|
Расширенный поиск
Постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 30.09.2008 № 1001М Э Р города Ростова-на-Дону ПОСТАНОВЛЕНИЕ 30.09.2008 N 1001 Об утверждении стандартов системы менеджмента качества Администрации города Ростова-на-Дону В целях повышения эффективности деятельности и внедрения системы менеджмента качества в Администрации города Ростова-на-Дону ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить стандарты системы менеджмента качества Администрации города Ростова-на-Дону: - СТО-01 "Управление документацией и записями" (приложение 1); - СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций" (приложение 2); - СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества" (приложение 3). 2. Заместителям главы, управляющему делами Администрации города, главам администраций районов, руководителям отраслевых (функциональных) органов, руководителям структурных подразделений Администрации города довести стандарты системы менеджмента качества до сведения работников курируемых и подчиненных подразделений, обеспечить их практическую реализацию с 01.10.2008 в соответствии с их областью применения. 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации города С.Д. Синякову и на управление по вопросам муниципальной службы и кадров (А.Н. Шамановский). Мэр города М.А. Чернышев Постановление вносит управление по вопросам муниципальной службы и кадров Приложение 1 к постановлению Мэра города N 1001 от 30.09.2008 Стандарт организации СТО-01 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ 1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА 1.1. Настоящий стандарт разработан на основе требований пункта 4.2 МС ИСО 9001 и устанавливает общие требования к порядку управления документацией и записями, в том числе внешнего происхождения. Стандарт определяет требования к структуре, содержанию и оформлению документов, разрабатываемых Администрацией города Ростова-на-Дону и ее отраслевыми и территориальными органами, а также регламентирует средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей. 1.2. Целью управления документацией является применение в работе с документами следующих принципов: разработка, согласование и утверждение документов в установленном порядке, идентификация, учет, контроль исполнения, своевременная актуализация, надлежащее хранение, применение актуальных документов и предотвращение непреднамеренного использования в работе устаревших документов. 1.3. Целью управления записями является представление доказательств результативности функционирования системы менеджмента качества Администрации города и ее органов, соответствия административных действий и их результатов требованиям документации системы менеджмента качества (далее - СМК) Администрации города и ее органов (в том числе законодательству и иным нормативным правовым актам в сфере муниципальной службы), а также доказательств соответствия СМК требованиям МС ИСО 9001 и документов СМК, утвержденных в Администрации города и ее органах. 2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Стандарт подлежит применению всеми структурными подразделениями и должностными лицами Администрации города, ее отраслевых и территориальных органов. Требования настоящего стандарта являются обязательными для Администрации города, администраций районов, ее территориальных органов с даты внедрения в них системы менеджмента качества. 3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 3.1. В настоящем стандарте используются термины и определения, приведенные в МС ИСО 9000 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь", в Регламенте работы Администрации города Ростова-на-Дону, а также термины с соответствующими определениями, приведенные ниже. Политика в области качества - нормативный документ, содержащий официально сформулированные Администрацией города общие намерения и направления деятельности Администрации в области качества. Политика в области качества формулируется в рамках установленных полномочий и ориентирована на удовлетворение потребностей и ожиданий городского сообщества. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки целей в области качества Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов, руководители которых обязаны обеспечить знание и понимание персоналом указанных документов. Цели в области качества - документ, базирующийся на Политике в области качества Администрации города и определяющий то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества при исполнении собственных полномочий, функций, услуг. Цели должны быть достижимыми, измеримыми и иметь сроки достижения. Цели оформляются как для Администрации города в целом, так и для ее органов и структурных подразделений. Руководство по качеству - внутренний нормативно-правовой документ Администрации, описывающий СМК Администрации города и определяющий область применения СМК, включая обоснование любых исключений, описывающий взаимодействие процессов СМК, содержащий описание процессов и процедур СМК или ссылки на документы Администрации, регламентирующие процессы и процедуры и устанавливающие конкретные требования к СМК на основе требований МС ИСО 9001. Стандарт СМК - внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий обязательные по требованиям МС ИСО 9001 общесистемные и вспомогательные процессы СМК, (процессы управления документацией, записями, несоответствиями, корректирующими и предупреждающими действиями, процесс внутреннего аудита СМК). Стандарт СМК устанавливает последовательность и требования к осуществлению конкретного процесса, порядок его контроля и анализа результативности, виды записей по данному процессу, должностное лицо, ответственное за управление процессом, а также ответственность лиц, участвующих в его осуществлении. Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону (далее - Регламент Администрации) - нормативно-правовой документ внутреннего применения, включенный в документацию СМК, который в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ростовской области, Уставом города Ростова-на-Дону устанавливает общие правила внутренней организации деятельности Администрации города, описывает внутренние процессы и процедуры общего применения, в которых задействован широкий круг должностных лиц и подразделений. Административный регламент - нормативно-правовой документ, описывающий в соответствии с установленными требованиями процесс исполнения муниципальной (государственной) функции или оказания муниципальной (государственной) услуги, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур и действий, порядок взаимодействия при этом структурных подразделений, организаций, с физическими или юридическими лицами. В структуру административного регламента предоставления услуги/исполнения публичной функции входит соответствующий стандарт. Стандарт услуги/стандарт публичной функции - приложение установленной формы к административному регламенту предоставления услуги/исполнения публичной функции, предназначенное для исчерпывающего информирования потребителей услуги/участников функции о порядке и условиях предоставления услуги/исполнения публичной функции. Требования - внутренний нормативно-правовой документ, устанавливающий индивидуальные требования к конкретным действиям, структурам, документам, разрабатываемым в Администрации города, к их построению, содержанию, оформлению, порядку разработки, согласования, утверждения, внесения изменений, а также определяющий ответственность за разработку и актуализацию данных документов. Требования разрабатываются в форме правил, положений, инструкций в развитие общих требований нормативно-правовых актов. Положение о структурном подразделении - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке и предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурных подразделений Организации, позволяющий рационально разграничить и установить задачи и функции структурных подразделений и организационные вопросы. Должностная инструкция - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке в целях административного управления деятельностью персонала Организации, устанавливающий административные требования к персоналу, квалификационные требования, должностные обязанности, ответственность и права персонала. Процесс - любая деятельность или совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих действий или процедур при исполнении полномочий, функций или услуг, преобразующая входы в выходы с использованием ресурсов. С целью улучшения деятельности при управлении ею следует применять процессный подход, который подразумевает определение (выделение) процессов Организации и управление ими и их взаимодействием, что обеспечивает непрерывное управление как на границе между отдельными процессами, так и при их совокупности. Процессный подход характеризуется четким определением границ каждого процесса (начало и конец) и конкретного лица, ответственного за процесс ("владельца процесса"), ресурсов (материальных, информационных, человеческих), необходимых для надлежащего функционирования процесса, четким распределением обязанностей между участниками процесса, а также предусматривает периодическую оценку достижения результатов процесса, управление конкретным процессом с учетом результатов и потребностей взаимосвязанных с ним процессов. Вход (начало) процесса - поступление информации, документа, являющихся основанием для начала осуществления процесса. Примеры входов процессов: заявление юридического/физического лица на предоставление услуги; поручение Мэра города о подготовке плана. Выход (конец) процесса - информация, документ логически завершающие процесс. Пример выхода процесса предоставления муниципальной услуги: выпуск постановления Мэра города, влекущего возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением заявителя в целях реализации его прав, законных интересов либо исполнения обязанностей, возложенных на должностное лицо нормативными правовыми актами. Процедура/административная процедура - установленный способ и порядок осуществления функционально или логически обособленных действий. Как правило, является частью процесса (функции, услуги). Записи - документы, содержащие учетные данные, достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Формы записей устанавливаются нормативными документами либо высшим руководством в случае решения оперативных либо локальных задач управления. Идентификация документа/записи - присвоение документу/записи идентификационного признака (обозначения, кода и т.п.) в соответствии с требованиями настоящего стандарта и/или других нормативных документов, регламентирующих требования к данному документу/записям, с целью его распознавания, быстрого и однозначного выделения в однородном массиве при систематизированном хранении, поиске и ведении, а также с целью исключения возможности перепутывания. Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов. 3.2. В настоящем стандарте применяются следующие сокращения: Организация - Администрация города Ростова-на-Дону, ее отдельно взятые отраслевые и территориальные органы. Первое лицо Организации - Мэр города, глава администрации района, руководитель (директор, начальник, председатель) отраслевого органа Администрации города. Высшее руководство Организации - Мэр города, заместители главы и управляющий делами Администрации города; высшее руководство администрации района - глава администрации района, заместители и управляющий делами администрации района; высшее руководство отраслевого органа - руководитель и его заместители. Правовой акт - постановление, распоряжение (в Администрации города и администрациях районов), приказ (в отраслевых органах Администрации города) первого лица Организации. Управление кадров - управление по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города. Отдел аудита - отдел проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления кадров. Подразделение, уполномоченное на учет и рассылку документов - структурное подразделение (или должностное лицо) Организации, наделенное в установленном порядке полномочиями на координацию и контроль прохождения проектов правовых актов первого лица Организации в процессе их визирования, согласования и утверждения, на идентификацию, регистрацию, размножение, учет, рассылку данных документов (например, протокольный сектор Администрации города). Подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита - структурное подразделение (или должностное лицо) Организации, наделенное в установленном порядке полномочиями на проведение внутренних аудитов, присвоение кодов внутренним документам СМК, ведение журнала регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования), на хранение контрольных экземпляров документов СМК (например, отдел аудита). Документация СМК - документация, сопровождающая деятельность Администрации города и включенная в СМК. ПРК - представитель руководства по качеству (в Администрации города - управляющий делами Администрации города, в администрациях районов - управляющие делами администраций районов, в отраслевых органах - один из заместителей руководителя органа). МС - международный стандарт. ИСО (ISO) - международная организация по стандартизации. СМК - система менеджмента качества. 4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ Настоящий стандарт разработан с учетом требований нормативных документов, на которые в тексте стандарта имеются ссылки и перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему стандарту. 5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5.1. К документации СМК относятся: - Политика и Цели в области качества Администрации города и ее структурных подразделений, цели отраслевых и территориальных органов Администрации в области качества и их структурных подразделений; - нормативно-правовые документы: - Руководство по качеству; - стандарты СМК; - Регламент работы Администрации города; - регламенты работы органов Администрации города; - административные регламенты; - правила, требования, инструкции, положения, регламентирующие исполнение отдельных функций, административных процедур и утверждаемые правовыми актами; - организационно-правовые документы: штатные расписания аппарата Администрации города и ее органов, положения о коллегиальных и совещательных органах Организации (советах, комиссиях), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции персонала; - планы (календарные), порядок составления и утверждения которых установлен соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа; - записи, сопровождающие деятельность Администрации города и ее органов и подтверждающие выполнение деятельности (процессов, процедур, действий) в соответствии с установленными нормативными требованиями; - документация внешнего происхождения - поступающая в Организацию из внешних источников (нормативно-правовые документы, справочные материалы, входящая корреспонденция) по почте, посредством факсимильной связи или по электронной почте. 5.2. К записям относятся: - заполненные учетные формы документов (например, кадровых документов); - акты, протоколы; - заключения; - отчеты, справки; - служебные записки; - журналы регистрации (в том числе в электронном виде); - планы (графики, программы), содержащие отметки о выполнении. 5.3. Документы СМК и записи могут быть оформлены как на бумажном, так и на любом другом носителе информации (например, магнитном, электронном, на оптическом компьютерном диске). 5.4. Документы СМК и записи учитываются в номенклатурах дел приемных, структурных подразделений Администрации города и ее органов. 5.5. При исполнении процессов управления документацией и управления записями учитываются общие требования и административные процедуры, предусмотренные следующими главами Регламента Администрации: - глава 3 "Порядок планирования и организации работы"; - глава 4 "Подготовка и выпуск правовых актов Мэра города"; - глава 7 "Порядок организации контроля за исполнением документов в Администрации города"; - глава 8 "Организация работы со служебными документами"; - глава 9 "Порядок рассмотрения письменных, интернет-обращений и организация личного приема граждан". В органах Администрации города при реализации процессов управления документацией и управления записями учитываются также требования и административные процедуры, предусмотренные Регламентами работы соответствующих органов. 5.6. Управление документацией СМК, за исключением документации внешнего происхождения, включает этапы, указанные в п. 6.1 настоящего стандарта, представляющие собой этапы жизненного цикла документации. 5.7. Управление документами внешнего происхождения осуществляется в соответствии с требованиями Регламента Администрации (органа), предъявляемыми к работе с поступающей (входящей) корреспонденцией. Управление документами внешнего происхождения в общем случае включает следующие основные этапы: - запрос (в случае установления потребности в документе); - получение документа (в отдельных случаях - приобретение); - регистрация и учет; - визирование (формирование резолюции); - размножение и рассылка согласно резолюции; - использование и хранение (исполнение - в случае, если входящий документ этого требует); - применение информационно-правовых систем (например, КонсультантПлюс), пользование которыми осуществляется на договорной основе; - контроль состояния используемого документа на бумажном носителе (полнота, читаемость) с последующим изготовлением новой учтенной копии; - проверка действия, актуальности документа, в том числе через базу данных системы электронного документооборота "АИСС-Контроль", а также информационно-правовых систем, предусматривающих регулярную актуализацию нормативно-правовой базы; - отмена, архивирование, уничтожение. 5.8. Управление записями включает этапы, указанные в п. 7.1 настоящего стандарта, представляющие собой этапы жизненного цикла записей. В зависимости от характера конкретного вида записей особенности управления ими устанавливаются разработчиками в документах СМК, регламентирующих данные записи, при условии соблюдения общих требований, предусмотренных разделом 7 настоящего стандарта. 5.9. Ответственность за управление (т.е. за организацию, надлежащее функционирование, результаты и улучшение) процессами управления документацией и управления записями несет ПРК: - в Администрации города - управляющий делами Администрации города; - в администрации района - управляющий делами администрации района; - в отраслевом органе - должностное лицо из состава заместителей. 5.10. Ответственность за организацию работ по управлению документацией и записями, за ознакомление сотрудников с настоящим стандартом и обеспечение соблюдения его требований на уровне структурных подразделений Организации несут их руководители. Руководитель подразделения обеспечивает, чтобы исполнители были ознакомлены: - со сроками и последовательностью действий по разработке, согласованию и выпуску документов СМК, внесению в них изменений; - с порядком передачи (получения) документов и записей: кому (от кого) и что должно быть передано (получено), когда, в каком виде (подлинник, копия), на каких носителях, в каком количестве; - с порядком ведения записей: что именно должно быть зарегистрировано, в соответствии с какой формой, когда, на каких носителях; - с условиями хранения документов и записей: где и в течение какого периода времени должны храниться документы и записи, на каких носителях. 6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 6.1. Блок-схема процесса управления документацией СМК -------------------------T-------------------------T----------------¬ ¦ Блок-схема ¦ Действие (со ссылкой ¦ Ответственный ¦ ¦ ¦ на пункт подраздела 6.2 ¦ ¦ ¦ ¦ настоящего стандарта) ¦ ¦ +------------------------+-------------------------+----------------+ ¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: ¦ ¦ ¦Начало¦ ¦поступление информации, указывающей ¦ ¦ (---T--) ¦на возможность или необходимость ¦ ¦ V ¦разработки документа (п. 6.2.1) ¦ ¦ -------¬ +-------------------------T----------------+ ¦ ¦ 1 ¦ ¦1) Обоснование ¦Инициатор ¦ ¦ L---T--- ¦целесообразности ¦проекта ¦ ¦ ¦<----¬ ¦подготовки проекта ¦ ¦ ¦ V ¦ ¦документа (п. 6.2.1) ¦ ¦ ¦ -------¬ ¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ 2 ¦ ¦ ¦2) Разработка ¦Инициатор ¦ ¦ L--T---- ¦ ¦и оформление проекта ¦проекта ¦ ¦ -------->¦ ¦ ¦документа (п. 6.2.2) ¦ ¦ ¦ ¦ V ¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ -------¬ ¦ ¦3) Согласование проекта ¦Согласующее ¦ ¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦ ¦документа (п. 6.2.3) ¦(визирующее) ¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ ¦ ¦должностное лицо¦ ¦ ¦ V ¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ ---/\--¬ ¦ ¦4) Принятие решения ¦Согласующее ¦ ¦ ¦ < 4 >--- ¦о необходимости доработки¦(визирующее) ¦ ¦ ¦ L--\/---да ¦документа (п. 6.2.4) ¦должностное ¦ ¦ ¦ нет¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ V ¦5) Утверждение документа ¦Первое лицо ¦ ¦ ¦ -------¬ ¦(п. 6.2.5) ¦Организации ¦ ¦ ¦ ¦ 5 ¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ L--T---- ¦6) Регистрация, ¦Руководитель ¦ ¦ ¦ V ¦размножение, рассылка ¦подразделения, ¦ ¦ ¦ -------¬ ¦и учет (п. 6.2.6) ¦уполномоченного ¦ ¦ ¦ ¦ 6 ¦ ¦ ¦на учет и рас- ¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ ¦сылку документов¦ ¦ ¦ ¦<-----¬ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ V ¦ ¦7) Использование ¦Руководители ¦ ¦ ¦ -------¬ ¦ ¦и хранение документа ¦подразделений ¦ ¦ ¦ ¦ 7 ¦ ¦ ¦(п. 6.2.7) ¦ ¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦8) Периодический анализ ¦Разработчик ¦ ¦ ¦ V ¦ ¦документа (п. 6.2.8) ¦документа ¦ ¦ ¦ -------¬ ¦ +-------------------------+----------------+ ¦ ¦ ¦ 8 ¦ ¦ ¦9) Принятие решения ¦Разработчик ¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ ¦о внесении изменений, ¦документа ¦ ¦ ¦ V ¦ ¦пересмотре, отмене ¦ ¦ ¦ ---+-¬ ---/\--¬ ¦ ¦документа (п. 6.2.9) ¦ ¦ ¦ ¦10.1¦<--< 9 >--- ¦ ¦ ¦ ¦ L----- даL--\/---нет +-------------------------+----------------+ ¦ да¦ ¦10.1) Внесение изменений,¦Разработчик ¦ ¦ V ¦пересмотр документа; ¦документа ¦ ¦ -------¬ ¦10.2) Отмена документа ¦ ¦ ¦ ¦ 10.2 ¦ ¦(п. 6.2.10) ¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ ¦ ¦ ¦ V +-------------------------+----------------+ ¦ -------¬ ¦11) Архивирование ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 11 ¦ ¦документа (п. 6.2.11) ¦подразделений ¦ ¦ L--T---- +-------------------------+----------------+ ¦ V ¦Конец (выход) процесса: ¦Руководители ¦ ¦ (------) ¦уничтожение документа ¦подразделений ¦ ¦ ¦Конец ¦ ¦(п. 6.2.12) ¦ ¦ ¦ (------) ¦ ¦ ¦ L------------------------+-------------------------+----------------- 6.2. Содержание процесса управления документацией СМК 6.2.1. Обоснование целесообразности подготовки проекта документа 6.2.1.1. Потребность в разработке документа СМК определяется по следующим основаниям: - управленческие решения первого лица Организации; - требования нормативно-правовых актов, в том числе требования МС ИСО 9001, предусматривающие обязательное наличие соответствующего документа; - результаты внутренних или внешних аудитов СМК; - решения коллегии Администрации, в том числе принятые по результатам анализа СМК со стороны руководства; - необходимость установления норм и правил в рамках исполняемых полномочий, регламентации видов деятельности, услуг, функций, с целью обеспечения их качественного выполнения и четкого разграничения ответственности. 6.2.1.2. Перед началом разработки проекта внутреннего документа СМК руководитель структурного подразделения-разработчика или должностное лицо, являющееся разработчиком документа (далее - инициатор проекта, разработчик документа), должен оформить и согласовать в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа, служебную записку о целесообразности подготовки проекта правового акта, которым будет утверждаться документ. 6.2.2. Разработка и оформление проекта документа 6.2.2.1. Общие требования к разработке и оформлению внутренних документов СМК После согласования служебной записки о целесообразности подготовки проекта правового акта руководитель подразделения- разработчика документа обеспечивает подготовку проекта документа СМК и правового акта о его утверждении в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. При разработке внутреннего документа СМК учитываются требования взаимосвязанных с ним документов (в том числе внешнего происхождения), положения и термины с определениями по МС ИСО 9000, требования соответствующих пунктов МС ИСО 9001. С целью идентификации и учета стандартов СМК, административных регламентов, стандартов услуг и стандартов публичных функций на стадии завершения их разработки подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита, документам присваиваются идентификационные буквенно-цифровые коды. Стандарты СМК имеют код вида: СТО-ХХ-YY, где: - СТО - сокращенное обозначение слов "стандарт СМК организации"; - ХХ - двухзначный порядковый номер документа в пределах данного вида документа (например: 05, 11), нумерация делается сквозная для всех стандартов СМК, разработанных Администрацией города и ее органами; - YY - двухзначный номер, указываемый только для отраслевого органа Администрации города, соответствующий его номеру согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту). Административным регламентам присваивается код с привязкой к структурному подразделению Администрации города и ее органов, к полномочиям которого относится описываемый в регламенте процесс. Код имеет структуру вида: N АР-ХХХ-YY, где: - АР - сокращенное обозначение слов "административный регламент"; - ХХХ - трехзначный порядковый номер регламента в пределах данного вида документа (например, 005, 109), нумерация делается сквозная для всех административных регламентов, разработанных Администрацией города и ее органами; - YY - двухзначный номер отрасли (учреждения) согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту). В том случае, когда регламент является типовым, вместо "YY" вносится знак "Т". Стандартам услуг и стандартам публичных функций присваиваются коды с привязкой к соответствующему административному регламенту, к которому они являются приложениями. Код стандарта услуги/публичной функции имеет структуру вида: N СТ-ХХХ-YY-Z.ZZ, где: - СТ - сокращенное обозначение слова "стандарт"; - ХХХ - трехзначный порядковый номер административного регламента (см. присвоение кода административным регламентам); - YY - двухзначный номер отрасли (учреждения) согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту); - Z.ZZ - двух- или трехзначный номер административной процедуры, описываемой стандартом, соответствующий номеру того подраздела, в котором описывается данная процедура в разделе 3 "Административные процедуры" административного регламента (например, 3.2, 3.12). Допускается, при необходимости, в зависимости от построения раздела 3 в позиции "Z.ZZ" указывать только цифру "3". Номер "Z.ZZ" не указывается в том случае, если стандарт услуги или стандарт публичной функции разрабатывается как самостоятельный документ и разработка административного регламента не требуется ввиду специфики регламентируемого процесса (процедуры). В структуру административного регламента входят схемы административных процедур, являющиеся приложениями к регламентам. Таким схемам присваиваются коды, имеющие структуру, аналогичную структуре кода стандартов услуг/публичных функций, при этом вместо аббревиатуры "СТ" указывается аббревиатура "СХ". Положениям о структурных подразделениях и должностным инструкциям присваивается код, который представляет собой код соответствующего структурного подразделения или код соответствующей должности согласно утвержденному штатному расписанию Администрации города и ее органов - согласно "Требованиям к положениям о структурных подразделениях" и "Требованиям к должностным инструкциям" (см. приложение 1 к настоящему стандарту). Для документов, которым коды не присваиваются, идентификационными признаками служат их наименования, а также даты и номера правовых актов, которыми утверждены данные документы или изменения к ним. 6.2.2.2. Разработка Политики в области качества Политика в области качества Администрации города Ростова-на-Дону является единым документом для Администрации города и ее отраслевых и территориальных органов. Положения Политики в области качества формулируются с ориентацией на удовлетворение потребностей и ожиданий потребителей и обеспечивают основу для разработки целей в области качества Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов и их структурных подразделений, руководители которых обязаны обеспечить знание и понимание персоналом указанных документов. Ответственным за разработку Политики в области качества Администрации города является Мэр города. Проект Политики в области качества подготавливается ПРК Администрации города и рассматривается на коллегии Администрации, после чего дорабатывается (при необходимости) и представляется на утверждение Мэру города. Политика утверждается постановлением Мэра города. 6.2.2.3. Разработка Целей в области качества Цели в области качества должны быть конкретными, достижимыми, ограниченными во времени (иметь сроки), измеримыми (в количественном или качественном выражении, чтобы можно было оценить, достигнуты ли они, и, если достигнуты, то в какой степени), а также должны быть согласуемыми с утвержденной Политикой в области качества (т.е. их достижение в конечном итоге должно способствовать реализации утвержденной Политики в области качества) и соответствовать установленным полномочиям. Цели формулируются с ориентацией на постоянное улучшение деятельности, повышение результативности процессов СМК, что обеспечивается постановкой новых, более высоких целей в области качества по мере достижения намеченных целей. При постановке целей в области качества следует учитывать, что они отличаются от полномочий тем, что основываются на этих полномочиях и конкретизируют их с упором на качество. Например, полномочие: "выполнение... работ в соответствии с годовым планом...". Цель в области качества: "отделу... в срок до... сделать... с целью увеличения объемов... на... процентов" или "отделу... в срок до... сделать... с целью повышения показателя... до значения..."). Ответственным за разработку целей в области качества Организации является ПРК. Цели в области качества Организации разрабатываются на период до 3-х лет. Цели в области качества Организации утверждаются правовым актом первого лица Организации, проект которого подготавливается ПРК. Ответственными за разработку целей в области качества структурных подразделений являются руководители данных подразделений. Цели в области качества разрабатываются для соответствующих подразделений Организации, перед которыми на основе прямых задач, функций и услуг, закрепленных за ними положениями о подразделениях, следует поставить конкретные задачи в области качества, достижение которых позволит добиться реализации утвержденной Политики в области качества. Цели в области качества структурных подразделений разрабатываются на срок до 3-х лет. Цели в области качества конкретного структурного подразделения утверждаются заместителем первого лица Организации (по направлению деятельности) или руководителем структурного подразделения с предварительным согласованием у курирующего руководителя. В соответствии с утвержденными целями в области качества разрабатываются планы и показатели результативности, по выполнению которых ежегодно оценивается достижение поставленных целей. 6.2.2.4. Разработка Регламента работы Администрации города и Регламентов работы органов Администрации города Ответственность за разработку Регламента работы Администрации города/администрации района несет управляющий делами Администрации города/администрации района, за разработку Регламента работы отраслевого органа - заместитель руководителя данного органа (если заместителей несколько, то первый заместитель). Лицо, ответственное за разработку Регламента, организует и курирует работы по его разработке, а также последующей актуализации. Разработка конкретных глав Регламента осуществляется руководителями структурных подразделений, ответственными за участок работы, описываемый соответствующей главой документа. Регламент состоит из следующих обязательных структурных элементов: - титульный лист; - содержание (указываются номера и заголовки глав и приложений, а также соответствующие номера страниц); - текстовая часть, состоящая из глав, описывающих порядок осуществления определенных видов деятельности, обеспечивающих работу аппарата Администрации города, ее органов; - приложения к главам Регламента, на которые имеются ссылки в тексте документа. Приложения располагаются в порядке их упоминания в конкретной главе документа и нумеруются арабскими цифрами (при их количестве больше одного). В правом верхнем углу приложения указывают "Приложение __ к главе __ Регламента" и посередине страницы заголовок приложения, после которого приводится необходимая информация (формы каких-либо документов, записей, схемы, перечни документов). 6.2.2.5. Разработка Руководства по качеству Ответственным за разработку Руководства по качеству, а также за его дальнейшую актуализацию является ПРК. В разработке Руководства по качеству непосредственное участие принимает отдел аудита. По усмотрению ПРК к разработке Руководства по качеству привлекаются руководители структурных подразделений, ответственных за участок работы, описываемый в конкретном разделе документа. Требования Руководства по качеству формулируются путем конкретизации требований МС ИСО 9001 с учетом специфики деятельности Администрации города. Руководство по качеству состоит из следующих обязательных структурных элементов: - титульный лист; - содержание (указываются номера и заголовки разделов и приложений, а также соответствующие номера страниц); - введение (приводится краткая история, основания и виды деятельности Администрации, особенности ее организационной структуры и т.п.). Введение оформляется как самостоятельный раздел, который нумеруется в качестве нулевого; - текстовая часть, состоящая из разделов 1-8: 1. Область применения. В этом разделе указывается, какие основные требования устанавливает Руководство по качеству, кем оно применяется и на какие виды деятельности распространяется, включая обоснование любых исключений; 2. Нормативные ссылки. В разделе указываются распорядительные и нормативно-правовые документы, на которые сделаны ссылки в документе и с учетом требований которых он разработан. Рекомендуется начинать раздел со слов: "В настоящем документе используются ссылки на следующие нормативные документы", после чего приводят перечень документов с их датами, номерами, обозначениями, полными наименованиями; 3. Термины, определения и сокращения. Рекомендуется начинать раздел со слов: "В настоящем документе используются термины и определения, приведенные в МС ИСО 9000, а также термины с соответствующими определениями, приведенные ниже", после чего приводятся ключевые термины с их определениями, и продолжать раздел словами: "В настоящем документе применяются следующие сокращения", после чего приводятся принятые сокращения с расшифровками; 4, 5, 6, 7, 8 - разделы, содержащие конкретные требования к СМК, ее элементам, процессам (номера этих разделов совпадают с номерами разделов 4-8 МС ИСО 9001); - приложения, на которые имеются ссылки в документе. Приложения располагаются в порядке их упоминания в тексте документа и нумеруются арабскими цифрами (при их количестве больше одного). В правом верхнем углу приложения указывают "Приложение __ к Руководству по качеству" и посередине страницы заголовок приложения, после которого приводится необходимая информация. 6.2.2.6. Административные регламенты Ответственным за разработку административного регламента является руководитель структурного подразделения Организации, к полномочиям которого относится описываемый в документе процесс (услуга, функция). Требования к структуре, содержанию и оформлению административных регламентов, а также порядок управления ими регламентированы "Требованиями к административным регламентам" (см. приложение 1 к настоящему стандарту) и реализуются совместно с выполнением требований настоящего стандарта. 6.2.2.7. Разработка стандартов СМК Ответственным за разработку стандартов СМК является подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита. По усмотрению ПРК к разработке стандарта СМК привлекаются руководители структурных подразделений, участвующих в реализации описываемого вида деятельности. Стандарты СМК имеют структуру, предусматривающую следующие обязательные элементы: - титульный лист; - текстовая часть, состоящая из следующих разделов: 1. Цель процесса (указывается, на основании каких документов разработан документ, какие основные требования он определяет, и цель процесса, которая достигается в результате осуществления процесса, регламентируемого данным стандартом); 2. Область применения (указывается, какими структурными подразделениями, должностными лицами должен применяться документ); 3. Нормативные ссылки (при наличии); 4. Термины, определения и сокращения (при необходимости); 5. Общие положения. Данный раздел содержит описание основных требований к процессу с учетом требований ИСО 9001, а также нормативно-правовых актов, требования которых должны соблюдаться при осуществлении данного процесса; 6. Описание процесса. В разделе приводятся конкретные требования к осуществлению процесса. Раздел состоит из двух подразделов: - 6.1. Блок-схема процесса. Правила построения блок-схемы приведены в приложении 2 к настоящему стандарту. На уровне блок-схемы в табличной форме указывают наименование действий (этапов процесса) со ссылками на соответствующие пункты стандарта и лиц, ответственных за конкретный этап; - 6.2. Содержание процесса. Приводится подробное описание порядка осуществления действий (этапов процесса) с указанием сроков, ответственных лиц и исполнителей, записей, образующихся в ходе осуществления процесса и их форм, со ссылками на необходимые документы; 7. Разделы, содержащие другие необходимые требования, не вошедшие в раздел 6 (при необходимости); 8. Контроль, анализ и оценка процесса (указываются способы контроля соблюдения требований к процессу, лицо, ответственное за контроль и оценку результативности процесса, периодичность оценки, критерии и показатели результативности процесса); - приложения (при наличии), со словами "Приложение __ к стандарту СТО-___". 6.2.2.8. Разработка положений о структурных подразделениях и должностных инструкций Ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций персонала несут руководители данных подразделений. Требования к структуре, содержанию и оформлению положений о структурных подразделениях и должностных инструкций персонала, а также порядок управления ими регламентированы "Требованиями к положениям о структурных подразделениях" и "Требованиями к должностным инструкциям", утвержденными распоряжением Мэра г. Ростова-на-Дону от 11.07.2008 N 200 (см. приложение 1 к настоящему стандарту) и реализуются совместно с выполнением требований настоящего стандарта. 6.2.2.9. Разработка требований, инструкций, положений, правил Ответственным за разработку требований, инструкций, положений, правил является руководитель структурного подразделения, к полномочиям которого относится описываемый в документе вид деятельности. Для требований, инструкций, положений, правил рекомендуется применять структуру, аналогичную структуре стандартов СМК. При этом может применяться только текстовое описание (без блок-схем). Заголовки разделам, содержащим описание порядка выполнения действий и определяющим ответственных лиц, присваивают в зависимости от излагаемых в них положений. 6.2.3. Согласование проекта документа Проект документа проходит процедуру согласования в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. Управляющий делами Администрации города или администрации района, заместитель руководителя отраслевого органа согласовывает внутренние документы СМК в том числе в качестве ПРК. В случае его отсутствия (выезд в командировку, отпуск и др.) процедура согласования документа откладывается на соответствующий срок. Необходимость вынесения проекта документа на рассмотрение и обсуждение коллегией Администрации города определяет Мэр города по представлению ПРК. 6.2.4. Принятие решения о необходимости доработки документа Если проект документа согласован (завизирован) всеми согласующими (визирующими) должностными лицами, он передается разработчиком в подразделение, уполномоченное на учет и рассылку документов, в том числе с электронной версией документа на дискете (или флеш-драйве), после чего осуществляются действия в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. При наличии разногласий по проекту документа согласующим (визирующим) должностным лицом оформляются замечания либо отдельной запиской к проекту документа, либо в тексте самого проекта, с простановкой личной подписи, и дальнейшие действия (доработка проекта, повторное согласование) осуществляются в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. 6.2.5. Утверждение документа Согласованный документ, если по нему у руководителя подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, нет замечаний, передается данным подразделением на подпись первому лицу Организации. В случае, если в документе обнаружены несоответствия, документ возвращается разработчику на доработку. Процедура утверждения осуществляется в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. Датой введения документа в действие (вступления в силу) является дата его утверждения. В случае, если для внедрения документа требуется выполнение каких-либо организационно-технических мероприятий, дату введения в действие устанавливают с учетом времени, необходимого на выполнение данных мероприятий. Организационно-технические мероприятия включаются в правовой акт об утверждении документа с указанием сроков и ответственных исполнителей. 6.2.6. Регистрация, размножение, рассылка и учет Регистрация, размножение, рассылка и учет экземпляров утвержденного правового акта с прилагаемым внутренним документом СМК осуществляются подразделением, уполномоченным на учет и рассылку документов, в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. Не допускается самостоятельная распечатка или размножение документов сотрудниками других подразделений во избежание непреднамеренного использования устаревших версий документов. Учтенные копии Политики и целей Администрации города в области качества изготавливаются для всех структурных подразделений, а также должностных лиц, не входящих в структуру подразделений, Администрации города и ее органов. Учтенные копии целей в области качества органов Администрации города изготавливаются для всех структурных подразделений соответствующих органов и их должностных лиц, не входящих в структуру подразделений. Утвержденный внутренний документ СМК регистрируется подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита, в электронном журнале регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования) (см. приложение 3 к настоящему стандарту). Требования к ведению и хранению журналов регламентированы п. 7.2.4 настоящего стандарта. 6.2.7. Использование и хранение документа Сотрудники Организации руководствуются в своей работе документами СМК в соответствии с областью их применения. Они должны быть ознакомлены с новыми или актуализированными документами перед их применением. С Политикой и целями Администрации города в области качества должны быть ознакомлены все сотрудники Администрации города и ее органов, с целями в области качества органов Администрации города - все сотрудники соответствующих органов, с целями в области качества структурных подразделений Организации - все сотрудники соответствующих подразделений. Ответственность за ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами и с изменениями к ним несут руководители данных подразделений. Они обеспечивают ознакомление персонала под роспись в листе ознакомления, где в табличном виде указываются: ФИО, подпись, дата ознакомления. В листе ознакомления предусматриваются свободные строки для ознакомления вновь принятых работников. Лист ознакомления хранится вместе с копией правового акта в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Условия хранения документов должны обеспечивать их доступность, быстрый поиск и сохранность, а также гарантировать их хранение в соответствующих папках отдельно от утративших силу документов, в том числе оставленных для каких-либо целей. Контрольные экземпляры правовых актов об утверждении внутренних документов СМК и изменений к ним, а также об отмене документов, хранятся в архиве подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, в течение 6-ти лет, после чего передаются на постоянное хранение в МУ "Муниципальный архив г. Ростова-на-Дону" в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. Ответственность за надлежащее хранение и состояние контрольных экземпляров документов несет руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов. Выданные учтенные копии документов на бумажных носителях хранятся в приемных и в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел подразделений. Ответственные за их использование, надлежащее хранение и состояние - руководители структурных подразделений, которые обеспечивают периодический (не реже одного раза в год) контроль хранения и состояния (по комплектности, читаемости) документов, хранящихся в подразделении. Документы могут применяться в том числе в электронном виде посредством использования системы электронного документооборота "АИСС-Контроль". Электронные версии документов, утвержденных постановлением (или распоряжением) Мэра города, после их получения от подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, размещаются начальником организационно-аналитического отдела Администрации города в электронной системе "АИСС-контроль" в соответствующем разделе и открыты для просмотра всем сотрудникам Администрации города и ее органов. 6.2.8. Периодический анализ документа Периодический анализ документов СМК проводится не реже одного раза в год на основании соответствующего постановления (или распоряжения) Мэра города, проект которого готовит отдел аудита не позднее конца мая текущего года. В постановлении (или распоряжении) указываются ответственные исполнители и сроки (до сентября текущего года). Ответственными за проведение анализа документов назначаются руководители структурных подразделений-разработчиков Администрации города и ее органов. При анализе документа устанавливается: - действие документов, на основе которых (с учетом которых) разработан данный документ, отмена или изменения в которых требуют изменения данного документа; - необходимость в изменениях (оптимизации) конкретного процесса (услуги, функции), регламентированного данным документом, для чего потребуется изменение требований документа. При этом исходят из того, насколько применимы требования документа на практике (удобно или целесообразно ли выполнять то или иное требование, можно ли его изменить при условии, что это не будет противоречить обязательным требованиям других документов). Также учитывают итоги ежегодного пересмотра Реестра полномочий, услуг и функций, оформляемые в виде пояснительной записки по форме, утвержденной распоряжением Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту). Результаты анализа с выводами о необходимости или целесообразности актуализации документов, регламентирующих процессы (услуги, функции), включаются ответственными исполнителями в пояснительную записку к Реестру полномочий, услуг и функций (в п. 3.2, 3.3, 4.3, 5.1.1, 5.2.2, 5.3), которую они представляют в установленный срок в отдел аудита после ее согласования курирующим отрасль заместителем главы Администрации города, руководителем отраслевого органа в установленном порядке. Анализ Политики и целей в области качества осуществляется не реже одного раза в год в рамках процесса проведения анализа СМК со стороны руководства (см. Руководство по качеству Администрации города). В ходе анализа по представлению ПРК и руководителей структурных подразделений оценивается пригодность (актуальность) Политики в области качества, степень достижения целей в области качества, выявляется необходимость внесения изменений в Политику и/или цели в области качества, возможность постановки более высоких целей для повышения результативности СМК. 6.2.9. Принятие решения о внесении изменений, пересмотре, отмене документа 6.2.9.1. Актуализация документа требуется в следующих случаях: - если изменились требования нормативных документов к конкретному виду деятельности, предоставляемой услуге или исполняемой функции; - если изменилась структура подразделений аппарата Администрации города, ее органов, к сфере деятельности которых относится выполнение процесса, регламентированного данным документом; - если по результатам анализа СМК со стороны руководства установлена необходимость в изменениях в СМК, в Политике и целях в области качества, а также если выявлены возможности улучшения процессов СМК. Основанием для подготовки служебной записки о целесообразности подготовки проекта изменений к документу (далее - служебная записка) будет являться решение коллегии Администрации с указанием ответственного исполнителя и срока (см. Руководство по качеству Администрации города); - если в результате внутреннего аудита СМК выявлены несоответствия в самом документе или в процессе, регламентированном данным документом. Основанием для подготовки служебной записки будет являться намеченное мероприятие по устранению несоответствия и его причины с указанием ответственного исполнителя и срока, оформленное в установленном порядке (см. стандарт СТО-03); - если по результатам периодического анализа документов (см. п. 6.2.8 настоящего стандарта) установлена необходимость или целесообразность актуализации документа. Основанием для подготовки служебной записки будет являться пояснительная записка к Реестру полномочий, услуг и функций; - по инициативе любого структурного подразделения/должностного лица Администрации, основанной на результатах анализа практики применения документа, с обоснованием в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. 6.2.9.2. Актуализация документов осуществляется одним из двух способов: - путем внесения изменений в документ при необходимости несущественных изменений, внесение которых не нарушает целостность документа, его взаимосвязь с другими документами и не затрудняет работу с ним. Например, когда требуется изменить наименования должностей, структурных подразделений, исключить или добавить одно или несколько слов или предложений, пунктов; - путем пересмотра документа при необходимости внесения в него существенных изменений и дополнений или в случае, когда в данный документ неоднократно уже вносились изменения соответствующими правовыми актами и требуется их упорядочение путем выпуска новой редакции документа взамен предыдущей. Новая редакция документа включает в себя новые требования, а также требования предыдущей редакции, сохраняющие свою силу, с учетом всех утвержденных ранее изменений (при их наличии). Обоснованное решение о способе актуализации документа путем внесения изменений или пересмотра принимается руководителем подразделения-разработчика данного документа (или должностным лицом, являющимся разработчиком документа) и, при необходимости, согласовывается с подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита. Решение об отмене документа принимается в случае, если: - установлена необходимость пересмотра документа; - деятельность, регламентированная данным документом, прекращена. Во втором случае производится отмена документа без замены новым. Основанием для отмены документа служит соответствующий правовой акт, проект которого подготавливается руководителем подразделения-разработчика документа в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. 6.2.10. Внесение изменений, пересмотр, отмена документа После принятия решения о внесении изменений/пересмотре/отмене документа разработчик данного документа подготавливает служебную записку о целесообразности подготовки проекта правового акта, которым будет утверждаться изменение к документу или новая редакция документа взамен предыдущей, или которым будет отменяться документ, в порядке, аналогичном для вновь разрабатываемого документа. 6.2.10.1. Внесение изменений в документ Разработка и оформление изменений к документу осуществляется в порядке аналогично п. 6.2.2 настоящего стандарта с выпуском правового акта об утверждении изменений и с дальнейшей регистрацией, размножением и рассылкой аналогично п. п. 6.2.3-6.2.6 настоящего стандарта. При этом в правовом акте приводится конкретное описание вносимых изменений с их готовыми формулировками (в каком пункте документа какие слова исключить, добавить, заменить другими словами, какой пункт или приложение исключить, дополнить, изложить в новой редакции, с учетом сдвига нумерации пунктов или приложений). На основании правового акта руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, делает надпись: "Внесено изм. N ___. Распоряжение Мэра города от ________ N ___" на первой странице правового акта об утверждении данного документа (и об утверждении предыдущих изменений к документу - при наличии), а также на титульном листе самого документа (на свободном поле). Руководители структурных подразделений-пользователей измененного документа обязаны сделать аналогичную отметку на учтенных копиях вышеуказанных документов. Подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита, вносит соответствующую запись об изменении документа в электронный журнал регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования). 6.2.10.2. Пересмотр документа При осуществлении пересмотра документа СМК его новая редакция выпускается в соответствии с п. п. 6.2.2-6.2.5 настоящего стандарта. Дальнейшие действия с новой редакцией документа осуществляются в порядке, установленном п. п. 6.2.6-6.2.8 настоящего стандарта. На основании правового акта об утверждении новой редакции документа его предыдущая редакция подлежит отмене в порядке, установленном п. 6.2.10.3 настоящего стандарта. В электронном журнале регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования) подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита, производит регистрацию новой редакции документа и делает соответствующую запись об отмене его предыдущей редакции. Актуализация Политики и целей в области качества осуществляется только путем пересмотра в порядке, аналогичном разработке данных документов. 6.2.10.3. Отмена документа На основании правового акта, отменяющего действие документа, руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, делает надпись: "Утратил(-о) силу. Распоряжение Мэра города от _________ N ____" на первой странице утратившего силу правового акта об утверждении данного документа (и об утверждении предыдущих изменений к документу), а также на титульном листе самого документа (на свободном поле). Руководители структурных подразделений-пользователей утратившего силу документа в случае, если его необходимо оставить для определенных целей, обязаны обеспечить простановку аналогичной отметки на учтенных копиях вышеуказанных отмененных документов и их отдельное хранение в соответствии с п. 6.2.11 настоящего стандарта. Одновременно подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита, вносит соответствующую запись об отмене документа в электронный журнал регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования). 6.2.11. Архивирование документа В архиве подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, отмененные документы хранятся отдельно от действующих в специально отведенном месте, обозначенном надписью "Утратившие силу документы" или "Отмененные документы". Отмененный документ может быть оставлен для определенных целей, например, справочных. Тогда на его титульном листе и на первой странице правового акта о его утверждении (и об утверждении изменений к документу) руководителем структурного подразделения на свободном поле делается надпись: "Для справочных целей" и т.п. Утратившие силу документы, оставленные для определенных целей, хранятся в структурных подразделениях отдельно от действующих в специально отведенном месте (на полке, в папке, шкафу, помещении), обозначенном надписью "Архив" или "Утратившие силу документы", до минования надобности, после чего подлежат уничтожению. 6.2.12. Уничтожение документа За уничтожение учтенных копий отмененных документов СМК, хранящихся в структурных подразделениях, ответственность несут руководители данных подразделений. 7. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ 7.1. Блок-схема процесса управления записями --------------------T-----------------------------T-------------¬ ¦ Блок-схема ¦ Действие ¦Ответственный¦ ¦ ¦ (со ссылкой на пункт ¦ ¦ ¦ ¦ подраздела 7.2) ¦ ¦ +-------------------+-----------------------------+-------------+ ¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: ¦ ¦ ¦Начало¦ ¦определение необходимости в регистрации ¦ ¦ (---T--) ¦информации и наличии установленной ¦ ¦ ¦ ¦формы (п. 7.2.1) ¦ ¦ V +-----------------------------T-------------+ ¦ -------¬ ¦1) Установление форм записей ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 1 ¦ ¦ и их актуализация ¦подразделений¦ ¦ L---T--- ¦(п. 7.2.2) ¦ ¦ ¦ V +-----------------------------+-------------+ ¦ -------¬ ¦2) Идентификация записей ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 2 ¦ ¦(п. 7.2.3) ¦подразделений¦ ¦ L---T--- ¦ ¦ ¦ ¦ V +-----------------------------+-------------+ ¦ -------¬ ¦3) Ведение записей ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦(п. 7.2.4) ¦подразделений¦ ¦ L---T--- ¦ ¦ ¦ ¦ V +-----------------------------+-------------+ ¦ -------¬ ¦4) Использование записей ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 4 ¦ ¦(п. 7.2.5) ¦подразделений¦ ¦ L---T--- ¦ ¦ ¦ ¦ V +-----------------------------+-------------+ ¦ -------¬ ¦5) Хранение и защита ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 5 ¦ ¦записей (п. 7.2.6) ¦подразделений¦ ¦ L---T--- ¦ ¦ ¦ ¦ V +-----------------------------+-------------+ ¦ -------¬ ¦6) Восстановление ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 6 ¦ ¦записей (п. 7.2.7) ¦подразделений¦ ¦ L---T--- ¦ ¦ ¦ ¦ V +-----------------------------+-------------+ ¦ (------) ¦Конец (выход) процесса: ¦Руководители ¦ ¦ ¦Конец ¦ ¦изъятие и уничтожение ¦подразделений¦ ¦ (------) ¦записей (п. 7.2.8) ¦ ¦ L-------------------+-----------------------------+-------------- 7.2. Содержание процесса управления записями 7.2.1. Определение необходимости в регистрации информации и наличии установленной формы Определение необходимых записей, а также поддержание их в рабочем состоянии позволяет подтверждать факт выполнения деятельности (процесса, процедуры) и ее соответствие требованиям нормативных документов, располагать достоверными и актуальными данными о состоянии качества выполняемой деятельности, накапливать и анализировать эти данные с целью принятия решений, основанных на фактах, и разработки корректирующих и предупреждающих действий. Требования к регистрации информации устанавливаются: - исходя из обязательных требований внешних нормативных документов и разработанных на их основе внутренних документов СМК; - по результатам внутренних, внешних аудитов СМК или анализа сложившейся в Организации практики осуществления конкретного вида деятельности (процесса, процедуры), указывающим на необходимость или целесообразность ведения каких-либо записей; - по решениям коллегии Администрации (в том числе по результатам проведения анализа СМК со стороны руководства); - по инициативе сотрудников при подтверждении целесообразности ведения записей. Установление форм записей (т.е. бланков, образцов для регистрации записей) обеспечивает унификацию документов, относящихся к записям, предупреждение ошибок при их оформлении, простоту регистрации данных, однозначное толкование зарегистрированной информации, сокращение времени на ее обработку. Наличие установленных форм для записей и сами формы записей регламентируются документами, определяющими требования к содержанию и объему данных (информации), которые необходимо регистрировать и сохранять в случаях, установленных данными документами. Формы записей могут быть как обязательными (в виде бланка), так и примерными (предполагающими какие-либо варианты или дополнения) и приводятся в приложениях к документам, регламентирующим данные записи. 7.2.2. Установление форм записей и их актуализация Форму записи разрабатывают при разработке нового или актуализации существующего документа СМК, требующего регистрацию данной записи, с учетом требований к соответствующему виду деятельности (процессу, процедуре). Порядок разработки и актуализации документов СМК установлен в п. п. 6.2.2, 6.2.9, 6.2.10 настоящего стандарта. При разработке формы записи устанавливают: - наименование записи; - идентификационные признаки записи (см. п. 7.2.3 настоящего стандарта); - наличие и наименование граф, строк, необходимых для регистрации информации и наиболее полно отражающих ее содержание - при этом обязательно учитывается исключение дублирования регистрируемой информации; - наличие и наименование реквизитов для подписей, печатей (штампов), подтверждающих достоверность регистрируемой информации и определяющих ее статус; - наличие и содержание пояснений по правилам заполнения формы (при необходимости). Правила заполнения формы записи излагаются в тексте документа, регламентирующего данную запись. Записи являются документами, которые не подлежат корректировке и внесению изменений. Изменению могут подвергаться формы записей. Изменение формы записи требуется в следующих случаях: - если изменились требования нормативных документов к конкретному виду деятельности (предоставляемой услуге или исполняемой функции) или непосредственно к форме записи; - если по результатам внутреннего аудита СМК выявлено несоответствие фактически применяемой формы той форме, которая требуется документом СМК, что обусловлено неудобством установленной формы, или если выявлена возможность улучшения требуемой формы, что фиксируется в порядке, установленном стандартом СТО-03; - если по результатам анализа практики применения установленной формы записи, разработанной Организацией, установлена ее неактуальность или несовершенство (неудобство оформления записей, дублирование информации, недостаток или наличие лишней информации). Отмена формы записи может потребоваться в следующих случаях: - если изменение формы записи производится путем ее пересмотра; - если по результатам внутреннего аудита СМК или анализа практики применения требуемой формы записи установлено, что наличие установленной формы нецелесообразно (при условии, что данная форма разработана Организацией и ее наличие не требуется внешними нормативными документами); - если в требованиях нормативных документов к конкретному виду деятельности произошли изменения, допускающие произвольное оформление записи, и наличие установленной формы данной записи признано нецелесообразным руководителем структурного подразделения, ответственным за выполнение соответствующего вида деятельности. При выявлении необходимости изменения/отмены формы записи в документ СМК, регламентирующий данную форму записи, разработчиком вносятся соответствующие изменения в порядке, установленном п. 6.2.10 настоящего стандарта. 7.2.3. Идентификация записей Исполнители должны идентифицировать регистрируемые записи в соответствии с требованиями документов СМК, регламентирующих данные записи. Способ идентификации записи определяется ее видом и формой, которая устанавливается требованиями документа, регламентирующего данную запись. Примерами идентификационных признаков записей являются: - наименование записи; - порядковый номер и/или дата выпуска (утверждения) документа, являющегося записью; - дата (и, при необходимости, время) внесения записи; - должность, инициалы и фамилия исполнителя; - подпись с расшифровкой и печать (штамп). Для журналов регистрации идентификационным признаком служит надпись на обложке, содержащая наименование журнала, указание дат начала и окончания ведения журнала, должностного лица, ответственного за ведение журнала, с подписью и ее расшифровкой. На обложке журнала также указывается код дела, присвоенный журналу согласно номенклатуре дел. Для журналов регистрации, которые ведутся в электронном виде, идентификационным признаком служит наименование файла, отображающее наименование журнала. 7.2.4. Ведение записей Лица, осуществляющие запись, несут ответственность за качество и правильность заполнения форм записей, достоверность и своевременность фиксируемой информации. Записи должны оформляться в соответствии с установленной формой, за исключением случаев, когда в нормативном документе допускается произвольная форма. Записи должны быть аккуратными, четкими, разборчивыми, без необоснованных исправлений. При возникновении необходимости исправления записи, исполнитель должен указать "Исправленному верить", поставить подпись с расшифровкой и указать дату внесения исправления, если иное не установлено в документе, регламентирующем данный вид записи. Не допускается вести записи карандашом, а также подчищать зарегистрированные данные и использовать средства для корректировки. Записи должны производиться таким образом, чтобы исключать двусмысленное толкование, понятны должностным лицам, обращающимся к данным записям. Журналы должны иметь пронумерованные страницы. Журналы, в которых производится регистрация данных, сопровождающих процесс оказания услуги или отражающих результаты услуги, прошиваются и, если это предусмотрено соответствующим нормативным документом, пломбируются. В журналах и других документах, относящихся к записям, исполнителем должны быть заполнены все графы, реквизиты и другие структурные элементы, предусмотренные формой записи. Если по какой-то причине отдельные графы или реквизиты не заполняются, то ставится прочерк. Заполнение граф, реквизитов должно осуществляться в полном соответствии с их заголовком. Записи должны содержать подписи с расшифровкой подписей и даты подписания, если это предусмотрено их формой. Носители, на которых производятся и хранятся записи, устанавливаются документами, регламентирующими конкретные виды записей. При ведении записей на электронных носителях должна быть обеспечена их защита от несанкционированного доступа, а также выполняться резервное копирование данных. 7.2.5. Использование записей Требования к организации сбора данных, использованию, обработке, обращению записей устанавливаются в документах СМК, регламентирующих данные записи. При передаче документов, относящихся к записям, из одного структурного подразделения в другое осуществляется их регистрация как входящей и исходящей документации в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города/ее органа. 7.2.6. Хранение и защита записей Хранение записей на бумажном и других видах носителей в структурных подразделениях организуется руководителями данных подразделений и обеспечивается конкретными исполнителями. Условия хранения записей в структурном подразделении должны обеспечивать их быстрый поиск, сохранность, читаемость на протяжении всего времени их хранения, защиту от необоснованных исправлений, ограничение доступа к записям, носящим конфиденциальный характер или являющимся собственностью Заказчика (хранение в запирающихся шкафах). Записи формируются в дела согласно номенклатуре дел структурного подразделения и хранятся в них в течение срока, указанного в номенклатуре дел. Срок хранения записей в подразделении устанавливается руководителем подразделения, исходя из целесообразности и требований законодательных и других нормативных правовых документов, и должен составлять не менее 3-х лет с момента регистрации данных записей, если иное не предусмотрено соответствующими документами. Копии записей, поступившие в подразделения для сведения и руководства, хранятся до минования надобности, после чего подлежат уничтожению. Документы, относящиеся к записям, кроме журналов, подшиваются в папки в порядке поступления и по виду документа. На каждой папке, на обложке (титульном листе) журнала указывается код дела согласно номенклатуре дел подразделения. Сохранение записей на иных носителях, кроме бумажных, осуществляется посредством: - размещения резервных копий записей на магнитном диске, флэш-драйве или на оптическом компьютерном диске и соблюдения надлежащих условий хранения данных носителей информации; - периодического копирования документов со старых носителей на новые; - периодической проверки записей на предмет читаемости, отсутствия в них неподтвержденных изменений, и, при необходимости, замены носителя и восстановления данных. При наличии конфиденциальных записей составляется их перечень, на документах проставляется соответствующая отметка и ограничивается доступ к таким записям в установленном порядке. Записи, содержащие конфиденциальную информацию, хранятся отдельно от остальных записей. Руководители структурных подразделений должны обеспечивать защиту записей от несанкционированного доступа. Не допускается передавать записи, предназначенные для внутреннего использования в Организации, сторонним организациям и лицам. Ознакомление с записями представителей сторонних организаций разрешается только на основании письменного указания первого лица Организации или уполномоченного им должностного лица по письменному обращению сторонней организации. 7.2.7. Восстановление записей Подлинники документов, содержащие записи, должны быть пригодны для восстановления или многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста и линий). Утерянные, пришедшие в негодность или частично испорченные записи подлежат восстановлению (по возможности) путем изготовления копии записи. Восстановление записи осуществляет должностное лицо подразделения-исполнителя, в котором хранится подлинник записи, по указанию руководителя подразделения. На копии делается надпись (или штамп) "Копия" с подписью, расшифровкой подписи и датой. Восстановление подлинника записи производится с резервной копии на электронном носителе, а при отсутствии записи на электронном носителе - путем изготовления копии с сохранившейся на бумажном носителе копии или по другим сохранившимся записям. На восстановленном подлиннике синими чернилами делается надпись "Восстановлен" с подписью, расшифровкой подписи и датой. Восстановление документа также осуществляется путем запроса изготовления заверенной копии (или дубликата) утерянного документа во внешней организации. При утере или повреждении записей, сопровождающих процесс оказания услуги (публичной функции) или содержащих его результаты, руководитель структурного подразделения-исполнителя обеспечивает выполнение следующих действий: - информирование заинтересованных структурных подразделений Организации и потребителя услуги (участника публичной функции); - восстановление документа. Если записи не подлежат восстановлению, то осуществляются действия по их изъятию и уничтожению согласно п. 7.2.8 настоящего стандарта. Ответственность за действия по восстановлению записей несет руководитель структурного подразделения, где утеряны или повреждены записи. 7.2.8. Изъятие и уничтожение записей По истечении установленного срока хранения записей руководители структурных подразделений обеспечивают их изъятие из обращения, после чего записи, подлежащие архивированию, сдаются в установленном порядке на хранение в архив (государственный архив, МУ "Муниципальный архив г. Ростова-на-Дону"), а остальные записи подлежат уничтожению. Устаревшие записи, не подлежащие архивированию, могут быть оставлены для определенных целей (юридических, справочных и т.п.) и должны храниться в структурном подразделении отдельно от действующих в специально отведенном месте (на полке, в папке, шкафу, помещении), обозначенном надписью "Архив" или "Утратившие силу документы", до минования надобности, после чего подлежат уничтожению. Изъятие из обращения и уничтожение записей обеспечивается руководителем структурного подразделения в следующих случаях: - по истечении установленного срока хранения записи; - если запись не подлежит восстановлению; - по истечении надобности. Уничтожение записей осуществляется в порядке, аналогичном уничтожению документов СМК (см. п. 6.2.12 настоящего стандарта). 8. КОНТРОЛЬ, АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ Контроль за соблюдением требований настоящего стандарта осуществляет ПРК. Контроль за соблюдением требований настоящего стандарта осуществляется посредством внутренних аудитов СМК, порядок проведения которых регламентирован стандартом СТО-03. Внутренний аудит процесса управления документацией и записями проводится по следующим критериям: - в части управления документацией: - наличие номенклатуры дел приемных, структурных подразделений Администрации города и ее органов; - наличие в местах применения документов, предусмотренных областью применения, и их доступность для сотрудников; - применение в работе только действующих версий документов; - наличие на документах требуемых идентификационных признаков; - наличие записей, подтверждающих ознакомление персонала с документацией; - удовлетворительное состояние применяемых в работе документов (читаемость, полнота); - своевременное выполнение запланированной актуализации документов; - ведение надлежащего учета документов (электронный журнал регистрации внутренних документов СМК); - в части управления записями: - наличие в местах применения записей, требуемых соответствующими нормативными документами; - соответствие произведенных записей установленной форме (если таковая предусмотрена нормативным документом), наличие на записях требуемых идентификационных признаков; - удовлетворительное состояние применяемых в работе записей (читаемость, полнота, отсутствие подчисток или неподтвержденных исправлений в записях, отсутствие записей, выполненных карандашом). Анализ и оценка результативности процессов управления документацией и записями осуществляются начальником Управления кадров не реже одного раза в год (перед проведением анализа СМК со стороны руководства). Анализ процессов проводится на основе информации по результатам внутренних аудитов данного процесса, содержащейся в ежеквартальных отчетах (согласно стандарту СТО-03). При этом оценка производится по показателям в соответствии с таблицами 1 и 2. Таблица 1 - Показатели результативности процесса управления документацией ---------------------------T----------------------------T-------¬ ¦ Показатель ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦ ¦ ¦ ¦(баллы)¦ +--------------------------+----------------------------+-------+ ¦Применение в работе акту- ¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦ ¦альных версий документов +----------------------------+-------+ ¦внутреннего и внешнего ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦ ¦происхождения ¦ствий ¦ ¦ ¦ +----------------------------+-------+ ¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦ ¦ ¦ветствий ¦ ¦ +--------------------------+----------------------------+-------+ ¦Применение в работе учтен-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦ ¦ных экземпляров документов+----------------------------+-------+ ¦внутреннего и внешнего ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦ ¦происхождения ¦ствий ¦ ¦ ¦ +----------------------------+-------+ ¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦ ¦ ¦ветствий ¦ ¦ L--------------------------+----------------------------+-------- Таблица 2 - Показатели результативности процесса управления записями ---------------------------T----------------------------T-------¬ ¦ Показатель ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦ ¦ ¦ ¦(баллы)¦ +--------------------------+----------------------------+-------+ ¦Наличие в структурных под-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦ ¦разделениях требуемых за- +----------------------------+-------+ ¦писей ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦ ¦ ¦ствий ¦ ¦ ¦ +----------------------------+-------+ ¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦ ¦ ¦ветствий ¦ ¦ +--------------------------+----------------------------+-------+ ¦Соответствие записей уста-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦ ¦новленной форме +----------------------------+-------+ ¦ ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦ ¦ ¦ствий ¦ ¦ ¦ +----------------------------+-------+ ¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦ ¦ ¦ветствий ¦ ¦ +--------------------------+----------------------------+-------+ ¦Наличие на записях требуе-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦ ¦мых идентификационных при-+----------------------------+-------+ ¦знаков ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦ ¦ ¦ствий ¦ ¦ ¦ +----------------------------+-------+ ¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦ ¦ ¦ветствий ¦ ¦ L--------------------------+----------------------------+-------- Результаты оценки результативности процесса (с указанием причин несоответствий, с предложениями по улучшению процесса (при наличии)) включаются в годовой отчет о функционировании СМК в порядке, установленном Руководством по качеству Администрации города. Управляющий делами Администрации города С.Д. Синякова Приложение 1 к стандарту СТО-01 Перечень распорядительных и нормативных документов, на которые в тексте стандарта имеются ссылки 1. Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ред. от 10.06.2008); 2. Постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 N 679 (в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2007 N 813, от 4 мая 2008 N 331); 3. Устав города Ростова-на-Дону (ред. 18.12.2007) (принят решением Ростовской-на-Дону городской Думы от 09.04.1996 N 211); 4. Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону; 5. Распоряжение Мэра г. Ростова-на-Дону от 22.05.2008 N 142 "Об утверждении требований к административным регламентам и реестрам полномочий Администрации города и муниципальных учреждений"; 6. Требования к разработке административных регламентов функций и услуг структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов Администрации города и муниципальных учреждений (утв. распоряжением Мэра г. Ростова-на-Дону от 22.05.2008 N 142) (далее - "Требования к административным регламентам"); 7. Требования к положениям о структурных подразделениях Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, иных муниципальных учреждений города (утв. распоряжением Мэра г. Ростована-Дону от 11.07.2008 N 200)" (далее - "Требования к положениям о структурных подразделениях"); 8. Требования к должностным инструкциям муниципальных служащих и иных работников Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, работников муниципальных учреждений города (утв. распоряжением Мэра г. Ростова-на-Дону от 11.07.2008 N 200)" (далее - "Требования к должностным инструкциям"); 9. МС ИСО 9000:2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь" (далее - МС ИСО 9000); 10. МС ИСО 9001:2000 "Системы менеджмента качества. Требования" (далее - МС ИСО 9001); 11. Руководство по качеству Администрации города; 12. СТО-03 "Внутренние аудиты СМК". Управляющий делами Администрации города С.Д. Синякова Приложение 2 к стандарту СТО-01 Правила построения блок-схемы процесса 2.1. Блок-схему процесса строят с помощью следующих элементов: (----) Начало (вход)/Конец (выход) процесса (информация, документ, ¦ ¦ действие, инициирующие/завершающие процесс). (----) -----¬ Действие, выполняемое на конкретном этапе процесса. ¦ ¦ L----- --/\-¬ Принятие решения, предусматривающего ответ "да" или "нет". < > L-\/-- -----> Направление процесса (переход от одного этапа процесса к другому). Управляющий делами Администрации города С.Д. Синякова Приложене 3 к стандарту СТО-01 Форма журнала регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования) ----T-----------T-------------T---------------T----------------------------T------------------¬ ¦ N ¦Разработчик¦Положительное¦Возврат отделом¦ Административный регламент ¦ Стандарт услуги ¦ ¦п/п¦ (район, ¦ Заключение ¦ аудита на ¦ ¦ (функции), ¦ ¦ ¦ служба, ¦ ¦ доработку ¦ ¦ стандарт СМК ¦ ¦ ¦ отдел) +-----T-------+---------T-----+--------T-------T-----T-----+--------T---------+ ¦ ¦ ¦ N ¦ дата ¦Замечания¦дата ¦Название¦Сокращ.¦ N ¦N от-¦Название¦ N или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦обо- ¦регл.¦расли¦ ¦код стан-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦знач. ¦ ¦или Т¦ ¦ дарта ¦ +---+-----------+-----+-------+---------+-----+--------+-------+-----+-----+--------+---------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ +---+-----------+-----+-------+---------+-----+--------+-------+-----+-----+--------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-----------+-----+-------+---------+-----+--------+-------+-----+-----+--------+---------- --------------T-----------T-------------------------------------¬ ¦Утверждающий ¦Дата введе-¦Внесение изменений, отмена документов¦ ¦документ (по-¦ ния +-----T--------------T----------------+ ¦становление, ¦регламента ¦Изме-¦ Утверждающий ¦ Дата введения ¦ ¦распоряжение)¦ ¦нение¦документ (по- ¦ измене- ¦ ¦ ¦ ¦ N ¦ становление, ¦ ния/отмены до- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦распоряжение) ¦ кумента ¦ +---T---T-----+-----T-----+ +---T---T------+-------T--------+ ¦Вид¦ N ¦Дата ¦план ¦факт ¦ ¦Вид¦ N ¦ Дата ¦ план ¦ факт ¦ +---+---+-----+-----+-----+-----+---+---+------+-------+--------+ ¦13 ¦14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦19 ¦20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦ +---+---+-----+-----+-----+-----+---+---+------+-------+--------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---+-----+-----+-----+-----+---+---+------+-------+--------- Управляющий делами Администрации города С.Д. Синякова Приложение 2 к постановлению Мэра города N 1001 от 30.09.2008 Стандарт организации СТО-02 УПРАВЛЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯМИ ТРЕБОВАНИЯМ К ИСПОЛНЕНИЮ УСЛУГ И ФУНКЦИЙ 1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА 1.1. Настоящий стандарт разработан на основе требований пунктов 8.3, 8.5.2, 8.5.3 международного стандарта ИСО 9001:2000 и регламентирует процессы "Управление несоответствиями" и "Корректирующие и предупреждающие действия". Стандарт устанавливает порядок выявления, регистрации, анализа несоответствий, а также разработки и выполнения мероприятий по устранению несоответствий и их причин, оценки результатов предпринятых мероприятий. 1.2. Целью процесса "Управление несоответствиями" является снижение либо исключение возможности оказания услуг или выполнения функций, не отвечающих требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых документов внешнего происхождения, правовых актов Мэра города, глав администраций районов, документов системы менеджмента качества, разработанных в Администрации (регламентов, стандартов и т.д.). Целями процесса "Корректирующие и предупреждающие действия" являются предотвращение повторного появления имевших место несоответствий, а также предупреждение возникновения несоответствий (т.е. исключение возможности перехода потенциальных несоответствий в фактические). 2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Стандарт подлежит применению всеми структурными подразделениями и должностными лицами Администрации города, ее отраслевых и территориальных органов. 3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 3.1. В настоящем стандарте используются термины и определения, приведенные в ИСО 9000:2005, Регламенте работы Администрации города Ростова-на-Дону, а также термины с соответствующими определениями, приведенные ниже. Несоответствие - невыполнение требований. Такими требованиями являются требования, установленные законодательством и иными нормативными правовыми документами внешнего происхождения (в том числе стандартом ИСО 9001:2000), правовыми актами Мэра города, глав администраций районов, документов СМК, разработанных в Администрации (регламентов, стандартов и т.д.). Коррекция - действие, предпринятое для устранения несоответствия. Корректирующее действие (мероприятие) - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия (для предотвращения его повторного возникновения). Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причин потенциального несоответствия или потенциально нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить возникновение такого события. Потребитель (гражданин) - организация или лицо, которому предоставляется услуга. 3.2. В настоящем стандарте применяются следующие сокращения: Администрация - аппарат Администрации города Ростова-на-Дону, ее отраслевые (функциональные) и территориальные органы. Высшее руководство - Мэр города, заместители главы и управляющий делами Администрации города; высшее руководство администрации района - глава администрации района, заместители и управляющий делами администрации района. ИСО (ISO) - международная организация по стандартизации. Орган (подразделение) - любая структурная единица, входящая в состав Администрации в соответствии со структурой Администрации города, утвержденной решением Ростовской-на-Дону городской Думы (например: учреждение, департамент, администрация района, комитет, управление, служба, отдел, сектор). Подразделения, контролирующие работу по устранению несоответствий - подразделения, осуществляющие контроль за исполнением управленческих решений (в Администрации города - отдел организационно-аналитической работы, в администрациях районов - сектор (отдел) контрольно-организационной работы); подразделения, организующие работу по рассмотрению обращений граждан (в Администрации города - сектор по работе с обращениями граждан, в администрациях районов - сектор (отдел) контрольно-организационной работы); подразделения, уполномоченные на осуществление контрольных мероприятий (отдел аудита, отдел муниципального заказа и др.). Управление кадров - управление по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города. Отдел аудита - отдел проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления кадров. ПРК - представитель руководства по качеству (в Администрации города - управляющий делами Администрации города (далее - ПРК Администрации города), в администрациях районов - управляющие делами администраций районов. СМК - система менеджмента качества. СТО - стандарт организации (Администрации города Ростова-на-Дону). 4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ В настоящем стандарте используются ссылки на следующие нормативные документы: Международный стандарт ИСО 9000:2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь"; Международный стандарт ИСО 9001:2000 "Системы менеджмента качества. Требования" (далее - ИСО 9001); Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону (далее - Регламент Администрации); Руководство по качеству; СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества" (далее - СТО-03); Административный регламент функции "Контроль за исполнением управленческих решений" N АР-034-21 (далее - АР-034-21). 5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5.1. Несоответствием в Администрации может быть: - ненадлежащим образом исполненная функция или предоставленная услуга в рамках функциональных обязанностей работников, несоответствие которой выявлено непосредственным исполнителем или его руководителем, либо обнаружено потребителем услуги и указано в его жалобе (обращении). Например, выполнение работ с несоблюдением положений действующей нормативной документации, установленных сроков и последовательности действий, а также с ошибками в оформлении документов, в принятии решений, бездействие должностного лица при обращении к нему за услугой и т.п.; - несоответствие требований документов, разработанных в Администрации, их фактическому исполнению. 5.2. Несоответствия могут быть как уже существующими (выявленными в ходе проверок, в ходе оказания услуги, в ходе исполнения должностных обязанностей), так и потенциальными (возможными, предполагаемыми). Следует различать порядок управления существующими и потенциальными несоответствиями: - в отношении существующего несоответствия разрабатываются и выполняются мероприятия как по устранению несоответствия (т.е. коррекция - путем исправления, переделки), так и по устранению его причины (т.е. корректирующие действия); - в отношении предполагаемого несоответствия разрабатываются и выполняются только мероприятия по устранению его причины (т.е. предупреждающие действия). 5.3. ТРЕБОВАНИЯ НАСТОЯЩЕГО СТАНДАРТА ЯВЛЯЮТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ПРИ УПРАВЛЕНИИ СЛЕДУЮЩИМИ НЕСООТВЕТСТВИЯМИ (СУЩЕСТВУЮЩИМИ И ПОТЕНЦИАЛЬНЫМИ): - ПО КОТОРЫМ ВЫСШИМ РУКОВОДСТВОМ ДАНО СООТВЕТСТВУЮЩЕЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ ПО УСТРАНЕНИЮ; - УКАЗАННЫМИ В ПОСТУПИВШИХ ЖАЛОБАХ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ НА ОКАЗАНИЕ НЕСООТВЕТСТВУЮЩЕЙ УСЛУГИ ИЛИ БЕЗДЕЙСТВИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ПРИ УСЛОВИИ ОБОСНОВАННОСТИ ДАННЫХ ЖАЛОБ; - выявленными в ходе внутренних аудитов (согласно СТО-03); - выявленными или предполагаемыми в случаях проведения контрольных мероприятий, аудитов, осуществляемых структурными подразделениями Администрации города, мероприятий по проверке исполнения установленных полномочий органами Администрации города и муниципальными учреждениями). 5.4. Мероприятие по устранению причины несоответствия (корректирующее действие) предпринимается после проведения мероприятий по исправлению несоответствия (коррекции) для предотвращения повторного возникновения данного несоответствия в дальнейшем. Возможны также случаи, когда корректирующее действие совпадает с намеченной коррекцией, если она позволяет одновременно устранить и само несоответствие, и его причину, в таких случаях корректирующее действие допускается не разрабатывать. Мероприятие по устранению причины потенциального несоответствия (предупреждающее действие) выполняется для предупреждения возникновения реального несоответствия (прогнозируемого исходя из опыта предоставления услуги, исполнения функции, а также на основе результатов анализа информации о несоответствиях, возникших в других аналогичных по направлению деятельности органах (подразделениях) Администрации). Обстоятельством появления потенциального несоответствия является ситуация, когда продолжение выполнения деятельности (оказания услуги, исполнения функции) в сложившемся порядке ведет к нежелательным последствиям (появлению реального несоответствия). 6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА 6.1. Блок-схема процесса -------------------T------------------------------T------------------¬ ¦ Блок-схема ¦ Действие (со ссылкой ¦ Ответственный ¦ ¦ ¦ на пункт подраздела 6.2) ¦ ¦ +------------------+------------------------------+------------------+ ¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: появление несоответствий ¦ ¦ ¦Начало¦ ¦или наличие фактов, указывающих на возможность ¦ ¦ (--T---) ¦несоответствий ¦ ¦ V +------------------------------T------------------+ ¦ -------¬ ¦1) Выявление несоответствий ¦Руководители ¦ ¦ ¦ 1 ¦ ¦или предположение о несоответ-¦и специалисты ¦ ¦ L--T---- ¦ствиях (п. 6.2.1) ¦подразделений, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦контролирующие ¦ ¦ V ¦ ¦органы, подразде- ¦ ¦ -------¬ ¦ ¦ления, контролиру-¦ ¦ ¦ 2 ¦ ¦ ¦ющие работу по ус-¦ ¦ L--T---- ¦ ¦транению несоотве-¦ ¦ ------>¦ ¦ ¦тствий,потребитель¦ ¦ ¦ V +------------------------------+------------------+ ¦ ¦ -------¬ ¦2) Регистрация несоответствий ¦Подразделения, ко-¦ ¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦(п. 6.2.2) ¦нтролирующие рабо-¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ ¦ту по устранению ¦ ¦ ¦ V ¦ ¦несоответствий, ¦ ¦ ¦ ---/\--¬ ¦ ¦руководители орга-¦ ¦ ¦ < 4 >---¬ ¦ ¦нов (подразделе- ¦ ¦ ¦ L--\/---нет¦ ¦ ¦ний)-исполнителей ¦ ¦ ¦ ¦да ¦ +------------------------------+------------------+ ¦ ¦ V ¦ ¦3) Анализ несоответствий ¦Руководитель орга-¦ ¦ ¦ -------¬ ¦ ¦(п. 6.2.3) ¦на (подразделе- ¦ ¦ ¦ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ ¦ния)-исполнителя ¦ ¦ ¦ L--T---- ¦ +------------------------------+------------------+ ¦ ¦ V ¦ ¦4) Принятие решения о возмож- ¦Руководитель орга-¦ ¦ ¦ -------¬ ¦ ¦ности и необходимости разра- ¦на (подразделе- ¦ ¦ ¦ ¦ 6 ¦ ¦ ¦ботки мероприятий по исправле-¦ния)-исполнителя ¦ ¦ ¦ L--¦---- ¦ ¦нию несоответствий и устране- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нию причин несоответствий ¦ ¦ ¦ ¦ V ¦ ¦(п. 6.2.4) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦------------------------------+------------------- ¦ ¦нет---/\--¬ ¦ ¦5) Разработка мероприятий по ¦Руководитель орга-¦ ¦ L---< 7 > ¦ ¦исправлению несоответствий ¦на (подразделе- ¦ ¦ L--\/--- да¦ ¦и/или по устранению причин ¦ния)-исполнителя ¦ ¦ ¦<------- ¦несоответствий (п. 6.2.5) ¦ ¦ ¦ V +------------------------------+------------------+ ¦ -------¬ ¦6) Выполнение мероприятий ¦Руководитель орга-¦ ¦ ¦ 8 ¦ ¦по исправлению несоответствий ¦на (подразделе- ¦ ¦ L--T---- ¦и по устранению причин ¦ния)-исполнителя ¦ ¦ V ¦несоответствий (п. 6.2.6) ¦ ¦ ¦ (------) +------------------------------+------------------+ ¦ ¦Конец ¦ ¦7) Принятие решения о резуль- ¦Руководитель орга-¦ ¦ (------) ¦тативности мероприятий по ис- ¦на (подразделе- ¦ ¦ ¦правлению несоответствий и ме-¦ния)-исполнителя ¦ ¦ ¦роприятий по устранению причин¦ ¦ ¦ ¦несоответствий (п. 6.2.7) ¦ ¦ ¦ +------------------------------+------------------+ ¦ ¦8) Контроль выполнения ¦Подразделения, ¦ ¦ ¦мероприятий по исправлению ¦контролирующие ¦ ¦ ¦несоответствий и мероприятий ¦работу по устране-¦ ¦ ¦по устранению причин ¦нию несоответствий¦ ¦ ¦несоответствий (п. 6.2.8) ¦ ¦ ¦ +------------------------------+------------------+ ¦ ¦Конец (выход) процесса: ¦Подразделения, ¦ ¦ ¦анализ результатов мероприятий¦контролирующие ¦ ¦ ¦по исправлению несоответствий ¦работу по устране-¦ ¦ ¦и мероприятий по устранению ¦нию несоответствий¦ ¦ ¦причин несоответствий ¦ ¦ ¦ ¦(п. 6.2.9) ¦ ¦ L------------------+------------------------------+------------------- 6.2. Содержание процесса 6.2.1. Выявление несоответствий или предположение о несоответствиях 6.2.1.1. Несоответствия могут быть выявлены или их появление может предполагаться: а) в результате контроля со стороны контролирующих органов (Контрольно-счетная палата, контрольно-ревизионный отдел МУ "Муниципальное казначейство", органами по сертификации, органов (подразделений) Администрации, уполномоченных на проведение контрольных мероприятий и т.п.); б) в ходе проведения внутренних аудитов (в соответствии с СТО-03); в) потребителем (гражданином) при оказании ему несоответствующей услуги; г) руководителем органа (подразделения) в ходе текущего контроля деятельности данного органа (подразделения); д) работниками в ходе повседневной деятельности (при самоконтроле выполнения работы). 6.2.1.2. Информация о необходимости устранения несоответствий доводится до сведения руководителей органов (подразделений), в которых возникло или предполагается несоответствие (далее - орган (подразделение)-исполнитель), посредством получения документов с соответствующей резолюцией высшего руководства или непосредственно в порядке передачи: - документов, содержащих управленческие решения высшего руководства об устранении несоответствий (в порядке, предусмотренном АР-034-21 и главой 7 Регламента Администрации); - актов внутренних аудитов (в соответствии с СТО-03); - обращений граждан (в соответствии с главой 9 Регламента Администрации); - других документов, содержащих информацию о возникшем или предполагаемом несоответствии. 6.2.1.3. При получении информации о несоответствиях заместители главы Администрации, управляющий делами Администрации города, главы администраций районов, руководители структурных подразделений Администрации города, непосредственно подчиняющихся Мэру города: а) дают поручение о разработке мероприятий по исправлению несоответствий и по устранению их причин; б) определяют сферы деятельности в курируемых органах (подразделениях), где возможно возникновение аналогичных несоответствий и дают поручения о принятии соответствующих мер. Руководители органов (подразделений), получившие информацию в случае, указанном в перечислении б), осуществляют действия по анализу потенциальных несоответствий, а также по их устранению (при наличии) в соответствии с требованиями настоящего стандарта. Если аналогичное несоответствие не возникло или его возникновение не предполагается, руководители органов (подразделений) информируют об этом куратора, направившего поручение. 6.2.2. Регистрация несоответствий 6.2.2.1. В случаях выявления несоответствий, указанных в перечислениях а), б), в) пункта 6.2.1.1, несоответствия регистрируются (ставятся на контроль) соответственно: - подразделениями, осуществляющими контроль за исполнением управленческих решений в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" (в соответствии с АР-034-21 и главой 7 Регламента Администрации), при этом ставится отметка о том, что на контроле стоит несоответствие; - отделом аудита в журнале внутренних аудитов и в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" (в соответствии с СТО-03); - подразделениями, организующими работу по рассмотрению обращений граждан, в автоматизированной системе "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан" (в соответствии с главой 9 Регламента Администрации), при этом ставится отметка о том, что на контроле стоит несоответствие. Все несоответствия, которые направляются заместителям главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, заместителям главы администрации района, руководителям структурных подразделений Администрации города, непосредственно подчиняющихся Мэру города, регистрируются специалистами приемных или уполномоченными руководителями лицами в электронных журналах учета несоответствий (далее - Журнал) по форме, приведенной в приложении к настоящему стандарту. 6.2.2.2. При выявлении несоответствий по итогам проведения проверок структурными подразделениями Администрации города в органах или учреждениях Администрации, такие несоответствия регистрируются в Журналах, которые ведутся проверяющими подразделениями и заполняются на основе информации, истребованной у проверенного органа или учреждения. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
