Постановление Главы Волоколамского муниципального района от 16.04.2003 № 400

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ " ВОЛОКОЛАМСКИЙ РАЙОН "

ГЛАВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 16 апреля 2003 г. N 400

Утратил силу –

 Постановление Главы

 Волоколамского муниципального района

 от 30.03.2006 № 762

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО РАЙОНА

В соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" N 76/99-ОЗ (с изменениями, внесенными Законом Московской области N 15/202-ОЗ)

постановляю:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Волоколамского района (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений администрации Волоколамского района привести в соответствие с настоящим постановлением документы, регламентирующие работу с обращениями граждан, в срок до 1 мая 2003 года.

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Волоколамский край".

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Волоколамского района В.Д. Селькина.

Глава

Волоколамского района В.Н. Карабанов

Утвержден

постановлением

главы муниципального образования

"Волоколамский район"

Московской области

от 16 апреля 2003 г. N 400

ПОРЯДОК

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Волоколамского района (далее - Порядок) в соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Волоколамского района.

1.2. В администрации Волоколамского района рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении муниципального образования, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Московской области.

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится главой Волоколамского района, первым заместителем и заместителями главы администрации Волоколамского района, руководителями и специалистами структурных подразделений. Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет общий отдел администрации Волоколамского района.

1.4. Справочную работу по устным и письменным обращениям граждан ведет общий отдел. График приема и номера справочных телефонов вывешиваются в фойе здания администрации Волоколамского района и в информационной витрине.

1.5. Общий отдел регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее главе Волоколамского района.

1.6. Все работники администрации Волоколамского района, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.7. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава Волоколамского района.

1.8. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации Волоколамского района исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.9. Периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных

обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел администрации Волоколамского района (далее - общий отдел).

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие удостоверения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма специалистом общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес администрации Волоколамского района нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в общем отделе. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.6. Обращения, поступившие на имя руководителей или работников структурных подразделений с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Обращения и ответы о результатах обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и учитываются в журналах сотрудниками отдела информационных систем. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются под роспись в общий отдел.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. На поступившие в общий отдел обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация Волоколамского района". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Поступившие обращения передаются специалисту, осуществляющему рассмотрение, аннотацию и регистрацию обращения. Поступившие ответы на контрольные письма передаются исполнителям. В карточках и информационной системе делаются отметки.

3.3. Специалист отдела производит регистрацию обращения с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - САДД) "Обращения граждан".

3.4. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными считаются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппаратов Правительств Российской Федерации, Московской области, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На письмах, в поручении к которым содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль";

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

- обращения проверяются на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляется шифр темы согласно действующей номенклатуре общего отдела. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. После составления аннотации специалист общего отдела писем принимает решение о передаче обращения на рассмотрение главе района или заместителям главы администрации района.

4.2. Обращения, по которым имеются поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области, депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, Мособлдумы, направляются главе района.

4.3. Резолюция рассмотрения обращения должна содержать фамилию, имя, отчество исполнителя, поручение, сроки исполнения, подпись и дату.

4.4. На обращения граждан заполняются регистрационно - контрольные карточки по утвержденной форме. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующая отметка. Карточки помещаются в картотеку общего отдела, обращения с резолюцией передаются в структурные подразделения.

4.5. В структурные подразделения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

4.6. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции органов местного самоуправления Волоколамского района, обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности, из других органов исполнительной власти, возвращаются в направившую организацию.

Сопроводительные письма к обращениям, направляемые на рассмотрение в организации и предприятия, подписываются заместителями главы администрации Волоколамского района, осуществлявшими рассмотрение. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках администрации.

4.7. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется общим отделом. В необходимых случаях общий отдел направляет такие письма в правоохранительные органы. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками общего отдела. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

4.8. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц администрации Волоколамского района передаются в структурные подразделения или секретариат главы.

4.9. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений подписываются начальником общего отдела.

5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях

5.1. Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в общем отделе. Обращения, не требующие привлечения средств и материалов, а также дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно.

5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях или с выездом на место, или их рассмотрение может быть поручено иному органу, структурному подразделению или должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется только в 15-дневный срок с выездом на место.

5.3. К поступившему обращению готовится поручение. Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

5.4. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается организациям и их должностным лицам, соответствующее структурное подразделение уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

5.5. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений - и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обращения и подготовки ответа.

5.6. Поручение оформляется на бланке подразделения.

5.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц, привлечь экспертов.

5.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в общий отдел, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.9. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело работниками соответствующих структурных подразделений.

5.10. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.

5.11. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

5.12. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям, что и в обращении, находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

5.13. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

5.14. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сверхнормативного финансирования, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится главой района по служебной записке руководителя структурного подразделения. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают глава района, заместители главы администрации района и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие организации об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает глава Волоколамского района.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно. Давать ответы на все поставленные в письме вопросы следует кратко и исчерпывающе. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседания Совета депутатов Волоколамского района или администрации в установленном Регламентом администрации Волоколамского района порядке.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации Волоколамского района.

7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в автоматизированной системе "Обращения граждан" и регистрационно - контрольной карточке. Руководство общего отдела вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, и предложить переоформить ответ.

7.12. Отправление ответов без регистрации в общем отделе не допускается.

7.13. В правом нижнем углу на копии ответа делается надпись "В дело". Результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.) проставляется в карточке. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет начальник общего отдела.

7.14. Аналогичный порядок применяется к направляемым в дело справкам о рассмотрении обращений, полученных из организаций, предприятий и структурных подразделений администрации.

7.15. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.16. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Волоколамского района.

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

8.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней.

8.3. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель структурного подразделения (от начальника управления, самостоятельного отдела и выше), а также начальник общего отдела. На обращениях, взятых на контроль, в общем отделе проставляются штампы "Подлежит возврату", "Контроль".

8.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет общий отдел, который периодически направляет в структурные подразделения напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек. Указанные напоминания передаются в структурные подразделения под расписку.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Прием граждан ведут глава Волоколамского района, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений и сотрудники общего отдела.

9.2. В конце каждого месяца в общем отделе составляется график приема граждан главой района и заместителями главы администрации района на следующий месяц. С графиком приема граждане могут ознакомиться через информационную витрину и средства массовой информации.

9.3. Предварительная запись к главе Волоколамского района и заместителям главы администрации района осуществляется в общем отделе с первого рабочего дня на текущий месяц ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу с 9.00 до 17.00.

9.4. Прием граждан в общем отделе ежедневно ведет назначенный специалист, который, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает краткую аннотацию просьбы в журнале приема посетителей, консультирует гражданина, разъясняет ему порядок разрешения его вопроса или разрешает его. По договоренности специалист, осуществляющий прием населения, вправе направить заявителя в соответствующее подразделение администрации Волоколамского района.

9.5. По просьбе заявителя он может быть принят главой района, заместителями главы администрации или другими должностными лицами в установленные дни приема населения.

9.6. Прием и предварительную запись на личный прием к руководителям структурных подразделений и проработку вопросов к личному приему осуществляют работники структурных подразделений по утвержденному в подразделении порядку.

9.7. На каждого гражданина, обратившегося на прием к руководителю, в общем отделе или структурном подразделении заполняется карточка личного приема, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия руководителя, ведущего прием.

Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в администрацию. При повторных обращениях ведущий запись делает подборку всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям и подкладывает их к карточке.

9.8. Во время личного приема руководителями каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

9.9. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых им решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

9.10. В ходе приема руководитель уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

9.11. После завершения личного приема главой Волоколамского района, заместителями главы администрации района согласно их поручениям специалист общего отдела оформляет рассылку документов. Поручения оформляются на специальном бланке, а в случае если оно написано непосредственно на документе или в карточке, оформляется это поручение в установленном порядке.

9.12. Контроль за сроками исполнения поручений по устному обращению с личного приема руководителей администрации района осуществляет специалист общего отдела, который регулярно сообщает по телефону или направляет исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.

9.13. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль" и все направленные документы подлежат возврату в общий отдел.

9.14. По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

9.15. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если по предоставленным материалам не поступают дополнительные поручения, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения списанных материалов "В дело" в общий отдел они снимаются с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке, после чего рассмотрение обращения считается завершенным. Материалы с личного приема руководителей хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

9.16. Запись на повторный прием к руководителям осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется специалистом общего отдела или структурного подразделения исходя из содержания ответа с предыдущего приема.

9.17. О заявителях, обратившихся в общий отдел или структурное подразделение за разъяснением или консультацией и не требующих приема руководителями, специалист делает отметку в журнале учета посетителей.