|
Расширенный поиск
Указ Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 № 11Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 5.4.20. Требования к изложению текста телефонограммы аналогичны требованиям к изложению телеграммы. Телеграмма 5.4.21. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 5.4.22. Телеграммы, составляемые в органах исполнительной власти, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 5.4.23. В телеграммах должны содержаться: - заголовок; - указание на категорию телеграммы; - отметка о виде телеграммы; - телеграфный адрес получателя, полный или условный; - текст телеграммы; - регистрационный номер, дата; - подпись; - адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу. Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона. 6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Печатание и обработка документов 6.1.1. Печатание служебных документов и материалов Аппарата Администрации производится в секторе компьютерной обработки документов общего отдела Управления делами Аппарата Администрации (далее - сектор компьютерной обработки документов). Документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний Администрации, представляемые на рассмотрение и подпись Губернатору, руководителю Аппарата Администрации, как правило, передаются для печатания в сектор компьютерной обработки документов. В структурных подразделениях Администрации печатаются с соблюдением установленных правил небольшие по объему (1-2 страницы) письма, документы внутреннего характера, а также первоначальные варианты других документов и материалов. 6.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Аппарата Администрации. Печатание под диктовку не допускается. 6.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний Администрации. 6.1.4. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю. Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на дискету исполнителя. Электронные документы хранятся в секторе компьютерной обработки документов в течение двух месяцев. Подлежат распечатыванию документы и материалы с дискеты исполнителя, выполненные в структурных подразделениях Аппарата Администрации, иных органов исполнительной власти. 6.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания не принимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями. При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слов и словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов (приложение N 15 к настоящей Инструкции). На отпечатанном документе (материале) в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа указываются инициалы сотрудника, печатавшего документ (материал). 6.2. Копировально-множительные работы 6.2.1. Копирование и размножение документов Аппарата Администрации осуществляются Управлением делами Аппарата Администрации, документов иных органов исполнительной власти - службой ДОУ этих органов. 6.2.2. Копирование правовых актов Губернатора, Администрации, заместителей Губернатора производится согласно адресу рассылки. 6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 6.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. 6.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов. 6.3. Ведение звукозаписи мероприятий 6.3.1. Аудиовидеозапись мероприятий, проводимых Губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора, руководителем Аппарата Администрации, осуществляет областное государственное учреждение "Смоленский областной центр информационно- коммуникационных технологий" по заявкам ответственных за их проведение. (В редакции Указа Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) 6.3.2. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации. 6.3.3. Звукозаписи хранятся в коробках, в закрытых шкафах. 6.3.4. Расшифровка и распечатка стенограмм заседаний, записанных на диктофонной технике, производятся после их завершения в установленные сроки, но не позднее 7 дней после проведения мероприятия. 6.3.5. Звукозапись и расшифровка записей заседаний "круглых столов", семинаров, совещаний, встреч и других мероприятий, проводимых иными органами исполнительной власти, осуществляются ими самостоятельно. 6.3.6. Заявки на техническую запись заседаний (приложение N 16 к настоящей Инструкции) направляются в протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации не позднее чем за два дня до даты заседания. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией. Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел. 7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения. 7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов исполнительной власти, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение N 17 к настоящей Инструкции). 7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений органов исполнительной власти; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. Если в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. 7.1.4. Номенклатура дел органа исполнительной власти разрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года на следующий календарный год, согласовывается с экспертно - проверочной комиссией архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (далее также - ЭПК), утверждается руководителем органа исполнительной власти. 7.1.5. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел орган исполнительной власти получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел. 7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. 7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством 7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение N 18 к настоящей Инструкции); - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 19 к настоящей Инструкции). 7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно; - приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д. 7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.3. Экспертиза ценности документов 7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов в целях отбора их на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее также - ЭК) органа исполнительной власти. Организация работы ЭК определяется положением об ЭК. 7.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел. Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, положением об ЭК органа исполнительной власти. 7.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 20 к настоящей Инструкции). 7.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению. 7.4. Формирование и оформление дел 7.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении. 7.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. 7.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 7.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на запрет снятия копий с документов дела. Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено. Документы в деле нумеруются при передаче его в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 7.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. 7.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. 7.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы. В заверительном листе цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива. 7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом: - наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже; - наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; - индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК; - дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом. Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (до этого проставляется карандашом). На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования государственного архива, в который будут передаваться дела органа исполнительной власти. 7.5. Составление и оформление описей дел 7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за архив органа исполнительной власти, составляются описи дел (приложение N 21 к настоящей Инструкции). 7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел органа исполнительной власти. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеют самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах делается надпись: "Тоже", другие реквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д. 7.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. В архиве органа исполнительной власти остается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземпляры передаются в отдел ведомственных архивов областного государственного учреждения "Государственный архив Смоленской области". 7.6. Организация оперативного хранения документов 7.6.1. С момента заведения и до передачи в архивы органов исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. 7.6.2. Руководители органов исполнительной власти и работники службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел. 7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой находится в органе исполнительной власти. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается. 7.6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая в себя дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен. 7.6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя органа исполнительной власти. При этом в деле обязательно оставляется заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника. 7.7. Подготовка и передача документов в архив органа исполнительной власти 7.7.1. В архивы органов исполнительной власти (далее также - архивы) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в органе исполнительной власти. 7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 7.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником архива и утвержденному руководителем органа исполнительной власти. 7.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены. 7.7.6. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника органа исполнительной власти. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива и работника органа исполнительной власти, передавшего дела. 7.7.7. В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. 7.8. Использование документов архива 7.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивах органов исполнительной власти, предоставляются работникам органов исполнительной власти для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники органов исполнительной власти несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов. При увольнении работник органа исполнительной власти обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 7.8.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях органов исполнительной власти, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Проект внесен_______ _______ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН (заголовок (о чем?) ______________________________________ Принят Смоленской областной Думой "___"_____________ ____года (преамбула) ______________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (основная часть) Статья 1. Сертификация ____________________________________________________________________ (статья может подразделяться на части, пункты, подпункты и абзацы) ____________________________________________________________________ Статья 2 ____________________________________________________________________ Губернатор Смоленской области Инициалы, фамилия "___"_________________года N________ Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту областного закона "О внесении изменений в статью 3 областного закона "О подоходном налоге с физических лиц" _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левом нижнем углу. Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области У К А З ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ от _______________ N _______ (заголовок (о чем?) _____________________________________ _____________________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ п о с т а н о в л я ю: (постановляющая часть) 1._______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 1.1. (или а)...)_________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2._______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ГУБЕРНАТОР СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от ____________ N ______ -р (заголовок (о чем?) _________________________ _________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (распорядительная часть) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от ____________ N _________ (заголовок (о чем?) __________________________ __________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т: (постановляющая часть) 1._______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2._______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3._______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Губернатор Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от ____________ N _________р/адм (заголовок (о чем?) _______________________________ __________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1._______________________________________________________________ 2._______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Губернатор Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от ____________ N ______ -р (заголовок (о чем?) _________________________ _________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (распорядительная часть) ________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Визирование проекта правового акта Отп. 1 экз. - в дело Разослать: заместителям Губернатора Исп. Инициалы, фамилия Смоленской области, ... тел. 38-60-00 "___"______ ____ Разработчик: Инициалы, фамилия тел.38-66-88 "___"______ ____ Визы: Инициалы, фамилия Подпись "___"__________ _____ Инициалы, фамилия Подпись "___"__________ _____ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П Р И К А З _____________ N _______ (заголовок (о чем?) ___________________________ ___________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ п р и к а з ы в а ю: (распорядительная часть) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Начальник Департамента Инициалы, фамилия Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области П Р О Т О К О Л з а с е д а н и я АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ______________________________________________________________________ от ______________ N ______ Председатель (председательствующий) - Секретарь - Присутствовали: ____ человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О .... Доклад (должность, фамилия, инициалы) ... 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель (Председательствующий) Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА с о в е щ а н и я от _______________ N ______ ________________________ ________________________ (наименование должности) (инициалы, фамилия) Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области С Т Е Н О Г Р А М М А ______________________________________________________________________ (совещания, заседания или иного мероприятия) ______________________________________________________________________ _____________________ ______________ (место проведения) (дата) (текст стенограммы) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левом нижнем углу. Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АКТ сдачи-приема дел Мы, нижеподписавшиеся работники службы ДОУ органа исполнительной власти _______________________________________________________________ , составили акт о том, что "___" ______ 200_г. при вскрытии пакета _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ в нем не оказалось _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: ___________________ ___________________ ___________________ 1 экз. - служба ДОУ; 2 экз. - приобщается к поступившему документу; 3 экз. - пересылается отправителю. Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Утратилo силу - Указ Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4 Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел Написание наиболее употребляемых сокращений слов и наименований В проектах областных законов, правовых актов Губернатора Смоленской области и его заместителей, Администрации Смоленской области, органов исполнительной власти Смоленской области рекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительной власти. В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках - сокращенное наименование. Например: Департамент экономического развития и торговли Смоленской области (далее - Департамент). Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ - ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза). Используемые в документах сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например: век, века - в., вв. (при цифрах) область - обл. год, годы - г., гг. (при цифрах) переулок - пер. текущего года - т.г. площадь - пл. гектар - га подъезд - под. глава, главы - гл. (в книгах) поселок - пос. город - г. проезд - пр. господин, госпожа, господа - г-н, проспект - просп. г-жа, гг.пункт, пункты - п., пп. гражданин - гр-н район - р-н (при названии) дом - д. рисунок - рис. железная дорога - ж.д. рубль - руб. железнодорожный - ж.-д. село - с. (при названии) исполняющий обязанности - и.о. смотри - см. и другие - и др. статья - ст. (при цифрах) и прочие - и пр. страница - с. (при цифрах) и так далее - и т.д. таблица - табл. и тому подобное - и т.п. экземпляр - экз. кабинет - каб. то есть - т.е. килограмм - кг (при цифрах) том, тома - т., тт. комната - к. (при цифрах) корпус - корп.тысяча, тонна - т лист, листы - л. тысячи - тыс. (при цифрах) метр - м (при цифрах) миллиард, миллиарды - млрд. улица - ул. (при цифрах) центнер - ц миллион, миллионы - млн. (при секунда - с цифрах) В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов "год", "годы" необходимо сокращать и слова "век", "века" после цифр, обозначающих столетия. Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на другую строку или страницу. Написание дат Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и год, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 1999 г., 02.07.99, 02.07.2000. При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: план работы на 1999 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., в июле - августе 1999 г.; в I квартале 1999 г., в III - IV кварталах 1999 г.; в первом полугодии 1999 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом. Календарные сроки в тексте обозначаются следующим образом: в июле 1999 г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год, в 1996 - 1999 годах. Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указывается следующим образом: годах в период 1970-1980-е годы (год и десятилетие). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество Христово, но: День Победы, День защитников Отечества. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения. Например: 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседание Генеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например: 8-й ряд, 80-е годы. Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого. Например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды. Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего. Например: 50, 70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго. Например: 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным. Например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения N 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц. Например: приложение N 2, таблица 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний. Например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IV квартал; Х Международный астрономический съезд, XII Олимпийские игры. При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу. Написание чисел Для написания чисел используются следующие формы: буквенная (четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный). Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд. Например: 5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей. Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах. Например: в библиотеку поступило 15 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух. Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 20 млн.тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа. Например: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек". Например: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов; 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами. Например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза"). В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две цифры. Например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12. Между частями двойного номера дома ставится косая черта Например: ул.Ильинка, д.9/2. Литера пишется слитно с номером дома. Например: пер. Пушкинский, д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз. Например: N 1-5; § 1 и 2; 25-30%. Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие цифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях при работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус". Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ З А Я В К А на техническую запись заседания Наименование мероприятия_________________________________________ ______________________________________________________________________ Кто проводит_____________________________________________________ Тематика мероприятия_____________________________________________ ______________________________________________________________________ На основании какого решения______________________________________ Дата и время проведения__________________________________________ Место проведения_________________________________________________ Ответственный____________________________________________________ (инициалы, фамилия, должность, телефон) Необходимость в расшифровке ______________________ ("да", "нет") Должность Подпись Инициалы, фамилия Примечание. В соответствии с пунктом 6.3.6 настоящей Инструкции заявка должна быть передана в протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации не позднее чем за два дня до даты мероприятия. Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от 16.04.2010 г. N 9) Аппарат Администрации УТВЕРЖДАЮ Смоленской области Заместитель Губернатора НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Смоленской области - _____________ N______ руководитель Аппарата (место составления) Администрации на _______год Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия "___" ___________ 2002 (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от 16.04.2010 г. N 9) |——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————| |Индекс|Заголовок дела | Количество дел |Срок хранения дела|Примечание| | дела |(тома, частей) | (томов, частей) | (тома, части) и | | | | | | номер статей по | | | | | | перечню | | |——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————| | Наименование структурного подразделения | |——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————| |——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————| Наименование должности составителя номенклатуры дел Дата Подпись Инициалы, фамилия Подпись заведующего ведомственным архивом ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Протокол экспертной проверочной Аппарата Администрации Смоленской комиссии архивного управления области (органа исполнительной Департамента Смоленской области власти Смоленской области) по культуре от _______________ N _____ от_____________ N____ _________________ Инициалы, фамилия ___________ Инициалы, фамилия Итоговая запись о категориях |————————————————————————————————————————————————————————————————————————| |По срокам хранения Всего В том числе переходящих С отметкой ЭПК | |————————————————————————————————————————————————————————————————————————| Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____ В деле подшито и пронумеровано _______________________ листа(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы __________________________, пропущенные номера ______________________________, плюс листы внутренней описи ____________________________ ____________________________________. |—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| |Особенности физического состояния| Номера листов | | и формирования дела | | |—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| | 1 | 2 | |—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| |—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| (должность лица, составившего заверительную надпись, подпись, расшифровка подписи, дата) Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ______________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти Смоленской области) ---------------------------------------------------------------------- Д Е Л О N ______ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________ Начато_______________200__ Окончено_____________200__ На ________________ листах ____________________ (срок хранения) Фонд N ________ Опись N________ Дело N ________ Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от 16.04.2010 г. N 9) __________________________ УТВЕРЖДАЮ __________________________ Заместитель Губернатора (наименование органа Смоленской области - исполнительной власти руководитель Аппарата Смоленской области) Администрации Смоленской области Инициалы, фамилия "___" _____________ 200 __ (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от 16.04.2010 г. N 9) А К Т о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению На основании ___________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) Экспертная комиссия в составе:___________________________________ ____________________________________________________________________, отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие значение следующие документы (дела): |——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————| | N | Заголовок дела или | Дата дела или |Количество|Сроки хра- |Примеча-| | п/п | групповой заголовок|крайние даты дел| дел | нения дел | ние | | | дел | | | и номера | | | | | | | статей по | | | | | | | перечню | | |——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————| Итого за ________год в акт N ____ внесено ______ документов и дел (прописью) _________________________ _________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку __________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от 16.04.2010 г. N 9) УТВЕРЖДАЮ Аппарат Администрации Заместитель Губернатора Смоленской области Смоленской области - руководитель Аппарата Администрации Смоленской области Инициалы, фамилия "___" _____________ 200 __ (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от 16.04.2010 г. N 9) Фонд N_____ Опись N____ дел постоянного хранения за________ год |———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————| | N |Индексы дел|Заголовки дел|Даты дел|Количество| Примечание | |пп | | | | листов | | |———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————| В данный раздел описи внесено ____________ дел с N___ по N______, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Инициалы, фамилия Ответственный за архив Инициалы, фамилия ________________200__ УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол экспертной Протокол экспертной комиссии проверочной комиссии Аппарата Администрации архивного управления Смоленской области (органа Департамента Смоленской исполнительной власти Смоленской области по культуре области) от_____________ N_____ от ________________ N_____ Председатель ЭПК Председатель ЭК Инициалы, фамилия Инициалы, фамилия Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области С П Р А В К А из дела "_________________________________________" |———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————| |Дата выдачи| Кому | Расписка |Дата, номер| Отметка | | |(имя, отчество,|работника, | и кратное |о возврате| | | фамилия, |получившего|содержание | | | | должность) | документ | документа | | |———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————| |———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————| |———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————| Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
