Положение Главы городского округа Дзержинский от 12.12.2005 № 3/23-ПД

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ДЗЕРЖИНСКИЙ

ГЛАВА

ПОЛОЖЕНИЕ

от 12 декабря 2005 г. N 3/23-ПД

О рассмотрении обращений граждан в органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях муниципального образования "Городской округ Дзержинский"

Принято

решением Совета депутатов

муниципального образования

"Город Дзержинский"

Московской области

от 7 декабря 2005 г. N 4/23

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о рассмотрении обращений граждан в органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях муниципального образования "Городской округ Дзержинский" (далее - Положение) в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законами Московской области "Об обращениях граждан", "Об административной ответственности за нарушения законодательства Московской области об обращениях граждан", Уставом муниципального образования "Городской округ Дзержинский" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в Совете депутатов города Дзержинского (далее - Совет депутатов), администрации города Дзержинского (далее - администрация), муниципальных предприятиях и учреждениях города Дзержинского.

1.2. Обращениями граждан (далее - обращения) считаются все поступившие в Совет депутатов, главе города, администрацию, муниципальные предприятия и учреждения индивидуальные или коллективные предложения, заявления, жалобы, в том числе ходатайства от юридических и физических лиц, отправленные почтовой или телеграфной связью, факсом, по электронной почте, пейджинговой связью, поступившие на официальный сайт города в рубрику "Письмо главе города" или представленные лично.

1.3. Обращения рассматриваются главой города (в случае его отсутствия исполняющим обязанности главы администрации города), первым заместителем главы администрации города, заместителями главы администрации города по направлениям, руководителями и сотрудниками структурных подразделений администрации, депутатами Совета депутатов, руководителями муниципальных предприятий и учреждений города по вопросам местного значения, находящихся в компетенции органов местного самоуправления, определенным Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Московской области, Уставом муниципального образования "Городской округ Дзержинский".

1.4. Общее руководство и контроль за работой по организации приема граждан и порядком рассмотрения обращений осуществляет заместитель главы администрации города по общим вопросам и работе с населением.

1.5. Справочную работу по рассмотрению обращений, подготовку информационно-аналитических и статистических материалов ведет организационно-контрольный отдел Управления по общим вопросам и работе с населением администрации города Дзержинского (далее - ОКО).

1.6. Поступившие письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до пятнадцати дней.

1.7. Глава города (в случае его отсутствия исполняющий обязанности главы администрации города), первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации города, депутаты Совета депутатов в случае, если вопрос, поставленный в обращении, не относится к их ведению, вправе направить обращение в пятидневный срок после поступления по подведомственности, уведомив об этом гражданина, подавшего обращение.

1.8. Запрещается направлять жалобы для рассмотрения должностным лицам, решения и действия (бездействие) которых обжалуются.

1.9. Все сотрудники администрации города, муниципальных предприятий и учреждений города, депутаты Совета депутатов, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.10. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения руководителю структурного подразделения.

1.11. За нарушение должностным лицом местного самоуправления порядка и срока письменного ответа на обращения граждан в органы местного самоуправления устанавливается административная ответственность в соответствии с Законом Московской области "Об административной ответственности за нарушения законодательства Московской области об обращениях граждан".

2. Первичная обработка письменных обращений

2.1. При приеме и первичной обработке обращений, поступивших по почте:

- проверяется правильность адресования корреспонденции;

- конверты вскрываются и подкалываются к основным документам;

- от письма отделяются поступившие паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

- ошибочно поступившие почтовые письма возвращаются на почту невскрытыми;

- на письма, поступившие по почте с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт, который приобщается к поступившему обращению;

- получив обращение нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю.

2.2. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях решение о передаче их в правоохранительные органы принимает руководитель структурного подразделения администрации, председатель Совета депутатов, руководитель муниципального предприятия или учреждения.

2.3. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело службой делопроизводства структурного подразделения администрации, муниципального предприятия или учреждения, ответственным секретарем Совета депутатов. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело.

2.4. Письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (поздравления, благодарности, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), принимаются и передаются адресату без регистрации. Ответы на них не даются.

3. Прием и регистрация письменных обращений,

обращений, поступивших пейджинговой связью и на сайт

города в администрации города Дзержинский

3.1. Все обращения, поступившие в адрес главы города, первого заместителя главы администрации города, заместителя главы администрации города по общим вопросам и работе с населением принимаются и регистрируются в ОКО. Обращения, направленные заместителям главы администрации города по направлениям, принимаются и регистрируются секретарями соответствующих управлений.

3.2. При приеме письменных обращений непосредственно от граждан, юридических лиц либо доверенного лица:

- обратившемуся выдается расписка установленной формы (прилагается) с указанием даты приема, номера обращения и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, адреса и подписи обратившегося гражданина.

3.3. Обращения, поступившие по факсу, электронной почте, а также обращения с пометкой "лично" принимаются и регистрируются в общем порядке.

3.4. Поступившие в ОКО обращения регистрируются с проставлением штампа администрации города для входящих документов (в правом нижнем углу первой страницы письма или, если место, определенное для проставления штампа, занято текстом письма, на последней странице или в ином месте, обеспечивающем его прочтение) и присвоение регистрационного номера и даты поступления. Обращения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года с добавлением индекса согласно Инструкции по делопроизводству в администрации города Дзержинский (далее - Инструкция по делопроизводству).

3.5. Регистрация обращения производится в обязательном порядке в системе электронного документооборота LOTUS NOTES (далее - СЭД) в соответствии с Регламентом организации работы системы электронного документооборота, утвержденным главой города.

3.6. После первичной обработки (регистрации и внесения в СЭД) все поступившие обращения передаются на рассмотрение главе города (в случае его отсутствия исполняющему обязанности главы администрации города), первому заместителю главы администрации города, заместителям главы администрации города по направлению.

3.7. Организацию работы с обращениями, поступившими на пейджер главы города, осуществляет Управление по общим вопросам и работе с населением в соответствии с Регламентом работы с сообщениями, поступившими по пейджинговой связи, утвержденным главой города. Ответы на обращения граждан, поступившие на пейджер, еженедельно публикуются в газете "Угрешские вести".

3.8. Организацию работы с обращениями, поступившими на официальный сайт города в рубрику "Письмо главе города", осуществляет ОКО в соответствии с настоящим Положением.

3.8.1. Обращения, поступившие на сайт города, заносятся в электронном виде в базу данных "Письмо главе города", распечатываются и в бумажном виде направляются на рассмотрение главе города без регистрации.

3.8.2. После рассмотрения главой города (в случае его отсутствия исполняющим обязанности главы администрации города) обращение направляется исполнителю, указанному в резолюции. В базе данных "Письмо главе города" делается пометка - указывается подразделение администрации, в которое направлено обращение.

3.8.3. Ответ на обращение, поступившее на сайт города, оформляется исполнителем на листе А4 с заголовком "Ответ на письмо главе города" без использования бланков администрации и направляется на подпись главе города (в случае его отсутствия исполняющему обязанности главы администрации города).

3.8.4. После подписания главой города ответ размещается на официальном сайте города специалистом ОКО.

3.8.5. В базе данных "Письмо главе города" на конкретном обращении делается отметка "Ответ дан".

4. Рассмотрение обращений в структурных

подразделениях администрации города Дзержинский

4.1. После рассмотрения обращения главой города (в случае его отсутствия исполняющим обязанности главы администрации города), первым заместителем главы администрации города и наложения резолюции ОКО направляет копию обращения на рассмотрение указанным исполнителям в структурные подразделения. Подлинник обращения остается в деле.

4.2. Поручение, указанное в резолюции, заносится в СЭД и исполнение ставится на контроль в соответствии с главой 10 настоящего Положения.

4.3. Ответственным за подготовку ответа обратившемуся лицу является исполнитель. Если указано несколько исполнителей, ответственным является сотрудник, указанный в поручении первым.

4.4. Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя, иных юридических и физических лиц.

4.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в ОКО, сопровождая его служебной запиской на имя главы города или первого заместителя главы администрации города, с указанием подразделения, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

4.6. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, исполнитель, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, главой города может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

4.7. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

4.8. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, исполнитель, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

4.9. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

4.10. Рассмотрение обращений, направленных заместителям главы администрации города по направлениям, осуществляется в структурных подразделениях аналогично рассмотрению обращений, направленных главе города с обязательной регистрацией их в СЭД в соответствии с п. 3.5 настоящего Положения.

5. Прием, регистрация и рассмотрение

обращений в муниципальных предприятиях

и учреждениях города Дзержинский

5.1. Прием, регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан в муниципальных предприятиях и учреждениях города производится в соответствии с внутренним документом, регламентирующим порядок рассмотрения обращений граждан в муниципальном предприятии и учреждении, разработанным на основании настоящего Положения.

6. Прием, регистрация и рассмотрение обращений

в Совете депутатов города Дзержинский

6.1. Все обращения, поступившие в адрес Совета депутатов, депутатских комиссий, конкретных депутатов, принимаются ответственным секретарем Совета депутатов.

6.2. При приеме письменных обращений или обращений непосредственно от граждан, юридических лиц либо доверенного лица ответственным секретарем:

- обращение регистрируется проставлением порядкового номера в пределах календарного года с добавлением индекса "СД" с указанием даты приема;

- обратившемуся выдается расписка установленной формы (прилагается) с указанием даты приема, номера обращения и сообщается телефон депутата, председателя Совета депутатов или председателя депутатской комиссии, которым направлено обращение. Отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается;

- не принимаются обращения, не содержащие фамилии, адреса и подписи обратившегося гражданина.

6.3. Ответственный секретарь в 3-дневный срок направляет обращение адресату, в деле остается копия. Обращение, адресованное в Совет депутатов, направляется председателю Совета депутатов.

6.4. Совет депутатов, депутатская комиссия или конкретный депутат, которым направлено обращение, обязаны своевременно рассматривать обращения граждан, принимать по ним решения и дать письменный ответ по существу обращений граждан в течение одного месяца.

6.5. Депутаты вправе обращаться с запросами или обращениями к должностным лицам администрации, получать справки по рассматриваемым вопросам.

6.6. Депутаты Совета депутатов имеют право рассматривать обращения на депутатских комиссиях и на заседаниях Совета депутатов, внеся рассмотрение обращения в повестку заседания.

7. Продление срока рассмотрения обращений

7.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц.

7.2. Решение о продлении срока в администрации города принимает глава города, руководитель муниципального предприятия или учреждения на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока и обосновании необходимости продления рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

8. Требования к оформлению ответа

8.1. Должностные лица администрации города, депутаты Совета депутатов, руководители муниципальных предприятий и учреждений обязаны дать письменный ответ по существу обращений в течение одного месяца.

8.2. Ответы на обращения в администрацию города подписывает глава города (в случае его отсутствия исполняющий обязанности главы администрации города), первый заместитель главы администрации города и заместители главы администрации города по направлениям.

8.3. Ответы заявителям и в вышестоящие органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации г. Дзержинского.

8.4. Ответы на обращения в муниципальное предприятие или учреждение подписывает руководитель организации или заместитель руководителя.

8.5. Ответы на обращения в Совет депутатов подписывает председатель Совета депутатов, председатель депутатской комиссии либо конкретный депутат, которому поступило обращение.

8.5.1. Ответы заявителям печатаются на бланке письма Совета депутатов и регистрируются у ответственного секретаря Совета депутатов. Отправление ответов без регистрации не допускается.

8.5.2. Оригинал обращения после рассмотрения вопроса возвращается ответственному секретарю и подшивается в дело с пометкой "дан ответ N ____". Копия обращения уничтожается.

8.6. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

8.7. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

8.8. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, об оказании материальной помощи). Заявителю направляется уведомление о принятии правового акта.

8.9. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

8.10. В ответе должна содержаться ссылка на регистрационный номер обращения, на которое дается ответ.

8.11. Исполнитель проверяет ответ на соответствие установленным требованиям, вносит его краткое содержание в форму "Ответ" в СЭД с указанием выполненного поручения (проведен ли выезд на место, результат рассмотрения: "Разъяснено", "Удовлетворено", "Отказано").

8.12. Подписанный ответ регистрируется в ОКО в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и Регламентом работы при ответе на поручения, утвержденным главой города, и отправляется по адресу заявителя. Отправление ответов без регистрации не допускается.

8.13. В вышестоящие органы подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

8.14. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

8.15. Оригиналы обращений хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Прием граждан главой города и заместителями главы администрации города по направлениям проводится в соответствии с ежегодно утверждаемым главой города календарем проведения мероприятий в администрации города Дзержинский на следующий год.

9.2. Прием граждан депутатами проводится в соответствии с ежегодно утверждаемым Советом депутатов графиком приема депутатов на следующий год.

9.3. Графики приема публикуются ежеквартально в газете "Угрешские вести" и на официальном сайте города Дзержинского.

9.4. Дополнительную информацию о графике приема главы города и депутатов Совета депутатов граждане могут получить через информационную витрину либо обратившись лично или по телефону в ОКО и к ответственному секретарю Совета депутатов.

9.5. Организацию личного приема граждан главой города осуществляет ОКО.

9.6. Организацию личного приема граждан заместителями главы администрации города по направлениям осуществляют секретари управлений по предварительной записи. Заместителем главы администрации города по общим вопросам и работе с населением прием населения ведется без предварительной записи.

9.7. Личный прием депутатами Совета депутатов осуществляется конкретными депутатами без предварительной записи.

9.8. Руководители структурных подразделений ведут прием граждан в соответствии с графиком работы подразделений.

9.9. Предварительную запись на личный прием к главе города осуществляет начальник ОКО в соответствии с Порядком записи и проведения личного приема главой города, утвержденным главой города.

10. Контроль за рассмотрением обращений

10.1. На контроль ставятся обращения граждан в соответствии с резолюцией главы города (в случае его отсутствия исполняющего обязанности главы администрации города), первого заместителя главы администрации города и заместителей главы администрации города по направлениям.

10.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Московской областной Думы и его заместителей, Губернатора Московской области, Председателя Правительства Московской области и его заместителей.

10.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан к главе города и первому заместителю главы администрации города, заместителю по общим вопросам и работе с населением осуществляет ОКО, к заместителям главы администрации города по направлениям осуществляет секретарь управления.

10.4. ОКО ежемесячно рассылает по структурным подразделениям формы отчета исполнения поручений, в которые по мере исполнения с использованием СЭД внесены ответы на поручения. Если в форме отчета не занесет ответ на поручение, это поручение считается не исполненным в срок. Формы, заполненные в соответствии с Порядком заполнения отчета об исполнении поручений, передаются в ОКО для подготовки сводного отчета исполнения поручений.

10.5. Контроль в структурных подразделениях администрации города осуществляется аналогично п. 10.4 с использованием СЭД.

10.6. В целях рассмотрения исполнения законодательно установленного порядка реализации гражданами права на обращение в органы местного самоуправления муниципального образования "Городской округ Дзержинский" создана постоянно действующая комиссия по проверке работы с обращениями граждан в администрации г. Дзержинский и муниципальных предприятиях и учреждениях (далее - Комиссия).

10.7. Порядок работы Комиссии, ее состав и график проверок утверждаются главой города.

Глава

города В.И. Доркин

Приложение

к Положению

РАСПИСКА

О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В АДМИНИСТРАЦИЮ

ГОРОДА ДЗЕРЖИНСКИЙ

            Администрация города Дзержинский            

[1]N ____________ /___________________ от "__" _____ 2___ г.[1]

[1]_________________________________________ тел. [phone] [1]

[1](подпись сотрудника, принявшего документ)               



РАСПИСКА

О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В СОВЕТ ДЕПУТАТОВ

ГОРОДА ДЗЕРЖИНСКИЙ

           Совет депутатов города Дзержинский           

[1]N ____________ /___________________ от "__" _____ 2___ г.[1]

[1]_________________________________________ тел. [phone] [1]

[1](подпись сотрудника, принявшего документ)