Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42

 



                  ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

                              ПРИКАЗ

                              Москва

     11 апреля 2018 г.                                   № 42


     Об утверждении примерного положения об архиве организации

        Зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г.
                      Регистрационный № 51895

     В соответствии с частью 2 статьи  13  Федерального  закона  от
22 октября  2004 г.  № 125-ФЗ  "Об архивном   деле   в   Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской  Федерации,  2004,
№ 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49,  ст. 6079;  2008,
№ 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31,  ст. 4196;  2013,  № 7,
ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48,  ст. 6723;  2016,  № 10,
ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19),
подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном  архивном  агентстве,
утвержденного Указом Президента  Российской  Федерации  от  22 июня
2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства"  (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034),
п р и к а з ы в а ю:
     Утвердить   прилагаемое   примерное   положение   об    архиве
организации.


     Руководитель                                       А.Н.Артизов


                           _____________


                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                            приказом Федерального
                                             архивного агентства
                                          от 11 апреля 2018 г. № 42


             Примерное положение об архиве организации

                        I. Общие положения

     1. Примерное  положение   об   архиве   организации   (далее -
Примерное положение) разработано  в  соответствии  с  подпунктом  8
пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве,  утвержденного
Указом Президента Российской Федерации  от  22 июня  2016 г.  № 293
"Вопросы    Федерального     архивного     агентства"     (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
     2. Примерное положение распространяется на архивы организаций,
выступающих     источниками     комплектования     государственных,
муниципальных архивов (далее - Архив организации).
     3. Архив  организации   создается   на   правах   структурного
подразделения, осуществляющего  хранение,  комплектование,  учет  и
использование  документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации,
документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по
личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также
подготовку  документов  к  передаче  на   постоянное   хранение   в
государственный (муниципальный)  архив,  источником  комплектования
которого выступает организация.
     4. Организация разрабатывает положение об Архиве  организации.
Положение об Архиве организации подлежит  согласованию  на  предмет
соответствия его Примерному положению с учетом состава  документов,
находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
     Организации,    выступающие     источниками     комплектования
федеральных государственных  архивов,  согласовывают  положение  об
архиве   организации   с   федеральным   государственным   архивом;
организации, выступающие источниками комплектования государственных
архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, -  с
уполномоченным органом исполнительной  власти  субъекта  Российской
Федерации в сфере архивного  дела  или  с  государственным  архивом
субъекта  Российской  Федерации,  муниципальным  архивом  в  случае
наделения их соответствующими полномочиями.
     После   согласования   положение   об    Архиве    организации
утверждается руководителем организации.
     5. Архив  организации  в  своей  деятельности  руководствуется
Федеральным законом от  22.10.2004  № 125-ФЗ  "Об архивном  деле  в
Российской   Федерации"   (Собрание   законодательства   Российской
Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007,  № 49,
ст. 6079;  2008,  № 20,  ст. 2253;  2010,  № 19,  ст. 2291,   № 31,
ст.4196; 2013, № 7, ст. 611;  2014,  № 40,  ст. 5320;  2015,  № 48,
ст. 6723;  2016,  № 10,  ст. 1317,  № 22,  ст. 3097;  2017,   № 25,
ст. 3596; 2018,  № 1,  ст. 19),  законами,  нормативными  правовыми
актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере
архивного дела и делопроизводства, правилами организации  хранения,
комплектования, учета и использования  документов  Архивного  фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных
органах,  органах  местного   самоуправления   и   организациях<1>,
локальными нормативными актами государственного органа.
     _____________
     <1> Подпункт  2  пункта  6  Положения  о Федеральном  архивном
агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации  от
22.06.2016  № 293  "Вопросы   Федерального   архивного   агентства"
(Собрание  законодательства  Российской  Федерации,   2016,   № 26,
ст. 4034).


             II. Состав документов Архива организации

     6. Архив организации хранит:
     а) документы постоянного и временных  (свыше  10  лет)  сроков
хранения, в том числе документы по личному составу,  образовавшиеся
в деятельности организации;
     б) документы  постоянного  хранения  и  документы  по  личному
составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);
     в) архивные фонды личного происхождения<2> (при их наличии);
     г) фонд пользования (архива)<3> (при наличии);
     д) справочно-поисковые  средства  к   документам   и   учетные
документы Архива организации.
     _____________
     <2> Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013  "СИБИД.  Делопроизводство  и
архивное дело. Термины и определения". - М.:Стандартинформ, 2014
     <3> Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013  "СИБИД.  Делопроизводство  и
архивное дело. Термины и определения". - М.:Стандартинформ, 2014

                  III. Задачи Архива организации

     7. К задачам Архива организации относятся:
     7.1. Организация   хранения   документов,    состав    которых
предусмотрен главой II Примерного положения.
     7.2. Комплектование    Архива     организации     документами,
образовавшимися в деятельности организации.
     7.3. Учет  документов,  находящихся  на  хранении   в   Архиве
организации.
     7.4. Использование  документов,  находящихся  на  хранении   в
Архиве организации.
     7.5. Подготовка и своевременная передача документов  Архивного
фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный
(муниципальный) архив.
     7.6. Методическое руководство и контроль  за  формированием  и
оформлением  дел  в  структурных   подразделениях   организации   и
своевременной передачей их в Архив организации.

                  IV. Функции Архива организации

     8. Архив организации осуществляет следующие функции:
     8.1. Организует  прием  документов  постоянного  и   временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том  числе  по  личному  составу,
образовавшихся  в  деятельности  организации,  в   соответствии   с
утвержденным графиком.
     8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в
Архиве организации.
     8.3. Представляет  в  государственный  (муниципальный)   архив
учетные  сведения  об  объеме  и  составе   хранящихся   в   архиве
организации  документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации  и
других   архивных   документов   в    соответствии    с    порядком
государственного  учета  документов  Архивного   фонда   Российской
Федерации<4>.
     _____________
     <4> Подпункт 11 пункта  6  Положения  о  Федеральном  архивном
агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации  от
22.06.2016  № 293  "Вопросы   Федерального   архивного   агентства"
(Собрание  законодательства  Российской  Федерации,   2016,   № 26,
ст. 4034).

     8.4. Систематизирует и  размещает  документы,  поступающие  на
хранение в Архив организации, образовавшиеся в  ходе  осуществления
деятельности организации.
     8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
     а) на  рассмотрение   и   согласование   экспертной   комиссии
организации  описи  дел  постоянного   хранения,  временных  (свыше
10 лет)  сроков  хранения,  в  том  числе  по  личному  составу,  а
также акты  о  выделении  к  уничтожению  архивных  документов,  не
подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых
повреждениях архивных документов;
     б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии  федерального
государственного архива или уполномоченного  органа  исполнительной
власти  субъекта  Российской  Федерации  в  сфере  архивного   дела
(далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
     в) на    согласование    ЭПК    архивного    учреждения    или
государственного    архива    субъекта     Российской     Федерации
(муниципального архива), в случае  наделения  его  соответствующими
полномочиями, описи дел по личному составу;
     г) на    согласование    ЭПК    архивного    учреждения    или
государственного    архива    субъекта     Российской     Федерации
(муниципального архива), в случае  наделения  его  соответствующими
полномочиями,  акты  об  утрате  документов,  акты  о  неисправимых
повреждениях архивных документов;
     д) на   утверждение   руководителю   организации   описи   дел
постоянного  хранения,  описи  временных  (свыше  10  лет)   сроков
хранения, в  том  числе  описи  дел  по  личному  составу,  акты  о
выделении  к  уничтожению  архивных   документов,   не   подлежащих
хранению,  акты  об  утрате   документов,   акты   о   неисправимых
повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные)  ЭПК
или   государственным   архивом   субъекта   Российской   Федерации
(муниципальным архивом) в  случае  наделения  его  соответствующими
полномочиями.
     8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственный  (муниципальный)
архив.
     8.7. Организует  и  проводит  экспертизу  ценности  документов
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в
Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав
Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов,
не подлежащих дальнейшему хранению.
     8.8. Проводит   мероприятия   по    обеспечению    сохранности
документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
     8.9. Организует  информирование   руководства   и   работников
организации о составе и содержании документов Архива организации.
     8.10. Информирует пользователей  по  вопросам  местонахождения
архивных документов.
     8.11. Организует  выдачу  документов  и  дел  для   работы   в
читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
     8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает  архивные  копии
документов, архивные выписки и архивные справки.
     8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
     8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует
его использование.
     8.15. Осуществляет  ведение  справочно-поисковых   средств   к
документам Архива организации.
     8.16. Участвует  в  разработке   документов   организации   по
вопросам архивного дела и делопроизводства.
     8.17. Оказывает методическую помощь:
     а) службе   делопроизводства   организации    в    составлении
номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
     б) структурным  подразделениям  и  работникам  организации   в
подготовке документов к передаче в Архив организации.

                    V. Права Архива организации

     9. Архив организации имеет право:
     а) представлять   руководству   организации   предложения   по
совершенствованию организации  хранения,  комплектования,  учета  и
использования архивных документов в Архиве организации;
     б) запрашивать  в   структурных   подразделениях   организации
сведения, необходимые для работы Архива организации;
     в) давать рекомендации структурным подразделениям  организации
по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
     г) информировать  структурные  подразделения   организации   о
необходимости   передачи   документов   в   Архив   организации   в
соответствии с утвержденным графиком;
     д) принимать     участие     в     заседаниях      Центральной
экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном  агентстве,
ЭПК архивного учреждения.


                           _____________