителю. При печатании документов с использованием персональных компьютеров после отметки об исполнителе (данная отметка не печатается в нормативно-распорядительных документах администрации области) проставляется отметка для автоматического поиска документа (пункты 6.29 и 6.32 настоящей Инструкции). При печатании на пишущей машинке в левом нижнем углу последнего листа документа проставляются инициалы машинистки и количество отпечатанных экземпляров. 21.6. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16 часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы протокольного отдела, материалы, адресованные высшим органам государственной власти Российской Федерации. Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочность печатания документов определяется руководством администрации области или начальником управления делопроизводства и протокола. После 17 часов печатаются только срочные документы. 21.7. Используемые при печатании документов гербовые бланки администрации области, имеющие номера, подлежат учету в канцелярии и выдаются в структурные подразделения администрации области, в том числе и в машинописное бюро, под роспись. Испорченные гербовые номерные бланки структурными подразделениями возвращаются в канцелярию и затем уничтожаются по акту. 21.8. Копирование и размножение материалов в копировально- множительном бюро проводится в соответствии с Регламентом работы копировально-множительного бюро, утвержденным управляющим делами администрации области. Порядок копирования и размножения документов непосредственно в структурных подразделениях администрации области определяется их руководителями. 22. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ДВИЖЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 22.1. Для удостоверения подлинности документов, подписи или соответствия копий документов подлинникам в администрации области используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 22.2. Изготовление гербовых печатей администрации области производится по указанию Губернатора области или управляющего делами администрации области. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (на документах за подписью Губернатора области и его заместителей, управляющего делами администрации области, финансовых документах и в иных устанавливаемых Губернатором области случаях). Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются при заверении подлинности подписи должностного лица, при оформлении документов по личному составу, командировочных удостоверений, копий документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправке корреспонденции и в иных устанавливаемых руководством администрации области случаях. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. 22.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей руководства администрации области производится по указанию управляющего делами администрации области. Губернатором области, его заместителями, управляющим делами администрации области определяются лица, ответственные за использование их факсимильных штампов. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование факсимильного штампа при оформлении подлинников всех документов запрещается. На факсимиле печать не ставится. 22.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации области, производится по разрешению управляющего делами администрации области на основании заявок руководителей структурных подразделений администрации области и в соответствии с образцами печатей и штампов, согласованными с начальником управления делопроизводства и протокола. 22.5. Организация изготовления печатей и штампов, их учет, выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей и штампов в администрации области возлагаются на управление делопроизводства и протокола. 22.6. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства и протокола в специальном журнале, выдаются под роспись в структурные подразделения администрации области и должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 22.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения администрации области при оставлении должности обязан передать выданные его подразделению печати и штампы по акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в управление делопроизводства и протокола, о чем делается запись в соответствующем журнале. 22.8. Об утрате печати или штампа руководитель структурного подразделения администрации области незамедлительно ставит в известность управляющего делами администрации области и начальника управления делопроизводства и протокола. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации области. 22.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делопроизводства и протокола, где они уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказом управляющего делами администрации области. * * * Все работники администрации Кировской области должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись. Приложение 3 к п. 7.9 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) КОМИТЕТ ПО ОХРАНЕ ПРИРОДЫ ГУТОРОВУ САМАРА 10 ПРИГЛАШАЕМ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ СЕМИНАРЕ 20 ЯНВАРЯ 1999 ГОДА 11 ЧАСОВ ВОПРОСАМ СОБЛЮДЕНИЯ ПРИРОДООХРАННОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ТЧК = НР 10 - 08 - 04 ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ ______________________________________________________________________ 610019, г. Киров, ул. Карла Либкнехта, 69 Администрация Кировской области 13.01.2000 N 10 - 08 - 04 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Заместитель Губернатора Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Петров Иван Васильевич 38-13-45 Приложение 4 к п. 7.9 СХЕМА 352 ГЛАВАМ АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕДСТАВЬТЕ ФИНУПРАВЛЕНИЮ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 15 АПРЕЛЯ 1999 ГОДА ОТЧЕТ ФАКТИЧЕСКОМ ВЫПОЛНЕНИИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ 5 ЯНВАРЯ 1999 ГОДА НР 8 СУММАХ ЭКОНОМИИ РАСХОДОВ ПЕРВЫЙ КВАРТАЛ 1999 ГОДА ТЧК = НР 25 - 05 - 02 ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ ______________________________________________________________________ 610019, г. Киров, ул. Карла Либкнехта, 69 Администрация Кировской области 12.04.1999 N 25 - 05 - 02 Заместитель Губернатора Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Иванов Петр Иванович 38-12-44 Приложение 7 к п. 7.9 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Администрация УТВЕРЖДАЮ Кировской области Управляющий делами А К Т администрации Кировской области _______________N _______ (дата) Подпись Инициалы, фамилия Дата г. Киров Проверка наличия и состояния документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" _________________________________________ (наименование структурного подразделения) за _________ год На основании приказа управляющего делами администрации области от ________________ N _____ комиссия в составе: председатель комиссии _____________________________________________________________________, (инициалы, фамилия и должность) члены комиссии _______________________________________________________ (инициалы, фамилия и должность) ______________________________________________________________________ произвела проверку наличия и состояния документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" в ________________________________ (наименование структурного подразделения) за ___________ год. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Проверкой установлено: 1. Всего числится по номенклатуре дел, в учетных формах _________ __________ (документов, дел, изданий). Из них в наличии ___________________ (документов, дел, изданий). Не обнаружено ___________________________________________________ (номера документов, дел, изданий) 2. Обнаружено не внесенных в номенклатуру дел, учетные формы ____ ______________________________________________________________________ (номера документов, дел, изданий) 3. Характеристика состояния документов, дел, изданий ____________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Выводы комиссии. 5. Предложения комиссии. Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. находится ____________ (наименование _______________________________ администрации области, 2-й экз. - в структурного подразделения) канцелярии управления делопроизводства и протокола администрации Кировской области Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение 8 к п. 7.9 Журнал (карточка учета) выдачи документов, изданий и дел с грифом "Для служебного пользования" ---------------------------------------------------------------------- | N | Номер | Кому выдан | Подпись | Подпись в | Примеча-| |п/п| документа |(подразделение,|пользователя|получении от| ние | | | (издания, | фамилия, |в получении |пользователя| | | |дела), номер| инициалы) | и дата | и дата | | | |экземпляра и| | | | | | | количество | | | | | | | листов | | | | | |---+------------+---------------+------------+------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Приложение 9 к п. 17.6.2 Администрация УТВЕРЖДАЮ Кировской области Управляющий делами А К Т администрации Кировской ______________ N _______ области (дата) Подпись Инициалы, фамилия г. Киров Дата О выделении к уничтожению дел (документов или изданий) с грифом "Для служебного пользования", не подлежащих дальнейшему хранению На основании сводной номенклатуры дел администрации Кировской области и решения ЭК администрации области отобраны к уничтожению следующие документы: ---------------------------------------------------------------------- | N |Год (ы)| Заголовок дела | Количество дел | Сроки хра- | Приме-| |п/п| | (тома, части), | (томов, частей), | нения дела | чание | | | | документа или | экземпляров | и N статей | | | | | издания | документа или | по перечню | | | | | | издания | | | |---+-------+----------------+------------------+------------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Итого за ________ год (ы) в акт N __________ от _____________ включено _________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью) Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия ________________________ дел (документов, изданий) за ________________ (цифрами и прописью) год (ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии. Заведующий канцелярией управления делопроизводства и протокола администрации Подпись Инициалы, фамилия Кировской области Дата Приложение 10 к пп.20.1.4, 20.1.6 Администрация Кировской области _________________________________________ (наименование структурного подразделения) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________________N ________ (дата) г. Киров на ___________ год ---------------------------------------------------------------------- |Индекс|Заголовок дела |Количество дел | Срок хранения | Примечание| | дела | (тома, части) |(томов, частей)| дела (тома, час-| | | | | | ти) и N статей | | | | | | по перечню | | |------+---------------+---------------+-----------------+-----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ---------------------------------------------------------------------- (Название раздела) Наименование должности работника, составившего номенклатуру дел (заведующий секретариатом) Подпись Инициалы, фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Должность руководителя структурного подразделения Подпись Инициалы, фамилия Дата Заведующий архивом администрации Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение 11 к пп.20.1.4, 20.1.7 Администрация УТВЕРЖДАЮ Кировской области Управляющий делами НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ администрации Кировской ______________N _______ области (дата) Подпись Инициалы, фамилия г. Киров Дата ---------------------------------------------------------------------- |Индекс|Заголовок дела |Количество дел | Срок хранения | Примечание| | дела | (тома, части) |(томов, частей)| дела (тома, час-| | | | | | ти) и N статей | | | | | | по перечню | | |------+---------------+---------------+-----------------+-----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ---------------------------------------------------------------------- (Название раздела) Начальник управления делопроизводства и протокола администрации Подпись Инициалы, фамилия Кировской области Дата Заведующий архивом администрации Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК управления по делам Кировской области архивов администрации Кировской области от _____________ N ______ от _____________ N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в администрации Кировской области. --------------------------------------------------------------------- | | | в том числе | | По срокам хранения | Всего |--------------------------------| | | | переходящих | с отметкой "ЭПК" | |----------------------+-----------+-------------+------------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | --------------------------------------------------------------------- Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО Заведующий канцелярией управления делопроизводства и протокола администрации Подпись Инициалы, фамилия Кировской области Дата Итоговые сведения переданы в архив администрации Кировской области. Заведующий канцелярией управления делопроизводства и протокола администрации Подпись Инициалы, фамилия Кировской области Дата Приложение 12 к п.20.2.7 Администрация УТВЕРЖДАЮ Кировской области _________________________________ _______________________________ (наименование должности руководи- (наименование структурного _________________________________ подразделения) теля структурного подразделения) АКТ _______________ N _______ Подпись Инициалы, фамилия (дата) Дата г. Киров О выделении к уничтожению дел (документов или изданий), не подлежащих дальнейшему хранению На основании номенклатуры дел ___________________________________ (наименование структурного подразделения) и в присутствии заведующего архивом администрации Кировской области отобраны к уничтожению следующие документы: ---------------------------------------------------------------------- | N | Год (ы)| Заголовок дела | Количество дел | Сроки хра- | При- | |п/п| | (тома, части), | (томов, частей),| нения дела | меча- | | | | документа или | экземпляров | и N статей | ние | | | | издания | документа или | по перечню | | | | | | издания | | | |---+--------+----------------+-----------------+------------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Итого за ________ год (ы) в акт N _________ от ______________ включено _________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью) Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр находится в ___________________________________________________, второй - в архиве (наименование структурного подразделения) администрации области. Наименование должности работника структурного подразделения, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Инициалы, фамилия ________________________ дел (документов, изданий) за ______________ (цифрами и прописью) год (ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии. Наименование должности работника структурного подразделения Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение 13 к пп.20.4.2, 20.4.7 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______ В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________ (цифрами и прописью) ______________________ листа (ов), в том числе: литерные листы ______________________________; пропущенные номера _______________________ + листов внутренней описи __________________________. ---------------------------------------------------------------------- | Особенности физического состояния и | Номера листов | | формирования дела | | |----------------------------------------------+---------------------| | 1 | 2 | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение 14 к пп.20.4.2, 20.4.8 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ____ ---------------------------------------------------------------------- | N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание | | п/п | документа | документа | документа | листов | | | | | | | дела | | |------+-----------+------------+------------+----------+------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Итого ______________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________________. (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение 15 к пп.20.4.9, 20.5.1 Администрация УТВЕРЖДАЮ Кировской области Наименование должности __________________________________ руководителя структурного (наименование структурного подразделения подразделения) ОПИСЬ N Подпись Инициалы, фамилия дел постоянного хранения (или Дата временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу), сданных на хранение в архив администрации области за __________ год ---------------------------------------------------------------------- | N | Индекс | Заголовок | Дата | Кол-во | Сроки | Приме-| |п/п| дела |дела (тома,|дела (тома,| листов в | хранения | чание | | | (тома, | части) | части) |деле (томе,|дела (тома,| | | | части) | | | части) | части) | | |---+--------+-----------+-----------+-----------+-----------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ---------------------------------------------------------------------- (В опись включаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые числятся по номенклатуре дел. В случае отсутствия дел, предусмотренных номенклатурой, составляется справка за подписью руководителя подразделения.) В данную опись внесено ______________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______ по N ______, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Инициалы, фамилия Дата Сдал ______________________________ дел. (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Инициалы, фамилия Дата Принял ________________________ дел. (цифрами и прописью) Заведующий архивом администрации Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение 16 к п.20.5.6 Администрация УТВЕРЖДАЮ Кировской области Управляющий делами А К Т администрации Кировской ______________ N _______ области (дата) Подпись Инициалы, фамилия г. Киров Дата О выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению На основании сводной номенклатуры дел администрации Кировской области отобраны к уничтожению следующие документы: ---------------------------------------------------------------------- | N | Год (ы) | Заголовок дела | Количество дел | Сроки хра- | Приме-| |п/п| | (тома, части) |(томов, частей),| нения дела | чание | | | | или групповой | | и N статей | | | | | заголовок дел | | по перечню | | |---+---------+----------------+----------------+------------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Итого ________________________ дел за _____________________ год (ы). (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____________год (ы) утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________ N _______). Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК администрации Кировской области от _____________N _______ . Документы в количестве __________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _____________ кг сожжены в моем присутствии. Наименование должности работника Подпись Инициалы, фамилия Дата Изменения в учетные документы внесены. Заведующий архивом администрации Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Дата Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
