Постановление Администрации города Костромы от 14.02.2001 № 504

 
    
                     АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ
   
                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                      от 14 февраля 2001 г. N 504

                                    Утратил силу - Постановление
                                   Администрации города Костромы
                                      от 23.08.2004 г. N 2502
   
                 ОБ ОТДЕЛЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ И
                 ДОКУМЕНТООБОРОТУ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
   
       В соответствии  с постановлением главы самоуправления N 446 от
   09.02.2001  г.  "Об  утверждении   структуры   управления   делами
   администрации  города"  и  в  целях  совершенствования  работы  по
   организационно - документационному    обеспечению    администрации
   города, постановляю:
       1. Образовать    отдел    по    организационной    работе    и
   документообороту администрации города.
       Установить, что указанный отдел находится  в  непосредственном
   подчинении управляющего делами администрации города.
       2. Назначить  заместителем  управляющего  делами,  начальником
   отдела  по организационной работе и документообороту администрации
   города с 12 февраля 2001 года Матвееву Нину Георгиевну  с  окладом
   согласно заключенному контракту.
       3. Утвердить Положение об отделе по  организационной работе  и
   документообороту администрации города (приложение N 1).
       4. Утвердить должностную инструкцию  заместителя  управляющего
   делами,    начальника   отдела   по   организационной   работе   и
   документообороту администрации города (приложение N 2).
       5. Утвердить   структуру   и   штатное  расписание  отдела  по
   организационной работе  и  документообороту  администрации  города
   (приложение N 3).
   
                                                 Глава самоуправления
                                                          г. Костромы
                                                          Б.К.КОРОБОВ
   
   
   
   
   
                                                       Приложение N 1
                                                      к постановлению
                                     главы самоуправления г. Костромы
                                               от 14.02.2001 г. N 504
   
                               ПОЛОЖЕНИЕ
                 ОБ ОТДЕЛЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ И
                 ДОКУМЕНТООБОРОТУ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
   
                             1. Общая часть
   
       1.1. Отдел по организационной работе и документообороту (далее
   - именуется    отдел)    является    структурным    подразделением
   администрации города.
       1.2. Отдел  создается,  реорганизуется,  ликвидируется  главой
   самоуправления  города  и   подчиняется   в   своей   деятельности
   заместителю главы администрации, управляющему делами.
       1.3. Отдел   образуется    с    целью    организационного    и
   документационного обеспечения деятельности администрации города.
       1.4. В своей работе  отдел  руководствуется  Конституцией  РФ,
   действующим   законодательством   РФ,   указами  и  распоряжениями
   Президента РФ,  нормативными актами органов государственной власти
   и управления.  Уставом города Костромы,  решениями городской Думы,
   регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями
   главы самоуправления города и настоящим Положением.
   
                           2. Основные задачи
   
       Основными задачами отдела являются:
       2.1. Организационное    и     документационное     обеспечение
   деятельности администрации города.
       2.2. Организация  и ведение информационно - справочной  работы
   по распорядительным документам органов городского самоуправления и
   высших должностных лиц в администрации города.
       2.3. Разработка,  формирование и сопровождение базы данных (на
   бумажных  носителях  и   в  электронной   версии)  исполнительно -
   распорядительной документации администрации города.
       2.4. Формирование     потоков     входящей     и     исходящей
   корреспонденции,   осуществление   контрольных  полномочий  за  ее
   исполнением,  а также за ведением делопроизводства  в  структурных
   подразделениях администрации.
       2.5. Обеспечение взаимодействия администрации  г.  Костромы  с
   городской Думой по организационным вопросам.
       2.6. Осуществление подготовительной организационной работы  по
   проведению  выборов  в  органы  государственной  власти и местного
   самоуправления, референдумов.
       2.7. Обеспечение  сотрудничества органов самоуправления города
   с    политическими    партиями,    общественными    объединениями,
   религиозными организациями, общинами и объединениями.
   
                               3. Функции
   
       Отдел по   организационной   работе   и   документообороту   в
   соответствии с возложенными на него задачами:
       3.1. Формирует   перспективный  (годовой),  квартальный  планы
   работы администрации города,  осуществляет контроль за сроками  их
   выполнения.   О   результатах   ежеквартально   информирует  главу
   самоуправления.
       3.2. В  целях координации деятельности администрации города ее
   органов и подразделений  ежемесячно  составляет  календарный  план
   основных мероприятий администрации города, доводит его до сведения
   заинтересованных лиц.
       3.3. Готовит  календарь  юбилейных  и круглых дат предприятий,
   организаций,  учреждений,  учебных  заведений  города,   а   также
   перечень персональных юбилеев.
       3.4. Осуществляет   организационно - техническое   обеспечение
   Совета администрации.  Совета инспекций и других консультационно -
   совещательных органов при главе самоуправления:
       - готовит повестки заседаний, совещаний;
       - организует явку участников;
       - формирует,   размножает   и  раздает  документы,  подлежащие
   рассмотрению;
       - ведет протоколы заседаний,  совещаний,  аудиозапись, а также
   при необходимости стенографию;
       - осуществляет     контроль    за    доработкой    документов,
   рассмотренных на заседаниях, совещаниях;
       - ведет учет и контроль за выполнением критических замечаний и
   предложений, высказанных на совещаниях и заседаниях.
       3.5. Осуществляет   организационное  обеспечение  деятельности
   общественного городского Совета, политического Совета, молодежного
   муниципалитета при главе самоуправления города Костромы.
       3.6. Готовит  тексты  и  направляет  поздравительные  открытки
   трудовым  коллективам,  представителям  творческой  интеллигенции,
   ветеранам - бывшим работникам исполнительных органов г.  Костромы,
   в связи с государственными праздниками.
       3.7. Осуществляет оформление материалов по  присвоению  звания
   "Почетный   гражданин   города  Костромы",  "Ветеран  труда",  для
   представления к награждению медалью "За доблестный труд в годы ВОВ
   1941 - 1945 гг.".
       3.8. Обеспечивает связь администрации с  Почетными  гражданами
   города,  ветеранами  труда  -  бывшими  работниками  горисполкома,
   администрации города.
       3.9. Осуществляет  содействие городской избирательной комиссии
   по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти
   и местного самоуправления, референдумов.
       3.10. Обеспечивает сотрудничество  с  политическими  партиями,
   общественными объединениями, религиозными организациями, общинами,
   объединениями.
       3.11. Организует  работу и контролирует исполнение должностных
   обязанностей группы секретарей - референтов администрации города.
       3.12. Обеспечивает   контроль  за  правильным  составлением  и
   оформлением структурными  подразделениями  администрации  проектов
   постановлений     и    распоряжений,    наличие    соответствующих
   согласований,    виз,    заключений,    пояснительных     записок,
   классификационного кода распорядительного документа.
       3.13. Обеспечивает контроль за  своевременным  и  качественным
   выпуском   распорядительных   документов,   а  также  контроль  за
   исполнением корреспонденции  в  установленные  регламентом  сроки,
   отправлением   их   исполнителям,  заинтересованным  предприятиям,
   учреждениям,  организациям,  должностным  лицам  и  гражданам,  за
   исполнением  резолюций главы города,  содержащихся на документах и
   материалах Президента РФ,  Федерального собрания РФ, Правительства
   РФ, органов государственной власти Костромской области.
       3.14. Обеспечивает  формирование  протоколов  распорядительных
   документов главы самоуправления в сборники, городскую прокуратуру.
       3.15. Обеспечивает  организацию  компьютерной  системы  поиска
   принятых главой самоуправления города распорядительных документов.
       3.16. Несет ответственность за сохранность документов.
       3.17. Производит  выдачу  копий  постановлений  и распоряжений
   главы   администрации   по   запросу   структурных   подразделений
   администрации, а также предприятий и граждан города.
       3.18. Периодически проводит учебу с руководителями структурных
   подразделений    и    со    специалистами   по   внедрению   новой
   технологической системы оформления и обработки документов.
       3.19. Организует подготовку документов в режиме администратора
   графической станции.
       3.20. Организует  работу  по   индексированию  исполнительно -
   распорядительных документов в  электронной  базе  данных  согласно
   единому тематическому рубрикатору.
       3.21. Сдает документы в архив в  соответствии  с  действующими
   правилами.
       3.22. Организует  работу  по  ксерокопированию  документов   и
   материалов  и  при  необходимости  машинописную  работу,  прием  и
   отправление корреспонденции.
       3.23. Организует  контроль  за  доработкой документов в режиме
   "электронной   почты"   в    рамках    единого    документооборота
   администрации и ее структурных подразделений.
   
                                4. Права
   
       Работники отдела  по организационной работе и документообороту
   имеют право:
       4.1. Присутствовать  на заседаниях городской Думы,  постоянных
   комиссий Думы  (по  согласованию  с  председателем  Совета  Думы).
   Совета  администрации  города,  совещаниях  работников  отделов  и
   управлений администрации города.
       4.2. Пользоваться   в  установленном  порядке  информационными
   базами данных администрации города.
       4.3. Запрашивать   по   поручению   главы   самоуправления  от
   комитетов,  управлений,  отделов администрации города,  а также от
   предприятий,   учреждений  и  организаций  необходимые  материалы,
   справки.
       4.4. Возвращать   на  доработку  некачественно  подготовленные
   документы,  вносимые  на  рассмотрение  Совета   администрации   и
   представляемые на подпись главе самоуправления города.
       4.5. Требовать  от  структурных  подразделений   администрации
   исполнения   регламента   администрации   города,   инструкции  по
   делопроизводству.
       4.6. Вносить    предложения    по   совершенствованию   работы
   администрации города по вопросам, отнесенным к ведению отдела.
   
                           5. Ответственность
   
       Отдел несет ответственность за  своевременное  и  качественное
   выполнение возложенных на него задач и функций, состояние трудовой
   и  производственной  дисциплины,  а  также   за   неисполнение   в
   необходимых случаях предоставленных ей прав.
   
                      6. Организация деятельности
   
       6.1. Структура и штатное расписание отдела утверждается главой
   самоуправления.
       6.2. Руководителем отдела является зам.  управделами,  который
   назначается на должность  и  освобождается  от  нее  распоряжением
   главы  самоуправления по представлению управляющего делами и несет
   персональную ответственность за выполнение  возложенных  на  отдел
   задач. Руководитель отдела должен иметь высшее образование.
       6.3. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются
   от нее главой самоуправления города, по представлению руководителя
   отдела.  Работники  отдела  выполняют  работу   по   осуществлению
   поставленных  перед  отделом задач,  в соответствии с должностными
   инструкциями и распределением обязанностей в отделе.
       6.4. Оплата    труда    работников   отдела   производится   в
   соответствии с должностным окладом, согласно реестру муниципальных
   должностей  и  ст.  14  Положения "О муниципальной службе в городе
   Костроме".
       6.5. Отдел  отчитывается  о  своей  работе  перед  управляющим
   делами администрации города.
       6.6. Отдел финансируется за счет бюджета. Правами юридического
   лица не обладает, имеет круглую печать со своим наименованием.
   
   
   
   
   
                                                       Приложение N 2
                                                      к постановлению
                                     главы самоуправления г. Костромы
                                               от 14.02.2001 г. N 504
   
                         ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
           ЗАМЕСТИТЕЛЯ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА
              ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТУ
                          АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
   
                           1. Общие положения
   
       1.1. Заместитель  управляющего  делами,  начальник  отдела  по
   организационной   работе   и  документообороту  (далее - начальник
   отдела),   является   руководителем   структурного   подразделения
   администрации города и занимает  главную  муниципальную  должность
   муниципальной службы (4 группа).
       1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности
   главой  самоуправления  г.  Костромы по представлению управляющего
   делами.
       1.3. В  период  временного  отсутствия  начальника  отдела его
   обязанности   выполняет   зам. начальника  по    документационному
   обеспечению.
       1.4. Начальник   отдела    подчиняется    в    своей    работе
   непосредственно управляющему делами.
       1.5. Начальник отдела  в  своей  деятельности  руководствуется
   законодательством   РФ   и  Костромской  области,  Уставом  города
   Костромы,  постановлениями и распоряжениями  главы  самоуправления
   г. Костромы,  регламентом администрации города,  решениями органов
   самоуправления, настоящей должностной инструкцией.
   
                    2. Основные задачи и обязанности
   
       Основными задачами начальника отдела является:
       2.1. Обеспечение  организации  деятельности,  качественного  и
   своевременного  выполнения  задач  и  функций  отдела,   а   также
   курируемых отделов, архивного и ЗАГС.
       2.2. На начальника отдела возлагаются следующие обязанности:
       2.2.1. Заниматься  подбором,  расстановкой и обучением кадров,
   обеспечивать строгое  соблюдение  работниками  отдела  трудовой  и
   служебной дисциплины.
       2.2.2. Принимать  решения  по  вопросам,  отнесенным  к  сфере
   деятельности отдела.
       2.2.3. Организовывать     и     обеспечивать      деятельность
   администрации  города  (планирование  работы администрации города,
   организация   подготовки    и    проведения    заседаний    Совета
   администрации, планерных совещаний главы самоуправления).
       2.2.4. Обеспечивать взаимодействие администрации г. Костромы с
   городской Думой по организационным вопросам.
       2.2.5. Осуществлять  сотрудничество   органов   самоуправления
   города   с  общественными,  политическими,  религиозными  и  иными
   организациями и объединениями, молодежным муниципалитетом.
       2.2.6. Контролировать    качество    подготовки    документов,
   представляемых на визу управляющему делами.
       2.2.7. Обеспечивать  контроль  за своевременным и качественным
   прохождением документооборота в администрации.
       2.2.8. Осуществлять  контроль  за  исполнением  постановлений,
   распоряжений,  находящихся на контроле у зам. главы администрации,
   управляющего делами.
       2.2.9. Обеспечивать    отдел    через   хозяйственную   службу
   необходимыми канцелярскими принадлежностями.
       2.2.10. Принимать   управленческие   решения   по    вопросам,
   отнесенным к сфере деятельности отдела.
       2.2.11. Выполнять поручения, данные управляющим делами.
       2.2.12. Организовывать   работу  по  подготовке  и  проведению
   выборов в органы государственной власти, местного самоуправления и
   референдумов.
   
                                3. Права
   
       Начальник отдела имеет право:
       3.1. Участвовать в работе Совета администрации, совещаниях при
   главе самоуправления, вносить предложения по вопросам, относящимся
   к компетенции отдела. Присутствовать на заседаниях городской Думы,
   постоянных  комиссий  Думы (по согласованию с председателем Совета
   Думы).
       3.2. Привлекать  для  подготовки  вопросов на заседания Совета
   администрации,   совещаний,   созываемых   по   инициативе   главы
   самоуправления   и  их  проведения,  работников  иных  структурных
   подразделений администрации города.
       3.3. Требовать  от  соответствующих  органов и должностных лиц
   выполнения организационно - технических мероприятий по  подготовке
   и проведению выборов, референдумов.
       3.4. Вести переписку с другими организациями.
       3.5. Пользоваться   в   установленном  порядке  базами  данных
   администрации города.
       3.6. Запрашивать от управлений,  отделов администрации города,
   от  предприятий,  учреждений  и  организаций  материалы,  справки,
   информации, необходимые для осуществления своих функций.
       3.7. Возвращать на доработку  проекты  документов,  идущих  на
   визу  управляющему  делами  или  вносимых  на  рассмотрение Совета
   администрации,  в   случае   их   недостаточной   проработки   или
   несоответствия требованию регламента.
       3.8. Предоставлять  предложения   по   структуре   и   штатной
   численности отдела.
       3.9. Утверждать должностные  инструкции  работников  отдела  и
   контролировать их соблюдение.
       3.10. Издавать приказы  по  отделу  по  вопросам,  входящим  в
   компетенцию начальника.
       3.11. Решать вопросы перестановки кадров на рабочих  местах  в
   случае производственной необходимости.
       3.12. Устанавливать, исходя из производственной необходимости,
   своими приказами взаимозаменяемость между работниками отдела.
   
                           4. Ответственность
   
       4.1. Начальник отдела несет ответственность за своевременное и
   качественное  выполнение  задач,   обязанностей,   предусмотренных
   настоящей  инструкцией,  а  также  неиспользование  в  необходимых
   случаях предоставленных ему прав.
   
                       5. Требования к работнику
   
       5.1. На должность начальника отдела утверждается лицо, имеющее
   высшее образование  и  стаж  работы  на  должностях  руководителя,
   относящихся к муниципальной службе, не менее 5 лет.
       5.2. Начальник   отдела   должен   обладать   организаторскими
   способностями, профессиональными  знаниями,  умением  работать   с
   людьми, чувством ответственности,  дисциплинированностью,  а также
   соответствовать другим требованиям,  предъявляемым к муниципальным
   служащим г. Костромы.
   
   
   
---------------------------------------------------------