Постановление Администрации г. Хабаровска от 27.03.2017 № 941

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

N 941

27 марта 2017 г.                  г. Хабаровск

О совершенствовании архивного дела

в городском округе "Город Хабаровск"

В соответствии с Федеральным законом от 27.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также в целях дальнейшего совершенствования архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:

1. Структурным подразделениям администрации г. Хабаровска - самостоятельным согласно приложению N 1 и несамостоятельным согласно приложению N 2 источникам комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив):

1.1. Ежегодно организовывать работу по своевременному упорядочению и передаче на хранение в государственный архив документов постоянного хранения и документов по личному составу в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" (далее - МКУ "Центр хранения документов").

1.2. Принять все необходимые меры для включения в описи дел постоянного хранения полного состава документов, имеющих историческое значение для города Хабаровска. Особое внимание обращать на документы, образующиеся в ходе проведения городских мероприятий, в соответствии с ежемесячными планами основных мероприятий, проводимых администрацией города Хабаровска и Хабаровской городской Думой (планы подготовки мероприятий, смотров-конкурсов, сценарии, буклеты, газетные и журнальные публикации, кино-, фото-, фоно-, электронные и другие документы).

1.3. Организовать работу по включению в описи дел постоянного хранения управленческого характера и описи фото- и видеодокументов, мероприятий по преодолению и ликвидации последствий наводнения на реке Амур 2013 года (протоколы заседаний, информации, отчеты и т.п.).

1.4. Обеспечить своевременное выявление и упорядочение документов постоянного хранения советов и комиссий администрации г. Хабаровска.

1.5. До 01.07.2017 представить в центральную экспертную комиссию администрации г. Хабаровска положения о действующих советах и комиссиях.

1.6. До 01.12.2017 устранить имеющуюся задолженность по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу согласно приложению N 3.

1.7. Своевременно вносить необходимые изменения в связи с организационно-штатными мероприятиями в должностные инструкции работников и приказы о назначении ответственных за делопроизводство (архив), отбор и передачу фото- и видеодокументов, работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями, а также в составы экспертных (центральных экспертных) комиссий.

2. Структурным подразделениям администрации г. Хабаровска - самостоятельным источникам комплектования государственного архива ежегодно:

2.1. Описи фото- и видеодокументов согласовывать с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

2.2. Один экземпляр упорядоченных фото- и видеодокументов с необходимым научно-справочным аппаратом передавать в государственный архив, второй экземпляр - в МКУ "Центр хранения документов".

3. Структурным подразделениям администрации г. Хабаровска - несамостоятельным источникам комплектования государственного архива ежегодно:

3.1. Документы постоянного хранения управленческого характера передавать в общий отдел управления Делами администрации г. Хабаровска с целью централизованного упорядочения.

3.2. Самостоятельно выявлять и упорядочивать фото- и видеодокументы. Один экземпляр упорядоченных фото- и видеодокументов с необходимым научно-справочным аппаратом к ним передавать в общий отдел управления делами в соответствии с утвержденным планом-графиком для составления сводной описи дел, второй экземпляр фото- и видеодокументов с необходимым научно-справочным аппаратом к ним самостоятельно передавать в МКУ "Центр хранения документов".

4. Общему отделу управления Делами администрации г. Хабаровска (Охрименко Т.М.):

4.1. Ежегодно организовывать работу по приему документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов структурных подразделений администрации г. Хабаровска - несамостоятельных источников комплектования государственного архива для составления сводных описей дел и передачи вышеуказанных документов в государственный архив вместе с документами постоянного хранения управленческого характера.

4.2. Осуществлять контроль за включением полного комплекса документов в описи дел постоянного хранения фото- и видеодокументов структурных подразделений администрации г. Хабаровска несамостоятельных источников комплектования государственного архива.

5. Центральной экспертной комиссии администрации г. Хабаровска (Безлепкин В.Д.) ежегодно до 15 февраля информировать мэра города о состоянии вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации структурных подразделений администрации г. Хабаровска, муниципальных учреждений и предприятий города, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.

6. Отраслевым центральным экспертным комиссиям структурных подразделений администрации г. Хабаровска:

6.1. Организовать работу по упорядочению документов постоянного хранения подведомственных муниципальных учреждений и предприятий и представлению описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления делами администрации г. Хабаровска (далее - ЭПК архивного отдела управления делами).

6.2. Осуществлять контроль за своевременным предоставлением подведомственными муниципальными учреждениям и предприятиями города документов для рассмотрения ЭПК архивного отдела управления Делами.

6.3. Продолжить работу по оказанию методической помощи подведомственным муниципальным учреждениям и предприятиям города по вопросам делопроизводства и архивного дела.

7. Архивному отделу управления делами администрации г. Хабаровска (Костромина М.В.):

7.1. Начиная с 01 января 2018 года рассматривать на заседаниях ЭПК архивного отдела управления Делами, описи дел постоянного хранения муниципальных учреждений и предприятий города, не являющихся источниками комплектования государственного архива.

7.2. Рассматривать на заседаниях ЭПК архивного отдела управления Делами документы строго в соответствии с утвержденным планом работы комиссии на год.

7.3. Продолжить ежегодный сбор сведений о составе и объеме архивных документов постоянного хранения и по личному составу структурных подразделений администрации г. Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города.

7.3.1. До 01.07.2017 внести изменения и дополнения в форму сведений о составе и объеме архивных документов.

7.4. Вопросы состояния архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" ежегодно рассматривать на заседаниях центральной экспертной комиссии администрации г. Хабаровска.

7.5. Оказывать постоянную методическую помощь структурным подразделениям администрации г. Хабаровска и муниципальным учреждениям и предприятиям города в отборе и обеспечении сохранности документов и предметов, имеющих историческое значение для города Хабаровска.

8. Управлению образования администрации г. Хабаровска (Тен О.Я.) взять под особый контроль решение вопроса о выделении дополнительного помещения для муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование" (далее - МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование").

Информацию о передаче помещения представлять в центральную экспертную комиссию администрации г. Хабаровска ежеквартально до 01-го числа, месяца следующего за отчетным периодом, до момента выделения помещения.

8.1. Центральной экспертной комиссии управления образования администрации г. Хабаровска организовать работу по включению в номенклатуры дел подведомственных муниципальных учреждений учетных документов и предметов, хранящихся в музеях и музейных комнатах.

9. МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.):

9.1. Продолжить выполнение Программы стратегического развития архивного дела в отрасли "Образование" на 2015 - 2020 годы, утвержденной приказом управления образования администрации г. Хабаровска от 30.07.2015 N 1270 "Об утверждении Программы стратегического развития архивного дела в отрасли "Образование" на 2015 - 2020 годы".

Информацию о выполнении представлять в центральную экспертную комиссию администрации г. Хабаровска ежегодно до 25 ноября.

9.2. Ежегодно проводить сбор сведений о составе и объеме архивных документов муниципальных образовательных учреждений города и до 10 ноября информировать архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска о результатах проведенной работы.

9.3. На основе полученных результатов составлять графики упорядочения документов по личному составу и их приема на хранение в МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование", не допуская задолженности.

9.4. Ежегодно представлять в архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска план работы на год - до 10 января, отчет за I квартал - до 05 апреля, за II квартал и I полугодие - до 05 июля, за III квартал и 9 месяцев - до 05 октября, за IV квартал и год - до 15 января.

10. В случае ликвидации (реорганизации) структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска в состав ликвидационных комиссий включать представителей архивного отдела управления Делами администрации г. Хабаровска (Костромина М.В.), МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) и МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.).

11. Руководителям структурных подразделений администрации г. Хабаровска информацию о выполнении данного постановления представлять в архивный отдел управления Делами администрации г. Хабаровска ежегодно до 25 ноября.

12. Признать утратившими силу:

- постановление администрации г. Хабаровска от 30.11.2012 N 5023 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск";

- постановление администрации г. Хабаровска от 10.11.2014 N 4908 "О внесении изменений в постановление администрации города Хабаровска от 30.11.2012 N 5023 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск".

13. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра - управляющего делами администрации города Безлепкина В.Д.

Мэр города

А.Н.Соколов

Приложение N 1

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 27 марта 2017 г. N 941

СПИСОК

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА,

ЯВЛЯЮЩИХСЯ САМОСТОЯТЕЛЬНЫМИ ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

1. Департамент муниципальной собственности.

2. Финансовый департамент.

3. Департамент архитектуры, строительства и землепользования.

4. Комитет администрации города Хабаровска по управлению Центральным районом.

5. Комитет администрации города Хабаровска по управлению Железнодорожным районом.

6. Комитет администрации города Хабаровска по управлению Индустриальным районом.

7. Комитет администрации города Хабаровска по управлению Краснофлотским районом.

8. Комитет администрации города Хабаровска по управлению Кировским районом.

9. Управление экономического развития.

10. Управление образования.

11. Управление культуры.

12. Управление здравоохранения.

13. Управление жилищного фонда и приватизации жилья.

14. Управление по физической культуре и спорту.

15. Архивный отдел управления делами.

Приложение N 2

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 27 марта 2017 г. N 941

СПИСОК

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА,

ЯВЛЯЮЩИХСЯ НЕСАМОСТОЯТЕЛЬНЫМИ ИСТОЧНИКАМИ

КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

(ГОТОВЯТ ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В ОБЩИЙ

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ В СООТВЕТСТВИИ С ГРАФИКОМ

ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЛЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО УПОРЯДОЧЕНИЯ

И ПОСЛЕДУЮЩЕЙ ПЕРЕДАЧИ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ)

1. Управление кадров и муниципальной службы.

2. Юридическое управление.

3. Контрольное управление.

4. Пресс-служба.

5. Аналитический отдел по связям с общественностью.

6. Управление делами.

7. Отдел пищевой промышленности и продовольственных ресурсов.

8. Управление международных связей.

9. Управление информационных технологий.

10. Управление энергообеспечения, топлива, инженерных коммуникаций.

11. Управление жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда.

12. Управление дорог и внешнего благоустройства.

13. Управление административно-технического контроля.

14. Управление муниципального заказа.

15. Управление по делам ГО и ЧС.

16. Управление торговли, питания и бытового обслуживания.

17. Управление по делам молодежи и социальным вопросам.

18. Управление социальной работы с населением.

19. Управление промышленности и связи.

20. Управление транспорта.

21. Управление по охране окружающей среды.

Приложение N 3

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 27 марта 2017 г. N 941

СПИСОК

структурных подразделений, которым в 2017 году необходимо

устранить задолженность по упорядочению документов

постоянного хранения

1. Комитет администрации города Хабаровска по управлению Железнодорожным районом (2005 - 2013 гг.).

2. Управление экономического развития (2009 - 2013 гг.).

3. Управление образования (2006 - 2013 гг.).

4. Управление культуры (2013 г.).

5. Управление жилищного фонда и приватизации жилья (управленческая документация с 1992 по 2013 гг., документы по приватизации с 1999 по 2013 гг.).

СПИСОК

структурных подразделений, которым в 2017 году необходимо

устранить задолженность по упорядочению документов

по личному составу

1. Департамент архитектуры, строительства и землепользования (2013 г.).

2. Управление образования (2010 - 2013 гг.).

3. Управление культуры (личные дела руководителей подведомственных муниципальных учреждений за 1992 - 2010 гг.).

4. Управление дорог и внешнего благоустройства (2013 г.).