Указ Главы Администрации Смоленской области от 18.10.2002 № 11

     21. Для  отправки  корреспонденция  принимается  ежедневно  до 15
часов,  а  отправка  осуществляется  до  17  часов.  Отправка  срочной
корреспонденции  после 17 часов производится с разрешения руководителя
Аппарата Администрации.
     22.  Передача  корреспонденции  в  органы исполнительной власти и
внутри Аппарата Администрации производится через протокольный отдел.
(В    редакции    Указа   Главы   Администрации   Смоленской   области
от 09.02.2005 г. N 1)
     23. К  представляемому  на  подпись  Главе  Администрации или его
заместителям письму прикладывается его копия,  на которой должна  быть
виза   руководителя  соответствующего  органа  исполнительной  власти,
организации  или  иного  исполнителя,  ответственного  за   подготовку
данного письма, с обязательным указанием даты визирования документа.
     Если письмо представляется на подпись Главе Администрации,  то на
его  копии,  кроме  указанных виз,  должна быть также виза заместителя
Главы Администрации, в компетенции которого находится решение вопроса.
     24. Весь  процесс  документирования  в  Администрации  ведется на
типографских бланках,  а также бланках  со  штампом,  изготовленным  в
штемпельно-граверной  мастерской  с эскизов, разработанных Управлением
делами и утвержденных руководителем Аппарата Администрации.
     Бланки  установленного  образца,  используемые  в  Администрации,
хранятся в сейфах или закрытых шкафах в протокольном отделе. Заказы на
изготовление бланков возложены на Управление делами. (В редакции Указа
Главы Администрации Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     25. Работа с секретными документами и документами с  грифом  "Для
служебного  пользования"  регламентируется  специальными инструкциями.
Содержание    документов,    содержащих    информацию    ограниченного
распространения, не подлежит разглашению.

         XXI. Организация работы с правовыми актами и другими
             документами Президента Российской Федерации,
           Правительства Российской Федерации, Федерального
            Собрания Российской Федерации и областной Думы

     1.  Поступившие  в Администрацию правовые акты и другие документы
(далее  -  документ)  Президента  Российской  Федерации, Правительства
Российской  Федерации,  Федерального  Собрания  Российской  Федерации,
областной  Думы (далее - органы государственной власти) регистрируются
протокольным отделом и передаются Главе Администрации. (В     редакции
Указа Главы Администрации Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     2.  По  возвращении  от Главы Администрации документ передается в
Правовой  департамент,  где  в  тот  же  день составляется контрольная
карточка в двух экземплярах, если Главой Администрации принято решение
о постановке этого документа на контроль. (В   редакции   Указа  Главы
Администрации Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     Одна  из  карточек вместе с документом в тот же день передается в
соответствии  с  резолюцией  Главы Администрации должностному лицу, на
которого  возлагается организация исполнения данного документа. Другая
карточка  остается  в Правовом департаменте для осуществления контроля
за сроками исполнения. (В    редакции    Указа   Главы   Администрации
Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     3. Исполнение  поручений,  содержащихся  в   документах   органов
государственной    власти,    организуется    руководителями   органов
исполнительной  власти  или   иными   должностными   лицами,   которым
адресованы для исполнения эти поручения.
     Доведение   поручений  до  исполнителей  обеспечивается  Правовым
департаментом. (В   редакции   Указа  Главы  Администрации  Смоленской
области от 09.02.2005 г. N 1)
     4. В случае,  если Глава Администрации  возложил  обязанности  по
организации  исполнения  документа  одновременно  на  двух  или  более
должностных лиц (при  этом  оригинал  документа  направляется  первому
исполнителю,  а  его  копии  остальным исполнителям),  то они в равной
степени несут ответственность за его исполнение.  При этом руководство
работой по организации исполнения и информирование Главы Администрации
о выполнении данного документа возлагается на исполнителя,  указанного
в резолюции первым.
     5. Поручения,  содержащиеся в документах органов  государственной
власти,  исполняются  в  сроки,  указанные в них или в резолюции Главы
Администрации.
     6. При отсутствии в документе или в резолюции Главы Администрации
конкретного срока исполнения документа должностное  лицо,  на  которое
возложена  работа  по организации исполнения,  в течение 5 дней со дня
получения документа вносит на утверждение Главе  Администрации  проект
плана мероприятий по организации исполнения данного документа.
     7. Если документом органа  государственной  власти  предусмотрено
представление информации, то она направляется не позднее чем за 5 дней
до установленного срока.
     Подготовка информации   осуществляется   органом   исполнительной
власти,  являющимся  основным   исполнителем   документа,   визируется
заместителем  Главы  Администрации,  ответственным  за соответствующее
направление деятельности, и подписывается Главой Администрации.
     8. Документы,  по  которым  предусмотрено представление отчетов в
течение  ряда  лет,  находятся  на  контроле   до   последнего   срока
представления отчета.
     Сроки предоставления информации для подготовки доклада  в  органы
государственной  власти  устанавливаются  с  упреждением  на  3 дня до
срока, определенного в документе или в запросе соответствующего органа
государственной власти.
     9. Поручения органов государственной власти,  содержащие в тексте
документа   указание  "срочно",  исполняются  в  трехдневный  срок,  а
требующие дополнительного изучения поставленных вопросов -  в  течение
10  дней.  В  тот  же срок исполняются поручения,  содержащие в тексте
указание "оперативно".
     10.  По  результатам  исполнения  документа  основной исполнитель
представляет  в  Правовой  департамент  письменную  информацию.  Датой
исполнения документа считается день поступления в Правовой департамент
контрольной карточки с информацией об итогах исполнения. (В   редакции
Указа Главы Администрации Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     11.  Правовой  департамент осуществляет контроль за своевременным
исполнением    поручений,    содержащихся    в    документах   органов
государственной  власти,  анализирует  и  обобщает  сведения  о ходе и
результатах    их   исполнения.   Начальник   Правового   департамента
ежеквартально  докладывает  на  заседаниях  Администрации информацию о
ходе исполнения документов. (В   редакции  Указа  Главы  Администрации
Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     12. Правовые акты органов государственной власти, иные документы,
поступившие в Администрацию,  считаются снятыми с  контроля,  если  об
этом   имеется   резолюция   Главы   Администрации   или  его  первого
заместителя,  о чем делается соответствующая отметка на документе и  в
контрольной  карточке.  Основанием  для  снятия с контроля нормативных
правовых  актов  органов  государственной  власти  является   принятие
соответствующего  правового акта Главы Администрации или Администрации
или  выполнение  других  мероприятий  в  соответствии  с  требованиями
резолюции Главы Администрации.

            XXII. Организация работы с обращениями граждан

     1. Администрация   в   пределах  своей  компетенции  обеспечивает
рассмотрение обращений граждан,  принятие по ним решений и направление
ответа   в   установленный   законом  срок.  В  этих  целях  Аппаратом
Администрации организуется прием граждан членами Администрации и иными
должностными лицами и работа с письменными обращениями.
     2.  Личный  прием  граждан  ведется  в  соответствии  с порядком,
утвержденным  Администрацией,  в  установленные  дни  и  часы. Графики
личного  приема  граждан ежемесячно утверждаются Главой Администрации.
Запись на прием и организация приема граждан обеспечиваются отделом по
работе   с   обращениями   граждан  Контрольного  управления  Аппарата
Администрации  (далее  -  отдел  по  работе  с  обращениями  граждан).
Организация   исполнения   решений,  принятых  по  результатам  приема
граждан,  возлагается  на  органы исполнительной власти, в компетенцию
которых входят рассмотренные вопросы. (В    редакции    Указа    Главы
Администрации Смоленской области от 09.02.2005 г. N 1)
     3. Работу   с   индивидуальными   и   коллективными   письменными
обращениями граждан (далее - обращения), поступившими в Администрацию,
организует отдел по работе с обращениями граждан.
     4. Обращения в зависимости от их  содержания  через  руководителя
Аппарата Администрации докладываются Главе Администрации.
     По поручению руководителя Аппарата  Администрации  обращения  для
рассмотрения  и  подготовки  ответа  направляются  отделом по работе с
обращениями граждан заместителям Главы Администрации (в соответствии с
распределением  обязанностей),  органам  исполнительной  власти,  иным
органам  и  организациям,  в  компетенцию  которых   входят   вопросы,
содержащиеся в обращениях.
     Переадресовка обращений другим исполнителям допускается только по
согласованию с руководителем Аппарата Администрации.
     5. Основные  требования  по  организации  работы  с   обращениями
граждан в Аппарате Администрации устанавливаются порядком рассмотрения
обращений  граждан  в   Администрации,   утверждаемым   постановлением
Администрации.
     6. Отдел  по  работе  с  обращениями  граждан  обобщает  вопросы,
поставленные  в  обращениях  граждан,  и  представляет соответствующую
информацию руководителю Аппарата Администрации.

              XXIII. Организация контроля за исполнением
                   правовых актов и иных документов

     1. Основными  задачами  контроля  исполнения является обеспечение
безусловного  выполнения  мероприятий  экономического  и   социального
развития области;  учет хода реализации постановлений,  распоряжений и
поручений   Администрации,   указов,    распоряжений    и    поручений
(содержащихся в резолюциях и данных на совещании) Главы Администрации,
распоряжений и письменных поручений заместителей  Главы  Администрации
(далее - контролируемые документы,  документ); своевременное выявление
нарушений  сроков  исполнения  контролируемых  документов;   повышение
персональной ответственности исполнителей за порученные участки работы
и повышение общего уровня дисциплины.
     2. Контроль   за   исполнением   документов   осуществляет  Глава
Администрации,   заместители   Главы   Администрации   по    вопросам,
относящимся   к   их  компетенции  (в  соответствии  с  распределением
обязанностей), а также другие члены Администрации, если содержащиеся в
документах вопросы относятся к сфере их деятельности.
     3. Организацию  контроля   обеспечивает   руководитель   Аппарата
Администрации.
     4. Техническую работу и оперативный контроль за ходом  и  сроками
исполнения  контролируемых документов осуществляет протокольный отдел,
помощники   Главы   Администрации,   помощники   заместителей    Главы
Администрации,    ответственных    за    соответствующие   направления
деятельности,  и другие уполномоченные  на  осуществление  контрольных
функций  лица,  которые  назначаются  распорядительными  актами членов
Администрации.
     5. Все  контролируемые  документы  регистрируются  в протокольном
отделе,  вносятся в базу данных централизованного  автоматизированного
документооборота Администрации для формирования картотеки поручений по
ответственным исполнителям и срокам  исполнения.  На  каждый  документ
заводятся контрольные карточки в двух экземплярах и контрольные дела.
     6. Основанием  для  постановки  на  контроль  документа  является
указание  об  установлении  контроля за его исполнением или конкретные
задания и  поручения  в  адрес  руководителей  органов  исполнительной
власти,  органов  местного  самоуправления либо конкретных должностных
лиц  в  тексте  документа  либо  в  тексте  резолюции,  наложенной  на
документ.
     7. Протокольный отдел:
     - осуществляет   общий  документальный  контроль  за  исполнением
контролируемых  документов  на   основе   автоматизированной   системы
контроля исполнения документов;
     - осуществляет учет контролируемых документов;
     - обеспечивает    координацию   деятельности   помощников   Главы
Администрации, помощников его заместителей и других уполномоченных лиц
по реализации контрольных функций;
     - по поручению Главы Администрации,  а также по своей  инициативе
осуществляет    проверку    фактического   выполнения   контролируемых
документов;
     - обеспечивает сбор информации от помощников Главы Администрации,
помощников заместителей Главы Администрации, других уполномоченных лиц
и непосредственных исполнителей документов, поставленных на контроль;
     - анализирует,  обобщает полученные сведения  о  ходе  исполнения
документов  и  исполнительской  дисциплине  и  в целях информирования,
упреждающего  контроля  и  принятия   оперативных   мер   представляет
руководителю    Аппарата    Администрации   сведения   об   исполнении
контролируемых документов за прошедший месяц путем составления справки
в срок до 10 числа следующего месяца;
     - координирует порядок снятия документов с контроля или продление
сроков их исполнения.
     8. На поступившие  из  протокольного  отдела  и  поставленные  на
контроль документы (вместе со вторым экземпляром контрольной карточки)
помощниками  Главы  Администрации,  помощниками   заместителей   Главы
Администрации  и  иными  уполномоченными лицами после регистрации этих
документов в учетных журналах заводятся контрольные дела.
     9. Помощники  Главы  Администрации,  помощники заместителей Главы
Администрации:
     - осуществляют  контроль  за  сроками  исполнения  контролируемых
документов;
     - получают   от   исполнителей  отчеты  и  другой  информационный
материал об исполнении документов;
     - анализируют отчеты, составляют справку о результатах исполнения
с  оценками,  выводами  и  предложениями  по  существу  контролируемых
документов   и   представляют   ее  на  рассмотрение  соответствующему
должностному лицу  (Главе  Администрации  или  его  заместителям)  для
принятия решения о снятии документа с контроля либо о продлении сроков
исполнения и ответственности исполнителей;
     - представляют  в протокольный отдел письменную информацию в виде
справок о ходе исполнения и об исполнении контролируемых документов  и
соответствующую   информацию   для   внесения   ее   в   базу   данных
автоматизированной   системы   контроля   исполнения   документов.   В
информации  должны  быть  отражены  конкретные  результаты  работы  по
исполнению документа.
     10. Снятию  с  контроля подлежат документы,  выполненные в полном
объеме или отмененные другим актом.  Снятие документа  с  контроля  не
означает прекращения действия правовых норм, установленных им.
     11. Основанием для снятия  с  контроля  документа  или  продления
срока его исполнения является представленная на имя должностного лица,
принявшего решение о  постановке  на  контроль  документа,  письменная
информация руководителя органа исполнительной власти,  органа местного
самоуправления или должностного лица,  которым соответственно поручено
исполнение документа.
     12. Материалы о выполнении и снятии  с  контроля  документов  или
продлении  сроков их исполнения представляются Главе Администрации или
его заместителям лицом,  ответственным за  осуществление  контроля  по
соответствующему документу.
     Если Глава   Администрации    или    его    заместитель    сочтет
необоснованным   предложение   о   снятии  документа  с  контроля,  он
возвращает его для  доработки  должностному  лицу,  ответственному  за
исполнение документа.
     Принятое решение лицом,  ответственным за осуществление контроля,
доводится   до  исполнителя  (исполнителей),  протокольного  отдела  и
фиксируется в контрольном деле.
     13. Справки  о  ходе  исполнения  документа вместе с контрольными
карточками и делами  (при  принятии  решения  о  снятии  документов  с
контроля),  составленные помощниками Главы Администрации,  помощниками
его   заместителей,   а   также   иными   уполномоченными   лицами   и
завизированные соответствующими должностными лицами,  представляются в
протокольный отдел в срок до 5 числа каждого месяца.
     14.  Протокольный  отдел с учетом результатов проверок исполнения
документов,  данных,  полученных  от  помощников  Главы Администрации,
помощников  его  заместителей  и иных уполномоченных лиц, по итогам за
месяц  подготавливает  информацию  для Главы Администрации о состоянии
контрольной  работы  и  исполнительской  дисциплине  в Администрации и
представляет  ее  руководителю  Аппарата  Администрации  до  10  числа
каждого месяца. (В   редакции  Указа  Главы  Администрации  Смоленской
области от 09.02.2005 г. N 1)
     Руководитель Аппарата     Администрации     докладывает     Главе
Администрации  о  выполнении  контролируемых  документов  и предлагает
проекты соответствующих решений.
     По решению  Главы  Администрации справка о результатах исполнения
контролируемых документов рассматривается на заседании Администрации.
     15. Контроль   за  исполнением  документов  с  грифом  "секретно"
осуществляется специально уполномоченными структурными подразделениями
Аппарата Администрации в соответствии с областными правовыми актами.
     16. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения писем,  заявлений
и жалоб граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

                        XXIV. Кадровые вопросы

     1. Распоряжением  Главы  Администрации  назначаются  на областные
государственные должности государственной службы:
     - заместители Главы Администрации;
     - помощники (советники), консультанты Главы Администрации;
     - помощники заместителей Главы Администрации;
     - руководители органов исполнительной власти и их заместители.
     Решения по  иным  кадровым вопросам в отношении вышеуказанных лиц
оформляются также распоряжениями Главы Администрации.
     2.  Проекты распоряжений Главы Администрации по кадровым вопросам
подготавливает отдел кадровой работы и государственной службы Аппарата
Администрации (далее - отдел кадровой работы и государственной службы)
в  соответствии с федеральным и областным законодательством, настоящим
Регламентом. (В редакции Указов Главы Администрации Смоленской области
от 27.01.2003 г. N 1; от 09.02.2005 г. N 1)
     3.  Ведение  трудовых  книжек  и  иных  документов,  связанных  с
прохождением   государственной   службы   перечисленных   в  пункте  1
настоящего  раздела  лиц,  осуществляется  отделом  кадровой  работы и
государственной   службы. (В   редакции   Указов  Главы  Администрации
Смоленской области от 27.01.2003 г. N 1; от 09.02.2005 г. N 1)
     4. Предоставление ежегодных отпусков лицам,  указанным в пункте 1
настоящего  раздела,  осуществляется  по  их  заявлениям  на имя Главы
Администрации не менее чем за 14 рабочих дней до  начала  планируемого
отпуска.
     5. Командирование за пределы территории Российской Федерации лиц,
замещающих  государственные должности государственной службы в органах
исполнительной власти,  осуществляется в соответствии с распоряжениями
Главы Администрации.
     6. Руководители  органов   исполнительной   власти   представляют
письменную   информацию  о  командированных  ими  лицах  (с  указанием
фамилии,  имени,  отчества этих лиц, замещаемой должности, фактических
сроков  нахождения  в  командировках,  мест  назначения  командировок)
ежемесячно руководителю Аппарата Администрации  по  окончании  каждого
месяца.

                 XXV. Использование печатей и штампов

     1. Для  удостоверения  подлинности  документов  или  соответствия
копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.
     2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении
и  исполнении  документов,  других   отметок   справочного   характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
     3. Администрация и Аппарат Администрации имеют печати, содержащие
изображение  герба  Российской Федерации,  а также полные наименования
указанных органов (гербовые печати).
     4. Гербовая  печать  Администрации проставляется на подписи Главы
Администрации  и  других  должностных   лиц,   уполномоченных   Главой
Администрации   или   Администрацией   на  подписание  соответствующих
документов.
     5. Штампы   с   факсимильным   воспроизведением   подписи   Главы
Администрации разрешается при  необходимости  использовать  на  копиях
подписанных   в   установленном  порядке  документов,  поздравительных
адресах, открытках и телеграммах.
     Использование этого  штампа при оформлении подлинников каких-либо
документов не допускается.
     6. Гербовая   печать   Администрации   и  штампы  с  факсимильным
воспроизведением подписи Главы Администрации хранятся  у  руководителя
Аппарата Администрации.
     7.   Гербовая  печать  Аппарата  Администрации  используется  для
оформления финансовых документов Аппарата Администрации, доверенностей
и   хранится  в  Финансовом  управлении  Аппарата  Администрации.  Для
кадровых  документов  работников  Аппарата  Администрации используется
печать  отдела  кадровой  работы и государственной службы. (В редакции
Указов  Главы  Администрации  Смоленской области от 27.01.2003 г. N 1;
от 09.02.2005 г. N 1)
     8. На  копиях правовых актов Главы Администрации,  Администрации,
заместителей  Главы  Администрации,  подготовленных  к  тиражированию,
проставляется круглая печать протокольного отдела.
     9. Изготовление печатей и штампов для  структурных  подразделений
Аппарата    Администрации    производится   на   основании   поручения
руководителя Аппарата Администрации.
     Изготовленные  печати  и  штампы  учитываются  в  отделе кадровой
работы  и государственной службы и выдаются под расписку руководителям
структурных подразделений Аппарата Администрации.  (В  редакции Указов
Главы    Администрации    Смоленской   области   от 27.01.2003 г. N 1;
от 09.02.2005 г. N 1)
     10. Печати и штампы должны храниться в несгораемых  металлических
шкафах или сейфах.
     Пришедшие   в   негодность   и  аннулированные  печати  и  штампы
возвращаются  в  отдел  кадровой  работы  и  государственной  службы и
уничтожаются   в   установленном   порядке,  о  чем  в  журнале  учета
проставляются   соответствующие   отметки. (В  редакции  Указов  Главы
Администрации       Смоленской      области      от 27.01.2003 г. N 1;
от 09.02.2005 г. N 1)
     11. Ответственность   и   контроль   за    соблюдением    порядка
использования   и   хранения   печатей   и   штампов   в   структурных
подразделениях Аппарата Администрации возлагаются на их руководителей.
При  смене соответствующего руководителя печати и штампы передаются по
акту с отметками в журнале учета.

      XXVI. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент

     Предложения по  изменению  и  дополнению  настоящего   Регламента
обобщаются   руководителем   Аппарата   Администрации  и  вносятся  на
утверждение Главе Администрации.