Распоряжение Главы администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р

 

         РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                       от 22.12.2003 N 1658 -р
                              г. Иваново

       Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате
                   администрации Ивановской области

       (В редакции Распоряжений Губернатора Ивановской области
          от 24.01.2007 г. N 35-р; от 12.08.2010 г. N 240-р;
         от 23.09.2010 г. N 281-р; от 18.11.2010 г. N 324-р)


      В  целях  совершенствования  системы делопроизводства в аппарате
Администрации Ивановской области:

      1.   Утвердить   инструкцию   по   делопроизводству  в  аппарате
администрации Ивановской области (прилагается).
      2.   Руководителям   органов  исполнительной  власти  Ивановской
области  при  организации  системы делопроизводства в подведомственных
органах руководствоваться положениями настоящей инструкции.


      И.о. Главы Администрации
      Ивановской области          А.Канаев


----------------------------------------------------------------------
                                             Приложение к распоряжению
                                                   главы администрации
                                                    Ивановской области
                                               от 22.12.2003 N 1658 -р

                    Инструкция по делопроизводству
             в аппарате администрации Ивановской области

      1. (Утратил  силу  - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      2.  (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)
     
      3. (Утратил  силу  - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)
      
      4. (Утратил  силу  - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)
     5. Подготовка  и оформление проектов правовых актов
     5.1.   Подготовка  проектов  указов  и  распоряжений  Губернатора
Ивановской   области,   постановлений   и  распоряжений  Правительства
Ивановской области осуществляется в соответствии с Порядком подготовки
проектов   правовых  актов  Ивановской  области,  утвержденным  указом
Губернатора  Ивановской области от 17.10.2001 № 255-уг, кроме проектов
распоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам.
     5.2.   Оформление  проектов  указов  и  распоряжений  Губернатора
Ивановской   области,   постановлений   и  распоряжений  Правительства
Ивановской  области  осуществляется  в  соответствии  с  распоряжением
Правительства   Ивановской   области   от   09.12.2009  №  372-рп  «Об
утверждении  Правил  оформления  проектов  правовых  актов  Ивановской
области»,  кроме  проектов распоряжений Губернатора Ивановской области
по кадровым вопросам.
     Подготовка,   согласование,   проведение   правовой   экспертизы,
оформление  проектов  распоряжений  Губернатора  Ивановской области по
кадровым   вопросам,  регистрация,  выпуск,  копировально-множительные
работы,   рассылка  распоряжений  Губернатора  Ивановской  области  по
кадровым   вопросам,   в   том   числе   досылка,  замена  разосланных
распоряжений  Губернатора  Ивановской  области  по  кадровым вопросам,
хранение  распоряжений  Губернатора  Ивановской  области  по  кадровым
вопросам  осуществляются  управлением  государственной службы и кадров
аппарата  Правительства  Ивановской области в соответствии с порядком,
утвержденным  приказом  руководителя аппарата Правительства Ивановской
области. Бланк для печати проектов распоряжений Губернатора Ивановской
области  по  кадровым  вопросам  утверждается  руководителем  аппарата
Правительства Ивановской области.
     К   распоряжениям  Губернатора  Ивановской  области  по  кадровым
вопросам   относятся   распоряжения  Губернатора  Ивановской  области,
подготавливаемые  в  отношении  Губернатора  Ивановской  области, лиц,
представителем  нанимателя  для которых является Губернатор Ивановской
области, лиц, замещающих государственные должности Ивановской области,
и  иных  лиц,  для  которых  Правительство  Ивановской  области в лице
Губернатора  Ивановской  области  является работодателем, и касающиеся
вопросов  поступления на государственную гражданскую службу Ивановской
области  (далее  –  гражданская  служба),  прохождения,  назначения на
должность  гражданской  службы,  освобождения  от замещаемой должности
гражданской  службы,  увольнения  гражданского служащего с гражданской
службы,  приема,  увольнения  и  перевода,  присвоения  классных чинов
гражданской   службы,   назначения  и  освобождения  от  осуществления
деятельности  общественных  помощников Губернатора Ивановской области,
первых  заместителей  Председателя  Правительства Ивановской области и
заместителей    Председателя    Правительства    Ивановской   области,
премирования  и  иных  выплат,  поощрений (за исключением распоряжений
Губернатора Ивановской области об объявлении Благодарности Губернатора
Ивановской  области), установления ежемесячных надбавок к должностному
окладу   за   особые   условия  гражданской  службы,  выслугу  лет  на
гражданской службе, надбавок к должностному окладу граждан, допущенных
к  государственной  тайне  на  постоянной  основе,  и за стаж работы в
структурных    подразделениях   по   защите   государственной   тайны,
установления   стажа  государственной  гражданской  службы  Российской
Федерации   (далее  –  стаж  гражданской  службы),  включения  в  стаж
гражданской    службы    периодов   замещения   отдельных   должностей
руководителей   и   специалистов  на  предприятиях,  в  учреждениях  и
организациях,  опыт  и  знание работы в которых необходимы гражданским
служащим  для  выполнения  должностных  обязанностей  в соответствии с
должностным  регламентом (далее – отдельные должности) (за исключением
включения  в  стаж  гражданской  службы  периодов  замещения отдельных
должностей  для  назначения  пенсии  за  выслугу  лет), предоставления
ежегодных  оплачиваемых  отпусков,  отпусков  без сохранения денежного
содержания  и иных отпусков, утверждения графика отпусков, направления
в   служебные   командировки,  дисциплинарных  взысканий  и  служебных
проверок,  переименования  (сокращения) должностей гражданской службы,
оказания  материальной  помощи,  замены  денежной  компенсацией  части
ежегодного  оплачиваемого  отпуска, возложения исполнения обязанностей
временно  отсутствующего  лица,  совмещения должностей, направления на
профессиональную    переподготовку,    повышение    квалификации   или
стажировку, изменения учетных персональных данных, утверждения графика
прохождения   диспансеризации   гражданскими  служащими,  (В  редакции
Распоряжения  Губернатора Ивановской области от 23.09.2010 г. N 281-р)
проведения   квалификационных   экзаменов   и  аттестаций,  проведения
конкурсов  на  замещение  вакантных должностей и для включения граждан
(гражданских  служащих)  в  кадровый  резерв. (В редакции Распоряжения
Губернатора Ивановской области от 12.08.2010 г. N 240-р)
      5.   3.  (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора Ивановской
области от 12.08.2010 г. N 240-р)
      5.   4. (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской
области от 12.08.2010 г. N 240-р)
      5.  5.(Утратил   силу   -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской
области от 12.08.2010 г. N 240-р)
      5.  6. (Утратил   силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской
области от 12.08.2010 г. N 240-р)

      6.  (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      7.  (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)
      8. (Утратил  силу  - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)
      9.  (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      10.(Утратил  силу  - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      11.   (Утратил   силу   -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской
области от 18.11.2010 г. N 324-р)

      12. Подготовка и оформление проектов приказов руководителя 
            аппарата Правительства Ивановской области             
                                                                  
     12.1.  Приказами  руководителя  аппарата Правительства Ивановской
области   (далее   -   приказы)   оформляются   решения  по  кадровым,
хозяйственным   и   другим   вопросам  работы  аппарата  Правительства
Ивановской области.
     Подготовка,   согласование,   проведение   правовой   экспертизы,
оформление   проектов  приказов  по  кадровым  вопросам,  регистрация,
выпуск,   копировально-множительные   работы,   рассылка  приказов  по
кадровым вопросам, в том числе досылка, замена разосланных приказов по
кадровым   вопросам   и   хранение   приказов  по  кадровым  вопросам,
осуществляются  управлением  государственной  службы и кадров аппарата
Правительства   Ивановской   области   в   соответствии   с  порядком,
утвержденным  приказом  руководителя аппарата Правительства Ивановской
области.  Бланк  для  печати  проектов  приказов  по кадровым вопросам
утверждается руководителем аппарата Правительства Ивановской области.
     К    приказам    по    кадровым   вопросам   относятся   приказы,
подготавливаемые  в  отношении  Уполномоченного  по  правам  ребенка в
Ивановской   области,   лиц,  представителем  нанимателя  для  которых
является  руководитель  аппарата  Правительства  Ивановской области, и
лиц,  для которых Правительство Ивановской области в лице руководителя
аппарата  Правительства  Ивановской  области является работодателем, и
касающиеся   вопросов   утверждения   штатного   расписания   аппарата
Правительства  Ивановской  области, поступления на гражданскую службу,
прохождения  гражданской  службы,  назначения на должность гражданской
службы,  освобождения  от  замещаемой  должности  гражданской  службы,
увольнения   гражданского  служащего  с  гражданской  службы,  приема,
увольнения  и  перевода, присвоения классных чинов гражданской службы,
премирования   и  иных  выплат,  поощрений,  установления  ежемесячных
надбавок  к  должностному окладу за особые условия гражданской службы,
выслугу  лет на гражданской службе, ежемесячных надбавок за сложность,
напряженность  и  высокие  достижения  в труде, ежемесячных надбавок к
должностному   окладу   за   выслугу  лет,  (В  редакции  Распоряжения
Губернатора  Ивановской  области  от 23.09.2010 г. N 281-р) надбавок к
должностному  окладу  граждан,  допущенных  к государственной тайне на
постоянной  основе,  и  за стаж работы в структурных подразделениях по
защите  государственной  тайны, установления стажа гражданской службы,
включения  в  стаж  гражданской  службы  периодов  замещения отдельных
должностей,  предоставления  ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков
без  сохранения  денежного  содержания  и  иных  отпусков, утверждения
графика  отпусков,  направления  в  служебные командировки, применения
дисциплинарных    взысканий    и    проведения   служебных   проверок,
переименования  (сокращения)  должностей  гражданской службы, оказания
материальной  помощи,  замены  денежной  компенсацией части ежегодного
оплачиваемого  отпуска,  возложения  исполнения  обязанностей временно
отсутствующего    лица,    совмещения   должностей,   направления   на
профессиональную    переподготовку,    повышение    квалификации   или
стажировку, изменения учетных персональных данных, утверждения графика
прохождения   диспансеризации   гражданскими  служащими,  (В  редакции
Распоряжения  Губернатора Ивановской области от 23.09.2010 г. N 281-р)
проведения   квалификационных   экзаменов   и  аттестаций,  проведения
конкурсов  на  замещение  вакантных должностей и для включения граждан
(гражданских служащих) в кадровый резерв.
     К  приказам  по  хозяйственной  деятельности относятся приказы по
вопросам,  связанным  с финансово-хозяйственной деятельностью: учетной
политикой,   составлением  и  предоставлением  бюджетной  и  налоговой
отчетности,  составлением  и  ведением  бюджетной  росписи,  кассового
плана,  бюджетной  сметы,  сметы  по  приносящей  доход  деятельности,
оплатой     труда,    материальной    ответственностью,    проведением
инвентаризации,  ведомственного  финансового контроля подведомственных
Правительству Ивановской области областных государственных учреждений,
использованием оборудования, средств связи, транспорта, информационным
обеспечением, техникой безопасности и охраной труда.
     К  приказам  по  основной  деятельности относятся приказы по иным
вопросам.
          
     12.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения
аппарата  Правительства  Ивановской  области  на  основании  поручений
руководителя   аппарата   Правительства   Ивановской  области  либо  в
инициативном  порядке,  за  исключением  проектов приказов по кадровым
вопросам, которые готовит и вносит управление государственной службы и
кадров  аппарата  Правительства  Ивановской  области  в соответствии с
порядком,  утвержденным  приказом  руководителя аппарата Правительства
Ивановской области.
     Проекты приказов оформляются на стандартных листах бумаги формата
А4  с  использованием электронных формуляров-образцов в соответствии с
Правилами   оформления   проектов   приказов   руководителя   аппарата
Правительства Ивановской области (приложение № 6).
     К  проекту  приказа  прилагаются  лист  согласования, обоснование
необходимости  принятия  приказа,  финансово-экономическое обоснование
(если  его  принятие  потребует материальных и иных затрат), указатель
рассылки,   подписанные   руководителем   структурного   подразделения
аппарата   Правительства  Ивановской  области,  подготовившего  проект
приказа.
     12.3.   Ответственность   за  подготовку  проектов  приказов,  их
согласование с заинтересованными лицами несут руководители структурных
подразделений   аппарата  Правительства  Ивановской  области,  которые
готовят и вносят проекты приказов.
     12.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем
и  руководителем  структурного  подразделения  аппарата  Правительства
Ивановской  области,  внесшего  проект, и направляются на согласование
руководителям   структурных   подразделений   аппарата   Правительства
Ивановской  области, иным должностным лицам, которым в проекте приказа
предусматриваются  задания  и  поручения  либо  к  компетенции которых
относятся положения проекта приказа.
     Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения,
то он подлежит повторному согласованию. Если в процессе согласования в
проект  приказа  вносятся  изменения  технического характера, то он не
подлежит повторному согласованию.
     Окончательный   вариант   проектов   приказов   по  хозяйственной
деятельности  передается  в  управление  делами аппарата Правительства
Ивановской  области  для  проведения правовой экспертизы, оформления и
представления на подписание.
     Окончательный  вариант проектов приказов по основной деятельности
передается   в  главное  правовое  управление  аппарата  Правительства
Ивановской  области  для  проведения правовой экспертизы, оформления и
представления на подписание.
     Приказы   подписываются   руководителем   аппарата  Правительства
Ивановской области.
     12.5.   Подписанные   приказы   по   хозяйственной   деятельности
направляются  для  регистрации  и выпуска в управление делами аппарата
Правительства Ивановской области, по основной деятельности - в главное
правовое   управление   аппарата   Правительства  Ивановской  области.
Выпускаемым   приказам   присваиваются  порядковые  номера  по  единой
нумерации  с  применением  системы  индексации  (к  порядковому номеру
приказа   через   дефис   добавляются   буквы  «х»  (для  приказов  по
хозяйственной   деятельности),   «од»   (для   приказов   по  основной
деятельности).
                                                                  
     Копии  приказов  по хозяйственной деятельности заверяются печатью
управления  делами  аппарата  Правительства  Ивановской области, копии
приказов   по  основной  деятельности  –  печатью  главного  правового
управления  аппарата  Правительства  Ивановской области и направляются
адресатам согласно указателям рассылки.
     12.6. Приказы хранятся в управлении делами аппарата Правительства
Ивановской    области   и   главном   правовом   управлении   аппарата
Правительства  Ивановской  области в соответствии со сроками хранения,
установленными  номенклатурой  дел  аппарата  Правительства Ивановской
области. (В   редакции  Распоряжения  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)
      13.  (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      14. (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      15. (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      16. (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      17.  (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      18.  (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      19.(Утратил  силу  - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      20.   (Утратил   силу   -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской
области от 18.11.2010 г. N 324-р)

      21. (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      22. (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)

      23. (Утратил  силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 г. N 324-р)


----------------------------------------------------------------------
                                                        Приложение N 1
    
              Общие требования по оформлению документов

      1.   1.   Документы,   создаваемые   в   аппарате  администрации
Ивановской  области,  печатаются с использованием текстового редактора
Word  2.0  или  в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New
Roman размером N 14, через 1-2 межстрочных интервала.
      Для  выделения  части  текста  документа,  заголовка, примечания
могут  использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.
      1.  2.  Каждый  напечатанный  лист документа, оформленный как на
бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
      левое от 2.5 до 3.5 см;
      правое от 1.25 до 2.5 см;
      верхнее не менее 2.5 см;
      нижнее не менее 2 см.
      1.  3.  При оформлении текста документа на двух и боле страницах
вторая  и  последующие  страницы должны быть пронумерованы. Порядковые
номера  страниц  проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами
без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
      1.  4.  Документы  в  аппарате  администрации Ивановской области
оформляются,  как  правило,  на  бланках  установленной формы, которые
имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
      Бланки  документов  изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов  А4  (210  х  297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и
210 х 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
      Для   оформления   сопроводительных  писем  и  некоторых  других
документов  могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
При    переписке    между    структурными   подразделениями   аппарата
администрации Ивановской области бланк не используется.
      1.   5.   Требования  к  составлению  и  расположению  отдельных
реквизитов.
                     Заголовок к тексту документа

      Заголовок  составляется,  как  правило,  ко  всем документам, за
исключением  писем  с  текстом  не  более  одной  страницы, поручений,
телефонограмм.  Заголовок  должен кратко и точно раскрывать содержание
документа  (о  чем  составлен  документ).Он  может  формулироваться  с
помощью  отглагольных  существительных в предложном падеже ("Об отмене
", "Об организации ", "О состоянии ").
      Заголовок   к   тексту   письма   печатается  от  левой  границы
текстового поля.
      Заголовок,  состоящий  из двух и более строк, печатается через 1
межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

                           Текст документа

      Текст   документа  должен  быть  ясным,  кратким,  обоснованным,
обеспечивающим  точное  и  однозначное  восприятие  изложенной  в  нем
информации.  Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов
от заголовка в установленных границах полей.
      Первая  строка  абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой
границы текстового поля.

                               Подпись

      Наименование  должности  в  реквизите  "Подпись"  печатается  от
левой   границы   текстового  поля  через  1  межстрочный  интервал  и
центрируется относительно самой длинной строки.
      Расшифровка  подписи  в  реквизите  "Подпись"  располагается  на
уровне  последней  строки  наименования  должности  без  пробела между
инициалом  имени  и  фамилией.  Последняя  буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем.

                                 Дата

     На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
            соответствии с расположением этого реквизита.
      На  документах,  оформленных  на стандартных листах бумаги, дата
проставляется   под   наименованием   должности   лица,   подписавшего
документ,  и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии
2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
                 
                       Индекс (номер) документа

      На  документах,  оформленных  на  бланках, номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
      На  документах,  оформленных на стандартных листах бумаги, номер
проставляется под датой.
      Номер  печатается  от  левой  границы  текстового  поля с тем же
межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

            Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

      Гриф  секретности  или  пометка  "Для  служебного пользования" с
указанием   номера   экземпляра   проставляется   на  первой  странице
документа,  на  обложке  и  титульном листе издания, а также на первой
странице  сопроводительного  письма к документам, содержащим секретную
и служебную информацию ограниченного распространения.
      Гриф  секретности  (пометка)  печатается  в  правом верхнем углу
документа.  Номер  экземпляра  проставляется  ниже  грифа  секретности
(пометки)  через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению
к ним.

  Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения
    
      Документы,   утверждаемые   правовыми  актами,  оформляются  как
приложения к правовому акту.
      Документы,  не требующие утверждения правовым актом, оформляются
грифом   "Утверждаю"   с   указанием   наименования   должности,  даты
утверждения,  подписи  должностного  лица  и указания инициала имени и
фамилии должностного лица.
      Многострочные     реквизиты     "Гриф     утверждения",    "Гриф
согласования",   слово   "Приложение"  со  ссылкой  на  номер  и  дату
нормативного  акта  располагаются  в правом верхнем углу первого листа
документа   и   печатаются   от  границы  верхнего  поля  без  кавычек
прописными буквами.
      Слова   "Утверждено",  "Одобрено",  "Согласовано",  "Приложение"
отделяют  от  последующих строк реквизита 1.5 межстрочными интервалами
(остальные строки реквизита печатают через 1 интервал).
      Все   составные   части   реквизитов  центрируются  относительно
длинной   строки.   Длина   строки  не  должна  превышать  9-10  см  и
ограничивается правым полем документа.
      При  наличии  нескольких  грифов утверждения или согласования их
располагают на одном уровне.

                                 Визы

      Согласование   проекта   документа  оформляется  визой,  которая
включает  личную  подпись  визирующего  с  расшифровкой  и дату, а при
необходимости наименование должности визирующего.
      Виза  проставляется  на лицевой стороне последнего листа первого
экземпляра проекта документа в нижней его части.

                              Резолюция

      Указания  по  исполнению документов фиксируют в форме резолюции,
включающей  инициалы  и  фамилию  исполнителя,  содержание поручения и
срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручения, и дату.
      Резолюция   пишется   на   документе  или  на  отдельном  листе,
приложенном к документу.

               Фамилия исполнителя и номер его телефона

      Фамилия  исполнителя  и номер его телефона печатаются на лицевой
стороне  последнего  листа  документа  в  нижнем углу от левой границы
текстового поля.

              Идентификатор электронной копии документа

      Идентификатор  (имя  файла на машинном носителе) проставляется в
колонтитуле  на первой и последующих страницах документа в левой части
нижнего поля шрифта Times New Roman размером N 8.


---------------------------------------------------------------------
                                                        Приложение N 2

     Оформление проектов указов губернатора и распоряжений главы
                   администрации Ивановской области

     (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)

     Приложение N 3

     (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)

                                                        Приложение N 4

     (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)



      Приложение  N 5
              Оформление протоколов заседаний, совещаний

      5.  1.  Протоколы  печатаются на бланках установленной формы или
стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.
      5. 2. Протокол имеет следующие реквизиты:
      Герб  Ивановской  области  (Указывается  на  бланках  протоколов
заседаний   Администрации  Ивановской  области,  а  также  на  бланках
выписок из этих протоколов).
      Наименование вида документа 
                               ПРОТОКОЛ
       
      Вид заседания, совещания, например:
              ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                                 или
    СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                             И.О.Фамилия
        При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
      наименование  вида документа слово П Р О Т О К О Л печатается от
границы   верхнего   поля  прописными  буквами  вразрядку,  полужирным
шрифтом и выравнивается по центру;
      вид  заседания,  совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2   межстрочными   интервалами,   печатается   через   1   интервал  и
выравнивается по центру.
      Например:
                           П Р О Т О К О Л
      заседания  Комиссии  по  вопросам  по  рассмотрению уровня цен и
тарифов    на    услуги   и   продукцию   предприятий   (организаций),
регулирование  которых  осуществляется  органами исполнительной власти
Ивановской   области   Дата   и   номер  протокола.  Дата  оформляется
словесно-цифровым  способом и печатается через 2 межстрочных интервала
ниже  предыдущего реквизита. Номера протоколов заседаний администрации
Ивановской  области состоят из знака N и порядкового номера протокола,
оформляемого арабскими цифрами.
      Номер   протокола   совещания  у  главы  администрации  или  его
заместителей   состоит   из   знака   N,  инициалов  имени  и  фамилии
председательствовавшего,   индекса  подразделения,  ответственного  за
подготовку  совещания, а также порядкового номера протокола в пределах
календарного  года,  например:  N  ВТ- 5 -10 или N АК- 2 - 7 Протоколы
заседаний   комиссий   нумеруются   арабскими   цифрами   в   пределах
календарного года.
      Дата  и  номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже
предыдущего реквизита полужирным шрифтом .
      Например: от 14.04.2003 N 12 или от 17.04.2003 N ВТ 5 - 10
      Текст  протокола  состоит  из двух частей: вводной и основной. В
вводной  части  указываются фамилия и инициалы председательствовавшего
(председателя)   на   заседании  (совещании),  должности,  инициалы  и
фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
      Слово  "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ"  печатается  центрованно прописными
буквами,   под   ним   2   межстрочными   интервалами  ниже  должность
председательствовавшего,  затем  2  интервалами ниже также центрованно
инициалы и фамилия.
      Слово   "Присутствовали"  печатается  от  границы  левого  поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие "Присутствовали:".
      Затем  2  межстрочными  интервалами ниже печатаются наименования
должностей  присутствовавших,  а  справа от наименования должностей их
инициалы и фамилии (межстрочный интервал 1).
      Наименования  должностей  могут  быть указаны обобщенно (фамилии
могут быть указаны в алфавитном порядке), например:
      члены администрации
      ответственные сотрудники аппарата
      администрации Ивановской области
      Основная   часть  протокола  печатается  через  1,5  межстрочных
интервала   и   включает   вопросы,   рассматриваемые   на   заседании
(совещании), и принятые по ним решения.
      Каждый  вопрос  нумеруется  римской  цифрой  и  его наименование
начинается  с  предлога  "О"  ("Об"),  которое  печатается центрованно
другим  размером  шрифта и подчеркивается одной чертой после последней
строки.  Под  чертой  в  скобках  указываются фамилии должностных лиц,
выступавших     на     заседании    (совещании)    при    рассмотрении
соответствующего  вопроса.  Фамилии  печатаются  через  1  межстрочный
интервал.
      Затем указывается  принятое  по этому вопросу решение.
      При   проведении   заседаний,   совещаний,  комиссий  (советов),
оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме:
     СЛУШАЛИ
     ВЫСТУПИЛИ  РЕШИЛИ.
      Основное  содержание  докладов и выступлений помещается в тексте
протокола.  Решение  в  тексте  протокола  печатается  полностью.  При
необходимости,   приводятся   итоги  голосования.  Содержание  особого
мнения,  высказанного  во  время  обсуждения,  записывается  в  тексте
протокола после соответствующего решения.
      Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами  и
включает инициал имени и фамилии.
      При   необходимости   на   протоколе   проставляется  гриф  "Для
служебного  пользования",  который  печатается  в  правом верхнем углу
первого  листа  протокола.  Номер  экземпляра  печатается  ниже  грифа
(пометки)   через   1,5   межстрочных  интервала  и  центрируется   по
отношению к ним.
     Образцы  прилагаются.


      Образец
                       Герб Ивановской области
                           П Р О Т О К О Л
                              ЗАСЕДАНИЯ
                   АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                          от ____N____
                         ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
         ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                             В.И. ТИХОНОВ
      Присутствовали:
      Члены администрации Ивановской области:
     наименование должности           инициалы и фамилии в алфавитном
                                      порядке
     
     руководители   государственных     инициалы  и  фамилии  в
     органов власти и управления,       алфавитном порядке
     принимающих участие  в заседаниях
     администрации Ивановской области

     выступающие  по  соответствующим   инициалы  и  фамилии в
     вопросам                           алфавитном  порядке
      Ответственные   работники   органов   исполнительной   власти  и
аппарата   администрации  Ивановской  области,  представители  средств
массовой информации

_____________________________________________________________

 I. О реорганизации приёмников распределителей органов внутренних дел
    и создания на их базе учреждений социальной помощи для лиц без
  определённого места жительства в системе органов социальной защиты
                       населения (Штепа, Зимин)


      1.  Принять  к  сведению  информацию  о реорганизации приёмников
распределителей   органов   внутренних  дел  и  создании  на  их  базе
учреждений   социальной   помощи   для  лиц  без  определённого  места
жительства в системе органов социальной защиты населения.
      2.  Управлению  социальной  защиты  населения Ивановской области
(Г.П.   Штепа)  подготовить  и  внести  в  установленном  порядке  для
рассмотрения  на  заседании  администрации  Ивановской области в марте
2003 года проект соответствующего распоряжения.

      В. Тихонов



      Образец

                           П Р О Т О К О Л
СОВЕЩАНИЯ У ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ В.И.
                               ТИХОНОВА
                                                        от ______N____

      Присутствовали:        Наименование должности инициалы и фамилии
                             в алфавитном порядке

             I. О строительстве на территории г. Иванова
                  мусороперерабатывающего комбината
                     (Тихонов, Григорьев, Агапов)
      1. Одобрить
      2. Рекомендовать администрации г. Иванова      ..
      3.  Комитету  Ивановской  области  по  охране окружающей среды и
природных ресурсов (Агапов) доработать ..

      В.Тихонов



      Образец

                               ПРОТОКОЛ
  ЗАСЕДАНИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ КООРДИНАЦИОННОЙ КОМИССИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
         ОТДЫХА, ОЗДОРОВЛЕНИЯ И ЗАНЯТОСТИ ДЕТЕЙ И ПОДРОСТКОВ

                                                      от______N_______

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ
                          ОБЛАСТИ Н.В. ЗИМИН

     Присутствовали:
     Члены комиссии         Наименование должности инициалы и фамилии
                            в алфавитном порядке

          1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости
                          детей и подростков

      Слушали: Иванову И.И.  (краткая запись выступления)

      Выступили: Сидоров С.С.  (краткая запись выступления)
      Петров П.П.  (краткая запись выступления)

      Решили: 1. Одобрить............
              2. Поручить............

      Председательствующий         Подпись         Расшифровка подписи
      Ответственный секретарь      Подпись         Расшифровка подписи


                                                        Приложение N 6

          Правила оформления проектов приказов руководителя
            аппарата Правительства Ивановской области    
         
     6.1.   Приказ   руководителя  аппарата  Правительства  Ивановской
области  оформляется  на  стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом
размером № 14 с использованием электронного формуляра-образца.
     6.2.   Приказ   руководителя  аппарата  Правительства  Ивановской
области имеет следующие реквизиты:
     герб Ивановской области;                                     
     наименование  органа,  издавшего  приказ, - аппарат Правительства
Ивановской области;
     наименование  должностного лица, издавшего приказ, - руководитель
аппарата Правительство Ивановской области;
     наименование вида правового акта - приказ;                   
     дата  и  номер приказа (отделяются от наименования вида правового
акта двумя межстрочными интервалами, печатаются центрованным способом,
номер  оформляется  сразу  после  даты  арабскими цифрами и состоит из
знака  «№»  и  порядкового номера правового акта, к порядковому номеру
через  дефис  добавляются  буквы  «х»  (для  приказов по хозяйственной
деятельности), «од» (для приказов по основной деятельности);
     подпись  (отделяется  от  текста тремя межстрочными интервалами и
состоит  из  слов  «Заместитель  Председателя Правительства Ивановской
области,  руководитель  аппарата  Правительства  Ивановской  области»,
инициалов   имени   и   отчества   и   фамилии  руководителя  аппарата
Правительства  Ивановской  области;  слова «Заместитель Председателя»,
«Правительства    Ивановской   области,»,   «руководитель   аппарата»,
«Правительства   Ивановской   области»  печатаются  от  левой  границы
текстового  поля  в  четыре  строки  через  один межстрочный интервал;
инициалы   имени   и   отчества   и   фамилия   руководителя  аппарата
Правительства  Ивановской  области  располагаются  на уровне последней
строки наименования должности и печатаются у правой границы текстового
поля,  последняя  буква  в  расшифровке  подписи ограничивается правым
полем).
     6.3.  Заголовок  должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа,  печатается  полужирным  шрифтом.  Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
один межстрочный интервал.
     6.4.  Текст отделяется от заголовка и печатается шрифтом размером
№  14  и  выравнивается  по  левой  и правой границам текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
     Текст  приказа  может  состоять  из  двух  частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
     В  констатирующей  части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события,   послужившие  основанием  для  издания  приказа.  Она  может
начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.
Если   приказ   издается   на   основании   другого  документа,  то  в
констатирующей   части  указывается  наименование  этого  документа  в
творительном падеже, его дата, номер, заголовок.
     Преамбула  в  проектах приказов завершается словом «приказываю:»,
которое печатается полужирным шрифтом вразрядку через один пробел.
     Распорядительная     часть    должна    содержать    перечисление
предписываемых  действий  с  указанием  исполнителя каждого действия и
сроков  исполнения.  Распорядительная часть может делиться на пункты и
подпункты,  которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера   могут   быть   перечислены  в  одном  пункте.  В  качестве
исполнителей    указываются    структурные    подразделения   аппарата
Правительства  Ивановской  области  или  конкретные  должностные лица.
Последний  пункт  распорядительной  части  может  содержать сведения о
подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.
     6.5.  В  приказ  не  следует  включать  пункт  «Приказ довести до
сведения...».  Подразделения  (должностные  лица), до сведения которых
доводится   приказ,   перечисляются   в  указателе  рассылки,  который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
     (В   редакции   Распоряжения   Губернатора   Ивановской   области
от 12.08.2010 г. N 240-р)

      Приложение N 7

           Оформление проектов служебных писем и телеграмм

      7. 1. Письма оформляются на бланках установленной формы.
      7. 2. Письмо имеет следующие реквизиты:
      Дата оформляется словесно-цифровым способом.
      Исходящий  номер в письмах за подписью руководства администрации
области  из  порядкового  номера  по  единой  нумерации с начала года,
индекса подразделения, номера по номенклатуре.
      Адресат  печатается  от  центра  текстового  поля 3 межстрочными
интервалами  ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита
центрируются    относительно    самой    длинной    строки,    которая
ограничивается правым полем документа.
      Служебные  письма  адресуют  организациям,  их руководителям или
конкретным  должностным  лицам,  а  также  гражданам  при ответе на их
обращения.
      В  состав адресата входит наименование организации (структурного
подразделения   организации),   наименование   должности,  инициалы  и
фамилия  получателя.  Если  служебное  письмо адресовано частному лицу
инициалы и фамилия лица.
      Полный  почтовый  адрес  указывается  составителем  документа  в
случае  его  направления  корреспонденту,  не входящему в утвержденный
указатель рассылки, или частному лицу.
      При  направлении служебного письма в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
      Ивановский государственный университет
      При  направлении  служебного  письма в структурное подразделение
организации  наименование  подразделения  также пишется в именительном
падеже, например:
      Главное    управление   экономического   развития   и   торговли
Ивановской области
      Управление экономики и прогнозирования

      Служебное  письмо  адресуется  должностному  лицу в случае, если
именно  это  должностное  лицо будет рассматривать и принимать решения
по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
      При  этом  наименование  должности и фамилия пишутся в дательном
падеже, например:
                                             Председателю 
                                             Законодательного Собрания
                                             Ивановской области
                                             П.А.Конькову
      Если  служебное  письмо  адресуется лицу, имеющему ученое звание
или  ученую  степень,  то  перед фамилией может указываться звание или
степень, например:
                                          Ректору
                                          Ивановского государственного
                                          университета
                                          профессору В.Н. Егорову
      Наименование     организации,     структурного     подразделения
организации,   а  также  наименование  должности  печатаются  через  1
межстрочный интервал.
      Инициалы  и  фамилия  отделяются  от  наименования должности 1,5
межстрочными интервалами.
      Если   служебное   письмо  адресуется  руководителям  нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
      Руководителям органов
      исполнительной власти
      Ивановской области
      Если  служебное  письмо  адресуется  частному  лицу,  то сначала
следует   указывать   почтовый   адрес,  который  печатается  через  1
межстрочный   интервал,   затем  инициалы  и  фамилию  частного  лица,
например:
     153016 Ивановская область,
     г. Иваново, ул. Г. Хлебникова, д.4, кв.38
     А.С.Котову

         Письмо не должно содержать больше четырех адресатов.
                      
      Слово  "копия"  перед  вторым,  третьим и четвертым адресатом не
ставится.
      При  направлении письма более чем в четыре адресата составляется
указатель  рассылки  и  на каждом экземпляре письма указывается только
один адресат.
      Заголовок  печатается от левой границы текстового поля строчными
буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.
      Строка  заголовка  к  тексту  не  должна  превышать  28 печатных
знаков.
      Если  объем  заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5
строк  машинописного  текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то
его  допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по
центру.
      Текст  отделяется  от  заголовка  3  межстрочными  интервалами и
печатается через 1,5 интервала.
      Текст  письма  излагается  от  первого лица множественного числа
(просим,  направляем  и  т.д.)  или  от  3  лица  единственного  числа
(администрация  Ивановской области предлагает, управление представляет
и т.д.).
      Допускается  начинать  текст  письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрованным способом, например:
    
                             Уважаемый .!
      Приложение  отделяется  от  текста 2-3 межстрочными интервалами.
Если  письмо  имеет  приложения,  названные в тексте, то отметка о них
делается ниже текста документа по форме:
      Приложение: на 5 л. в 2 экз.
      Если  приложения  в тексте документа не названы, то наименования
приложенных   документов   перечисляются   после  текста  с  указанием
количества листов и экземпляров каждого документа:
      Приложения:
      1.  Проект  Закона  Ивановской  области  закона "О " на 7 л. в 1
экз.
      2.  Пояснительная записка к проекту Закона Ивановской области "О
" на 3 л.
      3.   Распоряжение   главы  администрации  Ивановской  области  о
внесении   законопроекта  на  рассмотрение  Законодательного  Собрания
Ивановской области.
      Если  приложение  направляется  не  во  все  указанные  в письме
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
      Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
      Если   приложения   сброшюрованы,   то   количество   листов  не
указывается, например:
      Приложение: программа в 3 экз.
      Слово    "Приложение"    печатается    с    красной   строки   и
подчеркивается.
      После  слова  "Приложение"  ставится двоеточие. Текст приложения
печатается через 1 межстрочный интервал.
      Подпись  отделяется  от  предыдущего  реквизита  3  межстрочными
интервалами.
      Если  письма  оформляются  на  бланке  "Администрация Ивановской
области",  то подпись включает наименование должности, личную подпись,
инициал имени и фамилию:
      Первый заместитель
      главы администрации Ивановской области               Н. Зимин

      Если   письмо   оформляется   на   бланке   главы  администрации
Ивановской  области  или его заместителей, то наименование должности в
подписи не указывается.
      Если  письмо  оформляется не на бланке, то в подписи указывается
полное   наименование  должности,  личная  подпись,  инициал  имени  и
фамилия:
     Начальник Управления
     Промышленности ГУЭР и Т
     Ивановской области                                   И. Фамилия
      При  подписании  письма  несколькими лицами равных должностей их
подписи  располагают  на  одном  уровне  вертикальными рядами, которые
ограничиваются  соответственно  левой  и  правой  границами текстового
поля,   а   расшифровки   подписей  располагаются  под  наименованиями
должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:
     Начальник Управления               Начальник Управления
     государственной службы  и          делопроизводства и контроля
     организационной работы
     
     подпись    И. Фамилия              подпись             И. Фамилия
      При  подписании  письма  несколькими лицами разных должностей их
подписи  располагают  одну  под  другой  в  соответствии  с занимаемой
должностью.
      Фамилия  исполнителя  и номер его телефона печатается на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
      Особенности   оформления   служебных   писем   при  переписке  с
зарубежными корреспондентами.
      При  переписке  с  использованием  бланков оформление реквизитов
писем осуществляется следующим образом:
      Дата   печатается   в   правом   верхнем   углу  2  межстрочными
интервалами   ниже  верхней  границы  текстового  поля  и  оформляется
словесно- цифровым способом.
      Регистрационный  номер  проставляется  под датой на подлиннике и
копии  письма,  остающемся  в деле, и отделяется от даты 1 межстрочным
интервалом.
      Текст   отделяется   от   реквизита   "адресат"  3  межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала.
      Текст  письма  начинается  с  обращения  Слово  "господин" может
писаться полностью или сокращенно.
      Первая строка текста письма начинается с красной строки.
      Если  в  тексте  письма  дается  ссылка на прилагаемые документы
(программа,  мероприятия  и  т.д.),  то  в  конце  текста  указывается
приложение.
      Адресат.  В  соответствии  с  принятыми с большинстве зарубежных
стран   стандартами  адрес  печатается  в  левом  нижнем  углу  первой
страницы письма. Адрес включает следующие составные части:
      полное  наименование  официальной  должности,  слова "господину"
("госпоже")   или   титул  (например,  его  (ее)  Превосходительству),
инициал  (инициалы) имени, фамилию лица, которому направляется письмо,
название города.
      Допускается имя адресата указывать полностью.
      Титул   печатают   в  адресате  только  при  направлении  письма
президенту,  премьеру,  министру  иностранных  дел  и  послу.  Во всех
остальных   случаях   в   адресате   употребляется   слово  "господин"
("госпожа").
      Наименование  официальной  должности, инициал (инициалы) имени и
фамилию печатают прописными буквами, например:

                                          ПРЕДСЕДАТЕЛЮ АМЕРИКАНО-
                                          РОССИЙСКОГО ДЕЛОВОГО СОВЕТА
                                          господину РОБЕРТУ СТРАУСУ
                                          г. Вашингтон, округ Колумбия
      Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами  и
включает  наименование  должности  лица,  от имени которого посылается
письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилия).
      Наименование  должности  печатается от левой страницы текстового
поля  через  1  интервал  и  центрируется  относительно  самой длинной
строки.
      7. 3. Оформление проектов служебных телеграмм.

      Проекты телеграмм оформляются на листах формата А 4.
      Телеграммы имеют следующие реквизиты:
      Адрес
      (Куда)
      (Кому)
      В  состав  адреса  входит  полный или условный телеграфный адрес
организации:
      Москва, ул. Петровка, 38

      Если  телеграмма  направляется  в  организацию,  расположенную в
городе   областного  или  краевого  подчинения,  в  адресе  необходимо
указывать наименование соответствующей области или края, например:
      Ханты -Мансийск Тюменской
      Анадырь Магаданской

      Наименование   организации   печатается  в  дательном  падеже  и
отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала:
      Администрации Вологодской области

      При  направлении  телеграммы  должностному  или  частному  лицу,
должность   и   фамилия  получателя  печатаются  в  дательном  падеже,
например:
      Губернатору Ярославской области
      инициалы, фамилия   или
      И.И. ИВАНОВУ

      Если    телеграмма    направляется    в   несколько   однородных
организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
      Главам муниципальных образований
      Ивановской области

      При   направлении   телеграммы   в   четыре  и  более  адресатов
составляется  указатель  рассылки, который подписывается исполнителем,
подготовившим текст телеграммы.
      Текст   отделяется   от  предыдущего  реквизита  3  межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала.
      Текст  телеграммы  допускается  начинать с обращения к адресату,
которое печатается центрованным способом, например:


      Уважаемый ________________________!

      Текст  телеграммы  излагается  кратко,  без  союзов и предлогов,
если   при   этом   не  искажается  смысл  содержания  с  сокращениями
обозначаемых знаков препинания.
      Например:
      точка  тчк
      запятая  зпт
      двоеточие  двтч
      скобки  скб
      кавычки  квч
      номер - нр
      Текст  печатается  на  лицевой стороне бланка без переноса слов,
абзацев,  исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Нельзя делать в тексте вставки.
      Телеграмма   составляется   и  передается  на  отправку  в  двух
экземплярах.
      Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами  и
включает  наименование  должности лица и ее расшифровку (инициал имени
и фамилия).
      Наименование  должности  печатается  от левой границы текстового
поля  через  1  межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
      Расшифровка  подписи  располагается  на  уровне последней строки
наименования  должности  без пробела между инициалом имени и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
      Исходящий  номер  и  дата  печатаются 2 межстрочными интервалами
ниже реквизита "подпись".
      Наименование  и  адрес  отправителя  указываются  под  чертой  и
включают в себя:
      наименование   структурного  подразделения,  фамилию  и  подпись
исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
      Виза.  На  копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы
исполнителя  и  руководителя подразделения, подготовившего телеграмму,
а также время сдачи телеграммы на отправку.
      Ссылка  на  номер  и  дату. При ответе на поступивший документ в
тексте  телеграммы  обязательно указывается номер и дата документа, на
который дается ответ.
      При  оформлении  международных телеграмм их адрес и текст должны
быть напечатаны латинскими буквами.
      Адрес    международной   телеграммы   печатается   в   следующей
последовательности:
      наименование адресата (в именительном падеже);

      наименование  организации  или местожительства адресат а (улица,
номер дома);
      наименование пункта и страны назначения (город, страна).
      Образец прилагается.


                                       Губернатору Ярославской области

                     Уважаемый__________________!

      Текст телеграммы


      Наименование должности                                 И.Фамилия

      Исходящий номер и дата

      Наименование и адрес
      отправителя



                                                        Приложение N 8

      ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА
                   АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

      Администрация Ивановской области

      Наименование структурного подразделения
      аппарата администрации Ивановской области

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
      00. 00.0000     N______
      ____________________
      (место составления)
      На ___________ год
    
+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+
|Индекс | Заголовок | Количество дел| Срок        |  Примечания   |
| Дела  | дела      |(томов, частей)|хранения     |               |
|       |           | (тома,        |дела,        |               |
|       |           |  частей)      |(тома, части)|               |
|       |           |               |и N статей по|               |
|       |           |               |по перечню   |               |
+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+    
|   1   |    2      |      3        |     4       |        5      |
+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+    
|                     НАЗВАНИЕ  РАЗДЕЛА                           |
+-----------------------------------------------------------------+


      Наименование должности руководителя
      структурного подразделения аппарата
      администрации Ивановской области        Подпись       И. Фамилия

      Дата

      СОГЛАСОВАНО
      Начальник управления
      делопроизводства и контроля            Подпись        И. Фамилия

      Дата

      Заведующий архивом
      (лицо, ответственное за архив)         Подпись         И.Фамилия

      Дата






                                                        Приложение N 9

                                                             УТВЕРЖДАЮ
                                                 Руководитель аппарата
                                      администрации Ивановской области

                                      ______________________И. Фамилия

                                                     __________2003 г.

                           НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

              аппарата Администрации Ивановской области
                           на_________ год

+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+
|Индекс дела  | Заголовок   | Количество дел |Срок       | Примечания |
|             | дела (тома, | (томов,частей) |хранения   |            |
|             |  частей)    |                |дела (тома,|            |
|             |             |                |части) и   |            |
|             |             |                |N статей   |            |
|             |             |                |по перечню |            |
+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+
|    1        |      2      |       3        |    4      |      5     |
+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+
|                          Название раздела                           |
+---------------------------------------------------------------------+


      Начальник управления
      делопроизводства и контроля                          И. Фамилия

      Дата

      Виза заведующего архивом
      (лица ответственного за архив)
 
      СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
      Протокол ЭК аппарата                   Протокол ЭПК управления
      администрации Ивановской               по делам архивов
      области                                Ивановской области
      от______N_______                       от ________N_______



      продолжение приложения N 9

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых
      в ________году в аппарате администрации Ивановской области
                      (заполняется в конце года)
+---------------+------------+------------------+--------------+ 
|По срокам      |  Всего     |     В том        | числе        |
|хранения       |            |  переходящих     | с отметкой   |
|               |            |                  | "ЭПК"        |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|     1         |     2      |        3         |      4       |
+---------------+------------+------------------+--------------+    
|Постоянного    |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|Временного     |            |                  |              |
|(свыше 10 лет) |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|Временного (до |            |                  |              |
|10 лет         |            |                  |              |
| включительно) |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|   ИТОГО       |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+


      Начальник управления делопроизводства
      и контроля                    Подпись             И.Фамилия

     ______2003 г.

      Итоговые сведения переданы в архив
      Наименование должности,
      передавшего сведения         Подпись              И.Фамилия

     _______2003 г.




     Приложение N 10

                          ВНУТРЕНННЯЯ ОПИСЬ
                  документов дела N_________________
+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+
|N пп.  |Индекс    |Дата       |Заголовок  |Номера  | Примечание|
|       |документа | документа | документа |листов  |           |
|       |          |           |           | дела   |           |
+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+    
|  1    |     2    |    3      |    4      |   5    |     6     |
+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+


    Итого_______________________________________________документов
                          (цифрами и прописью)

   Количество листов внутренней описи______________________________
                                          (цифрами и прописью)

      Наименование должности лица,
      составившего внутреннюю опись
      документов дела Подпись И.Фамилия

      _________2003 г.

      Приложение N  11

                                ЖУРНАЛ
                       регистрации дел (реестр)

+-----+----------------------+-------+----------+--------------------+          
|     |      Номер дела      |       |Дата,     |    Сдано в архив   |
|     +-------+-------+------+       |номер     +-----+------+-------+
|Дата |индекс |индекс |поряд-|Заголо-|постановле|номер|к-во  |подпись|
|заяв-|подраз |вопроса|ковый |вок    |ния,      |тома |листов|сотруд-|
|ления|деления|       |номер |дела   |распоряже |     |      |ника   |
|дела |       |       |дата  |       |ния,      |     |      |архива |
|     |       |       |      |       |протокола,|     |      |и дата | 
|     |       |       |      |       |инициатив |     |      |       |
|     |       |       |      |       |ного      |     |      |       | 
|     |       |       |      |       |письма    |     |      |       |
+-----+-------+-------+------+-------+----------+-----+------+-------+    
     
   
     Приложение N 12

            Архив за _______г. ___________________________
                   (наименование подразделения)

                              О П И С Ь

     отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока
                хранения, сданных на хранение в архив


+----+------+----------+----------+------------------+-----------+
|NN  |Номер |Заголовок |К-во      |     Год, месяц   |Примечание |
|п/п |дела  |дела      |листов в  +--------+---------+           |  
|    |      |          |деле      | начала |окончания|           |
|    |      |          |          | дела   |  дела   |           |
+----+------+----------+----------+--------+---------+-----------+   
     
   

     
  Сдал _____________________________________ "___" __________200__г.

 Принял в архив ____________________________ " __" __________200__г.
    
 (подписи, инициалы, фамилии)




                                                       Приложение N 13

      ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
                        НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

     Администрация                                          УТВЕРЖДАЮ
     Ивановской области           Руководитель аппарата администрации
                                                   Ивановской области
     А К Т                                  ______________ И. Фамилия

     ______N_________                              ___________2003 г.
     _________________
     (место составления)
     о выделении к уничтожению
     документов, не подлежащих
     хранению
      На основании___________________________________________________
                  (название  и  выходные данные перечня документов с 
                     указанием сроков их хранения) 
отобраны  к  уничтожению как не имеющие научно исторической  ценности
и   утратившие   практическое   значение   документы  фонда
N_______________________ (название фонда)

  
+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+
|N  |Заголовок|Дата   |Номера       |Индекс дела  |Количество |Сроки     |Примечание|
|пп.|дела или |дела   |описей       |(тома, части)|дел (томов,|хранения  |          |
|   |групповой|или    |(номенклатур)|по           |частей)    |дела(тома,|          |
|   |заголовок|крайние| за годы     |номенклатуре |           |части) и  |          |
|   |дел      |даты   |             |или N дела   |           |номера    |          |
|   |         |дел    |             |по описи     |           |статей по |          |
|   |         |       |             |             |           |перечню   |          |
+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+
| 1 |      2  |   3   |       4     |      5      |     6     |     7    |   8      |
+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+



      Итого_________________дел за______________________________годы
                                      (цифрами и прописью)
      Описи   дел   постоянного   хранения   за   ________________годы
утверждены,    а    по    личному    составу    согласованы    с   ЭПК
___________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________N________________)


Наименование должности лица,



                                           продолжение приложения N 13

проводившего экспертизу
ценности документов                      Подпись           И. Фамилия
__________2003 г.

     СОГЛАСОВАНО
     Протокол ЦЭК (ЭК)
     от_______N_______


      Документы в количестве_______________________________________дел
                               (цифрами     и     прописью)  
весом_____________  кг  сданы в ______________________________________ 
                                  (наименование   организации)  
на переработку   по   приёмо-сдаточной  накладной  от_________________
N______________    

      Наименование должности работника
      аппарата администрации Ивановской области,
      сдавшего документы                   Подпись           И.Фамилия

      Изменения в учётные документы внесены

      Наименование должности работника,
      ответственного за ведение архива,
      внёсшего изменения в учётные документы   Подпись      И.Фамилия

      ________2003 г.


                               ПРАВИЛА
     заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных
                            карточек (РКК)
+----------------------+---------------------------------------------+
|        Реквизиты     |         Комментарий по заполнению           |
+----------------------+---------------------------------------------+
|          1           |                        2                    |
+----------------------+---------------------------------------------+
|Наименование вида     |Заполняется в  соответствии  с               |
|документа             |наименованием вида документа                 |
+----------------------+---------------------------------------------+
|Автор                 |При регистрации поступающих  документов      |
|(корреспондент)       |(корреспондент) записывается наименование    |
|                      |организации, структурного подразделения или  |
|                      |должностного лица - автора документа.        |
|                      |При регистрации обращений граждан вводятся   |
|                      |его имя, отчество, фамилия и адрес.          |
|                      |При регистрации   отправляемых    документов |
|                      |записывается наименование организации,       |
|                      |структурного подразделения или должностного  |
|                      |лица - корреспондента.                       |
|                      |При регистрации ответов на обращения граждан |
|                      |вводятся их персональные данные.             |
|                      |Допускается применение сокращенного          |
|                      |наименования организации                     |
|Дата  документа       |В РКК переносится  дата, присвоенная         |
|                      |документу организацией - автором документа   |
|Регистрационный номер |В РКК переносится регистрационный номер      |
|документа             |документа, присвоенный организацией - автором|
|                      |документа                                    |
| Дата    поступления  |Заполняется и переносится в регистрационный  |
|                      |штамп.                                       |
|                      |При традиционной  обработке переносится в РКФ|
|                      |из регистрационного штампа                   |
| Индекс   поступления |Заполняется и переносится в регистрационный  |
|                      |штамп. При традиционной обработке переносится| 
|                      |в РКФ из регистрационного штампа             |
|Заголовок   к  тексту |Переносится  заголовок  к  тексту документа. |
|                      |При его  отсутствии  составляется аннотация, |
|                      |содержащая ключевые слова                    |
| Резолюция            |В РКК переносится с документа содержание     |
|                      |поручения, исполнитель (исполнители), автор и|
|                      |дата резолюции                               |
| Срок   исполнения    |Проставляется индивидуальный срок,           |
|                      |содержащийся в резолюции, при его отсутствии |
|                      | - типовой срок.                             |
|                      |При регистрации отправляемого документа может|
|                      |записываться дата ожидаемого ответа          |
|Отметка об исполнении |В РКК переносится регистрационный номер и    |
|  документа           |дата созданного документа, ссылка на         |
|                      |регистрационный индекс и дату поступившего   |
|                      |документа или краткая запись решения вопроса |
|                      |по существу                                  | 
|    Дело              |В РКК переносится индекс дела в соответствии |
|                      |с номенклатурой структурного подразделения, в|
|                      |которое помещен исполненный документ         |
+----------------------+---------------------------------------------+