Указ Главы Республики Саха (Якутия) от 06.02.2017 № 1719

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, принимает решения о запуске, закрытии проектов, назначает куратора и руководителя проекта, осуществляет согласование управленческих документов по проекту, контроль реализации проектов и портфелей проектов, контроль качества управления проектами, обеспечивает деятельность проектного комитета, развитие компетенций участников проектной деятельности, формирует предложения по мотивации представителей команд проектов, по развитию системы управления проектной деятельностью.

Функциональный (ведомственный) проектный офис – проектный офис, созданный в форме структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия) или временной ролевой структуры, обеспечивающий организационно-методическое сопровождение и развитие проектной деятельности в определенной сфере (строительство, информационные технологии, образование, здравоохранение, иной сфере) или в границах отдельного проекта.

Функциональный проектный офис осуществляет согласование управленческих документов по проекту, контроль реализации проектов в пределах своей сферы деятельности.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) принимает решение о создании функционального проектного офиса по согласованию с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия) и утверждает положение о нем.

3.3.         Совокупность участников проектной деятельности, а также взаимосвязей между ними и с иными лицами составляет организационную структуру системы управления проектной деятельностью. В схематичном виде организационная структура системы управления проектной деятельностью представлена в таблице 1.

4.                     Объекты управления проектной деятельностью

4.1.         Выделяются следующие объекты управления проектной деятельностью:

4.1.1. Проект.

4.1.2. Портфель проектов.

4.2.         В целях унификации методов планирования и контроля исполнения проект разделяется на стадии жизненного цикла: инициация, планирование, реализация, закрытие проекта, постпроект. Описание стадий управления проектом приведено в разделах 5-9 Положения. В схематичном виде последовательность стадий жизненного цикла проекта приведена в таблице 2.

4.3.         Управление проектом осуществляется в соответствии с регламентом управления проектом, утверждаемым Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия).

4.4.         Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта формирует инициатор проекта.

4.5.         Решение о реализации комплекса мероприятий как проекта может быть принято в порядке, установленном Положением, при наличии одного и (или) нескольких факторов:

а) комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности исполнительного органа государственной власти, такие как изменение организационной структуры, процессов управления и так далее;

б) комплекс мероприятий ограничен во времени и установлена четкая дата их окончания;

в) комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия);

г) комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например: временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ;

д) комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

4.6. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта с учетом требований подпунктов «а» – «д» пункта 4.5 Положения.

4.7.         В целях дифференциации подходов к управлению проекты подразделяются на стандартные и приоритетные. Отнесение проекта к стандартному или приоритетному осуществляется Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия) в зависимости от общего количества баллов, присвоенных проекту в соответствии с классификационными признаками, указанными в таблице 3.

Если сумма баллов, присвоенных проекту в соответствии
с классификационными признаками, составляет 4 и более баллов, проект признается приоритетным, если сумма баллов менее 4 – проект признается стандартным.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе передать решение вопроса о признании проекта приоритетным проектному комитету вне зависимости от количества суммы баллов.

4.8.         На стадиях планирования, реализации и закрытия функции проектного офиса для стандартных проектов выполняет функциональный проектный офис, для приоритетных проектов – центральный проектный офис либо по его поручению специально созданный функциональный проектный офис.

Если соответствующий функциональный проектный офис не создан, его роль выполняет Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия).

4.9.         Предложение о формировании портфеля проектов вправе готовить проектный комитет, Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия), инициатор проекта. Решение о формировании портфеля проектов принимается в порядке, установленном настоящим Положением. Управление портфелем проектов осуществляется в соответствии с регламентом управления портфелем проектов, утверждаемым Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия). Описание стадий управления портфелем проектов приведено в разделе 10 настоящего Положения.

4.10.    Один и тот же проект не может быть включен в несколько портфелей проектов.

5.                Стадия инициации

5.1.         Задачей стадии инициации является принятие решения о запуске проекта, то есть решения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, назначение куратора и руководителя проекта.

Контрольной точкой, определяющей завершение стадии инициации проекта, является решение о результатах рассмотрения проектной инициативы, принятое в порядке, установленном настоящим Положением.

5.2.         Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться нормативные и (или) ненормативные правовые акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде проектной инициативы, направляемой инициатором проекта в Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия). Форму проектной инициативы, требования к ее содержанию, порядок формирования и рассмотрения проектной инициативы утверждает Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия).

Департамент проектного управления Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) в зависимости от отраслевой принадлежности проекта может устанавливать требования к предоставлению инициатором проекта одновременно с проектной инициативой иных документов, необходимых для ее рассмотрения.

Инициативы в сфере развития местного производства в обязательном порядке рассматриваются Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия) и вносятся на рассмотрение Центрального проектного комитета Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном настоящим Положением.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) рассматривает вопросы планирования, контроля и реализации проектов развития местного производства в порядке, установленном настоящим Положением.

5.3.         Инициатор проекта в случае принятия решения об утверждении запуска проекта выступает в роли его заказчика.

5.4.         Поступившие проектные инициативы регистрирует Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) в реестре проектных инициатив.

5.5.         Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия)  рассматривает проектную инициативу, определяя ее соответствие:

а) стратегии социально-экономического развития Республики Саха (Якутия);

б) действующей методологии управления проектной деятельностью.

5.6.         Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе направить проектную инициативу для оценки целесообразности, экономической эффективности реализации проекта заместителям Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), исполнительным органам государственной власти Республики Саха (Якутия), совещательным (координационным) органам Республики Саха (Якутия), к установленной сфере деятельности которых относится проект, иным органам, организациям и лицам.

5.7.         Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе по согласованию с инициатором проекта самостоятельно внести изменения в параметры проектной инициативы.

5.8.         По результатам рассмотрения проектной инициативы Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) согласовывает или не согласовывает проектную инициативу.

5.9.         В случае согласования проектной инициативы Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия)  принимает одно из следующих решений:

а)                 по стандартным проектам – принять проектную инициативу, утвердить запуск проекта;

б)                по приоритетным проектам – направить проектную инициативу на рассмотрение проектному комитету.

5.10.    Если проектная инициатива не согласована, Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки или отклоняет проектную инициативу. В отдельных случаях по решению руководителя Центрального проектного офиса Республики Саха (Якутия) Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе передать проектную инициативу в проектный комитет.

5.11.    Инициатор проекта в случае утверждения запуска проекта  выступает в роли заказчика проекта.

5.12.    Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

5.13.    Проектный комитет рассматривает проектные инициативы, поступившие только от Центрального проектного офиса Республики Саха (Якутия).

5.14.    По результатам рассмотрения проектной инициативы проектный комитет принимает одно из следующих решений:

а) принять проектную инициативу, утвердить запуск проекта;

б) возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;

в) отклонить проектную инициативу.

5.15.    Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) уведомляет инициатора проекта о принятом проектным комитетом решении.

5.16.    В схематичном виде последовательность действий стадии инициации отражена в таблице 4.

6.                Стадия планирования

6.1.         Задачами стадии планирования являются определение целей и задач, результатов, стоимости проекта, оптимальное распределение ресурсов проекта для достижения поставленных целей, установление основных контрольных точек проекта, а также принятие решения о начале выполнения работ по проекту.

Стадия планирования завершается утверждением паспорта и календарного плана проекта.

6.2.         Руководитель проекта после утверждения запуска проекта оформляет паспорт проекта, который направляет на рассмотрение в проектный офис.

6.3.         Проектный офис рассматривает паспорт проекта на соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью, определяет перечень лиц, с которыми необходимо согласовать паспорт проекта, и передает им на согласование. Паспорт проекта подлежит обязательному согласованию с заказчиком проекта.

6.4.         По результатам рассмотрения проектный офис согласовывает или не согласовывает паспорт проекта.

6.5.         Согласованный паспорт проекта проектный офис передает на утверждение куратору проекта.

6.6.         Несогласованный паспорт проекта проектный офис возвращает руководителю проекта на доработку.

6.7.         Согласованный заинтересованными лицами и утвержденный куратором паспорт проекта является основанием для включения указанных в нем физических и юридических лиц в состав команды проекта. На основании утвержденного паспорта проекта руководитель проекта имеет право привлекать к выполнению работ по проекту указанных в нем участников команды проекта, запрашивать информацию, документы, непосредственно связанные с осуществляемой деятельностью.

6.8.         Утвержденный паспорт проекта Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) доводит до сведения команды проекта.

6.9.         На основании утвержденного паспорта проекта команда проекта готовит календарный план проекта, который передает на согласование в проектный офис.

6.10.    Проектный офис рассматривает календарный план проекта на соответствие требованиям методологии проектного управления, направляет на согласование в управляющий комитет и при необходимости также иным лицам. Календарный план проекта подлежит обязательному согласованию с заказчиком проекта.

6.11.    По результатам рассмотрения проектный офис согласовывает или не согласовывает календарный план проекта.

6.12.    Проектный офис передает согласованный календарный план
на утверждение куратору проекта.

6.13.    Несогласованный календарный план проектный офис возвращает команде проекта (в лице руководителя проекта) на доработку.

6.14.    Утверждение основных документов по управлению проектом (паспорта проекта и календарного плана проекта) означает разрешение куратора проекта на переход к стадии реализации проекта.

6.15.    В схематичном виде последовательность действий стадии планирования отражена в таблице 5.

7.                Стадия реализации проекта

7.1.         Задачей стадии реализации проекта является выполнение предусмотренных календарным планом работ проекта. Контрольной точкой стадии реализации проекта является принятие управляющим комитетом продукта проекта.

7.2.         После утверждения паспорта и календарного плана проекта руководитель проекта организует выполнение работ по проекту, в том числе осуществляет постановку задач исполнителям в соответствии с календарным планом проекта, проводит регулярные совещания команды проекта, осуществляет контроль соблюдения сроков и качества выполнения работ.

7.3.         Исполнители представляют руководителю проекта сведения о статусе (ходе) выполнения работ, в том числе информацию о степени завершения работ, фактических темпах выполнения, возникших проблемах, отклонениях от календарного плана.

7.4.         Руководитель проекта осуществляет анализ полученных сведений, выявляет причины и определяет значимость отклонений фактических показателей от запланированных, принимает решение о методах воздействия на отклонения, вносит данные об исполнении в статус-отчет по проекту. Периодичность подготовки статус-отчета определяет проектный офис и указывает в паспорте проекта.

7.5.         По завершении отдельных этапов проекта руководитель организует приемку результатов работ, по итогам приемки готовит отчет о завершении этапа проекта. Утверждение отчета о завершении этапа проекта куратором проекта означает, что результаты этапа приняты.

7.6.         Руководитель проекта обеспечивает актуальность паспорта проекта, календарного плана проекта (документы не должны содержать устаревшей информации, просроченных задач).

7.7.         Управляющий комитет осуществляет контроль достижения промежуточных результатов, указанных в паспорте проекта. При необходимости принимает решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий отдельных членов управляющего комитета, в том числе вносит изменения в управленческие документы по проекту.

7.8.         Проектный офис осуществляет контроль соблюдения показателей проекта, утвержденных в паспорте проекта и календарном плане проекта. Проектный офис вправе рекомендовать руководителю проекта внести изменения в управленческие документы по проекту.

7.9.         В случае несоответствия фактических результатов и показателей запланированным, которое приводит к сдвигу контрольных точек, изменению бюджета проекта, ухудшению качества продукта проекта, решение о продолжении работ выносится на рассмотрение Центрального проектного офиса республики Саха (Якутия) или проектного комитета.

7.10.    Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) в отношении стандартного проекта, проектный комитет в отношении приоритетного проекта осуществляют анализ промежуточных результатов и показателей проекта, оценивают целесообразность дальнейшей реализации проекта, принимают решение о продолжении, приостановлении работ или досрочном закрытии проекта.

7.11.    В случае выполнения всех работ проекта и достижения его цели управляющий комитет принимает решение о переходе к приемке продукта проекта.

7.12.    Для перехода на стадию закрытия проекта управляющий комитет осуществляет приемку продукта проекта, подписывает соответствующие документы. При этом участие заказчика в приемке продукта проекта является обязательным.

7.13.    В случае если было принято решение о приостановлении работ или о досрочном закрытии проекта, управляющий комитет осуществляет приемку полученных промежуточных результатов.

7.14.    В схематичном виде последовательность действий стадии реализации отражена в таблице 6.

8.                Стадия закрытия проекта

8.1.         Задачей стадии закрытия проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

8.2.         Команда проекта подводит итоги проекта: разрабатывает итоговый отчет по проекту, а также по приоритетному проекту – готовит план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта.

8.3.         План постпроектного мониторинга должен содержать:

перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для определения эффекта от реализации проекта;

сроки выполнения мероприятий;

ответственного за проведение мониторинга.

8.4.         Итоговый отчет по проекту и план постпроектного мониторинга (по приоритетным проектам) передаются на согласование проектному офису и заказчику проекта. Согласованный проектным офисом и заказчиком проекта итоговый отчет по проекту передается на утверждение куратору проекта.

8.5.         Утвержденный итоговый отчет означает высвобождение ресурсов, задействованных в проекте.

8.6.         После утверждения итогового отчета по проекту команда проекта систематизирует документы по управлению проектом, передает их в проектный офис для формирования архива проекта.

8.7.         Проектный офис анализирует информацию, содержащуюся в итоговом отчете, обновляет базу знаний, которая ведется с целью накопления, хранения исторической информации по реализованным проектам, передачи опыта и знаний.

8.8.         По стандартным проектам центральный проектный офис рассматривает утвержденный итоговый отчет по проекту, анализирует итоговые показатели, принимает решение о закрытии проекта.

8.9.         По приоритетным проектам проектный офис передает итоговый отчет и план постпроектного мониторинга на рассмотрение проектному комитету.

8.10.    Проектный комитет рассматривает утвержденный итоговый отчет по проекту, анализирует итоговые показатели, принимает решение о закрытии проекта и утверждает план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (по приоритетным проектам).

8.11.    В схематичном виде последовательность действий стадии закрытия отражена в таблице 7.

9.                     Постпроектная стадия

9.1.         В течение указанного в плане постпроектного мониторинга периода ответственный за мониторинг выполняет мероприятия, запланированные в плане постпроектного мониторинга.

9.2.         По итогам завершения стадии постпроектного мониторинга ответственный за мониторинг готовит и направляет в центральный проектный офис отчет по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от реализации проекта.

9.3.         Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) рассматривает результаты постпроектного мониторинга, изложенные в отчете, и передает на рассмотрение проектному комитету.

9.4.         В схематичном виде последовательность действий постпроектной стадии отражена в таблице 8.

10.                Процессы управления портфелем проектов

10.1.    Процессы управления портфелем проектов осуществляются в виде последовательного выполнения стадий портфеля проектов: обеспечение, формирование, а также мониторинг и контроль.

10.2.    Обеспечение – это стадия управления портфелем проектов, задачей которой является определение уникальных для каждого портфеля проектов требований к результатам портфеля проектов, включая целевые показатели, а также процедур управления портфелем проектов и процедур оценки портфеля проектов.

Под целевыми показателями портфеля проектов понимаются заданные характеристики, отражающие ожидаемый уровень выполнения задач реализации стратегии социально-экономического развития Республики Саха (Якутия) в результате управления портфелем проектов.

10.3.    Формирование – стадия управления портфелем проектов, задачей которой является утверждение оптимального с точки зрения определенных на стадии обеспечения требований и ограничений состава проектов в портфеле проектов.

10.4.    Мониторинг и контроль – стадия управления портфелем проектов, задачей которой является регулярный мониторинг и контроль достижения целевых показателей портфеля проектов.

10.5.    В схематичном виде процессы управления портфелем проектов представлены в таблице 9.

Таблица 1

Организационная структура системы управления проектной деятельностью

Таблица 2

Последовательность стадий жизненного цикла проекта

Таблице 3

Признаки классификации проектов

Классификационный признак	Значение классификационного признака	Количество баллов
Уровень контроля проекта	Федеральный уровень	2
	Региональный уровень	1
	Исполнительный орган государственной власти Республики Саха (Якутия)	0
Стоимость проекта	1000 млн. руб. и более	3
	500 млн. руб.– до 1 000 млн. руб.	2
	100 млн. руб.– до 500 млн. руб.	1
	До 100 млн.руб.	0
Организационная сложность проекта	Участие более 3 исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)	2
	Участие 2-3 ИОГВ	1
	Участие одного ИОГВ	0
Влияние/зависимость с другими проектами	Влияние/зависимость на более чем 3 других проектов	2
	Влияние/зависимость с 2-3 другими проектами	1
	Нет прямого влияния/зависимости	0