Постановление Главы Волоколамского муниципального района от 30.05.2011 № 1538

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

ВОЛОКОЛАМСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

ГЛАВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 мая 2011 г. N 1538

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и во исполнение постановления главы Волоколамского муниципального района Московской области от 21.10.2010 N 2515 "О порядке разработки и утверждения регламентов предоставления муниципальных услуг", постановления главы Волоколамского муниципального района Московской области от 22.11.2010 N 2886 "Об утверждении плана-графика подготовки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг"

постановляю:

1. Утвердить административный регламент исполнения муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Управления делами администрации Волоколамского муниципального района Московской области" (прилагается).

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Волоколамский край" и разместить на официальном сайте администрации Волоколамского муниципального района.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на начальника Управления делами администрации Волоколамского муниципального района А.В. Григорьева.

Глава Волоколамского муниципального района           В.Н. Карабанов

Утвержден

постановлением главы

Волоколамского муниципального района

Московской области

от 30 мая 2011 г. N 1538

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ"

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент исполнения муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Управления делами Волоколамского муниципального района" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной информацией органов государственной власти, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц (далее - заявители) и определяет сроки и последовательность действий, порядок взаимодействия архивного отдела Управления делами Волоколамского муниципального района (далее - муниципальный архив) с органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными организациями, физическими лицами при рассмотрении обращений заявителей.

1.1.2. Наименование муниципальной услуги: организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении.

1.2. Наименование органа администрации Волоколамского

муниципального района, непосредственно исполняющего

муниципальную услугу

1.2.1. Исполнение муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении, осуществляет архивный отдел Управления делами администрации Волоколамского муниципального района.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно

регулирующих исполнение муниципальной услуги

1.3.1. Исполнение муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, т. 4169);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 02.06.2007, N 97);

Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 11.10.2006, N 189).

1.4. Описание результатов исполнения муниципальной услуги

по организации предоставления информации по документам

архивных фондов, находящимся на архивном хранении

1.4.1. Результатами исполнения муниципальной услуги могут быть:

- предоставление информации о составе документов муниципального района;

- предоставление архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- информационное письмо.

1.4.2. Муниципальная услуга считается предоставленной, если заявителю выдана запрашиваемая документированная информация, дан мотивированный ответ о ее отсутствии или уведомление о пересылке непрофильного запроса по принадлежности в другие организации или архивы.

1.5. Описание заявителей

1.5.1. Заявителями являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, к документам архивных фондов, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде информационного письма, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

2.1.2. Информация по порядку предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

2.1.3. Приемная в муниципальном архиве оснащена информационным стендом, где размещена следующая информация:

- график приема граждан;

- адрес муниципального архива;

- административный регламент о предоставлении муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.1.4. Прием заявителей при личном обращении ведется в порядке очереди специалистами муниципального архива без предварительной записи. Время ожидания в очереди зависит от количества заявителей. В среднем на одного заявителя затрачивается не более 15 минут.

2.1.5. Сведения о местонахождении муниципального архива, полный почтовый адрес муниципального архива, контактные телефоны, телефоны для справок (приложение N 1).

2.1.6. Муниципальная услуга предоставляется безвозмездно.

2.2. Сроки исполнения муниципальной услуги

2.2.1. Сроки рассмотрения обращений заявителей исчисляются в календарных днях.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления в муниципальный архив.

Обращения пользователей о предоставлении информации рассматриваются в муниципальном архиве в течение 30 (тридцати) дней со дня их регистрации.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива не более 15 (пятнадцати) дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

Муниципальный архив рассматривает обращения органов государственной власти Московской области и органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района, учреждений юстиции, суда и прокуратуры, связанные с исполнением ими своих полномочий, и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение 10 (десяти) дней со дня их регистрации.

В случае если обращение органа государственной власти Московской области или органа местного самоуправления Волоколамского муниципального района, учреждений юстиции, суда и прокуратуры не может быть рассмотрено в установленный срок из-за необходимости проведения дополнительной поисковой работы, срок рассмотрения обращения продлевается по согласованию с органом - автором обращения.

При поступлении обращения, которое не может быть исполнено без предоставления дополнительных сведений, исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено. В этом случае муниципальный архив в 5-дневный срок запрашивает автора обращения о предоставлении сведений, необходимых для его исполнения.

2.3. Порядок оформления обращений граждан

для исполнения муниципальной услуги

2.3.1. Запрос (заявление) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество и все их изменения;

- почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

- суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;

- хронологию запрашиваемой информации;

- вид и данные документа, удостоверяющего личность;

- личную подпись заявителя.

2.3.2. При обращении заявителя по телефону заявление заполняет специалист муниципального архива без указания реквизита "Личная подпись заявителя". Необходимые документы предоставляются заявителем при получении ответа на запрос в муниципальном архиве.

2.3.3. При письменном обращении и обращении по электронной почте заявитель в произвольной форме направляет запрос в муниципальный архив с указанием необходимых для исполнения муниципальной услуги реквизитов с приложением копий необходимых документов.

2.3.4. При личном обращении заявителя в муниципальный архив запрос оформляется работником муниципального архива с его слов или с предоставленных документов посредством внесения сведений в анкету-заявление. Заявитель может лично заполнить анкету-заявление (приложение N 2).

2.4. Порядок получения ответов на запросы заявителей

2.4.1. Лично получить ответ на запрос возможно в приемные дни муниципального архива.

2.4.2. Заявитель при личном получении ответа на запрос проставляет дату получения и личную подпись в журнале регистрации запросов граждан и организаций.

2.4.3. Предоставление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется муниципальным архивом в 2 (двух) экземплярах. Информационное письмо выдается в 1 (одном) экземпляре.

2.4.4. Возможно отправление ответов средствами почтовой связи, за исключением ответов на запросы имущественного характера. Органам государственной власти Московской области и органам местного самоуправления Волоколамского муниципального района, учреждениям юстиции, суда и прокуратуры возможно отправление ответов на запросы любого характера.

2.4.5. При отправлении ответов средствами почтовой связи в журнале регистрации запросов граждан и организаций проставляется дата отправки ответа.

2.5. Требование к месту исполнения муниципальной услуги

2.5.1. Прием обращений пользователей осуществляется в приемной муниципального архива, оборудованной письменным столом и стульями; при поступлении обращения по электронной почте - в рабочей комнате специалиста муниципального архива. Заявителю в необходимых случаях предоставляются бумага и письменные принадлежности для заполнения бланка заявления.

2.6. Перечень оснований для приостановления исполнения

муниципальной услуги или для отказа в ее исполнении

2.6.1. Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или пользователю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:

- отсутствие у заявителя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих информацию ограниченного доступа;

- обращения заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя, отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений (суть запроса, хронология запрашиваемой информации) для проведения поисковой работы;

- отсутствие паспорта или иного удостоверяющего документа у гражданина или доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица в случае личного обращения при получении архивной справки, архивной выписки или архивной копии;

- обращение заявителя не поддается прочтению;

- если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;

- если в обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3. Административные процедуры

3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение

3.1.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги и осуществляется путем присвоения входящего номера и занесения краткой информации по запросу в электронную базу данных и в журнал регистрации запросов граждан и организаций.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов

3.2.1. Специалист муниципального архива, ответственный за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.

В ходе анализа определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;

- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.

3.3. Подготовка ответов заявителям

3.3.1. При наличии запрашиваемых документов специалист муниципального архива готовит ответ заявителю в виде информационного письма, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.3.2. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу заявителя или по инициативе муниципального архива, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме. Подписывается начальником муниципального архива.

3.3.3. Архивная справка - документ, составленный на бланке муниципального архива, содержащий документальную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

Архивная выписка - документ, составленный на бланке муниципального архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

В архивной справке, выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, выписку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки, выписки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки, выписки, копии оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки, выписки, копии не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

После текста архивной справки, выписки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки, выписки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, выписке, копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью муниципального архива.

Архивная справка, выписка, копия подписывается начальником муниципального архива, заверяется гербовой печатью, проставляется номер и дата составления.

3.3.4. Если архивная копия изготовлена на копировальном аппарате, на обороте архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Архивная копия подписывается начальником муниципального архива и заверяется гербовой печатью.

К архивной копии составляется сопроводительное письмо, которое подписывается начальником муниципального архива.

Если копируемый документ расположен на нескольких листах, все листы архивной копии сшиваются, нумеруются и скрепляются гербовой печатью.

4. Порядок и формы контроля за соблюдением

последовательности действий по исполнению

муниципальной услуги

4.1. Осуществление контроля по исполнению

муниципальной услуги

4.1.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

4.1.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.

По результатам проведения проверок в случае выявления нарушений прав заявителей работники, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного

лица, а также принимаемого им решения при исполнении

муниципальной услуги

5.1. Порядок обжалования действия (бездействия)

должностного лица

5.1.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.

Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у начальника муниципального архива. Письменные жалобы принимаются и регистрируются в порядке, установленном для работы с обращениями граждан или юридических лиц.

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.1.2. Ответ на жалобу не дается в случаях:

- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст жалобы не поддается прочтению;

- если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;

- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

О решении начальника муниципального архива о рассмотрении или об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.

Приложение N 1

к административному регламенту

1. Место нахождения муниципального архива: 143600, Московская область, г. Волоколамск, Октябрьская пл., д. 12.

2. Электронный адрес - e-mail: [email protected].

Телефон муниципального архива: 8 (49636) 2-21-17.

3. График приема пользователей:

понедельник, четверг - 9.00-16.00;

перерыв - с 13.00 до 14.00;

вторник, среда, пятница - неприемные дни;

суббота, воскресенье - выходные дни.

Приложение N 2

к административному регламенту

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ НАВЕДЕНИЯ СПРАВКИ ПО ДОКУМЕНТАЛЬНЫМ МАТЕРИАЛАМ АРХИВНОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

___________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего

архивную справку, и отношение к лицу, о котором

запрашивается справка (для лиц, запрашивающих

справку о другом лице)

___________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество лица, о котором

запрашивается архивная справка

___________________________________________________________________________

Куда и для какой цели запрашивается справка

___________________________________________________________________________

                                     Область ______________________________

Место жительства (прописка           Район ________________________________

по паспорту) лица, запрашивающего    Город ________________________________

архивную справку                     Поселок ______________________________

                                     Улица ________________________________

                                     Дом _______ корп. ______ кв. _________

___________________________________________________________________________

                   О чем запрашивается архивная справка

___________________________________________________________________________

Документ, удостоверяющий

личность                 __________________________________________________

серия ________________ номер ___________________

дата выдачи ____________________________________

кем выдан ______________________________________

Дата _______________                              Подпись _________________

                                                        Вх. N _____________

                                                        от ________________

Приложение N 3

к административному регламенту

БЛОК-СХЕМА

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ