Постановление Администрации г. Хабаровска от 13.09.2017 № 3111

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

N 3111

13 сентября 2017 г.                        г. Хабаровск

Об утверждении Положения об организации рассмотрения

обращений граждан в администрации города Хабаровска

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:

1. Утвердить Положение об организации рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска согласно приложению.

2. Заместителям мэра города Хабаровска, руководителям структурных подразделений администрации города Хабаровска обеспечить исполнение настоящего постановления.

3. Руководителям структурных подразделений администрации города Хабаровска:

3.1. Организовать прием и рассмотрение обращений граждан в государственной информационной системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - ГИС СЭД ПХК).

3.2. Определить специалиста, ответственного за организацию данной работы, в течение месяца со дня вступления в силу настоящего постановления.

4. Управлению информационных технологий администрации города Хабаровска (Варады В.Е.) обеспечивать поддержку работы ГИС СЭД ПХК.

5. Признать утратившими силу:

- постановление администрации г. Хабаровска от 23.12.2010 N 4104 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска";

- постановление администрации г. Хабаровска от 15.05.2013 N 1704 "О внесении изменений в административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска, утвержденный постановлением администрации города Хабаровска от 23.12.2010 N 4104 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска";

- постановление администрации г. Хабаровска от 30.09.2013 N 3791 "О внесении изменений в постановление администрации города Хабаровска от 23.12.2010 N 4104 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска";

- постановление администрации г. Хабаровска от 16.03.2015 N 863 "О внесении изменений в Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска, утвержденный постановлением администрации города Хабаровска от 23.12.2010 N 4104 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска";

- постановление администрации г. Хабаровска от 31.03.2016 N 1034 "О внесении изменений в Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска, утвержденный постановлением администрации города Хабаровска от 23.12.2010 N 4104".

6. Пресс-службе администрации города Хабаровска (Щинова М.А.) опубликовать настоящее постановление в газете "Хабаровские вести".

7. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра города - управляющего делами Безлепкина В.Д.

8. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования (обнародования).

Мэр города

А.Н.Соколов

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением

администрации города Хабаровска

от 13 сентября 2017 г. N 3111

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Положение об организации рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска (далее - Положение) разработано в целях повышения качества работы с обращениями граждан в администрации города Хабаровска (далее - администрация города) и определяет процедуру подачи и рассмотрения обращений, организации личного приема, правила ведения делопроизводства при рассмотрении обращений граждан в администрации города.

1.2. Настоящее Положение распространяется на правоотношения, связанные:

- с рассмотрением обращений граждан Российской Федерации, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами;

- с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом;

- с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.

1.3. Понятия и термины, применяемые в настоящем Положении, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.4. В администрации города рассматриваются обращения по вопросам ее компетенции в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом городского округа "Город Хабаровск" и настоящим положением.

1.5. Рассмотрение обращений в администрации города осуществляется мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений администрации города (далее - руководители структурных подразделений), с использованием государственной информационной системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - ГИС СЭД ПХК), портала "Открытый регион", портала государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (далее - ГИС ЖКХ), сайта ССТУ.РФ. Схема рассмотрения обращений граждан в администрации города приведена в приложении N 1 к настоящему Положению.

1.6. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений, обращений в форме электронного документа и устных обращений, поступивших в ходе личного приема, а также по телефону.

1.7. Работа с обращениями, поступившими:

- на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, осуществляется в отделе по рассмотрению обращений граждан управления делами администрации города (далее - отдел по рассмотрению обращений граждан);

- на имя заместителей мэра, председателей комитетов администрации г. Хабаровска по управлению районами (далее - комитеты), руководителей структурных подразделений, осуществляется специалистом структурного подразделения, ответственным за организацию работы с обращениями граждан (далее - специалист структурного подразделения).

1.8. Граждане имеют право обратиться лично, а также направить индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц.

1.9. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

2. Порядок информирования о рассмотрении обращений.

Требования к обращениям, результат рассмотрения обращений

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений предоставляется:

- в отделе по рассмотрению обращений граждан;

- в общественно-консультационной приемной мэра города;

- в структурных подразделениях администрации города;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в том числе через интернет-приемную администрации города, публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.2. Сведения о местонахождении администрации города, структурных подразделений администрации города, общественно-консультационной приемной мэра города, отдела по рассмотрению обращений граждан, график личного приема мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений, требования к обращениям граждан размещаются:

- на официальном сайте администрации города в информационно-телекоммуникационной сети Интернет www.khabarovskadm.ru;

- на информационном стенде отдела по рассмотрению обращений граждан;

- на информационных стендах в местах приема письменных обращений в структурных подразделениях администрации города.

2.3. Администрация города располагается по адресу: 680000, ул. Карла Маркса, д. 66, каб. 127.

Адрес электронной почты: [email protected].

Адрес интернет-приемной для приема обращений: https://www.khabarovskadm.ru/public/people.

Отдел по рассмотрению обращений граждан располагается по адресу: г. Хабаровск, 680000, ул. Карла Маркса, 66, кабинет N 127.

Телефоны для консультаций (справок) о порядке рассмотрения обращений: [phone], 41-98-38, 41-98-39, 41-99-64, 40-91-07.

Общественно-консультационная мэра города располагается по адресу: 680000, г. Хабаровск, ул. Дикопольцева, д. 23.

Адрес электронной почты: [email protected]. Телефон для консультаций (справок): [phone].

2.4. Телефонные звонки по вопросам рассмотрения обращений и записи на личный прием принимаются ежедневно с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 (кроме выходных и нерабочих праздничных дней); в рабочий день, непосредственно предшествующий нерабочему праздничному дню, - с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

2.5. При ответах на телефонные звонки специалист администрации города подробно и в вежливой форме информирует обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве (при наличии) и должности работника, принявшего телефонный звонок. Если специалист, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он сообщает гражданину, куда ему следует обратиться для получения необходимой информации.

2.6. Требования к обращениям.

2.6.1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование администрации города, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.6.2. Обращение, поступившее в администрацию города в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Положением. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.6.3. По просьбе гражданина его обращение может быть принято по телефону и подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Положением.

В случае обращения по телефону гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть обращения. Специалист, принявший обращение, сообщает гражданину входящий номер обращения и дату регистрации обращения.

2.7. Результатом рассмотрения обращений являются разрешение по существу всех поставленных в них вопросов, принятие необходимых мер и направление письменного ответа простым почтовым отправлением по адресу, указанному в обращении, по адресу электронной почты или получение необходимых разъяснений при устном обращении в ходе личного приема.

3. Требования к рассмотрению обращений

3.1. Прием и первичная обработка обращений.

3.1.1. Обращения, поступающие в администрацию города на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по рассмотрению обращений граждан.

3.1.2. Обращения, поступающие в комитет по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в общий отдел указанного в обращении комитета в день поступления.

3.1.3. Обращения, поступающие на имя руководителей структурных подразделений администрации города по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, передаются специалисту структурного подразделения в день поступления.

3.1.4. При отсутствии отдельных листов в обращении или приложении к обращению, текста обращения, при наличии ссылки на приложение в тексте обращения, обнаружении во вложении оригиналов документов (паспорт, свидетельства, военный билет и т.п.), денежных купюр и других ценностей в течение трех дней со дня поступления обращения составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у специалиста, принимающего корреспонденцию, второй приобщается к поступившему обращению, а третий отправляется гражданину в течение двух дней со дня составления акта.

3.1.5. На обращения, текст которых не поддается прочтению, ответ не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.1.6. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяются правильность их адресования и оформления, правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, к обращению прикладывается конверт (при наличии). При приеме и первичной обработке обращений в форме электронного документа проверяется правильность их адресования и оформления.

3.1.7. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по рассмотрению обращений граждан, структурных подразделениях администрации города.

3.2. Регистрация обращений.

3.2.1. Обращения, поступившие в администрацию города, структурные подразделения администрации города, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления с использованием ГИС СЭД ПХК.

Обращения, поступившие в администрацию города, регистрируются специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан.

Обращения, поступившие в структурное подразделение, регистрируются специалистом структурного подразделения.

3.2.2. На каждое поступившее обращение оформляется учетная карточка обращения согласно приложению N 2 к настоящему Положению, которая оформляется:

- на обращения, поступившие на имя мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города, - специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан;

- на обращения, поступающие в структурные подразделения, - специалистом структурного подразделения.

3.2.3. При регистрации обращения в учетной карточке обращения:

- присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы заявителя, его адрес. Если письмо подписано тремя и более авторами, то регистрируются первые два или три заявителя, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- отмечается вид обращения (от автора, коллективное). Если обращение переслано, то указывается орган государственной власти, из которого оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На таких обращениях проставляется штамп "Особый контроль";

- отмечается льготность категории в соответствии с законодательством Российской Федерации (граждане, имеющие право на обеспечение мерами социальной поддержки), социальное положение авторов обращений (кроме коллективных);

- обращение проверяется на повторность;

- указываются вопросы, содержащиеся в обращении.

3.2.4. На первой странице обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2.5. На обращениях, поступивших в администрацию города, специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан проставляется штамп:

- на письменных обращениях проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N __, дата, месяц, год";

- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ИНТЕРНЕТ. Подлежит возврату. Входящий N __, дата, месяц, год".

3.2.6. На обращениях, поступивших в структурные подразделения администрации города, штамп проставляется специалистом структурного подразделения. На штампе указываются структурное подразделение, в которое поступило обращение, дата регистрации, регистрационный номер.

3.2.7. После регистрации учетная карточка обращения, обращение гражданина и прилагаемые к нему документы оформляются в дело:

- на обращения, поступившие в администрацию города на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, - специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан;

- на обращения, поступившие в структурное подразделение администрации города, - специалистами структурного подразделения.

3.2.8. Если гражданин обращался в администрацию города ранее по другим вопросам и на него заведено дело и дан ответ, новое дело на обращение не заводится, и все материалы по поступившему обращению формируются в одном деле под вновь присвоенным номером обращения.

3.2.9. В учетной карточке обращения кратко излагается суть поступившего обращения (аннотация), определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой и отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. В случае повторного обращения указывается причина повтора.

3.3. Направление обращений на рассмотрение.

3.3.1. Зарегистрированные обращения направляются:

- мэру города Хабаровска, вице-мэру города, заместителям мэра города - специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан, в зависимости от компетенции по решению поставленных в обращении вопросов;

- заместителям мэра, председателям комитетов, руководителям структурных подразделений - специалистом структурного подразделения.

3.3.2. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

3.3.3. В общем порядке рассматриваются обращения:

- поступившие из средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения);

- обращения с просьбой о личном приеме мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурного подразделения.

3.3.4. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, в течение 7 дней, включая день регистрации, направляется в орган, компетентный решать поставленные в обращении вопросы, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в подпункте 3.1.5 настоящего Положения.

3.3.5. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.3.6. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких заместителей мэра города, копии обращений незамедлительно направляются каждому заместителю мэра города, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов.

3.4. Срок рассмотрения обращений.

3.4.1. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

3.4.2. Рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно с момента регистрации в соответствии с пунктом 3.2.1 настоящего Положения.

3.4.3. После рассмотрения обращения мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений обращение направляется исполнителям, указанным в резолюции на карточке учета обращения.

3.4.4. Ответственность за рассмотрение обращения несет лицо, указанное в резолюции первым, если исполнителей несколько (ответственный исполнитель).

Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное рассмотрение обращения: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений.

Ответственный исполнитель готовит общий сводный ответ с включением в него информации соисполнителей.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, определенные ответственным исполнителем, но не позже чем за 2 дня до истечения окончательного срока рассмотрения обращения, представить ответственному исполнителю все необходимые материалы и сведения.

3.4.5. Рассмотрение обращения предусматривает: изучение вопроса, поставленного в обращении, сбор, в том числе направление запросов, и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа, его оформление, согласование, представление на подпись.

3.4.6. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу обязано в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.4.7. В случае если обращение, поступившее на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, направлено, по мнению исполнителя, не по принадлежности, он в двухдневный срок с даты поступления на исполнение возвращает направленное ему обращение в отдел по рассмотрению обращений граждан, указывая исполнителя, которому, по его мнению, следует направить обращение.

3.4.8. В случае если обращение, поступившее в структурное подразделение администрации города, направлено, по мнению исполнителя, не по принадлежности, он в двухдневный срок с даты поступления на исполнение возвращает направленное ему обращение специалисту структурного подразделения, указывая исполнителя, которому, по его мнению, следует направить обращение.

3.4.9. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

По таким обращениям ответственным исполнителем готовится служебная записка на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, руководителей структурных подразделений, давших поручение, с информацией о рассмотрении обращения и объяснением причины невозможности направления ответа заявителю.

3.4.10. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.4.11. Если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, то это должностное лицо вправе оставить такое обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Ответ направляется в течение 30 дней с даты регистрации обращения.

3.4.12. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращения переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение, в течение 30 дней с даты регистрации обращения.

3.5. Постановка обращений на контроль.

3.5.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях прав и законных интересов граждан.

3.5.2. Постановку обращений на контроль осуществляют мэр города Хабаровска, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений.

3.5.3. В обязательном порядке осуществляется контроль за рассмотрением обращений, поступивших с поручениями от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы.

3.5.4. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный в обращении, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем гражданину, направившему обращение, направляется ответ с указанием срока окончательного решения вопроса, поставленного в обращении.

3.5.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, поступивших на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

3.5.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, поступивших в структурное подразделение администрации города, осуществляют специалисты структурных подразделений.

3.6. Продление срока рассмотрения обращений.

3.6.1. В исключительных случаях, в том числе в случае направления запроса для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней:

- мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города;

- руководителем структурного подразделения.

3.6.2. Гражданин, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения, но не позднее последнего дня срока рассмотрения обращения.

3.6.3. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее мэру города Хабаровска, вице-мэру города, заместителю мэра города, руководителю структурного подразделения не позднее 7 дней до окончания срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думой, исполнитель обязан согласовать с этими органами продление срока рассмотрения обращения, но не позднее 7 дней до окончания срока рассмотрения обращения.

3.7. Оформление ответа на обращения.

3.7.1. Ответ на обращение подписывает:

- мэр города Хабаровска, вице-мэр города, заместитель мэра города либо в установленном порядке уполномоченные на то лица;

- руководитель структурного подразделения либо лицо, временно исполняющее его обязанности.

3.7.2. Ответы в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края об исполнении поручений по рассмотрению обращений подписывают мэр города Хабаровска, вице-мэр города, заместители мэра города.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации города, ответ подписывается этим должностным лицом.

3.7.3. Текст ответа на обращение гражданина должен излагаться последовательно, кратко, исчерпывающе содержать пояснения на все поставленные вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты (будут приняты) по обращению гражданина.

3.7.4. В ответе в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу об исполнении поручений по рассмотрению обращений должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, если в поручении по рассмотрению обращений не указано, что ответ заявителю не требуется. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

3.7.5. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме, если в обращении указан почтовый адрес. Ответ на обращение направляется на почтовый адрес, указанный гражданином, в случае обращения по телефону.

3.7.6. После завершения рассмотрения обращения, поступившего на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра, и оформления ответа гражданину подлинник обращения с проектом ответа гражданину передаются в отдел по рассмотрению обращений граждан одновременно.

3.7.7. Специалист отдела по рассмотрению обращений граждан проверяет правильность оформления проекта ответа на обращение. В случае несоответствия требованиям, предусмотренным настоящим Положением, возвращает проект ответа исполнителю для доработки в течение двух дней со дня поступления.

3.7.8. Обращения, рассмотренные руководителем структурного подразделения, и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются специалисту структурного подразделения одновременно.

3.7.9. Специалист структурного подразделения проверяет правильность оформления проекта ответа на обращение. В случае несоответствия требованиям, предусмотренным настоящим порядком, возвращает проект ответа исполнителю для доработки в течение двух дней со дня поступления.

3.7.10. В случае если мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города дано поручение о подготовке ответа на обращение за подписью руководителя структурного подразделения, после завершения рассмотрения и оформления ответа на обращение подлинник обращения с копией ответа на обращение и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются в отдел по рассмотрению обращений граждан одновременно.

3.7.11. Регистрацию и отправку ответа на обращение, ответов по поручению о рассмотрении обращений в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу, подписанных мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

3.7.12. Регистрацию и отправку ответа на обращение по обращению, рассмотренному в структурном подразделении по поручению мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города, и обращений, поступивших в структурное подразделение, осуществляет специалист структурного подразделения.

3.7.13. Специалисты структурных подразделений, работающие с обращениями граждан, должны размещать ответы в ГИС СЭД ПХК в формате PDF и в формате WORD.

3.7.14. По завершении рассмотрения обращения мэр города Хабаровска, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений на копии ответа гражданину проставляют резолюцию "В дело", дату и подпись.

3.7.15. Контроль за правильностью списания обращения в дело и ведение по обращениям архивного делопроизводства осуществляют:

- по обращениям граждан, поступившим на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, - отдел по рассмотрению обращений граждан;

- по обращениям граждан, поступившим в структурное подразделение администрации города, - специалист структурного подразделения.

3.8. Предоставление информации о рассмотрении обращений.

3.8.1. При рассмотрении обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.8.2. Информация о ходе рассмотрения обращений предоставляется в день обращения:

- в администрации города - отделом по рассмотрению обращений граждан;

- в структурном подразделении - специалистом структурного подразделения.

3.8.3. При рассмотрении обращения предоставляется следующая информация: о получении обращения, о регистрации обращения, о присвоении обращению регистрационного номера, о дате регистрации, о направлении обращения на рассмотрение исполнителю, об отказе в рассмотрении обращения, о продлении срока рассмотрения обращения, о результатах рассмотрения обращения, о направлении ответа заявителю.

3.8.4. Обращения по телефону по вопросам получения информации о рассмотрении обращений принимаются в будние дни с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 18.00.

3.8.5. Во время разговора специалист должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с посторонними людьми и не прерывать разговор с обратившимся гражданином по другим причинам.

4. Личный прием граждан

4.1. Личный прием граждан ведут мэр города Хабаровска, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений.

С графиком личного приема граждан мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города граждане могут ознакомиться в администрации города на информационном стенде управления делами администрации города по адресу: ул. Карла Маркса, 66, кабинет N 127, на официальном сайте администрации города Хабаровска в информационно-телекоммуникационной сети Интернет www.khabarovskadm.ru во вкладке "Обращения".

С графиком личного приема граждан заместителем мэра, председателем комитета и его заместителями граждане могут ознакомиться в местах личного приема руководителем комитета граждан и на официальном сайте администрации города Хабаровска в информационно-телекоммуникационной сети Интернет www.khabarovskadm.ru во вкладке "Местное самоуправление":

комитет по управлению Центральным районом - г. Хабаровск, ул. Фрунзе, 60 (https://www.khabarovskadm.ru/districts/centr-rayon-PopInfo/index.php?ELEMENT_ID=59493);

комитет по управлению Кировским районом - г. Хабаровск, ул. Орджоникидзе, 3 (https://www.khabarovskadm.ru/districts/kirovskiy-rayon/informatsiya-dlya-naseleniya/index.php?ELEMENT_ID=141115);

комитет по управлению Краснофлотским районом - г. Хабаровск, ул. Руднева, 43 (https://www.khabarovskadm.ru/districts/krasnoflotskiy-rayon/informatsiya-dlya-naseleniya/index.php?ELEMENT_ID=744024);

комитет по управлению Железнодорожным районом - г. Хабаровск, пер. Ленинградский, 13а (https://www.khabarovskadm.ru/districts/komitet-zhd-rayon/informatsiya-dlya-naseleniya/grafik-priema-zhiteley/index.php?ELEMENT_ID=725816);

комитет по управлению Индустриальным районом - г. Хабаровск, ул. Краснореченская, 87 (https://www.khabarovskadm.ru/districts/industrialnyy-rayon/informatsiya-dlya-naseleniya/index.php?ELEMENT_ID=142183).

С графиком личного приема граждан руководителями структурного подразделения и его заместителями граждане могут ознакомиться в местах личного приема структурных подразделений.

4.2. В период отсутствия руководителя структурного подразделения администрации города, заместителя (заместителей) руководителя структурного подразделения администрации города Хабаровска личный прием граждан ведет должностное лицо, исполняющее обязанности, в дни и часы, соответствующие утвержденному графику личного приема.

4.3. Организацию личного приема граждан осуществляют:

- в администрации города - отдел по рассмотрению обращений граждан в помещении для личного приема. Предварительная запись на личный прием ведется в будние дни с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 18.00;

- в комитете по управлению районом - в месте личного приема в будние дни с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 18.00;

- в структурных подразделениях администрации города - в приемных структурных подразделений в будние дни с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 18.00.

4.4. На каждого гражданина, записавшегося на личный прием к мэру города Хабаровска, вице-мэру города, заместителям мэра города, руководителям структурных подразделений, оформляется карточка учета устного обращения на бумажном носителе согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина, делается подборка материалов по предыдущим обращениям, которые прикладываются к карточке устного обращения.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.

4.5. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документов, удостоверяющих их личность. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

4.6. В случае повторного обращения на личный прием представляется подборка материалов, касающихся данного гражданина, которую готовит:

- к личному приему мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, ведущим личный прием обратившегося гражданина, - отдел по рассмотрению обращений граждан;

- к личному приему руководителей структурных подразделений, ведущих личный прием обратившегося гражданина, - специалист структурного подразделения.

4.7. В ходе личного приема гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Положением.

4.8. После завершения личного приема мэром города Хабаровска, вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений даются поручения по обращению, на которые оформляется рассылка:

- по обращениям с личного приема мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города - специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан;

- с личного приема руководителей структурных подразделений - специалистом структурного подразделения.

4.9. Снятие обращения с контроля после проведения личного приема и списание его в дело осуществляют проводившие прием мэр города Хабаровска, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений отметкой "В дело".

5. Ответственность при рассмотрении обращений

5.1. Лица, допустившие нарушения при рассмотрении обращений, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

5.2. В случае утери обращения назначается служебное расследование, о результатах которого незамедлительно информируется заместитель мэра города - управляющий делами.

5.3. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, персональных данных, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

6. Обжалование решений, принятых по обращению

Граждане вправе обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Контрольно-аналитическая деятельность

7.1. В целях предупредительного контроля за исполнением обращений отделом по рассмотрению обращений граждан в структурные подразделения администрации города направляются напоминания по обращениям, срок исполнения которых истекает в предстоящий период.

7.2. Ежемесячно и ежеквартально отделом по рассмотрению обращений граждан проводится тематический и статистический анализ поступивших обращений граждан. По итогам отчетного периода готовится справочно-аналитическая информация о ходе рассмотрения обращений, которая размещается 17 числа месяца, следующего за отчетным, на официальном сайте администрации города Хабаровска в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

8. Хранение дел по обращениям

8.1. Дела по обращениям для архивного хранения оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденной распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р:

- по обращениям, поступившим на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, - отделом по рассмотрению обращений граждан;

- по обращениям, поступившим в структурное подразделение администрации города, - специалистом структурного подразделения.

8.2. После завершения рассмотрения и оформления ответа на обращение подлинник обращения, в том числе поступивший в ходе личного приема гражданина, с копией ответа и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, находятся на хранении в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).

8.3. Дела по обращениям, поступившим на имя мэра города Хабаровска, вице-мэра города, заместителей мэра города, хранятся в архиве отдела по рассмотрению обращений граждан.

8.4. Дела по обращениям, поступившим в структурное подразделение администрации города, хранятся в архиве структурного подразделения.

Приложение N 1

к Положению

об организации рассмотрения обращений

граждан в администрации города Хабаровска

СХЕМА

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

Приложение N 2

к Положению

об организации рассмотрения обращений

граждан в администрации города Хабаровска

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЯ

Вид контроля:
Отв. исполнитель:	Срок исполнения:
Регистрационный номер:	Дата регистрации:
Рег. номер упр. по работе с обр. гр.:	Дата регистрации упр. по работе с обр. гр.:

ФИО заявителя	Адрес заявителя	Льготность категории	Социальное положение	Место работы, должность

Вид обращения:	Кол-во листов:	Частота обращения:
Автор сопроводительного письма: Номер и дата сопроводительного письма:
Номер и дата предыдущего обращения:
Содержание вопроса(-ов):
Кто поставил на контроль:

Ход рассмотрения

Дата передачи	Кому передано	Резолюция	Автор резолюции	Дата исполнения

Снято с контроля:	Кем дан ответ:
Адресат ответа:
Анализ ответа:
С контроля снял:	Дело N:	Папка N:

Дополнительные данные