Статья: Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг: распределение права подписи и постановка печатей (Сафарова Е.) ("Клуб главных бухгалтеров", 2010, n 3)

компании-аутсорсера;
- подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.
Как можно отметить, способ подписания бухгалтерской отчетности аналогичен способу подписания первичных документов.
Подпись на документах налогового учета
и налоговой отчетности
Во всех документах налогового учета и отчетности присутствует обязательный реквизит - подпись руководителя организации. Для того чтобы определить, кто должен ставить подпись в эту графу, следует воспользоваться приведенной в предыдущих двух пунктах логикой. То есть подпись руководителя на документах налогового учета и налоговой отчетности должна соответствовать следующим правилам:
- подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) компании-аутсорсера.
В тех документах налогового учета и отчетности, где по действующему законодательству о налогах и сборах требуется, помимо подписи руководителя компании, также и подпись главного бухгалтера, также, в соответствии с приведенной выше логикой, в графе "Главный бухгалтер":
- подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.
Таким образом, способ подписи налогового учета и налоговой отчетности аналогичен способу подписи первичных документов и бухгалтерской отчетности.
Помимо подписи, важным реквизитом документов является печать. Разберемся, каким образом решить этот вопрос в условиях использования организацией системы бухгалтерского и налогового аутсорсинга.
Определение принадлежности печати, проставляемой
на первичных и отчетных документах
Логика, которой следует руководствоваться при постановке печатей на первичных и отчетных документах, очень проста: подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных доверенностью лиц) заверяются печатями тех компаний, сотрудниками которых являются указанные должностные лица соответственно. Аналогичным способом ставятся печати и на доверенностях.
Указанный выше принцип следует из п. 7 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах", где сказано о том, что акционерное общество должно иметь свою круглую печать, а также из п. 5 ст. 2 Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью". Данные нормы следует рассматривать в совокупности с правилами ст. 53 ГК РФ, в которой сказано, что юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы. Отсюда следует, что печать на документе фактически подтверждает право подписи лица, подписавшего документ. Но компания, в штате которой данное лицо не состоит или не является лицом, уполномоченным доверенностью, просто не имеет возможности подтвердить его право подписи. Следовательно, подпись и печать должны объединять между собой принадлежность к одной компании.
Необходимо отметить, что использование данного принципа на практике в достаточной степени неудобно. По этой причине могу посоветовать организовать систему доверенностей на право подписи таким образом, чтобы это неудобство насколько возможно нивелировать.
Юридическая справка. Нередко на практике можно столкнуться с ситуацией, когда компания-заказчик по договору бухгалтерского и налогового аутсорсинга задает вопрос: нельзя ли сделать для компании-аутсорсера еще одну печать (дубликат своей печати)? Поэтому считаю необходимым привести в этой статье следующие разъяснения.
"Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации" (п. 7 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах"). Как это видно из приведенной цитаты, речь идет о наличии печати в единственном экземпляре. Соответственно, понятие "дубликат круглой печати" противоречит действующему законодательству.
Правило, установленное в п. 7 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах", не ограничивает общество в возможности иметь "простые" печати. Этот вид печатей может быть разбит на группы: "по подразделениям" ("отдел кадров", "склад", "юридический отдел") или "по документам" ("для накладных", "для счетов"). Отличие "простых" (их еще называют "дополнительные") печатей от "круглой" состоит в том, что оттиск этих печатей должен явно отличаться от оттиска "дополнительной" печати, а именно: оттиск должен содержать слова, указывающие на принадлежность печати к подразделению или на возможность заверять только определенный вид документов. Обратите внимание, что данные указания на оттиске носят ограничительную функцию: их использование возможно только для нужд конкретного подразделения или для заверения конкретных документов.
При передаче ведения бухгалтерского и налогового учета компании на аутсорсинг, аутсорсер компания или подразделение компании, которое будет заниматься ведением бухгалтерского и налогового учета, не может держать у себя ни круглую печать, ни "простые" печати компании-заказчика или, в случае холдинга, печати дочерних обществ, входящих в холдинг. Причина состоит в том, что компания-заказчик и аутсорсер являются разными юридическими лицами. А в случае холдинга специализированное подразделение входит в состав иного юридического лица, не совпадающего с дочерней компанией того же холдинга. Исходя из положений п. 7 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах", печать ("круглая" и "простая") является принадлежностью той организации, чье "полное фирменное наименование на русском языке" содержится на оттиске.
Е.Сафарова
Специалист
в области постановки
бизнес-процессов,
связанных с заемным трудом
Подписано в печать
03.03.2010