Постановление Администрации города Липецка от 29.01.2018 № 75

10. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ, ТИРАЖИРОВАНИЯ

ДОКУМЕНТОВ И ЗАВЕРЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТЬЮ

10.1. Документы в администрации города изготавливаются с помощью компьютерной техники и оргтехники.

10.2. Все документы печатаются в структурных подразделениях администрации города.

10.3. Тиражированию в управлении делопроизводства и протокола подлежат только служебные документы создаваемые и получаемые от структурных подразделений администрации города без прав юридического лица.

10.4. Служебные документы за подписью главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, первичная документация бухгалтерского учета и отчетности заверяются гербовой печатью "Администрация города Липецка".

Заверение служебных документов производится начальником управления делопроизводства и протокола.

Заверение первичной документации бухгалтерского учета и отчетности производится начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности.

11. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ И СОГЛАШЕНИЙ, ЗАКЛЮЧАЕМЫХ

АДМИНИСТРАЦИЕЙ ГОРОДА

11.1. Проекты договоров, соглашений, заключаемых администрацией города, разрабатываются заинтересованным структурным подразделением администрации города либо представителем другой стороны (контрагентом), с которой предполагается подписание соответствующего договора или соглашения.

11.2. Количество подготавливаемых экземпляров проекта договора, соглашения должно соответствовать числу подписывающих сторон.

11.3. Проект договора, соглашения, а также приложения к нему визируются руководителем структурного подразделения администрации города, являющимся разработчиком проекта договора, соглашения и согласовываются с заинтересованными лицами.

11.4. Проект договора, соглашения подлежит обязательному согласованию с управлением муниципального заказа, правовым управлением, отделом бухгалтерского учета и отчетности в случае наличия в проекте договора, соглашения вопросов, связанных с финансовыми обязательствами.

11.5. Согласование проекта договора, соглашения осуществляется путем визирования одного экземпляра проекта. Виза располагается на последнем листе проекта договора, соглашения. Визирование на отдельном листе проекта договора, соглашения не допускается. В случае несогласия с проектом договора, соглашения визирующее должностное лицо готовит письменное мотивированное заключение, которое прилагается к проекту.

11.6. Срок согласования проекта договора, соглашения визирующим должностным лицом не должен превышать 2 рабочих дней.

11.7. Юридическая экспертиза проекта договора, соглашения осуществляется правовым управлением в течение 3 рабочих дней, после чего проект договора, соглашения передается на подписание.

11.8. Договор или соглашение, заключаемые от имени администрации города, подписывает глава города или уполномоченное им лицо в соответствии с переданными полномочиями.

11.9. Подписанный сторонами экземпляр договора или соглашения передается в управление делопроизводства и протокола для регистрации и его дальнейшего хранения, за исключением договоров и соглашений, содержащих финансовые обязательства, которые передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности.

Второй подписанный экземпляр договора или соглашения передается контрагенту.

11.10. Внесение изменений в заключенные договор или соглашение осуществляется путем подготовки дополнительного соглашения, которое разрабатывается в соответствии с требованиями, установленными для подготовки проекта договора, соглашения.

11.11. Положения данного раздела настоящего Регламента не распространяются на проекты концессионных соглашений и соглашений о муниципально-частном партнерстве, которые готовятся в соответствии с требованиями федерального законодательства.

12. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СМИ

12.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации доступа граждан и организаций к информации о деятельности администрации города (за исключением информации ограниченного доступа) осуществляет отдел взаимодействия со СМИ.

12.2. Информация о деятельности администрации города размещается на официальном сайте администрации города Липецка в сети Интернет.

Для обновления информации официального сайта структурные подразделения администрации города предоставляют информацию в соответствии с Регламентом наполнения официального сайта администрации города, утвержденным.

12.3. Отдел взаимодействия со СМИ направляет информацию о деятельности администрации города в центральные и региональные средства массовой информации; готовит ежедневные обзоры печатных изданий и сайтов Интернета, а также информационных программ липецких телерадиокомпаний.

В обзоры включаются материалы о наиболее значимых вопросах социальной, экономической и политической жизни общества.

Обзоры предоставляются главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами.

12.4. Взаимодействие со средствами массовой информации заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города осуществляется отделом взаимодействия со СМИ.

12.5. При ведении личных блогов, страниц в социальных сетях, иных действий в сети Интернет муниципальные служащие администрации города должны соблюдать Кодекс этики муниципального служащего, а также не разглашать служебную информацию ограниченного доступа.

13. РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С НАГРАЖДЕНИЕМ

ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И ВЕДОМСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ, НАГРАДАМИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ И ГОРОДА ЛИПЕЦКА

13.1. Рассмотрение документов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации, производится в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 07.09.2010 N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", от 02.03.1994 N 442 "О государственных наградах Российской Федерации", от 30.12.1995 N 1341 "Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении положений о почетных званиях и описания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации".

Рассмотрение документов, связанных с награждением ведомственными наградами Российской Федерации, производится в соответствии с Положениями о ведомственных наградах министерств Российской Федерации.

Рассмотрение документов, связанных с награждением наградами администрации Липецкой области, производится в соответствии с постановлением главы администрации Липецкой области от 31.05.2013 N 257 "Об учреждении Почетной грамоты главы администрации Липецкой области и Благодарности главы администрации Липецкой области".

Награждение наградами города Липецка регламентируется муниципальными правовыми актами города Липецка: Положением о Знаке отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятном знаке "За заслуги перед городом Липецком", Почетной грамоте, Благодарственном письме, утвержденным решением Липецкого городского Совета депутатов от 06.04.2004 N 441; Положением о Памятном знаке "Липецк - город мастеров", принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 13.02.2007 N 523; Положением о памятной медали Митрофана Клюева, принятым решением Липецкого городского Совета депутатов 02.03.2010 N 1233.

13.2. Руководители организаций города независимо от форм собственности направляют в администрацию города:

- ходатайства о награждении граждан и коллективов организаций наградами города Липецка не позднее 20 дней до даты вручения;

- на согласование ходатайства и документы о награждении граждан города Липецка государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами Российской Федерации, наградами администрации Липецкой области.

13.3. Проверку наградных документов на правильность их оформления осуществляет управление внутренней политики и направляет наградные материалы на комиссию по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными и ведомственными наградами Российской Федерации, наградами Липецкой области и города Липецка (далее - Комиссия).

Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о комиссии по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными и ведомственными наградами Российской Федерации, наградами Липецкой области и города Липецка, утвержденным распоряжением администрации города Липецка от 21.11.2014 N 947-р.

Решение Комиссии о поддержке или о нецелесообразности поддержки ходатайства о награждении оформляется протоколом, который направляется главе города для принятия решения.

13.4. При положительном решении о награждении граждан города Липецка государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами Российской Федерации, наградами администрации Липецкой области наградные документы согласовываются главой города и возвращаются руководителю организации.

В случае принятия решения о нецелесообразности поддержки ходатайства о награждении администрация города информирует о принятом решении руководителя организации.

13.5. При внесении ходатайства о награждении наградами города Липецка в нем указываются сведения, которые являются основанием для награждения граждан, коллектива организации, а также точные и полные данные награждаемого лица (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (специальность), наименование организации в соответствии с Единым государственным реестром юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

К ходатайству о награждении граждан прилагается подробная характеристика с конкретными заслугами и достижениями награждаемого лица и письменное согласие награждаемого лица на передачу персональных данных.

К ходатайству о награждении коллектива организации прилагается подробная информация о достижениях представляемого к награждению коллектива за последние 5 лет и его вкладе в социально-экономическое развитие города Липецка и Липецкой области.

При положительном решении о награждении граждан и коллективов организаций наградами города Липецка, управление внутренней политики готовит проект распоряжения администрации города о награждении.

В случае принятия решения о нецелесообразности поддержки ходатайства о награждении администрация города информирует о принятом решении руководителя организации.

Проект распоряжения администрации города о награждении визируется заместителем главы администрации города, управляющим делами, координирующими соответствующее направление работы, к которому относятся награждаемые, и начальником правового управления.

Копия распоряжения администрации города о награждении направляется управлением делопроизводства и протокола в МКУ "Управление ресурсного обеспечения администрации города Липецка" для изготовления Почетной грамоты, Благодарственного письма, удостоверений к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятному знаку "Липецк - город мастеров", свидетельства к Памятному знаку "За заслуги перед городом Липецком".

Контроль за изготовлением Почетных грамот, Благодарственных писем осуществляет управление делопроизводства и протокола.

Контроль за изготовлением удостоверений к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятному знаку "Липецк - город мастеров", свидетельства к Памятному знаку "За заслуги перед городом Липецком" осуществляет управление внутренней политики.

Порядок вручения наград города Липецка согласовывается руководителем управления внутренней политики с главой города.

14. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в администрации города по завершении текущего года подлежат оформлению.

Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится структурным подразделением администрации города, при методической помощи архивного управления.

14.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.

14.3. В соответствии с действующим законодательством об архивном деле по истечении пяти лет дела постоянного хранения передаются в архивное управление.

Прием-передача документов и дел в архивное управление осуществляется по акту в соответствии с графиком приема-передачи. График ежегодно составляется архивным управлением, утверждается управляющим делами и доводится до структурных подразделений администрации города.

Правовые акты администрации города передаются на хранение в архивное управление на бумажных носителях и в электронном виде.

14.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архивное управление не передаются. Они хранятся в структурном подразделении администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке и по согласованию с архивным управлением.

14.5. Структурные подразделения администрации города, являющиеся источниками комплектования архивного управления, ежегодно, по состоянию на первое декабря отчетного года, представляют паспорт о количестве находящихся на ведомственном хранении дел постоянного хранения и по личному составу в архивное управление.

14.6. Обеспечение сохранности, учет и всестороннее использование переданных на хранение документов и дел возлагаются на архивное управление.