Постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 30.09.2008 № 1001

     6.2.2.3. Руководитель    каждого    структурного    подразделения
Администрации города организовывает ведение Журнала, регистрируя в нем
существующие  либо   потенциальные   несоответствия,   возникшие   или
предполагаемые в данном структурном подразделении.
     6.2.2.4. В  случаях  выявления  (предположения  о  возникновении)
несоответствий, указанных в пункте 6.2.1.1  (перечисления  г)  и  д)),
такие несоответствия регистрируются в Журнале в случае, когда  по  ним
принято соответствующее управленческое решение руководителя.
     6.2.3. Анализ несоответствий
     6.2.3.1. Информация   о    несоответствии    рассматривается    и
анализируется   руководителем  органа  (подразделения)-исполнителя.  В
случае,  когда проведение анализа несоответствия  силами  руководителя
органа   (подразделения)-исполнителя   затруднительно,  он  приглашает
специалистов,   компетентных   в   возникших   вопросах.   В   анализе
несоответствий могут участвовать руководители органов (подразделений),
аналогичных по  сфере  деятельности,  которым  передана  информация  о
несоответствиях (см. перечисление б) пункта 6.2.1.3).
     6.2.3.2. В ходе анализа определяются:
     - возможные мероприятия по исправлению несоответствий;
     - должностное лицо, допустившее появление несоответствия;
     - обоснованность   жалобы   о   несоответствующей   услуге    или
бездействии должностного лица;
     - причина    несоответствия,    устранение    которой    позволит
предотвратить появление повторного  несоответствия  либо  предупредить
появление потенциального несоответствия;
     - возможные последствия несоответствия;
     - сферы  деятельности  в  органе  (подразделении),  где  возможно
возникновение аналогичного несоответствия.
     6.2.3.3. Результаты  анализа  фиксируются  руководителем   органа
(подразделения)-исполнителя   или   уполномоченным    им    лицом    в
соответствующих графах Журнала.
     6.2.4. Принятие решения о возможности и необходимости  разработки
мероприятий  по  исправлению  несоответствия   и   устранению   причин
несоответствий
     6.2.4.1. По результатам анализа принимается решение о возможности
и необходимости мероприятий по исправлению существующих несоответствий
и устранению причин существующих или предполагаемых несоответствий.  В
случаях, когда по объективным причинам  такие  мероприятия  невозможно
выполнить  или  в  них  нет  необходимости,  направляется   письмо   с
обоснованием в  подразделения,  контролирующие  работу  по  устранению
несоответствий, для снятия несоответствий с контроля (см. п.6.2.8).
     6.2.4.2. В случае, когда в результате анализа жалоба  потребителя
признана необоснованной, мероприятия по устранению  несоответствия  не
разрабатываются.   Ответ   на   обращение   оформляется   в   порядке,
установленном  главой   9   Регламента   Администрации,   после   чего
несоответствие снимается с контроля (см. п.6.2.8).
     6.2.4.3. В случае принятия решения о возможности и  необходимости
разработки мероприятий  по  исправлению  несоответствия  и  устранению
причины  несоответствия,  они  разрабатываются  в  соответствии  с  п.
п.6.2.5.2, 6.2.5.3.
     6.2.5. Разработка мероприятий по исправлению несоответствия и/или
по устранению причины несоответствия
     6.2.5.1. Если  в  результате анализа принято решение о разработке
мероприятий по исправлению  существующего  несоответствия  либо  такие
мероприятия  уже  предприняты,  руководитель  органа  (подразделения)-
исполнителя,  записывает  в  Журнал   необходимые   мероприятия   либо
указывает реквизиты документов, подтверждающих их выполнение.
     6.2.5.2. После определения причины возникшего или предполагаемого
несоответствия для ее устранения руководителем органа (подразделения)-
исполнителя  разрабатываются   мероприятия   по   устранению   причины
несоответствия   (корректирующие   или  предупреждающие  действия).  В
обязательном порядке  устанавливается  срок  выполнения  разработанных
действий, а также ответственный исполнитель.
     В  случаях,  когда  мероприятие  по  исправлению   несоответствия
(коррекция) позволяет устранить причину несоответствия и предотвратить
его повторное появление, корректирующее действие  не  разрабатывается.
Возможность разработки только коррекции  и  исключения  корректирующих
действий должна быть определена на этапе анализа  несоответствия  (см.
п.6.2.3).  При  этом  в  Журнале  делается  отметка  о  том,   что   в
корректирующем действии нет необходимости.
     6.2.5.3. Разработанные   мероприятия,   сроки   и   ответственные
исполнители  фиксируются   руководителями   органов   (подразделений)-
исполнителей или уполномоченными ими должностными лицами в Журнале.
     Мероприятия по исправлению  несоответствий  и  по  устранению  их
причин направляются (допускается -  в  электронном  виде)  вышестоящим
руководителям,  давшим  поручения  об  их  разработке,   а   также   в
подразделения, контролирующие работу по устранению несоответствий.
     6.2.6. Выполнение мероприятий по исправлению несоответствий и  по
устранению причин несоответствий
     6.2.6.1. Специалисты     подразделений,      при      обнаружении
несоответствий (ошибок) в ходе  повседневной  деятельности,  принимают
меры для их устранения в максимально сжатые сроки.  В  случаях,  когда
специалист обнаруживает несоответствие уже оказанной им услуги,  он  в
оперативном  порядке   оповещает   об   этом   получателя   услуги   и
предпринимает меры для устранения такого несоответствия. При получении
информации о несоответствии  в  ходе  текущего  контроля  деятельности
органа  (подразделения)  его   руководителем,   такие   несоответствия
устраняются в соответствии с принятым руководителем решением.
     6.2.6.2. С целью предупреждения возникновения несоответствий  при
оказании услуг гражданам, в  стандартах  услуг  предусмотрен  перечень
необходимых документов  и  информации  для  предоставления  услуги.  В
случае  предоставления  гражданином  документов,  не  достаточных   по
содержанию или комплектности,  специалист  не  приступает  к  оказанию
услуги до тех пор, пока необходимая  документация  или  информация  не
будет собрана. В процессе оказания услуг  специалистами  Администрации
проводится самоконтроль правильности оформления и  полноты  содержания
документов, наличия всех предусмотренных подписей,  а  также  контроль
руководителем за соблюдением сроков предоставления услуги. Все  ошибки
должны исправляться незамедлительно.
     В случае  если  несоответствующая  услуга  была  оказана,  о  чем
свидетельствует получение жалобы от гражданина, проводятся мероприятия
в соответствии с требованиями главы 9 Регламента Администрации.
     6.2.6.3. Исполнители,    назначенные    руководителями    органов
(подразделений)-исполнителей в качестве  ответственных  за  выполнение
мероприятий по исправлению несоответствий (коррекции) и по  устранению
их  причин  (корректирующих  и   предупреждающих   действий),   должны
своевременно и в полном объеме выполнить указанные мероприятия.
     6.2.6.4. В случае, когда для полного  выполнения  мероприятий  по
исправлению несоответствий или  по  устранению  их  причины  требуется
дополнительное время, руководитель органа  (подразделения)-исполнителя
принимает решение о переносе срока его выполнения.
     Руководитель органа (подразделения)-исполнителя направляет на имя
руководителя  подразделения,  контролирующего  работу  по   устранению
несоответствия, служебное письмо, в котором  дает  объяснение  причины
невыполнения и предлагает новый срок выполнения.
     6.2.6.5. После согласования нового  срока,  об  этом  ставится  в
известность  руководитель  органа  (подразделения)-исполнителя.  Новый
срок указывается в  Журнале  и  в  электронных  системах,  где  учтены
несоответствия (см. п.6.2.2.1, 6.2.2.2).
     6.2.7. Принятие  решения  о   результативности   мероприятий   по
исправлению  несоответствий  и  мероприятий   по   устранению   причин
несоответствий
     По мере наступления сроков выполнения мероприятий по  исправлению
несоответствий  или  по  устранению  их  причин,  руководитель  органа
(подразделения)-исполнителя  проверяет  их  выполнение   и   принимает
решение о результативности запланированных мероприятий.
     Мероприятие считается результативным, если оно выполнено в полном
объеме в установленные сроки и имеется подтверждение его выполнения.
     Если   в   ходе   оценки   результативности    выяснилось,    что
несоответствие  и/или  его  причина  не  устранено(-ны),  руководитель
организовывает его повторный анализ и, при необходимости, разработку и
выполнение мероприятий в соответствии с п. п.6.2.3-6.2.6.
     6.2.8. Контроль    выполнения    мероприятий    по    исправлению
несоответствий и мероприятий по устранению причин несоответствий
     Контроль выполнения  мероприятий по исправлению или по устранению
причин несоответствий,  по которым дано соответствующее управленческое
решение  от  высшего  руководства,  осуществляется  в  соответствии  с
АР-034-21 и главой 7 Регламента Администрации.
     Контроль выполнения мероприятий по исправлению или по  устранению
причин  несоответствий,  выявленных   в   ходе   внутренних   аудитов,
осуществляется в соответствии с СТО-03.
     Контроль  за  исполнением  мероприятий  по  исправлению  или   по
устранению   причин   несоответствий,    указанных    в    обращениях,
осуществляется в соответствии с главой 9 Регламента Администрации.
     По    результатам    контроля    специалистами     подразделений,
контролирующих работу  по  устранению  несоответствий,  осуществляется
снятие с контроля мероприятий по  исправлению  несоответствий  или  по
устранению их причин.
     При получении информации с  обоснованием  нецелесообразности  или
невозможности разработки мероприятий по исправлению несоответствий или
устранению  их   причин,   допускается   снятие   с   контроля   таких
несоответствий (см. п.6.2.4).
     6.2.9. Анализ    результатов    мероприятий    по     исправлению
несоответствий и мероприятий по устранению причин несоответствий
     Анализ результатов мероприятий по  исправлению  несоответствий  и
мероприятий  по  устранению   причин   несоответствий   проводится   в
соответствии с АР-034-21 и главой 7 Регламента Администрации, главой 9
Регламента Администрации, СТО-03.
     Результаты  анализа  применяются  для   оценки   результативности
процесса "Управление несоответствиями" (в соответствии  с  разделом  7
настоящего стандарта) и используются в  качестве  входных  данных  для
анализа СМК со стороны руководства (п.5.6 Руководства по качеству).

     7. КОНТРОЛЬ,    АНАЛИЗ    И    ОЦЕНКА    ПРОЦЕССОВ    "УПРАВЛЕНИЕ
НЕСООТВЕТСТВИЯМИ" И "КОРРЕКТИРУЮЩИЕ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ"

     Контроль   за   соблюдением   требований   настоящего   стандарта
осуществляет ПРК.
     Анализ   и   оценка   результативности   процессов    "Управление
несоответствиями"  и  "Корректирующие  и   предупреждающие   действия"
осуществляется подразделениями, контролирующими работу  по  устранению
несоответствий. Результативность процессов оценивается не реже  одного
раза в год (перед проведением анализа СМК со стороны  руководства)  на
основе приведенных в таблицах 1, 2 показателей.

     Таблица 1

-----------------------------T--------------------------T-------¬
¦Показатель результативности ¦   Значение показателя    ¦Оценка ¦
¦          процесса          ¦                          ¦(баллы)¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦1) Уменьшение количества не-¦Количество несоответствий ¦   2   ¦
¦соответствий, выявленных в  ¦уменьшилось хотя бы на од-¦       ¦
¦ходе проведения проверок в  ¦            но            ¦       ¦
¦одном и том же подразделении+--------------------------+-------+
¦                            ¦Количество несоответствий ¦   1   ¦
¦                            ¦     осталось прежним     ¦       ¦
¦                            +--------------------------+-------+
¦                            ¦Количество несоответствий ¦   0   ¦
¦                            ¦увеличилось хотя бы на од-¦       ¦
¦                            ¦            но            ¦       ¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦2) Отсутствие повторных жа- ¦       Отсутствуют        ¦   2   ¦
¦лоб на оказание несоответст-+--------------------------+-------+
¦вующей услуги               ¦         Имеются          ¦   0   ¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦3) Наличие несоответствий по¦Несоответствия отсутствуют¦   2   ¦
¦процессу "Управление несоот-+--------------------------+-------+
¦ветствиями", выявленных в   ¦ 5 и менее несоответствий ¦   1   ¦
¦ходе проведения внутренних  +--------------------------+-------+
¦аудитов                     ¦ 6 и более несоответствий ¦   0   ¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦4) Степень выполнения кор-  ¦        90% - 100%        ¦   2   ¦
¦рекции                      +--------------------------+-------+
¦                            ¦        80% - 89%         ¦   1   ¦
¦                            +--------------------------+-------+
¦                            ¦        Меньше 80%        ¦   0   ¦
L----------------------------+--------------------------+--------

     Таблица 2

-----------------------------T---------------------T-------¬
¦Показатель результативности ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦
¦          процесса          ¦                     ¦(баллы)¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦1) Степень выполнения кор-  ¦     90% - 100%      ¦   2   ¦
¦ректирующих действий        +---------------------+-------+
¦                            ¦      80% - 89%      ¦   1   ¦
¦                            +---------------------+-------+
¦                            ¦     Меньше 80%      ¦   0   ¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦2) Степень выполнения преду-¦     90% - 100%      ¦   2   ¦
¦преждающих действий         +---------------------+-------+
¦                            ¦      80% - 89%      ¦   1   ¦
¦                            +---------------------+-------+
¦                            ¦     Меньше 80%      ¦   0   ¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦3) Повторяемость несоответ- ¦Повторные отсутствуют¦   2   ¦
¦ствий по результатам внут-  +---------------------+-------+
¦ренних аудитов              ¦ 5 и менее повторных ¦   1   ¦
¦                            +---------------------+-------+
¦                            ¦ 6 и более повторных ¦   0   ¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦4) Переход потенциального   ¦ Случаи отсутствуют  ¦   2   ¦
¦несоответствия в фактическое+---------------------+-------+
¦                            ¦  5 и менее случаев  ¦   1   ¦
¦                            +---------------------+-------+
¦                            ¦  6 и более случаев  ¦   0   ¦
L----------------------------+---------------------+--------

     Результаты оценки  результативности процессов (с указанием причин
несоответствий,  с предложениями по улучшению процесса (при  наличии))
включаются   в   годовой  отчет  о  функционировании  СМК  в  порядке,
установленном Руководством по качеству Администрации города.


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                            Приложение
                                                    к стандарту СТО-02

                      Журнал учета несоответствий

----T---------T-------T-----T------T------T------T------T--------¬
¦ N ¦  Орган  ¦Содер- ¦Дата ¦Наиме-¦В хо- ¦Номер ¦Долж- ¦Меропри-¦
¦п/п¦(подраз- ¦ жание ¦выяв-¦нова- ¦  де  ¦функ- ¦ност- ¦ятия по ¦
¦   ¦деление),¦ несо- ¦ ле- ¦ние и ¦каких ¦ции/у-¦ ное  ¦  ис-   ¦
¦   ¦в котором¦ответс-¦ ния ¦номер ¦меро- ¦ слу- ¦лицо, ¦правле- ¦
¦   ¦возникло ¦ твия  ¦несо-¦доку- ¦ при- ¦ ги,  ¦допус-¦нию не- ¦
¦   ¦или пред-¦       ¦ от- ¦мента,¦ ятий ¦  по  ¦тившее¦ соот-  ¦
¦   ¦полагает-¦       ¦вет- ¦ под- ¦выяв- ¦кото- ¦появ- ¦ ветст- ¦
¦   ¦ся несо- ¦       ¦ствия¦твер- ¦ лено ¦ рой  ¦ление ¦  вия   ¦
¦   ¦ответст- ¦       ¦     ¦ждаю- ¦несо- ¦выяв- ¦несо- ¦ (кор-  ¦
¦   ¦вие (код ¦       ¦     ¦ щего ¦ответ-¦ лено ¦ответ-¦рекция) ¦
¦   ¦ органа  ¦       ¦     ¦нали- ¦ствие ¦несо- ¦ствия ¦        ¦
¦   ¦(подраз- ¦       ¦     ¦ чие  ¦      ¦ответ-¦ (код ¦        ¦
¦   ¦деления))¦       ¦     ¦несо- ¦      ¦ствие ¦долж- ¦        ¦
¦   ¦         ¦       ¦     ¦ответ-¦      ¦      ¦ности)¦        ¦
¦   ¦         ¦       ¦     ¦ствия ¦      ¦      ¦      ¦        ¦
+---+---------+-------+-----+------+------+------+------+--------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦  4  ¦  5   ¦  6   ¦  7   ¦  8   ¦   9    ¦
+---+---------+-------+-----+------+------+------+------+--------+
¦   ¦         ¦       ¦     ¦      ¦      ¦      ¦      ¦        ¦
L---+---------+-------+-----+------+------+------+------+---------

--------T-------T-------T------T---------T-------T------T--------¬
¦Плано- ¦Резуль-¦Оценка ¦Причи-¦  Меро-  ¦Плано- ¦Резу- ¦ Оценка ¦
¦  вый  ¦  тат  ¦резуль-¦на не-¦ приятия ¦  вый  ¦льтат ¦резуль- ¦
¦ срок  ¦(доку- ¦татив- ¦соот- ¦ по уст- ¦ срок  ¦  и   ¦тативно-¦
¦выпол- ¦ мент  ¦ ности ¦ветст-¦ ранению ¦выпол- ¦ дата ¦сти кор-¦
¦нения, ¦  или  ¦коррек-¦ вия  ¦ причин  ¦нения, ¦испол-¦ ректи- ¦
¦ответ- ¦  за-  ¦  ции  ¦      ¦ несоот- ¦ответ- ¦нения ¦рующего/¦
¦ствен- ¦ пись) ¦(выпол-¦      ¦ветствия ¦ствен- ¦      ¦ преду- ¦
¦  ный  ¦и дата ¦нено - ¦      ¦(коррек- ¦  ный  ¦      ¦преждаю-¦
¦испол- ¦испол- ¦ 2, не ¦      ¦ тирую-  ¦испол- ¦      ¦  щего  ¦
¦нитель ¦ нения ¦выпол- ¦      ¦щее/пред-¦ нитель¦      ¦действия¦
¦ (ФИО) ¦       ¦нено - ¦      ¦упреждаю-¦ (ФИО) ¦      ¦(выпол- ¦
¦       ¦       ¦  0)   ¦      ¦щее дей- ¦       ¦      ¦ нено - ¦
¦       ¦       ¦       ¦      ¦ ствие)  ¦       ¦      ¦ 2, не  ¦
¦       ¦       ¦       ¦      ¦         ¦       ¦      ¦выполне-¦
¦       ¦       ¦       ¦      ¦         ¦       ¦      ¦но - 0) ¦
+-------+-------+-------+------+---------+-------+------+--------+
¦  10   ¦  11   ¦  12   ¦  13  ¦   14    ¦  15   ¦  16  ¦   17   ¦
+-------+-------+-------+------+---------+-------+------+--------+
¦       ¦       ¦       ¦      ¦         ¦       ¦      ¦        ¦
L-------+-------+-------+------+---------+-------+------+---------


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                          Приложение 3
                                           к постановлению Мэра города
                                                  N 1001 от 30.09.2008


                         Стандарт организации


                                СТО-03
                          ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ
                     СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

     1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА

     1.1. Настоящий стандарт разработан на  основе  требований  пункта
8.2.2  международного  стандарта   ИСО   9001:2000   и   устанавливает
требования к порядку  планирования  и  проведения  внутренних  аудитов
системы менеджмента качества, оформления их результатов,  используемых
для  постоянного  повышения   результативности   системы   менеджмента
качества, а также ответственность  лиц,  участвующих  в  осуществлении
процесса внутреннего аудита.
     1.2. Целью  процесса  проведения   внутреннего   аудита   системы
менеджмента качества является:
     - обеспечение Мэра города информацией о функционировании  системы
менеджмента качества Администрации;
     - установление   соответствия   системы   менеджмента    качества
требованиям   международного  стандарта  ИСО  9001:2000  и  внутренних
документов  системы  менеджмента  качества  Администрации,   а   также
результатов     функционирования    системы    менеджмента    качества
запланированным мероприятиям (содержащимся в целях в области качества,
постановлениях  и  распоряжениях  Мэра  города  об  утверждении планов
мероприятий по различным направлениям  деятельности  Администрации,  в
том числе по развитию качества муниципальных услуг,  решениях коллегии
Администрации, планах работы структурных подразделений);
     - оценка эффективности и результативности исполняемых функций и
услуг в рамках установленных полномочий, с точки зрения соответствия
целям и политике Администрации в области качества;
     - предотвращение появления несоответствий;
     - определение путей (возможностей) улучшения системы менеджмента
качества и совершенствования работы Администрации города и ее органов.

     2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

     Настоящий стандарт подлежит применению представителем руководства
по качеству и должностными лицами Администрации города и администраций
районов, уполномоченными на проведение внутренних аудитов.
     Настоящий стандарт применяется в отношении аппарата Администрации
города  Ростова-на-Дону  и  администраций  районов,  а   также   может
применяться  по   решению   Мэра   города   в   отношении   отраслевых
(функциональных)  органов  и  муниципальных  учреждений  Администрации
города.

     3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

     3.1. В настоящем стандарте используются  термины  и  определения,
приведенные в международном стандарте ИСО 9000:2005, Регламенте работы
Администрации   города   Ростова-на-Дону,   а    также    термины    с
соответствующими определениями, приведенные ниже.
     Внутренний  аудит  (проверка)  -  систематическая  и  независимая
проверка  процессов,  услуг,  функций  на  соответствие  установленным
требованиям, проводимая  силами  работников  Администрации  города  на
основе получения свидетельств аудита, позволяющая оценить  потребность
в корректирующих или предупреждающих действиях, возможности улучшений.
     Несоответствие   -   невыполнение    требований,    установленных
законодательством и иными нормативными правовыми документами  внешнего
происхождения, правовыми актами Мэра города.
     Коррекция - действие, предпринятое для устранения несоответствия.
     Корректирующее действие - действие, предпринятое  для  устранения
причин обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации,
с тем, чтобы не допустить повторное возникновение события.
     Предупреждающее действие - действие, предпринятое для  устранения
причин   потенциального   несоответствия   или   другой   потенциально
нежелательной  ситуации  с  тем,  чтобы  предотвратить   возникновение
события.
     3.2. В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:
     Администрация - аппарат Администрации города Ростова-на-Дону,  ее
отраслевые (функциональные) и территориальные органы.
     ИСО (ISO) - международная организация по стандартизации.
     МС - международный стандарт.
     Орган (подразделение) - любая структурная единица  -  учреждение,
департамент, администрация района, комитет, управление, служба, отдел,
сектор - входящая в состав  Администрации  города  в  соответствии  со
структурой     Администрации     города,     утвержденной     решением
Ростовской-на-Дону городской Думы.
     Отдел  аудита  -  отдел  проведения   административной   реформы,
внутреннего аудита и мониторинга Управления по вопросам  муниципальной
службы и кадров.
     ПРК - представитель  руководства  по  качеству  (в  Администрации
города  -  управляющий  делами  Администрации  города  (далее  -   ПРК
Администрации),  в  администрациях  районов   -   управляющие   делами
администраций районов, в отраслевых органах  -  один  из  заместителей
руководителя органа).
     СМК - система менеджмента качества.
     Сопровождающий - лицо проверяемого подразделения,  уполномоченное
на сопровождение группы аудита.
     Старший  аудитор  -   аудитор,   назначенный   ответственным   за
проведение  отдельной  проверки,  планирование  и  координацию  работы
группы аудита, обобщение результатов аудита.
     СТО -      стандарт     организации     (Администрации     города
Ростова-на-Дону).
     Управление кадров - Управление по вопросам муниципальной службы и
кадров Администрации города.

     4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

     Настоящий  стандарт  разработан  с  учетом  требований  следующих
распорядительных  и  нормативных  документов,  на  которые  в   тексте
стандарта имеются ссылки:
     Международный  стандарт  ИСО   9000:2005   "Системы   менеджмента
качества. Основные положения и словарь".
     Международный  стандарт  ИСО   9001:2000   "Системы   менеджмента
качества. Требования" (далее - ИСО 9001).
     Регламент работы Администрации города  Ростова-на-Дону  (далее  -
Регламент Администрации).
     Руководство по качеству.
     Административный  регламент  N АР-011-21  функции   "Планирование
управленческой  деятельности  и  реализация  управленческих   решений"
(далее - АР-011-21).
     СТО-02  "Управление  несоответствиями  требованиям  к  исполнению
услуг и функций".

     5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     5.1. Проведение  внутренних   аудитов   основано   на   следующих
принципах:
     - внутренние аудиты в Администрации  осуществляются  на  плановой
основе, при этом полный аудит СМК (проверка всех  процессов,  основных
подразделений и видов деятельности) проводится не реже одного  раза  в
год;
     - внутренние   аудиты   проводятся   персоналом    Администрации,
наделенным необходимыми полномочиями, имеющим специальную подготовку и
не  несущим  непосредственную  ответственность  за   проверяемый   вид
деятельности;
     - объективность  и  беспристрастность  внутренних  проверок,  что
обеспечивается необходимой компетентностью внутренних аудиторов  и  их
независимостью от проверяемой деятельности.
     5.2. Организацию  и   руководство   работами   по   планированию,
проведению,  обобщению  результатов  внутренних  аудитов  осуществляет
начальник отдела аудита,  который  также  регулирует  решение  спорных
вопросов между аудиторами и проверяемыми подразделениями.
     Старший аудитор несет ответственность за проведение  всех  этапов
закрепленного за ним аудита в полном объеме и в установленные сроки, а
также за оформление результатов аудита.
     Аудиторы, входящие в состав группы аудита, несут  ответственность
за проведение закрепленного за ними этапа аудита, оформление  опросных
листов, ведение необходимых рабочих  записей,  а  также  своевременную
передачу  старшему  аудитору  достоверной  информации  по  результатам
проверки.

     6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

     6.1 Блок-схема процесса внутреннего аудита

---------------------------T-------------------------T---------------¬
¦      Блок-схема          ¦  Действие (со ссылкой   ¦ Ответственный ¦
¦                          ¦на пункт подраздела 6.2) ¦               ¦
+--------------------------+-------------------------+---------------+
¦      (------)            ¦Начало (вход) процесса:  ¦Начальник      ¦
¦      ¦Начало¦            ¦планирование внутренних  ¦Управления     ¦
¦      (--T---)            ¦аудитов на год (6.2.1)   ¦кадров         ¦
¦         V                +-------------------------+---------------+
¦      -------¬            ¦1) Планирование          ¦Начальник      ¦
¦      ¦  1   ¦            ¦внутренних аудитов       ¦отдела аудита  ¦
¦      L--T----            ¦на квартал (6.2.2)       ¦               ¦
¦         V                +-------------------------+---------------+
¦      -------¬            ¦2) Подготовка            ¦Старший аудитор¦
¦      ¦  2   ¦            ¦к проведению внутреннего ¦               ¦
¦      L--T----            ¦аудита (6.2.3)           ¦               ¦
¦         V                +-------------------------+---------------+
¦      -------¬            ¦3) Проведение внутреннего¦Старший аудитор¦
¦      ¦  3   ¦            ¦аудита (6.2.4)           ¦               ¦
¦      L--T----            +-------------------------+---------------+
¦         V                ¦4) Принятие решения      ¦Старший аудитор¦
¦      ---/\--¬ да         ¦о наличии несоответствий ¦               ¦
¦      <  4   >---¬        ¦(6.2.5)                  ¦               ¦
¦      L--\/---   ¦        +-------------------------+---------------+
¦      нет¦       ¦        ¦5) Оформление акта       ¦Старший аудитор¦
¦         V       V        ¦о внутреннем аудите      ¦               ¦
¦      -------¬ ------¬    ¦(6.2.6):                 ¦               ¦
¦      ¦ 5.1  ¦ ¦ 5.2 ¦    ¦5.1) оформление акта     ¦               ¦
¦      L--T---- L--T---    ¦с отметками об отсутствии¦               ¦
¦         ¦        V       ¦несоответствий           ¦               ¦
¦         ¦     ------¬    ¦5.2) оформление акта     ¦               ¦
¦         ¦     ¦  6  ¦    ¦с отметками о наличии    ¦               ¦
¦         ¦     L--T---    ¦несоответствий           ¦               ¦
¦         ¦        V       +-------------------------+---------------+
¦         ¦     ------¬    ¦6) Разработка мероприятий¦Руководитель   ¦
¦         ¦     ¦  7  ¦    ¦по исправлению несоответ-¦проверенного   ¦
¦         ¦     L--T---    ¦ствий и по устранению    ¦органа         ¦
¦         ¦<--------       ¦причин несоответствий    ¦(подразделения)¦
¦         V                ¦(6.2.7)                  ¦               ¦
¦      -------¬            +-------------------------+---------------+
¦      ¦  8   ¦            ¦7) Контроль выполнения   ¦Начальник      ¦
¦      L--T----            ¦мер коррекции, корректи- ¦отдела аудита  ¦
¦         V                ¦рующих и предупреждающих ¦               ¦
¦      -------¬            ¦действий (6.2.8)         ¦               ¦
¦      ¦  9   ¦            +-------------------------+---------------+
¦      L--T----            ¦8) Регистрация           ¦Специалисты    ¦
¦         V                ¦результатов внутреннего  ¦отдела аудита  ¦
¦      ---/\--¬            ¦аудита (6.2.9)           ¦               ¦
¦      <Конец >            +-------------------------+---------------+
¦      L--\/---            ¦9) Оформление отчета     ¦Начальник      ¦
¦                          ¦о внутренних аудитах     ¦отдела аудита  ¦
¦                          ¦за квартал (6.2.10)      ¦               ¦
¦                          +-------------------------+---------------+
¦                          ¦Конец (выход процесса):  ¦Начальник      ¦
¦                          ¦представление отчета     ¦Управления     ¦
¦                          ¦о внутренних аудитах     ¦кадров         ¦
¦                          ¦за квартал Мэру города   ¦               ¦
¦                          ¦и ПРК Администрации      ¦               ¦
¦                          ¦(6.2.11)                 ¦               ¦
L--------------------------+-------------------------+----------------

     6.2. Содержание процесса проведения внутреннего аудита СМК

     6.2.1. Планирование внутренних аудитов на год
     6.2.1.1. Ежегодно  до  1  декабря   начальником   отдела   аудита
составляется проект графика проведения внутренних аудитов на следующий
календарный год (далее - График).  График  разрабатывается  по  форме,
установленной в приложении 1  к  настоящему  стандарту,  подписывается
начальником Управления кадров, согласовывается с ПРК и  передается  на
утверждение Мэру города.
     6.2.1.2. При формировании Графика учитываются:
     - степень  важности  процессов,  видов  деятельности,  подлежащих
проверке;
     - результаты анализа несоответствий (см. СТО-02);
     - результаты проведенных за год внутренних аудитов;
     - результаты внешних аудитов;
     - результаты проверки контролирующих  органов  или  подразделений
Администрации города;
     - результаты  анализа   со   стороны   руководства   (см.   п.5.6
Руководства по качеству);
     - поручения Мэра города;
     - решения коллегии Администрации, принятые по результатам анализа
СМК со стороны руководства;
     - наличие обоснованных жалоб потребителей по отношению  к  органу
(подразделению), деятельность которого подлежит проверке.
     6.2.1.3. Утвержденный  Мэром  города  График  хранится  в  отделе
аудита в соответствии с номенклатурой дел.
     6.2.1.4. В График, при необходимости, могут  вноситься  изменения
(дополнения). Основанием для изменения является внесение  изменений  в
квартальный план Администрации города (в части  проведения  внутренних
аудитов - см. п.6.2.2). Соответствующие  отметки  заносятся  в  График
начальником отдела аудита от руки (как  указано  в  приложении  1),  с
указанием основания переноса.

     6.2.2. Планирование внутренних аудитов на квартал
     6.2.2.1. На основе Графика начальником отдела внутреннего  аудита
разрабатываются  мероприятия  по  проведению  внутренних   аудитов   и
включаются Управлением кадров в план работы  Администрации  города  на
квартал  в  порядке,  предусмотренном  главой  3   Регламента   работы
Администрации и административным регламентом АР-011-21.
     При этом в квартальном плане в графе "Наименование  мероприятий",
помимо самих мероприятий по проведению внутренних аудитов, указываются
структурные  подразделения   Администрации   города,   ее   отраслевых
(функциональных) и  территориальных  органов,  в  которых  планируются
проверки; в графе "Срок" указывается  период  проведения  планируемого
аудита.
     В  графе  "Исполнитель"  квартального  плана  указывается  группа
аудита - должности и Ф.И. О. ответственных  за  проведение  аудита.  В
каждую группу аудита включается  не  менее  двух  аудиторов,  один  из
которых назначается старшим аудитором и выбирается из  числа  наиболее
подготовленных работников, как правило - специалистов  отдела  аудита.
При формировании группы аудита учитывается, следующая информация:
     - график отпусков;
     - один аудитор может быть задействован в проведении  проверок  не
более 4 аудитов в год (за исключением специалистов отдела  внутреннего
аудита);
     - аудиторы   не   имеют   права   проверять   деятельность   того
подразделения, работниками которого они являются;
     - один аудит проводит одна группа аудита.
     Внутренние   аудиторы,   не   являющиеся   специалистами   отдела
внутреннего аудита, освобождаются от своих служебных обязанностей,  но
только на время проведения внутреннего аудита  на  срок  от  2  до  10
рабочих дней.
     6.2.2.2. Помимо запланированных в Графике внутренних  аудитов,  в
квартальный план, могут включаться дополнительные проверки.
     При  необходимости  проведения   оперативных   проверок,   помимо
намеченных  в  квартальном  плане,   могут   проводиться   внеплановые
внутренние аудиты. Основанием для проведения внепланового аудита может
служить:
     - решение Мэра города;
     - информация Управления кадров о существенных  несоответствиях  в
работе органов (подразделений), согласованная Мэром города.
     6.2.2.3. В квартальный план, при необходимости,  могут  вноситься
изменения (дополнения). Порядок внесения изменений в квартальный  план
установлен в п. п.3.2.14-3.2.19 административного  регламента  функции
"Планирование управленческой деятельности и реализация  управленческих
решений". При  этом  дополнением  к  требованиям  регламента  является
следующее требование - заявки от проверяемых  органов  (подразделений)
на изменение квартального плана в части изменения  сроков  мероприятий
по проведению  внутренних  аудитов  предварительно  согласовываются  с
начальником  Управления  кадров.  Заявки  должны  быть   переданы   на
согласование в Управление кадров не позднее, чем за 10 рабочих дней до
планируемой даты проведения аудита.

     6.2.3. Подготовка к проведению внутреннего аудита
     6.2.3.1. Не менее чем за 8 рабочих дней до  даты  начала  аудита,
старший аудитор разрабатывает план проведения аудита  (Приложение  2).
Время и дата работы аудиторов в подразделениях, обозначенные в  плане,
согласовываются с руководителем проверяемого органа (подразделения)  в
рабочем порядке.
     План подписывает  старший  аудитор  и  начальник  отдела  аудита.
Подлинник плана аудита хранится в отделе аудита согласно  номенклатуре
дел,  копия  направляется  (под  роспись  в  подлиннике)  руководителю
проверяемого  органа  (подразделения)  и  руководителям   привлекаемых
аудиторов в срок не позднее, чем за 4 рабочих дня до начала аудита.
     6.2.3.2. Плану аудита присваивается  порядковый  номер  следующим
образом - АА/ВВ, где АА - порядковый номер аудита, ВВ - две  последние
цифры текущего года.
     Планы  аудитов  учитываются  при  недельном  планировании  работы
Администрации города в соответствии с  требованиями  административного
регламента  функции  "Планирование   управленческой   деятельности   и
реализация управленческих решений".
     6.2.3.3. После подготовки плана аудита старший аудитор знакомит с
ним аудиторов, входящих в группу  аудита.  Аудиторы  на  основе  плана
разрабатывают опросные листы (Приложение  3)  для  проведения  этапов,
закрепленных за ними в плане аудита.
     6.2.3.4. При  формировании  опросного  листа  специалисты  отдела
внутреннего аудита руководствуются следующей информацией:
     - требованиями ИСО 9001;
     - требованиями  законодательной   и   нормативной   документации,
касающейся проверяемой при аудите деятельности;
     - требованиями стандартов СМК, регламентов;
     - данными обратной связи от потребителей;
     - результатами предыдущих аудитов;
     - разработанными    показателями    оценки   результативности   и
эффективности процесса;
     - другой необходимой информацией и документами.

     6.2.4. Проведение внутреннего аудита
     6.2.4.1. Старший  аудитор  принимает  решение   о   необходимости
проведения  вступительного   совещания   перед   проведением   аудита.
Вступительное совещание должно проводиться с  участием  руководства  и
ПРК проверяемого отраслевого  (функционального)  или  территориального
органа, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации
или лиц, ответственных за функции или процессы,  подлежащие  проверке.
На  вступительном  совещании  старший  аудитор   представляет   группу
аудиторов, уточняет план проведения аудита, кратко информирует о  том,
как будет проходить аудит.  Принимающая  сторона  должна  предоставить
сопровождающего  (-щих).  Вступительное  совещание   проводится,   как
правило, непосредственно перед проведением аудита.
     6.2.4.2. Сопровождающее лицо  обеспечивает  посещение  аудиторами
запланированных мест, предоставляет в распоряжение группы  аудита  все
необходимые средства и информацию, а также исполняет роль свидетеля от
лица проверяемого органа (подразделения).
     6.2.4.3. Аудиторы   начинают   проведение   аудита   с   проверки
выполнения корректирующих действий по результатам предыдущих  аудитов.
В   процессе   проверки   аудиторы   осуществляют   проверку   этапов,
закрепленных за ними в плане аудита, и фиксируют наблюдения  о  фактах
выполнения проверяемых требований.
     6.2.4.4. В ходе аудита старший аудитор может вносить изменения  в
распределение  обязанностей  между  аудиторами  и  в  план  проведения
аудита, если это  является  необходимым  для  оптимального  достижения
целей аудита. Возможна, при необходимости уточнения вопросов, проверка
подразделений или видов деятельности, первоначально  не  включенных  в
план аудита. При этом дополнительные вопросы  и  свидетельства  аудита
фиксируются в опросных листах аудиторов.
     6.2.4.5. При внутренних  проверках  аудиторы  могут  использовать
следующие источники информации:
     а) результаты опросов работников;
     б) собственные наблюдения за деятельностью персонала,  процессами
оказания услуг, условиями труда, состоянием рабочих мест и т.п.;
     в) документы и записи, используемые в подразделении.
     6.2.4.6. Информация  о  представленных   свидетельствах   аудита,
наблюдения  о  соответствии  либо  факты  несоответствия   фиксируются
аудиторами в  опросных  листах  (в  том  числе  по  вопросам,  которые
первоначально  не  включались  в  опросный  лист).  В  случаях,  когда
обнаруженные несоответствия были устранены в ходе проверки, в опросном
листе делается отметка об этом факте.  В  случае  выявления  повторных
несоответствий (ранее обнаруженных при предыдущих аудитах), этот  факт
также фиксируется в опросном листе.
     Наблюдения,  замечания  и  предложения  аудиторов  по   улучшению
деятельности отражаются в рабочих записях аудитора, если аудитор видит
необходимость в них.

     6.2.5. Принятие решения о наличии несоответствий
     В течение  дня  после  проверки  старший  аудитор  организовывает
встречу с группой аудита с целью сбора заполненных опросных  листов  и
рабочих  записей  аудиторов,  обобщения  результатов  аудита,  анализа
результатов, выработки рекомендаций по  результатам  аудита,  принятия
решений о наличии несоответствий (в том числе - потенциальных).
     Несоответствием является:
     - невыполнение требований ИСО 9001;
     - невыполнение  требований  законодательства,  а  также  правовых
актов Мэра города, глав администраций районов;
     - невыполнение    требований    документов,    разработанных    в
Администрации (регламентов, стандартов и т.д.);
     - несоответствие   требований   документов,    разработанных    в
Администрации, их фактическому исполнению;
     - недостижение Целей в области качества  Администрации  города  и
Целей в области качества органов (подразделений);
     - обращения граждан (жалобы) об оказании несоответствующей услуги
или о бездействии должностного лица при обращении за услугой.

     6.2.6. Оформление акта о внутреннем аудите
     6.2.6.1. Старший аудитор в течение 3 рабочих дней после  проверки
оформляет акт о внутреннем аудите (примерная форма  акта  приведена  в
приложении 4), в котором  фиксирует  результаты  проведенного  аудита:
указывает   содержание   несоответствий,   записывает   замечания    и
рекомендации.  В  акте   указываются   все   выявленные   при   аудите
несоответствия, в том числе потенциальные, а также  те,  которые  были
устранены в ходе аудита, о чем делается отметка в акте.
     6.2.6.2. Если в ходе  аудита  выявлено  повторное  несоответствие
(ранее   выявленное   при   предыдущих   аудитах   того   же    органа
(подразделения)), в акте ставится соответствующая  отметка,  при  этом
указывается номер акта о внутреннем аудите,  в  котором  зафиксировано
предыдущее несоответствие.
     В случае выявления потенциального несоответствия в акте  ставится
соответствующая отметка.
     6.2.6.3. В  случае  отсутствия  замечаний  или  рекомендаций   по
результатам аудита, в соответствующие строки в  акте  вносится  запись
"отсутствуют".
     6.2.6.4. Акт  оформляется  в  двух   экземплярах,   подписывается
старшим  аудитором  и  всеми  аудиторами,  включенными  в  группу,   и
согласовывается  начальником  отдела  аудита.  Оба   экземпляра   акта
сопроводительным письмом  за  подписью  начальника  Управления  кадров
направляются  руководителю  проверенного  органа  (подразделения)  для
подписания  представителем  от  подразделения,  сопровождавшим  группу
аудита,  ПРК  органа  (подразделения)  и  согласования   руководителем
проверенного органа (подразделения).
     При  выявлении  критических  несоответствий  начальником   отдела
аудита оформляется письмо за подписью начальника Управления кадров  на
имя Мэра города и ПРК Администрации с приложением  акта  о  внутреннем
аудите.
     6.2.6.5. Руководитель   проверенного    органа    (подразделения)
подписывает оба экземпляра акта и  передает  один  экземпляр  в  отдел
аудита не позднее, чем через 2 рабочих дня после получения акта.
     Если руководитель проверенного органа (подразделения) не согласен
с информацией, указанной в акте, он в течение 2-х рабочих  дней  после
получения акта направляет письмо на имя начальника Управления  кадров,
в котором приводит обоснование своего несогласия.
     6.2.6.6. Начальником    отдела    аудита    проводится     анализ
несоответствий  на  предмет  определения  органов  (подразделений),  в
которых  могут  появиться  аналогичные  несоответствия.  Информация  о
потенциальных  несоответствиях  направляется   руководителям   органов
(подразделений)  для   организации   разработки   корректирующих   или
предупреждающих действий в соответствии с СТО-02.

     6.2.7. Разработка мероприятий по исправлению несоответствия и  по
устранению причин несоответствий
     6.2.7.1. Руководитель  проверенного  органа  (подразделения),   в
течение дня после подписания актов о несоответствиях, своей резолюцией
определяет ответственных:
     - за разработку  мероприятий  по  устранению  несоответствий  (по
коррекции),
     - определение и устранение причины несоответствий (корректирующих
и предупреждающих действий),
либо разрабатывает их самостоятельно. При необходимости, к  разработке
мероприятий   могут   привлекаться    специалисты    других    органов
(подразделений).
     6.2.7.2. Срок разработки мероприятий - 5 рабочих дней  с  момента
передачи акта о внутреннем аудите руководителю органа (подразделения).
В  отдельных  случаях,   когда   для   разработки   корректирующих   и
предупреждающих действий необходимо взаимодействие с другими  органами
(подразделениями), срок разработки  корректирующих  и  предупреждающих
действий может быть  продлен  до  10  рабочих  дней.  Срок  разработки
указывается  старшим  аудитором   в   акте   внутреннего   аудита   по
согласованию с начальником отдела аудита.
     6.2.7.3. Порядок проведения анализа несоответствий  и  разработки
мероприятий по  исправлению  несоответствий  и  устранению  их  причин
установлен в СТО-02.
     6.2.7.5. Все  разработанные мероприятия специалисты отдела аудита
ставят  на   контроль   (в   системе   электронного   документооборота
"АИСС-Контроль").

     6.2.8. Контроль    выполнения    мероприятий    по    исправлению
несоответствия и по устранению причин несоответствий
     6.2.8.1. Ответственность  за  своевременное  и  в  полном  объеме
выполнение разработанных мероприятий по результатам внутренних аудитов
несут руководители  органов  (подразделений),  в  которых  проводились
проверки.
     6.2.8.2. При необходимости переноса срока выполнения мероприятия,
руководитель, не позднее, чем за три рабочих  дня  до  его  окончания,
направляет служебное письмо с обоснованием переноса на имя  начальника
Управления кадров, который принимает решение о переносе срока с учетом
заключения отдела аудита. В случае согласования начальником Управления
кадров переноса сроков, соответствующая отметка ставится специалистами
отдела внутреннего аудита в автоматизированной системе "АИСС-Контроль"
и в "Журнале внутренних аудитов".
     6.2.8.3. По  мере  наступления  сроков  выполнения  разработанных
мероприятий,  руководители   организовывают   размещение   документов,
подтверждающих их выполнение,  в  системе  "АИСС-Контроль".  В  случае
невозможности размещения документа в  системе  "АИСС-Контроль"  (объем
документа более разрешенного к  размещению  по  техническим  условиям,
конфиденциальный   характер    документа,    формат    документа    не
поддерживается системой "АИСС-Контроль"), приводятся  его  название  и
реквизиты. Информация о выполнении мероприятий должна быть размещена в
срок не позднее одного дня с момента наступления запланированной даты.
Бумажная версия  документа,  подтверждающего  выполнение  мероприятий,
передается в отдел аудита, где хранится вместе со всеми документами по
соответствующему аудиту.
     6.2.8.4. Специалистами отдела внутреннего аудита, по согласованию
с   органами   (подразделениями),   может    проводиться    мониторинг
(промежуточный контроль) исполнения корректирующих  и  предупреждающих
действий, указанных в планах  мероприятий  по  результатам  внутренних
аудитов, срок выполнения которых больше двух месяцев.  По  результатам
мониторинга оформляется записка (произвольной формы) о ходе выполнения
мероприятий, которая хранится вместе с документами по соответствующему
аудиту. Дополнительно запись о  результатах  мониторинга  заносится  в
соответствующую карточку системы "АИСС-Контроль".
     В случае, когда результаты мониторинга  свидетельствуют  о  срыве
сроков исполнения или неисполнении мероприятий, записка с результатами
мониторинга представляется начальнику Управления кадров  для  принятия
мер, по решению начальника Управления кадров - может передаваться Мэру
города.
     6.2.8.5. Обязательна   проверка   выполнения   мероприятий    при
очередном аудите органа (подразделения). Для этого в  опросных  листах
аудиторов предусматриваются соответствующие  вопросы,  а  в  графе  со
свидетельствами  аудита  указывается   фактический   срок   выполнения
мероприятия, наименование, номер  и  дата  документа,  подтверждающего
выполнение.
     6.2.8.6. На  основании  размещенной  руководителями   информации,
результатов  мониторинга  и  повторных  проверок,  специалисты  отдела
аудита  осуществляют  снятие  с   контроля   планов   мероприятий   по
результатам корректирующих и предупреждающих действий и делают отметки
о выполнении мероприятий в "Журнале  внутренних  аудитов"  (приложение
5).

     6.2.9. Регистрация результатов внутреннего аудита
     6.2.9.1. Специалисты  отдела  внутреннего   аудита   регистрируют
результаты  проверок   в   "Журнале   внутренних   аудитов",   который
предназначен для обобщения информации  о  внутренних  аудитах.  Журнал
ведется  в  электронном  виде  и  хранится  на   сетевом   ресурсе   в
соответствии с номенклатурой дел Управления кадров.  В  журнале  также
регистрируется  информация  о  выполнении  мероприятий  по  коррекции,
корректирующих и предупреждающих действий.
     6.2.9.2. Информация,  записанная  в  журнале,  используется   при
планировании  аудитов,  подготовке  к  ним,  для  контроля  выполнения
корректирующих и предупреждающих  действий,  а  также  для  разработки
квартальных отчетов о результатах аудитов.

     6.2.10. Оформление отчета о внутренних аудитах за квартал
     Начальник отдела внутреннего аудита, в срок до 20  числа  месяца,
следующего за месяцем окончания квартала, формирует  сводный  отчет  о
результатах внутренних аудитов за квартал.
     В отчете может содержаться следующая информация:
     - наиболее существенные несоответствия, выявленные  в  результате
аудитов;
     - предпринятые мероприятия  по  устранению  несоответствий  и  их
причин;
     - устраненные по результатам аудита несоответствия;
     - предпринятые   мероприятия    по    предупреждению    появления
несоответствий (предупреждающие действия);
     - повторно   выявленные   несоответствия,   не   устраненные   по
результатам предыдущих аудитов;
     - невыполнение   разработанных    мероприятий    по    устранению
несоответствий и их причин;
     - подразделения,  в  которых   выявлено   наибольшее   количество
несоответствий;
     - документы  (требования),   по   которым   выявлено   наибольшее
количество несоответствий;
     - выводы и предложения по улучшению деятельности Администрации;
     - другая информация по усмотрению начальника отдела аудита.
     Отчет о несоответствии подписывается начальником  отдела  аудита,
согласовывается начальником Управления кадров.

     6.2.11. Представление отчета о внутренних аудитах за квартал
Мэру города и представителю руководства Администрации по качеству
     Отчет о результатах внутренних аудитов  за  квартал  направляется
Мэру города. После резолюции Мэра отчет хранится в отделе  внутреннего
аудита в соответствии с номенклатурой дел и  используется  в  качестве
входных  данных  при  подготовке  к  проведению  анализа  со   стороны
руководства.
     Копия отчета  сопроводительным  письмом  за  подписью  начальника
Управления  кадров  направляется  ПРК  Администрации  для  анализа   и
предложений.

     7. КОНТРОЛЬ, АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ПРОЦЕССА ВНУТРЕНИХ АУДИТОВ

     Контроль   за   соблюдением   требований   настоящего   стандарта
осуществляет ПРК.
     Анализ и  оценка  результативности  процесса  внутренних  аудитов
осуществляется начальником Управления кадров  посредством  контроля  и
анализа графика проведения  внутренних  аудитов  на  год,  квартальных
планов проведения внутренних аудитов, результатов проведенных аудитов.
Результативность процесса оценивается не реже одного раза в год (перед
проведением анализа СМК со стороны руководства) на основе  приведенных
в таблице 1 показателей.

     Таблица 1

------------------------T-----------------------------T-------¬
¦      Показатель       ¦     Значение показателя     ¦Оценка ¦
¦   результативности    ¦                             ¦(баллы)¦
¦       процесса        ¦                             ¦       ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦1) Выполнение годового ¦Выполнение - 100% и больше (в¦   2   ¦
¦плана проведения внут- ¦ случае внеплановых аудитов) ¦       ¦
¦ренних аудитов         +-----------------------------+-------+
¦(факт/план)            ¦  Выполнение от 80% до 99%   ¦   1   ¦
¦                       +-----------------------------+-------+
¦                       ¦    Выполнение меньше 80%    ¦   0   ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦2) Выполнение кварталь-¦Выполнение - 100% и больше (в¦   2   ¦
¦ных планов проведения  ¦ случае внеплановых аудитов) ¦       ¦
¦внутренних аудитов     +-----------------------------+-------+
¦(факт/план)            ¦  Выполнение от 80% до 99%   ¦   1   ¦
¦                       +-----------------------------+-------+
¦                       ¦    Выполнение меньше 80%    ¦   0   ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦3) Наличие актов о про-¦По всем аудитам оформлены ак-¦   2   ¦
¦ведении внутренних ау- ¦             ты              ¦       ¦
¦дитов                  +-----------------------------+-------+
¦                       ¦Отсутствует хотя бы один акт ¦   0   ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦4) Повторяемость несо- ¦Повторные несоответствия от- ¦   2   ¦
¦ответствий             ¦          сутствуют          ¦       ¦
¦(да - нет)             +-----------------------------+-------+
¦                       ¦ 5 и менее повторных несоот- ¦   1   ¦
¦                       ¦          ветствий           ¦       ¦
¦                       +-----------------------------+-------+
¦                       ¦ 6 и более повторных несоот- ¦   0   ¦
¦                       ¦          ветствий           ¦       ¦
L-----------------------+-----------------------------+--------

     Результаты оценки  результативности  процесса (с указанием причин
несоответствий,  с предложениями по улучшению процесса (при  наличии))
включаются   в   годовой  отчет  о  функционировании  СМК  в  порядке,
установленном Руководством по качеству Администрации города.


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                          Приложение 1
                                                    к стандарту СТО-03


                                           УТВЕРЖДАЮ
                                           Мэр города Ростова-на-Дону
                                           (подпись) (И.О. Фамилия)
                                           "____" ___________ 20 __ г.


                 ГРАФИК ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ
                            на 20____ год


----T----------------------T--------------------------¬
¦ N ¦Наименование проверяе-¦     Месяц проведения     ¦
¦п/п¦  мого подразделения  +-T-T-T-T-T-T-T-T-T--T--T--+
¦   ¦                      ¦1¦2¦3¦4¦5¦6¦7¦8¦9¦10¦11¦12¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦ 1 ¦Управление по вопросам¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
¦   ¦муниципальной службы и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
¦   ¦кадров                ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦ 2 ¦Отдел информационных  ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
¦   ¦технологий            ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦...¦...                   ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦...¦Администрация Совет-  ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
¦   ¦ского района          ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦...¦...                   ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦  ¦  ¦  ¦
L---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+---


Начальник управления по вопросам
муниципальной службы и кадров ______________ _______________
                              (подпись, дата)   (Ф.И. О.)

СОГЛАСОВАНО:
Управляющий делами Администрации
города (представитель руководства
Администрации города по качеству ______________ _______________
                                 (подпись, дата)   (Ф.И. О.)


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                          Приложение 2
                                                    к стандарту СТО-03


                   ПЛАН ВНУТРЕННЕГО АУДИТА N _____
         в _________________________________________________
                (наименование органа (подразделения))



----------------------T--------------------------------------¬
¦      Основание      ¦- Плановый:                           ¦
¦для проведения аудита¦план работы Администрации города на   ¦
¦                     ¦_____ квартал 20 ____ года            ¦
¦                     ¦- Внеплановый:                        ¦
¦                     ¦__________________________            ¦
¦                     ¦         (указать основание)          ¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦     Цель аудита     ¦                                      ¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦ Группа аудита (Ф.И. ¦Старший аудитор ________________      ¦
¦         О.)         ¦Аудиторы _____________________________¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦Период (дата) и время¦                                      ¦
¦      проверки       ¦                                      ¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦                       Этапы проверки                       ¦
+-----------T---------T--------T----------------T------------+
¦Подразделе-¦ Дата и  ¦ Пункт  ¦Критерии провер-¦ Аудиторы,  ¦
¦    ние    ¦  время  ¦ИСО 9001¦       ки       ¦ закреплен- ¦
¦           ¦проверки ¦        ¦(документы, тре-¦ные за эта- ¦
¦           ¦         ¦        ¦    бования)    ¦    пом     ¦
+-----------+---------+--------+----------------+------------+
¦           ¦         ¦        ¦                ¦            ¦
+-----------+---------+--------+----------------+------------+
¦           ¦         ¦        ¦                ¦            ¦
+-----------+---------+--------+----------------+------------+
¦           ¦         ¦        ¦                ¦            ¦
L-----------+---------+--------+----------------+-------------

Подготовил:
Старший аудитор ______________ _______________
                (подпись, дата)   (Ф.И. О.)

СОГЛАСОВАНО:
Начальник управления по вопросам
муниципальной службы и кадров ______________ _______________
                              (подпись, дата)   (Ф.И. О.)
Начальник отдела проведения
административной реформы,
внутреннего аудита и мониторинга ______________ _______________
                                 (подпись, дата)   (Ф.И. О.)


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                          Приложение 3
                                                    к стандарту СТО-03


                            ОПРОСНЫЙ ЛИСТ
              для проведения внутреннего аудита N _____


Подразделение__________________________________________________
Ф.И. О. аудиторов ______________________________________
Дата проведения внутреннего аудита _____________Время__________

----T-----------------------T--------T-------------------------¬
¦ N ¦   Критерии проверки   ¦Пункт МС¦Свидетельства аудита (ин-¦
¦п/п¦(документы, требования,¦ИСО 9001¦формация, записи, наблю- ¦
¦   ¦       вопросы)        ¦        ¦      дения, факты)      ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦   ¦                       ¦        ¦                         ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦   ¦                       ¦        ¦                         ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦   ¦                       ¦        ¦                         ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦   ¦                       ¦        ¦                         ¦
L---+-----------------------+--------+--------------------------

Аудитор: ______________ _______________
         (подпись, дата)   (Ф.И. О.)


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                          Приложение 4
                                                    к стандарту СТО-03


                    АКТ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА N _____
                     от "_____"_________ 20___ г.


В ходе аудита N ____, проведенного _________________ в соответствии с
                                     (дата/период)
__________________________________, в ________________________________
     (указать основание для проведения  аудита)  (наименование  органа
(подразделения))
группой аудита в составе: старший аудитор __________________, аудиторы
                                              (Ф.И. О.)
______________________________________________________________________
                              (Ф.И. О.)
была проведена проверка соблюдения требований ________________________
                                              (указать документы,
______________________________________________________________________
                         пункты ИСО 9001:2000)
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.

В результате аудита было  выявлено  _____  несоответствий  (из  них  -
______       потенциальных)       и       сделан        вывод        о
______________________________________________________________________
        (соответствии, несоответствии, частичном соответствии)
деятельности _________________________________________ требованиям
              (наименование органа (подразделения))
вышеперечисленных документов.

В ходе аудита сделаны следующие замечания:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


Оборотная сторона акта

Рекомендации аудиторской группы:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


Старший аудитор: ______________ _______________
                 (подпись, дата)   (Ф.И. О.)

Аудиторы: ______________ _______________
          (подпись, дата)   (Ф.И. О.)
     ______________ _______________
     (подпись, дата)   (Ф.И. О.)

Представитель руководства
по качеству ______________ _______________
            (подпись, дата)   (Ф.И. О.)

Представитель подразделения,
сопровождавший группу аудита ______________ _______________
                             (подпись, дата)   (Ф.И. О.)

СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела проведения
административной реформы,
внутреннего аудита и мониторинга ______________ _______________
                                 (подпись, дата)   (Ф.И. О.)
_______________________ ______________ _______________
(должность руководителя проверенного (подпись, дата) (Ф.И. О.)
органа (подразделения))

Второй экземпляр акта получил:

____________________________________ ______________ _______________
(должность руководителя проверенного (подпись, дата)   (Ф.И. О.)
органа (подразделения))


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова



                                                    к стандарту СТО-03


                      Журнал внутренних аудитов

-----T--------T-------T-----T--------T-------T---------T-------¬
¦Но- ¦Аудитор-¦Прове- ¦ Но- ¦ Крите- ¦Содер- ¦ Отметка ¦Отметка¦
¦мер ¦  ская  ¦ряемое ¦ мер ¦рий, по ¦ жание ¦о повто- ¦об уст-¦
¦ и  ¦ группа ¦ под-  ¦несо-¦которому¦несоот-¦ряемости ¦ранении¦
¦дата¦        ¦разде- ¦ от- ¦выявлено¦ветст- ¦несоотве-¦несоот-¦
¦ау- ¦        ¦ление  ¦вет- ¦несоот- ¦  вия  ¦ тствия  ¦ветст- ¦
¦дита¦        ¦       ¦ ст- ¦ветствие¦       ¦  (+/-)  ¦ вия в ¦
¦    ¦        ¦       ¦ вия ¦        ¦       ¦         ¦ ходе  ¦
¦    ¦        ¦       ¦     ¦        ¦       ¦         ¦аудита ¦
¦    ¦        ¦       ¦     ¦        ¦       ¦         ¦ (+/-) ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦ 1  ¦   2    ¦   3   ¦  4  ¦   5    ¦   6   ¦    7    ¦   8   ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦    ¦        ¦       ¦     ¦        ¦       ¦         ¦       ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦    ¦        ¦       ¦     ¦        ¦       ¦         ¦       ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦    ¦        ¦       ¦     ¦        ¦       ¦         ¦       ¦
L----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+--------

------------T----------T------------T------------T----------¬
¦ Отметка о ¦Отметка о ¦ Отметка о  ¦ Отметка о  ¦Примечание¦
¦разработке ¦выполнении¦ разработке ¦ выполнении ¦          ¦
¦мер коррек-¦коррекции ¦ корректи-  ¦корректирую-¦          ¦
¦    ции    ¦  (+/-)   ¦рующих/пред-¦ щих/преду- ¦          ¦
¦   (+/-)   ¦          ¦упреждающих ¦ преждающих ¦          ¦
¦           ¦          ¦  действий  ¦  действий  ¦          ¦
¦           ¦          ¦   (+/-)    ¦   (+/-)    ¦          ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦     9     ¦    10    ¦     11     ¦     12     ¦    13    ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦           ¦          ¦            ¦            ¦          ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦           ¦          ¦            ¦            ¦          ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦           ¦          ¦            ¦            ¦          ¦
L-----------+----------+------------+------------+-----------


     Управляющий делами
     Администрации города                                С.Д. Синякова