Постановление Правительства Республики Марий Эл от 10.09.2012 № 339

структурного подразделения и номером дела по утвержденной  на  текущий
год номенклатуре дел органа исполнительной власти.
     4.2.4. Сведения  о  реквизитах  документа  и  краткое  содержание
заносятся  в  регистрационно-контрольную  форму   (при   использовании
автоматизированной формы регистрации - в электронную карту) документа.

    4.3. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ РЕЗОЛЮЦИЙ ПО РАССМОТРЕННЫМ ДОКУМЕНТАМ

     4.3.1. Резолюция, как правило, пишется руководителем от  руки  на
подлиннике документа на свободном от текста месте.
     4.3.2. Допускается  оформление  резолюции  на  гербовых   бланках
формата А6 с указанием регистрационного номера  и  даты  документа,  к
которому  резолюция  относится.  В  этом  случае  бланк  с  резолюцией
прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
     4.3.3. В резолюции, содержащей поручение, указываются:
     фамилия, инициалы исполнителя;
     дата выполнения поручения;
     указания по контролю за исполнением поручения;
     дата подписания резолюции.
     4.3.4. Если в резолюции, содержащей поручение,  предусматривается
несколько  исполнителей,  то  ответственный  исполнитель   указывается
первым или помечается словом "созыв".
     4.3.5. Если резолюция  предусматривает  несколько  поручений,  то
резолюция  разбивается  на  пункты  в   соответствии   с   количеством
поручений.  При  этом  каждый  пункт  должен  начинаться  с   указания
исполнителя.
     4.3.6. В  резолюции,  выражающей  отношение  к   поставленным   в
документе  вопросам,  как  правило,  указывается  содержание   вопроса
(например: "Согласен с предложением...", "Согласиться с решением...").
Такая резолюция адресуется организации (лицу), представившей документ.
     4.3.7. После рассмотрения руководителем документы возвращаются  в
службу делопроизводства для перенесения  резолюции  в  регистрационно-
контрольную форму (электронную карту) и для  передачи  исполнителям  в
соответствии с указаниями по исполнению документа.

                4.4. РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

     4.4.1. Подписанные  исходящие  письма  регистрируются  в   службе
делопроизводства в день подписания.
     4.4.2. Как  правило,  исходящие  письма  подписываются   в   двух
экземплярах. Первый  экземпляр  подлежит  отправке,  второй  экземпляр
остается в службе делопроизводства.
     4.4.3. Регистрационный  номер  исходящего   письма   состоит   из
порядкового номера в пределах календарного года  и  может  дополняться
индексом структурного подразделения, номером дела по  утвержденной  на
текущий год номенклатуре дел органа исполнительной власти и  заглавной
буквой "И".
     Например: 220; 01/30-ИЗОЗ; И-356.
     4.4.4. Документы,  в  которых  отсутствует   реквизит   "Адресат"
(договоры,  соглашения  и  т.п.),  представляются   для   отправки   с
сопроводительным письмом, содержащим  сведения  о  количестве  и  виде
отправляемых документов.
     4.4.5. Исходящие  документы  для  отправки  передаются  в  службу
делопроизводства:
     в необходимом количестве экземпляров;
     с указателем рассылки (при наличии более 4 адресатов);
     с указанием почтовых адресов корреспондентов.
     4.4.6. Сведения о реквизитах исходящего документа и  его  краткое
содержание  заносятся  службой  делопроизводства   в   регистрационно-
контрольную форму (электронную карту) документа.

                       4.5. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ

     4.5.1. Отправка документов  осуществляется  средствами  почтовой,
фельдъегерской  связи,  электросвязи,  электронной  почты  или   через
курьера.
     Документы подлежат отправке не позднее  следующего  рабочего  дня
после дня их регистрации.
     4.5.2. Корреспонденция  принимается  к  отправке,  как   правило,
незаконвертованой.
     4.5.3. Перед отправкой службой делопроизводства проверяется:
     оформление документа;
     наличие  приложений,  указанных  в  основном  документе;  наличие
указателя  рассылки  и  необходимого  количества   копий.   Документы,
оформленные  с  нарушением  установленных   требований,   возвращаются
исполнителям.
     4.5.4. При  наличии   соглашений   об   участии   в   электронном
документообороте   и   взаимном   признании    электронных    подписей
уполномоченных лиц органов исполнительной власти и организаций  (далее
-   Соглашение   участников),   утвержденных   перечней    документов,
направляемых в  электронной  форме,  заверенных  электронной  подписью
(далее  -  перечень),  отправка  документов,  входящих   в   перечень,
осуществляется по электронной почте.

          4.6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

     4.6.1. Использование электронной подписи для  обмена  документами
между органами исполнительной власти осуществляется в  соответствии  с
законодательством  Российской  Федерации   об   электронной   подписи,
нормативными  правовыми  актами  Республики   Марий   Эл   о   системе
межведомственного   документационного   обеспечения   и   Соглашениями
участников.
     4.6.2. Система    электронного    документооборота    в    органе
исполнительной  власти  (далее  -  СЭД)  -  организационно-техническая
система,    представляющая    собой     совокупность     программного,
информационного   и   аппаратного   обеспечения,   реализующая   обмен
документами между участниками.
     4.6.3. Для подписания электронных документов  в  СЭД  применяется
квалифицированная электронная подпись.
     4.6.4. Электронный документ  СЭД  -  документ,  представленный  в
электронной форме,  заверенный  электронной  подписью  уполномоченного
лица и предназначенный для использования участниками СЭД.
     4.6.5. Электронный документ,  подписанный  электронной  подписью,
признается  участниками  СЭД  равнозначным   документу,   подписанному
собственноручной подписью и (или) заверенному печатью, в случаях, если
законодательством не устанавливается или не подразумевается требование
о составлении такого документа на бумажном носителе.
     4.6.6. Заверение электронной подписью электронного документа  СЭД
осуществляется   лицом,   в   установленном   порядке   уполномоченным
руководителем   органа   исполнительной   власти   на    использование
электронной подписи (далее - уполномоченное лицо).
     4.6.7. Формирование, подготовка, хранение электронного  документа
СЭД, его заверение электронной подписью, проверка  подлинности  должны
производиться на рабочих местах  уполномоченных  лиц  участников  СЭД,
оборудованных необходимыми программно-техническими средствами,  в  том
числе средствами электронной подписи.
     4.6.8. Учет электронных документов СЭД  осуществляется  путем  их
регистрации в электронных журналах учета. Программные средства ведения
электронных журналов  учета  являются  составной  частью  программного
обеспечения,    используемого     для     организации     электронного
документооборота.
     4.6.9. Подготовка    и    оформление    электронного    документа
осуществляются  в  соответствии  с  требованиями,  установленными  для
подготовки документов на бумажном носителе.
     4.6.10. Распечатка  бумажной  копии  электронного  документа  СЭД
должна содержать в нижнем колонтитуле реквизиты, указывающие имя файла
документа, фамилию создателя  документа,  дату  и  время  проставления
электронной  подписи   создателем,   подпись   уполномоченного   лица,
являющегося получателем электронного документа.
     Бумажные копии электронных документов СЭД,  поступивших  в  орган
исполнительной власти, подлежат регистрации в установленном порядке.
     4.6.11. Электронные документы СЭД хранятся в электронных  архивах
в том же формате, в котором были созданы, отправлены или  получены,  в
течение сроков, установленных для хранения аналогичных  документов  на
бумажных носителях.
     Хранение  электронных  документов   СЭД   должно   сопровождаться
хранением  соответствующего  программного  обеспечения  для  работы  с
электронными  журналами  и  проверки  электронных  подписей   хранимых
документов.
     Обязанности по хранению электронных документов СЭД возлагаются на
уполномоченных лиц.
     4.6.12. Хранение бумажных оригиналов электронных документов  СЭД,
направленных участникам, осуществляется в установленном порядке.
     4.6.13. Требования по информационной безопасности при организации
электронного  документооборота  реализуются   посредством   применения
программно-технических средств и организационных мер.
     Уполномоченное лицо несет ответственность за:
     целостность передаваемой информации и отсутствие искажений;
     передачу информации только тому должностному лицу,  которому  она
предназначена;
     обеспечение сохранности электронных носителей средств электронной
подписи.
     4.6.14. В случае компрометации криптографических ключей  владелец
скомпрометированных ключей обязан немедленно сообщить о  компрометации
в удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной
подписи.
     Сообщение о компрометации должно быть подтверждено  в  письменном
виде. Датой и временем компрометации криптографических ключей являются
дата  и  время  получения   сообщения   о   компрометации   участником
посредством любого вида связи.
     После получения  сообщения  о  компрометации  получатель  данного
сообщения не должен использовать  скомпрометированные  ключи  проверки
электронной подписи при выполнении  проверки  подлинности  электронных
документов СЭД, полученных после сообщения о  компрометации,  а  также
для шифрования новых документов.
     При   получении   электронного   документа   СЭД,    подписанного
скомпрометированным ключом  электронной  подписи,  документ  считается
неполученным, о чем получатель обязан отправить сообщение  отправителю
с указанием причины неполучения документа.

         4.7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

     4.7.1. Контроль за исполнением документов включает в себя:
     постановку на контроль;
     контроль за сроками исполнения;
     проверку качества исполнения;
     учет и анализ результатов исполнения;
     снятие с контроля;
     направление исполненного документа в дело.
     4.7.2. Контролю подлежит исполнение:
     поручений Главы Республики Марий Эл  и  Правительства  Республики
Марий Эл, данных во исполнение  указов  и  распоряжений,  поручений  и
указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации;
     поручений, содержащихся в решениях Главы Республики  Марий  Эл  и
Правительства Республики Марий Эл;
     поручений,  содержащихся  в  протоколах  заседаний  Правительства
Республики  Марий  Эл,   координационных   и   совещательных   органов
Правительства  Республики  Марий   Эл,   возглавляемых   Председателем
Правительства  Республики   Марий   Эл   или   первыми   заместителями
(заместителями) Председателя Правительства Республики Марий Эл;
     поручений Главы Республики Марий Эл  и  Правительства  Республики
Марий Эл по обращениям  депутатов  Государственной  Думы  Федерального
Собрания Российской Федерации и Государственного  Собрания  Республики
Марий Эл;
     поручений, содержащихся в резолюциях Главы Республики  Марий  Эл,
Председателя Правительства Республики Марий  Эл,  первых  заместителей
(заместителей)  Председателя  Правительства   Республики   Марий   Эл,
руководителя органа исполнительной власти по рассмотренным документам;
     поручений Главы Республики Марий Эл,  Председателя  Правительства
Республики Марий Эл, первых заместителей  (заместителей)  Председателя
Правительства Республики Марий Эл, руководителя органа  исполнительной
власти по обращениям граждан;
     поручений, содержащихся в приказах органов исполнительной власти.
     4.7.3. Руководители  органов  исполнительной   власти   возлагают
ответственность за организацию контроля за исполнением  на  одного  из
своих заместителей либо  оставляют  организацию  исполнения  указанных
поручений за собой.
     4.7.4. Руководитель структурного подразделения, которому поручено
исполнение поручений, несет персональную ответственность за качество и
своевременность  представления  руководителю   органа   исполнительной
власти материалов для доклада Главе Республики Марий Эл,  Председателю
Правительства Республики Марий Эл, первым заместителям  (заместителям)
Председателя Правительства Республики Марий Эл.
     4.7.5. Сроки исполнения документов определяются исходя из  срока,
установленного    в    поручении,    или     сроков,     установленных
законодательством:
     с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
     если в тексте поручения вместо даты исполнения  имеется  указание
"срочно", "незамедлительно" -  в  3-дневный  срок  с  даты  подписания
поручения;
     имеющие  пометку  "оперативно"  -  в  10-дневный  срок   с   даты
подписания поручения;
     если срок исполнения не указан, поручение подлежит  исполнению  в
месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а  если  в
следующем месяце нет такого  числа,  то  до  последнего  дня  месяца),
считая от даты подписания поручения  (решения).  Если  последний  день
исполнения  поручения  приходится  на  нерабочий  день,  оно  подлежит
исполнению в предыдущий ему рабочий день;
     по поручениям Правительства  Республики  Марий  Эл  по  доработке
проектов постановлений  и  распоряжений,  рассмотренных  на  заседании
Правительства Республики Марий Эл, его Коллегии, - не позднее 5 дней с
даты подписания поручения, если срок исполнения  поручения  специально
не оговаривается;
     по обращениям граждан - в течение  30  дней  со  дня  регистрации
письменного обращения.
     4.7.6. В докладе об исполнении поручений Главы  Республики  Марий
Эл,   Председателя   Правительства   Республики   Марий   Эл,   первых
заместителей  (заместителей)  Председателя  Правительства   Республики
Марий  Эл  должны  быть  отражены   конкретные   результаты,   а   при
необходимости содержаться сведения об информировании автора обращения.
К докладу прилагается подлинник поручения.
     4.7.7. В случае если исполнение поручения  в  установленный  срок
невозможно, руководитель структурного подразделения по согласованию  с
заместителем руководителя органа исполнительной власти (в соответствии
с распределением обязанностей) представляет руководителю не позднее 10
календарных дней со дня подписания поручения предложения  о  продлении
срока с указанием причин продления и планируемой даты  исполнения  для
последующего направления в Правительство Республики Марий Эл.
     Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
     4.7.8. Если  поручение  дано  нескольким  должностным  лицам,  то
работу по его исполнению координирует должностное  лицо,  указанное  в
поручении  первым  (головной  исполнитель)  или  обозначенное   словом
"созыв".
     Соисполнители представляют головному  исполнителю  предложения  в
течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
     4.7.9. Информация  об  изменении  срока   исполнения   документов
заносится  в  регистрационно-контрольную  форму  (электронную   карту)
документа.
     4.7.10. При уходе в отпуск,  выбытии  в  командировку,  в  случае
болезни,  увольнения  или  перемещения  работник,   ответственный   за
контроль исполнения документов  в  структурном  подразделении,  обязан
передать  все  контролируемые   документы   работнику,   определенному
руководителем структурного подразделения.

      4.8. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПАРЛАМЕНТСКИХ ЗАПРОСОВ, ЗАПРОСОВ
                        И ОБРАЩЕНИЙ ДЕПУТАТОВ

     4.8.1. Подготовка  проекта  ответа  на  парламентский  запрос   к
Председателю Правительства Республики Марий Эл и  первым  заместителям
(заместителям)  Председателя   Правительства   Республики   Марий   Эл
осуществляется органом исполнительной власти по их поручению.
     Проект  ответа  на  парламентский   запрос   с   соответствующими
обосновывающими материалами представляется в Правительство  Республики
Марий  Эл   руководителем   органа   исполнительной   власти   (лицом,
исполняющим  его  обязанности),   являющимся   головным   исполнителем
поручения, в указанный в поручении срок.
     Парламентский запрос к  руководителю  (заместителю  руководителя)
органа исполнительной власти рассматривается с учетом того, что  ответ
на него должен  быть  дан  в  устной  (на  заседании  Государственного
Собрания Республики Марий Эл) или письменной форме не  позднее  чем  в
месячный срок со дня получения парламентского запроса или  иной  срок,
установленный Государственным Собранием  Республики  Марий  Эл.  Ответ
должен  быть  подписан  тем  должностным  лицом,  которому   направлен
парламентский   запрос,   либо   лицом,   временно   исполняющим   его
обязанности.
     4.8.2. Депутатский запрос,  обращение  депутата  Государственного
Собрания Республики Марий Эл к Председателю  Правительства  Республики
Марий  Эл  или   первым   заместителям   (заместителям)   Председателя
Правительства Республики Марий Эл, поступившие в орган  исполнительной
власти  из  Администрации  Главы  Республики  Марий  Эл,  направляются
руководителям   соответствующих    структурных    подразделений    для
рассмотрения и подготовки ответа.
     Ответ дается  руководителем  (заместителем  руководителя)  органа
исполнительной власти в письменной форме в течение 30 календарных дней
с даты поступления депутатского  запроса,  обращения  в  Правительство
Республики Марий Эл.
     Депутатский запрос, обращение депутата Государственного  Собрания
Республики  Марий  Эл  к  руководителю  органа  исполнительной  власти
рассматриваются в органе исполнительной власти в аналогичном порядке и
в те же сроки, если  иное  не  предусмотрено  поручением  руководителя
(заместителя руководителя) органа исполнительной власти.
     4.8.3. Обращения комитетов Государственного  Собрания  Республики
Марий  Эл  по  вопросам  их  ведения  к   Председателю   Правительства
Республики Марий Эл, первым заместителям  (заместителям)  Председателя
Правительства Республики Марий Эл, поступившие в орган  исполнительной
власти из Администрации Главы Республики Марий Эл или  непосредственно
к   руководителю   органа    исполнительной    власти,    направляются
руководителям соответствующих структурных подразделений.
     О  результатах  рассмотрения   обращений   руководители   органов
исполнительной  власти   сообщают   в   соответствующие   комитеты   в
согласованные с ними сроки. Копии ответов направляются  в  структурное
подразделение Администрации Главы Республики Марий  Эл,  ответственное
за законопроектную деятельность.

            4.9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

     4.9.1. Работа  с  обращениями  граждан  в  органе  исполнительной
власти   организуется   в   соответствии   с  Конституцией  Российской
Федерации,  Федеральным  законом  от  2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения   обращений   граждан   Российской   Федерации",   Указом
Президента  Республики  Марий  Эл от 7 ноября 2006 г. № 195 "О порядке
организации   работы  с  обращениями  граждан  в  Администрации  Главы
Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий
Эл.  (В  редакции  Постановления  Правительства  Республики  Марий  Эл
от 08.05.2015 № 263)
     4.9.2. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
ведется отдельно от других видов  делопроизводства  в  соответствии  с
номенклатурой дел органа исполнительной власти.

     4.10. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
               ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

     4.10.1. К  служебной  информации  ограниченного   распространения
относится  несекретная  информация   с   пометками   "Для   служебного
пользования",  ограничения  на   распространение   которой   диктуются
служебной необходимостью.
     Необходимость  проставления  на   документе   грифа   ограничения
определяется руководителем подразделения, ответственного за подготовку
документа, либо  должностным  лицом,  подписывающим  или  утверждающим
документ.
     4.10.2. В соответствии с законодательством  Российской  Федерации
не  могут  быть  отнесены   к   служебной   информации   ограниченного
распространения следующие сведения:
     акты   законодательства,    устанавливающие    правовой    статус
государственных  органов,  организаций,  общественных  объединений,  а
также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
     сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных  явлениях  и
процессах, экологическая, гидрометеорологическая,  гидрогеологическая,
демографическая,  санитарно-эпидемиологическая  и  другая  информация,
необходимая  для  обеспечения  безопасного  существования   населенных
пунктов,  граждан  и  населения  в  целом,  а  также  производственных
объектов;
     описание структуры органа  исполнительной  власти,  его  функций,
направлений и форм деятельности, а также его адрес;
     порядок рассмотрения и разрешения заявлений,  а  также  обращений
граждан и юридических лиц;
     решения по заявлениям и обращениям  граждан  и  юридических  лиц,
рассмотренным в установленном порядке;
     сведения   об   исполнении   бюджета   и   использовании   других
государственных  ресурсов,  о  состоянии  экономики   и   потребностей
населения;
     документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек  и  архивов,
информационных системах организаций, необходимые для реализации  прав,
свобод и обязанностей граждан.
     4.10.3. Работа с документами,  содержащими  служебную  информацию
ограниченного  распространения,   в   органе   исполнительной   власти
осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов,  с
учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
     4.10.4. Лицам, допущенным к работе  с  документами  ограниченного
распространения,  запрещается  без  разрешения   руководителя   органа
исполнительной власти сообщать  устно  или  письменно  содержащиеся  в
документах сведения.
     За     разглашение     служебной     информации     ограниченного
распространения, а также нарушение порядка  обращения  с  документами,
содержащими  такую  информацию,  виновные  могут  быть  привлечены   к
ответственности в соответствии с законодательством.
     4.10.5. Передача документов, содержащих информацию  ограниченного
распространения, осуществляется с учетом установленных  требований  по
защите информации. Информацию ограниченного распространения  запрещено
передавать  по  незащищенным  каналам  связи.   Отправка   документов,
содержащих   служебную   информацию   ограниченного   распространения,
осуществляется фельдъегерской связью или заказными отправлениями.
     4.10.6. На документах (проектах документов), содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой
страницы документа проставляются пометка "Для служебного  пользования"
и номер экземпляра.
     4.10.7. Документы, дела или издания с  пометкой  "Для  служебного
пользования" должны храниться в служебных помещениях  в  запираемых  и
опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
     4.10.8. Прием  и  регистрация  входящих   документов,   а   также
регистрация  исходящих  документов,  содержащих  служебную  информацию
ограниченного распространения, осуществляются совместно с несекретными
документами  службой  делопроизводства   в   журналах,   заводимых   в
соответствии с номенклатурой дел. На журнале регистрации проставляется
отметка "Для служебного пользования" (приложение N 4).
     При  регистрации  к  входящему  (исходящему)   номеру   документа
добавляется пометка "ДСП". Например: 01/01-345ДСП.
     4.10.9. Печатание   документов   с   грифом    "Для    служебного
пользования" производится в строго ограниченном количестве.
     На обороте последнего листа  подлинника  отпечатанного  документа
должно  быть  указано  количество  отпечатанных  экземпляров,  фамилия
исполнителя и дата.
     При  необходимости  направления  таких  документов  в   несколько
адресов исполнителем составляется указатель рассылки, в котором  около
каждого   адресата   проставляется   номер   экземпляра   отправляемых
документов.    Указатель    рассылки    подписывается    руководителем
подразделения, готовившего документ.
     Черновики  и  варианты  документов  с  информацией  ограниченного
распространения   уничтожаются   исполнителем   с   отражением   факта
уничтожения в учетных данных (на копии, остающейся  в  деле,  делается
запись об уничтожении черновиков).
     4.10.10. Копирование документов, содержащих служебную  информацию
ограниченного распространения, осуществляется службой делопроизводства
с письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти.
     4.10.11. Исполненные  документы  с   пометкой   "Для   служебного
пользования" формируются в дела в  соответствии  с  номенклатурой  дел
несекретного делопроизводства. При этом на  обложке  дела,  в  которое
помещены такие документы, также проставляется пометка "Для  служебного
пользования".
     4.10.12. Ознакомление с документами и  делами,  имеющими  пометку
"Для служебного пользования"  и  находящимися  на  архивном  хранении,
осуществляется с согласия руководителя  органа  исполнительной  власти
или его заместителей (в соответствии  с  распределением  обязанностей)
либо руководителя подразделения, готовившего документ (сформировавшего
дело).
     4.10.13. Уничтожение дел, документов и изданий  с  пометкой  "Для
служебного пользования", утративших свое практическое  значение  и  не
имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных  формах
(журналах, карточках  и  т.п.)  делается  отметка  об  уничтожении  со
ссылкой на соответствующий акт.
     4.10.14. О фактах утраты документов, дел или изданий,  содержащих
служебную информацию ограниченного распространения,  либо  разглашения
этой  информации  информируется  руководитель  органа   исполнительной
власти,  который  назначает  комиссию  для  служебного   расследования
обстоятельств  утраты  или   разглашения.   Результаты   расследования
докладываются руководителю органа исполнительной власти.
     На  утраченные  документы,  дела  и  издания  с   пометкой   "Для
служебного  пользования"  составляется  акт,  на  основании   которого
делаются соответствующие отметки в учетных формах.
     Акты на утраченные дела постоянного срока  хранения  утверждаются
руководителем органа  исполнительной  власти  и  передаются  в  службу
делопроизводства.
     4.10.15. При  снятии  пометки  "Для  служебного  пользования"  на
документах,  делах  или  изданиях  и   в   учетных   формах   делаются
соответствующие отметки.

        4.11. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
                     И ХРАНЕНИЮ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ

     4.11.1. Не   разрешается   изготовление   гербовых   бланков    в
структурных подразделениях на компьютерах и копировально- множительных
аппаратах.
     4.11.2. Содержание   реквизитов    "Наименование    организации",
"Наименование   вида    документа",    "Справочные    данные    органа
исполнительной власти"  (почтовый  адрес)  утверждается  на  основании
перевода, выполненного государственным бюджетным  научным  учреждением
при   Правительстве   Республики   Марий   Эл    "Марийский    научно-
исследовательский институт языка,  литературы  и  истории  им.  В.  М.
Васильева".
     4.11.3. Службой делопроизводства организуется хранение бланков  в
надежно запираемых шкафах и учет выдачи  в  структурные  подразделения
под роспись в журнале выдачи бланков.
     Учет  бланков  ведется  раздельно  по  видам.  Бланки  документов
используются строго по назначению.
     4.11.4. Испорченные  бланки  уничтожаются  путем   сжигания   или
переработки на бумагодробильной машине, о чем служба  делопроизводства
составляет соответствующий акт, а в журнале учета бланков  проставляет
отметку с указанием номера акта.

     4.12. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

     4.12.1. Изготовление печатей и штампов производится по разрешению
руководителя органа исполнительной власти.
     4.12.2. Все изготовленные печати и штампы  учитываются  в  службе
делопроизводства (по решению руководителя органа исполнительной власти
- в ином структурном  подразделении)  в  журнале  (приложение  N 1)  и
выдаются строго под роспись. Листы журнала  учета  печатей  и  штампов
нумеруются, прошиваются и опечатываются.
     В структурных подразделениях печати и штампы должны  храниться  в
надежно закрываемых сейфах и металлических шкафах.
     4.12.3. Пришедшие в негодность и  утратившие  значение  печати  и
штампы подлежат возврату в службу делопроизводства,  где  уничтожаются
по акту.
     4.12.4. Порядок    использования    печати     с     изображением
Государственного герба Республики Марий Эл (далее - гербовая печать) и
перечень  удостоверяемых  гербовой  печатью  документов   определяется
руководителем органа исполнительной власти.
     4.12.5. Оттиск гербовой печати на документах  должен  захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ,  либо,  если
наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
     4.12.6. В финансовых документах (например, чеках) гербовая печать
должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не
затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).
     4.12.7. Ответственность за надлежащее  хранение  и  правомерность
использования гербовой печати возлагается на должностных лиц,  которым
они выданы.

   4.13. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
                      СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

     4.13.1. Документы,     поступившие      факсимильной      связью,
регистрируются службой делопроизводства и принимаются к исполнению как
равнозначные документам на бумажном носителе.
     4.13.2. Поступившие  факсимильной  связью  документы,  подлежащие
исполнению, регистрируются в службе делопроизводства и передаются  для
рассмотрения.
     4.13.3. С использованием средств факсимильной  связи  могут  быть
переданы материалы текстового, табличного или графического  характера,
исполненные  типографским,  машинописным  или  рукописным  способом  в
черном или темно-синем  цвете  с  четким  и  контрастным  изображением
(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой  бумаге  с  минимальной
высотой букв и цифр 2 мм.
     4.13.4. Запрещается передача по  факсимильной  связи  документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,  в  том
числе с пометками "Для  служебного  пользования",  а  также  сведений,
включенных   в   перечень   сведений   конфиденциального    характера,
относящихся к служебной тайне в органе исполнительной власти.

         V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

       5.1. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

     5.1.1. Орган исполнительной власти формирует свой  документальный
фонд   из   документов,   образующихся   в    процессе    деятельности
подразделений.
     5.1.2. Формирование документального фонда  органа  исполнительной
власти  осуществляется  службой  делопроизводства  путем   составления
номенклатуры  дел,  формирования  и  оформления  дел,  обеспечения  их
сохранности, учета и передачи дел на государственное хранение.
     5.1.3. Номенклатура дел составляется на  основании  Положения  об
органе исполнительной власти, положений о структурных  подразделениях,
штатного расписания, номенклатуры за предыдущий год и Перечня  типовых
управленческих   архивных   документов,   образующихся   в    процессе
деятельности государственных органов, органов местного  самоуправления
и организаций, с указанием  сроков  хранения,  утвержденного  приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558
(далее - Перечень).
     Номенклатура  дел  предназначена  для   организации   группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и  является  основой  для  составления  описей  дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
     5.1.4. В органе исполнительной власти  составляются  номенклатуры
дел структурных подразделений и сводная номенклатура  дел  (приложения
N 2 и 3).
     5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения  на  следующий
год разрабатывается в IV квартале текущего  года,  согласовывается  со
службой  делопроизводства,  подписывается  руководителем  структурного
подразделения и представляется в службу делопроизводства.
     5.1.6. Сводная  номенклатура  дел  органа  исполнительной  власти
составляется службой делопроизводства на  основании  номенклатуры  дел
структурных   подразделений,   подписывается   руководителем    службы
делопроизводства,  утверждается  руководителем  органа  исполнительной
власти и согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией  (далее  -
ЭПК)  Министерства. (В редакции Постановления Правительства Республики
Марий Эл от 08.05.2015 № 263)
     5.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года  уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января календарного года.
     В случае  отсутствия  функциональных  или  структурных  изменений
утвержденная на  очередной  год  руководителем  органа  исполнительной
власти  номенклатура  дел  согласовывается  с ЭПК Министерства не реже
одного  раза  в  пять  лет.  (В  редакции  Постановления Правительства
Республики Марий Эл от 08.05.2015 № 263)
     5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах:
     для постоянного хранения в архиве органа исполнительной власти;
     для использования в службе делопроизводства;
     для    передачи     государственному     казенному     учреждению
"Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики  Марий
Эл";
     для    формирования    выписок    соответствующим     структурным
подразделениям.
     5.1.9. После утверждения  сводной  номенклатуры  дел  структурные
подразделения получают выписки  из  соответствующих  ее  разделов  для
использования в работе.
     5.1.10. Сводная   номенклатура   дел   составляется   заново    и
согласовывается в случае функциональных и структурных изменений.
     5.1.11. Названиями разделов  сводной  номенклатуры  дел  являются
названия  подразделений,  которые  располагаются  в   соответствии   с
утвержденной структурой органа исполнительной власти.
     5.1.12. Графа 1 номенклатуры содержит индекс дела,  состоящий  из
индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела
по номенклатуре дел структурного подразделения. Например: 05-01.
     Графа 2 содержит  наименования  заголовков  дел,  составляемых  с
учетом требований Типовой инструкции.
     Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
     В графе 4 указываются срок  хранения  дела  и  номера  статей  по
Перечню.
     5.1.13. Для вновь заводимых дел  в  каждом  разделе  номенклатуры
оставляются резервные номера.
     5.1.14. По окончании  года  в  конце  номенклатуры  дел  делается
итоговая запись о количестве заведенных дел.

                  5.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

     5.2.1. Формирование дел - группировка  исполненных  документов  в
дела в соответствии с номенклатурой дел  и  систематизация  документов
внутри дела.
     Дела    в    органе     исполнительной     власти     формируются
децентрализованно, в  структурных  подразделениях,  в  соответствии  с
номенклатурой дел.
     При формировании дел необходимо:
     раздельно группировать в дела документы постоянного и  временного
хранения;
     помещать в дело только исполненные  документы  в  соответствии  с
заголовками дел по номенклатуре;
     группировать  в  дело  документы  одного  календарного  года,  за
исключением переходящих дел;
     помещать в дело не более 250 листов.
     Если объем дела превышает 250 листов, формируются отдельные тома.
     Документы в деле, как правило,  располагаются  в  хронологической
последовательности.
     5.2.2. Оформление дела -  комплекс  работ  по  описанию  дела  на
обложке, брошюровке,  нумерации  листов  и  составлению  заверительной
надписи.
     В  зависимости  от  сроков  хранения  производится   полное   или
частичное оформление дел.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного  (свыше
10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:
     оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
     составление листа-заверителя дела (приложение N 4);
     составление в необходимых  случаях  внутренней  описи  документов
дела;
     подшивку и переплет дела.
     Обложка дела заполняется черной шариковой пастой. На обложке дела
проставляются   следующие   реквизиты:   "Наименование    структурного
подразделения"; "Индекс дела по номенклатуре дел"; "Заголовок дела  по
номенклатуре дел" (приложение N 5); "Даты заведения и окончания  дела"
или "Даты составления (регистрации) самого раннего и  самого  позднего
из числа документов, включенных в дело".
     При изменении наименования структурного подразделения  в  течение
периода, охватываемого документами  дела,  или  при  передаче  дела  в
другое  структурное  подразделение  на  обложке   дописывается   новое
наименование структурного подразделения.
     В   целях   обеспечения   сохранности   и   закрепления   порядка
расположения документов, включенных  в  дело,  все  его  листы,  кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым  карандашом  в
правом верхнем углу листа.
     В  конце  дела  на  отдельном  листе  составляется  заверительная
надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов  в
данном деле, фамилия и должность исполнителя, сформировавшего дело.
     Реквизит "Срок хранения дела"  переносится  на  обложку  дела  из
номенклатуры дел.  На  делах  постоянного  хранения  пишется  "Хранить
постоянно".
     Для учета документов дел  определенных  категорий  постоянного  и
временного (свыше 10 лет) хранения, срок хранения которых определяется
спецификой данной документации (особо ценные,  личные  дела  и  т.д.),
составляется  внутренняя  опись  документов  дела.  Внутренняя   опись
документов дела подписывается  составителем  с  указанием  расшифровки
подписи, должности и даты составления описи (приложение N 6).
     Документы, составляющие дело, подшиваются  на  четыре  прокола  в
твердую обложку из  картона  или  переплетаются  с  учетом  возможного
свободного  чтения  текста  всех  документов.  При  подготовке  дел  к
подшивке (переплету) металлические скрепления  (булавки,  скрепки)  из
документов удаляются.
     Дела временного (до 10  лет  включительно)  хранения  допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию  документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

          5.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

     5.3.1. Дела со дня их формирования и до передачи в архив хранятся
по месту их формирования.
     Руководители  структурных  подразделений   и   ответственные   за
делопроизводство в  структурных  подразделениях  обязаны  обеспечивать
сохранность документов и дел.
     Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных  для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых  шкафах,  обеспечивающих  их  полную  сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
     В   целях   повышения   оперативного   поиска   документов   дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы согласно номенклатуре
дел.
     Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем  сдаются
в архив органа исполнительной власти.
     5.3.2. Должностные лица органа исполнительной власти  допускаются
к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении  в
архиве, в целях исполнения своих служебных обязанностей.
     Архивные  дела  и  документы  предоставляются  должностным  лицам
органа исполнительной власти для работы  в  помещении  архива  или  во
временное пользование на рабочем месте под роспись.
     Запрещается изъятие документов из дел и их  передача  сотрудникам
других организаций.
     5.3.3. При работе с архивными документами не разрешается  вносить
в  них  поправки,  делать  пометки,  работать  с  ними  вне  служебных
помещений.
     5.3.4. Должностные  лица  органа  исполнительной   власти   несут
ответственность за сохранность полученных архивных дел  и  документов,
использование  полученной  информации  в  соответствии  с  действующим
законодательством.
     5.3.5. Служба   делопроизводства   предоставляет   с   разрешения
руководителя  органа  исполнительной  власти  по  письменным  запросам
организаций  и  граждан  копии  находящихся  на  хранении  нормативных
правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, в том числе
заверенные в установленном порядке подписью должностного  лица  службы
делопроизводства   с    удостоверением    их    подлинности    печатью
установленного образца, а  также  архивные  справки,  составленные  на
основании указанных документов.
     5.3.6. Выдача   дел   из   архива   структурным    подразделениям
производится с разрешения начальника службы  делопроизводства.  Выдача
дел для работы осуществляется под роспись. Дела выдаются во  временное
пользование в  структурные  подразделения  на  срок  не  более  одного
месяца.
     5.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается
в исключительных случаях  и  производится  с  разрешения  руководителя
органа исполнительной власти с оставлением  в  деле  заверенной  копии
документа и акта о причинах выдачи подлинника.

          5.4. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ,
                    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

     5.4.1. Архив органа исполнительной власти  обеспечивает  хранение
документов Архивного фонда Республики Марий Эл и документов временного
(свыше 10  лет)  хранения,  имеющих  практическое  значение,  а  также
документов  по  личному  составу,  их  учет,  использование,  отбор  и
подготовку к передаче на государственное хранение.
     Подготовка документов к  передаче  на  хранение  включает  работу
службы  делопроизводства  по  систематизации  документов,   проведению
экспертизы  ценности  документов,  формированию  и   оформлению   дел,
составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению.
     5.4.2. Экспертиза ценности документов на стадии  делопроизводства
проводится при составлении номенклатуры дел, в  процессе  формирования
дел и при подготовке дел к передаче в архив.
     Для  организации  и  проведения  экспертизы  ценности  документов
создается   постоянно   действующая   экспертная    комиссия    органа
исполнительной власти (далее - ЭК).
     Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положением
о ней, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти.
     Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10
лет)  хранения   осуществляется   ежегодно   непосредственно   лицами,
ответственными  за  ведение  делопроизводства,  совместно  с  ЭК   под
непосредственным методическим руководством государственного  казенного
учреждения  "Республиканская  служба  формирования   Архивного   фонда
Республики Марий Эл".
     При  проведении  экспертизы  ценности  документов  осуществляется
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения  для
передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения  и  с
пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению  в
структурных  подразделениях,  выделение  к  уничтожению   дел,   сроки
хранения которых истекли.
     Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании
перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры  дел
путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения  подлежат
изъятию  дублетные  экземпляры  документов,  черновики,  неоформленные
копии документов и не относящиеся к  вопросу  документы  с  временными
сроками хранения.  Окончательное  решение  по  результатам  экспертизы
ценности документов принимает ЭК.
     5.4.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а  также  акты  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не
подлежащих хранению.
     Опись дел - архивный справочник,  являющийся  систематизированным
перечнем заголовков дел и  предназначенный  для  раскрытия  состава  и
содержания дел, закрепления их систематизации  внутри  фонда  и  учета
дел.
     Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой  (порядковой)   законченной   нумерацией,   является   учетным
документом и основным видом научно-справочного аппарата к  документам,
обеспечивающим оперативный поиск дел.
     Описи дел составляются отдельно  на  дела  постоянного  хранения,
дела временного (свыше 10  лет)  хранения,  дела  по  личному  составу
(приложения N 7 и 8).
     В структурном подразделении описи на  дела  постоянного  хранения
составляются ежегодно под непосредственным  методическим  руководством
службы делопроизводства.
     Описи дел, подготовленные  структурными  подразделениями,  служат
основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти,
утверждаемой руководителем.
     5.4.4. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)  хранения
и по личному составу подразделений составляются по установленной форме
и представляются в  архив  через  два  года  после  завершения  дел  в
делопроизводстве.
     Описательная статья описи дел  структурного  подразделения  имеет
следующие элементы: порядковый номер  дела  (тома,  части)  по  описи;
индекс дела (тома, части); заголовок дела  (тома,  части);  дата  дела
(тома, части); количество листов в деле (томе, части);  срок  хранения
дела.
     При составлении описи  дел  каждое  дело  вносится  в  опись  под
самостоятельным порядковым номером (если дело  состоит  из  нескольких
томов  (частей),  то  каждый  том  (часть)  вносится   в   опись   под
самостоятельным номером); порядок нумерации дел  в  описи  -  валовый;
графы описи заполняются в соответствии со  сведениями,  указанными  на
обложке дела.
     При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела,  а  все  остальные  однородные  дела
обозначаются словами "то же". Другие сведения о делах вносятся в опись
полностью (на  каждом  новом  листе  описи  заголовок  воспроизводится
полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме
дел, особенностях их физического  состояния,  о  передаче  дел  другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый  акт,  о  наличии
копий и т.п.
     В конце описи дел за последней описательной статьей  составляется
итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество
дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел  по  описи,  а
также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера
и пропущенные номера).
     Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с
указанием его должности, согласовывается со службой делопроизводства и
утверждается руководителем структурного подразделения.
     Опись  дел  структурного  подразделения   составляется   в   двух
экземплярах, один из которых передается вместе с  делами  в  архив,  а
второй остается в качестве контрольного  экземпляра  в  подразделении.
Описи дел подразделений  являются  основой  для  составления  годового
раздела сводных описей дел органа исполнительной власти.
     5.4.5. Годовой раздел сводных описей  дел  органа  исполнительной
власти является основанием для передачи документов на  государственное
хранение.
     Годовые сводные описи дел  постоянного  хранения  составляются  в
четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах.
     5.4.6. Отбор  документов  к  уничтожению  и  составление  акта  о
выделении  их  к  уничтожению  (приложение  N 9)  производятся   после
составления годовой сводной описи дел постоянного хранения, по личному
составу. Годовой раздел  сводных  описей  дел  и  акт  на  уничтожение
рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
     После  утверждения  ЭПК  Министерства  годового  раздела  сводных
Описей  дел  постоянного  хранения,  согласования описи дел по личному
составу  акт  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не подлежащих
хранению,  утверждается руководителем органа исполнительной власти. (В
редакции    Постановления    Правительства    Республики    Марий   Эл
от 08.05.2015 № 263)
     После этого осуществляется уничтожение дел, включенных  в  данный
акт, в установленном порядке.

  5.5. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В АРХИВ ОРГАНА
                        ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

     5.5.1. В архив органа исполнительной  власти  передаются  дела  с
исполненными  документами  постоянного,  временного  (свыше  10   лет)
хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел.
     Дела с исполненными документами постоянного и  временного  (свыше
10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не  позже
чем через три года после завершения  их  использования  в  структурном
подразделении.
     5.5.2. Передача  дел   в   архив   осуществляется   по   графику,
составленному    службой    делопроизводства,     согласованному     с
руководителями структурных подразделений.
     5.5.3. В  период  подготовки  структурным  подразделением  дел  к
передаче в архив службой делопроизводства  предварительно  проверяется
правильность их формирования,  оформления  и  соответствие  количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в  соответствии  с
номенклатурой  дел.  Все  выявленные   при   проверке   недостатки   в
формировании и оформлении  дел  работники  структурного  подразделения
обязаны устранить.
     5.5.4. Прием каждого дела производится  в  присутствии  работника
структурного подразделения. При этом на обоих  экземплярах  описи  дел
против каждого дела, включенного в нее,  делается  отметка  о  наличии
дела. В конце каждого  экземпляра  описи  дел  указываются  цифрами  и
прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел,
а также подпись лица, ответственного за архив.
     Вместе с делами в архив передаются регистрационные  картотеки  на
документы  или  программные  средства  и   базы   данных,   содержащие
информацию  о  регистрации  и  исполнении   передаваемых   документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.
     5.5.5. В  случае  ликвидации   или   реорганизации   структурного
подразделения  ответственный  за  ведение  делопроизводства  в  период
проведения  ликвидационных  мероприятий   систематизирует   документы,
оформляет дела и передает их в архив независимо  от  сроков  хранения.
Передача  дел  осуществляется  по  описям   дел   в   соответствии   с