|
Расширенный поиск
Распоряжение Правительства Кировской области от 07.03.2002 № 657.11.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий организации (ее подразделению), должностному или физическому лицу от имени доверителя. 7.11.3. Проекты договоров и соглашений Правительства области готовятся подразделениями или должностными лицами на основании поручений Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. Договоры, соглашения области и доверенности на право совершения каких-либо действий от имени Правительства области подписывают Губернатор - Председатель Правительства области либо первый заместитель Председателя Правительства области. Договоры и соглашения за подписью Губернатора - Председателя Правительства области либо первого заместителя Председателя Правительства области (до их подписания) должны быть завизированы соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области, согласованы с руководителями соответствующих подразделений и иных заинтересованных органов исполнительной власти области и, в обязательном порядке, с начальником правового управления или замещающим его лицом, а связанные с расходованием средств областного бюджета - с начальником финансового управления Кировской области (далее - финансовое управление) или замещающим его лицом, с начальником отдела бухгалтерского учета администрации Правительства области и председателем комитета ценовой политики Кировской области и затем переданы на лингвистическую экспертизу в протокольный отдел. После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатями сторон и зарегистрированы в канцелярии. Подлинники подписанных и заверенных печатями договоров и соглашений хранятся у начальника управления делопроизводства и протокола, а затем в установленном порядке сдаются в архив. Договоры и соглашения могут подписываться также заместителями Председателя Правительства области или должностными лицами, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании актов Губернатора - Председателя Правительства области либо доверенностей, подписанных Губернатором - Председателем Правительства области или первым заместителем Председателя Правительства области. Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органов исполнительной власти при Правительстве области имеет право подписывать без доверенности заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области или лицо, его замещающее. Доверенности регистрируются и хранятся у начальника управления делопроизводства и протокола. 8. ПРИЕМ И ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 8.1. Поступившие в адрес Правительства области, отдельных должностных лиц и подразделений служебные документы, другая корреспонденция принимаются, регистрируются и учитываются (кроме секретных документов) в канцелярии. Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в канцелярии не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и окажется служебной, она возвращается в канцелярию для регистрации. В случае поступления документов, содержащих важную информацию или требующих решения или ответа, непосредственно в подразделение они передаются для регистрации и учета в канцелярию. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после 17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные и праздничные дни), принимаются дежурным в здании N 1 Правительства области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в канцелярию для регистрации и учета. Пакеты с надписью "Весьма срочно" или "Срочно" дежурным передаются непосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственному дежурному по Правительству области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале. Затем данные документы регистрируются в канцелярии. 8.2. При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в канцелярии, а третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю. Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам. 9. РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 9.1. Основным правилом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Регистрации в канцелярии подлежат все входящие и исходящие несекретные документы, за исключением: внутренних документов, документов, адресованных иным органам исполнительной власти области, бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могут регистрироваться в соответствующих подразделениях (за исключением рекламных извещений и поздравлений). 9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие и внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются вне очереди. 9.3. Документы регистрируются: в канцелярии управления - все входящие и исходящие делопроизводства и несекретные документы (за протокола исключением писем и заявлений граждан); договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно- контрольных карточек; в протокольном отделе - постановления и распоряжения управления делопроиз- Правительства области, распоряжения водства и протокола Председателя Правительства области;* в отделе писем и устного - письма, заявления граждан; приема граждан управле- ния делопроизводства и протокола в управлении специаль- - все входящие и исходящие секретные ных программ, управле- документы; нии специальной доку- ментальной связи администрации Правительстве области в подразделениях, - исходящие документы в единой имеющих доступ в единую электронной базе данных регистрации электронную базу данных документов; входящие и исходящие регистрации документов внутренние документы; соответствую- щие лицензии; в подразделениях, не - входящие и исходящие внутренние имеющих доступ в единую документы; соответствующие лицензии; электронную базу данных регистрации документов в управлении государ- - приказы заместителя Председателя ственной службы Правительства области - и кадров управляющего делами Правительства области по личному составу (за исключением младшего обслуживающего персонала); в приемной начальника - приказы заместителя Председателя хозяйственного Правительства области - управления управляющего делами Правительства области по основной (финансово- хозяйственной) деятельности и по находящимся в ведении начальника хозяйственного управления вопросам. --------------------- * - В протокольном отделе регистрируются также указы и распоряжения Губернатора области При регистрации документов в единой электронной базе данных регистрации документов в электронную карточку вводятся необходимые данные о документах и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документами направляются по назначению. 9.4. В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому подразделению присваивается индекс (условное обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить адрес составления (исполнения) и хранения документа. 9.5. Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года. 9.6. Индекс входящего документа состоит из проставляемых через тире индекса того подразделения, куда будет направлен документ для рассмотрения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера с указанием даты регистрации. 9.7. Индекс исходящего документа, не связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире порядкового регистрационного номера, индекса подразделения и индекса дела по номенклатуре дел. Индекс исходящего документа, связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. 9.8. Индекс письменных обращений граждан состоит из первой буквы фамилии заявителя, проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемого через дробь буквенного обозначения "п" (письменное обращение). 9.9. Индекс устных обращений граждан состоит из буквенного сочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первых букв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием. 9.10. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольной карточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточки предыдущего обращения, которые вместе с документом направляются по назначению. 9.11. Распределение корреспонденции, поступившей в адрес Правительства области, подразделений, осуществляется канцелярией в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Правительстве области и распределением обязанностей между Губернатором - Председателем Правительства области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области и заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. 10. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Зарегистрированные в канцелярии документы с распечатанными регистрационно-контрольными карточками раскладываются в соответствующие ячейки и папки. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, не реже двух раз в день (до 11 час. 30 мин. и до 16 час. 30 мин.) получают в экспедиции поступившую корреспонденцию. Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются по назначению работниками канцелярии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается в канцелярию. 10.2. Корреспонденция, поступившая в секретариаты Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, предварительно рассматривается заведующими секретариатами, которые готовят по ней проекты поручений, и в согласованное с руководителями время (как правило, в день поступления) представляется на их рассмотрение. Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычно на специальном бланке, излагается лаконично и должно содержать инициалы и фамилию работника, которому дается поручение, срок исполнения, подпись руководителя и дату. 10.3. Руководители подразделений (должностные лица) организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области по исполнению документов, а также соответствующие поручения руководителей подразделений переносятся в регистрационно-контрольные карточки, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства. На документе информационного характера на свободном от текста месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с указанием даты. 10.4. Если поручение по исполнению документа дано нескольким подразделениям (должностным лицам), то он в процессе исполнения передается в соответствующие подразделения поочередно или одновременно в копиях (за исключением случаев, когда размножение документа не разрешается) с последующими соответствующими отметками в регистрационно-контрольной карточке (дата передачи, фамилия исполнителя, отметка об исполнении). 10.5. После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок (в иных случаях - в сроки, указанные в пункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции) доложить соответствующему руководителю о результатах исполнения поручения. 10.6. Исполненный документ списывается "В дело" должностным лицом, давшим по нему поручение, и затем в 10-дневный срок сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении. 11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВЫСШИХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 11.1. Федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, (далее - документы высших органов государственной власти), кроме секретных документов, регистрируются в канцелярии в первую очередь и передаются в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. 11.2. Секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области готовит проекты поручений по данным документам и передает их на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области (в его отсутствие - первому заместителю Председателя Правительства области). 11.3. Документы высших органов государственной власти после рассмотрения их Губернатором - Председателем Правительства области с его поручениями возвращаются в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, где резолюция по каждому документу переносится в соответствующие регистрационно-контрольные карточки. 11.4. Если контрольному управлению администрации Правительства области (далее - контрольное управление) дано поручение взять исполнение документа высшего органа государственной власти на контроль, то секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области вначале передает его в контрольное управление (которым на документ заводится контрольная карточка и контрольное дело, заносятся необходимые сведения в базу данных автоматизированной системы "Контроль"), а затем направляет подлинник документа на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения по его исполнению. Исполнитель знакомится с документом в течение не более 2 рабочих дней, ставит свою подпись (с указанием даты) на листе, содержащем поручение, и возвращает документ в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. На подлинниках документов высших органов государственной власти писать резолюции, делать пометки не разрешается. 11.5. Если в соответствии с поручением Губернатора - Председателя Правительства области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. 11.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело, а также вносят при необходимости на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области (согласованные с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области) предложения о внесении необходимых изменений в действующие акты Правительства области или принятии соответствующего постановления или распоряжения Правительства области. 11.7. О выполнении поручения по документу высшего органа государственной власти соответствующими должностными лицами в установленный Губернатором - Председателем Правительства области срок ему представляется (согласованная с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области) итоговая информация либо подготовленный и согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения Правительства области. Если контроль за исполнением документа поручен контрольному управлению, то итоговая информация в установленный контрольным управлением срок соответствующими должностными лицами направляется в его адрес и после ее обработки представляется контрольным управлением на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области. Если в поручении Губернатора - Председателя Правительства области не определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные в пункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции, кроме случаев, когда в документе высшего органа государственной власти установлен конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации. 11.8. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения Губернатора - Председателя Правительства области по документам высших органов государственной власти, исполнители не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока представляют Губернатору - Председателю Правительства области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) мотивированную просьбу в письменном виде о продлении срока с предложением о новом сроке выполнения поручения. В случае получения согласия об изменении срока информируется контрольное управление и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и базе данных автоматизированной системы "Контроль". 11.9. Информация по выполнению документа высшего органа государственной власти, направляемая в его адрес, должна быть напечатана на бланке установленной формы и листах формата А4 через полуторный межстрочный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 или N 14, согласована с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, также с начальником данного управления) и не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного в документе срока представлена на подпись Губернатору - Председателю Правительства области. 11.10. Подписанная информация, направляемая в высший орган государственной власти, должна иметь исходящий регистрационный номер (который берется в канцелярии), дату отправления и ссылку на дату и регистрационный номер документа высшего органа власти, на который дается ответ. 11.11. Поручение Губернатора - Председателя Правительства области, данное во исполнение документа высшего органа государственной власти, считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документом мероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряжения Правительства области, направления в данный орган соответствующей информации, предложений или других материалов). 11.12. Порядок выполнения поручений Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области по исполнению документов министерств и ведомств Российской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений по документам Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации. 11.13. После исполнения поручения по нормативному правовому акту Президента Российской Федерации, высшего органа государственной власти Российской Федерации подлинник данного документа с отметкой о выполнении поручения передается в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, затем в установленном порядке сдается в архив. (В редакции Распоряжения Правительства Кировской области от 01.11.2004 г. N 359) 11.14. Если исполнение поручения Губернатора - Председателя Правительства области по документу Президента Российской Федерации или высшего органа государственной власти Российской Федерации находится на контроле в контрольном управлении, то после выполнения поручения и снятия документа с контроля Губернатором - Председателем Правительства области все связанные с этим материалы (планы мероприятий, справки, информации) формируются в дело, которое хранится в контрольном управлении и в установленном порядке затем сдается в архив. 12. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН 12.1. Работа с письменными и устными обращениями граждан должна вестись в соответствии с действующим законодательством. 12.2. Обеспечение централизованного учета и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом писем и устного приема граждан управления делопроизводства и протокола (далее - отдел писем и устного приема граждан). 12.3. Краткое содержание поступивших в адрес Правительства области письменных обращений граждан отделом писем и устного приема граждан заносится в соответствующую электронную базу данных с распечаткой регистрационно-контрольных карточек в день их получения. 12.4. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей электронной базе данных делается отметка о повторности, к заявлению прикладывается дубликат контрольно-регистрационной карточки первого обращения. 12.5. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными и регистрируются под регистрационным номером первого обращения с указанием порядкового номера. 12.6. Все зарегистрированные обращения граждан подлежат рассмотрению, кроме анонимных и некорректных. 12.7. Зарегистрированные и оформленные в установленном порядке письма граждан передаются на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, затем не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации направляются для исполнения в соответствии с поручением, о чем заявители извещаются письменно. Если поручение по рассмотрению письма дано нескольким должностным лицам, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется подлинник письма и поручения, остальным лицам - копия. Не разрешается передавать письма граждан из одного подразделения в другое, минуя отдел писем и устного приема граждан. Письма, направленные Губернатором - Председателем Правительства области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области, заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области на исполнение непосредственно в подразделения, переадресовке ими в другие организации не подлежат. Не допускается направление писем граждан на рассмотрение должностным лицам или организациям, решения и действия (или бездействие) которых обжалуются. 12.8. Письма с просьбами о личном приеме без указания существа вопроса направляются в соответствующие организации и органы местного самоуправления для выяснения сути обращения. В этом случае руководителю ведомства предлагается рассмотреть обращение, дать ответ автору письма, а при необходимости - и Правительству области. 12.9. При поступлении письма, содержащего вопросы, решение которых не относится к ведению Правительства области, данное обращение не позднее чем в 5-дневный срок со дня его поступления с сопроводительным письмом направляется по подведомственности с уведомлением об этом заявителя. 12.10. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль. Для этого на подобном письме проставляются штампы "Взято на контроль" и "Подлежит возврату в Правительство области". Письма граждан, взятые на контроль, подлежат возврату вместе с ответом в отдел писем и устного приема граждан. 12.11. Письменные обращения граждан рассматриваются в подразделениях, как правило, не свыше одного месяца со дня их регистрации, а не требующие длительного изучения и проверки - безотлагательно, но не свыше 15 календарных дней, если поручением не установлен другой срок. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются в течение 7 календарных дней. В тех случаях, когда требуется дополнительное изучение вопроса, поднятого в письменном обращении, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц (писем и заявлений военнослужащих и членов их семей - не более чем на 15 календарных дней), о чем должно быть сообщено заявителю, а по контрольным обращениям - в отдел писем и устного приема граждан. Продление срока рассмотрения письма производится должностным лицом, давшим по нему поручение. Если письмо поступило из вышестоящего органа и взято на контроль, то срок его рассмотрения может быть продлен только с разрешения этого органа через отдел писем и устного приема граждан. Подобное согласование должно быть проведено за неделю до истечения установленного срока. 12.12. При промежуточном ответе (с указанием, что частично сделано по обращению и что намечено еще сделать) обращение берется на дополнительный контроль до окончательного решения вопроса, о чем ставится в известность автор. 12.13. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан мотивированный ответ в письменной или устной форме. При устном уведомлении автора о результатах рассмотрения его обращения исполнителем об этом указывается в соответствующей информации или делается запись в правом нижнем углу первого листа письма либо на отдельном листе (со ссылкой на регистрационный номер и дату обращения) с указанием даты уведомления, ставится подпись и дата. 12.14. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений. 12.15. Информации (справки) подразделений (должностных лиц) об исполнении взятых на контроль писем граждан должны содержать ответы на все поднятые в заявлениях вопросы; оценки предложений, просьб, жалоб и подтвердившихся фактов с указанием принятых мер по устранению вскрытых недостатков, а также сообщение о том, когда и кем заявитель поставлен в известность о результатах рассмотрения его письма. В информации о результатах рассмотрения повторного обращения указываются также причины его возникновения и, при необходимости, принятые меры к лицам, виновным в поверхностном, невнимательном рассмотрении первоначального обращения. В случае нарушения установленного срока рассмотрения письма в справке указываются причины этого. 12.16. Ответ о результатах рассмотрения письменного обращения, поступившего через федеральный орган и взятого им на контроль, через отдел писем и устного приема граждан передается на подпись должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока. Остающийся в деле второй экземпляр ответа визируется исполнителем, руководителем соответствующего подразделения. 12.17. Ответы на письма, взятые на контроль, адресуются исполнителями Губернатору - Председателю Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, передаются в отдел писем и устного приема граждан, где они анализируются. С подлинником письма и регистрационно-контрольной карточкой ответ представляется на подпись тому должностному лицу, которым было дано поручение о его рассмотрении. Не допускается отправлять ответы на письма, адресованные Губернатору - Председателю Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, за подписью руководителя подразделения, если ему такого поручения не давалось. 12.18. Если по письменному обращению было дано поручение с требованием доложить о результатах его рассмотрения, то должностное лицо, которым давалось поручение, может снять вопрос с контроля на основании информации об исполнении поручения или предложить продолжить контроль с указанием срока представления окончательной информации. При согласии с результатами рассмотрения письма должностное лицо подписывает ответ. Об исполнении находящегося на контроле обращения делается отметка в соответствующей электронной базе данных. 12.19. Первоначальный прием граждан с устными обращениями ведут работники отдела писем и устного приема граждан, которые фиксируют устные обращения в журнале с указанием фамилии, имени и отчества обратившегося; его адреса; места работы или учебы; содержания просьбы или жалобы; результатов рассмотрения в данном отделе. При наличии оснований работники отдела записывают граждан на личный прием к руководству области. 12.20. Прием граждан по личным вопросам Губернатором - Председателем Правительства области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области, заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области ведется согласно графику, утвержденному Губернатором - Председателем Правительства области. Прием по личным вопросам в подразделениях ведут их руководители или замещающие их лица. Учет приема посетителей по личным вопросам Губернатором - Председателем Правительства области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области, заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области ведется отделом писем и устного приема граждан по регистрационно-контрольным карточкам установленной формы с указанием даты приема; фамилии, имени и отчества заявителя; его адреса; социального положения; рода занятий; должности; сути вопроса; фамилии, имени и отчества ведущего прием и его поручения. При повторных обращениях к регистрационно-контрольной карточке прилагаются все материалы по первому обращению. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, ежемесячно передает в отдел писем и устного приема граждан информацию о приеме по личным вопросам в подразделении. 12.21. Отдел писем и устного приема граждан ежемесячно анализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан и систематически представляет Губернатору - Председателю Правительства области сведения о количестве и характере поступивших обращений, данные о личном приеме граждан в Правительстве области. 12.22. Порядок работы с поручениями руководства Правительства области по устным обращениям граждан аналогичен порядку исполнения поручений по письменным обращениям граждан. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ (КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ) АКТОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 13.1. Контролю подлежит исполнение: постановлений и распоряжений Правительства области; распоряжений Председателя Правительства области; поручений Губернатора - Председателя Правительства области (первого заместителя Председателя Правительства области); приказов, распоряжений и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области по рассмотренным документам; других документов, требующих решения или ответа. Контроль осуществляется с использованием автоматизированной системы "Контроль", соответствующих электронных баз данных и контрольных карточек. 13.2. Ответственность за фактическое исполнение документов и поручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля в подразделениях возлагается на их руководителей. Ответственность за выполнение конкретных указов, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, приказов и распоряжений заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области несут руководители подразделений либо должностные лица, на которых возложен контроль или которым даны поручения. Если в соответствии с указом, распоряжением или поручением Губернатора области, постановлением, распоряжением или поручением Правительства области, распоряжением Председателя Правительства области, приказом или распоряжением заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области выполнение либо контроль за исполнением документа или поручения возложен на несколько подразделений (должностных лиц), то координация работы и ответственность за выполнение возлагается на подразделение (должностное лицо), указанное в постановлении, распоряжении, приказе, резолюции первым. 13.3. Первый заместитель и заместители Председателя Правительства области, заместитель Председателя Правительства области - управляющий делам и Правительства области ежеквартально, руководители подразделений ежемесячно на своих оперативных совещаниях рассматривают вопросы исполнения находящихся на контроле документов и поручений, намечают и осуществляют меры по устранению имеющихся в этой работе недостатков, по повышению исполнительской дисциплины сотрудников. 13.4. Контрольное управление постоянно анализирует соблюдение сроков исполнения находящихся у него на контроле документов и поручений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области и по итогам полугодия информирует Губернатора - Председателя Правительства области и заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области о состоянии исполнительской дисциплины, а о ходе выполнения долгосрочных программ докладывает Губернатору - Председателю Правительства области не реже одного раза в год, если иной срок не установлен в документе или поручении. Контрольное управление осуществляет учет поручений, данных на заседаниях Правительства области по вопросам, не включенным в повестку дня, доводит их до соответствующих исполнителей, обеспечивает контроль за их выполнением в установленные сроки. О состоянии дел по выполнению данных поручений ежемесячно информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области. 13.5. Руководители подразделений по каждому взятому на контроль документу и поручению определяют конкретных работников, ответственных за организацию систематического контроля за их выполнением. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, переданные на согласование, рассматриваются в первую очередь. В подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу и поручению не позднее чем в 3-дневный срок после их получения разрабатывается план по организации (проверке) их исполнения, который согласовывается с руководителем подразделения, а по наиболее важным и перспективным вопросам - и с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом на место подразделение заблаговременно (не позднее чем за 10 календарных дней до начала очередного месяца) представляет свои планы проверок на предстоящий месяц в управление по организационным вопросам и работе с территориями администрации Правительства области (далее - управление по организационным вопросам и работе с территориями), которое координирует эту работу с целью недопущения одновременных проверок в одном и том же муниципальном образовании. Внеплановые проверки могут проводиться только по согласованию с управлением по организационным вопросам и работе с территориями. 13.6. На каждый поставленный на контроль документ в подразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся: контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, план мероприятий подразделения по организации и проверке исполнения документа, проверочный материал и информация о ходе выполнения документа, итоговая справка (информация) подразделения о результатах исполнения находящегося на контроле документа и другие материалы. 13.7. Руководители подразделений обеспечивают своевременное выполнение всех находящихся на контроле документов и поручений, при необходимости вносят соответствующие предложения, направленные на своевременное решение поставленных задач. О выполнении отдельных пунктов указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области или утвержденных мероприятий с конкретными сроками исполнения подразделения своевременно (не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения установленного срока) представляют Губернатору - Председателю Правительства области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) согласованную с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области краткую информацию в письменном виде. Если возникает необходимость продления или изменения срока исполнения отдельных пунктов указа, распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области или утвержденных мероприятий, подразделения обязаны не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока обратиться к Губернатору - Председателю Правительства области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) с обоснованной письменной просьбой (согласованной с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области) о новом сроке выполнения поручения. При согласии с изменением срока об этом ставится в известность контрольное управление и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и в базе данных автоматизированной системы "Контроль". 13.8. Срок исполнения документа (письмо, поручение и т.п.), поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания (принятия, утверждения). Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца. 13.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле указов, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения установленного срока их исполнения подразделения (должностные лица) готовят и представляют на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области письменную информацию, завизированную соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. По документам и поручениям, находящимся на контроле в контрольном управлении, она представляется через данное управление. Если в указе, распоряжении Губернатора области, в постановлении, распоряжении Правительства области, распоряжении Председателя Правительства области не указан срок представления информации, справка о ходе исполнения документа направляется в контрольное управление по его запросу, итоговая информация о выполнении представляется не позднее чем через год со дня принятия указа, постановления, распоряжения. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Правительства области, распоряжение Председателя Правительства области исполняют несколько подразделений (должностных лиц), то обобщенную информацию Губернатору - Председателю Правительства области представляет координирующее подразделение (должностное лицо) за подписью соответствующих руководителей подразделений (должностных лиц), согласованную с соответствующим заместителем Председателя Правительства области или заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. Информация о выполнении поручения Губернатора - Председателя Правительства области, данного им на оперативном совещании, представляется в секретариат Губернатора - Председателя Правительства области со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможности выполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязан заранее обратиться в секретариат Губернатора - Председателя Правительства области с мотивированной письменной просьбой о продлении срока выполнения. Итоговая информация об исполнении указа или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области объемом, как правило, не более 2 страниц машинописного текста должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятии указа, постановления или распоряжения с контроля или продлении срока его выполнения. Итоговая информация об исполнении находящегося на контроле в контрольном управлении указа или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области перед представлением ее на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства области направляется исполнителями в контрольное управление для последующего доклада Губернатору. Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил, возвращаются контрольным управлением исполнителям для доработки и повторного представления. 13.10. Решение о снятии с контроля нормативного правового акта Губернатора области, Правительства области принимает Губернатор - Председатель Правительства области на основании представленной через контрольное управление итоговой информации по его выполнению. Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора области или Правительства области не означает прекращения его действия. Он прекращает свое действие в случае принятия соответствующего правового акта об отмене его действия. Вопрос о признании нормативного правового акта утратившим силу в установленном порядке вносится на рассмотрение Правительства области. Если срок действия нормативного правового акта указан в заголовке к тексту, то действие его прекращается с истечением этого срока при условии, что он исполнен и итоговая информация представлена в контрольное управление. Решение об отмене документа и снятии его с контроля регистрируется в соответствующей электронной карточке автоматизированной системы "Контроль". 13.11. После снятия указа, распоряжения Губернатора области, постановления, распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области или другого документа с контроля контрольное дело хранится в соответствующем подразделении. 13.12. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Правительства области, распоряжение Председателя Правительства области, другой документ не снят с контроля, то подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением, проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения. 14. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (принятии, утверждении), регистрации и отправке. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание текста, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился. 14.2. Все исходящие документы Правительства области и его подразделений после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через экспедицию (кроме факсограмм, электронной почты, секретных документов, а также исходящих документов за подписью руководителей иных органов исполнительной власти области). Документы передаются в экспедицию для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. При направлении документа в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки (с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий, если их число превышает единицу), который подписывается руководителем подразделения, готовившего документ. 14.3. Экспедиция проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номера документа в реестровый журнал, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочности доставки отправляется работниками экспедиции фельдъегерской связью или сдается в отделение связи. Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной в районы области), после указанного времени - на следующий день. 14.4. Корреспонденция, адресованная высшим органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в экспедицию до 14 часов и отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью. При передаче законвертованной корреспонденции работнику фельдъегерской службы составляется реестр в двух экземплярах, один из которых остается в экспедиции. 14.5. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации поселка Первомайский (Юрья-2), сдается в экспедицию до 14 часов и отправляется еженедельно, как правило, по вторникам и пятницам. Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах г. Кирова работниками экспедиции или фельдъегерской службы. Срочность доставки документа определяется Губернатором - Председателем Правительства области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области, заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области либо начальником управления делопроизводства и протокола на основании просьб руководителя подразделения, подготовившего документ. На обработанную корреспонденцию составляется реестр в трех экземплярах. Один экземпляр реестра передается фельдъегерю для сдачи его с законвертованной корреспонденцией на прижелезнодорожный почтамт, второй экземпляр реестра передается работнику фельдъегерской службы, третий экземпляр остается в экспедиции. 14.6. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в экспедицию, второй экземпляр с визами составителя и согласования остается в соответствующем подразделении. Текст телеграммы экспедицией передается по телетайпу на телеграф. Телеграммы в адрес администрации г. Кирова, администраций Ленинского, Октябрьского, Первомайского районов г. Кирова доставляются как срочная корреспонденция. Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается дежурному в здании N 1 Правительства области, который на данной телеграмме указывает номер договора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер, удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт). 14.7. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и протокола. 14.8. Порядок прохождения внутренних документов на этапе подготовки состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении в журнале учета внутренних документов как исходящего документа, а на этапе исполнения - как входящих документов, регистрируемых в канцелярии управления делопроизводства и протокола. Передача документов в другие структурные подразделения осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренних документов. 15. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 15.1. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 15.2. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы подготовленные и оформленные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники или их ксерокопии) на белой бумаге формата А4. 15.3. Передаваемые средствами факсимильной связи документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма на бланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в канцелярии или в единой электронной базе регистрации документов) в установленном порядке. Через управление специальной документальной связи администрации Правительства области (далее - управление специальной документальной связи) передаются факсимильные сообщения за подписью Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, а документы за подписью других лиц - с разрешения руководителей соответствующих подразделений или замещающих их лиц. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, отправляются только за подписью Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, а в отдельных случаях - по их разрешению за подписью руководителей подразделений. Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, и должностным лицом, подготовившим ее. 15.4. Непосредственную передачу и прием факсограмм, их учет осуществляет управление специальной документальной связи. Для передачи в данное управление представляется (с точным кодом города и номером факса получателя) подлинник (ксерокопия) отправляемого документа, который остается в управлении специальной документальной связи и подшивается в дело. Оригинал принятой факсограммы учитывается управлением специальной документальной связи в журнале, под роспись передается в канцелярию для регистрации, которая направляет документ для рассмотрения или Губернатору - Председателю Правительства области, первому заместителю и заместителям Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, или в соответствующее подразделение. Факсограмма с резолюцией Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области передается в соответствующее подразделение и после исполнения поручения хранится в делах данного подразделения. Факсограммы, не требующие решения и ответа (в основном рекламного характера), управлением специальной документальной связи после регистрации передаются непосредственно в соответствующее подразделение. 15.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учета факсограмм возлагается на управление специальной документальной связи. Ответственность за содержание и оформление информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. 15.6. Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием и хранение факсограмм непосредственно в подразделениях, имеющих средства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящих и исходящих факсограмм, требующих решения, должна осуществляться в канцелярии. 16. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ 16.1. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача средствами электронной почты секретных материалов. 16.2. С использованием средств электронной почты могут быть переданы подготовленные и согласованные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера. 16.3. Передаваемые средствами электронной почты документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в канцелярии) в установленном порядке. 16.4. Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа на бумажном носителе и дискета с электронной версией документа с указанием адресата передаются в канцелярию (подготовленная в машинописном бюро электронная версия документа поступает в канцелярию через локальную сеть). Электронная версия документа в обязательном порядке проверяется на вирус. После соответствующей обработки электронная версия корреспонденции канцелярией отправляется адресатам через управление информационных систем администрации Правительства области (далее - управление информационных систем). 16.5. Входящая электронная корреспонденция через управление информационных систем поступает в канцелярию. Канцелярией производится распечатка, регистрация и передача адресатам бумажных копий входящей электронной почты. Подразделениям, подключенным к локальной сети Правительства области, электронная версия входящего документа после регистрации в канцелярии передается без распечатки. 17. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 17.1. Общие положения 17.1.1. Данный раздел настоящей Инструкции определяет общие требования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке, хранению и использованию документов на бумажных и других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носители информации), содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 17.1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально", "Оглашению не подлежит" и т.п.). 17.1.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 17.1.4. Необходимость проставления на документе пометки (грифа) "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения, подготовившим его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. 17.1.5. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их. 17.1.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным и областным законодательством ответственности. 17.1.7. Руководители подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в подразделении возлагается на его руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом - на управление делопроизводства и протокола. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами в подразделении возлагается на его руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом - на управление специальных программ. 17.1.8. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 17.1.9. Проверка соответствия фактического наличия в подразделениях документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" с данными их учета проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Проверка наличия таких документов, находящихся на хранении в архиве, проводится не реже одного раза в 5 лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимся в соответствующем подразделении, копия которого для сведения направляется в управление делопроизводства и протокола. О результатах проверки информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области. 17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения немедленно сообщает заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области. На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области и передаются в архив для включения в дело фонда и хранения. 17.1.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому в подразделении производится под роспись в учетных формах с разрешения руководителя подразделения. Передача подобных материалов из одного подразделения в другое производится через канцелярию под роспись в учетных формах. 17.1.12. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" в подразделении, с участием заведующего канцелярией составляется по произвольной форме в двух экземплярах акт приема - передачи этих материалов, утверждаемый руководителем этого подразделения. Один экземпляр акта передается в канцелярию. 17.2. Прием и регистрация входящих документов 17.2.1. Прием и учет (регистрация) документов или изданий с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется канцелярией. 17.2.2. Вся поступившая в адрес Правительства области, подразделений корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается работником канцелярии. В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов принимаются дежурным в здании N 1 Правительства области с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику канцелярии. Работник канцелярии, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. 17.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно. Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером. 17.2.4. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП" (без кавычек). На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп "К вх. N ..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе. 17.2.5. Передача зарегистрированных в канцелярии документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" работникам подразделений производится под роспись с распечаткой регистрационно-контрольных карточек. 17.3. Оформление, учет, размножение и отправка исходящих документов 17.3.1. На документах и на их проектах, делах или изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляются пометка "Для служебного пользования" и через полуторный межстрочный интервал (18 пт) номер экземпляра, например: Для служебного пользования Экз. 2 17.3.2. Печатание документов с грифом "Для служебного пользования" производится в машинописном бюро в строго ограниченном количестве. На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу текстового поля первой страницы проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа машинистка должна указать не только количество отпечатанных экземпляров, но и их рассылку (с указанием номера экземпляра), фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. 17.3.3. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземпляра с грифом "ДСП" и количество листов. 17.3.4. В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновиком под роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проекта документа и черновика с грифом "Для служебного пользования" другому лицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена. 17.3.5. Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат регистрации в канцелярии, при этом к исходящему регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП". 17.3.6. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигания с отражением факта уничтожения в учетных формах. При этом на копии остающегося в деле исходящего документа с грифом "Для служебного пользования" на обороте последнего листа исполнителем дополнительно делается запись об уничтожении черновиков и вариантов: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись. Расшифровка подписи". 17.3.7. На документ, предназначенный для направления в пять и более адресов, исполнителем составляется указатель рассылки (с точным названием организаций - адресатов), в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается или руководителем подразделения, которое готовило документ, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Учет размноженных копий документа осуществляется поэкземплярно. Размножение (тиражирование) подписанных документов (их проектов) с пометкой "Для служебного пользования" производится только в копировально-множительном бюро управления делопроизводства и протокола (далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Регламентом копировально-множительного бюро, утвержденным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. 17.3.8. Дополнительное размножение копий документов с грифом "Для служебного пользования" и их досылка подразделениям или сторонним организациям осуществляется на основании заявок руководителей подразделений, готовивших данные документы, и с разрешения руководства Правительства области или начальника управления делопроизводства и протокола. Дополнительно размноженные экземпляры копий документа учитываются за его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. 17.3.9. Документы для отправки передаются в экспедицию полностью оформленными, с указанием точного названия адресата и его почтового адреса (с указателем поэкземплярной рассылки), с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. 17.3.10. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью или заказной корреспонденцией. 17.3.11. Корреспонденция, содержащая информацию ограниченного распространения, отправляется в двух пакетах (конвертах). На первом пакете в правом верхнем углу проставляется гриф "Для служебного пользования". Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенных документов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции, например: Для служебного пользования Конвертовал (подпись) М.П. "Для пакетов" Администрация района г. Вятские Поляны Кировской области N 3 ДСП _____________________________________ г. Киров, Правительство Кировской области После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета (в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеем бумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов". Затем этот пакет (конверт) вкладывается во второй пакет (конверт), который оформляется как заказное отправление. 17.3.12. При пересылке корреспонденции с грифом "Для служебного пользования" через органы фельдсвязи оформляется реестр установленной формы в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе с корреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра с распиской фельдъегеря, заверенной его штампом, хранится в деле реестров экспедиции. 17.4. Группировка исполненных документов в дела Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела вместе с другими несекретными документами в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства и требованиями, изложенными в разделе 20 настоящей Инструкции. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования". 17.5. Использование документов, изданий и дел 17.5.1. К работе с документами и делами с пометкой "Для служебного пользования", находящимися в подразделении, допускаются сотрудники подразделений по разрешению руководителя подразделения, готовившего эти документы. 17.5.2. Представители других организаций допускаются к работе с документами с грифом "Для служебного пользования", находящимися в подразделении, при наличии письменной просьбы руководителей этих организаций и соответствующего указания Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или разрешения руководителя подразделения, готовившего эти документы. 17.5.3. Ознакомление работников подразделений с делами, содержащими документы с пометкой "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в архиве, осуществляется по разрешению заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и протокола. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок не более 10 дней. Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются пользователям и принимаются от них под роспись в журнале (карточке учета) выдачи дел и изданий (приложение 8). Снятие копий с находящихся на хранении в архиве документов с пометкой (грифом) "Для служебного пользования" и производство выписок из них осуществляется работниками архива (в соответствии с установленным порядком) с согласия руководителей подразделений, готовивших эти документы (сформировавших дела), и по разрешению Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и протокола на основании письменных просьб. 17.6. Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению 17.6.1. Проведение экспертизы научно-исторической ценности и практического значения документов, изданий и дел с пометкой "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (пункт 20.3 раздела 20 настоящей Инструкции). 17.6.2. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссией администрации Правительства области (далее - ЭК администрации Правительства области) к уничтожению дела, документы или издания с пометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическое значение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшему хранению, подразделениями передаются в канцелярию для уничтожения. После утверждения решения ЭК администрации Правительства области заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области отобранные к уничтожению дела, документы или издания с грифом "Для служебного пользования" заведующим сектором (канцелярией) управления делопроизводства и протокола уничтожаются по отдельному акту (приложение 9). 17.6.3. После уничтожения материалов с пометкой "Для служебного пользования" в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например: "Уничтожено. Акт N ...... от................. (дата). Подпись и ее расшифровка". Акты об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" хранятся в канцелярии 10 лет, а акты об уничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются в архив. 18. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ПО ВОПРОСАМ НАГРАЖДЕНИЯ, ПРИСВОЕНИЯ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ 18.1. Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур на присвоение званий "Почетный гражданин Кировской области", "Лауреат премии Кировской области", на награждение Почетной грамотой и Благодарственным письмом Правительства Кировской области производится в соответствии с требованиями, установленными: для присвоения звания - Законом Кировской области "О "Почетный гражданин присвоении звания "Почетный гражданин Кировской области" Кировской области" от 21.08.95 N 2- ЗО (в редакции законов Кировской области от 11.02.99 N 79-ЗО и от 14.02.2001 N 254-ЗО); для присвоения звания - Законом Кировской области "О премиях "Лауреат премии Киров- Кировской области" от 21.08.95 N 3-ЗО; ской области" для награждения Почет- - Положением о Почетной грамоте ной грамотой и Благо- Правительства Кировской области и дарственным письмом Положением о Благодарственном письме Правительства Правительства Кировской области, Кировской области утвержденными постановлением Правительства области от 27.08.2001 N 2/4. 18.2. После принятия решения о награждении или присвоении почетного звания соответствующий нормативный правовой акт со всеми представленными для принятия решения материалами передается на постоянное хранение в архив Правительства области. 19. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 19.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 19.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области и его подразделений в течение календарного года. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 19.1.2. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, внесенных на рассмотрение Губернатора - Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области и отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности подразделений, в том числе с грифом "Для служебного пользования", учетные формы (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.), акты, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественных началах при Правительстве области (комиссий, советов и т.п.). Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок. 19.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области (далее - сводная номенклатура дел) являются названия секретариата Губернатора - Председателя Правительства области, органов исполнительной власти при Правительстве области и подразделений администрации Правительства области, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами. 19.1.4. Графы в форме номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры дел (приложения 10, 11) заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (индекса) секретариата Губернатора - Председателя Правительства области, органа исполнительной власти при Правительстве области, подразделения администрации Правительства области и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - обозначение (индекс) органа (подразделения), 05 - порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью тире. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов и Губернатора области, располагаются перед заголовками дел с нормативно-распорядительными документами Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.); названия организации или ее подразделения (автора документа); краткого содержания документов дела; дат (периода), к которым относятся документы дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: названием организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); названием территории (местности), с которой связано содержание документов дела; указанием на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональных тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с администрациями районов и городов Кировской области по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в Кировской области" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с открытым акционерным обществом энергетики и электрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской области электрической и тепловой энергией" (переписка с конкретным корреспондентом). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Месячные отчеты Правительства Кировской области по заработной плате". Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000, утвержденному Федеральной архивной службой России, а также по утвержденной номенклатуре дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 19.1.5. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные или очередные порядковые номера, о чем информируется канцелярия. Номенклатура дел, как учетный документ, ведется в течение всего делопроизводственного года. 19.1.6. Номенклатура дел подразделений на следующий год (приложение 10) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с руководителем подразделения и заведующим архивом и передается в канцелярию. 19.1.7. Сводная номенклатура дел на очередной год (приложение 11) составляется управлением делопроизводства и протокола на основе номенклатур дел подразделений, визируется заведующим архивом, подписывается начальником управления делопроизводства и протокола и после одобрения ЭК Правительства области направляется на согласование с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Кировской области (далее - ЭПК управления по делам архивов), а затем до 20 декабря текущего года представляется на утверждение заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области и вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для руководства в работе. Номенклатура дел в иных органах исполнительной власти области разрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно. 19.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в канцелярии, второй используется канцелярией в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве Кировской области. 19.1.9. В течение года по согласованию с начальником управления делопроизводства и протокола, с ЭПК управления по делам архивов и с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. В случае упразднения органов исполнительной власти при Правительстве области или образования новых подразделений в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения. 19.1.10. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делопроизводства и протокола. 19.2. Формирование дел в подразделениях 19.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденной сводной номенклатуры дел и настоящей Инструкции. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 19.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома. 19.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании. 19.2.4. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила: нормативно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии; положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденные нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела; приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов о командировках, о предоставлении отпусков, о премировании); документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке; протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Правительства области; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов; лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Правительства области, его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и жалоб граждан по личным вопросам; переписка группируется обычно за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ - ответ помещается за документом - запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 19.2.5. Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования в подразделениях в запирающихся шкафах или специально отведенных для этой цели помещениях. 19.2.6. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в подразделениях документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, и руководителя подразделения. Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 19.2.7. В подразделениях дела, не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с заведующим архивом уничтожаются по акту, один экземпляр которого представляется в архив (приложение 12). 19.3. Экспертиза ценности документов 19.3.1. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. 19.3.2. Экспертиза ценности документов Правительства области, подразделений проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению; в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение. 19.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов Правительства области, подразделений создается ЭК Правительства области, которая организует свою работу в соответствии с Положением, утвержденным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. 19.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, совместно с ЭК Правительства области и под непосредственным методическим руководством сотрудника архива. 19.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел и документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 19.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы и документы с временными сроками хранения. 19.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 19.4. Оформление и подготовка дел к передаче в архив 19.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей и т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в тех подразделениях, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудника архива. 19.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 13); составление в необходимых случаях (подпункт 20.4.8 раздела 20 настоящей Инструкции) внутренней описи документов дела (приложение 14). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 19.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются: наименование организации (Правительство Кировской области); наименование подразделения (в именительном падеже); индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, части; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого пронумерованного тома (части), который может уточнять содержание заголовка дела. Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ........ год (ы)". При обозначении даты документа сначала указывается число месяца, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. 19.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются. 19.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (подпункт 20.4.8 раздела 20 настоящей Инструкции) - бланки форм для внутренней описи документов дела. 19.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками из газет, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки из газет, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в него. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. 19.4.7. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 13). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. 19.4.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 14). 19.4.9. В подразделениях и общественных организациях (профсоюзная организация) при подготовке дел к передаче в архив работниками, ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной форме описи (приложение 15) всех законченных в делопроизводстве дел отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел подразделений несут работники, ответственные за ведение делопроизводства, и руководители этих подразделений. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем подразделения и передается вместе с описью дел подразделения в архив. При составлении описи дел подразделения необходимо соблюдать следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
