|
Расширенный поиск
Постановление Главы администрации Липецкой области от 12.09.2000 № 16512.7. Номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года на основе номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 20), согласованных с архивом администрации, одобренных экспертной комиссией (ЭК) администрации и подписанных руководителями этих подразделений. 12.8. Номенклатура дел администрации визируется лицом, ответственным за архив, подписывается управляющим делами и после одобрения ЭК администрации направляется на согласование с ЭПК архивного отдела, затем утверждается руководством администрации. 12.9. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Три экземпляра хранятся в управлении делами, четвертый - в государственном архиве области. 12.10. Согласованная с ЭПК архивного отдела администрации номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается ее руководством и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 12.11. Номенклатура дел администрации пересогласовывается с архивным отделом не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структур администрации, а также состава дел она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. Текущие изменения и дополнения могут вноситься в номенклатуру в течение года, для чего в каждом ее разделе необходимо оставлять свободные индексы дел. 12.12. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел администрации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами. Срок хранения номенклатур дел структурных подразделений временный. 12.13. После утверждения номенклатуры дел администрации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов. Чтобы работа по оформлению выписок из номенклатуры дел носила оперативный характер, ее разделы составляются на отдельных листах. 12.14. По окончании делопроизводственного года специалист управления делами заполняет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел, содержащиеся в ней сведения передаются в архив администрации, о чем в номенклатуре дел делается отметка. 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела администрации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляется управлением делами. 13.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в деле машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 13.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Распоряжения о командировках, отпусках, взысканиях формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от протоколов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих, налоговые карточки учета совокупного дохода и подоходного налога, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 14. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ 14.1. Экспертиза ценности документов. 14.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. 14.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. 14.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением главы администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии администрации, а также организация ее работы определяются положением, которое после согласования с ЭПК архивного отдела администрации утверждается и вводится в действие распоряжением руководителя администрации. 14.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшим сроком хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения 21, 22). Формы описей и акта унифицированы. 14.2. Оформление дел. 14.2.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива администрации. 14.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подпитку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 23); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 24); внесение необходимых уточнений в реквизите обложки дела (уточнение названия структурных подразделений, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. 14.2.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 25). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.д.). 14.3. Составление описей дел. 14.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу. 14.3.2. В администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива администрации. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой подготовки сводной описи администрации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. 14.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 14.3.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах. 14.4. Оперативное хранение документов. 14.4.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях. 14.4.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям проводится с разрешения управляющего делами. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 14.5. Передача дел на архивное хранение. 14.5.1. Все документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. Для хранения документов Архивного фонда Липецкой области как составной части Архивного фонда Российской Федерации и документов долговременного срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации образуется архив. В исключительных случаях временно может назначаться ответственное лицо за архив из числа работников отдела делопроизводства и протокола управления делами. 14.5.2. В своей практической деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации и Липецкой области, правовыми актами администрации, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, других организаций Федеральной архивной службы России, положением об архиве администрации. 14.5.3. По окончании делопроизводственного года дела из структурных подразделений передаются по описям в архив администрации. 14.5.4. Прием каждого дела производится заведующей архивом, а в ее отсутствие - ответственным лицом за архив совместно с работником структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и лица, передающего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, увязанными в связки. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. Приложение 1 к п. 3.1 ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ---------------------------------------------------------------T-------------¬ ¦ Наименование реквизита ¦Код реквизита¦ L--------------------------------------------------------------+-------------- Государственный герб Российской Федерации 01 Герб субъекта Российской Федерации 02 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03 Код организации по ОКПО 04 Код формы документа по ОКУД 05 Наименование организации 06 Справочные данные об организации 07 Наименование вида документа 08 Дата документа 09 Регистрационный номер документа 10 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11 Место составления или издания документа 12 Гриф ограничения доступа к документу 13 Адресат 14 Гриф утверждения документа 15 Резолюция 16 Заголовок к тексту 17 Отметка о контроле 18 Текст документа 19 Отметка о наличии приложения 20 Подпись 21 Гриф согласования документа 22 Визы согласования документа 23 Печать 24 Отметка о заверении копии 25 Отметка об исполнителе 26 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 27 Отметка о поступлении документа в организацию 28 Отметка для автоматического поиска документа 29 Приложение 2 к пп. 3.1, 5.1 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА +---------73--------+ +-----------78----------+10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------T-------+-------------------+------+-----------------------+---+--+---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦ +----T--+- - - - - - - - - -+ - - - - - - - - - - - - - - -+---+--T---+ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦01¦ ¦02¦ ¦03¦ ¦ ¦13¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ -+--+- - - - - - - - - -+ - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦06¦ ¦07¦ ¦ ¦14¦ ¦15¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 51 L--- L--- ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04¦ ¦05¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦08¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦09¦ ¦10¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22 ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦11¦ ¦12¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ - - - -+- - - ¬+- - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---¬ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦18¦ 18 ¦ ¦17¦ ¦---¬ ¦ ¦ ¦ ¦L--- ¦ ¦ L--- ¦ ¦16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L--- ¦ ¦ ¦ + - - -+- - - + - - - - - - - - - -+-- - +-- - - - - - - - - - --+ ¦ ¦ ¦ +-----30------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 297 ¦ ¦ ¦ ¦ ------------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦19¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------+- - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20¦ ¦21¦ ¦24¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20 L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------+- - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦22¦ ¦23¦ ¦25¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦26¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - -- - - T - - - -T- - - - - - +---+--T ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27¦ ¦ ¦28¦ ¦ ¦29¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ L--- ¦ L--- ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------+- - - - - - - - - - -- - - + - - - -+- - - - - - +---+--+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ +------------------+----------------------------+--------+----------------+--+---- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------35--------+------------94--------------+----30--+ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------210-----------------------------------+ Приложение 3 к пп. 3.1, 5.1 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА -+10 +- ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------------------+---+-+--T ¦ ¦ 3 ¦ ¦ T-----T- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - T---+-T ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦01¦ ¦02¦ ¦03¦ ¦13¦¦ ¦17 ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --+------------------------------------------------------------+---+-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦06¦ ¦07¦ ¦04¦ ¦05¦ ¦08¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ L--- L--- L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦30 ¦ ¦ ¦ -+-+------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 77 ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦09¦ ¦10¦ ¦11¦ ¦12¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------T------------------------------+---+-+- ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦14¦ ¦15¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------73---------+ +---------------78-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦- - - -+- - ¬+- - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦¦---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦18¦ 18 ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦¦L--- ¦ ¦ ¦17¦ ¦ ¦16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- ¦ L--- ¦ ¦ ¦+ - - -+- - + - - - - - - - - - -+-- - - - +-- - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦+-----30----+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -T---------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦19¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20¦ ¦21¦ ¦24¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20 L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦22¦ ¦23¦ ¦25¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦26¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - -- - - - - T - - - -T- - - - - - - - - -+---+--T ¦ ¦ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27¦ ¦ ¦28¦ ¦ ¦29¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ L--- ¦ L--- ¦ L--- ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+- - - - - - - - - - -- - - - - + - - - -+- - - - - - - - - -+---+--+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ +-------------+-------------------------------+--------+-----------------------+--+-- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------35----+--------------94---------------+---30---- ¦ ¦ ¦ +---------------------------------210------------------------------------------+ Приложение 4 к п. 3.15 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; заявки на оборудование, изобретения; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технологические и т.д.). Инструкции (правила) - должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперативных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту), работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). Стандарты (отраслевые). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы государственных предприятий (объединений); обществ; кооперативов и т.д. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 5 к п. 3.24 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ расхода; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.); ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. Приложение 6 к п. 4.5 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ Правовое положение государственных служащих регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов. Должностные обязанности: перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д. Должен знать: действующее законодательство Российской Федерации и Липецкой области. Квалификационные требования: наличие соответствующего образования, стажа по специальности и стажа государственной службы. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается руководителем соответствующего государственного органа, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является распорядительный документ государственного органа. Распорядительный документ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях: - при изменении названия государственного органа или структурного подразделения; - при изменении названия должности. Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками устанавливается распорядительным документом. Приложение 7 к п. 4.14 ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ПРАВОВОГО АКТА Рассылка: Управления: автомобильных дорог, финансов, архитектуры и строительства Вносит: Управление автомобильных дорог администрации области С.Г. Полосин __________________________ (дата) Согласовано Заместитель главы администрации области Б.Н. Перегудов __________________________ (дата) Заместитель главы администрации области В.К. Трофимов __________________________ (дата) Управление финансов администрации области М.П. Привалов __________________________ (дата) Управление архитектуры и строительства администрации области Т.С. Демин __________________________ (дата) Правовое управление администрации области В.Л. Климова __________________________ (дата) Приложение 8 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА АДМИНИСТРАЦИИ Герб России АДМИНИСТРАЦИЯ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ __________ N __________ г. Липецк Приложение 9 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ Герб России АДМИНИСТРАЦИЯ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 398014, г. Липецк, пл. Ленина-Соборная, 1 тел. факс _____________________ N __________ На N _____________________________ Приложение 10 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ Герб России ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ ___________ г. Липецк N __________ Приложение 11 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ Герб России РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ ___________ г. Липецк N __________ Приложение 12 к п. 6.14 УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами администрации области __________ А.В. Негробов ЗАКАЗ В КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ КОПИИ |——————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|———————————————————————————————| |Наименование документа |Количество листов |Количество копий | |——————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|———————————————————————————————| | | | | |——————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|———————————————————————————————| Приложение 13 к п. 8.3 ПРИМЕРНАЯ ФОРМА СВОДКИ УЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ---------------T----------------------------T---------------------T----------¬ ¦ Структурное ¦ Входящие ¦ Исходящие ¦Внутренний¦ ¦ подразделение+------------T---------------+-----------T---------+----------+ ¦ ¦ по группам ¦ по ¦по группам ¦ по ¦по группам¦ ¦ ¦ документов ¦корреспондентам¦документов ¦адресатам¦документов¦ L--------------+------------+---------------+-----------+---------+----------- Итого: Подпись Приложение 14 к п. 9.1 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Письма, присланные в копии для сведения. 2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 5. Сводки и информации, присланные для сведения. 6. Учебные планы, программы. Копии. 7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п. 8. Прейскуранты. Копии. 9. Нормы расходов материалов. 10. Поздравительные письма и пригласительные билеты. 11. Бухгалтерские документы. 12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 13. Научные отчеты по темам. 14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 15. Формы статистической отчетности. Приложение 15 к п. 10.1 ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИНИМАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. Контроль за исполнением федеральных законов, указов и поручений Президента РФ, постановлений Правительства РФ, законов Липецкой области, постановлений и распоряжений главы администрации области осуществляется управлениями делами и организационно-контрольной и кадровой работы. 2. После подписания главой администрации области распорядительных документов управляющим делами совместно с начальником отдела контроля и проверки исполнения управления организационно-контрольный и кадровой работы наиболее важные постановления и распоряжения ставятся на контроль управлению организационно-контрольной и кадровой работы. При рассылке на этих документах ставится штамп "контроль". Постановления и распоряжения отраслевого характера ставятся на контроль аппаратам заместителей главы администрации области. 3. Сроки выполнения постановлений или распоряжений главы администрации области указываются в соответствующих пунктах документов, а если это по каким-либо причинам затруднено, то сроками исполнения их является один календарный год со дня подписания. Промежуточный контроль ведется по итогам полугодия. 4. Исполнение распорядительных документов осуществляют структурные подразделения администрации области, другие органы, с которыми администрация области взаимодействует, под руководством отраслевого заместителя главы администрации области. 5. Распорядительные документы, поставленные на контроль в управление организационно-контрольной и кадровой работы, регистрируются в приемной управления и передаются в отдел контроля и проверки исполнения. 6. В соответствии со сроками исполнения распорядительных документов главы администрации области, стоящих на контроле в управлении организационно-контрольной и кадровой работы и в аппаратах заместителей главы администрации области, исполнители (структурные подразделения администрации области), другие органы обязаны информировать в письменной форме аппарат заместителей главы администрации области по принадлежности об их выполнении, который, в свою очередь, по постановлениям со штампом "контроль" представляет обобщенную справку за подписью заместителя главы администрации области управлению организационно-контрольной и кадровой работы. По истечении года со дня принятия распорядительного документа управлением организационно-контрольной и кадровой работы готовится справка и проект постановления главы администрации области с предложением о снятии с контроля или о его продлении. По этому вопросу принимается соответствующее постановление главы администрации области. Промежуточная информация главе администрации области направляется по итогам полугодия, если не указан другой срок. На основании информации, данных проверок советники заместителей главы администрации области готовят справки о выполнении того или другого документа (или ряда документов) на имя заместителя главы администрации области, который принимает решение о снятии с контроля или продлении контрольных сроков действия того или другого документа. Справки с соответствующей резолюцией заместителя главы администрации области передаются в управление делами и служат основанием для отметки в журнале регистрации о снятии этих документов с контроля или его продлении. 7. Управление делами ведет учет в журнале регистрации постановлений и распоряжений администрации области, снятых с контроля соответствующим распорядительным документом. 8. Управление делами ежемесячно не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, направляет сведения заместителям главы администрации области, управлению организационно-контрольной и кадровой работы о распорядительных документах главы администрации области, подлежащих снятию с контроля. 9. Начальник управления организационно-контрольной и кадровой работы ежеквартально до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, докладывает главе администрации области о ходе исполнения распорядительных документов с пометкой "контроль", представляет информацию и перечень неисполненных документов с указанием причин неисполнения и должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении, и предложения о принятии мер в отношении должностных лиц, ответственных за выполнение. Управляющий делами ежеквартально до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, докладывает главе администрации области о ходе исполнения распорядительных документов, стоящих на контроле в аппаратах заместителей главы администрации области. Приложение 16 к п. 10.2 ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправления (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления. Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения. Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения. Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в республиканских органах - до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления. Запрос депутатов Государственной Думы - не более чем в 3-дневный срок. Консультация письменная по вопросам использования машин - не позднее чем через 10 дней по получении запроса. Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения. Опросный лист на продукцию: представление в 10-дневный срок с момента получения наряда. Отзыв на проект стандарта: составление и направление - не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок; согласование проекта - не более 15 дней. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней. Письма предприятий, учреждений, организаций - в течение месяца. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания. Поручение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения. Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения. Предложения и заявления депутатов Государственной Думы - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно. Приказы и указания министерства во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному сроку. Протокол разногласий: составление и направление - 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения. Спецификация на товар годовая: согласование - не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление - за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание - не позднее 10 дней после получения. Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальное - в течение 10 дней. Приложение 17 к п. 10.4 ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ------------------------------------------------------------------------------------¬ ¦1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31¦ +-----------------------------------------------------------------------------------+ ¦ Корреспондент¦ +----------------------------------------------T------------------------------------+ ¦ Дата поступления и регистрационный ¦ Дата и регистрационный номер ¦ ¦ номер документа ¦ документа ¦ +----------------------------------------------+------------------------------------+ ¦ Краткое содержание¦ +-----------------------------------------------------------------------------------+ ¦ Кому направлен документ, резолюция¦ +-----------------------------------------------------------------------------------+ ¦ Отметки об исполнении¦ L------------------------------------------------------------------------------------ Приложение 18 к п. 10.5 СПРАВКА О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОТ 00.00.00 В УПРАВЛЕНИИ _________________ 00.00.00 N |—————|——————————————————|———————————————|———————|———————————————|————————————————————————|————————————————|——————————————————| |N |Наименование |Краткое |Дата N |Срок |Фамилия |Состояние |Причины | |п/п |документа |содержание | |исполнения |непосредственного |исполнения |неисполнения | | | | | | |исполнителя | | | |—————|——————————————————|———————————————|———————|———————————————|————————————————————————|————————————————|——————————————————| |1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 | |—————|——————————————————|———————————————|———————|———————————————|————————————————————————|————————————————|——————————————————| Приложение 19 к п. 12.5 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ Администрация Липецкой УТВЕРЖДАЮ области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Глава администрации __________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи на ___________ год Дата ______________________________________________________________________________ название раздела |—————————|————————————————————|——————————————————————|——————————————————————————————————————|———————————————| |Индекс |Заголовок дела |Кол-во листов (томов,|Срок хранения (тома, части и N ст. по|Примечание | |дела |(тома, части) |частей) |перечню) | | |—————————|————————————————————|——————————————————————|——————————————————————————————————————|———————————————| |1 |2 |3 |4 |5 | |—————————|————————————————————|——————————————————————|——————————————————————————————————————|———————————————| Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи Дата Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка (лицо, ответственное за архив) подписи Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивного от _____________ N ______ отдела администрации области от _______________ N _______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году в администрации области --------------------------T-------T------------------------------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦ ¦ ¦ +-----------------------T------------------+ ¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК" ¦ +-------------------------+-------+-----------------------+------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-------------------------+-------+-----------------------+------------------+ ¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------+-------+-----------------------+------------------+ ¦временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------+-------+-----------------------+------------------+ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------------------+-------+-----------------------+------------------- Специалист управления делами Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности Подпись Расшифровка передающего сведения подписи Дата Приложение 20 к п. 12.7 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ Администрация Липецкой области Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________________ (место составления) на ____________ год ______________________________________________________________________________ название раздела |—————————|————————————————————|————————————————————|———————————————————————————————————————|———————————————| |Индекс |Заголовок дела |Кол-во дел (томов,|Срок хранения дела (тома, части) и N |Примечание | |дела |(тома, части) |части) |статей по перечню | | |—————————|————————————————————|————————————————————|———————————————————————————————————————|———————————————| |1 |2 |3 |4 |5 | |—————————|————————————————————|————————————————————|———————————————————————————————————————|———————————————| Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка структурного подразделения подписи Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Заведующий архивом (лицо, от ___________ N _________ ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Приложение 21 к п. 14.1.4 ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Подпись Расшифровка подписи Дата ФОНД N _______________ ОПИСЬ N ______________ дел постоянного хранения администрации Липецкой области за ______________ год ______________________________________________________________________________ название раздела (структурного подразделения) |—————|———————————|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————————|———————————————| |N |Индекс |Заголовок дела (тома,|Дата дела (тома, |Кол-во листов в деле (томе, |Примечание | |п/п |дела |части) |части) |части) <1> | | |—————|———————————|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————————|———————————————| |1 |2 |3 |4 |5 |6 | |—————|———————————|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————————|———————————————| В данный раздел описи внесено ________________________________________________ (цифрами и прописью) с N ___________ по N ______________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивного от ___________ N _________ отдела администрации области от _____________ N ___________________ -------------------------------- <1> В описях дел длительных сроков хранения вводится графа "Срок хранения дела (тома, части)" после графы 5. Приложение 22 к п. 14.1.4 ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Администрация Липецкой УТВЕРЖДАЮ области Глава администрации АКТ Подпись Расшифровка _________ N ________ подписи Дата ____________________ (место составления) О выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению На основании _________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня ______________________________________________________________________________ документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ___________________________ (название фонда) |—————|———————————————————|————————————|————————————————————|——————————————————|———————————|———————————————|—————————| |N |Заголовок дела |Дата дела |Номера описей |Индекс дела |Кол-во дел|Сроки |Приме- | |п/п |или групповой |или крайние |(номенклатур) за |(тома, части) по |(томов, |хранения |чание | | |заголовок дел |даты дел |____ год(ы) |номенклатуре или N|частей) |(тома, части)| | | | | | |дела по описи | |и номера | | | | | | | | |статей по | | | | | | | | |перечню | | |—————|———————————————————|————————————|————————————————————|——————————————————|———————————|———————————————|—————————| |1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 | |—————|———————————————————|————————————|————————————————————|——————————————————|———————————|———————————————|—————————| Итого ____________________________ дел за ______________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного отдела администрации области (протокол от ______________ N _________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО <1> Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивного отдела от __________ N _________ администрации области от _____________ N __________ -------------------------------- <1> Для документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК", документов до 1945 года включительно. Документы в количестве ____________________________________________ дел, весом (цифрами и прописью) ____________________________ кг, сданы в _____________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________________________ N ________________________ Наименование должности работника администрации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника ведомственного архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 23 к п. 14.2.2 ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________ В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________________ (цифрами и прописью) листа(ов) в том числе: литерные листы __________________________________________________ пропущенные номера _______________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________________________________________ |————————————————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————————| |Особенно физического состояния и формирования дела |Номера листов | |————————————————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————————| |1 |2 | |————————————————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————————| Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 24 к п. 14.2.2 ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________ |—————|———————————————————————————|———————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————| |N |Регистрационный номер |Дата |Заголовок документа |Номер листов|Примечание | |п/п | |документа | |дела | | |—————|———————————————————————————|———————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————| |1 |2 |3 |4 |5 |6 | |—————|———————————————————————————|———————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————| Итого _____________________________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи___________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего опись Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 25 к п. 14.2.3 ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ T--T--T---------------------------------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ Код госархива _______ ¦ ¦ 20 ¦ код учреждения ______ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+---------------------------------------------------T----------------¬¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------------------------- ¦Ф. N _________ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------------------------- ¦Оп. N _________ ¦¦ ¦ 30 ¦ ---------------------------------------------- ¦Д. N _________ ¦¦ ¦ ¦ ¦ (наименование государственного архива) L-----------------¦ ¦ +--+-------- ¦ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ 50 ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ (наименование учреждения и структурного подразделения) ¦ ¦ 35 ¦ ¦ 320 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------- ДЕЛО N _____________ том N ________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ 70 ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ (заголовок дела) ¦ ¦ 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ (дата) ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ +--+---T----------------¬ На ____________ лист ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ф. N _________ ¦ Хранить _________________ ¦ ¦ 30 ¦ ¦Оп. N _________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Д. N _________ ¦ ¦ ¦ +--+---+----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ 50 ¦ ¦ ¦ 20 +---+----------------+ ¦ +--+--+---------------------------------------------------------------------+ ¦ 230 ¦ +---------------------------------------------------------------------+ И.о. главы администрации Липецкой области П.Т.Горлов Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
