Указ Губернатора Архангельской области от 19.07.2016 № 80-у

ГУБЕРНАТОР  АРХАНГЕЛЬСКОЙ  ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 19 июля 2016 г. № 80-у

г. Архангельск

Об утверждении Положения о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области 

В соответствии с пунктом 32 статьи 10 областного закона от 20 мая 2009 года № 19-3-ОЗ «О Правительстве Архангельской области и иных исполнительных органах государственной власти Архангельской области», а также в целях повышения эффективности и результативности деятельности исполнительных органов государственной власти Архангельской области и внедрения принципов проектного управления в исполнительных органах государственной власти Архангельской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области.

2. Исполнительным органам государственной власти Архангельской области до 30 июля 2016 года определить ответственных за взаимодействие с агентством стратегических разработок Архангельской области по вопросам внедрения проектного управления.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Архангельской области при внедрении и реализации методов проектного управления использовать прилагаемое Положение о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области.

4. Признать утратившим силу указ Губернатора Архангельской области от 01 июня 2016 года № 59-у «Об Основных понятиях в области проектного управления, используемых исполнительными органами государственной власти Архангельской области».

5. Настоящий указ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор

Архангельской области                                                               И.А. Орлов

УТВЕРЖДЕНО указом Губернатора Архангельской области от 19 июля 2016 г. № 80-у

ПОЛОЖЕНИЕ

о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области 

I. Общие положения

1.       Настоящие Положение определяет основные понятия об объектах, участниках, основных элементах проектной деятельности, классификацию проектов, а также порядок управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области.

2.       Настоящее Положение разработано с учетом следующих стандартов и методических рекомендаций в области управления проектной деятельностью:

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом»;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов»;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54871-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой»;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту»;

Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 года № 26Р-АУ.

3.       В целях настоящего Положения для описания схем используются условные обозначения, приведенные в приложении № 1 к настоящему Положению.

II. Основные понятия в области управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти

Архангельской области

2.1. Объекты проектной деятельности исполнительных органов государственной власти Архангельской области

4.       Проектная деятельность исполнительных органов государственной власти Архангельской области – деятельность исполнительных органов государственной власти Архангельской области по инициации, планированию, реализации и завершению проектов.

5.       Управление проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти Архангельской области – планирование, организация и контроль проектной деятельности исполнительных органов государственной власти Архангельской области, в том числе установление основополагающих принципов и правил проектной деятельности.

6.       Автоматизированная информационная система управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области – система, обеспечивающая возможность сбора информации в электронной форме, ее агрегирование и представление данных в различных разрезах для проведения дальнейшего анализа.

7.       Система управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти Архангельской области – совокупность взаимосвязанных методов управления и автоматизированной системы управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области в целях обеспечения эффективного управления проектной деятельностью.

8.       Мероприятие – действие или совокупность действий, направленных на достижение целей и задач проекта, ограниченное сроками, ресурсами и имеющее одного ответственного исполнителя.

9.       Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

10.       Программа проектов – совокупность взаимосвязанных проектов, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений.

11.       Портфель проектов – совокупность проектов и программ проектов, которые формируются с целью эффективного управления и достижения стратегических целей Архангельской области.

12.       Реестр проектов – перечень проектов, который содержит общую информацию о проектах, сроках, бюджетах и текущем статусе проектов.

2.2. Участники проектной деятельности исполнительных органов государственной власти Архангельской области

13.       Должностное лицо – лицо, замещающее государственную должность Архангельской области.

14.       Заказчик проекта – должностное лицо, государственный гражданский служащий Архангельской области, к сфере ведения которого относится реализация проекта, заинтересованное в реализации проекта и получении его результата. Заказчиками проектов могут быть Губернатор Архангельской области, первый заместитель Губернатора Архангельской области – председатель Правительства Архангельской области, заместители Губернатора Архангельской области, заместители председателя Правительства Архангельской области и руководители исполнительных органов государственной власти Архангельской области, к сфере ведения которых относится реализация проекта, заинтересованные в реализации проекта и получении его результата.

15.       Проектный комитет – вспомогательный орган управления проектами, формируемый Губернатором Архангельской области или руководителем исполнительного органа государственной власти Архангельской области, рассматривающий инициативы и принимающий решения о реализации проектов, формирующий управляющие комитеты проектов, назначающий руководителей проектов, руководителей программ и портфелей проектов, утверждающий паспорта и итоговые отчеты проектов.

16.       Проектный комитет Архангельской области – вспомогательный орган управления региональными и межведомственными проектами, формируемый Губернатором Архангельской области, рассматривающий инициативы и принимающий решения о реализации региональных и межведомственных проектов, формирующий управляющие комитеты региональных и межведомственных проектов, назначающий руководителей региональных и межведомственных проектов, руководителей программ и портфелей, утверждающий паспорта и итоговые отчеты этих проектов.

17.       Ведомственный проектный комитет – вспомогательный орган управления ведомственными проектами, формируемый руководителем исполнительного органа государственной власти Архангельской области, рассматривающий инициативы и принимающий решения о реализации ведомственных проектов, формирующий управляющие комитеты ведомственных проектов, назначающий руководителей ведомственных проектов, руководителей программ и портфелей ведомственных проектов, утверждающий паспорта и итоговые отчеты этих проектов.

18.       Инициатор проекта – лицо, являющееся членом соответствующего проектного комитета, направившее в проектный комитет проектную заявку.

19.       Руководитель программы проектов – лицо, осуществляющее управление программой проектов.

20.       Руководитель портфеля проектов – лицо, осуществляющее управление портфелем проектов.

21.       Управляющий комитет проекта – вспомогательный орган, принимающий решения по объему предоставляемых ресурсов для реализации проекта, осуществляющий контроль за реализацией проекта по мероприятиям и контрольным точкам (вехам) проекта и оценивающий достижение результатов проекта в соответствии с паспортом проекта. В состав управляющего комитета проекта входят заказчик проекта и кураторы проекта, а также другие лица по решению проектного комитета.

22.       Куратор проекта – должностное лицо или государственный гражданский служащий Архангельской области, отвечающий за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта. Куратором проекта может быть руководитель исполнительного органа государственной власти Архангельской области.

23.       Команда проекта – совокупность лиц, объединенных во временную организационную структуру для планирования и реализации мероприятий проекта, включая формирование отчетности по проекту. В состав команды проекта входят руководитель проекта, руководители рабочих групп проекта и исполнители.

24.       Руководитель проекта – должностное лицо, государственный гражданский служащий Архангельской области или иное лицо, назначаемое управляющим комитетом проекта, отвечающий за достижение результатов проекта, руководящий процессом планирования, реализации, завершения проекта и осуществляющий непосредственное управление проектом.

25.       Проектный офис – лицо или совокупность лиц, выполняющих в проекте административные функции и обеспечивающих документационное сопровождение проекта в автоматизированной информационной системе управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области.

26.       Рабочая группа проекта – совокупность исполнителей, объединенных во временную организационную структуру для выполнения мероприятий по определенному направлению проекта, формируемую руководителем проекта.

27.       Руководитель рабочей группы проекта – государственный гражданский служащий или работник исполнительного органа государственной власти Архангельской области, представитель организации или физическое лицо, который назначается руководителем проекта и организует работу группы исполнителей по одному из направлений проекта.

28.       Исполнитель – лицо, участвующее в выполнении мероприятия.

29.       Ответственный исполнитель – исполнитель, обеспечивающий своевременное и качественное выполнение мероприятий, назначаемый руководителем проекта.

30.       Заинтересованные стороны проекта – должностные лица, государственные гражданские служащие Архангельской области, представители организаций или физические лица, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

2.3.  Основные элементы проекта

31.       Жизненный цикл проекта – последовательность логически взаимосвязанных стадий проекта (инициация, планирование, реализация, завершение проекта), по окончании которых достигается цель проекта.

32.       Документы проекта – документы, сопровождающие проектную деятельность исполнительных органов государственной власти Архангельской области, формы и требования к которым устанавливаются настоящим Положением. Основными документами проекта являются проектная заявка, паспорт проекта и итоговый отчет проекта.

33.       Проектная заявка – предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, представленное в соответствующий проектный комитет инициатором проекта.

34.                Паспорт проекта – совокупность документов проекта, содержащих следующую информацию:

основание для разработки паспорта проекта и начала реализации проекта;

участники управления проектом (управляющий комитет проекта, руководитель проекта);

описание проекта (цель, задачи, результат проекта);

ограничения проекта;

укрупненная группа проекта и характеристика проекта по аналитическим признакам;

календарный план проекта;

бюджет проекта;

план управления рисками проекта;

план коммуникаций в проекте;

внешние коммуникации проекта (заинтересованные стороны);

реестр зависимых проектов.

35.       Ограничение проекта – сдерживающий фактор, влияющий на ход реализации проекта.

36.       Календарный план проекта – документ, содержащий перечень необходимых для реализации проекта мероприятий и контрольных точек (вех) с указанием плановых сроков и сведений об исполнителях, а также связей между отдельными мероприятиями и контрольными точками (вехами).

37.       Бюджет проекта – документ, содержащий реестр планируемых расходов проекта с указанием источников их финансирования, распределенных по мероприятиям на соответствующий период времени.

38.       План управления рисками проекта – документ, определяющий риски проекта и порядок действий по управлению рисками при условии их наступления.

39.                План коммуникаций в проекте – документ, определяющий порядок своевременного сбора, систематизации, распределения и хранения необходимой проектной информации.

40.                Внешние коммуникации проекта (заинтересованные стороны) – документ, закрепляющий перечень заинтересованных сторон проекта и определяющий их роль в проекте.

41.                Реестр зависимых проектов – перечень проектов с указанием связи и уровня влияния на реализуемый проект.

42.       Итоговый отчет проекта – документ, содержащий оценку достижения целей проекта, наступления рисков проекта, исполнения содержания проекта и бюджета проекта, а также оценку управленческих и административных трудозатрат, трудозатрат рабочих групп проекта, общую оценку реализации проекта, обобщенный опыт и рекомендации.

43.       Контрольная точка (веха) – событие проекта, отражающее достижение заданного в календарном плане результата проекта (промежуточного или конечного) и (или) начало или завершение определенного набора мероприятий, характеризующееся датой и критериями достижения и используемое для контроля реализации проекта.

44.       Цель проекта – измеримый эффект, соответствующий приоритетам стратегии социально-экономического развития Архангельской области, достигаемый в результате успешной реализации проекта в заданных условиях.

45.       Задача проекта – действие, выполнение которого направлено на достижение цели проекта.

46.       Результат проекта – объект (продукт), получаемый по итогам реализации проекта, соответствующий требованиям заказчика проекта и востребованный в рамках социально-экономического развития Архангельской области.

47.       Результат мероприятия – объект (продукт), получаемый по итогам реализации мероприятия, соответствующий календарному плану проекта.

48.       Риск проекта – вероятностное событие, которое может оказать воздействие на стоимость, сроки, качество и (или) иные параметры проекта.

49.       Допущение – фактор, который считается верным для проекта без приведения доказательств.

50.       Исключения проекта – данные, касающиеся результата проекта, определенные заказчиком как допустимые нарушения в рамках проекта.

51.       Изменение в проекте – модификация утвержденного ранее содержания, сроков, ресурсов проекта, а также установленных мероприятий.

52.       Ведомость изменений – документ, на основании которого вносятся изменения в проект.

53.       Медиаплан – документ, в котором определены и обоснованы все стратегические и тактические стороны проведения информационной кампании по проекту.

54.       Пресс-релиз проекта – информационное сообщение для средств массовой информации, освещающее тот или иной аспект проекта.

III. Классификация проектов

55.       Проекты, реализуемые исполнительными органами государственной власти Архангельской области, подразделяются на шесть укрупненных групп:

1) инвестиционные проекты – проекты, направленные на повышение инвестиционной привлекательности Архангельской области и позиционирование Архангельской области за ее пределами;

2)  социальные проекты – проекты, целью которых является создание или развитие специализированных сервисов или социальных услуг и поддержание их в изменяющейся среде;

3)  инфраструктурные проекты – проекты, определяющие конкурентоспособность Архангельской области, ее устойчивое и сбалансированное развитие, предполагающие строительство (реконструкцию) или модернизацию объектов инфраструктуры в соответствии с потребностями промышленности и социальной сферы, повышающие качество оказываемых потребителям услуг и улучшающие социально-экономическую ситуацию в Архангельской области;

4)  промышленные проекты – проекты, комплекс мероприятий которых направлен на создание производственных активов, конечным итогом которого является изготовление конкретной продукции;

5)  управленческие проекты – проекты, результатом реализации которых является повышение эффективности системы предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций, а также повышение эффективности функционирования исполнительных органов государственной власти Архангельской области;

6)  научно-исследовательские проекты – проекты, направленные на решение актуальных практических задач в целях социально-экономического развития Архангельской области, основным содержанием которых является проведение исследований и разработок.

56.       В качестве аналитических признаков учета проектов, реализуемых исполнительными органами государственной власти Архангельской области, используются следующие:

1)  по длительности (срокам реализации):

краткосрочные проекты – проекты, общая длительность которых составляет не более 1 года;

среднесрочные проекты – проекты, общая длительность которых составляет от 1 года до 5 лет;

долгосрочные проекты – проекты, общая длительность которых составляет более 5 лет;

2)  по характеру целевой задачи проекта:

антикризисные проекты – проекты, направленные на предупреждение опасности наступления кризисных явлений, их анализ, а также на снижение отрицательных последствий кризисных явлений;

оперативные проекты – проекты, направленные на решение оперативных вопросов и задач;

проекты реформирования, реорганизации, реинжиниринга – проекты, направленные на преобразование управленческой структуры в целях повышения эффективности функционирования экономики и социальной сферы;

стратегические проекты – проекты, направленные на достижение стратегических показателей развития Архангельской области, определенных стратегией социально-экономического развития Архангельской области;

3)  по уровню реализации:

муниципальные проекты – проекты, реализуемые муниципальными образованиями Архангельской области;

ведомственные проекты – проекты, осуществляемые в рамках компетенции одного исполнительного органа государственной власти Архангельской области, результаты которых востребованы в рамках деятельности данного исполнительного органа государственной власти Архангельской области;

межведомственные проекты – проекты, осуществляемые в рамках компетенции нескольких исполнительных органов государственной власти Архангельской области, результаты которых востребованы в рамках деятельности нескольких исполнительных органов государственной власти Архангельской области;

региональные проекты – проекты региональной значимости, в которых задействованы один или несколько исполнительных органов государственной власти Архангельской области, заказчиком которых выступает Губернатор Архангельской области;

межрегиональные проекты – проекты, осуществляемые в рамках компетенции исполнительных органов государственной власти нескольких субъектов Российской Федерации;

федеральные проекты – проекты федерального значения, реализуемые на территории Архангельской области;

международные проекты – проекты, реализуемые в Архангельской области с участием иностранных государств;

4) по степени взаимного влияния:

независимые проекты – проекты, реализация или отказ от реализации которых не влияют на результат других проектов;

зависимые проекты (оказывающие влияние) – проекты, реализация или отказ от реализации которых приводит к одностороннему влиянию на результаты и ход реализации другого проекта;

взаимозависимые проекты – проекты, реализация или отказ от реализации которых приводит к влиянию на результаты и ход реализации обоих проектов;

5)  по источникам финансирования (инвестиций):

проекты, финансируемые полностью или частично за счет иностранного капитала;

проекты, использующие банковское финансирование;

проекты, финансируемые из фондов развития;

проекты, финансируемые из средств областного бюджета;

проекты, финансируемые из средств федерального бюджета.

IV. Порядок управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области

4.1. Органы управления проектной деятельностью,

формируемые в исполнительных органах государственной власти Архангельской области

57.       К органам управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Архангельской области относятся:

проектные комитеты Архангельской области;

ведомственные проектные комитеты;

управляющие комитеты проектов;

руководители проектов;

руководители рабочих групп проектов;

руководители программ проектов;

руководители портфелей проектов;

кураторы проектов;

проектные офисы.

Схема организационной структуры системы управления проектной деятельностью для региональных и межведомственных проектов представлена в приложении № 2 к настоящему Положению. Схема организационной структуры системы управления проектной деятельностью для ведомственных проектов представлена в приложении № 3 к настоящему Положению.

58.       Проектный комитет осуществляет следующие функции:

1) на стадии инициации проекта:

рассматривает и принимает решение по проектной заявке;

определяет укрупненную группу проекта и характеристику проекта по аналитическим признакам;

утверждает состав управляющего комитета проекта;

утверждает руководителя проекта;

определяет сроки разработки паспорта проекта и представления его на утверждение проектному комитету;

2) на стадии планирования проекта:

рассматривает и утверждает паспорт проекта;

3) на стадии реализации проекта:

принимает решение о внесении изменений в паспорт проекта;

4) на стадии закрытия проекта:

рассматривает результаты проекта, принимает решение о его завершении и утверждении итогового отчета проекта;

5) на всех стадиях проекта:

привлекает представителей органов государственной власти, организаций и физических лиц, к сфере деятельности которых относится проект, для принятия решений по проекту;

принимает решение о прекращении или приостановлении проекта на любой стадии реализации проекта;

принимает решение об изменении состава управляющего комитета проекта;

принимает решение о смене руководителя проекта.

59.       Решения проектного комитета принимаются простым большинством голосов от общего количества членов проектного комитета и оформляются протоколом. При равном распределении голосов голос председательствующего на заседании проектного комитета является решающим.

60.       По решению проектного комитета осуществление функций управляющего комитета проекта возлагается на проектный комитет.

61.       Управляющий комитет осуществляет следующие функции:

1) на стадии планирования проекта:

определяет объем необходимых ресурсов для реализации проекта;

рассматривает и согласовывает паспорт проекта;

направляет паспорт проекта на утверждение проектного комитета;

2) на стадии реализации проекта:

осуществляет контроль за реализацией проекта;

согласовывает и направляет в проектный комитет на утверждение изменения в паспорт проекта;

3) на стадии закрытия проекта:

согласовывает и принимает решение о направлении на утверждение проектному комитету итогового отчета проекта;

4) на всех стадиях проекта:

вносит предложения о стимулировании (поощрении) руководителя проекта в соответствии с порядком стимулирования (поощрения) участников проектной деятельности, утверждаемым Губернатором Архангельской области;

вносит предложения в проектный комитет о прекращении или приостановлении реализации проекта;

вносит предложения в проектный комитет о смене руководителя проекта.

62.       Решения управляющего комитета проекта принимаются простым большинством голосов от общего количества членов управляющего комитета проекта и оформляются протоколом. При равном распределении голосов голос председательствующего на заседании управляющего комитета проекта является решающим.

63.       Руководитель проекта осуществляет следующие функции:

1) на стадии планирования проекта:

формирует заявку в исполнительные органы государственной власти Архангельской области на предоставление кандидатов в команду проекта;

формирует рабочую группу проекта по разработке паспорта проекта;

организует разработку паспорта проекта и передает его на согласование управляющему комитету проекта;

осуществляет взаимодействие с заинтересованными сторонами проекта;

2) на стадии реализации проекта:

разрабатывает и утверждает медиаплан проекта;

обеспечивает выполнение паспорта проекта;

осуществляет контроль за соблюдением сроков проекта, бюджета проекта, качества проекта, наступлением рисков проекта;

осуществляет расходование средств бюджета проекта и использование ресурсов для реализации проекта в соответствии с порядком использования средств в рамках реализации проекта и ресурсов для реализации проекта в установленном порядке;

принимает необходимые решения в случае наступления рисков проекта в соответствии с планом управления рисками проекта;

принимает решение о корректирующих мерах, не требующих внесения изменений в паспорт проекта;

вносит предложения в управляющий комитет о корректирующих мерах, требующих внесения изменений в паспорт проекта;

вносит предложения о стимулировании (поощрении) участников команды проекта в соответствии с порядком стимулирования (поощрения) участников проектной деятельности, утверждаемым Губернатором Архангельской области;

3) на стадии завершения проекта:

формирует итоговый отчет проекта и передает его на согласование управляющему комитету проекта;

4) на всех стадиях проекта:

вносит предложения в управляющий комитет проекта о прекращении или приостановлении реализации проекта;

разрабатывает пресс-релизы проекта и по согласованию с председателем управляющего комитета проекта передает их на публикацию.

64.       Руководитель рабочей группы проекта выполняет следующие функции:

1) на стадии реализации проекта:

организует деятельность рабочей группы проекта;

осуществляет контроль за ходом выполнения мероприятий проекта;

информирует руководителя проекта об изменениях в ходе реализации проекта;

организует работу исполнителей по своевременному наполнению проектными данными автоматизированной информационной системы управления проектами Архангельской области;

2) на всех стадиях проекта:

направляет предложения руководителю проекта о стимулировании (поощрении) участников проектной группы в соответствии с порядком стимулирования (поощрения) участников проектной деятельности, утверждаемым Губернатором Архангельской области.

65.       В случае если в проекте сформирована одна рабочая группа проекта, функции руководителя рабочей группы переходят к руководителю проекта.

66.       Проектный офис осуществляет следующие функции:

1) на стадии инициации проекта:

принимает и регистрирует проектные заявки;

формирует повестку заседания проектного комитета, согласовывает сроки и даты рассмотрения проектной заявки проектным комитетом;

информирует инициатора проекта о заседании проектного комитета, на котором будет рассмотрена проектная заявка;

2) на стадии реализации проекта:

осуществляет контроль за своевременным наполнением проектными данными автоматизированной информационной системы управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области;

формирует отчеты о выполнении мероприятий проекта;

оценивает соответствие данных о выполнении мероприятий, внесенных в автоматизированную информационную систему управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области, фактическим данным, включая организацию всех необходимых проверочных мероприятий;

оценивает соответствие данных о выполнении мероприятий паспорту проекта для определения фактического статуса выполнения проекта;

обеспечивает организационно-техническое сопровождение работы автоматизированной информационной системы управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области;

ведет архив документов проекта, включая предоставление постоянного доступа к актуальной редакции паспорта проекта всей команде проекта;

3) на стадии завершения проекта:

формирует итоговый архив документов проекта.

67.       В исполнительных органах государственной власти Архангельской области решением руководителя исполнительного органа государственной власти Архангельской области формируются проектные офисы. Проектным офисом для реализации региональных и межведомственных проектов является проектный офис агентства стратегических разработок Архангельской области.

4.2. Основные стадии проекта

68.       Проекты в исполнительных органах государственной власти Архангельской области проходят четыре стадии:

инициация проекта;

планирование проекта;

реализация проекта;

завершение проекта.

4.2.1. Стадия инициации проекта

69.       Целью стадии инициации проекта является утверждение проектной заявки проектным комитетом.

70.       К основным участникам стадии инициации проекта относятся:

проектный комитет;

инициатор проекта;

проектный офис;

органы государственной власти Архангельской области, организации и лица, к сфере деятельности которых относится проект (по решению проектного комитета).

71.       Инициация проекта осуществляется в следующем порядке:

1) инициатор проекта формирует проектную заявку по форме согласно приложению № 4 к настоящему Положению;

2) инициатор проекта осуществляет предварительное согласование с кандидатами в состав управляющего комитета проекта и кандидатом на должность руководителя проекта их возможности участия в проекте;

3) инициатор проекта направляет проектную заявку в проектный офис для вынесения ее на проектный комитет;

4) проектный комитет рассматривает проектную заявку и осуществляет оценку проекта по критериям его выполнимости и приоритетности с точки зрения стратегической направленности и планируемого эффекта в рамках социально-экономического развития Архангельской области;

5) проектный комитет принимает одно из следующих решений по результатам рассмотрения проектной заявки:

об утверждении проектной заявки и установлении срока разработки паспорта проекта и предоставления его на утверждение проектному комитету;

об утверждении проектной заявки и отложении реализации проекта на определенный срок;

о направлении проектной заявки на доработку;

об отклонении проектной заявки.

72.       В случае утверждения проектной заявки проект вносится в реестр проектов Архангельской области в соответствии с формой, приведенной в приложении № 5 к настоящему Положению с присвоением идентификационного номера проекта. Реестр проектов Архангельской области ведет агентство стратегических разработок Архангельской области.

Ведомственные проектные комитеты представляют копии протоколов заседаний ведомственного проектного комитета и утвержденных проектных заявок в проектный офис агентства стратегических разработок Архангельской области.

73.       В случае утверждения проектной заявки проектный комитет утверждает руководителя проекта и состав управляющего комитета проекта.

74.       Схема инициации проекта приведена в приложении № 6 к настоящему Положению.

4.2.2.  Стадия планирования проекта

75.       Целью стадии планирования проекта является утверждение паспорта проекта проектным комитетом.

76.       К основным участникам стадии планирования проекта относятся:

проектный комитет;

управляющий комитет проекта;

руководитель проекта;

рабочая группа проекта.

77.       Планирование проекта осуществляется в следующем порядке:

1)       руководитель проекта формирует заявку в исполнительные органы государственной власти Архангельской области по предоставлению кандидатов в команду проекта;

2)       руководитель проекта формирует рабочую группу проекта для разработки паспорта проекта;

3)       рабочая группа проекта разрабатывает паспорт проекта по форме согласно приложению № 7 к настоящему Положению;

4)       руководитель проекта рассматривает разработанный паспорт проекта на предмет возможности достижения цели проекта с учетом ограниченности ресурсов;

5)       по результатам рассмотрения паспорта проекта руководитель проекта принимает одно из следующих решений:

о принятии паспорта проекта и направлении его на согласование управляющему комитету проекта;

об отклонении паспорта проекта и направлении его на доработку в рабочую группу проекта;

6)       управляющий комитет проекта рассматривает разработанный паспорт проекта и принимает одно из следующих решений:

о согласовании паспорта проекта и направлении его на утверждение в проектный комитет;

об отклонении паспорта проекта и направлении его на доработку руководителю проекта;

7)       проектный комитет рассматривает паспорт проекта и принимает одно из следующих решений:

об утверждении паспорта проекта (решение о запуске проекта);

об отклонении паспорта проекта и направлении его на доработку и установлении срока для повторного вынесения паспорта проекта на утверждение проектного комитета.

78.       Руководитель проекта включает в календарный план мероприятие по разработке медиаплана проекта, разрабатывает пресс-релиз о запуске проекта и по согласованию с председателем управляющего комитета проекта передает его на публикацию.

79.       Схема планирования проекта приведена в приложении № 8 к настоящему Положению.

4.2.3.  Стадия реализации проекта

80.       Целью стадии реализации проекта является выполнение всех мероприятий в соответствии с паспортом проекта.

81.       К основным участникам стадии реализации проекта относятся:

проектный комитет;

управляющий комитет проекта;

руководитель проекта;

руководители рабочих групп проекта;

проектный офис;

рабочие группы проекта.

82.       На стадии реализации проекта осуществляется выполнение мероприятий проекта, контроль за выполнением и при необходимости внесение изменений в документы проекта.

83.       Выполнение каждого мероприятия проекта осуществляется в следующем порядке:

1)       руководитель проекта организует выполнение работ, в том числе назначает руководителей рабочих групп проекта, осуществляет постановку задач и формирует рабочие группы проекта;

2)       рабочие группы проекта под управлением руководителей рабочих групп проекта осуществляют выполнение мероприятий согласно календарному плану проекта с документальной фиксацией результатов выполненных мероприятий, в том числе в автоматизированной информационной системе управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области. Исполнители представляют руководителям рабочих групп проекта сведения о статусе (ходе) выполнения мероприятий, в том числе информацию о степени завершения мероприятий, фактических темпах выполнения, возникших проблемах, отклонениях от календарного плана по мероприятию проекта в соответствии с планом коммуникаций в проекте;

3)       проектный офис проводит оценку соответствия данных о выполнении мероприятий, внесенных в автоматизированную информационную систему управления проектами исполнительных органов государственной власти Архангельской области, фактическим данным, включая организацию всех необходимых проверочных мероприятий, проводит оценку соответствия данных о выполнении мероприятий паспорту проекта, формирует отчеты о выполнении мероприятий в соответствии с требованиями руководителя проекта и передает их руководителю проекта;

4)       руководитель проекта рассматривает и осуществляет анализ отчетов о выполнении мероприятий. Текущий контроль выполнения мероприятий осуществляется по следующим параметрам:

контроль качества – проверка соблюдения требований к качеству;

контроль соблюдения сроков – проверка своевременности выполнения мероприятий и контрольных точек (вех) проекта;

контроль исполнения бюджета проекта – мониторинг текущих затрат на мероприятия с целью сравнения с  паспортом проекта;

контроль наступления рисков проекта – наблюдение за существующими рисками и идентификация новых рисков проекта;

5)       по результатам текущего контроля выполнения мероприятий руководитель проекта принимает одно из следующих решений о статусе мероприятий:

о выполнении мероприятия в соответствии с паспортом проекта;

о выявлении отклонений в ходе выполнения мероприятий;

6)       в случае выявления отклонений в ходе выполнения мероприятий, требующих внесения изменений в паспорт проекта, корректирующие меры согласовываются с управляющим комитетом проекта и направляются управляющим комитетом на утверждение проектного комитета. В ведомость изменений вносятся сведения об изменениях в ходе реализации проекта. Рабочей группой проекта осуществляется корректировка выполнения мероприятий для достижения минимизации отклонения и достижения требований к мероприятиям. Руководителем проекта осуществляется повторный анализ отчетов о выполнении мероприятий;

7)       если мероприятие выполнено в соответствии с календарным планом проекта, отчет о выполнении мероприятия утверждается руководителем проекта.

84.       Схема выполнения мероприятия приведена в приложении № 10 к настоящему Положению.

85.       Контроль за реализацией проекта осуществляется в следующем порядке:

1) по решению управляющего комитета проекта руководитель проекта представляет управляющему комитету проекта сведения о статусе (ходе) реализации проекта;

2)                управляющий комитет проекта рассматривает сведения о реализации проекта и принимает одно из следующих решений:

о реализации проекта в соответствии с паспортом проекта;

о выявлении отклонений в ходе реализации проекта;

3) в случае выявления отклонений в ходе реализации проекта, требующих внесения изменений в паспорт проекта, корректирующие меры согласовываются с управляющим комитетом проекта и направляются на утверждение проектного комитета. В ведомость изменений руководителем проекта вносятся сведения об изменениях в ходе реализации проекта. Рабочей группой проекта осуществляется корректировка выполнения мероприятий для достижения минимизации отклонения и достижения требований к мероприятиям. Руководителем проекта осуществляется повторный анализ отчетов о выполнении мероприятий.

86.       В ходе реализации проекта руководитель проекта разрабатывает медиаплан проекта, а также пресс-релизы о ходе реализации проекта, которые по согласованию с председателем управляющего комитета передаются на публикацию.

87.       Схема контроля за реализацией проекта приведена в приложении № 11 к настоящему Положению.

4.2.4. Стадия завершения проекта

88.       Целью стадии завершения является утверждение итогового отчета проекта.

89.       К основным участникам стадии завершения проекта относятся:

проектный комитет;

управляющий комитет проекта;

руководитель проекта;

руководители рабочих групп проекта;

проектный офис.

90.       Завершение проекта осуществляется в следующем порядке:

1)       руководитель проекта формирует итоговый отчет проекта по форме согласно приложению № 12 к настоящему Положению и передает его на согласование в управляющий комитет проекта;

2)       управляющий комитет проекта рассматривает итоговый отчет и принимает одно из следующих решений:

о согласовании итогового отчета проекта и направлении его на утверждение проектному комитету;

об отклонении итогового отчета проекта и направлении его на доработку руководителю проекта;

3)       проектный комитет рассматривает итоговый отчет проекта и принимает одно из следующих решений:

об утверждении итогового отчета проекта;

об отклонении итогового отчета проекта и направлении его на доработку;

4)       в случае утверждения представленного итогового отчета, принимается решение о закрытии проекта;

5)       после утверждения итогового отчета проекта команда проекта систематизирует документы по управлению проектом и передает их в проектный офис для формирования архива проекта.

91.       По результатам реализации проекта руководитель проекта разрабатывает пресс-релизы о результатах проекта и по согласованию с председателем управляющего комитета проекта передает их на публикацию.

92.       Схема завершения проекта приведена в приложении № 13 к настоящему Положению.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Положению о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти

Архангельской области

Условные обозначения, используемые

для описания схем и алгоритмов проекта

Графическое представление

Описание

Объект служит для описания процессов (процедур, работ)

Объект, отражающий различные организационные звенья (например, орган управления, должностное лицо)

Объект, служит для описания процессов (процедур, работ), выполнение которых подразумевает наличие более одного результата (выхода)

Объект описывает активацию выполнения функции, отношение подчиненности

Объект описывает информационное взаимодействие, обмен информацией

Объект описывает назначение на должность, утверждение состава органа управления

Объект описывает начало процесса

Объект описывает окончание процесса