Постановление Правительства Республики Алтай от 18.11.2016 № 336

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18 ноября 2016 года № 336

г. Горно-Алтайск

Об управлении проектами в исполнительных органах

государственной власти Республики Алтай

В целях повышения результативности и эффективности деятельности, организованной по принципу управления проектами на территории Республики Алтай Правительство Республики Алтай постановляет:

1.  Утвердить прилагаемое Положение об управлении проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай (далее - Положение).

2.  Определить Министерство экономического развития и туризма Республики Алтай уполномоченным органом по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай.

3.  Исполнительным органам государственной власти Республики Алтай при разработке и реализации проектов руководствоваться Положением.

4.  Рекомендовать органам местного самоуправления в Республике Алтай в срок до 1 марта 2017 года разработать и принять аналогичные положения об управлении проектами в органах местного самоуправления в Республике Алтай.

5.  Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на Первого заместителя Председателя Правительства Республики Алтай         Р.Р. Пальталлера.

Глава Республики Алтай,

Председатель Правительства

Республики Алтай                 А.В. Бердников

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Республики Алтай

от 18 ноября 2016 года № 336

Положение

об управлении проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай

I. Общие положения

1.        Настоящее Положение об управлении проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай (далее - Положение) определяет условия и порядок применения принципов управления проектами исполнительными органами государственной власти Республики Алтай на территории Республики Алтай.

2.        Настоящее Положение применяется для управления проектами и портфелями проектов, направленными на достижение целей, определенных Стратегией социально-экономического развития Республики Алтай на период до 2028 года, утвержденной Законом Республики Алтай от 25 сентября 2008 года № 83-РЗ (далее – Стратегия социально-экономического развития Республики Алтай), государственными программами Республики Алтай.

3.        Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые исполнительными органами государственной власти Республики Алтай самостоятельно или с участием подведомственных организаций и (или) хозяйствующих субъектов с использованием средств республиканского бюджета Республики Алтай, федерального бюджета (в случае их привлечения), местных бюджетов (в случае привлечения органов местного самоуправления в Республике Алтай к реализации проекта), а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования.

II. Понятия и определения

4.        Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

а)             администратор проекта – должностное лицо, назначаемое руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта;

б)            временная команда проекта – рабочая группа проекта, в состав которой входят руководитель проекта, администратор проекта и исполнители проекта;

в)             жизненный цикл проекта – промежуток времени от момента возникновения идеи проекта до момента его завершения;

г)            заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, являющееся получателем результата проекта;

д)            исполнители проекта – лица, непосредственно выполняющие работы проекта, в том числе финансово-экономического и правового характера;

е)             критерии успешности проекта – перечень условий, при выполнении которых проект признается успешным и выполненным без отклонений (далее - критерии успешности);

ж)           куратор проекта - должностное лицо, отвечающее за стратегическое управление ходом реализации проекта и обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта;

з)             организационный штаб Республики Алтай (далее – Организационный штаб) – коллегиальный орган, принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности по управлению проектами на долгосрочный и среднесрочный периоды, контроля реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей достижения результатов проектов исполнительными органами государственной власти Республики Алтай;

и)            портфель проектов – два и более проекта, объединенных вместе для повышения управляемости и достижения целей Стратегии социально-экономического развития Республики Алтай;

к)             проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

л)            результат проекта – измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

м)           руководитель проекта - должностное лицо, наделенное полномочиями по управлению проектом и ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с установленными требованиями к результату проекта;

н)            управление портфелем проектов – деятельность по формированию, оптимизации, мониторингу, контролю и управлению изменениями портфеля проектов, осуществляемая руководителем портфеля проектов посредством концентрации административных ресурсов;

о)            управление проектом – планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, направленных на достижение цели проекта;

п)            функциональный проектный офис – структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Алтай, организующее планирование, внедрение и контроль проектной деятельности на уровне исполнительного органа государственной власти Республики Алтай;

р)            цель проекта – запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

отражать ожидаемый социально-экономический полезный эффект от реализации проекта;

быть конкретной;

иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

с)             Центральный проектный офис Республики Алтай органов исполнительной власти Республики Алтай (далее – Центральный проектный офис) – структурное подразделение (подведомственное учреждение) исполнительного органа государственной власти Республики Алтай, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы проектного управления в Республике Алтай.

III. Организационная структура проектного управления в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай

5.        Организационная структура проектного управления в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура управления проектами исполнительных органов государственной власти Республики Алтай

6.        Управление проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай осуществляется в двух уровнях:

стратегическом;

оперативном.

7.        На стратегическом уровне управления проектом осуществляется оценка целесообразности реализации и соответствия проектов Стратегии социально-экономического развития Республики Алтай, утверждение целевых параметров проекта (целей, результатов, сроков, бюджета, критериев успешности), назначаются ответственные за реализацию проекта, осуществляется принятие решений по ключевым проблемам проекта, изменениям в проекте, а также решений о приостановлении или закрытии проекта.

Ответственными за реализацию проекта являются администратор проекта, заказчик проекта, куратор проекта, руководитель проекта.

8.        Основными исполнителями процессов на стратегическом уровне управления проектами является:

Организационный штаб Республики Алтай;

уполномоченный орган по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай;

Центральный проектный офис Республики Алтай;

функциональные проектные офисы исполнительных органов государственной власти Республики Алтай.

9.        Высшим органом управления проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай является Организационный штаб Республики Алтай, созданный в соответствии с распоряжением Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 5 февраля 2016 года № 48-рГ(далее – Организационный штаб).

На заседаниях Организационного штаба рассматриваются следующие вопросы, связанные с управлением проектами:

утверждение всех бизнес-процессов, регламентирующих управление проектами в исполнительных органах государственной власти;

принятие решений по всем вопросам, связанным с внедрением и совершенствованием методологии и инструментов проектного управления;

принятие решений об открытии проектов, утверждение целей, результатов, критериев успешности проекта, а также временных и стоимостных ограничений по проекту;

утверждение ответственных за планирование и реализацию проектов;

принятие решений по ключевым проблемным вопросам хода реализации проектов;

принятие решений о закрытии/ приостановлении проектов и вынесение заключения об успешности проектов;

принятие решений о премировании участников проектов;

проект Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай.

На заседание Организационного штаба при рассмотрении вопросов о реализации проектов могут быть приглашены:

представители Центрального проектного офиса Республики Алтай;

кураторы проектов;

заказчики проектов;

руководители проектов;

руководители функциональных проектных офисов.

10.  Министерство экономического развития и туризма Республики Алтай утверждает Методические рекомендации по внедрению проектного управления в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай (далее – Методические рекомендации).

11.  Деятельность по проектам контролируется Центральным проектным офисом Республики Алтай (далее – Центральный проектный офис) и функциональными проектными офисами исполнительных органов государственной власти Республики Алтай (далее - функциональный проектный офис).

12.  Центральный проектный офис осуществляет деятельность в соответствии с положением, утверждённым Министерством экономического развития и туризма Республики Алтай.

Выполнение функций Центрального проектного офиса возлагается на бюджетное учреждение Республики Алтай «Агентство по сопровождению инвестиционных проектов в муниципальных образованиях в Республике Алтай».

13.  Функциональные проектные офисы создаются в целях организации планирования, внедрения и контроля проектной деятельности на уровне исполнительного органа государственной власти Республики Алтай.

Состав функционального проектного офиса утверждается приказом исполнительного органа государственной власти Республики Алтай в соответствии с пунктом 14 настоящего Положения.

14.  Функциональные проектные офисы функционируют в целях:

организации процесса рассмотрения инициативных заявок на открытие проекта, поступивших в исполнительный орган государственной власти;

обеспечения координации действий по реализации проектов, координируемых исполнительным органом государственной власти, с Центральным проектным офисом;

обеспечения повышения результативности и эффективности реализации проектов исполнительного органа государственной власти;

решения конфликтных ситуаций, возникающих в рамках взаимодействия участников проектов, координируемых исполнительным органом государственной власти Республики Алтай;

контроля реализации проектов, формирования сводной отчетности по проектам исполнительного органа государственной власти Республики Алтай, установленной Методическими рекомендациями.

15.  На оперативном уровне руководство проектом осуществляет руководитель проекта.

16.  Для реализации проекта руководителем проекта создается временная команда проекта (далее – команда проекта), в состав которой входят сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Алтай, участвующих в реализации проекта, органов местного самоуправления в Республике Алтай (в случае привлечения органов местного самоуправления в Республике Алтай к реализации проекта), сотрудники государственных учреждений, подведомственных исполнительным органам государственной власти Республики Алтай (в случае их участия в реализации проекта), а также представители бизнес-сообщества.

17.   Руководитель проекта несет ответственность за достижение целей и результатов проекта.

Члены команды проекта на период реализации проекта по вопросам реализации работ проекта подчиняются руководителю проекта и несут ответственность за своевременность и качество исполнения поручений руководителя проекта.

18.  Сроки исполнения поручений определяются календарно-сетевым графиком проекта, утвержденным куратором проекта на стадии планирования проекта и детализируемым руководителем проекта в ходе реализации проекта, форма которого устанавливается Методическими рекомендациями.

Контроль своевременности исполнения поручений возлагается на руководителя проекта.

19.   По завершении проекта команда проекта расформировывается.

IV. Порядок управления проектами в исполнительных органах государственной власти Республики Алтай

20.  Жизненный цикл проекта разделяется на четыре основных стадии:

инициация проекта;

планирование проекта;

реализация проекта, мониторинг и контроль проекта;

завершение проекта.

Порядки инициации, планирования, реализации, мониторинга и контроля, завершения проекта, а также формы документов, формируемых на всех стадиях жизненного цикла проектов, устанавливаются Методическими рекомендациями в соответствии с требованиями настоящего Положения.

21.  В ходе инициации проекта осуществляется: формулирование целей и результатов проекта, проработка концепции проекта, оценка целесообразности проекта и принятие Организационным штабом решения о реализации проекта.

22.  На стадии планирования командой проекта осуществляется разработка, согласование и утверждение детального плана проекта, форма которого устанавливается Методическими рекомендациями.

23.  Стадия реализации включает в себя следующие процессы управления проектом:

управление предметной областью проекта с целью осуществления мониторинга и контроля основных показателей достижения целей и результатов проекта, а также управление содержанием и объемом выполняемых по проекту работ;

управление временными параметрами проекта с целью осуществления мониторинга и контроля сроков исполнения работ по проекту согласно календарно-сетевому графику проекта;

управление стоимостными параметрами проекта для прогнозирования стоимости реализации проекта, контроля соответствия фактической стоимости проекта утвержденной, а также для осуществления отдельного учета фактических расходов по проекту;

управление контрактами с целью своевременного заключения договоров (контрактов) с внешними исполнителями по проекту на максимально выгодных для всех сторон условиях, а также своевременного исполнения обязательств сторон по договорам;

управление командой проекта для формирования команды проекта, учета изменений состава команды проекта, учета трудозатрат участников команды проекта и расчета сумм премиальных выплат по завершении этапов проекта;

управление рисками проекта с целью идентификации рисков, их анализа и разработки планов действий по предупреждению и минимизации его последствий, а также планов действий в случае наступления рискового события;

управление изменениями в проекте для оценки влияния предполагаемых изменений на целевые параметры проекта;

формирование отчетности по проекту для обеспечения своевременной и достоверной информацией о ходе реализации проекта заинтересованных сторон проекта: команды проекта, Центрального проектного офиса и функциональных проектных офисов, Организационного штаба.

24.  На стадии завершения проекта производится анализ достигнутых результатов проекта, оценка экономического эффекта от реализации проекта и принимается решение о закрытии проекта.

V. Организационное сопровождение, администрирование
и мониторинг реализации проектов

25.   Организационное сопровождение представляет собой координацию межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемую куратором проекта на протяжении всех этапов управления проектом.

Организационное сопровождение начинается со дня назначения куратора проекта и продолжается на протяжении всех стадий жизненного цикла проекта и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

26.   Администрирование проектов осуществляется функциональными проектными офисами и представляет собой контроль реализации проектов на всех этапах жизненного цикла проекта в соответствии с Методическими рекомендациями.

27.   Центральным проектным офисом осуществляется мониторинг реализации всех проектов исполнительных органов государственной власти Республики Алтай, а также проектов, реализуемых органами местного самоуправления в Республике Алтай, представленных на заседании Организационного штаба, в соответствии с положением, указанным в пункте 12 настоящего Положения.

Мониторинг осуществляется на основании информации, представленной администраторами проектов в соответствии с Методическими рекомендациями.

28.   Руководители проектов несут персональную ответственность за достоверность, своевременность и объективность представляемой информации  о фактическом состоянии работ по проекту.

29.   Центральный проектный офис на основании информации, полученной в результате мониторинга реализации проектов, выявляет проблемы по проектам, и в случае их наличия информирует кураторов  проектов и Организационный штаб для принятия решения.

VI. Управление портфелями проектов

30.   В целях улучшения управляемости действий по достижению цели и задач Стратегии социально-экономического развития Республики Алтай возможно объединение ряда проектов в портфели проектов.

Основаниями для объединения проектов в портфель проектов являются:

наличие единой цели реализации проектов;

создание инфраструктуры для одного кластера.

31.   При формировании портфеля проектов определяется перечень проектов, входящих в состав портфеля, и назначается руководитель портфеля проектов.

32.   Портфели проектов (с перечнем состава проектов) по предложению Проектного офиса утверждаются решением Организационного штаба. Одни и те же проекты не могут включаться в разные портфели проектов.

33.   Руководитель портфеля проектов назначается решением Организационного штаба и наделяется полномочиями по управлению портфелем проектов.

34.   Администратор портфеля проектов назначается решением Организационного штаба.

35.   После утверждения портфеля проектов руководители проектов портфеля должны согласовывать действия по проектам, находящимся в сфере их ответственности, с руководителем портфеля проектов.

36.   Администрирование портфелей проектов осуществляется администратором портфеля проектов посредством мониторинга сводного календарно-сетевого графика исполнения работ всех проектов, расходования ресурсов и получения результатов по ним.

37.   Руководители портфелей проектов могут вносить в отношении проектов, включенных в портфель проектов, предложения, обязательные к исполнению для руководителей и кураторов этих проектов, независимо от их ведомственной и функциональной принадлежности.

38.   Порядок управления портфелями проектов устанавливается  Методическими рекомендациями.