Постановление Главного архивного управления Рязанской области от 28.12.2011 № 10

+———+——————————+——————————+———————————+————————————+————————————+————————————+
|1  |2         |3         |4          |5           |6           |7           |
+———+——————————+——————————+———————————+————————————+————————————+————————————+
|   |          |          |           |            |            |            |
+———+——————————+——————————+———————————+————————————+————————————+————————————+
|   |          |          |           |            |            |            |
+———+——————————+——————————+———————————+————————————+————————————+————————————+
|   |          |          |           |            |            |            |
+———+——————————+——————————+———————————+————————————+————————————+————————————+

В данный раздел описи внесено _________________ дел, с N _____ по N ____,
в том числе: (цифрами и прописью)
литерные номера: ____________________
пропущенные номера: _________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись        Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации                            Подпись        Расшифровка подписи
Дата

Согласовано
Протокол ЭК организации
от________ N ______

Форма годового раздела описи дел по личному составу организации
Формат А4 (210 x 297)




Приложение N 6
к административному регламенту

Утверждаю
Наименование организации                         Наименование должности
                                                 руководителя организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                 Подпись      Расшифровка
___________ N _________                          Дата         подписи
_______________________
(место составления)
На _____________ год

Г———————————T—————————————————T———————————————T—————————————————T—————————————¬
|Индекс дела|Заголовок дела   |Кол-во томов   |Срок хранения и N|Примечание   |
|           |                 |               |статей по перечню|             |
+———————————+—————————————————+———————————————+—————————————————+—————————————+
|1          |2                |3              |4                |5            |
+———————————+—————————————————+———————————————+—————————————————+—————————————+
|Название раздела                                                             |
+—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————+
|           |                 |               |                 |             |
+———————————+—————————————————+———————————————+—————————————————+—————————————+

Наименование должности руководителя                           Расшифровка
службы ДОУ организации                    Подпись             подписи
Дата
Виза руководителя архива                                      Расшифровка
(лица, ответственного за архив)           Подпись             подписи

Согласовано
Протокол ЭК организации
от ____________ N ______

Форма номенклатуры дел организации
Формат А4 (210 x 297)

Итоговая  запись  о  категориях  и кол-ве дел, заведенных в ________ году
в организации

Г———————————————————————————————T———————————T————————————————————————————————¬
|По срокам хранения             |Всего      |В том числе                     |
|                               |           +————————————————————————————————+
|                               |           |переходящих   |с отметкой "ЭПК" |
+———————————————————————————————+———————————+——————————————+—————————————————+
|1                              |2          |3             |4                |
+———————————————————————————————+———————————+——————————————+—————————————————+
|Постоянного                    |           |              |                 |
+———————————————————————————————+———————————+——————————————+—————————————————+
|Временного (свыше 10 лет)      |           |              |                 |
+———————————————————————————————+———————————+——————————————+—————————————————+
|Временного (до 10 лет          |           |              |                 |
|включительно)                  |           |              |                 |
+———————————————————————————————+———————————+——————————————+—————————————————+
|Итого:                         |           |              |                 |
+———————————————————————————————+———————————+——————————————+—————————————————+

Наименование должности руководителя                           Расшифровка
службы ДОУ организации                     Подпись            подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего                           Расшифровка
сведения                                   Подпись            подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации




Приложение N 7
к административному регламенту

                                            Утверждаю
Наименование организации                    Директор ____________________
                                                      (название архива)
АКТ
                                            Подпись    Расшифровка
___________ N _________                                подписи
(дата)                                      Дата
о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих
хранению

К уничтожению отобраны: документы фонда N _______________________________
_________________________________________________________________________
                           (название фонда)
на основании: ___________________________________________________________
 (ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)

Г——T————————————————T———————————T———————————T————————T—————————T—————————————¬
|N |Названия групп  |Крайние    |Номера     |Номера  |Кол-во   |Примечания   |
|п/|документов      |даты       |описей     |ед. хр. |ед. хр.  |             |
|п |                |           |           |по      |         |             |
|  |                |           |           |описям  |         |             |
+——+————————————————+———————————+———————————+————————+—————————+—————————————+
|  |                |           |           |        |         |             |
+——+————————————————+———————————+———————————+————————+—————————+—————————————+
|  |                |           |           |        |         |             |
+——+————————————————+———————————+———————————+————————+—————————+—————————————+

Итого ____________________________ ед. хр., за __________________ год (ы)
        (цифрами и прописью)
Количество ед. хр.,  крайние  даты  и  краткая характеристика документов,
оставшихся на хранении _________________________________________________.

Заведующая архивом                 Подпись            Расшифровка подписи
(архивохранилищем)

Наименование должности
работника                          Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Документы сданы _______________________________________ на переработку по
                        (название организации)
приемо-сдаточной накладной ______________ N ________
                               (дата)

Форма акта о выделении к уничтожению архивных дел
Формат А4 (210 x 297)

Наименование должности
работника                          Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности
работника                          Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных дел




Приложение N 8
к административному регламенту

                                                 Утверждаю
Наименование организации                         Наименование должности
                                                 руководителя организации
АКТ
                                                 Подпись    Расшифровка
___________ N _________                          Дата       подписи
_______________________
(место составления)                              Фонд N _________________
о неисправимых повреждениях                             (название фонда)
документов
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

Г———T—————————T———————T—————————T—————————————————T———————————T——————————————¬
|N  |Опись N  |Ед. хр.|Кол-во   |Заголовок        |Крайние    |Сущность и    |
|п/п|         |       |листов   |поврежденных ед. |даты       |причины       |
|   |         |       |         |хр.              |           |повреждения   |
+———+—————————+———————+—————————+—————————————————+———————————+——————————————+
|   |         |       |         |                 |           |              |
+———+—————————+———————+—————————+—————————————————+———————————+——————————————+
|   |         |       |         |                 |           |              |
+———+—————————+———————+—————————+—————————————————+———————————+——————————————+

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________ ед. хр.
                                           (цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
_________________________________________________________________________

Наименование должности
руководителя архива                Подпись            Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата
Согласовано
Протокол ЭК организации
от________ N______
Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности
руководителя архива                Подпись            Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Формат А4 (210 x 297)




Приложение N 9
к административному регламенту

                                                 Утверждаю
Наименование организации                         Наименование должности
                                                 руководителя организации
АКТ
                                                 Подпись     Расшифровка
___________N _________                                       подписи
______________________                           Дата
(место составления)                              Фонд N _________________
о необнаружении документов, пути                        (название фонда)
розыска которых исчерпан

В результате _____________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску
дел  положительных  результатов  не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета

Г—————T————————T——————————————T————————————T———————————————T—————————————————¬
|Опись|Ед. хр. |Заголовок ед. |Кол-во      |Крайние даты   |Предполагаемые   |
|N    |N       |хр.           |листов      |               |причины          |
|     |        |              |            |               |отсутствия       |
+—————+————————+——————————————+————————————+———————————————+—————————————————+
|1    |2       |3             |4           |5              |6                |
+—————+————————+——————————————+————————————+———————————————+—————————————————+
|     |        |              |            |               |                 |
+—————+————————+——————————————+————————————+———————————————+—————————————————+

Итого ___________________________________________________________ ед. хр.
                       (цифрами и прописью)
Содержимое   утраченных   материалов   может   быть  частично  восполнено
следующими ед. хр.: _____________________________________________________
                         (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности
руководителя архива                Подпись            Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата

Согласовано
Протокол ЭК организации
от________ N______

Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности
руководителя архива                Подпись            Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата

Форма акта о необнаружении дел
Формат А4 (210 x 297)



Приложение N 10
к административному регламенту

                                              Утверждаю
Наименование архива
                                              Директор __________________
АКТ (названия архива)
_________N ________                           Подпись Расшифровка подписи
(дата)
описания архивных документов,                 Дата
переработки описей
(нужное подчеркнуть)

Фонд N __________________________________________________________________
                           (название фонда)
По состоянию на _______________ в фонде N _____________ по учетным данным
(дата начала работы)
числилось _______ описей, ________ ед. хр., ________ архивных документов,
___________________ листов россыпи за ___________________ годы.
Для работы получено по описи N __________________________________ ед. хр.
неописанных _________ ед. хр., _______ архивных документов, _____ листов.
В результате _____________________________ произошли следующие изменения:
               (наименование работ)
- выделено не подлежащих хранению _________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- возвращено собственнику _________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в научно-справочную библиотеку _______________________ ед. хр.
- передано в другие фонды архива __________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в другие архивы ________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- объединено с другими ед. хр. __________________________________ ед. хр.
- сформировано из россыпи _______________________________________ ед. хр.
- поступило из других фондов ______________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- включена пересоставленная опись _______________________________ ед. хр.
- _______________________________________________________________________
- _______________________________________________________________________

Вновь составлены описи N ____________________ на ________________ ед. хр.
По состоянию на _________________ в фонде N ____________________ числится
___________ описей, ______________ ед. хр. за ___________ годы.
Проведены следующие виды работ: _________________________________________
_________________________________________________________________________
               (перечисляются проделанные виды работ)
_________________________________________________________________________
Составлено для именного каталога _______________________________ описаний
для систематического каталога ________________________ описаний.

Форма акта описания архивных документов, переработки описей
Формат А4 (210 x 297)

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат _______________
_________________________________________________________________________
                       (перечислить какой именно)
_________________________________________________________________________
Работу выполнили:

Наименование должностей
работников                         Подписи           Расшифровка подписей
Работу принял:

Наименование должности
работника                          Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Описания для БД/каталога принял:
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности
работника                          Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Документы фонда и справочный аппарат принял
Хранитель фондов                   Подпись            Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
работника                          Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Форма акта описания архивных документов, переработки описей




Приложение N 11
к административному регламенту

Название архива
                                                УТВЕРЖДАЮ
СПИСОК                                          Директор ________________
____________ N ___________                              (название архива)
(место составления)                Подпись      Расшифровка подписи
организаций - источников комплектования
_________________ на 01.01.20...
(название архива)

Г———T———————————T—————————————T————————————T———————————T——————————T———————————¬
|NN |Индекс     |Наименование |Форма       |Форма      |Прием НТД,|Примечания |
|п/п|организации|организации  |собственнос-|приема     |КФФВД     |           |
|   |           |             |ти          |документов |          |           |
|   |           |             |(государств.|полная - 1,|          |           |
|   |           |             |,           |выборочная |          |           |
|   |           |             |негосударст.|повидовая -|          |           |
|   |           |             |)           |2.1,       |          |           |
|   |           |             |            |групповая -|          |           |
|   |           |             |            |2.2        |          |           |
+———+———————————+—————————————+————————————+———————————+——————————+———————————+
|   |           |             |            |           |          |           |
+———+———————————+—————————————+————————————+———————————+——————————+———————————+
|   |           |             |            |           |          |           |
+———+———————————+—————————————+————————————+———————————+——————————+———————————+

ИТОГО: по состоянию на 01.01.20...... - __________ организаций,
1
в том числе по видам собственности:       государственных - ____________,
                                          негосударственных - __________,
по формам приема: фото - _______,
                  НТД - ________,
                  фоно - _______,
по видам приема:  ф. 1 - _______,
                  ф. 2.1 - _____,
                  ф. 2.2 - _____,

Форма списка организаций-источников комплектования архива
Формат А4 (210 x 297)




Приложение N 12
к административному регламенту

Наименование организации                     Главное архивное
адрес, телефон, факс, адрес эл. почты        управление Рязанской области
                                             ЭПК
___________ N ___________
На ________ от __________
________________________ направляет и просит рассмотреть на заседании ЭПК
(название организации)
описи  дел  постоянного  срока  хранения  и  по личному составу следующих
организаций:
1. ______________________________________________________________________
      (название организации, крайние даты описи дел постоянного срока
                хранения, количество дел, включенных в опись)
2. __________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________
4. __________________________________________________________________
5. __________________________________________________________________
6. __________________________________________________________________
1. ______________________________________________________________________
     (название организации, крайние даты описи дел по личному составу,
                   количество дел, включенных в опись)
2. __________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________
4. __________________________________________________________________
5. __________________________________________________________________
для принятия решения об их утверждении и согласовании.
Приложение: на _____ л. в 2 экз.
Управляющий делами
администрации района        _________________       _____________________
                                (подпись)           (расшифровка подписи)
Начальник сектора архива
администрации района        _________________       _____________________
                                (подпись)           (расшифровка подписи)




Приложение N 13
к административному регламенту

Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной 
       услуги "Экспертиза описей дел и нормативных документов,        
  регламентирующих деятельность архивных, делопроизводственных служб  
                    организаций Рязанской области"                    

+-----------------------+                +-------------------+
¦ Организации Рязанской ¦                ¦Архивные учреждения¦
¦        области        ¦                ¦ Рязанской области ¦
+-----------------------+                +-------------------+
                   +--------------------------+
                   ¦    Запрос заявителя с    ¦
                   ¦ приложенными документами ¦
                   +--------------------------+
                   +--------------------------+
                   ¦  Поступление запроса с   ¦
                   ¦ приложенными документами ¦
                   +--------------------------+
                   +--------------------------+
                   ¦   Регистрация запроса и  ¦
                   ¦        документов        ¦
                   +--------------------------+
+--------------+   +--------------------------+
¦ Направление  ¦   ¦    Анализ документов     ¦
¦  документов  +---¦   с принятием решения    ¦
¦  заявителю   ¦   ¦о представлении документов¦
¦для устранения¦   ¦      на ЭПК Управления   ¦
¦ недостатков  ¦   +--------------------------+
+--------------+   +--------------------------+
                   ¦ Рассмотрение документов  ¦
                   ¦     ЭПК Управления       ¦
                   +--------------------------+
                   +--------------------------+
                   ¦  Оформление результата   ¦
                   ¦рассмотрения документов   ¦
                   ¦     ЭПК Управления       ¦
                   +--------------------------+
                   +--------------------------+
                   ¦     Отправка (выдача)    ¦
                   ¦   документов заявителям  ¦
                   +--------------------------+
                +------------------------------+
                ¦Предоставление государственной¦
                ¦    услуги завершено          ¦
                +------------------------------+