Постановление Главного архивного управления Рязанской области от 11.05.2016 № 6

Приложение N 2

к административному регламенту

Наименование организации                        Утверждаю

                                                Наименование должности

                                                руководителя организации

                                                Подпись Расшифровка подписи

                                                Дата

Фонд N _________

Опись N ________

дел постоянного хранения

за _________ год

NN	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________ дел с N ___ по N ___,

                               (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

Наименование должности

составителя описи               Подпись            Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                     Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК организации

от ________ N ______

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 3

к административному регламенту

Наименование организации (предприятия)

Фонд N ________

Опись N _______

единиц  хранения постоянного хранения

научно-исследовательской документации

за __________________ гг.

___________________________________________________________________________

                 (группа научно-технической документации)

___________________________________________________________________________

                         (крайние даты документов)

Форма титульного листа описи единиц хранения НТД

Формат А4 (210 x 297 мм)

Фонд N

Опись N

N ед. хр.	Обозначение производственный индекс, шифр	Заголовок ед. хр.	Автор (организация - разработчик)	Крайние даты документов	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В опись включено __________ комплексов с N __________ по N _______________,

литерные N комплексов __________, пропущенные N комплексов _______________.

В опись включено ____________ единиц хранения с N ________ по N __________,

литерные N единиц хранения _______, пропущенные N единиц хранения ______.

_______________________ _____________ _____________________________________

(должность составителя)   (подпись)            (расшифровка подписи)

____________

   (дата)

Зав. техническим архивом _____________ ____________________________________

организации                (подпись)           (расшифровка подписи)

____________

  (дата)

Согласовано

Протокол ЭК организации

от _______________ N ___

Форма описи единиц хранения НТД

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 4

к административному регламенту

Опись N __________                              Утверждаю

_________________________                       Наименование должности

    (название описи)                            руководителя организации

____________________ годы

                                                Подпись Расшифровка подписи

                                                Дата

Номер ед. хр.	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.

                                      (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе литерные номера: ___________

пропущенные номера: _____________ и текстовая сопроводительная документация

к ним.

__________________________________________

             (цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи              Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

организации                    Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК организации

от ________ N ___

Форма описи фотодокументов

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 5

к административному регламенту

Наименование организации                        Утверждаю

                                                Наименование должности

                                                руководителя организации

                                                Подпись Расшифровка подписи

                                                Дата

Фонд N _________

Опись N ________

дел по личному составу

за ___________ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты дела	Срок хранения дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ___________________ дел с N _____ по N ____,

в том числе:                  (цифрами и прописью)

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

Наименование должности

составителя описи               Подпись             Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                     Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК организации

от________ N ______

Форма годового раздела описи дел по личному составу организации

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 6

к административному регламенту

Утверждаю

Наименование организации                        Наименование должности

                                                руководителя организации

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N _________                         Подпись Расшифровка подписи

_______________________                         Дата

  (место составления)

На _____________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во томов	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации               Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)      Подпись        Расшифровка подписи

Согласовано

Протокол ЭК организации

от ____________ N ______

Форма номенклатуры дел организации

Формат А4 (210 x 297 мм)

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел,

заведенных в ________ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации                Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения                              Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 7

к административному регламенту

                                              Утверждаю

Наименование организации                      Директор ____________________

                                                         (название архива)

              АКТ

___________ N _________                       Подпись Расшифровка подписи

  (дата)                                      Дата

   о выделении к уничтожению

архивных документов, не подлежащих

           хранению

    К уничтожению отобраны: документы фонда N _____________________________

___________________________________________________________________________

                             (название фонда)

на основании: _____________________________________________________________

    (ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)

NN пп	Названия групп документов	Крайние даты	Номера описей	Номера ед. хр. по описям	Кол-во ед. хр.	Примечания

Итого _______________________________ ед. хр., за __________________ год(ы)

            (цифрами и прописью)

Количество ед. хр.,  крайние  даты  и  краткая  характеристика  документов,

оставшихся на хранении ___________________________________________________.

Заведующая архивом            Подпись               Расшифровка подписи

(архивохранилищем)

Наименование должности

работника                     Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Документы сданы _________________________________________ на переработку по

                          (название организации)

приемо-сдаточной накладной ______________ N ________

                               (дата)

Форма акта о выделении к уничтожению архивных дел

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование должности

работника                       Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы архива внесены

Наименование должности

работника                      Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 8

к административному регламенту

                                                Утверждаю

Наименование организации                        Наименование должности

                                                руководителя организации

           АКТ

                                                Подпись Расшифровка подписи

___________ N _________                         Дата

_______________________

  (место составления)                           Фонд N ____________________

о неисправимых повреждениях                              (название фонда)

        документов

    В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

NN пп	Опись N	Ед. хр.	Кол-во листов	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________ ед. хр.

                                            (цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: ____________________________

___________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива                Подпись         Расшифровка подписи

(лицо, ответственное за архив)

Дата

Согласовано

Протокол ЭК организации

от ________ N ______

Изменения в учетные документы архива внесены

Наименование должности

руководителя архива                Подпись          Расшифровка подписи

(лицо, ответственное за архив)

Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях дел

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 9

к административному регламенту

                                                Утверждаю

Наименование организации                        Наименование должности

                                                руководителя организации

            АКТ

                                                Подпись Расшифровка подписи

___________ N _________                         Дата

_______________________

  (место составления)                           Фонд N ____________________

о необнаружении документов, пути                         (название фонда)

   розыска которых исчерпан

    В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные  меры  по розыску

дел положительных результатов не дали, в  связи  с  чем  считаем  возможным

снять с учета

Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

Содержимое  утраченных материалов может быть частично восполнено следующими

ед. хр.: __________________________________________________________________

                    (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

руководителя архива              Подпись           Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

Согласовано

Протокол ЭК организации

от ________ N ______

Изменения в учетные документы архива внесены

Наименование должности

руководителя архива                Подпись          Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

Форма акта о необнаружении дел

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 10

к административному регламенту

                                                Утверждаю

Наименование архива

                                                Директор __________________

 АКТ (названия архива)

_________ N ________                            Подпись Расшифровка подписи

  (дата)

описания архивных документов,                   Дата

     переработки описей

    (нужное подчеркнуть)

Фонд N ____________________________________________________________________

                              (название фонда)

По состоянию на _________________ в фонде N _____________ по учетным данным

              (дата начала работы)

числилось _______ описей, _________ ед. хр., _________ архивных документов,

___________________ листов россыпи за ___________________ годы.

Для работы получено по описи N ____________________________________ ед. хр.

неописанных _________ ед. хр., _______ архивных документов, _____ листов.

В результате _______________________________ произошли следующие изменения:

                    (наименование работ)

- выделено не подлежащих хранению _________________ ед. хр. (док-ов, л.)

- возвращено собственнику _________________________ ед. хр. (док-ов, л.)

- передано в научно-справочную библиотеку _______________________ ед. хр.

- передано в другие фонды архива __________________ ед. хр. (док-ов, л.)

- передано в другие архивы ________________________ ед. хр. (док-ов, л.)

- объединено с другими ед. хр. __________________________________ ед. хр.

- сформировано из россыпи _______________________________________ ед. хр.

- поступило из других фондов ______________________ ед. хр. (док-ов, л.)

- включена пересоставленная опись _______________________________ ед. хр.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Вновь составлены описи N ____________________ на __________________ ед. хр.

По состоянию на _________________ в фонде N ______________________ числится

___________ описей, ______________ ед. хр. за ___________ годы.

Проведены следующие виды работ: ___________________________________________

___________________________________________________________________________

                  (перечисляются проделанные виды работ)

______________________________________________________________________

Составлено для именного каталога _________________________________ описаний

для систематического каталога ________________________ описаний.

Форма акта описания архивных документов, переработки описей

Формат А4 (210 x 297 мм)

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат _________________

___________________________________________________________________________

                        (перечислить какой именно)

___________________________________________________________________________

Работу выполнили:

Наименование должностей

работников                Подписи                Расшифровка подписей

Работу принял:

Наименование должности

работника                 Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Описания для БД/каталога принял:

(нужное подчеркнуть)

Наименование должности

работника                  Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Документы фонда и справочный аппарат принял

Хранитель фондов            Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника                   Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 11

к административному регламенту

Название архива

                                                Утверждаю

            СПИСОК

____________ N ___________                 Директор __________________

(место составления)                                 (название архива)

организаций - источников комплектования    Подпись    Расшифровка подписи

________________________ на 01.01.20...

    (название архива)

NN пп	Индекс организации	Наименование организации	Форма собственности (государств., негосударст.)	Форма приема документов полная - 1, выборочная повидовая - 2.1, групповая - 2.2	Прием НТД, КФФВД	Примечания

ИТОГО: по состоянию на 01.01.20.. - __________ организаций,

1

в том числе по видам собственности: государственных - ____________,

негосударственных - __________,

по формам приема: фото - _______,

НТД - ________,

фоно - _______,

по видам приема: ф. 1 - _______,

ф. 2.1 - _____,

ф. 2.2 - _____,

Форма списка организаций - источников комплектования архива

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 12

к административному регламенту

Наименование организации                    Главное архивное

адрес, телефон, факс, адрес эл. почты       управление Рязанской области

                                            ЭПК

___________ N ___________

На ________ от __________

__________________________ направляет и просит рассмотреть на заседании ЭПК

  (название организации)

описи  дел  постоянного  срока  хранения  и  по  личному  составу следующих

организаций:

    1. ____________________________________________________________________

      (название организации, крайние даты описи дел постоянного срока

               хранения, количество дел, включенных в опись)

    2. ____________________________________________________________________

    3. ____________________________________________________________________

    4. ____________________________________________________________________

    5. ____________________________________________________________________

    6. ____________________________________________________________________

    1. ____________________________________________________________________

     (название организации, крайние даты описи дел по личному составу,

                    количество дел, включенных в опись)

    2. ____________________________________________________________________

    3. ____________________________________________________________________

    4. ____________________________________________________________________

    5. ____________________________________________________________________

для принятия решения об их утверждении и согласовании.

    Приложение: на _____ л. в 2 экз.

Управляющий делами

администрации района _________________ ____________________________________

                         (подпись)            (расшифровка подписи)

Начальник сектора архива

администрации района _________________ ____________________________________

                         (подпись)            (расшифровка подписи)

Приложение N 13

к административному регламенту

Блок-схема

последовательности действий при исполнении государственной

услуги "Экспертиза описей дел и нормативных документов,

регламентирующих деятельность архивных, делопроизводственных

служб организаций Рязанской области"