Постановление Администрации г. Хабаровска от 30.11.2012 № 5023

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

N 5023

30 ноября 2012 г.               г. Хабаровск

О совершенствовании архивного дела

в городском округе "Город Хабаровск"

В целях дальнейшего совершенствования вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов и документов по личному составу в городском округе "Город Хабаровск", а также учитывая итоги паспортизации документов по личному составу 2008 - 2012 годов структурных подразделений администрации города и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, и на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:

1. Комитетам по управлению округами, структурным подразделениям администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска - самостоятельным источникам комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" до 01 октября 2013 года устранить имеющуюся задолженность по упорядочению документов постоянного хранения. С этой целью:

1.1. В 2013 году представить на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края описи дел постоянного хранения по 2010 год включительно.

1.2. Принять все необходимые меры для включения в описи дел наиболее полного состава документов, имеющих историческое значение, для развития местного самоуправления города и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, в том числе на различных видах носителей (кино-, фото-, фоно-, электронные и др.).

1.3. Организовать работу по выявлению и описанию документов постоянного хранения действующих и прекративших свою деятельность советов и комиссий администрации города по 2011 год включительно согласно приложениям N 1, 2.

2. Общему отделу управления делами администрации города (Охрименко Т.М.), начиная с 2013 года:

2.1. Организовать описание документов постоянного хранения структурных подразделений, документы которых входят в Сводную номенклатуру дел администрации города, согласно приложению N 3.

2.2. Ежегодно предусматривать расходы, связанные с упорядочением этих документов.

3. Структурным подразделениям администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, согласно приложению N 4 и муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска:

3.1. Ежегодно организовывать упорядочение документов по личному составу и предусматривать расходы, связанные с их упорядочением.

3.2. До 01 октября 2013 года устранить имеющуюся задолженность по упорядочению всех видов документов по личному составу.

3.3. Ежегодно до 15 октября представлять в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" информацию о необходимости проведения работ по упорядочению документов по личному составу и передаче их на хранение в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов".

4. Структурным подразделениям администрации города, имеющим подведомственные муниципальные учреждения и предприятия, согласно приложению N 5 взять под особый контроль деятельность отраслевых Центральных экспертных комиссий. С этой целью:

4.1. Конкретизировать годовые планы работы комиссий, исключив формальный подход к организации их деятельности.

4.2. Ежегодно на совещаниях при руководителях структурных подразделений администрации города заслушивать отчеты председателей Центральных экспертных комиссий. На основе анализа годового отчета о деятельности комиссии принимать распорядительные акты.

4.3. Назначить ответственных лиц из числа членов отраслевых Центральных экспертных комиссий за работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями по вопросам обеспечения сохранности документов.

4.4. В должностные инструкции вновь назначенных специалистов внести необходимые дополнения.

4.5. Положения о Центральных экспертных комиссиях структурных подразделений администрации города согласовать с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края до 01 ноября 2013 года.

5. Архивному отделу управления делами администрации г. Хабаровска (Люсая Л.И.) активизировать деятельность экспертно-проверочной комиссии архивного отдела. С этой целью:

5.1. Повысить требовательность к качеству предоставляемых на экспертно-проверочную комиссию архивного отдела документов (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об ЭК и архивах, описей дел и научно-справочного аппарата к ним и др. документов) учреждений, предприятий и организаций города.

5.2. Оказывать постоянное содействие в организации деятельности Центральных экспертных комиссий структурных подразделений администрации города. Принимать активное участие в подготовке и проведении их заседаний.

5.3. Продолжить ежегодный сбор сведений о документах по личному составу структурных подразделений администрации города, в деятельности которых создаются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий города.

5.4. Вопросы состояния архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" ежегодно рассматривать на заседаниях Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.

5.5. Изучить потребность в методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела в муниципальных учреждениях и предприятиях города и организовать на базе архивного отдела постоянно действующие семинары-практикумы.

5.6. Оказывать постоянную методическую помощь структурным подразделениям администрации города и муниципальным учреждениям и предприятиям в отборе и обеспечении сохранности документов и предметов, имеющих историческое значение для города Хабаровска.

6. Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска (Безлепкин В.Д.) до 01 декабря 2012 года:

6.1. Подготовить проект распоряжения администрации города Хабаровска о внесении изменений и дополнений в Положение и состав Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.

6.2. Ежегодно до 15 февраля информировать мэра города о состоянии вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.

7. Муниципальному казенному учреждению "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) ежегодно:

7.1. До 05 ноября составлять графики по упорядочению и приему на хранение документов по личному составу структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска и до 10 ноября представлять их в архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска.

7.2. Организовывать работу по уточнению списка источников комплектования муниципального казенного учреждения "Хабаровский городской центр хранения документов".

7.3. До 10 января с годовым отчетом представлять в архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска информацию о результатах работы по упорядочению документов по личному составу и приему их на хранение.

8. Муниципальному казенному учреждению "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.):

8.1. Организовать работу по уточнению списка источников комплектования муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование", включив в него все муниципальные учреждения отрасли "Образование".

8.2. Ежегодно проводить сбор сведений о документах по личному составу муниципальных образовательных учреждений города согласно приложению N 6 и до 10 января информировать архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска о результатах проведенной работы.

8.3. На основе полученных результатов составлять графики упорядочения документов по личному составу и их приема на хранение в муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование", не допуская задолженности.

9. В случае ликвидации (реорганизации) структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска в состав ликвидационных комиссий включать представителей муниципального казенного учреждения "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) и муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.).

10. Департаменту муниципальной собственности администрации г. Хабаровска (Ганичев Д.С.) и управлению образования администрации г. Хабаровска (Тен О.Я.) до 31 января 2013 года представить предложения о выделении дополнительных площадей муниципальному казенному учреждению "Центр хранения документов отрасли "Образование".

11. Муниципальному бюджетному учреждению "Информационно-технологический центр" (Давыдов Ю.В.) до 01 сентября 2013 года представить предложения о подготовке к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения администрации города на современных видах носителей.

12. Председателям комитетов по управлению округами, руководителям структурных подразделений администрации города ежегодно до 01 ноября представлять в Центральную экспертную комиссию администрации города информацию о выполнении данного постановления.

13. Признать утратившими силу:

- постановление мэра города Хабаровска от 28.11.2008 N 3640 "Об организации работы по обеспечению сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации и документов по личному составу органов местного самоуправления г. Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города";

- постановление мэра города Хабаровска от 06.02.2009 N 367 "О совершенствовании работы по обеспечению сохранности документов по личному составу в структурных подразделениях администрации города и муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска".

14. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра - управляющего делами администрации города Безлепкина В.Д.

Мэр города

А.Н.Соколов

Приложение N 1

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 30 ноября 2012 г. N 5023

СПИСОК

СОВЕТОВ, ДЕЙСТВУЮЩИХ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Совет по вопросам образования при администрации города.

2. Методический Совет.

3. Городской художественно-экспертный Совет по монументально-декоративному искусству.

4. Совет по предпринимательству при мэре города.

5. Совет по взаимодействию с религиозными объединениями.

6. Координационный Совет по реализации Стратегического плана устойчивого развития города Хабаровска до 2020 года.

7. Городской межведомственный Совет по организации питания учащихся образовательных учреждений города Хабаровска.

8. Общественный координационный Совет по обеспечению взаимодействия в вопросах подготовки и переподготовки.

9. Совет политических партий и общественных организаций при мэре города.

10. Совет при мэре города Хабаровска по противодействию коррупции.

11. Совет по праздничному оформлению города и развитию наружной рекламы в г. Хабаровске.

12. Градостроительный Совет при мэре города.

13. Совет по координации культурно-творческой деятельности.

14. Инвестиционный Совет.

15. Координационный Совет по развитию единой городской автоматизированной системы инженерных коммуникаций.

16. Координационный Совет по развитию информационно-коммуникационной инфраструктуры и построения единой многофункциональной телекоммуникационной сети города Хабаровска.

Приложение N 2

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 30 ноября 2012 г. N 5023

СПИСОК

КОМИССИЙ, ДЕЙСТВУЮЩИХ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Городская комиссия по контролю за реализацией международных соглашений.

2. Антинаркотическая комиссия.

3. Городская комиссия по рассмотрению вопросов предоставления льгот по платежам в местный бюджет.

4. Комиссия администрации города по обеспечению доходов и сокращению задолженности по налоговым и неналоговым платежам в бюджет.

5. Комиссия по подготовке и проведению ежегодного конкурса на лучшую организацию работы по предупреждению пожаров и гибели людей в жилищном фонде города Хабаровска.

6. Комиссия по подготовке проекта Правил землепользования и застройки в городе Хабаровске.

7. Комиссия по предупреждению и ликвидации ЧС и обеспечению пожарной безопасности администрации г. Хабаровска.

8. Городская межведомственная комиссия по признанию жилых помещений муниципального жилищного фонда непригодными для проживания.

9. Городская конкурсная комиссия по проведению смотра-конкурса "Лучший двор, лучший подъезд".

10. Городская конкурсная комиссия администрации города Хабаровска по проведению ежегодного смотра-конкурса "Лучший зимний двор, лучший фасад".

11. Постоянно действующая балансовая комиссия.

12. Городская жилищная комиссия.

13. Комиссия по рассмотрению материалов и предложений о присвоении звания "Почетный гражданин города Хабаровска".

14. Комиссия по рассмотрению кандидатов на присуждение премии имени Я.Дьяченко.

15. Комиссия по оценке последствий решения о реконструкции, модернизации, изменении назначения или ликвидации объекта социальной структуры для детей, являющегося муниципальной собственностью.

16. Комиссия по совершенствованию структуры управления.

17. Комиссии по проведению конкурса на размещение муниципального заказа.

18. Рабочая комиссия по вопросам муниципальной службы.

19. Комиссия по рассмотрению материалов на награждение памятным знаком "Лучший хранитель истории".

20. Центральная экспертная комиссия администрации города Хабаровска.

21. Городская эвакуационная комиссия.

22. Комиссия по проведению конкурса на размещение объектов сезонной мелкорозничной торговли на территории города Хабаровска.

23. Комиссия по рассмотрению уведомлений на проведение политических акций в городе Хабаровске.

24. Городская конкурсная комиссия по выдаче разрешений на право использования герба г. Хабаровска, использования изображения герба города Хабаровска юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

25. Комиссия по аттестации муниципальных служащих департамента архитектуры, строительства и землепользования.

26. Комиссия по рассмотрению заявок на заключение договоров аренды муниципальной собственности.

27. Комиссия по аттестации муниципальных служащих управления по промышленности, транспорту, связи и работе с правоохранительными органами.

28. Комиссия по землепользованию и застройке.

29. Комиссия по аттестации муниципальных служащих департамента архитектуры, строительства и землепользования.

30. Городская и отраслевые комиссии по премированию муниципальных служащих за выполнение особо важных и сложных заданий.

Приложение N 3

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 30 ноября 2012 г. N 5023

СПИСОК

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ДОКУМЕНТЫ КОТОРЫХ ВХОДЯТ

В СВОДНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Управление делами.

2. Управление кадров и муниципальной службы.

3. Юридическое управление.

4. Пресс-служба.

5. Контрольное управление администрации города.

6. Управление международных связей.

7. Компьютерно-информационное управление.

8. Управление энергообеспечения, топлива, инженерных коммуникаций.

9. Управление жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда.

10. Управление дорог и внешнего благоустройства.

11. Управление административно-технического контроля.

12. Управление жилищного фонда и приватизации жилья.

13. Управление по делам ГО и ЧС.

14. Отдел пищевой промышленности и продовольственных ресурсов.

15. Управление торговли, питания и бытового обслуживания.

16. Отдел защиты прав потребителей.

17. Управление по работе с молодежью и социальным вопросам.

18. Управление социальной работы с населением.

19. Управление промышленности и связи.

20. Управление транспорта.

21. Управление по охране окружающей среды и природных ресурсов.

22. Управление муниципального заказа.

23. Экономическая служба по Центральному округу.

24. Экономическая служба по Железнодорожному округу.

25. Экономическая служба по Южному округу.

26. Экономическая служба по Северному округу.

Приложение N 4

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 30 ноября 2012 г. N 5023

СПИСОК

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА,

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОТОРЫХ ФОРМИРУЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. Комитет по управлению Железнодорожным округом.

2. Комитет по управлению Северным округом.

3. Комитет по управлению Центральным округом.

4. Комитет по управлению Южным округом.

5. Управление дорог и внешнего благоустройства.

6. Управление административно-технического контроля.

7. Департамент архитектуры, строительства и землепользования.

8. Департамент муниципальной собственности.

9. Управление социальной работы с населением.

10. Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления делами.

11. Управление культуры.

12. Управление по физической культуре и спорту.

13. Управление образования.

14. Управление здравоохранения.

15. Финансовый департамент.

16. Управление кадров и муниципальной службы.

Приложение N 5

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 30 ноября 2012 г. N 5023

СПИСОК

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА,

ИМЕЮЩИХ ПОДВЕДОМСТВЕННЫЕ МУНИЦИПАЛЬНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ

И ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Управление транспорта.

2. Управление ЖКХ и эксплуатации жилищного фонда.

3. Управление дорог и внешнего благоустройства.

4. Управление энергообеспечения, топлива, инженерных коммуникаций.

5. Департамент муниципальной собственности.

6. Управление социальной работы с населением.

7. Управление по работе с молодежью и социальным вопросам.

8. Управление международных связей.

9. Управление по делам ГО и ЧС.

10. Департамент архитектуры, строительства и землепользования.

11. Управление культуры.

12. Управление по физической культуре и спорту.

13. Управление образования.

14. Компьютерно-информационное управление.

Приложение N 6

к постановлению

администрации города Хабаровска

от 30 ноября 2012 г. N 5023

                                 СВЕДЕНИЯ

             о составе и объеме документов по личному составу

___________________________________________________________________________

                          (название организации)

__________________________________________________ на 01 декабря 20___ года

___________________________________________________________________________

     (дата и номер распорядительного документа о создании организации)

1. Состав и объем архивных документов

Показатели	Код строки	Кол-во фондов	Крайние даты		Количество ед. хр.
			Начальная	Конечная	Всего	в т.ч. внесенных в описи
А	Б	1	2	3	4	5
Документы на бумажной основе. Всего по личному составу, в т.ч.:	101
- Всего постоянного хранения, в т.ч.:	102
Личные дела уволенных руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	103
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	104
Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре	105
Списки:	106
а) членов руководящих и исполнительных органов организации
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	107
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	108
Документы (ходатайства, характеристики, автобиографии и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (в награждающих организациях)	109
- Всего долговременного хранения, в т.ч.:	111
Приказы по личному составу (прием, увольнение, перемещение и т.п.)	112
Приказы по контингенту учащихся	113
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	114
Индивидуальные должностные инструкции (при отсутствии личных дел)	115
Лицевые счета работников <1>	116
Личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников	117
Личные дела уволенных работников	118
Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	119
Книги, журналы учета:	120
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников (книга учета личного состава)
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	121
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	122
Книги учета выдачи аттестатов об основном (общем), среднем (полном) образовании, золотых и серебряных медалей	123
Алфавитные книги	124
Сводные ведомости успеваемости учащихся	125
Классные журналы	126
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	127
Списки:	128
г) работников
з) получающих персональные ставки, оклады	129
Списки работников, уходящих на льготную пенсию	130
Тарификационные списки (ведомости)	131
Табели и наряды работников вредных профессий	132
Протоколы заседаний экзаменационных комиссий	133
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	134
Протоколы аттестационных комиссий	135
Карта стационарного больного (истории болезни)	136
Документы (ходатайства, характеристики, автобиографии и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (в других организациях) <2>	137
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий	138
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях (по месту происшествия)	139
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	140
Штатные расстановки (штатно-списочный состав)	141

--------------------------------

<1> При отсутствии лицевых счетов в паспорт включаются сведения о расчетных ведомостях по начислению заработной платы работникам организаций.

<2> В том числе документы о представлении к званию "Ветеран труда".

2. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

Показатели	Код строки	Описи дел
		Всего	Крайние даты		Согласованных с:
			Начальная	Конечная	эпмк управления по делам архивов Правительства Хабаровского края	нэмс государственного архива Хабаровского края	эк структурного подразделения, учреждения Предприятия)	цэк структурного подразделения администрации г. Хабаровска	эпк архивного отдела управления делами администрации г. Хабаровска
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
- постоянного хранения по личному составу	202
- по личному составу	203
- личных дел (неполных личных дел)	204
- невостребованных трудовых книжек	205
- невостребованных подлинных личных документов	206
ИТОГО:	207

3. Условия хранения документов <3>

Показатели	Код строки	Количество
А	Б	1
Помещения архива	301
Общая площадь помещений архива	302
Протяженность стеллажных полок (в пог. м), Всего:	303
в т.ч.: Металлических	304
Деревянных	305
Смешанных	306
Степень загруженности помещений архива (в %)	307
Оснащенность помещений архива сигнализацией (в %): охранная	308
пожарная	309
Закартонировано ед. хр.	310
Количество штатных архивных работников	311

Руководитель _____________________  _______________________________________

               (подпись, печать)              (расшифровка подписи)

"____" _______________ 20__ г.

Фамилия, имя, отчество,

телефон исполнителя

--------------------------------

<3> Заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов.