Распоряжение Администрации Липецкой области от 22.10.2003 № 1020-р

 

                          Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                     
                                                                      
                       АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ                 

22.10.2003г.                    г.Липецк                      N 1020-р

О введении в действие системы автоматизации
делопроизводства в администрации Липецкой области
и ее подразделениях

     В целях максимальной централизации контроля за  документооборотом
и  координации  работы  с  документами  в  администрации  области и ее
подразделениях,  в  развитие  и  дополнение   к   распоряжению   главы
администрации   области   от  08.08.2002  N  740-р  "Об  автоматизации
делопроизводства  и  электронном  документообороте   в   администрации
Липецкой области и ее подразделениях":
     1. Руководителям структурных подразделений администрации области:
     1.1. До 01.11.2003 принять меры по включению делопроизводственных
служб     в     общую    автоматизированную    систему    электронного
делопроизводства "Дело".
     1.2. Определить  перечень  должностных  лиц  из  секретариатов  и
делопроизводственных     служб,     ответственных     за    выполнение
технологических  функций  в   системе   "Дело",   в   соответствии   с
направлениями их деятельности.
     1.3.   Установить,    что    руководители    областных    органов
исполнительной    власти   несут   персональную   ответственность   за
своевременное и полное  исполнение  функций  в  системе  автоматизации
делопроизводства в части, относящейся к данному подразделению.
     1.4. Довести до  сведения  ответственных  исполнителей,  что  для
обеспечения полноценного функционирования единой системы автоматизации
делопроизводства "Дело" необходимо осуществлять  регистрацию  движения
документов   (документооборота)   согласно   установленным   Правилам,
приведенным в приложении.
     2. Управлению делами администрации  области  (Негробов  А.В.)  до
01.12.2003  обеспечить  начало  функционирования системы автоматизации
делопроизводства "Дело".
     3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения  возложить  на
первого заместителя главы администрации области Горлова П.Т.



Глава администрации
Липецкой области                                           О.П.Королев



                                                            Приложение
                                                        к распоряжению
                                           главы администрации области
                                        от 22 октября 2003 г. N 1020-р

                               ПРАВИЛА                                
           РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА           
                И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ДЕЛО"                

     1. С 01.11.2003 вся корреспонденция, поступающая в  администрацию
Липецкой  области,  должна  быть  централизованно  зарегистрирована  в
системе электронного делопроизводства.
     1.1.   Регистрирующими   органами,    определяющими    дальнейшее
направление электронной карточки документа, являются:
     - отдел делопроизводства и протокола,
     - отдел писем и приема граждан.
     1.2. Ответственные лица в подразделениях должны:
     -  отражать   движение   документов   (документооборота)   внутри
организации, включая резолюции и отчеты об исполнении документов;
     - осуществлять контроль за своевременным  исполнением  поручений,
обращений граждан и организаций, резолюций и указаний руководства;
     - проверять  правильность  исполнения  документов  и  производить
снятие документов с контроля;
     - проводить поиск документов по различным  критериям  и  получать
статистические отчеты по документообороту;
     -  списывать  документы  в  дело  в   соответствии   с   принятой
номенклатурой дел.
     1.3. Порядок работы ответственных лиц:
     а) проверить, что документ направлен к нему не по ошибке;
     б) принять документ к исполнению;
     в)  внести  резолюцию  руководителя  в  регистрационную  карточку
документа;
     г) после окончания работы над  документом  найти  регистрационную
карточку  документа, ввести текст отчета и, при необходимости, связать
регистрационную  карточку  исполняемого  документа  с  регистрационной
карточкой  одного  или  нескольких  документов, на которые ссылается в
своем отчете;
     д)  при  получении  отчета  по  контрольной  резолюции   документ
отмечается как исполненный.
     2.  С  01.01.2004  все  структурные  подразделения  администрации
области   обязаны   производить   регистрацию   входящей  и  исходящей
корреспонденции в системе электронного делопроизводства.
     2.1. Ответственные лица в подразделениях должны:
     -  производить  регистрацию  документов  в  системе  электронного
делопроизводства;
     - не допускать двойной регистрации документа в системе;
     -  осуществлять  пересылку  регистрационных  карточек  документов
между подразделениями.
     2.2. Порядок работы ответственных лиц:
     а) выбрать группу документов для регистрации;
     б) заполнить реквизиты регистрационной карточки  документа  путем
выбора значений из справочников системы и ввода содержания документа;
     в) передать документ в  подразделение  или  должностному  лицу  в
соответствии   с   принятыми   правилами  ведения  делопроизводства  в
подразделении;
     г) отразить дальнейшее движение документа (пересылка документа  в
другое    подразделение    или    исполнение   документа   в   текущем
подразделении).