Распоряжение Главы администрации Липецкой области от 25.10.2002 № 1057-р

 

                         Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                     
                                                                      
                    ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ                 

25.10.2002г.                     г.Липецк                     N 1057-р

О введении в действие системы автоматизации
документооборота в администрации Липецкой
области и ее подразделениях

     В целях повышения ответственности  и  оперативности  деятельности
управленческого  аппарата  администрации  области  и ее подразделений,
обеспечения качества, надежности пользования  и  хранения  информации,
эффективного  использования имеющихся программно-технических ресурсов,
в развитие и дополнение к распоряжению главы администрации области  от
08.08.2002  N  740-р  "Об автоматизации делопроизводства и электронном
документообороте   в   администрации    Липецкой    области    и    ее
подразделениях":
     1.  Утвердить   "Примерный   (унифицированный)   перечень   видов
документов  администрации  области  и ее структурных подразделений для
наполнения  банка  данных  электронного   документооборота"   согласно
приложению N 1.
     2. Руководителям структурных подразделений администрации области:
     2.1. До 01.11.2002 принять меры по наполнению автоматизированного
банка  данных  видами  документов,  исходя  из  указанного  Перечня  и
степени их использования в  работе,  в  соответствии  с  направлениями
деятельности вверенного подразделения.
     2.2.  Определить  перечень  должностных  лиц,  ответственных   за
введение  документов  в  базу  данных  электронного документооборота и
дальнейшее ее использование.
     2.3.   Установить,    что    руководители    областных    органов
исполнительной    власти   несут   персональную   ответственность   за
своевременное   и   полное   наполнение   базы   данных   электронного
документооборота в части, относящейся к данному подразделению.
     2.4. Довести до  сведения  ответственных  исполнителей,  что  для
ускорения  обмена  и  повышения  качества  автоматическую  регистрацию
исходящих   и   входящих   документов   вести   согласно    специально
разработанным формам приложения N 2.
     3. Управлению делами  администрации  области  (Негробов  А.В.)  в
течение  ноября  2002  года обеспечить начало функционирования системы
электронного документооборота.
     4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения  возложить  на
первого   заместителя  главы  администрации  области  Горлова  П.Т.  и
управляющего делами администрации области Негробова А.В.



Глава администрации
Липецкой области                                           О.П.Королев



                                                        Приложение N 1
                                                        к распоряжению
                                           главы администрации области
                                        от 25 октября 2002 г. N 1057-р

                          ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ                          
       (УНИФИЦИРОВАННЫЙ) ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ       
            И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЛЯ НАПОЛНЕНИЯ             
              БАНКА ДАННЫХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА              

     1. Устав Липецкой области.
     2. Законы Липецкой области.
     3. Постановления областного Совета депутатов.
     4. Постановления администрации области.
     5. Постановления главы администрации области.
     6. Распоряжения администрации области.
     7. Распоряжения главы администрации области.
     8. Решения областных межведомственных комиссий и  координационных
Советов при администрации области и документы к ним.
     9. Решения Совета безопасности области и документы к ним.
     10.  Письма  (переписка  с  представительными  и  исполнительными
органами федеральной власти).
     11. Ответы на запросы Правительства РФ, Администрации  Президента
РФ, Представительства Президента в ЦФО и др.
     12.  Переписка  с  администрацией  области,   областным   Советом
депутатов,   структурными   подразделениями   администрации   области,
органами   местного   самоуправления,   соответствующими   отраслевыми
комитетами и отделами гор(рай)администраций.
     13.  Переписка  с  отраслевыми  министерствами   и   ведомствами,
организациями и учреждениями.
     14. Ответы на запросы субъектов РФ.
     15.  Материалы  о  ходе   выполнения   Послания   Президента   РФ
Федеральному Собранию РФ.
     16. Письма и  обращения  граждан  (информация  о  результатах  их
рассмотрения).
     17. Анализы работы с письмами и обращениями граждан.
     18.   Запросы   о   выполнении   постановлений   и   распоряжений
администрации   области   и   главы   администрации  области  (в  т.ч.
контрольных).
     19.  Информация  о  выполнении   постановлений   и   распоряжений
администрации   области   и   главы   администрации  области  (в  т.ч.
контрольных).
     20.  Информация  о  состоянии  контроля  и  проверке   исполнения
нормативных   правовых   актов   главы   администрации   области   (по
полугодиям).
     21.   Протоколы   оперативных   и   производственных   совещаний,
информация об исполнении данных на них поручений.
     22.  Сведения  о   планируемых   мероприятиях   и   командировках
заместителей главы администрации области (еженедельно).
     23. Статистические данные по состоянию и  учету  кадров,  графики
отпусков.
     24. Положения о структурных подразделениях администрации области,
должностные   инструкции   сотрудников,   штатные   расписания,  сметы
расходов.
     25. Материалы  по  вопросам  повышения  квалификации,  аттестации
работников,  проведения  конкурсов  на  замещение вакантных должностей
государственной службы.
     26. Материалы по представлению на награждение орденами и медалями
РФ,  почетными  грамотами  областного Совета депутатов и администрации
области.
     27. Приказы начальников  структурных  подразделений  по  основной
деятельности и личному составу.
     28. Протоколы заседаний коллегиальных органов и документы к ним.
     29. Постановления РЭК.
     30. Доклады.
     31. Аналитические материалы и записки о выполнении мероприятий.
     32. Ежегодные прогнозы.
     33. Копии статистических отчетов.
     34.  Регистры  договоров   и   соглашений,   заключенных   главой
администрации  области  от  имени  Липецкой  области  и  администрации
области.
     35. Замечания к проектам федеральных и областных законов.
     36. Документы о результатах проведения проверок  (акты,  справки,
докладные записки и др.).
     37. Доверенности.
     38. Замечания и предложения.
     39. Оперативные сведения.
     40. Отчеты об исполнении бюджета.
     41. Программы (федеральные и областные целевые комплексные).
     42. Сведения об использовании средств  бюджетных  и  внебюджетных
источников финансирования на выполнение федеральных целевых программ.
     43. Сведения о проведении  конкурсов  на  размещение  заказов  на
поставки  товаров  (работ,  услуг) для государственных и муниципальных
нужд.
     44. Инструкции.
     45. Методические указания.
     46. Планы работы (перспективный, на год, квартал, месяц).
     47. Результаты проведения мониторингов.
     48. Расчетные показатели.
     49. Декларации об объемах.
     50. Сводные данные (о закупках молока у населения и др.).



                                                        Приложение N 2
                                                        к распоряжению
                                           главы администрации области
                                        от 25 октября 2002 г. N 1057-р

                  ФОРМАТ ИМПОРТНОГО ФАЙЛА ДОКУМЕНТА                   

     Импортный файл должен быть создан в формате текстового  редактора
MS  Winword  с  любым  именем и расширением TXT. Содержимое импортного
файла включает заголовок и произвольное количество записей, отделяемых
друг от друга разделителем записей.
     #8080
     #1
     <Наименование документа>
     Текст длиной до 255 символов
     #3
     >> <Имя файла документа>
     Для обеспечения программной и информационной совместимости файл с
текстом  документа  должен  быть  в  формате  текстового  редактора MS
Winword с любым именем и расширением RTF
     #4
     <Содержание документа>
     Текст длиной до 255 символов
     #5
     <Номер документа>
     Текст длиной до 64 символов
     #7
     <Дата документа>
     Дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (День/Месяц/Год)
     #8
     <Рубрика документа>
     Название, совпадающее с названием какой-либо рубрики  рубрикатора
- листом дерева рубрикатора. ...
     <Рубрика документа>
     Название  следующей  рубрики.  Количество   рубрик   может   быть
произвольным. ...
     #40
     <Автор документа>
     Текст длиной до 255 символов
     #42
     <Состояние документа>
     Название,   совпадающее   с   названием   одного   из   состояний
классификатора состояний (возможные варианты: актуальный, архивный)
     #43
     <Оригинал документа>
     Имя файла оригинала документа, включая расширение.
     #44
     <Регистратор документа>
     Алфавитно-цифровой идентификатор регистратора документа длиной до
20 символов.
     Может содержать только латинские буквы и цифры. Будет записан как
пользователь, создавший документ в системе.
     #45
     <Дата создания документа>
     Дата в формате  ДД.ММ.ГГГГ.  Будет  записана  как  дата  создания
документа в системе
     #46
     <Время создания документа>
     Время в формате ЧЧ:ММ[:СС]. Будет  записано  как  время  создания
документа в системе.
     [:СС] - необязательная часть времени в секундах.
     #!