Постановление Администрации городского округа Фрязино от 17.04.2014 № 214

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ФРЯЗИНО

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 17.04.2014 № 214

Об утверждении Порядка использования архивных документов в читальном зале архивного отдела правового управления администрации города Фрязино

В соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 «Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок использования архивных документов в читальном зале архивного отдела правового управления администрации города Фрязино.

2. Сектору пресс-службы отдела по делам молодежи и туризму администрации города Фрязино (Индык М.В.) опубликовать настоящее постановление в печатном средстве массовой информации, распространяемом на территории городского округа Фрязино Московской области, и разместить на официальном сайте города Фрязино в сети Интернет.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Руководитель администрации                             В.А. Михайлова

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации города

от 17.04.2014 № 214

Порядок

использования архивных документов в читальном зале

архивного отдела правового управления администрации города Фрязино

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальном зале архивного отдела правового управления администрации города Фрязино (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 года № 635 «Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Уставом городского округа Фрязино, положением об архивном отделе правового управления администрации города Фрязино и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале архивного отдела правового управления администрации города Фрязино (далее – в читальном зале).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей в читальном зале с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам, хранящимся в архивном отделе правового управления администрации города Фрязино (далее – архивном отделе) и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям архивный отдел не предоставляет.

1.6. Порядок работы, обязанности работников архивного отдела по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, в том числе «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635, законодательными и нормативными правовыми актами Московской области, постановлениями и распоряжениями Главы города, Руководителя администрации города Фрязино, положением об архивном отделе, должностными инструкциями работников архивного отдела и настоящим порядком.

1.7. Распорядок работы читального зала устанавливается в соответствии с режимом работы архивного отдела.

2. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца (приложение № 1 к настоящему порядку) и предъявляет паспорт сотруднику архивного отдела для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается начальником архивного отдела или уполномоченным им лицом на срок не более одного года.

Срок работы в читальном зале может быть продлен начальником архивного отдела по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

3. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения начальника архивного отдела.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архивного отдела по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архивном отделе или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивным отделом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архивном отделе или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы справочно-информационного фонда архивного отдела, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в архивном отделе, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архивного отдела по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.11. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архивного отдела или арендовать технические средства архивного отдела. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.12. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к работникам начальнику архивного отдела, начальнику правового управления, Руководителю администрации города Фрязино.

3.1.16. Предоставлять архивному отделу библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение в гардероб верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.11, 3.1.12.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 x 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать работникам архивного отдела об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдавать сотруднику архивного отдела после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы работников архивного отдела и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования работников архивного отдела, охранной службы в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять работникам архивного отдела, охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.11, 3.1.12.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом работникам архивного отдела для продления срока нахождения документов в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архивного отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Порядок выдачи пользователям дел, документов, печатных

изданий, предоставления научно-справочного аппарата

в читальном зале архивного отдела

4.1. Для получения архивных документов в соответствии с темой исследования пользователь оформляет бланк заказа (приложение № 2 к настоящему порядку).

В один бланк заказа может быть включено:

- стандартных (до 250 листов) – 10 дел;

- крупноформатных (объемом свыше 250 листов, а также дел, имеющих нестандартные размеры) – 5 дел.

Небрежно или неправильно оформленные бланки заказов, а также бланки заказов на выдачу дел, несоответствующих теме исследования, к исполнению не принимаются.

Архивные документы и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются начальником архивного отдела, но не должно превышать 3-х рабочих дней со дня оформления заказа.

4.3. Описи, другие архивные справочники выдаются пользователю на срок до 5 дней.

4.4. Справочная литература, справочник по фондам архивного отдела, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в тот же день.

4.5. Печатные издания выдаются на следующий день после оформления заявки.

4.8. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с работниками архивного отдела.

4.9. Подлинники документов, на которые в архивном отделе имеется фонд пользования (фотокопии, ксерокопии), в читальный зал не выдаются.

В особых случаях, для изучения особенностей внешнего вида документов или проведения текстологического анализа, подлинники могут быть выданы по разрешению начальника архивного отдела.

4.10. При получении  описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии работника архивного отдела.

При обнаружении повреждения или дефекта дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом работнику архивного отдела.

4.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий работниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной и муниципальной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

4.12. В случае непосещения читального зала пользователем в течение двух недель подряд, полученные им дела, документы, описи, справочные материалы, печатные издания, возвращаются в хранилища. Сроки повторной выдачи устанавливаются начальником архивного отдела или лицом его замещающим.

5. Порядок сдачи пользователями

дел, документов, описей, печатных изданий

5.1. Дела, документы, описи, печатные издания принимаются работниками архивного отдела у пользователей в соответствии с записями в бланке заказа с проверкой их физического состояния. Выдаваемые в читальный зал особо ценные дела, а также дела, содержащие в своем составе документы, представляющие коллекционную ценность, после их использования проверяются полистно работником архивного отдела в присутствии пользователя.

5.2. Работник архивного отдела проверяет правильность заполнения листов использования в делах и расписывается за каждое принятое им от пользователя дело, опись, печатное издание и др. в бланке заказа.

6. Порядок копирования архивных документов

и выдачи копий, изготовленных по заказам пользователей

6.1. В зависимости от технических возможностей архивного отдела и физического состояния документов по заказам пользователей работниками архивного отдела, при  необходимости, могут быть изготовлены  ксерокопии просмотренных ими документов по теме исследования с обязательным указанием поисковых данных документов.

6.2. Копирование документов производится с разрешения начальника архивного отдела  на основании заполненного пользователем бланка заказа (приложение № 3 к настоящему порядку), который передается работникам архивного отдела.

Копирование документов осуществляется в течение недели на бесплатной основе.

6.3. Копирование документов фондов негосударственных организаций, а также документов фондов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемником (наследником), передавшим документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

6.4. Объем, сроки, и виды изготавливаемых копий устанавливаются начальником архивного отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

6.5. Копирование фондов в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения начальника архивного отдела.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

6.6. Копирование описей и других архивных справочников, печатных изданий в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

6.7. В исключительных случаях допускается копирование документов техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами) с разрешения начальника архивного отдела и под контролем работников архивного отдела.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.

6.8. Отметка о копировании обязательна в листе использования документов дела.

6.9. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку в бланке заказа.

Начальник архивного отдела

правового управления

администрации города Фрязино                         Т.И. Васильева

Приложение № 1

к Порядку использования архивных документов

в читальном зале архивного отдела правового

управления администрации города Фрязино

 Архивный отдел

правового управления администрации города Фрязино

                                                              Дело пользователя № _____________

АНКЕТА

пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия, имя, отчество ________________________________________________________

2. Дата рождения ________________________________________________________________

3. Гражданство __________________________________________________________________

4. Место работы (учебы) и должность _______________________________________________

________________________________________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5. Образование, ученая степень, звание ______________________________________________

6. Основание для проведения исследований __________________________________________

________________________________________________________________________________

(направление организации или по личному заявлению)

7. Название темы, хронологические рамки ___________________________________________

________________________________________________________________________________

8. Цель работы __________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона ___________________________

_______________________________________________________________________________

10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ___________________________

________________________________________________________________________________

11. Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________________

_______________________________________________________________________________

12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ______________________________________

_______________________________________________________________________________

    Обязательство-соглашение.

Я, ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен  с  действующим Порядком  использования  архивных  документов  в государственных  и  муниципальных  архивах  Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен  с  автоматизированной  обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь  соблюдать   режим  конфиденциальности  в  отношении  ставшей  мне известной  информации,  использование  и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

 «__» _______________ 20__ г.      ____________________________

                                                                                (подпись)

_____________________________     ______________________    _______________________ (должность работника  архивного отдела)            (подпись)                         (расшифровка подписи)

"__" _______________ 20__ г.

Приложение № 2

к Порядку использования архивных документов

в читальном зале архивного отдела правового

управления администрации города Фрязино

Разрешаю выдачу документов. Начальник архивного отдела правового управления администрации города Фрязино ___________________________                  (подпись) «____» ____________ 20____

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

на выдачу архивных документов, описей дел

в читальном зале архивного отдела правового управления

администрации города Фрязино

     ___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

_____________________________________________________________________________

(цель и тема исследования)

Номер фонда	Номер описи	Номер единицы хранения	Заголовок единицы хранения	Кол-во листов	Дата выдачи и расписка пользователя в получении док-тов	Дата и расписка специалиста архива в получении документов

________________________

      (подпись пользователя)

Дата ___________________

Приложение № 3

к Порядку использования архивных документов

в читальном зале архивного отдела правового

управления администрации города Фрязино

Разрешаю изготовление и выдачу копий архивных документов. Начальник архивного отдела правового управления администрации города Фрязино ___________________________                   (подпись) «____» ____________ 20____

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

на изготовление и выдачу копий архивных документов, описей дел

пользователям в читальном зале архивного отдела правового управления

администрации города Фрязино

     ___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

_______________________________________________________________________________

(цель и тема исследования)

Номер фонда	Номер описи	Номер единицы хранения	Номера листов	Заголовок документа	Кол-во экземпляров	Дата выдачи и расписка пользователя в получении копий
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

________________________

           (подпись пользователя)

Дата ___________________