Постановление Администрации города Горно-Алтайска Республики Алтай от 26.09.2017 № 137

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГОРНО-АЛТАЙСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 сентября 2017 г. № 137

Об управлении проектами в Администрации

города Горно-Алтайска

В целях повышения результативности и эффективности деятельности, организованной по принципу управления проектами на территории муниципального образования «Город Горно-Алтайск», руководствуясь Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», пунктом 4 постановления Правительства Республики Алтай от 18 ноября 2016 года № 336 «Об управлении проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай», статьями 38, 43 Устава муниципального образования «Город Горно-Алтайск», принятого постановлением Горно-Алтайского городского Совета депутатов от 29 августа 2013 года № 12-3, распоряжением Администрации города Горно-Алтайска от 21 декабря 2016 года № 2003-р «О распределении обязанностей», Администрация города Горно-Алтайска постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении проектами в Администрации города Горно-Алтайска (далее - Положение).

2. Отделу информационной политики и связей с общественностью Администрации города Горно-Алтайска в течение 15 дней со дня подписания настоящего Постановления опубликовать его на официальном портале муниципального образования «Город Горно-Алтайск» в сети «Интернет», а в газете «Вестник Горно-Алтайска» опубликовать информацию, содержащую сведения о реквизитах принятого правового акта (дата принятия, номер, наименование правового акта), кратком его содержании, дате его опубликования на официальном портале муниципального образования «Город Горно-Алтайск» в сети «Интернет».

3. Настоящее Постановление вступает в силу после дня его официального опубликования.

Первый заместитель

главы администрации

города Горно-Алтайска                 О.А.Сафронова

Утверждено

Постановлением

Администрации города Горно-Алтайска

от 26 сентября 2017 г. № 137

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении проектами в Администрации

города Горно-Алтайска

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет условия и порядок применения принципов управления проектами в Администрации города Горно-Алтайска, в том числе в ее отраслевых (функциональных) органах, наделенных правами юридического лица (далее соответственно - Администрация, отраслевые органы), и применяется для управления проектами и портфелями проектов, направленными на достижение целей, определенных Комплексной программой социально-экономического развития муниципального образования «Город Горно-Алтайск» на 2008 - 2022 годы, утвержденной решением Горно-Алтайского городского Совета депутатов от 1 ноября 2007 года № 49-1 (далее - Комплексная программа социально-экономического развития муниципального образования), муниципальными программами муниципального образования «Город Горно-Алтайск» (далее - муниципальное образование).

Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые Администрацией, отраслевыми органами самостоятельно или с участием подведомственных организаций и (или) хозяйствующих субъектов с использованием средств бюджета муниципального образования, республиканского бюджета Республики Алтай (в случае их привлечения), федерального бюджета (в случае их привлечения), а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования (в случае их привлечения).

II. Понятия и определения

2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

а) администратор проекта - должностное лицо, назначаемое руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта;

б) жизненный цикл проекта - промежуток времени от момента возникновения идеи проекта до момента его завершения;

в) заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, являющееся получателем результата проекта;

г) исполнители проекта - лица, непосредственно выполняющие работы проекта, в том числе финансово-экономического и правового характера;

д) команда проекта - рабочая группа проекта, в состав которой входят руководитель проекта, администратор проекта и исполнители проекта;

е) Координационный совет по развитию малого и среднего предпринимательства и инвестиционной деятельности на территории города Горно-Алтайска - совещательный орган, основной целью деятельности которого является привлечение субъектов малого и среднего предпринимательства к выработке и реализации государственной и муниципальной политики в области развития малого и среднего предпринимательства и инвестиционной деятельности на территории города Горно-Алтайска;

ж) критерии успешности проекта - перечень условий, при выполнении которых проект признается успешным и выполненным без отклонений (далее - критерии успешности);

з) куратор проекта - должностное лицо, отвечающее за стратегическое управление ходом реализации проекта и обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта;

и) портфель проектов - два и более проекта, объединенных вместе для повышения управляемости и достижения целей Комплексной программы социально-экономического развития муниципального образования;

к) проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

л) Проектный комитет Администрации города Горно-Алтайска (далее - Проектный комитет) - коллегиальный орган, принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности по управлению проектами на долгосрочный и среднесрочный периоды, контроля реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей достижения результатов проектов Администрацией, отраслевыми органами;

м) Проектный офис Администрации города Горно-Алтайска (далее - Проектный офис) - отраслевой (функциональный) орган (иное структурное подразделение) Администрации города Горно-Алтайска, организующий планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие системы проектного управления в Администрации, отраслевых органах;

н) руководитель проекта - должностное лицо, наделенное полномочиями по управлению проектом и ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с установленными требованиями к результату проекта;

о) управление портфелем проектов - деятельность по формированию, оптимизации, мониторингу, контролю и управлению изменениями портфеля проектов, осуществляемая руководителем портфеля проектов посредством концентрации административных ресурсов;

п) управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, направленных на достижение цели проекта;

р) результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в ходе реализации проекта;

с) цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

отражать ожидаемый социально-экономический полезный эффект от реализации проекта;

быть конкретной;

иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект.

III. Организационная структура проектного управления

3. Организационная структура проектного управления представлена в приложении к настоящему Положению.

4. Управление проектами осуществляется в двух уровнях:

стратегическом;

оперативном.

5. На стратегическом уровне управления проектом осуществляется оценка целесообразности реализации и соответствия проектов Комплексной программе социально-экономического развития муниципального образования, утверждение целевых параметров проекта (целей, результатов, сроков, бюджета, критериев успешности), назначаются ответственные за реализацию проекта, осуществляется принятие решений по ключевым проблемам проекта, изменениям в проекте, а также решений о приостановлении или закрытии проекта.

6. Основными исполнителями процессов на стратегическом уровне управления проектами являются:

Проектный комитет;

Проектный офис.

7. Высшими органами управления проектами являются лицо, исполняющее полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска (далее - Глава администрации города Горно-Алтайска), Проектный комитет, состав и положение о котором утверждается распоряжением Администрации города Горно-Алтайска, и Координационный совет по развитию малого и среднего предпринимательства и инвестиционной деятельности на территории города Горно-Алтайска, созданный распоряжением Администрации города Горно-Алтайска от 2 марта 2017 года № 249-р «О Координационном совете по развитию малого и среднего предпринимательства и инвестиционной деятельности на территории города Горно-Алтайска».

В состав Проектного комитета входят Глава администрации города Горно-Алтайска, Первые заместители и заместители главы администрации города Горно-Алтайска, Управляющий делами администрации города Горно-Алтайска, руководители отраслевых органов и представители Проектного офиса.

8. Основными функциями Проектного комитета являются:

а) координация подготовки предложений по параметрам и приоритетам для формирования проектов;

б) принятие решений по всем вопросам, связанным с совершенствованием методологии проектного управления и внедрением инструментов проектного управления, в том числе информационных технологий обеспечения проектной деятельности в муниципальном образовании;

в) утверждение документации проекта, а также принятие решения о внесении изменений в документацию проекта;

г) принятие решений о начале реализации проекта, об утверждении его значимых результатов, о прохождении ключевых контрольных точек и этапов проекта, завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении проекта;

д) назначение куратора проекта, заказчика проекта и руководителя проекта;

е) рассмотрение информации о ходе реализации проекта;

ж) координация деятельности отраслевых (функциональных) органов и иных структурных подразделений Администрации города Горно-Алтайска по вопросам, отнесенным к компетенции Проектного комитета;

з) координация вопросов развития и применения системы стимулирования муниципальных служащих муниципального образования, участвующих в проектной деятельности;

и) осуществление иных функции, возложенных на Проектный комитет в соответствии с муниципальными правовыми актами муниципального образования.

9. Проектный комитет утверждает Методические рекомендации по внедрению проектного управления в Администрации, отраслевых органах (далее - Методические рекомендации).

10. Координационный совет по развитию малого и среднего предпринимательства и инвестиционной деятельности на территории города Горно-Алтайска участвует в формировании и обсуждении проектных инициатив, в части содействия развитию малого и среднего предпринимательства и инвестиционной деятельности на территории муниципального образования.

11. Деятельность по проектам контролируется Проектным офисом, состав и положение о котором утверждаются распоряжением Администрации города Горно-Алтайска. Проектный офис подчиняется Главе администрации города Горно-Алтайска.

12. Проектный офис формируется из числа сотрудников Отдела экономики и трудовых отношений Администрации.

13. Основными функциями Проектного офиса являются:

а) разработка, внедрение и совершенствование методологии управления проектами в муниципальном образовании;

б) контроль соблюдения утвержденной методологии управления проектами (обеспечение соответствия перечня и содержания проектной документации требованиям внутренних нормативных документов);

в) организация процесса рассмотрения проектных инициатив и управление ими;

г) методологическое сопровождение проектов;

д) формирование муниципального реестра проектов;

е) контроль реализации проектов, формирование сводной отчетности по проектам;

ж) экспертиза итоговой отчетности по завершенным проектам;

з) контроль за исполнением календарно-сетевого графика проекта;

и) решение вопросов, связанных с автоматизацией проектной деятельности;

к) внедрение, поддержка и развитие информационной системы управления проектами;

л) формирование архива проектной документации;

м) внедрение, поддержка и развитие системы мотивации участников проектов;

н) организация обучения проектному управлению и методологии проектного управления в муниципальном образовании;

о) формирование кадрового резерва специалистов по управлению проектами;

п) анализ и обобщение опыта управления проектами.

14. На оперативном уровне руководство проектом осуществляет руководитель проекта.

15. Для реализации проекта руководителем проекта создается команда проекта, в состав которой входят сотрудники Администрации, отраслевых органов, участвующих в реализации проекта, исполнительных органов государственной власти Республики Алтай (по согласованию), а также по согласованию представители бизнес-сообщества, науки и общественных объединений.

Руководитель проекта несет ответственность за достижение целей и результатов проекта.

Члены команды проекта на период реализации проекта по вопросам реализации работ проекта подчиняются руководителю проекта и несут ответственность за своевременность и качество исполнения поручений руководителя проекта.

16. Сроки исполнения мероприятий проекта определяются календарно-сетевым графиком проекта, утвержденным Проектным комитетом, форма которого устанавливается Методическими рекомендациями.

Контроль своевременности исполнения мероприятий проекта возлагается на руководителя проекта.

17. По завершении проекта команда проекта расформировывается.

IV. Порядок управления проектами

18. Жизненный цикл проекта разделяется на четыре основных стадии:

инициация проекта;

планирование проекта;

реализация проекта;

завершение проекта.

19. В ходе инициации проекта осуществляется: формулирование целей и результатов проекта, проработка концепции проекта, оценка целесообразности проекта и принятие Проектным комитетом решения о реализации проекта.

20. На стадии планирования командой проекта осуществляется разработка, согласование и утверждение детального плана проекта, форма которого устанавливается Методическими рекомендациями.

21. Стадия реализации включает в себя следующие процессы управления проектом:

управление предметной областью проекта с целью осуществления мониторинга и контроля основных показателей достижения целей и результатов проекта, а также управление содержанием и объемом выполняемых по проекту работ;

управление временными параметрами проекта с целью осуществления мониторинга и контроля сроков исполнения работ по проекту согласно календарно-сетевому графику проекта;

управление стоимостными параметрами проекта для прогнозирования стоимости реализации проекта, контроля соответствия фактической стоимости проекта утвержденной, а также для осуществления отдельного учета фактических расходов по проекту;

управление контрактами с целью своевременного заключения договоров (контрактов) с внешними исполнителями по проекту на максимально выгодных для всех сторон условиях, а также своевременного исполнения обязательств сторон по ним;

управление командой проекта для формирования команды проекта, учета изменений состава команды проекта, учета трудозатрат участников команды проекта и расчета сумм премиальных выплат по завершении этапов проекта;

управление рисками проекта с целью идентификации рисков, их анализа и разработки планов действий по предупреждению и минимизации его последствий, а также планов действий в случае наступления рискового события;

управление изменениями в проекте для оценки влияния предполагаемых изменений на целевые параметры проекта;

формирование отчетности по проекту для обеспечения своевременной и достоверной информацией о ходе реализации проекта заинтересованных сторон проекта: команды проекта, Проектного офиса, Проектного комитета.

22. На стадии завершения проекта производится анализ достигнутых результатов проекта, оценка экономического эффекта от реализации проекта и принимается решение о закрытии проекта.

V. Организационное сопровождение, администрирование

и мониторинг реализации проектов

23. Организационное сопровождение представляет собой координацию межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемую куратором проекта на протяжении всех этапов управления проектом.

Организационное сопровождение начинается со дня назначения Проектным комитетом куратора проекта и продолжается на протяжении всех стадий жизненного цикла проекта и завершается в момент принятия решения Проектным комитетом о закрытии проекта.

24. Администрирование проектов осуществляется командой проекта и представляет собой контроль реализации проектов на всех этапах жизненного цикла проекта в соответствии с Методическими рекомендациями.

25. Проектным офисом осуществляется мониторинг реализации всех проектов.

Мониторинг осуществляется на основании информации, представленной администраторами проектов в Проектный офис в соответствии с Методическими рекомендациями.

26. Руководители проектов несут персональную ответственность за достоверность, своевременность и объективность представляемой информации о фактическом состоянии работ по проекту.

27. Проектный офис на основании информации, полученной в результате мониторинга реализации проектов, выявляет проблемы по проектам, и в случае их наличия информирует кураторов проектов и Проектный комитет для принятия соответствующих решений.

VI. Управление портфелями проектов

28. В целях улучшения управляемости действий по достижению цели и задач Комплексной программы социально-экономического развития муниципального образования возможно объединение ряда проектов в портфели проектов.

Основаниями для объединения проектов в портфель проектов являются:

наличие единой цели реализации проектов;

создание инфраструктуры для одного кластера.

29. При формировании портфеля проектов определяется перечень проектов, входящих в состав портфеля, и назначается руководитель портфеля проектов.

30. Портфели проектов (с перечнем состава проектов) по предложению Проектного офиса утверждаются решением Проектного комитета. Одни и те же проекты не могут включаться в разные портфели проектов.

31. Руководитель портфеля проектов назначается решением Проектного комитета и наделяется полномочиями по управлению портфелем проектов.

32. Администратор портфеля проектов назначается решением Проектного комитета.

33. После утверждения портфеля проектов руководители проектов портфеля должны согласовывать действия по проектам, находящимся в сфере их ответственности, с руководителем портфеля проектов.

34. Администрирование портфелей проектов осуществляется администратором портфеля проектов посредством мониторинга сводного календарно-сетевого графика исполнения работ всех проектов, расходования ресурсов и получения результатов по ним.

35. Руководители портфелей проектов могут вносить в отношении проектов, включенных в портфель проектов, предложения, обязательные к исполнению для руководителей и кураторов этих проектов.

36. Порядок управления портфелями проектов устанавливается Методическими рекомендациями.

Приложение

к Положению

об управлении проектами

в Администрации

города Горно-Алтайска

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГОРНО-АЛТАЙСКА