Распоряжение правительства Воронежской области от 27.05.2009 № 240-р

 
                  


                 Правительство Воронежской области

                           РАСПОРЯЖЕНИЕ

                        
    от 27.05.2009  N 240-р


    Об утверждении регламента работы автоматизированной системы
   документационного обеспечения управления Воронежской области

    (В редакции Распоряжения правительства Воронежской области
                     от 27.05.2011 г. N 360-р)



    В   целях   оптимизации   работы   автоматизированной   системы   
документационного  обеспечения управления (АС ДОУ) в исполнительных 
органах   государственной   власти   и  структурных  подразделениях  
правительства Воронежской области:
    1.  Утвердить  прилагаемый  Регламент работы автоматизированной 
системы   документационного   обеспечения   управления  Воронежской  
области.
    2. Признать утратившими силу:
    -  распоряжение администрации Воронежской области от 17.10.2006 
N  2897-р  "Об  утверждении  регламента  работы  автоматизированной  
системы   документационного   обеспечения   управления   (АС   ДОУ)   
администрации Воронежской области";
    -  распоряжение администрации Воронежской области от 18.01.2008 
N  11-р  "О внесении изменений в распоряжение администрации области 
от 17.10.2006 N 2897-р".
    3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на 
заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата 
губернатора  и  правительства  Воронежской  области  Агибалова Ю.В. 

                                               

Исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области                   А. Ганов



Утвержден
распоряжением правительства 
Воронежской области
от 27.05.2009  N 240-р
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)

                             РЕГЛАМЕНТ
  РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
                  УПРАВЛЕНИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

                        1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1.  Автоматизированная  система документационного обеспечения 
управления  Воронежской  области (далее - АС ДОУ) предназначена для 
автоматизации    управленческого   документооборота   и   процессов   
делопроизводства    в    правительстве    Воронежской   области   и   
исполнительных органах государственной власти Воронежской области и 
решения следующих задач:
    - регистрация и учет документов;
    - контроль исполнения документов;
    - поиск документов;
    - хранение документов.
    1.2.  Работа  в  АС  ДОУ  регламентируется следующими правовыми 
актами Воронежской области:
    -    Регламентом    взаимодействия    исполнительных    органов    
государственной власти Воронежской области;
    -  Инструкцией  по делопроизводству в правительстве Воронежской 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти области; 
    - настоящим Регламентом.

                         2. СОСТАВ АС ДОУ

    В  состав  АС  ДОУ  входит набор взаимосвязанных подсистем (баз 
данных,  далее - БД), предназначенных для выполнения функций работы 
с документами. Каждая подсистема соответствует конкретному деловому 
процессу,  связанному  с  обработкой  информации.      
    В состав АС ДОУ включены:
    2.1.  "Общесистемные  словари  и  справочники" - места хранения 
нормативно-справочной информации:
    -  модуль  "Справочник"  -  поддерживает в актуальном состоянии 
информацию  о  структуре  организации  и  о  сотрудниках;   
    -  модуль  "Словари"  -  содержит  настраиваемые  в ходе работы 
классификаторы  и  словари,  используемые другими модулями системы; 
    - модуль "Внешние адресаты" - предусматривает возможность ввода 
сведений об организационной структуре организаций-контрагентов и их 
сотрудниках;
    -  модуль "Адреса" - используется при заполнении точных адресов 
авторов  обращений  в  БД  "Обращения  граждан";     
    -  модуль  "Нормативные  правовые  акты" - содержит нормативные 
правовые  акты  Воронежской области, опубликованные в установленном 
порядке.
    2.2.  "Общесистемные  сервисы" - модули, предоставляющие услуги 
по обработке управленческой информации:
    -  модуль  "Коммутатор" - обеспечивает интегрированный характер 
системы.   С   помощью  БД  "Коммутатор"  осуществляется  настройка  
конфигурации системы;
     -  модуль  "Автоматизированное  рабочее место" (далее "АРМ") -
обеспечивает информирование пользователей об их задачах;
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    -  модуль "Регистратор" - содержит набор программных счетчиков, 
генерирующих регистрационные номера документов;
    -   модуль  "Шаблоны"  -  хранит  шаблоны  типовых  документов,  
стандартных  форм  и  бланков, типовых резолюций, типовых маршрутов 
согласования документов;
    -  модуль "Согласование" - обеспечивает возможность формировать 
задания по согласованию документов, создавать маршруты согласования 
документов;
    -  модуль  "Поручения" - позволяет в масштабах всей организации 
ставить  задачи  сотрудникам  и  отслеживать  их  выполнение;   
    -  модуль  "Поисковая система" - позволяет производить поиск по 
набору  атрибутов регистрационных карточек функциональных подсистем 
по  базам  данных  "Канцелярия", "Документы" и "Служебные записки". 
    2.3.  Специализированные функциональные подсистемы обеспечивают 
полный   цикл   работы   организации   с  входящими,  исходящими  и  
внутренними документами:
    -  модуль  "Канцелярия"  -  позволяет  вести регистрацию и учет 
входящей   и   исходящей   корреспонденции,   контроль   исполнения   
поручений;
    - модуль "Обращения граждан" - позволяет поддерживать работу по 
устным  и письменным обращениям граждан и контролировать исполнение 
решений, принятых по ним;
    -  модуль  "Документы"  -  позволяет вести регистрацию правовых 
актов Воронежской области.
     2.4.  Архивные  модули  предназначены для хранения документов,
работа   с  которыми  завершена:  "Канцелярия.  Архив",  "Обращения
граждан.    Архив",   "Документы.   Архив",   "Поручения.   Архив",
"Хранилище. Архив".
     (Дополнен  -  Распоряжение  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    2.5.   Каждая   база   данных   из   состава  АС  ДОУ  является  
самостоятельным,   функционально   завершенным  модулем,  способным  
функционировать   вне  системы  с  той  или  иной  полнотой  набора  
предопределенных функций.
    2.6.  Органы  исполнительной  власти  Воронежской  области,  не  
имеющие  технической  возможности прямого постоянного подключения к 
серверам   АС   ДОУ,  используют  реплики  -  единовременные  копии  
соответствующих баз данных.

           3. СОПРОВОЖДЕНИЕ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ

    3.1.    Администрирование   АС   ДОУ   осуществляют   системный   
администратор,    администратор    баз   данных   Lotus   Notes   и   
информационный  администратор  АС  ДОУ  -  ответственные сотрудники 
управления  информационных  технологий  Воронежской  области.   
    3.2.  Системный администратор осуществляет функции по установке 
и    обновлению   серверного   и   пользовательского   программного   
обеспечения  АС  ДОУ,  регистрирует  новых  пользователей, проводит 
регламентные  работы по техническому обслуживанию серверов системы, 
выполняет  и  контролирует  резервное  копирование  данных системы, 
выполняет  перезапуск  и восстановление данных системы после сбоев. 
    3.3.  Администратор баз данных Lotus Notes производит настройку 
баз  данных,  следит  за  работоспособностью системы при обновлении 
общесистемных  словарей  и  справочников,  осуществляет  функции по 
обеспечению   информационной   безопасности   баз  данных  АС  ДОУ,  
назначает  определенный  уровень  доступа к базам данных, формирует 
специализированные   группы   пользователей  системы  и  определяет  
функции  пользователей  системы  на  действия  с  документами.  
    3.4.  Управление  государственной службы и кадров правительства 
Воронежской   области   поддерживает   в  актуальном  состоянии  БД  
"Справочник".

              4. РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ ДАННЫХ АС ДОУ

    Резервное копирование данных АС ДОУ предполагает:
    4.1. Резервное копирование баз данных АС ДОУ производится раз в 
сутки.
    4.2. Резервные копии баз данных хранятся на внешних носителях.
    4.3. Ежедневные резервные копии хранятся 7 дней.
    4.4. Ежемесячные резервные копии хранятся год.
    4.5. Годовая резервная копия переписывается на диск постоянного 
хранения.

                     5. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ

    5.1. Работа с документами.
    В   зависимости  от  поставленных  задач  пользователи  системы  
работают  в  различных  базах  данных.         
    В   базах   данных  создаются  карточки  документов  (входящих,  
исходящих документов, поручений, нормативных правовых актов и др.), 
для  отражения  информации  по документу заполняются поля карточек, 
присоединяются   документы   в   формате  MS  Word,  MS  Excel  или  
сканированные   образы  документов  в  формате  PDF  или  TIF.  При  
присоединении   документа   к   карточке  базы  данных  исполнитель  
документа  несет  ответственность  за соответствие его подписанному 
уполномоченным должностным лицом оригиналу.
    5.2. Оповещения.
    Все   уведомления   пользователям  о  выданных  им  поручениях,  
документах,   с   которыми   необходимо   ознакомиться,   а   также   
информационные сообщения поступают в БД "АРМ". Каждому пользователю 
системы  доступны только адресованные ему уведомления. Пользователи 
АС  ДОУ  получают  в  БД  "АРМ"  уведомления,  выполняют  требуемые  
действия.   После   выполнения   поставленной   задачи  уведомления  
автоматически удаляются.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)  
    5.3. Защита информации.
    Защита  информации  от  несанкционированного  доступа  в АС ДОУ 
обеспечивается  базовыми  средствами  среды  Lotus  Domino/Notes.  
    При  входе  в АС ДОУ производится идентификация пользователя по 
идентификатору и паролю.
    Информация   о   всех   действиях   пользователей   в   системе   
протоколируется.
    Пользователи  системы имеют разные права доступа к базам данных 
в  зависимости  от  выполняемых  функций.        
    Доступ  к базам данных назначает администратор баз данных Lotus 
Notes.
    Доступ  к  отдельным  документам  назначают  исполнители данных 
документов и уполномоченные лица.
    Персональный  состав  лиц, входящих в группу доступа к правовым 
актам,  а  также  лиц,  имеющих  полный  доступ  к  БД "Документы", 
утверждается  губернатором  Воронежской  области  по  представлению  
руководителя   правового   управления   правительства   Воронежской   
области.
    5.4. Отчеты.
    В   АС   ДОУ   реализован   механизм   получения   отчетов   по   
документообороту  и  исполнительской  дисциплине.  Отчеты,  журналы  
регистрации    правовых   актов   формируются   по   базам   данных   
"Канцелярия", "Обращения граждан", "Документы".
    5.5. Штрих-кодирование.
    В  АС  ДОУ  реализован  механизм  автоматического присоединения 
электронного  образа  документа к карточке с использованием системы 
штрих-кодирования.   После  регистрации  документа  распечатывается  
штрих-код,  наклеивается  на первую страницу документа, документы с 
наклеенными   штрих-кодами   сканируются  на  потоковом  сканере  и  
автоматически  прикрепляются  в  формате  PDF  к зарегистрированным 
карточкам.
    Поиск  карточек документов, зарегистрированных с использованием 
системы   штрих-кодирования,   может   осуществляться   при  помощи  
считывания штрих-кода сканером штрих-кода.

      6. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ И ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

    6.1.  Работа с входящими и исходящими документами правительства 
Воронежской области.
     6.1.1.    Регистрация    входящих   документов,   адресованных
губернатору    Воронежской    области,   заместителям   губернатора
Воронежской области, первым заместителям председателя правительства
Воронежской   области  и  заместителям  председателя  правительства
Воронежской  области  осуществляется в БД "Канцелярия правительства
Воронежской области" АС ДОУ.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     6.1.1.1.     Уполномоченные    специалисты    общего    отдела
организационного управления правительства Воронежской области после
предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции формируют
в  БД  "Канцелярия  правительства  Воронежской области" электронные
регистрационные  карточки,  регистрируют  и  сканируют  документы с
использованием  системы штрих-кодирования и направляют документы на
рассмотрение  руководителям  правительства области в соответствии с
распределением обязанностей между должностными лицами правительства
Воронежской области.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    При   регистрации   документов,   поступающих   от   Президента   
Российской  Федерации,  Федерального Собрания Российской Федерации, 
Правительства  Российской  Федерации,  Воронежской  областной Думы, 
прокуратуры  Воронежской  области, главного федерального инспектора 
Воронежской  области,  в  которых  определены  сроки предоставления 
информации,     уполномоченные     специалисты     общего    отдела    
организационного   управления   в  электронной  карточке  входящего  
документа  ставят  отметку  о  внешнем  контроле  и срок исполнения 
документа.
    Уполномоченные   специалисты   общего  отдела  организационного  
управления  ставят  отметку  в  электронной  карточке  документа  о  
списании  документа  в  дело.  Отметка  о списании документа в дело 
ставится  только  при  утверждении  всех  поручений  по  документу.  
    6.1.1.2.  Лица,  ответственные  за  работу  с АС ДОУ, принимают 
уведомления  о  поступивших  на  рассмотрение и исполнение входящих 
документах,  рассматривают  входящие  документы,  подготавливают  в  
электронной  карточке  документа  проект резолюции, распечатывают и 
отдают на рассмотрение руководителю.
    После  рассмотрения  должностными  лицами  входящего  документа  
лица,  ответственные  за  работу  с  АС  ДОУ, при наличии изменений 
вносят  изменения  в резолюцию и направляют электронный документ на 
исполнение.
    При   получении  уведомления  о  необходимости  ознакомления  с  
документом   лица,   ответственные   за  работу  с  АС  ДОУ,  после  
рассмотрения документа подтверждают факт ознакомления в электронной 
карточке документа.
    При   постановке   исполнения   документа   на  контроль  лица,  
ответственные  за  работу  с  АС  ДОУ,  в  резолюции указывают срок 
контроля и контролирующее лицо.
    Для  изменения  срока контроля документа лица, ответственные за 
работу  с  АС  ДОУ,  снимают с контроля поручение и формируют новую 
контрольную  резолюцию  с  указанием  нового  срока  контроля.  
    Для  смены  контролирующего лица или ответственного исполнителя 
лица,  ответственные  за  работу  с  АС  ДОУ,  снимают  с  контроля  
поручение и формируют новую контрольную резолюцию с указанием срока 
контроля   и   нового   контролирующего   лица  или  ответственного  
исполнителя.
    После  выполнения  поручения  по  контрольной  резолюции  лица,  
ответственные  за  работу  с АС ДОУ, делают отметку об исполнении в 
электронной карточке поручения.
    При снятии поручения с контроля лица, ответственные за работу с 
АС  ДОУ,  утверждают  электронную  карточку  поручения.    
    6.1.1.3.   Уполномоченные   лица   структурного   подразделения   
правительства   Воронежской   области  или  исполнительного  органа  
государственной  власти области принимают уведомления о поступивших 
на   исполнение   входящих   документах,  распечатывают  документы,  
резолюции  руководства  и  отдают  на  рассмотрение  руководителю.  
    При   получении  уведомления  о  необходимости  ознакомления  с  
документом   уполномоченные   лица   после  рассмотрения  документа  
руководителем подтверждают факт ознакомления в электронной карточке 
документа.
    При  назначении  руководителем исполнителей уполномоченные лица 
формируют  в  системе  поручения  и  направляют  их  на исполнение. 
    После    выполнения    поручения   по   контрольной   резолюции   
уполномоченные  лица  делают  отметку  об  исполнении в электронной 
карточке поручения.
    После исполнения поручений исполнителями уполномоченные лица от 
лица  руководителя  утверждают  данные  поручения  в  системе.  
    6.1.1.4.  Исполнители  принимают  уведомления  о поступивших на 
исполнение   поручениях,   выполняют   поручения  и  отмечаются  об  
исполнении  в  электронной  карточке  поручения.      
     6.1.2.    Регистрация   исходящих   документов   правительства
Воронежской  области  осуществляется в БД "Канцелярия правительства
Воронежской области".
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    6.1.2.1. Исполнители формируют и заполняют электронную карточку 
исходящего документа.
    6.1.2.2.     Уполномоченные     специалисты    общего    отдела    
организационного  управления  регистрируют  и  сканируют  исходящие  
документы    правительства   области   с   использованием   системы   
штрих-кодирования.
     6.1.2.3. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты
общего отдела организационного управления правительства Воронежской
области  перемещают  все  документы  предыдущего  года с отметкой о
списании в дело в БД "Канцелярия правительства Воронежской области.
Архив".
     (Дополнен  -  Распоряжение  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     6.1.2.4.  При необходимости возобновления работы с документом,
находящимся  в  БД  "Канцелярия  правительства Воронежской области.
Архив",  уполномоченные  специалисты общего отдела организационного
управления  правительства Воронежской области перемещают документ в
БД "Канцелярия правительства Воронежской области".
     (Дополнен  -  Распоряжение  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     6.1.3.  К  БД "Канцелярия правительства Воронежской области" и
БД  "Канцелярия  правительства  Воронежской  области.  Архив" имеют
доступ  все  пользователи  АС  ДОУ  в  зависимости  от  выполняемых
функций.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     6.2.  Работа  с  входящими, исходящими документами структурных
подразделений  правительства  Воронежской  области,  исполнительных
органов государственной власти Воронежской области.
    Для  регистрации  входящих,  исходящих  документов  структурных  
подразделений  правительства  Воронежской  области,  исполнительных  
органов   государственной  власти  Воронежской  области  подключены  
отдельные  БД  "Канцелярия"  и  БД  "Канцелярия. Архив" структурных 
подразделений  правительства  Воронежской  области,  исполнительных  
органов  государственной  власти  Воронежской области. Регистрацию, 
сканирование  и  перемещение документов в архив в этих базах данных 
соответственно  производят  уполномоченные  специалисты структурных 
подразделений  правительства  Воронежской  области,  исполнительных  
органов  государственной  власти  Воронежской  области.     
    Регистрация   и   сканирование  электронных  образов  входящих,  
исходящих  документов  в  БД "Канцелярия" структурных подразделений 
правительства    Воронежской    области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  Воронежской области может осуществляться с 
использованием системы штрих-кодирования.
    При     формировании    исходящего    документа    структурного    
подразделения  правительства  Воронежской  области, исполнительного 
органа  государственной  власти  Воронежской  области, связанного с 
исполнением  входящего документа правительства Воронежской области, 
исполнитель  связывает  электронные  регистрационные  карточки этих 
документов.
    6.2.1.  Внутренняя переписка между структурными подразделениями 
правительства   Воронежской   области,   исполнительными   органами   
государственной  власти Воронежской области осуществляется в АС ДОУ 
с  использованием  электронной  цифровой  подписи  (далее  -  ЭЦП).  
    6.2.1.1.   Исполнитель   формирует   и   заполняет  электронную  
регистрационную  карточку  исходящего  документа  в БД "Канцелярия" 
структурного   подразделения   правительства  Воронежской  области,  
исполнительного органа государственной власти Воронежской области и 
направляет   на   подпись   руководителю  подготовленный  исходящий  
документ  в  формате  MS  Word.           
    При   формировании   ответа  на  полученный  входящий  документ  
исполнитель    связывает   электронную   регистрационную   карточку   
создаваемого  исходящего  документа  с текущим входящим документом. 
    6.2.1.2.  Руководитель  подписывает  подготовленный  документ с 
использованием технологии ЭЦП.
    6.2.1.3.  Уполномоченный  специалист  регистрирует  подписанный  
документ  и отправляет его в БД "Канцелярия" организации-получателя 
в АС ДОУ.
    6.2.1.4.   Уполномоченный   специалист   организации-получателя   
регистрирует   поступившую   электронную  регистрационную  карточку  
входящего  документа  в  БД  "Канцелярия" организации-получателя.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)

              7. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

    Регистрация письменных и устных обращений граждан, адресованных 
губернатору    Воронежской    области,   заместителям   губернатора   
Воронежской    области,    первым   заместителям   и   заместителям   
председателя  правительства Воронежской области осуществляется в БД 
"Обращения граждан".
    7.1.  Письменные и устные обращения в правительство Воронежской 
области  или  должностному  лицу  правительства Воронежской области 
регистрируются  в отделе по работе с обращениями граждан управления 
внутренней  политики  правительства  Воронежской  области  (далее - 
отдел  по  работе  с  обращениями  граждан).      
    Уполномоченные  специалисты  отдела  по  работе  с  обращениями  
граждан  после  предварительного рассмотрения поступивших обращений 
граждан    формируют   в   БД   "Обращения   граждан"   электронную   
регистрационную   карточку   обращения,  регистрируют  обращение  и  
направляют  его  на  рассмотрение  губернатору Воронежской области, 
заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям и 
заместителям  председателя  правительства  Воронежской  области,  к  
компетенции  которых  относится  решение  поставленных  в обращении 
вопросов.
    При   организации  личного  приема  граждан  зарегистрированные  
обращения направляются на рассмотрение руководителям, ведущим прием 
граждан.
     Регистрация   письменных  обращений  граждан,  поступивших  на
бумажном  носителе,  производится  с прикреплением отсканированного
электронного   образа   обращения   к  электронной  регистрационной
карточке  обращения.  Регистрация  обращений граждан, поступивших с
портала  Воронежской  области  в  сети  Интернет,  осуществляется с
прикреплением   текста   электронного   сообщения   к   электронной
регистрационной карточке обращения.
     (Дополнен  -  Распоряжение  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    Ответы   на  контрольные  письма  анализируются  на  полноту  и  
качество  решения  поставленных  в  обращении  граждан  вопросов  и  
регистрируются  отделом  по  работе  с  обращениями  граждан.   
    Уполномоченные  специалисты  отдела  по  работе  с  обращениями  
граждан  ставят отметку в электронной карточке документа о списании 
документа  в  дело.  Отметка  о  списании документа в дело ставится 
только  при  утверждении  всех  поручений  по  документу.   
    7.2.   Лица,  ответственные  за  работу  с  АС  ДОУ,  принимают  
уведомления  о направленных на рассмотрение и исполнение обращениях 
граждан,  рассматривают обращения, подготавливают в системе проекты 
резолюций,    распечатывают    их    и   отдают   на   рассмотрение   
соответствующему руководителю.
    После   рассмотрения  обращений  граждан  руководителями  лица,  
ответственные за работу с АС ДОУ, при наличии изменений вносят их в 
резолюцию  в  карточке  обращения  и  направляют  подготовленные  в  
системе резолюции на исполнение.
    Поручения,  данные  на личном приеме граждан, также заносятся в 
карточки  обращений  и  направляются  на  исполнение.    
    При   получении  уведомления  о  необходимости  ознакомления  с  
обращением   лица,   ответственные   за  работу  с  АС  ДОУ,  после  
рассмотрения обращения подтверждают факт ознакомления в электронной 
карточке документа.
    При   постановке   исполнения   обращения   на  контроль  лица,  
ответственные  за  работу  с  АС  ДОУ,  в  резолюции указывают срок 
контроля и контролирующее лицо.
    Для  изменения  срока контроля обращения лица, ответственные за 
работу  с  АС  ДОУ,  снимают с контроля поручение и формируют новую 
контрольную  резолюцию  с  указанием  нового  срока  контроля.  
    При снятии поручения с контроля лица, ответственные за работу с 
АС  ДОУ,  утверждают  электронную  карточку  поручения.    
    При    истребовании    дополнительных   материалов   в   других   
организациях лица, ответственные за работу с АС ДОУ, формируют в БД 
"Обращения   граждан"   карточку   запроса  и  присоединяют  к  ней  
электронный  образ  направляемого  сопроводительного  письма.   
    При  подготовке  ответа  на  обращение  лица,  ответственные за 
работу  с  АС ДОУ, формируют в системе электронную карточку ответа, 
присоединяют  к  ней  электронный  образ  ответа.     
    7.3.  Лица,  ответственные  за  работу с АС ДОУ в правительстве 
Воронежской   области  или  исполнительном  органе  государственной  
власти  области,  принимают уведомления о поступивших на исполнение 
поручениях   по   обращениям   граждан,   распечатывают  обращения,  
резолюции  руководства  и  отдают  на рассмотрение соответствующему 
руководителю.
    При   получении  уведомления  о  необходимости  ознакомиться  с  
обращением   лица,   ответственные   за  работу  с  АС  ДОУ,  после  
рассмотрения обращения руководителем подтверждают факт ознакомления 
в электронной карточке обращения.
    При   необходимости  направления  запроса  по  обращению  лица,  
ответственные  за  работу с АС ДОУ, формируют в системе электронную 
карточку запроса по обращению, присоединяют к ней электронный образ 
направляемого сопроводительного письма.
    При  подготовке  ответа  на  обращение  лица,  ответственные за 
работу с АС ДОУ, формируют в системе электронную карточку ответа на 
обращение,  присоединяют  к  ней  электронный  образ  ответа.   
    При  назначении руководителями исполнителей лица, ответственные 
за  работу  с АС ДОУ, формируют в системе поручения и направляют их 
на исполнение.
    После  выполнения  поручения  по  контрольной  резолюции  лица,  
ответственные  за  работу  с АС ДОУ, делают отметку об исполнении в 
электронной карточке поручения.
    После исполнения поручения исполнителями лица, ответственные за 
работу  с  АС  ДОУ,  утверждают  данные  поручения  в  системе.  
    7.4.   Ответственные   исполнители   принимают   уведомления  о  
поступивших   на   исполнение  поручениях  по  обращениям  граждан,  
выполняют  их и делают отметку об исполнении в электронной карточке 
поручения.
    При    необходимости    направления    запроса   по   обращению   
ответственные  исполнители формируют в системе электронную карточку 
запроса   по   обращению,  присоединяют  к  ней  электронный  образ  
направляемого сопроводительного письма.
    При  подготовке  ответа  на обращение ответственные исполнители 
формируют в системе электронную карточку ответа, присоединяют к ней 
электронный образ ответа.
     7.5.  Ежегодно  в  срок  до 1 марта уполномоченные специалисты
отдела  по  работе  с  обращениями граждан перемещают все документы
предыдущего  года  с  отметкой  о  списании  в дело в БД "Обращения
граждан. Архив".
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     7.6.  К БД "Обращения граждан" и БД "Обращения граждан. Архив"
имеют  доступ  все пользователи АС ДОУ в зависимости от выполняемых
функций.
    7.7.  Регистрация  и  хранение обращений граждан, поступивших в 
исполнительные  органы государственной власти Воронежской области и 
структурные  подразделения правительства Воронежской области, могут 
осуществляться  в  автономных  модулях  БД "Обращения граждан" и БД 
"Обращения граждан. Архив".
    7.8. Регистрацию и архивирование документов в этих базах данных 
соответственно производят уполномоченные специалисты исполнительных 
органов  государственной  власти  Воронежской области и структурных 
подразделений правительства Воронежской области.
     (Пункты   7.6-7.8   дополнены   -  Распоряжение  правительства
Воронежской области от 27.05.2011 г. N 360-р)

               8. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПРАВОВЫМИ АКТАМИ

    8.1.   Регистрация  правовых  актов  правительства  Воронежской  
области и законов Воронежской области производится в БД "Документы" 
правительства Воронежской области.
    8.1.1.   После   подписания   правового   акта  соответствующим  
должностным  лицом  исполнители проектов правовых актов формируют и 
заполняют электронную карточку в БД "Документы", присоединяют к ней 
электронный  образ проекта правового акта в формате DOC, XLS, RTF в 
редакции,  в  которой  этот  документ  был  принят  соответствующим  
органом.
    Исполнители   несут   полную  ответственность  за  соответствие  
электронного  образа  документа  в карточке АС ДОУ тексту принятого 
правового  акта  в  соответствии  с  действующим законодательством. 
    8.1.2.  При формировании электронных карточек правовых актов по 
личному  составу,  в  том  числе:  о  назначениях  и увольнениях, о 
предоставлении  отпусков,  о  присвоении классных чинов, о выплатах 
сотрудникам  денежных  средств,  о кадровом резерве, об утверждении 
штатных  расписаний органов государственной власти, других правовых 
актов  по  личному  составу,  исполнителем  документа  должен  быть  
назначен  доступ  к  данным  документам  специализированной  группе  
доступа  -  группе  доступа  к  правовым  актам.     
    8.1.3.  При  ошибочном  назначении  доступа  к документу группе 
доступа к правовым актам, а равно ошибочному неназначению доступа к 
документу  данной  группе, соответствующие права доступа могут быть 
изменены   уполномоченными   специалистами   правового   управления   
правительства Воронежской области.
    8.1.4.    Уполномоченные   специалисты   правового   управления   
правительства   Воронежской   области   регистрируют   утвержденные   
правовые   акты   в  БД  "Документы"  и  направляют  в  АС  ДОУ  на  
ознакомление согласно спискам рассылки.
    Регистрация  и  прикрепление  отсканированных  образов правовых 
актов     может    осуществляться    с    использованием    системы    
штрих-кодирования.
    8.1.5.  После  официального  опубликования правового акта в СМИ 
уполномоченные   специалисты   правового  управления  правительства  
Воронежской  области вносят сведения об официальном опубликовании в 
БД "Документы".
     8.1.6.  При  внесении  изменений,  отмене  правового  акта или
утрате   силы   уполномоченные   специалисты  правового  управления
правительства Воронежской области в БД "Документы" и БД "Документы.
Архив  ставят  отметку  об  изменении,  отмене  или  утрате  силы с
указанием  правового  акта,  на  основании  которого  правовой  акт
изменен, отменен или утратил силу.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    8.1.7. При получении уведомления о необходимости ознакомления с 
правовым  актом  лица,  ответственные  за  работу  с  АС ДОУ, после 
ознакомления   руководителя  с  правовым  актом  подтверждают  факт  
ознакомления в электронной карточке документа и направляют правовой 
акт  на  ознакомление или исполнение сотрудникам согласно резолюции 
руководителя.
     8.1.8.  Ежегодно  в срок до 1 марта уполномоченные специалисты
правового  управления  правительства Воронежской области перемещают
документы  предыдущего  года  в БД "Документы. Архив" правительства
Воронежской области.
     (Дополнен  -  Распоряжение  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     8.1.9.  К  БД  "Документы"  и  к  БД  "Документы. Архив доступ
пользователей   АС  ДОУ  ограничен  в  зависимости  от  выполняемых
функций.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
     8.1.10.  Правовые  акты, являющиеся нормативными и подлежащими
официальному     опубликованию,     размещаются     уполномоченными
специалистами  правового  управления  в  БД  "Нормативные  правовые
акты".
    8.1.11. К БД "Нормативные правовые акты" имеют доступ на чтение 
все   пользователи   АС   ДОУ,   а  также  абоненты  информационной  
телекоммуникационной  сети органов государственной власти и органов 
местного  самоуправления  Воронежской  области  через  веб-браузер.  
    8.2.   Регистрация   правовых   актов   исполнительных  органов  
государственной  власти  Воронежской  области может производиться в 
автономных модулях БД "Документы".
     8.2.1.    Для    регистрации   и   хранения   правовых   актов
исполнительных  органов  государственной власти Воронежской области
могут  быть  подключены  отдельные  БД "Документы" и БД "Документы.
Архив"  исполнительных  органов  государственной власти Воронежской
области. Регистрацию и архивирование документов в этих базах данных
соответственно производят уполномоченные специалисты исполнительных
органов государственной власти Воронежской области.
     (В  редакции  Распоряжения  правительства  Воронежской области
от 27.05.2011 г. N 360-р)
    8.2.2.  Регистрация и сканирование электронных образов правовых 
актов   исполнительных   органов   государственной   власти   в  БД  
"Документы"    исполнительных    органов   государственной   власти   
Воронежской  области  может осуществляться с использованием системы 
штрих-кодирования.
    8.2.3.  Зарегистрированные правовые акты исполнительных органов 
государственной  власти  Воронежской  области  могут направляться в 
системе  на  ознакомление  руководителям  структурных подразделений 
правительства   Воронежской   области   и   исполнительных  органов  
государственной   власти   Воронежской   области  согласно  спискам  
рассылки.
    8.2.4.   Порядок   предоставления   доступа  к  БД  "Документы"  
исполнительного   органа   государственной  власти  устанавливается  
правовым   актом   исполнительного  органа  государственной  власти  
области.

         9. ПОРЯДОК СОПРОВОЖДЕНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ "СПРАВОЧНИК"

    БД  "Справочник"  относится к системным словарям. Данные из нее 
используются  при заполнении полей карточек документов, размещенных 
в  базах  данных  "Документы",  "Канцелярия",  "Обращения граждан", 
"Поисковая  система",  "Поручения",  "Регистратор",  "Шаблоны".   
    9.1.   Уполномоченные  специалисты  управления  государственной  
службы  и  кадров  правительства  Воронежской  области  вносят в БД 
"Справочник"  информацию о структурных подразделениях правительства 
области  и  исполнительных органах государственной власти области и 
их  сотрудниках,  в  том  числе:          
    9.1.1.  Формируют  и вносят изменения в структуру правительства 
Воронежской области и исполнительных органов государственной власти 
области.
    9.1.2.  Вносят  информацию о назначении, увольнении с должности 
лиц,  замещающих  государственные  должности  области,  гражданских  
служащих   высшей  группы  должностей  категории  "руководители"  в  
исполнительных  органах государственной власти Воронежской области, 
гражданских   служащих   правительства  Воронежской  области,  лиц,  
замещающих  должности,  не относящиеся к должностям государственной 
гражданской службы Воронежской области.
    9.1.3.  При  возложении  обязанностей  губернатора  Воронежской  
области  в  карточке  губернатора  области  указывают  исполняющего  
обязанности   и   изменяют   наименование   должности   в  карточке  
должностного  лица,  исполняющего  обязанности  губернатора.   
    9.2.    Уполномоченные    сотрудники   исполнительных   органов   
государственной  власти  Воронежской  области уведомляют управление 
информационных   технологий   Воронежской   области  о  назначении,  
увольнении  с должности гражданских служащих исполнительных органов 
государственной власти Воронежской области, а также задействованных 
в  работе  с АС ДОУ работников, замещающих должности, не являющиеся 
должностями  государственной  гражданской  службы  области.    
    Управление   информационных   технологий   Воронежской  области  
корректирует  информацию  в БД "Справочник" согласно представленной 
информации.
    9.3.  Управление  информационных технологий Воронежской области 
регистрирует  в  системе сотрудников, задействованных в электронном 
документообороте,  и  производит  в  БД  "Справочник" общесистемные 
настройки, обеспечивающие зарегистрированным пользователям доступ к 
АС  ДОУ  и  выполнение  возложенных  функций.      
    9.4.  К БД "Справочник" имеют доступ на чтение все пользователи 
АС  ДОУ,  а также абоненты информационной телекоммуникационной сети 
органов  государственной  власти  и органов местного самоуправления 
Воронежской области через веб-браузер.

     10. ПОРЯДОК СОПРОВОЖДЕНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ "ВНЕШНИЕ АДРЕСАТЫ"

    БД "Внешние адресаты" относится к системным словарям. Данные из 
нее  используются  при  заполнении  полей  карточек  документов баз 
данных "Канцелярия", "Обращения граждан". Информационное наполнение 
базы  данных  производится  всеми пользователями АС ДОУ путем ввода 
информации   о  контрагентах  в  процессе  работы  в  системе  либо  
непосредственно  в БД "Внешние адресаты", либо из других баз данных 
системы  (БД  "Канцелярия"  и  "Обращения  граждан").    
    10.1. Уполномоченные специалисты общего отдела организационного 
управления   правительства   Воронежской   области  поддерживают  в  
актуальном  состоянии  информацию,  внесенную  ими  в  БД  "Внешние  
адресаты" по входящим документам.
    Информация,  внесенная  в БД "Внешние адресаты" уполномоченными 
специалистами  общего  отдела организационного управления, доступна 
всем  пользователям  АС  ДОУ для чтения и заполнения полей карточек 
документов  баз  данных  "Канцелярия"  и  "Обращения  граждан".  
    10.2.   Все   зарегистрированные   пользователи  АС  ДОУ  могут  
самостоятельно  вносить  информацию в БД "Внешние адресаты" и имеют 
полный  доступ  к  внесенным  ими  адресатам.      
    Пользователи  АС  ДОУ  самостоятельно поддерживают в актуальном 
состоянии  информацию  о  дополнительно  внесенных  адресатах.