Постановление Губернатора Ленинградской области от 30.12.1997 № 534-пг

     12.42. Вместе   с  делами   подразделения   в  архив   передаются
учетно-контрольные  карточки  на документы,  регистрационные  журналы,
которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
     12.43. На дела постоянного срока хранения составляется внутренняя
опись (приложение 13 к Инструкции), которая помещается в начале дела.
     Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

                   Использование документов архива

     12.44. Обработка документов, поступивших  в архив, а также  поиск
архивных   документов    могут    осуществляться   с    использованием
автоматизированной системы "Архив".
     12.45. Документы  и  дела,  находящиеся  на  хранении  в  архиве,
предоставляются  работникам  структурных подразделений  для  работы  в
помещении архива или  во временное (не  более недели) пользование  вне
архива под расписку в учетной карточке выдачи документов.
     Работники подразделений ответственны  за сохранность,  правильное
использование   полученных   архивных   документов   и   неразглашение
содержащейся в них информации.
     12.46. Изъятие документов из  архивных дел, передача  работниками
подразделений  аппарата  управления  органами  исполнительной   власти
архивных документов  или  их копий  работникам  других организаций  не
допускается.
     При работе с архивными документами  не разрешается вносить в  них
правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
     12.47. Подлинники законов Ленинградской области, постановлений  и
распоряжений Губернатора, Правительства и указатели рассылки из архива
не выдаются.
     12.48. Документы из архивного фонда аппарата управления  органами
исполнительной  власти  предоставляются  учреждениям,  организациям  и
гражданам  по   их   письменным  запросам   с  разрешения   начальника
департамента делопроизводства с  отметкой в учетных документах  архива
(регистрационная  карточка,  лист  использования)  фамилии,  инициалов
имени  и отчества  должностного  лица,  давшего разрешение  на  выдачу
документов, и даты.

  Раздел 13. Порядок работы с судебными актами, актами прокурорского
      реагирования, иными официальными обращениями надзирающих и
                        контролирующих органов

     13.1.   В  настоящем  разделе  определены  особенности  работы  с
судебными   актами   (определения,  постановления,  решения,  запросы,
исполнительные листы), заявлениями или жалобами в суд, представлениями
и  протестами прокурора, документами иных надзирающих и контролирующих
органов,  направленными  в адрес Губернатора Ленинградской области или
Правительства Ленинградской области.
     Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты
(определения,  постановления, решения, запросы, исполнительные листы),
заявления  или  жалобы  в  суд,  представления  и  протесты прокурора,
документы  иных  надзирающих  и  контролирующих  органов, адресованные
конкретному  отраслевому органу или иному органу исполнительной власти
Ленинградской области.
     Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты
(определения,  постановления, решения, запросы, исполнительные листы),
заявления  или  жалобы  в  суд,  представления  и  протесты прокурора,
документы  иных  надзирающих  и  контролирующих  органов, адресованные
конкретному  отраслевому органу или иному органу исполнительной власти
Ленинградской  области.  Приложение  1  Маршрутный  лист  согласования
(визирования) проекта постановления, распоряжения
  ____________________________________________________________________
                       (наименование проекта документа)
 
     13.3.  Исполняющий  орган  в  установленные юридическим комитетом
сроки  готовит и направляет в юридический комитет служебную записку, а
также   согласованный  в  установленном  порядке  (кроме  согласования
юридического  комитета)  проект  документа  (проект  ответа, договора,
правового  акта, отзыва и т.д.), если это необходимо или предусмотрено
юридическим  комитетом.  В  случае  положительного результата правовой
(юридической)    экспертизы   такого   проекта   юридический   комитет
представляет его Губернатору Ленинградской области.
     13.4.   Юридический  комитет  самостоятельно  в  срочном  порядке
готовит  проект ответа на указанные в пункте 13.1 настоящей Инструкции
документы  и  при  необходимости  -  проекты правовых актов в любом из
следующих случаев:
     пропуск  исполняющим  органом  срока,  установленного юридическим
комитетом;
     представление   исполняющим   органом   несогласованного  или  не
полностью  согласованного  проекта документа (проект ответа, договора,
правового акта, отзыва и т.д.);
     отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проекта
документа  (проект  ответа,  договора, правового акта, отзыва и т.д.),
который был представлен исполняющим органом.
     отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проекта
документа  (проект  ответа,  договора, правового акта, отзыва и т.д.),
который был представлен и
     13.5.    Если    руководитель    органа   исполнительной   власти
Ленинградской  области  не  согласен  с  изложенным  в  судебном акте,
заявлении  или  жалобе  в суд, представлении или протесте прокурора, в
иных   официальных  документах  других  надзирающих  и  контролирующих
органов, в любом случае он обязан организовать участие подчиненных ему
работников   в  судебном  разбирательстве  и/или  иных  процессуальных
действиях,   в  том  числе  своевременно  обеспечить  их  необходимыми
доверенностями, материалами и документами.
     13.6.   Руководитель  исполняющего  органа,  допустивший  пропуск
срока,   установленного   юридическим   комитетом  либо  представивший
юридическому  комитету  несогласованный или не полностью согласованный
проект  документа  (проект  ответа, договора, правового акта, отзыва и
т.д.), несет дисциплинарную ответственность.

     (Раздел   дополнен   -  Постановление  Губернатора  Ленинградской
области от 21.01.2005 г. N 7-пг)
сп



олняющим органом.
  ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     Подготовил
     _________________________________________________________
       (наименование структурного подразделения, Ф.И.О., N тел.
                             исполнителя)
------T------------T-------------T-------------T-------------T----------------¬
¦  N  ¦   Дата и   ¦    Кому     ¦   Подпись   ¦   Дата и    ¦   Примечания   ¦
¦ п/п ¦   время    ¦   передан   ¦    лица,    ¦    время    ¦                ¦
¦     ¦  передачи  ¦  проект на  ¦ получившего ¦  возврата   ¦                ¦
¦     ¦  проекта   ¦ визирование ¦   проект    ¦   проекта   ¦                ¦
¦     ¦            ¦  (фамилия,  ¦             ¦             ¦                ¦
¦     ¦            ¦  инициалы)  ¦             ¦             ¦                ¦
+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+
¦     ¦            ¦             ¦             ¦             ¦                ¦
+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+
¦     ¦            ¦             ¦             ¦             ¦                ¦
+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+
¦     ¦            ¦             ¦             ¦             ¦                ¦
+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+
¦     ¦            ¦             ¦             ¦             ¦                ¦
+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+
¦     ¦            ¦             ¦             ¦             ¦                ¦
+-----+------------+-------------+-------------+-------------+----------------+
¦     ¦            ¦             ¦             ¦             ¦                ¦
L-----+------------+-------------+-------------+-------------+-----------------

Проект передан в протокольный сектор "__" ___ 199 _ года в __ час. _
мин.
Сдал: _________________ Принял _____________________
          (подпись)               (подпись)


                                                          Приложение 2


                               Перечень
       нерегистрируемых документов, поступающих в Правительство
                        Ленинградской области

     1. Копии   нормативных   документов   Законодательного   собрания
Ленинградской области.
     2. Копии    нормативных    актов    муниципальных     образований
Ленинградской области.
     3. Копии документов организаций и учреждений.
     4. Ведомственные  статистические  отчеты, бюллетени,  сборники  и
обзоры.
     5. Пригласительные билеты,  поздравительные письма, телеграммы  и
открытки.
     6. Дайджест  прессы (информационный  экспресс-бюллетень),  обзоры
печати,  книги,  газеты,  журналы  и  другие  периодические   издания,
прейскуранты  и   каталоги,   ведомственная  техническая   литература,
проспекты  с  научно-технической  информацией,  рекламные   материалы,
информационные сводки, тематические  и специальные сборники,  прогнозы
погоды и т.п.
     7. Извещения  о проведении  конференций,  совещаний и  заседаний,
программы их проведения и материалы к ним.
     8. Аналитические обзоры комитетов и других органов исполнительной
власти Ленинградской  области,  иные  материалы,  представляемые   для
сведения.
     9. Планы   основных   мероприятий,   проводимых   Законодательным
собранием,   муниципальными    образованиями,   областными    органами
исполнительной власти.
     10. Документы без подписи.

                                                          Приложение 3

                                 Акт

     " __ " __________ 199 __ года Санкт-Петербург

          Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии общего отдела
     департамента делопроизводства, _____________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     _______________________________________________________________,
     составили настоящий акт о том, что " __ " ______________ 199 __
года
     при вскрытии пакета
     ________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     в нем оказалось
     ____________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     _______________________________________________

      Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
                                   Подписи: __________________________
                                            __________________________
                                            __________________________


                                                          Приложение 4


                     Правительство Ленинградской области

                               Заказ N _____________
                         на выполнение машинописных работ

     Подразделение ______________________________________________________
     Фамилия _____________________ Телефон ______________________________
     Наименование материала _____________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     Вид бланка _________________________________________________________
     Дата, время сдачи материала ________________________________________
     Руководитель подразделения _________________________________________
     ____________________________________________________________________
                              (Ф.И.О., подпись)
     Количество листов __________________________________________________
     Дата, время исполнения заказа ______________________________________
     Исполнитель заказа _________________________________________________
                                     (Ф.И.О., подпись)


                                                          Приложение 5


                        Правительство Ленинградской области

                               Заказ N _____________
                   на выполнение копировально-множительных работ


     Подразделение ______________________________________________________
     Фамилия _____________________ Телефон ______________________________
     Наименование материала _____________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     Количество листов __________________________________________________
     Формат _____________________________________________________________
                                 (А3, А4, А5)
     Тираж ______________________________________________________________
     Руководитель подразделения _________________________________________
     ____________________________________________________________________
                              (Ф.И.О., подпись)
     Дата, время исполнения заказа ______________________________________
     Исполнитель заказа _________________________________________________
                                     (Ф.И.О., подпись)


                                                          Приложение 6


                        Правительство Ленинградской области

                              Заявка N _____________
                    на передачу служебной информации по каналам
                                факсимильной связи

     Подразделение ______________________________________________________
     Фамилия _____________________ Телефон ______________________________
     Наименование передаваемой информации (полностью) ___________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
     ____________________________________________________________________
                        Прошу передать служебную информацию
     Страна, код страны _________________________________________________
     Город, код города __________________________________________________
     Телефон ____________________________________________________________
     Кому _______________________________________________________________
     Объем передаваемого сообщения ___________________ листов
     ______________________________ _________ ________________________
        (наименование должности     (подпись) (инициал имени, фамилия)
     руководителя подразделения)
     " __ " ___________ 199 __ года

                                                          Приложение 7

                                Журнал
     учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи
--------T------------------T-------------T------------T---------------T----------T--------------¬
¦ N п/п ¦   Наименование   ¦    Адрес    ¦ Количество ¦ Дата и время  ¦ Отправил ¦  Отметка о   ¦
¦       ¦  подразделения,  ¦ получателя, ¦   листов   ¦ поступления,  ¦ (Ф.И.О., ¦   возврате   ¦
¦       ¦ Ф.И.О и телефон  ¦    код,     ¦            ¦   характер    ¦  дата,   ¦  материала   ¦
¦       ¦   исполнителя    ¦  телефон,   ¦            ¦   материала   ¦  время)  ¦              ¦
¦       ¦                  ¦   страна,   ¦            ¦               ¦          ¦              ¦
¦       ¦                  ¦    город    ¦            ¦               ¦          ¦              ¦
+-------+------------------+-------------+------------+---------------+----------+--------------+
¦       ¦                  ¦             ¦            ¦               ¦          ¦              ¦
L-------+------------------+-------------+------------+---------------+----------+---------------


                                                          Приложение 8


                   Журнал учета принятых факсограмм

---------T-----------------T-------------------------------T------------------------------¬
¦ N п/п  ¦      Адрес      ¦            Принято            ¦          Направлено          ¦
¦        ¦ корреспондента, ¦                               ¦                              ¦
¦        ¦    фамилия,     ¦                               ¦                              ¦
¦        ¦     телефон     ¦                               ¦                              ¦
¦        ¦                 +--------T------------T---------+----------------T-------------+
¦        ¦                 ¦ Дата и ¦ Количество ¦ Ф.И.О.  ¦  Наименование  ¦   Дата и    ¦
¦        ¦                 ¦ время  ¦   листов   ¦         ¦  структурного  ¦    время    ¦
¦        ¦                 ¦        ¦            ¦         ¦ подразделения, ¦  отправки   ¦
¦        ¦                 ¦        ¦            ¦         ¦     Ф.И.О.     ¦             ¦
¦        ¦                 ¦        ¦            ¦         ¦   получателя   ¦             ¦
+--------+-----------------+--------+------------+---------+----------------+-------------+
¦        ¦                 ¦        ¦            ¦         ¦                              ¦
L--------+-----------------+--------+------------+---------+-------------------------------


                                                          Приложение 9

     Правительство
     Ленинградской области _________________________________________
                           (наименование структурного подразделения)

                            Номенклатура дел
                              на 199 __ год

____________________________________________________________________
                         (название раздела)
-----------------T------------T-------------T-----------T------------¬
¦  Индекс дела   ¦ Заголовок  ¦ Количество  ¦   Срок    ¦ примечание ¦
¦                ¦    дела    ¦     дел     ¦ хранения  ¦            ¦
¦                ¦            ¦             ¦   дела    ¦            ¦
+----------------+------------+-------------+-----------+------------+
¦       1        ¦     2      ¦      3      ¦     4     ¦     5      ¦
+----------------+------------+-------------+-----------+------------+
¦                ¦            ¦             ¦           ¦            ¦
L----------------+------------+-------------+-----------+-------------

Наименование должности
руководителя
подразделения Правительства _____________ ________________________
                               (подпись) (инициал имени, фамилия)
     " __ " ________ 199 __ года
     Согласовано с архивом:
                                _____________ ________________________
                                    (подпись) (инициал имени, фамилия)
     " __ " ________ 199 __ года


                                                         Приложение 10

                                                             Утверждаю
                                      Губернатор Ленинградской области

                                                          ____________
                                              ________________________
                                    (подпись) (инициал имени, фамилия)
                                      " __ " __________________ 199 __
                                                                  года


                       Сводная номенклатура дел
          аппарата управления органами исполнительной власти
                        Ленинградской области
                            на 199 __ год

____________________________________________________________________
                         (название раздела)
---------------T-----------T------------T-----------T---------------¬
¦ Индекс дела  ¦ Заголовок ¦ Количество ¦   Срок    ¦  примечание   ¦
¦              ¦   дела    ¦    дел     ¦ хранения  ¦               ¦
¦              ¦           ¦            ¦   дела    ¦               ¦
+--------------+-----------+------------+-----------+---------------+
¦      1       ¦     2     ¦     3      ¦     4     ¦       5       ¦
+--------------+-----------+------------+-----------+---------------+
¦              ¦           ¦            ¦           ¦               ¦
L--------------+-----------+------------+-----------+----------------


Начальник департамента
делопроизводства _____________ ________________________
                               (подпись) (инициал имени, фамилия)
     " __ " ________ 199 __ года
     Согласовано с архивным управлением
     Санкт-Петербурга и Ленинградской области
                                _____________ ________________________
                                    (подпись) (инициал имени, фамилия)
     " __ " ________ 199 __ года


                                                         Приложение 11

                                                             Утверждаю

                               _______________________________________
                                     (наименование должности руководи-
                               _______________________________________
                                    дителя структурного подразделения)
                                 ____________ ________________________
                                    (подпись) (инициал имени, фамилия)
                                 " __ " __________________ 199 __ года

                             Акт N ______
              о выделении к унитожению документов (дел),
                  не подлежащих дальнейшему хранению

     Мы, ___________________________________________________________
          (перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,
____________________________________________________________________
                      составивших данный акт)
____________________________________________________________________
отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение следующие документы (дела) ______
____________________________________________________________________
             (наименование структурного подразделения)
------T------------T------------T---------------T----------------¬
¦  N  ¦    Год     ¦ Заголовок, ¦  Количество   ¦   Примечание   ¦
¦ п/п ¦            ¦   номер    ¦               ¦                ¦
¦     ¦            ¦ документа  ¦               ¦                ¦
¦     ¦            ¦   (дела)   ¦               ¦                ¦
+-----+------------+------------+---------------+----------------+
¦     ¦            ¦            ¦               ¦                ¦
L-----+------------+------------+---------------+-----------------


Итого: за ____ год в акт N ____ внесено __________ документов (дел)
                                        (прописью)
                                              ________________________
                                                         (подписи лиц,
                                              ________________________
                                                           составивших
                                              ________________________
                                                                  акт)
Документы сданы на переработку _____________________________________
                             (подпись лица, уничтожившего документы)
" __ " ________ 199 __ года

                                                         Приложение 12


                       Заверительный лист дела

В настоящем деле N ____________ опись N ____________________________
фонд N _____________________________________________________________
листов +____________________________________ листов внутренней описи

_________________________________ _________ ________________________
(наименование должности работника (подпись) (инициал имени, фамилия)
          подразделения)
     " __ " ________ 199 __ года


                                                         Приложение 13

     Фонд N ___________
     Опись N __________
     Дело N ___________

                           Внутренняя опись
                    документов дела _____________

-------T-----------------T-------------T------------T--------------¬
¦  N   ¦  Дата и номер   ¦   Краткое   ¦   Номер    ¦  Примечание  ¦
¦ п/п  ¦    документа    ¦ содержание  ¦   листа    ¦              ¦
¦      ¦                 ¦  документа  ¦            ¦              ¦
+------+-----------------+-------------+------------+--------------+
¦  1   ¦        2        ¦      3      ¦     4      ¦      5       ¦
+------+-----------------+-------------+------------+--------------+
¦      ¦                 ¦             ¦            ¦              ¦
L------+-----------------+-------------+------------+---------------


                                                         Приложение 14


                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
              (наименование структурного подразделения)

     Фонд N ___________
     Опись N __________
     Дело N ___________

                                 Дело
                            N ____________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
__________

                                         Начато _______ 199 _____ года
                                         Окончено ______ 199 ____ года
                                                      На ______ листах
                                        ______________________________
                                              (инициал имени, фамилия)


                                                         Приложение 15

                     Справка о выдаче документов

     из дела " _____________________________________________________
___________________________________________________________________"

----------T--------------T--------------T---------------T------------¬
¦  Дата   ¦     Кому     ¦   Расписка   ¦ Дата, номер и ¦ Отметка о  ¦
¦ выдачи  ¦   (Ф.И.О.,   ¦  работника,  ¦    краткое    ¦  возврате  ¦
¦         ¦  должность)  ¦ получившего  ¦  содержание   ¦            ¦
¦         ¦              ¦   документ   ¦   документа   ¦            ¦
+---------+--------------+--------------+---------------+------------+
¦         ¦              ¦              ¦               ¦            ¦
L---------+--------------+--------------+---------------+-------------


                                                         Приложение 16


Архив за 199 ____ год ____________________________________________
                          (наименование структурного подразделения)


                                Опись
     дел постоянного срока хранения, сданных на хранение в архив
-------T------------T-----------T------------T--------------------------T----------¬
¦  N   ¦ Номер дела ¦ Заголовок ¦ Количество ¦    Год, месяц            ¦Примечания¦
¦ п/п  ¦            ¦   дела    ¦   листов   ¦                          ¦          ¦
¦      ¦            ¦           ¦            +----------T---------------+          ¦
¦      ¦            ¦           ¦            ¦  Начала  ¦   Окончания   ¦          ¦
¦      ¦            ¦           ¦            ¦   дела   ¦     дела      ¦          ¦
+------+------------+-----------+------------+----------+---------------+----------+
¦  1   ¦     2      ¦     3     ¦     4      ¦    5     ¦       6       ¦    7     ¦
+------+------------+-----------+------------+----------+---------------+----------+
¦      ¦            ¦           ¦            ¦          ¦               ¦          ¦
L------+------------+-----------+------------+----------+---------------+-----------


Сдал _________ ________________________ " __ " ______ 199 __ года
     (подпись) (инициал имени, фамилия)
Принял в архив ________ _______________________ " _ " __ 199 _ года
              (подпись) (инициал имени, фамилия)


                                                         Приложение 17


Архив за 199 __ год __________________________________________
                       (наименование структурного подразделения)

                                Опись
      дел временного срока хранения, сданных на хранение в архив


--------T-------T------------T---------------------T------------¬
¦ N п/п ¦ Номер ¦ Заголовок  ¦     Год, месяц      ¦Примечания  ¦
¦       ¦ дела  ¦    дела    ¦                     ¦            ¦
¦       ¦       ¦            +---------T-----------+            ¦
¦       ¦       ¦            ¦ Начала  ¦ Окончания ¦            ¦
¦       ¦       ¦            ¦  дела   ¦   дела    ¦            ¦
+-------+-------+------------+---------+-----------+------------+
¦   1   ¦   2   ¦     3      ¦    5    ¦     6     ¦     7      ¦
+-------+-------+------------+---------+-----------+------------+
¦       ¦       ¦            ¦         ¦           ¦            ¦
L-------+-------+------------+---------+-----------+-------------


Сдал _________ ________________________ " __ " ______ 199 __ года
     (подпись) (инициал имени, фамилия)
Принял в архив ________ _______________________ " _ " __ 199 _ года
               (подпись) (инициал имени, фамилия)


                                                         Приложение 18


            Определения терминов, применяемых в Инструкции
                         по делопроизводству
------------------------------------T-------------------------------------------¬
¦              Термины              ¦                Определения                ¦
+-----------------------------------+-------------------------------------------+
¦                 1                 ¦                     2                     ¦
L-----------------------------------+--------------------------------------------
  Автоматизированная система          - комплекс         программно-технических
  "Канцелярия"                        средств, обеспечивающий  централизованную
                                      регистрацию    входящих   документов    в
                                      Правительство Ленинградской области, учет
                                      и   контроль  исполнения   документов   в
                                      структурных подразделениях

  Технологическая база данных         - база данных, обеспечивающая  накопление
  системы "Канцелярия"                информации  о документах,  полученной  из
                                      общего        отдела         департамента
                                      делопроизводства

  Электронная регистрационная         - аналог бумажной регистрационной учетной
  карточка                            карточки, создаваемый    на     документ,
                                      регистрируемый    в    автоматизированной
                                      системе "Делопроизводство"

  Автоматизированная система          - комплекс программно-технических средств
  "Архив"                             и база  данных  об  архивных  документах,
                                      обеспечивающие  автоматизированный   учет
                                      документов, переданных в архив, получение
                                      информации  о них  из  автоматизированной
                                      системы "Делопроизводство", накопление  и
                                      поиск данных об архивных документах

  Автоматизированная система "Указ"   - комплекс программно-технических средств
                                      и база  данных  по  обращениям   граждан,
                                      обеспечивающие         автоматизированный
                                      централизованный учет письменных и устных
                                      обращений   граждан,   контроль   за   их
                                      рассмотрением, а также накопление,  поиск
                                      и анализ данных об этих обращениях

  Акт                                 - обобщающее   наименование   документов,
                                      имеющих правовое значение и оформленных в
                                      установленном    порядке,    к    которым
                                      относятся  акты  органов  государственной
                                      власти     и    управления;     документ,
                                      составленный    несколькими   лицами    и
                                      подтверждающий  установленные  факты  или
                                      события   (например:   акты   уничтожения
                                      документов     (дел),     приема-передачи
                                      документов (дел), материальных  ценностей
                                      и т.п.)

  Бланк документа                     - стандартный  лист   бумаги,  на   часть
                                      которого  нанесена постоянная  информация
                                      (реквизиты), а  для помещения  переменной
                                      информации предназначены свободная  часть
                                      листа    или    специально     отведенное
                                      (указанное) на нем место

  Дело                                - совокупность документов (или документ),
                                      относящихся к одному вопросу или  участку
                                      деятельности,   помещенных  в   отдельную
                                      обложку

  Документационное обеспечение        - деятельность Губернатора, Правительства
  (делопроизводство)                  по документированию и организации  работы
                                      с  документами в  процессе  осуществления
                                      своих функций

  Доклад                              - документ,   содержащий   информацию   о
                                      выполнении (исполнении) принятого решения
                                      (поручения)  либо изложение  определенных
                                      вопросов с выводами и предложениями

  Документирование                    - создание документов

  Документооборот                     - движение   документов  с   момента   их
                                      создания  или  получения  до   завершения
                                      исполнения или отправки;
                                      характеризуется объемом,      исчисляемым
                                      количеством    входящих,   исходящих    и
                                      внутренних  документов  за   определенный
                                      отрезок времени

  Документ, документированная         - зафиксированная     на     материальном
  информация                          носителе   информация   с    реквизитами,
                                      позволяющими ее  идентифицировать, в  том
                                      числе фотопленки, кинопленки, видеопленки
                                      и аудиопленки, бумажные,машинные и другие
                                      носители информации

  Внутренний документ                 - документ,       подготовленный        в
                                      подразделении     аппарата     управления
                                      органами   исполнительной   власти,    не
                                      выходящий     за     пределы     аппарата
                                      (подразделения)

  Входящий (поступивший) документ     - зарегистрированный (учтенный) документ,
                                      поступивший в      Правительство       (в
                                      структурное подразделение)

  Исходящий (отправляемый) документ   - документ, отправляемый из Правительства
                                      (структурного подразделения) за  подписью
                                      должностного  лица  и  имеющий  реквизиты
                                      Правительства               (структурного
                                      подразделения)

  Копия документа                     - экземпляр    документа,   в    точности
                                      воспроизводящий подлинник документа,  при
                                      необходимости заверенный в  установленном
                                      порядке

  Нормативные документы               - правовые   акты,   решения   и   другие
                                      документы,   в  которых   устанавливаются
                                      (содержатся)  какие-либо нормы,  правила,
                                      предписания,  рассчитанные на  постоянное
                                      или многократное действие

  Организационно-распорядительные     - документы,   в   которых    фиксируются
  документы                           решения        административных         и
                                      организационных    вопросов,   а    также
                                      вопросов   управления,    взаимодействия,
                                      обеспечения и регулирования  деятельности
                                      органов власти, учреждений,  предприятий,
                                      организаций,    их    подразделений     и
                                      должностных    лиц    (постановления    и
                                      распоряжения  губернатора  Правительства,
                                      поручения, письма, протоколы и др.)

  Служебный документ                  - документ  с  необходимыми  реквизитами,
                                      созданный  или полученный  Правительством
                                      (структурным подразделением,  работником)
                                      в   связи  с   осуществлением   служебных
                                      функций и полномочий

  Подлинник документа                 - первый   или   единственный   экземпляр
                                      документа

  Заключение                          - документ,  содержащий  мнения,  оценки,
                                      выводы      подразделения,      комиссии,
                                      должностного  лица  или  специалиста   по
                                      какому-либо вопросу (документу)

  Инструкция                          - правовой акт, утверждаемый (издаваемый)
                                      в целях установления правил, регулирующих
                                      специальные стороны          деятельности
                                      Правительства             (подразделений,
                                      работников);
                                      инструктивный характер носят также  такие
                                      акты,    как    правила,    рекомендации,
                                      методические  рекомендации,  методические
                                      указания и другие подобные документы

  Информационная система              - организационно            упорядоченная
                                      совокупность     документов     (массивов
                                      документов) и информационных  технологий,
                                      в  том  числе  с  использованием  средств
                                      вычислительной    техники    и     связи,
                                      реализующих информационные процессы

  Методическое обеспечение            - совокупность  документов по  технологии
  делопроизводства                    делопроизводства

  Номенклатура дел                    - систематизированный            перечень
                                      наименований дел  с  указанием сроков  их
                                      хранения

  Поручение                           - документ
                                      организационно-распорядительного
                                      характера,   предписывающий    выполнение
                                      заданий или подтверждающий  (согласующий)
                                      целесообразность    предлагаемых     мер,
                                      действий      в     целях      разрешения
                                      преимущественно оперативных вопросов

  Регистрация документов              - фиксация  факта  создания,  принятия  -
                                      либо получения  документов с  присвоением
                                      им порядковых номеров и записью  сведений
                                      о   них;   на   входящих    (поступивших)
                                      документах     при     их     регистрации
                                      проставляются регистрационные штампы

  Резолюция                           - указание    руководителя   или    иного
                                      должностного    лица    по    организации
                                      исполнения документа или поручения

  Реквизит документа                  - элемент служебного документа

  Служба делопроизводства             - подразделение,   часть   подразделения,
                                      отдельные работники, на которых возложены
                                      обязанности        по         организации
                                      документационного  обеспечения и  ведению
                                      делопроизводства

  Служебная информация                - сведения     служебного      характера,
                                      содержащиеся     в    различных     видах
                                      документов, а также получаемые в связи  с
                                      выполнением служебных функций

  Служебные письма                    - обобщенное  наименование  вида  (видов,
                                      групп) документов различного  содержания,
                                      служащих  средством общения  Губернатора,
                                      Правительства      (подразделений       и
                                      должностных лиц) в процессе осуществления
                                      своих     функций     с     учреждениями,
                                      организациями и частными лицами

  Справка                             - документ, содержащий текстовую и  /или/
                                      табличную   обобщенную   информацию    по
                                      какому-либо    определенному     вопросу,
                                      истории   вопроса,   о   состоянии   дел,
                                      характерные   показатели,   описание    и
                                      подтверждение  тех  или  иных  фактов   и
                                      событий  (например, справка  о  состоянии
                                      подготовки    документов,    справка    о
                                      документообороте,   справка  о   проверке
                                      состояния работы с документами и т.д.)

  Учет документов                     - фиксация факта получения документов без
                                      проставления на    них    регистрационных
                                      штампов