|
Расширенный поиск
Постановление Главы Администрации Смоленской области от 12.01.1999 № 8ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 12.01.99г. N 8 г. Смоленск Утратилo силу - Указ Главы Администрации Смоленской области от 23.12.2002 г. N 12 Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Смоленской области В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства, порядка и правил оформления документов, работы с обращениями граждан в Главных управлениях, управлениях и комитетах администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению. 2. Считать утратившим силу постановление главы администрации области от 02.02.96 г. N 85 "Об утверждении инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы - управляющего делами администрации области (Н.Н.Мишин). А.Д.Прохоров Приложение к постановлению главы администрации Смоленской области от 12.01.99г. N 8 И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в администрации области В В Е Д Е Н И Е Инструкция по делопроизводству в администрации Смоленской области (далее именуется - Инструкция) подготовлена на основе унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), введенной государственным стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) 1 июля 1998 года и Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 17 июля 1998 г. N 734. Инструкция устанавливает единый подход к оформлению создаваемых документов в администрации области. В Инструкции сформулированы современные требования к составлению и оформлению документов на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Применение Инструкции должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в администрации области, унификации и стандартизации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов. 1. Общие положения 1.1. Инструкция предназначена для структурных подразделений администрации области и является обязательной для соблюдения работниками, осуществляющими подготовку и оформление нормативных правовых и организационно-распорядительных документов. 1.2. Работники подразделений администрации области ответственны за сохранность служебных документов. Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передача копий документов сторонним организациям допускается с разрешения руководителей подразделений администрации. 1.3. Бланки документов, применяемые в администрации области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения заместителя главы - управляющего делами администрации области не могут передаваться другим организациям или лицам. 1.4. Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации области (его заместителей) являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в канцелярии общего отдела управления делами администрации области. 1.5. Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов администрации области осуществляется по согласованию с заместителем главы - управляющим делами администрации области и в соответствии с ГОСТом Р. 6.30-97. Не разрешается самостоятельное изготовление бланков организационно-распорядительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах, не отвечающих требованиям УСОРД. 1.6. Общий отдел управления делами администрации области ежегодно к 1 октября представляет в хозяйственный отдел заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год. 1.7. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводство) в подразделениях администрации области отвечают: - в аппарате главы администрации области - заместитель главы - управляющий делами администрации области; - в структурных подразделениях администрации области - руководители этих подразделений. 1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией. На работников службы делопроизводства подразделений администрации области возлагаются следующие функции: - прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции); - лингвистическая экспертиза проектов документов, их соответствие ГОСТу Р.6.30-97 и редактирование; - передача документов (корреспонденции) на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее - исполнитель); - учет (регистрация) внутренних нормативных документов; - контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов; - подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив на постоянное или временное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению; - подготовка предложений по совершенствованию работы с документами. 1.9. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них конфиденциальной информации руководитель подразделения администрации области обязан проинформировать об этом заместителя главы - управляющего делами администрации области для принятия соответствующих мер. 2. Реквизиты документов, их состав и оформление 2.1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать . 2.2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р.6.30-97, введенным в действие с 1.07.98. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1,2. 2.3. При конструировании и изготовлении бланков используются следующие реквизиты: 01* - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации (по общероссийскому классификатору предприятий и организаций); 05 - код формы документа ( по общероссийской классификации управленческой документации); 06 - наименование организации; 07 - справочные данные организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - адресат; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа. 2.4. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. 2.5. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на соответствующее структурное подразделение администрации области (общий отдел, канцелярия, ответственное за делопроизводство лицо). 2.6. При оформлении текстов документов и их обработке используются следующие реквизиты: 13 - гриф ограничения доступа к документу; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29* - отметка для автоматического поиска документа. 2.7. Документы, создаваемые в администрации области, разрабатывают на основе состава реквизитов и порядка их расположения на бланках двух основных форматов А4 (210 х 297мм) и А5 (148 х 210 мм), допускается использование бланков форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) по ГОСТу 9327. 2.8. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: левое - 20, правое -10, верхнее - 20, нижнее - 10. 2.9. Бланки документов проектируют в соответствии с приложениями 1,2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольной, зоны расположения реквизитов - центровые и фронтальные. 2.10. Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: - общий бланк для изготовления любого вида документа включает реквизиты 01; 02; 03; 04; 06; допускается размещение реквизитов 05; 09; 10; 17; 18 (приложение 3); - бланк письма включает реквизиты 01; 02; 03; 04; 05; 06; 07 и при необходимости реквизиты 09; 10; 11; 14; 17 (приложения 4,5); - бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01; 02; 03; 05; 06; 08; 12 и при необходимости реквизиты 09; 10; 11; 12; 17; 18 (приложение 6). 2.11. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Требования к оформлению реквизитов 2.12. Государственный герб Российской Федерации (01) размещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации, а герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, герб города, района в соответствии с использованием герба города, района установленными нормативными актами. Реквизит герба располагают над серединой наименования организации. 2.13. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) помещается на бланках организаций, учреждений в соответствии с уставом (положением об организации). Ее не производят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. ___________________________ *Примечание: 01.......29 - коды реквизитов для приложений 1,2. 2.14. Реквизит "Наименование организации" (06), является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурные подразделения, должностное лицо, например: а) Угловое расположение реквизитов: Герб РФ Герб РФ Герб РФ Федеральная служба Администрация Администрация лесного хозяйства России Смоленской области Смоленской области Смоленское управление лесами Глава администрации области Комитет по культуре 214000, г.Смоленск, 214000, г.Смоленск пл.Ленина,1 пл.Ленина, 1 тел. ................ тел. ............... факс: ................ факс: ............... ________ N _________ __________ N ___________ ___________ N __________ на N______ от _________ на N______ от ___________ на N ______ от __________ б) Продольное расположение реквизитов: Герб РФ Администрация Смоленской области Государственно-правовое управление 214008 г.Смоленск ул. Ленина, д.1 Тел.: ..........., Факс: ............. __________ N _________ на N______ от _________ Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. 2.15. Реквизит "Заголовок к тексту" (17) выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы: О чем? (О ком?); Чего? (Кого?). Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не ставится. Заголовок документа записывается при его регистрации (в журнал, карточку, базу данных). 2.16. Реквизит "Гриф согласования" (22) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник Главного Письмо Российской Протокол заседания финансового управления академии медицинских наук от 26.01.98 N 10 личная подпись И.И.Иванов от 30.10.98 N 451-805 26.07.98 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка : Лист согласования прилагается. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор Генеральный директор АО "РИК" АОЗТ Торговый дом "Амур" личная личная подпись К.Р.Романов подпись В.Е.Афанасьев 14.06.99 14.06.99 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления банка "Прогресс" личная личная подпись А.С.Линев подпись Н.Н.Титов 17.06.99 17.06.99 2.17. Реквизит "Визы согласования документа" (23). Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических структур, заместителем руководителя, курирующего данный вопрос, юристом, при необходимости службой делопроизводства. Виза включает: подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости - должность визирующего, например: Начальник юридического отдела личная подпись В.И.Петров 25.08.97 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются личная подпись А.С.Орлов 26.07.98 Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). 2.18. Реквизит "Отметка о наличии приложения" (20). Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии имеет вид: Приложение: на 5л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение _________ на 3 л. в 1 экз. 2. Правила __________ на 7 л. в 2 экз. В приложении к распорядительному документу на его первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора института от 16.09.98г. N 340 Приложения должны быть подписаны исполнителями или их руководителями. 2.19. Реквизит "Текст документа" (19). Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел может иметь соответствующий номер и заголовок. 2.20. Реквизит "Дата документа" (09) - дата подписания, принятия, согласования, регистрации, опубликования или утверждения. Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Часто проставление даты документа зависит от бланка и вида документа. 2.21. Реквизит "Регистрационный номер документа" (10). Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, кроме документов, не подлежащих регистрации согласно специальному перечню. В состав регистрационного номера документа обязательно входит номер регистрации, который может дополняться индексом дела, кодом автора, корреспондента и др. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.22. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (11) (далее - ссылка на номер) используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. 2.23. Реквизит "Адресат" (14). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При необходимости в адресат может входить почтовый адрес, например: Минюст России ГП ПО "Авангард" АООТ ПО "Искра" Управление систематизации Бухгалтерия Заместителю генерального законодательства директора Иванову В.С. При адресовании документа физическому лицу, указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 214000 , Смоленская обл. Сычевский район, п.Липки ул. Садовая, д.5, кв.12 Калинину И.П. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: письмо Минюста от 29.06.98 N 2-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные адреса, то делается следующая отметка: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. Если документ отправляют в несколько однородных адресов. То их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Смоленской области Если письмо адресуется организации, то указывают ее наименование, затем почтовый адрес: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, центр Мимошинский пер., 7а. Составные части почтового адреса на конверте, карточке или обложке почтового отправления: - наименование адресата; - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта; - название области, края, республики; - страна (для международных отправлений); - почтовый адрес; Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5, 121-Б Центр, Москва,103102 В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. 2.24. Реквизит "Подпись" (21). В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Председатель комитета личная подпись Л.А.Иванова по образованию при использовании бланка: Председатель личная подпись Л.А.Иванова При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при равных должностях - на одном уровне, например: Начальник управления личная подпись А.П.Петров Главный бухгалтер личная подпись А.В.Логинова Начальник Главного Начальник Главного финансового управления экономического управления личная подпись В.И.Иванов личная подпись В.С.Петров В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии личная подпись А.С.Сидоров Члены комиссии личная подпись С.П.Матвеев личная подпись В.А.Филатов 2.25. Реквизит "Отметка о контроле" (18). Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль" или пометки "К" ниже реквизита "Индекс (номер) документа". Существует два вида исполнения документа: типовой (срок исполнения устанавливается нормативно-правовым актом) и индивидуальный срок (устанавливается распорядительным документом организации или указанный в резолюции). 2.26. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (13). Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. 2.27. Реквизит "Отметка об исполнителе" (26) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, например: Петров Петров Иван Васильевич 3-63-11 или 3-63-11 При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например: Кузнецов Иван Иванович 3-63-11 отп. 2 01.04.98г. 2.28. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" (27) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. 2.29. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" (29). Он включает в себя: имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. 2.30. Реквизит "Печать" (24). Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района, а также печати организаций, не имеющих право изображать государственную символику (далее по тексту - печать) ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует ставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать ставится на специально отведенном месте (символ "М.П."). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.31. Реквизит "Отметка о заверении копии" (25). Отметка ставится ниже реквизита "Подпись", например: Подпись Верно Главный специалист личная подпись М.В.Петров общего отдела 07.06.97г. Печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу, копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации. Допускается заверять копии печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, протокольная часть). 3. Требования к оформлению проектов областных законов Проект областного закона (далее именуется - законопроект), подготавливаемый для внесения главой администрации области в областную Думу в порядке законодательной инициативы, печатается на стандартных листах бумаги. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится главой администрации области". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по своей левой границе. На расстоянии 2 интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект". Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование субъекта Федерации - СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ. Отделяется от слова "Проект" 3 интервалами. Печатается прописными буквами и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН. Отделяется от наименования субъекта Федерации 2 интервалами. Печатается прописными буквами размером шрифта не менее N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок Отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами. Печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?". В нем указывается название законопроекта, отражающее сферу правоотношений, которые он затрагивает. Текст Отделяется от заголовка 3-4 интервалами. Печатается через 2 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов. Основная часть текста законопроекта в логической последовательности обеспечивает переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи, пункты, подпункты, части. Заголовки разделов, глав, если они имеются, следует печатать прописными буквами размером шрифта N 14 и выравнивать по центру. Заголовки могут быть выделены полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку (через пробел). При отсутствии заголовка слово "статья" печатается с прописной буквы, далее проставляется номер арабскими цифрами. Слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Например: Статья 7. Права ребенка. Текст статьи законопроекта может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Часть, как структурная единица статьи, не имеет нумерации. Ссылка на нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (реже - с круглой скобкой), подпункты - строчными буквами (реже - арабскими цифрами) с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового обозначения (приложение 7). Структура законопроектов о внесении изменений и дополнений в действующие акты должна соответствовать структуре основных актов. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений 4.1. Постановления и распоряжения главы администрации области, распоряжения его заместителей (далее - постановления и распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных и областных законов, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе структурных подразделений органов исполнительной власти и в пределах их компетенции (приложения 8,9). 4.2. Структурные подразделения администрации области не вправе издавать постановления и распоряжения. Проект постановления, распоряжения подлежит согласованию с заинтересованными структурными подразделениями, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если в постановлении, распоряжении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других структурных подразделений администрации. Согласование постановления, распоряжения оформляется визами. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника постановления, распоряжения и включают в себя фамилию и инициалы визирующего, его подпись и дату (приложение 10). 4.4. Подготовка проекта постановления, распоряжения возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации области с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе. В подготовке проекта постановления, распоряжения участвует государственно-правовое управление администрации области, иные структурные подразделения администрации области (приложение 11). Срок подготовки проекта и издания постановления, распоряжения во исполнение федеральных и областных законов, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями администрации области, могут создаваться рабочие группы. 4.5. В процессе работы над проектом постановления, распоряжения должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное и областное законодательство, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и государственной власти субъектов Российской Федерации, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились. 4.6. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия постановления, распоряжения то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включается. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. При необходимости для полноты изложения вопроса в постановлениях, распоряжениях могут воспроизводится отдельные положения Федеральных и областных законов, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. 4.7. Одновременно с разработкой проекта постановления, распоряжения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст постановления, распоряжения. 4.8. Если при подготовке постановления, распоряжения выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу. 4.9. Подготовленный проект постановления, распоряжения до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы администрации области. Постановления, распоряжения подписываются главой администрации области или лицом, исполняющим его обязанности. 5. Требования к оформлению служебных писем в подразделениях администрации области 5.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: - письмо оформляется на должностном бланке; - письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение, - вступление, - основное содержание, - заключение. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо) (приложение 12). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, например: С уважением ..., Искренне Ваш ... Заключительная форма вежливости отделяется от названия должности запятой, например: С уважением, Президент компании личная подпись А.Н.Попов 6. Контроль за исполнением документов и поручений 6.1. Основные положения системы контроля за исполнением документов регламентированы постановлением главы администрации области от 29.09.98 N 531 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области". Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащие поручения. 6.2. Контроль за исполнением нормативных правовых актов по содержанию, полноте, своевременности и срокам исполнения осуществляется структурными подразделениями аппарата главы администрации области: - Главным управлением региональной политики, местного самоуправления и государственной службы в части, касающейся органов местного самоуправления области; - государственно-правовым управлением в части, касающейся структурных подразделений администрации области и территориальных органов Федеральных органов исполнительной власти Контроль за исполнением поручений, данных на заседаниях коллегиальных органов при главе администрации области, определенных Регламентом администрации области, осуществляет управление делами администрации области через помощников заместителей главы администрации области. Контроль за исполнением обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан. 6.3. Сроки исполнения документов определены Регламентом (п.8.4, 8.5, 8.6). 6.4. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов помощниками заместителей главы администрации оформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемых документов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие материалы, необходимые для полного исполнения документа. Помощниками заместителей главы администрации области в контрольные дела заносятся все отметки о ходе исполнения, об изменении сроков. Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальные контрольные карточки (приложения 13,14). 6.5. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены все поставленные вопросы и об этом извещены заинтересованные организации и лица. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в учетную карточку, а последняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненные документы. 7. Порядок приема, учета, регистрации и распределения поступающей корреспонденции 7.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области, принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии общего отдела управления делами главы администрации области. Телеграммы в адрес главы администрации и его заместителей, принимаемые информационно-аналитическим центром, передаются для регистрации в канцелярию общего отдела, с последующей передачей главе администрации области или заместителям через секретарей приемных. Прием и регистрация писем, обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан. 7.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. На документ заводится учетная карточка (приложение 13), которая помещается в контрольную картотеку. 7.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем приемной главы администрации с последующей передачей и регистрацией в управление делами (канцелярия). Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты, каталоги и т.п. 7.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 7.5. Недостаче документов (отдельных их листов) или их повреждений, составляется акт (приложение 15) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения. 7.6. Управление делами администрации области направляет поступившие документы адресатам по назначению. Документы, адресованные заместителям главы администрации области, направляются в их приемные. Документы по вопросам, относящимся к компетенции коллегиальных органов при главе администрации, направляются их секретарям. 7.7. Документы передаются в структурные подразделения администрации области в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить" (далее именуются - срочные документы) - немедленно. Пакеты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде. В приемную главы администрации области, его заместителей зарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты, фамилии работника, принявшего документ). Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями. 7.8. Поступившие документы докладываются заместителю главы - управляющему делами администрации области работником канцелярии и согласно резолюции передаются на исполнение (приложение 14). 7.9. Состояние работы с документами в подразделениях администрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работниками канцелярии. 8. Подготовка и оформление документов заседаний, совещаний и других мероприятий 8.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия в администрации области проводятся в соответствии с распоряжениями или устными указаниями главы администрации области, текущими и перспективными планами работы, утвержденными главой администрации области, положениями о коллегиальных органах, Регламентом администрации области. 8.2. Организационно-техническое обеспечение, подготовку и проведение этих мероприятий осуществляют: а) проводимых главой администрации: - управление делами администрации области; - структурные подразделения администрации области, в случае определения их ответственными за проведение; б) проводимых первым заместителем, заместителями главы администрации - аппарат заместителей главы администрации; в) проводимых структурными подразделениями администрации области с участием главы администрации и его заместителей - соответствующие подразделения. 8.3. Структурные подразделения, указанные в п.8.2 обеспечивают: - подготовку повестки дня и порядка проведения совещания; - оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте его проведения; - готовность зала к совещанию; - регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу им соответствующих документов; - звукозапись и ведение протокола совещания; - выполнение машинописных и копировально-множительных работ, рассылку документов и материалов совещания; - контроль выполнения поручений, данных главой администрации; - организацию питания участников совещания и размещение их при необходимости в гостиницах. 8.4. Оформление протокола и рассылка материалов рабочих совещаний и заседаний, проводимых главой администрации области, осуществляются протокольной частью общего отдела управления делами администрации области согласно пп.4.8; 4.9 Регламента администрации области. Протоколы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в подразделениях администрации в соответствии с номенклатурой дел. 9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" 9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решения об отнесении документированной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. 9.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра ставится на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма. Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только управлением делами администрации области (копировально-множительное бюро) с письменного разрешения управляющего делами главы администрации. 9.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: - нормативно-правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологических, метеорологических, демографических, санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимые для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; - документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств, других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики региона и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне; - описание структур исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса; - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; - документы, накапливаемые в отдельных фондах архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 9.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками общих отделов (канцелярий) структурных подразделений администрации, которым поручен прием и учет несекретных документов. При смене работника, осуществлявшего учет этих документов, составляется акт приема-сдачи этих документов, утвержденный руководителем структурного подразделения администрации. 9.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме этих документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами; - печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона; - передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику общего отдела (канцелярии) структурного подразделения администрации области. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; - передаются работникам структурных подразделений администрации под расписку; - пересылаются другими организациями федеральной службой или спецсвязью; - не могут передаваться по незащищенным каналам связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. 9.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности, производятся в структурных подразделениях администрации области по акту (приложение 16). 9.7. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушений правил работы с документами, работники администрации области привлекаются к дисциплинарной ответственности. 10. Порядок использования круглых печатей и угловых штампов 10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в подразделениях администрации области используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера, применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 10.2. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностных лиц, командировочных удостоверениях, документах к награждению, удостоверениях о награждении государственными наградами Российской Федерации, на платежных поручениях и финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях. 10.3. На копиях постановлений, распоряжений проставляется круглая печать протокольной части общего отдела управления делами. На копиях документов по личному составу, доверенностях и справках проставляется круглая печать отдела кадров, на копиях приказов, командировочных предписаниях (прибыл-убыл), копиях писем проставляется круглая печать канцелярии общего отдела управления делами. При отправке документов через фельдъегерскую связь на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать администрации области. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 10.4. Изготовление гербовых и других печатей (штампов) для подразделений администрации области производится на основании поручения заместителя главы - управляющего делами администрации области. К представляемому письму (заявлению) руководителя структурного подразделения администрации области прилагается образец (эскиз) печати, согласованный с комитетом по средствам массовой информации и полиграфии администрации области, который выдает разрешения на их изготовление. В структурных подразделениях администрации области печати и штампы учитываются в специальном журнале, структурные подразделения обеспечивают их сохранность. 10.5. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей. При смене руководителя структурного подразделения администрации области печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета подразделения администрации. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются в подразделениях по акту. 11. Основные правила текстового оформления проектов служебных документов 11.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации области. Текст приказа, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа, они могут отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом - ПРИКАЗЫВАЮ. При подготовке проекта приказа не допускается дублирование ранее изданных приказов и других документов. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой. В случае разногласий между структурными подразделениями по тем или иным пунктам проекта приказа составляется соответствующая справка. Визирование проекта приказа производится на лицевой стороне последней страницы первого экземпляра. Приказы подписываются руководителем, имеющим право подписи, а в его отсутствие - заместителем (приложение 17). Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются в установленном порядке. Проекты приказов (кроме приказов по личному составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением. 11.3. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц. В тексте инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций и должностных лиц. Текст инструкции должен состоять из разделов, но начинаться с раздела "Общие положения", где указываются цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки, другие сведения. Инструкция должна быть утверждена руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом, постановлением или распоряжением. При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять: из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности и наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровки и даты; если организационно-распорядительным документом - то ставится гриф УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, утверждавшего инструкцию (включая наименование учреждения), дату и номер, например: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО Председатель комитета Протокол общего собрания личная подпись Н.В.Петров акционеров 12.09.98 от 15.08.97 N 14 11.4. Положение - акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы государственного органа, учреждения, организации или их структурного подразделения. Текст состоит из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы, ответственность. В разделе "Общие положения" указываются цели и основания образования учреждения или структурного подразделения, чем оно руководствуется в своей деятельности и кому подчиняется. В разделе "Основные задачи" перечисляются основные задачи, которые должны выполнять учреждение или структурное подразделение во всех областях своей деятельности. В разделе "Функции" указывается, что и как делать для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями и структурными подразделениями. В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов. В разделе "Организация работы" указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения и структурного подразделения; формы и методы работы. Положение о структурном подразделении должно утверждаться распорядительным документом, а об учреждении - вышестоящей организацией. 11.5. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов (приложение 18). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются номер протокола, дата проведения мероприятия, фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих, повестка дня или перечисление вопросов с указанием докладчиков. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатается сноска "Текст доклада прилагается". Протокол может фиксировать решение (постановление), в этом случае документ прилагается к протоколу. В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пункта повестки дня) с указанием фамилий докладчика и выступающих, печатается краткое изложение сути или состояния рассматриваемого вопроса, заканчивающегося протокольным решением (постановлением). 11.6. Доклад - документ, содержащий изложение отдельных вопросов, выводов, положений. В докладе сообщается о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Доклад может быть отчетным, когда предлагается решить какие-либо назревшие сложные и важные вопросы, требующие глубокого изучения фактического материала, научной и технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения. Текст доклада может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Доклад должен иметь подписи или визы составителей или докладчика с указанием даты визирования. 11.7. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности комитета, сдачи-приема дел". Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта перечисляются лица, участвующие в актировании, указываются их должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. В констатирующей части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события. При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий или состояний. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителями организации или руководителем вышестоящего органа. 11.8. Извещение о заседании, совещании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие. Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения. Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В текст извещения может включаться просьба о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещение адресуется учреждению. Извещение подписывается руководителем учреждения или председателем коллегиального органа. 11.9. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащая обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководителю и вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Докладные записки, направленные в вышестоящий орган, должны быть подписаны руководителем учреждения и иметь индекс (номер). 11.10. План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку; наименование (содержание) мероприятия; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение. Если планы работ должны подписывать руководители нескольких учреждений или структурных подразделений, то подписи располагаются на одном уровне (горизонтально). 12. Машинописные работы 12.1. Печатание документов аппарата главы администрации производится в машинописном бюро общего отдела управления делами, а также непосредственно в структурных подразделениях администрации области с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей инструкции. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные документы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется управлением делами по согласованию с исполнителями, передавшими материалы для печатания. 12.2. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, наименование ведомств и организаций, географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Печатание производится на одной стороне листа с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или исправленные карандашом. 12.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы машинистками не производятся. Вторые и последующие страницы документа должны быть пронумерованы, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, без слов "страница" (стр.) и знаков препинания. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал. 13. Копирование (тиражирование) документов 13.1. Копировально-множительные работы документов аппарата главы администрации области осуществляются управлением делами, остальные работы выполняются в структурных подразделениях администрации области. Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях администрации, имеющих множительную технику. 13.2. Копирование постановлений, распоряжений, подписанных главой администрации области или его заместителями и имеющие визу управляющего делами, производится согласно адресу рассылки. 13.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы с визой заместителя главы администрации. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов. 14. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации области 14.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации области, осуществляется общим отделом управления делами администрации области в диктофонном варианте. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает общий отдел. 14.2. Звукозаписи хранятся в коробках, в специальных хранилищах. 14.3. Расшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседаний производится после их завершения в установленные сроки, но не позднее 7 дней после проведения мероприятия. 15. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи 15.1. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 15.2. Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом. 15.3. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 15.4. В телеграммах содержатся следующие реквизиты: - служебный заголовок; - указание на категорию телеграммы; - отметка о виде телеграммы; - телеграфный адрес получателя, полный или условный; - текст - содержание телеграммы; - регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; - подпись; - адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона. 15.5. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов как в телеграммах. Требования к тексту к оформлению и написанию реквизитов телекса (адресата, текста, подписи, номера, наименования и адреса отправителя) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам. Телекс заканчивается знаком "+"; если конец сообщения неясен. Знаком "++" заканчиваются последние сообщения. Знак "+?" в конце телекса обозначает ожидание ответа или нового сообщения. 15.6. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 19) без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. 15.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно (приложение 20). Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 15.8. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях администрации, осуществляется их руководителями. 15.9. Рассылка по электронной почте копий нормативных правовых актов и других документов, подготовленных в администрации области в адрес органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации области, территориальных органов Федеральных органов исполнительной власти производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству администрации области с районами и городами области по электронной почте ГАС "Выборы", утвержденной распоряжением заместителя главы - управляющим делами администрации области от 26.02.97г. N 52-р. 16. Порядок передачи служебной информации по электронной почте в администрации области. 16.1. Электронная почта (далее - ЭП) администрации области предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети. 16.2. Электронное письмо - электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из сопроводительного файла и файла, содержащего передаваемую информацию. Сопроводительный файл должен содержать следующую служебную почтовую информацию: - из какого структурного подразделения администрации области (органа местного самоуправления) отправляется электронное письмо; - в какие структурные подразделения администрации области (органы местного самоуправления) должно быть отправлено электронное письмо; - имя и размер файла, содержащего передаваемую информацию; - фамилия, имя, отчество исполнителя служебного документа, его телефон для справок. 16.3. Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудников структурных подразделений администрации области, органов местного самоуправления (по согласованию), прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием/передачу ЭП, распечатку и передачу электронных писем адресатам, организацию делопроизводства при использовании ЭП администрации области. 16.4. Структурные подразделения администрации области, органы местного самоуправления (по согласованию) назначают администраторов ЭП и обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00. 16.5. Комитет по информационным ресурсам и телекоммуникациям администрации области организовывает и обеспечивает работу центрального сервера ЭП администрации области ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00. 16.6. Документы, направляемые по ЭП руководителю органа местного самоуправления или его заместителям, должны быть подписаны главой администрации области или его заместителями. 16.7. Документы, направляемые по ЭП в органы местного самоуправления за подписью начальников Главных управлений, управлений, председателей комитетов администрации области должны адресоваться руководителям соответствующих структур в органах местного самоуправления. 16.8. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа 16.9. Передаваемые с помощью ЭП служебные документы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила по подготовке, оформлению и регистрации документов на бумажном носителе. 16.10. Подразделение-автор (отправитель) документа предоставляет администратору ЭП оригинал документа и его выверенную электронную копию. 16.11. Администратор ЭП производит регистрацию документа в журнале учета входящей и исходящей корреспонденции установленного образца и проставляет на бумажном и электронном варианте документа исходящий номер и дату. Документ отправляется по ЭП в течение не более двух часов с момента его получения от отправителя (приложения 32,33) 16.12. Электронные письма должны быть подготовлены только в следующих допустимых форматах: - DOC, RTF _ Word версии 6.0, 7.0 (шрифты Times New Roman Cyr, Arial Cyr, Courier New Cyr) ; - XLS _ Excel версии 5.0, 7.0 (шрифты Times New Roman Cyr, Arial Cyr, Courier New Cyr) ; - TXT _ текстовые редакторы DOS, ЛЕКСИКОН версии 1.2, 1.3 (шрифт номер "0", нормальный, без подчеркивания, без выделения курсивом или жирными символами, текст должен быть без управляющих символов). 17. Рассмотрение писем и организация приема граждан по личным вопросам 17.1. В администрации области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан в соответствии с рекомендациями "Порядка работы с письмами и устными обращениями граждан в отделе писем и приема граждан администрации Президента Российской Федерации" и настоящей инструкцией. 17.2. Поступившие в канцелярию администрации письма граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан, где записываются в журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан и на карточке регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (приложения 21, 22) 17.3. При регистрации документа на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется дата его поступления, в правом нижнем углу - регистрационный номер (приложение 23). В подразделениях главы администрации, приемных заместителей главы письма (телеграммы) граждан учитываются в делопроизводстве подразделений или в учетно-контрольных карточках (карточка учета приема посетителей) (приложение 23). 17.4. Картотека на письма граждан ведется по административно-территориальным единицам и фамилиям заявителей в алфавитном порядке.. 17.5. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одного подразделения администрации в другое осуществляется через канцелярию администрации. 17.6. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению, передаются управляющему делами администрации области, который после предварительного рассмотрения передает их главе администрации, его заместителям или в структурные подразделения. С резолюциями главы администрации или управляющего делами документы возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан администрации области. Резолюции переносятся в соответствующие графы учетных карточек, сроки исполнения документа ставятся на контроль и направляются с краткой аннотацией в соответствующий адресат для принятия решения. Отметка о постановке жалобы или заявления на контроль ставится в журнале регистрации. 17.7. Для контроля за сроками исполнения писем в карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. За три дня до контрольной даты работник по учету и регистрации писем напоминает конкретным исполнителям приближение сроков исполнения. 17.8. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под ним указывается номер первого письма и делается отметка "Повторно". Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный срок или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 17.9. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в подразделениях администрации в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по обращениям граждан главы администрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора. Письма военнослужащих и их семей рассматриваются в срок до 7 дней, в исключительных случаях срок может быть продлен до 15 дней. Если вопрос, затронутый в письме, относится к ведению другой организации или учреждения, то оно не позднее, чем в пятидневный срок, направляется в соответствующее учреждение, о чем автору сообщается в письменной форме. Сопроводительное письмо оформляют в трех экземплярах: первый вместе с письмом направляется в учреждение, второй - автору, третий - остается в деле. Если письмо рассмотрено непосредственно в подразделении администрации, то автор извещается об этом, как правило, в письменной форме, а в отдельных случаях - в устной форме, о чем делается отметка в правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора с заявителями. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным номером первого документа с добавлением порядкового номера через дефис (например: 13/165-1; 13/182-3 и т.д.). 17.10. Запрещается направлять жалобы граждан должностным лицам, на действия которых принесена жалоба. Письма граждан считаются исполненными, если решены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения администрации, осуществляют руководители этих подразделений. 17.11. Запись, прием и учет посетителей в приемной по обращениям граждан администрации области организуют специалисты приемной. Прием ведется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней согласно графику приема. 17.12. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданы согласно графику приема гражданами в письменном виде и устно, при личной встрече с руководителями администрации области. График приема населения должностными лицами, утвержденный главой администрации, вывешивается для всеобщего сведения. 17.13. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются во время приема, о чем делаются записи в журнале и карточке учета обращений граждан (приложение 24). Переданные на приеме посетителями письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан. В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительные данные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде и регистрируются на карточках учета приема посетителей. Руководитель, производящий прием, пишет на карточке резолюцию непосредственному исполнителю данного заявления. Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемого вопроса и с резолюцией на первичном документе отправляется руководителю, направившему документ на исполнение. Письмо снимается с контроля, если полностью решены поставленные вопросы. 17.14. Приемная по обращениям граждан администрации области ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет (один раз в месяц) главе администрации, управляющему делами справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан, причем к концу каждого месяца начальниками общих отделов структурных подразделений администрации или ответственными лицами за делопроизводство в срок до 3 числа следующего за отчетным месяцем, направляется отчет в управление делами главы администрации, за подписями руководителей структурных подразделений (приложения 25, 26). 18. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатурных дел 18.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения. 18.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. 18.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения: 6/36; 7/5. 18.4. Номенклатура дел администрации области разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства на следующий календарный год, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) областного архивного управления, утверждается заместителем главы - управляющим делами администрации области (приложение 27). 18.5. Вновь созданное подразделение администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает с областным Государственным архивом и утверждается заместителем главы - управляющим делами администрации области. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 18.6. В течение года по согласованию с областным Госархивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Оформление документов, законченных делопроизводством 18.7. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, которые формируют их в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при методической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет в дела (приложение 28); - нумерацию листов в деле; - составление заверительного листа дела (приложение 29); - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.). 18.8. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дело раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д. Экспертиза ценности документов 18.9. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), состав которой утверждается заместителем главы - управляющим делами. 18.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения. В своей деятельности постоянно действующая экспертная комиссия руководствуется основными правилами работы ведомственных архивов, введенных в действие приказом Главархива СССР N 263 от 05.09.85 г. и положением об ЭК администрации. 18.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 30). Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении администрации по акту (приложение 16), который утверждается руководителем структурных подразделения и хранится постоянно. 18.12. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения описей дел постоянного хранения. Подшивка дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов. Систематизация документов внутри дела 8.13. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении. 18.14. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления). Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 18.15. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела временного срока хранения не подшиваются, листы дела не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, заверительная подпись не составляется. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов, составление заверительной подписи по образцу заверительного листа дела (приложение 29), составление внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 18.16. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на запрет снятия копий документов дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма) являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 18.17. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. 18.18. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. 18.19. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 29). В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой) сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива. Составление описей 18.20. На завершенные дела постоянного, временного и долговременного сроков хранения в службе делопроизводства подразделения администрации ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архив. 18.21. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного и долговременного сроков хранения. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения администрации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах подписываются "то же", другие реквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния, о наличии копий и т.д. 18.22. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделении администрации в течение трех лет после передачи документов. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделения администрации и архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. 18.23. Вместе с делами подразделений администрации в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. Хранение документов и дел в структурных подразделениях администрации 18.24. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях администрации. 18.25. Руководители структурных подразделений администрации и работники службы делопроизводства ответственны за сохранность документов и дел. 18.26. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается. 18.27. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов" (приложение 31), в которой при ознакомлении с делом, должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с какими он был ознакомлен. 18.28. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения заместителя главы - управляющего делами администрации с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника. Использование документов архива 18.29. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственных архивах аппарата главы администрации области и ведомственных архивах подразделений (где они есть), предоставляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники администрации области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. При увольнении работник администрации области обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 18.30. Подлинники постановлений и распоряжений руководства администрации области не выдаются. 18.31. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. 19. Справочная работа 19.1. Справки должностным лицам структурных подразделений администрации области, органов местного самоуправления даются в необходимых случаях управлением делами администрации области по указанию заместителя главы - управляющего делами администрации области: - о документах, поступивших на имя главы администрации области; - об изданных постановлениях и распоряжениях главы администрации области; - об изданных распоряжениях и приказах заместителей главы администрации области; - о поручениях главы администрации области должностным лицам; - о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях под председательством главы администрации области; - о письмах граждан, поступивших в администрацию области; - о документах, сданных в архив администрации области. 19.2. Справки по отдельным вопросам работы с документами в структурных подразделениях администрации области даются службами делопроизводства этих подразделений. Приложение 1 10 ¦ ¦ 3 -----+-+-- +--- +------------------------------------------------------+----+------- ¦ --------------------------------------------------- +----+- ¦ ¦ ¦ : 01 02 03 13 : ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ -----:----------------------------------------: +----+- ¦ ¦ ¦ 20 ¦ : 06 07 04 05 08 : ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ 30 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ 77 ¦ -----:----------------------------------------: +------- ¦ ¦ ¦ : 09 10 11 12 : ¦ ¦ ¦ ¦ :----------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ : 73 : 14 15 : ¦ ¦ ¦ ¦ :---------------¦ : 78 : ¦ ¦ ¦ ---¦----: :---------------¦ :-------------------: ¦ ¦ ¦ :18¦ 18 : : 17 : : 16 : ¦ ¦ ¦ ¦--+----¦ :----------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ 30 ¦ : : ¦ ¦ ¦ +-------¦ : : ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------: ¦ 297 ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : 19 : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ 120 ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ : 20 21 24 : ¦ ¦ ¦ 20 ¦ : : ¦ ¦ ¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ : 22 23 25 : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ 40 ¦ : 26 : ¦ ¦ ¦ -----------------------------------------------: +----+- ¦ ¦ : 27 : 28 : 29 : ¦ 16 ¦ ¦ ¦ -------------------------:--------:------: +----+- ¦ +------------------------------------------------------+----+----- ¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ 10¦ +-----------+------------------------+--------+ ¦ ¦ 210 ¦ +------------------------------------------------------¦ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Приложение 2 ¦ 73 ¦ ¦ 78 ¦ ¦10 3 +---------------¦ +-------------------+-+-- +--- +------------------------------------------------------+----+------- ¦ --------------------------------------------------- +----+- ¦ ¦ ¦ 17 ¦ : 01 02 03 : : 13 : ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----:---------------:----:-------------------: ¦ ¦ ¦ 51 ¦ : 06 07 : : 14 15 : ¦ ¦ ¦ ¦ : 04 05 : : : ¦ ¦ ¦ ¦ : 08 : : : ¦ ¦ ¦ ---+------:---------------:----:-------------------: ¦ ¦ ¦ 22 ¦ : 09 10 : : : ¦ ¦ ¦ ¦ 11 12 : : : ¦ ¦ ¦ ---¦----: :---------------: : : ¦ ¦ ¦ :18¦ 18 : : 17 : : 16 : ¦ ¦ ¦ ¦--+----¦ :----------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ 30 ¦ : : ¦ ¦ ¦ +-------¦ : : ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------: ¦ 297 ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : 19 : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ 120 ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ : 20 21 24 : ¦ ¦ ¦ 20 ¦ : : ¦ ¦ ¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦ ¦ ¦ : 22 23 25 : ¦ ¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦ 40 ¦ : 26 : ¦ ¦ ¦ -----------------------------------------------: +----+- ¦ ¦ : 27 : 28 : 29 : ¦ 16 ¦ ¦ ¦ -------------------------:--------:------: +----+- ¦ +------------------------------------------------------+----+----- ¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ 10¦ +-----------+------------------------+--------+ ¦ ¦ 210 ¦ +------------------------------------------------------¦ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. Приложение 3 Герб АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Образец общего бланка организации Приложение 4 Герб АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 214008, Смоленск, пл.Ленина, д.1 от __________ 1998 г. N ________ Образец углового бланка письма организации Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
