|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Кировской области от 17.12.1999 № 435АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Правительства Кировской области от 07.03.2002 г. N 65 от 17.12.99 N 435 г. Киров Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области (В редакции Постановлений Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115; от 23.11.2000 г. N 428; от 16.01.2001 г. N 13) В целях обеспечения единого порядка ведения делопроизводства и работа с документами, повышения их качества и в связи с введением в действие на территории; Российской Федерации ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Кировской области (далее - Инструкция). Прилагается. 2. Руководителям структурных подразделений администрации области ознакомить работников с настоящей Инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства и работу с документами в подразделениях в соответствии с ее требованиями. 3. Рекомендовать главам администраций; районов и городов области при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области. 4. В связи с принятием настоящего постановления считать утратившим силу постановление администрации Кировской области от 24.02.95 N 8 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области". 5. Контроль за выполнением; настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации области Малышева В. М. Первый заместитель Губернатора области А. А. Пинаев УТВЕРЖДЕНО Постановление Губернатора Кировской области от 17.12.99 N 435 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Кировской области (далее именуется - Инструкция) разработана в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, нормативно-правовых актов о порядке рассмотрения обращений граждан, Основных правил работы ведомственных архивов. 1.2. Инструкция является нормативным документом и определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера и работы с ними, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов в администрации Кировской области и ее структурных подразделениях. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и др., независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3. Требования Инструкции являются обязательными для работников администрации области, организующих или непосредственно ведущих работу с документами. Работники структурных подразделений администрации области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации области возлагается на управление делопроизводства и протокола администрации области (далее - управление делопроизводства и протокола), в структурных подразделениях администрации области - на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи, функции и порядок работы которого отражаются в его должностной инструкции, утверждаемой руководителем подразделения. На указанного работника возлагаются следующие основные функции: прием и учет поступивших в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в канцелярии управления делопроизводства и протокола (далее - канцелярия); передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение; контроль за прохождением документов в подразделении; организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю сводок о находящихся на исполнении и исполненных документах и поручениях; ввод в электронную базу данных подразделения и регистрационно- контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; ежегодная сверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" с данными канцелярии; учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку; выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом; контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов; разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год; формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив администрации области; проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства; передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении. 1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за выполнением в структурных подразделениях администрации области требований настоящей Инструкции, обучение работников администрации области, администраций районов и городов по вопросам делопроизводства осуществляет управление делопроизводства и протокола. 1.6. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.7. С правовыми актами администрации области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области (далее - руководство администрации области). 1.8. Копии постановлений и распоряжений Губернатора области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) с разрешения управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола и, как правило, по согласованию с разработчиком документа. 1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области, находящиеся на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения; сдать все числящиеся за ним секретные документы в отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны администрации области (далее - отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны) или отчитаться за них. 1.10. В случае увольнения или перехода на работу в другое подразделение администрации области сотрудник должен своевременно отчитаться перед руководителем своего подразделения о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов и сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны; передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области. 1.11. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение администрации области работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, обязан сдать по акту, утверждаемому руководителем данного подразделения, имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому сотруднику в присутствии работника управления делопроизводства и протокола. 1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск соответственно в управление государственной службы и кадров администрации области (далее - управление государственной службы и кадров) и в хозяйственное управление администрации области (далее - хозяйственное управление). 1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания немедленно докладывается руководителю своего структурного подразделения, управляющему делами администрации области и руководителям соответствующих структурных подразделений администрации области. Руководителем подразделения незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации области. 1.14. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информации или документов администрации области осуществляется через комитет по информационной политике администрации области (далее - комитет по информационной политике). 1.16. С настоящей Инструкцией работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области, знакомит каждого сотрудника своего подразделения под роспись. 1.17. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и с учетом требований настоящей Инструкции. 1.18. Структурные подразделения администрации области могут использовать в работе не противоречащие требованиям настоящей Инструкции свои методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении. 1.19. Порядок использования имеющихся в структурном подразделении администрации области средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого подразделения. 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Документирование управленческой деятельности администрации области и входящих в нее структурных подразделений заключается в создании в соответствии с федеральным и областным законодательством нормативных и организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, положений, инструкций, правил, писем и др.), которые фиксируют на бумажных или других носителях управленческие действия (решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области). 2.2. Основанием для издания нормативной и организационно- распорядительной документации являются: федеральные конституционные и федеральные законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; задания и предписания органов исполнительной власти Российской Федерации, судебной власти и органов надзора; поручения Губернатора области; законы представительного органа государственной власти области, а также поручения областной Думы о разработке и принятии конкретного правового акта; осуществление исполнительной и распорядительной деятельности администрации области в пределах ее компетенции; обращения (предложения) руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан; обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которых участвует администрация области; другие основания, предусмотренные законодательством. 2.3. Администрация области ведет переписку с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами. При необходимости передачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы, используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильной связи. 3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - (Исключен - Постановление Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13); 02 - герб Кировской области; (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 03 - эмблема организации; 04 - код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); 05 - код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); 06 - наименование организации (организаций); наименование структурного подразделения; 07 - справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номера телефона, телефакса, счета в банке); 08 - наименование вида документа (не указывается в письмах); 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 3.2. Для изготовления бланков документов администрации области обычно используются следующие реквизиты: 02, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 3.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа". 3.4. Схема расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков даны в приложениях 1, 2*. ------------------------- * Не приводятся 4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Для оформления документов в администрации области используются бланки нормативных документов (постановлений, распоряжений, приказов), писем, в том числе с воспроизведением герба Кировской области, изготовленные в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30 - 97. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 4.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм); допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327 на основе углового и продольного расположения реквизитов. 4.3. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей: левое - от 2,75 до 3,5 см; правое - не менее 1 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см). При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, а правого - от 2,75 до 3,5 см. 4.4. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют номерные бланки с изображением герба Кировской области, порядок изготовления которых изложен в разделе 5 настоящей Инструкции. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 4.5. Бланки документов администрации области проектируют в соответствии с приложениями 1, 2* к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 4.6. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков. 4.7. Реквизит 02 располагается над серединой реквизита 06. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Реквизиты 06, 07, 08, 12; ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 4.8. Для администрации области, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения администрации области или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. 4.9. Общий бланк включает реквизиты 02,06. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Бланк письма включает реквизиты 02, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 02, 06, 08, 12; ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) ------------------------- * Не приводятся 5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГЕРБА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ (Наименование раздела в редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 5.1. Изготовление номерных бланков с воспроизведением герба Кировской области, организация их учета, хранения и контроля за использованием номерных бланков возлагается на управление делопроизводства и протокола. Иные органы исполнительной власти области изготавливают бланки самостоятельно. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых номерных бланков в структурных подразделениях, назначаются их руководителями с определением этой функции в должностных инструкциях данных лиц. 5.2. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет и выдача под роспись в структурные подразделения гербовых номерных бланков ведется канцелярией раздельно по видам бланков в регистрационно-учетных формах (журнале, карточке), при этом используются следующие реквизиты: 5.2.1. При поступлении бланков: наименование вида гербового номерного бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - изготовителя гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербового бланка. 5.2.2. При выдаче бланков: наименование вида гербового номерного бланка; количество экземпляров; серия и номера гербового номерного бланка; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербового номерного бланка; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.). 5.3. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел. 5.4. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах. 5.5. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату в канцелярию, где они уничтожаются по акту с отметкой в учетно- регистрационной форме. 5.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых номерных бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом управляющего делами администрации области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения управляющего делами администрации области. 5.7. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии администрации области документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа соответствующей печатью. 6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы администрации области оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь реквизиты, расположенные в установленном порядке. 6.2. При печатании документов используют следующие стандартные положения табулятора (отступ от левой границы текстового поля): 0 - для печатания реквизитов "Дата документа", " Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименования должности в реквизите "Подпись"; реквизитов "Кем подготовлен документ", "Гриф согласования документа" и "Визы согласования документа" и наименования должностей к этим реквизитам; "Указание о рассылке документа", "Отметка о заверении копии", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Идентификатор электронной копии документа"; заверительной надписи "Верно"; (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 5 - для начала абзаца в тексте; 16, 24 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу", слова "Приложение"; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись"; 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к изданию составленного документа, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля. Слова ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ, СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами без кавычек. 6.3. Герб Кировской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Кировской области "О гербе Кировской области" от 29.08.95 N 5-ЗО (в редакции Закона Кировской области от 04.06.97 N 5-ЗО). (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) Изображение герба Кировской области на бланках нормативных документов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования организации (автора документа), а на бланках писем - в верхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 6.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 6.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). 6.6. Реквизит "Наименование организации (организаций)" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение и представляющее организацию должностное лицо. Наименование организации (организаций), являющейся (являющихся) автором (авторами) документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее (их) учредительных документах. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне. Наименование организации (организаций) помещается ниже герба Кировской области через 1,5 - 2 межстрочных интервала (посередине текстового поля в постановлениях, распоряжениях, приказах) и печатается прописными буквами полужирного начертания. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 16.01.2001 г. N 13) 6.7. Наименование структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, располагают ниже наименования организации через 1,5 - 2 межстрочных интервала и печатают прописными буквами полужирного начертания. 6.8. Наименование вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм применяемых документов. Документ содержит наименование его вида, которое включается в состав бланка (постановление, распоряжение, приказ) и обуславливает особенности содержания и построения текста, помогает определить назначение документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается. Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже наименования организации посередине текстового поля через 1,5 - 2 межстрочных интервала и печатается прописными буквами полужирного начертания. 6.9. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают: индекс предприятия связи; почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД; номера телефакса, счета в банке, адрес электронной почты и др.). Порядок написания составных частей почтового адреса производится в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" и изложенной в п.6.15 настоящей Инструкции. 6.10. Реквизит "Дата документа" содержит указание на время подписания (утверждения, принятия, согласования, регистрации) документа. Если автором документа являются две и более организации, то его датой считается наиболее поздняя дата подписания (регистрации). Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрено иное. Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способами. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце, если это не является концом предложения). При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, дату 5 января 2000 года следует оформлять 05.01.2000. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) При подготовке нормативных и финансовых документов, в служебных письмах допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 5 ноября 1999 года. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. 6.11. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из проставляемых через тире индекса структурного подразделения администрации области, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году, которые могут дополняться кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора и др. Например: N 02 - 03 - 115, где 02 - индекс структурного подразделения администрации области, 03 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 115 - порядковый регистрационный номер документа. N АН - 994/8, где АН - Андрей Николаев, 994 - порядковый номер документа, 8 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел. В нормативном документе администрации области регистрационным номером является его порядковый номер. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо), например: 210/170. При подготовке совместных актов с министерствами и ведомствами Российской Федерации проставляются через косую черту дата подписания документа и его порядковый номер каждой из сторон, например: от 01.02.2000 N 26/ от 15.03.2000 N 55. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 6.12. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, заключение и т.д.), и включает в себя порядковый регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. 6.13. Реквизит "Место составления или издания документа" (в постановлениях, распоряжениях, приказах) помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 1 межстрочный интервал посередине расположения этих реквизитов. Место составления или издания документа указывают (кроме письма) с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения, например: г. Киров. 6.14. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (Секретно, Для служебного пользования, Конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе в правом верхнем углу текстового поля документа (для постановлений, распоряжений, приказов - ниже наименования вида документа). Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа. Оформление такого документа должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством и иными правовыми актами об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, а также требованиям раздела 17 настоящей Инструкции. 6.15. Реквизит "Адресат" Документы, направляемые из администрации области, адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центра текстового поля ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала (в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита) и ограничивается правым полем документа. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства или Администрация Арбажского района При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата (инициалы указываются перед фамилией) - в дательном, например: Администрация Кировской области Департамент строительства Заместителю главы департамента Инициалы, фамилия (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например: Главе администрации Немского района Инициалы, фамилия (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например: Главам администраций районов и городов Кировской области Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. В случае направления документа более чем в четыре адреса оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается только один адресат. К документу прилагается список на рассылку. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". В соответствии с ними устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в документах, на конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, района и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или на оболочке почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту), указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д.7а, Центр, Москва, 101000 При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И. П. Калинину ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например: P. Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом: Директору ЗАО "Развитие" А. И. Федорову ф. (095) 235-41-08 (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 6.16. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) администрации области в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом. Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов: АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских работ и т.д.). ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д. НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии и т.д.). ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и т.д.). ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.). ПЛАНЫ (работы коллегии, советов, комиссий, учебы и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, о премировании и т.д.). ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т.д.). РАСЦЕНКИ на производство работ. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на капитальное строительство и т.д.). СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ФОРМЫ унифицированных документов. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, напечатанные прописными буквами без кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от этих слов через 1 межстрочный интервал располагаются наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительный документ, печатаемый с прописной буквы, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Кировской области Личная подпись, инициалы, фамилия Дата или УТВЕРЖДЕНО Постановлением Губернатора Кировской области от _________________ N _____ (дата) (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 6.17. Реквизит "Резолюция" - это указание руководителя по исполнению документа, включающее фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату рассмотрения документа, например: П. С. Никитину Д. В. Зайцевой Прошу подготовить проект договора с фирмой "ЕАЛ" в недельный срок. Личная подпись Дата (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевой стороне первого листа документа (исключая нормативно-правовые документы Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации) на свободном от текста месте (обычно в правом верхнем углу текстового поля ниже реквизита "Адресат"), кроме полей. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 6.18. Реквизит "Заголовок к тексту" выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и обычно дает ответ на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого)?, например: "Об изменении...", "О создании...", "Протокол заседания коллегии...", "Должностная инструкция главного специалиста...". Заголовки должны иметь нормативные и правовые акты, служебные письма администрации области. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, извещений и телеграмм заголовок не составляется. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: в электронную базу данных регистрации документов, карточку, журнал. Объем заголовка обычно не должен превышать 5 строк машинописного текста и длину строки в 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля с переносом на следующую строку. Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. 6.19. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словами или штампами "Контроль", "Взято на контроль". 6.20. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое его содержание, управленческое действие, решение. Текст документа от заголовка отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала в установленных границах полей. На бланках формата А5 допускается печатать текст через 1 межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границы текстового поля. Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала без использования оборотной стороны листа. Тексты документов, создаваемые с использованием персональных компьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ и печатаются: шрифтом МАШИНОПИСЬ (используя текстовые редакторы, работающие под управлением операционной системы DOS); шрифтом Times New Roman размерами N 12, 13, 14, 15 (используя текстовые редакторы, работающие под управлением операционной системы Windows). При этом служебные документы, направляемые в адрес высших органов государственной власти Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, печатаются через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) указанным шрифтом размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах формата А4. В отдельных случаях по заказу разработчика проекта документа или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовков, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны - адресата, на русском или английском языках. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы без знака точки. Первая страница документа не нумеруется. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации, не допускающим различное ее толкование. В тексте следует заменять сложные предложения простыми, использовать только общепринятые сокращения (км, тыс. руб., га и т.п.), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы. Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и, в скобках, сокращенное наименование по форме (далее именуется - ...) или (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование. Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Например: "В соответствии с...", "В целях...", "Считаем целесообразным..." и т.п. В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он". Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей части) указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документов, подготовленных на основании ранее изданных или в развитие документов других организаций, указываются: название вида документа, его автор, дата и регистрационный номер, заголовок документа. Во второй части текста документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должны состоять из номера раздела и номера подраздела, разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1), пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.1). Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже (например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное (например: структурное подразделение, последнее место работы). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы и т.п.). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (шапка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы, расположенные в крайней левой графе (боковик таблицы). Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф не проставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печати по левому краю или по центру граф. Заголовок и подзаголовки строк пишутся с прописных букв без проставления точки в их окончании. Заголовок строк при печати выравнивается по левому краю или по центру графы (боковика таблицы), а подзаголовки - по левому краю. Отдельные составляющие подзаголовка строк печатаются строчными буквами с отступом от начала расположения подзаголовка. Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк употребляются только общепринятые сокращения слов. Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются или номера этих граф либо полностью шапка таблицы (наименование граф с их номерами). 6.21. Реквизит "Отметка о наличии приложения" 6.21.1. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если о наличии приложения упомянуто в тексте документа, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N): Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на содержание аппарата управления на 1 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31.03.99 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Примечания даются в конце приложения. 6.21.2. Приложение к распорядительному документу оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в п.4.5.11 Положения о порядке подготовки и издания постановлений и распоряжений Губернатора Кировской области. 6.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) с указанием даты, если отсутствует реквизит "Дата документа", например: Начальник управления государственной службы и кадров администрации Кировской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата или Начальник управления Личная подпись Инициалы, фамилия Дата Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через 3 межстрочных интервала. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите "Наименование организации (организаций)", например: Губернатор Министр путей сообщения Кировской области Российской Федерации Личная подпись, инициалы Личная подпись, инициалы и фамилия и фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Управляющий делами администрации Кировской области Личная подпись Инициалы, фамилия Главный бухгалтер администрации Кировской области Личная подпись Инициалы, фамилия Документы коллегиального органа (решение коллегии, протокол) подписываются председателем этого органа и секретарем либо лицом, которому руководителем организации дано право подписи этих документов. В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись" указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьева Личная подпись В.А.Матвеев Личная подпись С.П.Филатов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. 6.23. Указание, кем подготовлен документ (для постановлений, распоряжений, приказов), помещается ниже подписи под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через 1,5 межстрочных интервала от подписи, а при отсутствии свободного места - без черты на следующем листе. Оно состоит из слова ПОДГОТОВЛЕНО, которое печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 1,5 межстрочных интервала от черты; полного наименования должности лица, которым подготовлен документ (с указанием названия организации), личной подписи; ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты. Наименование должности лица, готовившего документ, помещается через 2 межстрочных интервала от слова ПОДГОТОВЛЕНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. 6.24. Реквизит "Гриф согласования" указывает на согласие другой организации (не автора документа) с содержанием документа (внешнее согласование). Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами; полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись Инициалы, фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от ________________ N (дата) или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Юнит" от ________________ N (дата) Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "Подпись" или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Наименование должности лица помещается через 2 межстрочных интервала от слова СОГЛАСОВАНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится. Лист согласования оформляется следующим образом: Лист согласования Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор Генеральный директор АО "РИК" АОЗТ Торговый дом "Амур" Личная подпись К.Н.Романов Личная подпись В.Е.Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд Председатель Правления банка "Прогресс" Личная подпись К.С.Линев Личная подпись Н.М.Титов Дата Дата При получении подтверждения согласования факсом он прикладывается к проекту документа и заверяется подписью руководителя структурного подразделения администрации области или замещающего его лица, готовившего проект документа. При согласовании программы, мероприятий и т.п. гриф согласования документа может располагаться в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа, последняя буква самой длинной строки этого реквизита ограничивается правой границей текстового поля. 6.25. Реквизит "Визы согласования документа" (далее - визы) указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием согласовываемого с ним документа (внутреннее согласование). Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора Кировской области производится в соответствии с порядком, изложенным в п.4.5.15, разделах 6 и 7 Положения о порядке подготовки и издания постановлений и распоряжений Губернатора Кировской области. Виза включает полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа подлинника документа (при отсутствии свободного места - на его оборотной стороне или на отдельном листе). При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится. На письмах, договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визы проставляются на их копиях, оставляемых в деле. В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа. Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа вносятся принципиальные изменения в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Начальник правового управления админи- Замечания прилагаются страции области Личная подпись Инициалы и фамилия Дата Замечания излагаются на отдельном листе (с указанием, какому документу они относятся), подписываются и прилагаются к документу. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 6.26. Реквизит "Печать" Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных специальными нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Обычно оно обозначается символом "М.П.". Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым. Примерный перечень документов, на которых ставится печать: АКТЫ (приема законченных строительством объектов, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. АРХИВНЫЕ КОПИИ. ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в арбитраже и т.д.). ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве; о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию. ЗАЯВКИ (на оборудование и т.д.). ЗАЯВЛЕНИЯ (об отказе от акцента и т.д.). КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. НОРМЫ расхода. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.). ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т.ч. о департаментах, комитетах, управлениях, отделах). ПРОТОКОЛЫ (намерений; согласования планов поставок и т.д.). РЕЕСТРЫ (чеков; представляемых в банк бюджетных поручений; на получение иностранной валюты и т.д.). СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты). УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ХАРАКТЕРИСТИКИ для представления в вышестоящие органы и учебные заведения. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в разделе 22 настоящей Инструкции. 6.27. Реквизит "Указание о рассылке документа" для постановлений, распоряжений, приказов располагается ниже грифа и виз согласования документа через 3 - 4 межстрочных интервала. При направлении других документов в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки. Указание о рассылке документа делается структурным подразделением администрации области или должностным лицом, ответственным за его подготовку, с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий документа, если их число превышает 1. 6.28. Реквизит "Отметка о заверении копии" Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии письма подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, заверенную печатью; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например: Верно Заведующий канцелярией управления делопроизводства и протокола администрации Кировской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата При рассылке нормативных и организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, инструктивных писем и т.д.) копии рассылаемых документов заверяются печатью, определяемой по усмотрению организации - автора документа. В администрации области для заверения копий постановлений и распоряжений Губернатора области используется печать протокольного отдела управления делопроизводства и протокола (далее - протокольный отдел). 6.29. Реквизит "Отметка об исполнителе" (исключая постановления, распоряжения, приказы) включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и располагается после реквизита "Подпись" в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля, например: Петров Иван Васильевич 38-13-45 При изготовлении документа в машинописном бюро отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например: Петров Иван Васильевич 38-13-45 ТМ 2 и дата 6.30. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись руководителя и дату направления документа в дело, например: Отправлен факс от ____________ N (дата) В дело N 02 - 03 Личная подпись Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа (исключая документы Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации). При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. 6.31. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа. Элементами данного реквизита (регистрационного штампа) являются: наименование организации, получившей документ, дата поступления и регистрационный номер входящего документа, состоящий из индекса структурного подразделения администрации области, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа. На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп или делается отметка "К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе. 6.32. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа" проставляется в момент печатания документа и включает в себя дату и время последнего сохранения документа, имя файла и его местоположение на магнитном носителе (при необходимости - фамилию, инициалы и номер телефона специалиста, печатавшего документ). Данная отметка располагается (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115): для документов, созданных с использованием текстовых редакторов, работающих под управлением операционной системы Windows, - от левой границы текстового поля в левом углу нижнего поля каждой страницы на расстоянии не менее 1,5 см от края листа шрифтом N 6 или N 8; для документов, созданных с использованием текстового редактора LEXICON, работающего под управлением операционной системы DOS, - от левой границы текстового поля в левом углу верхнего поля первой страницы документа на расстоянии 1 - 1,5 см от края листа. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Схема составления документа 7.1.1. Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.). 7.1.2. Изучение нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа. 7.1.3. Изучение документов высших органов государственной власти Российской Федерации, областной Думы, администрации области по этому вопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования. 7.1.4. Сбор и анализ необходимой информации. 7.1.5. Составление проекта документа на бумажном и магнитном носителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений. 7.1.6. Согласование проекта документа. 7.1.7. Окончательное оформление и подписание документа. 7.1.8. Регистрация документа. 7.1.9. Служебные документы администрации области (письма, докладные записки, справки, информации, телеграммы, факсограммы и т.д.) излагаются четко, последовательно и кратко. Служебный документ оформляется обычно на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой электронной базе данных исходящих документов канцелярии, в иных органах исполнительной власти области присваивается свой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя. 7.2. Постановления и распоряжения Губернатора области Подготовка и оформление постановлений и распоряжений Губернатора области осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Положении о порядке подготовки и издания постановлений и распоряжений Губернатора Кировской области. 7.3. Приказы 7.3.1. Приказы издаются управляющим делами администрации области, начальником хозяйственного управления, руководителями иных органов исполнительной власти области (в пределах их компетенции) во исполнение действующих федеральных и областных законов, решений вышестоящих органов, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, а также по собственной инициативе и инициативе руководителей подразделений. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу. 7.3.2. Приказ должен иметь заголовок и печататься на бланке с продольным расположением реквизитов установленной формы. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается название вида документа, наименование организации (должностного лица) - автора документа, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора). Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой (например, 1.1). Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения), затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме ("обеспечить", "организовать", "осуществить", "подготовить" и т.д.). Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа. В последнем пункте распорядительной части обычно указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа. 7.3.3. Проекты приказов готовятся и вносятся на рассмотрение управляющего делами администрации области руководителями структурных подразделений администрации области по его поручению или по инициативе руководителей подразделений. Проекты приказов по кадровым вопросам (по работникам, занимающим должности, не отнесенные к государственным должностям, и осуществляющим техническое обеспечение деятельности структурных подразделений администрации области, кроме младшего обслуживающего персонала) готовит управление государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений руководителей структурных подразделений администрации области. Проекты приказов по финансово-хозяйственным вопросам готовит хозяйственное управление. 7.3.4. Ответственность за подготовку проектов приказов и приложений к ним, их согласование (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа с указанием должности, инициалов и фамилии визирующего лица) с руководителями структурных подразделений (должностными лицами) администрации области, которым в проекте приказа даются поручения, несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты. 7.3.5. Проекты приказов управляющего делами администрации области и приложения к ним в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, готовившего проект приказа, заинтересованными лицами, а проект приказа - начальником правового управления администрации области (далее - правовое управление) или замещающим его лицом. 7.3.6. Подписанные управляющим делами администрации области приказы должны быть зарегистрированы в его секретариате. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказ не допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускается только по согласованию с управляющим делами администрации области. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их регистрации в пределах календарного года, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу, связанные с назначением и освобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом в первом случае к номеру приказа по личному составу через тире добавляется буква "к"; а во втором к номеру приказа через тире добавляется буква "о". (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Оформленные в установленном порядке копии приказов направляются адресатам согласно указанию о рассылке. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе. 7.4. Положения (инструкции) Положение (инструкция) - правовой акт, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ее структурного подразделения) и отдельных должностных лиц. Положение (инструкция) визируется руководителем структурного подразделения - разработчика и утверждается (имеет гриф утверждения) распорядительным документом или руководством администрации области. Должностные инструкции работников структурного подразделения администрации области утверждаются его руководителем. 7.5. Протоколы Протокол должен иметь следующие реквизиты с продольным их расположением: наименование организации (при необходимости), наименование вида документа (протокол) с названием коллегиального органа или вида коллегиальной работы (коллегия, совещание, конференция), дату и регистрационный номер, место составления или издания документа, текст, подписи председателя и секретаря. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Разделы нумеруются, и текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова печатаются прописными буквами с двоеточием в конце от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, решение (постановление) печатается полностью. Текст решения (постановления) строится по образцу текста приказа (п.7.3 настоящей Инструкции). Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа, например: 24.05.2000 N 5/3 или 24.05.1999 N 5/3. (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 7.6. Акты Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением: наименование организации; наименование вида документа (акт); дату и регистрационный номер; место составления или издания документа; гриф утверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст; подписи должностных лиц, составивших акт; подписи должностных лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением их должностей, фамилий и инициалов при необходимости. Если при составлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименование их должностей с обозначением организации, фамилий и инициалов. В основной части акта излагается сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется должностными лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. При необходимости акт утверждается соответствующим руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения. 7.7. Служебные письма 7.7.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма - извещения, письма - приглашения, письма - запросы, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы и т.д. 7.7.2. Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата или в одной организации. 7.7.3. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("просим", "сообщаем", "направляем", "напоминаем", "высылаем" и т.д.). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа ("прошу", "предлагаю", "направляю" и т.д.) возможна в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 7.7.4. Письмо состоит из следующих основных частей: адресат, заголовок, обращение, вступление, основное содержание, заключение, подпись. Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логически связанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки. Текст письма не должен превышать обычно одной - двух машинописных страниц. 7.7.5. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов. 7.7.6. Второй экземпляр исходящего документа, остающегося в деле (в секретариатах Губернатора области и его заместителей, управляющего делами администрации области или в структурных подразделениях администрации области), должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано. 7.7.7. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются Губернатором области, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области, в адрес министерств и ведомств Российской Федерации - Губернатором области или его заместителями, управляющим делами администрации области, а также руководителями иных органов исполнительной власти области. В данные адреса направляется первый экземпляр подлинника документа. Его размер не должен превышать 2 - 3 страниц, а по крупным вопросам - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) шрифтом Times New Roman размера N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4. 7.7.8. Служебные письма с просьбами, направляемые в Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, готовятся по согласованию с Губернатором области, его заместителями, как правило, по предварительной договоренности с данным органом, о чем делается соответствующая запись на втором экземпляре документа, остающегося в деле. 7.7.9. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическим лицам иностранных государств, подготовленные, согласованные и зарегистрированные в установленном порядке, подписываются Губернатором области или его заместителями и направляются непосредственно адресату либо с сопроводительным письмом через посольство данного государства в Российской Федерации. Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличии перевода, подписанного Губернатором области или его заместителями и завизированного должностным лицом, подготовившим данное письмо. 7.8. Докладные записки Докладная записка - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка должна иметь адресата, заголовок к тексту, дату, исходящий номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 7.9. Телеграммы (приложения 3, 4, 5*) 7.9.1. Телеграммы составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы. 7.9.2. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле) визируются исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения администрации области, затем подписываются Губернатором области или его заместителями, управляющим делами администрации области. В иных органах исполнительной власти области телеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются только за подписью Губернатора области. 7.9.3. Телеграммы составляются по следующей форме: указание на категорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер (берется в канцелярии, в иных органах исполнительной власти области присваивается свой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму; в нижней части телеграммы (под чертой) через 1,5 межстрочных интервала располагаются адрес отправителя, дата отправления и исходящий номер, должность лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); ниже подписи в левом углу текстового поля указываются фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресатом. Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстового поля через 2 интервала между строками, ограничивается правым полем документа и имеет полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, фамилия и инициалы получателя. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания (ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки, НР - номер). Текст печатается через 3 - 4 межстрочных интервала от последней строки адресата от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала прописными буквами на одной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знака равенства. Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 2-3 межстрочных интервала от текста. 7.9.4. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом, направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляется исполнителем в необходимом количестве после подписи и регистрации первого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму с заверительной подписью и печатью организации. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. При адресовании телеграммы в пять и более адресов к ней прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. 7.9.5. Телеграммы, подписанные руководством администрации области, передаются исполнителем в экспедицию управления делопроизводства и протокола (далее - экспедиция), в нерабочее время - дежурному по администрации области для отправки: в один адрес - в одном экземпляре; нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов. Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес администраций всех сельских районов, перед телеграфным адресом получателя должна иметь ссылку, что она отправляется по СХЕМЕ 352. Если телеграмма одного содержания, направляемая в адрес администраций всех сельских районов, передается также в адрес администраций городов области и районных администраций г. Кирова, то в экспедицию представляется 10 экземпляров такой телеграммы. ----------------------------------- * Приложение 5 не приводится 7.10. Телефонограммы (приложение 6*) 7.10.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания, заседания и т.д.). 7.10.2. Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 7.10.3. Телефонограммы, адресованные Губернатору области, его заместителям, управляющему делами администрации области или руководителям структурных подразделений администрации области, принимаются сотрудниками этих подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителям и передаются для исполнения в соответствии с их указанием. ------------------------- * Не приводится 7.11. Договоры, соглашения, доверенности 7.11.1. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. 7.11.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий организации (ее структурному подразделению) или физическому лицу от имени доверителя. 7.11.3. Проекты договоров и соглашений администрации области готовятся ее структурными подразделениями на основании поручений Губернатора области, его заместителей и управляющего делами администрации области. Договоры и соглашения за подписью Губернатора области (до их подписания) должны быть завизированы соответствующими заместителями Губернатора области или управляющим делами администрации области, руководителями соответствующих структурных подразделений администрации области и, в обязательном порядке, начальником правового управления или замещающим его лицом, а связанные с расходованием финансовых ресурсов области - начальником финансового управления администрации области (далее - финансовое управление) или замещающим его лицом и затем переданы на лингвистическую экспертизу в протокольный отдел. После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатями сторон и зарегистрированы в канцелярии. Подлинники подписанных и заверенных печатями договоров и соглашений хранятся у начальника управления делопроизводства и протокола. Договоры и соглашения могут подписываться также должностными лицами администрации области, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании постановлений и распоряжений Губернатора области либо доверенностей, подписанных Губернатором области, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области. Доверенности регистрируются и хранятся у начальника управления делопроизводства и протокола. 8. ПРИЕМ И ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 8.1. Поступившие в администрацию области служебные документы, другая корреспонденция (кроме секретных документов) принимаются, регистрируются и учитываются в канцелярии. Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в канцелярии не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и окажется служебной, она возвращается в канцелярию для регистрации. В случае поступления документов, содержащих важную информацию или требующих решения или ответа, непосредственно в структурное подразделение администрации области они передаются для регистрации и учета в канцелярию. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после 17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные и праздничные дни), принимаются дежурными по администрации области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в канцелярию для регистрации и учета. Пакеты с надписью "Срочно" или "Весьма срочно" передаются непосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственному дежурному по администрации области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале. Затем данные документы регистрируются в канцелярии. 8.2. При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в канцелярии, а третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю. Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам. 9. РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 9.1. Основным правилом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в администрации области только один раз. Регистрации в канцелярии подлежат все входящие и исходящие несекретные документы, за исключением: внутренних документов, документов, адресованных иным органам исполнительной власти области, бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могут регистрироваться в соответствующих структурных подразделениях администрации области (за исключением рекламных извещений и поздравлений). 9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие и внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются вне очереди. 9.3. В администрации области документы регистрируются: в канцелярии управления - все входящие и исходящие несекретные делопроизводства и протокола документы (за исключением писем и заявлений граждан), договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольных карточек; в протокольном отделе - постановления и распоряжения управления делопроизводства Губернатора области; и протокола в отделе писем и устного - письма, заявления граждан; приема граждан управления делопроизводства и протокола в отделах мобилизационной - все входящие и исходящие секретные подготовки и защиты документы; государственной тайны, специальной документальной связи в структурных подразделениях - исходящие документы в единой администрации области, электронной базе данных регистрации имеющих доступ в единую документов; входящие и исходящие электронную базу данных внутренние документы; регистрации документов в секретариате управляющего - приказы по находящимся в его ведении делами администрации области вопросам; в приемной начальника хо- - приказы по находящимся в его ведении зяйственного управления вопросам. При регистрации документов в единой электронной базе данных регистрации документов в электронную карточку вводятся необходимые данные о документах и одновременно распечатываются регистрационно- контрольные карточки, которые вместе с документами направляются по назначению. 9.4. В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому структурному подразделению администрации области присваивается индекс (условное обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить адрес составления (исполнения) и хранения документа. 9.5. Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года. 9.6. Индекс входящего документа состоит из проставляемых через тире индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера с указанием даты регистрации. 9.7. Индекс исходящего документа, не связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире порядкового регистрационного номера, индекса структурного подразделения и индекса дела по номенклатуре дел. Индекс исходящего документа, связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
